Manual

HECTOR ROSERO
CONTENIDO
1. PRESENTACIÓN 5
1.1 ¿Qué es Evalúa? 6
1.2 ¿Qué función cumple? 7
1.3 ¿Cómo lo hace? 8
1.4 Requerimientos 8
1.5 Soporte técnico 9
2. GENERALIDADES 10
2.1 Instalación 11
2.2 Configurar la conexión de datos 13
1. Conexión cliente/servidor 13
2. Conexión a un archivo de base de datos 16
2.3 Iniciar Evalúa 16
1. Iniciar Evalúa por primera vez |6
2. Iniciar Evalúa por segunda vez 20
2.4 Desinstalar Evalúa 20
2.5 Entorno del sistema 21
1 Ventana principal 21
2 Barra de título 21
3 Barra de menús 21
4 Barra de herramientas 22
5 Hoja de trabajo 22
6 Barra de estado 22
7. Menú principal 22
2.6 Seguridad 27
2.7 Cerrar sesión 29
2.8 Salir de Evalúa 29
3. OPERACIÓN DEL SISTEMA 30
3.1 Usuarios 31
1 Registrar usuarios en el sistema 31
2 Modificar datos de usuarios 32
3 Eliminar usuarios 32
3.2 Estudiantes 33
valúa | Gestión de evaluaciones académicas
1 Registrar estudiantes en el sistema 33

2 Consultar estudiantes 34
3 Modificar datos del estudiante 34
4 Eliminar estudiantes del sistema 35
5 Matricular estudiantes 35
5.1 Matricular estudiantes en forma individual 35
5.2 Matricular estudiantes en forma grupal 36
6 Modificar grupos de estudios 36
7 Promover estudiantes 36
8 Retirar estudiantes del año lectivo 37
9 Tarjeta acumulativa de matrícula 37
10 Anexo 6A 38
3.3 Docentes 38
1. Registrar docentes al sistema 39
2. Buscar docentes 39
3. Modificar datos del docente 39
4. Eliminar docentes 40
5. Imprimir la ficha del docente 40
3.4 Plan de estudios 40
1. Registrar áreas del plan de estudios 41
2. Editar áreas del plan de estudios 41
3. Eliminar áreas del plan de estudios 42
4. Registrar asignaturas del plan de estudios 42
5. Editar asignaturas del plan de estudios 42
6. Activar o desactivar asignaturas del plan de estudios 43
7. Eliminar asignaturas del plan de estudios 43
3.5 Asignación académica 44
1. Asignación de materias 44
2. Consultar la asignación académica 44
3. Modificar la asignación académica 45
4. Eliminar la asignación académica 45
5. Imprimir la asignación académica 46
6. Exportar la asignación académica 46
3.6 Evaluación escolar 46
1. Escala de evaluación 47
2. Tipo de evaluación 47
2.1 Evaluación por indicadores de logro 48
2.1.1 Registrar indicadores de logro 48
2.1.2 Consultar indicadores de logro 48
2.1.3 Editar indicadores de logro 49
2.1.4 Eliminar indicadores de logro 49
2.1.5 Imprimir indicadores de logro 49
2.1.6 Exportar indicadores de logro 49
2.2 Evaluación por conceptos 50
3
2.2.1 Registrar conceptos de evaluación 50

2.2.3 Consultar conceptos de evaluación 51
2.2.4 Modificar conceptos de evaluación 52
2.2.5 Eliminar conceptos de evaluación 52
2.2.6 Imprimir conceptos de evaluación 52
2.2.7 Exportar conceptos de evaluación 52
3. Registrar evaluaciones 53
3.1 Registrar valoraciones cuantitativas 54
3.2 Registrar valoraciones cualitativas 54
3.3 Editar valoraciones 55
3.7 Boletín de evaluación 55
Generar el boletín de evaluación 55
Imprimir el boletín de evaluación 55
3.8 Planillas de evaluación 56
Imprimir planillas de evaluación 56
Exportar planillas de evaluación 56
3.9 Listados de estudiantes 57
Imprimir listados de estudiantes 57
Exportar listados de estudiantes 57
3.10 Certificados de estudio 58
Editar certificados de estudio 58
Imprimir certificados de estudio 59
Exportar certificados de estudio 60
3.11 Constancias de estudio 60
3.12 Carné estudiantil 61
3.13 Rendimiento académico 61
Rendimiento académico individual 61
Rendimiento académico por áreas 62
Rendimiento académico por asignaturas 62
Rendimiento académico grupal 63
3.14 Reprobación académica 63
Reprobación académica periódica 63
Reprobación académica histórica 64
Estadísticas sobre reprobación académica 64
3.15 Población estudiantil 64
Población estudiantil por edad 64
Población estudiantil por género 65
3.16 Situación académica estudiantil 65
3.17 Libro de matrículas 66
3.18 Libro de evaluaciones 66
3.19 Indicadores históricos 66
3.20 Evaluación anual histórica 67
3.20 Clausurar el año lectivo 68
4
5
PRESENTACIÓN
El proceso educativo y los cambios en la normatividad colombiana
durante las dos últimas décadas, han obligado a las instituciones
educativas, a adoptar medidas que les permitan disponer de la
información académica en forma oportuna, precisa y confiable.
La evaluación del aprendizaje y promoción de los estudiantes en los

niveles de Educación Básica y Media es un proceso que deben realizar
los establecimientos educativos públicos y privados en Colombia, de
acuerdo con las normas establecidas por el Ministerio de Educación
Nacional a través de la Ley 115/94 y sus Decretos reglamentarios:
1860/94 y 1290/09; con el propósito de suministrar información que
permita implementar estrategias pedagógicas para apoyar a los
estudiantes que presenten debilidades y desempeños superiores en su
proceso formativo.
Evalúa es una herramienta informática que permite registrar, organizar y

controlar las evaluaciones del aprendizaje de los estudiantes durante toda
su vida escolar y que a la vez, ofrece una fuente de información
confiable y disponible para la toma de decisiones.
Los autores
6
1.1 ¿QUÉ ES EVALÚA?
Evalúa es una aplicación de software diseñada para apoyar al área

administrativa de Instituciones Educativas, que permite almacenar y
procesar la información personal y académica de los estudiantes de
Educación Básica y Media del sistema educativo colombiano, desde su
ingreso, durante su permanencia y aún después de su egreso; siguiendo
los parámetros establecidos por el Ministerio de Educación Nacional a
través de la Ley General de Educación y sus Decretos reglamentarios:
1860/94, 1290/09 y la Resolución 166/03.
Esta herramienta lleva el registro completo de las evaluaciones de los

estudiantes durante toda su vida escolar, permitiendo a la institución
contar oportunamente con información académica actualizada, para
garantizar la eficiencia de los procesos relacionados. Para ello, procesa
las evaluaciones de los estudiantes y suministra informes de evaluación
y estadísticos en forma rápida y oportuna para la toma de decisiones.
7
1.2 ¿QUÉ FUNCIÓN CUMPLE?
La versatilidad y la capacidad de almacenamiento, hacen que Evalúa

realice una gran variedad de tareas entre muchas otras:
1. Captura y manejo de los datos de estudiantes y docentes de las

diferentes sedes y jornadas ofrecidas por la Institución.
2. Organización del Plan de estudios.
3. Registro de las evaluaciones del desempeño escolar periódico y
anual de los estudiantes.
4. Procesamiento ágil y versátil de los Informes de evaluación del
desempeño de los estudiantes, de acuerdo al modelo pedagógico
adoptado, el sistema de evaluación y las necesidades propias de
cada institución, con un alto grado de seguridad, confiabilidad y
calidad; disminuyendo significativamente el tiempo dedicado a este
proceso.
La versatilidad de Evalúa, permite generar los informes de

evaluación de múltiples formas:
a. Valoración cualitativa por:

 Conceptos que pueden ser generales para cada área
del Plan de estudios o específicos para cada
asignatura.
 Indicadores de logros.
b. Valoración cuantitativa.
c. Equivalencia a la Escala Nacional.
5. Suministro de informes estadísticos que apoyan al personal

directivo en la toma de decisiones, como: Población estudiantil
[clasificada por edad y género], Rendimiento académico
[individual, por grupos, por áreas y por asignaturas], Reprobación
estudiantil y en general, todo lo relacionado con la información
académica del estudiante.
6. Generación de los reportes exigidos por el Ministerio de Educación
Nacional en la Resolución 166/03 y el Anexo 6 con toda la
información requerida por el SIMAT.
7. Suministro de certificados y constancias de estudios, carnet,
listados [de estudiantes, de conceptos, de logros, etc.] y planillas
de registro de evaluaciones del estudiante de manera ágil y
oportuna en cualquier momento del año escolar, conservando una
excelente presentación y un ordenamiento correcto.
8. Procesamiento de los libros de Matrícula y de Evaluación exigidos
por el Ministerio de Educación Nacional.
8
9. Actualización de los registros de evaluación de años escolares

anteriores al momento de instalación del software.
10. Pone a disposición de la comunidad educativa, la información
académica de los estudiantes de manera ágil, oportuna y
confiable.
1.3 ¿CÓMO LO HACE?
Evalúa, almacena en una base de datos: la información personal y

académica del estudiante, los datos personales y profesionales del
docente, el plan de estudios, la asignación académica y un banco de
indicadores de logros o de conceptos para cada área del plan de
estudios o específicos para cada asignatura, dependiendo del tipo de
evaluación adoptado por la institución.
El manejo de la aplicación es sumamente sencillo ya que está diseñada

en una interface gráfica siguiendo la filosofía de la mayoría de
programas que funcionan bajo el sistema operativo Windows y se ha
eliminado al máximo el uso de términos técnicos, permitiendo al usuario
una fácil comprensión y reduciendo al mínimo la necesidad de memorizar
una serie de comandos o conceptos.
1.4 REQUERIMIENTOS
1. SOFTWARE
Sistema operativo: Windows XP o superior
Servidor de bases de datos: MySQL 5.5.0
Plataforma de ejecución: Mono Framework 2.6
2. HARDWARE
Procesador 1 GHz o superior
Memoria RAM 1 GB o superior
9
1.5 SOPORTE TÉCNICO
Para solucionar problemas acerca del funcionamiento del software,

consulte el Manual del sistema o la Ayuda en pantalla.
Para conocer más acerca del producto, realizar sus pedidos y/o
sugerencias, ingrese al sitio Web www.sistemadeevaluacion.com o
escríbanos a los siguientes correos electrónicos:
evalua@sistemadeevaluacion.com
pedrovicenterosero@hotmail.com
heros.exe@gmail.com
ksas2000@hotmail.com
10
2
GENERALIDADES
En esta sección encuentra información que le permitirá familiarizarse con
el manejo del software.
11
2.1 INSTALAR EVALÚA
Evalúa es un sistema de software desarrollado para trabajar sobre

plataformas .NET. Por tanto, cualquier entorno de ejecución que cumpla
con este estándar puede servir como máquina virtual de ejecución.
En el sistema operativo Windows se cuenta con dos entornos .NET,

Microsoft .NET y Mono. Por defecto, el instalador de Evalúa hace una
revisión en busca de alguno de los entornos de ejecución, Mono o
Microsoft .NET, y en caso de no encontrarlo descarga automáticamente
el entorno Microsoft .NET y lo configura sin necesidad de la intervención
del usuario.
Recuerde que para instalar Microsoft .NET debe poseer licencia de uso
del sistema operativo Windows y su descarga y utilización es
responsabilidad del usuario.
Para ejecutar Evalúa sobre el entorno de ejecución Mono, es necesario

realizar una configuración manual; para esto, solicite información al
correo electrónico evalua@sistemadeevaluacion.com
Opcional. Si el usuario desea ejecutar Evalúa como cliente/servidor es

necesario instalar el servidor de datos MySql y configurar una base de
datos como se explica en la sección Configurar conexión de datos. Se
sugiere utilizar la versión 5.5.0 de MySql.
Para instalar evalúa proceda como sigue:
1. Ingrese al sitio web www.sistemadeevaluacion.com/Descargas y

haga clic en Evalúa 1.3 Beta para descargar la versión más
reciente del instalador de Evalúa.
2. Guarde el archivo instalar.rar en el disco duro de su PC y luego
descomprímalo (en una carpeta) utilizando el programa Winrar.
3. Abra la carpeta anterior, haga doble clic en Instalar.exe y siga
los pasos propuestos para la instalación:
3.1 Haga clic en SI.

3.2 Seleccione el idioma para la instalación y haga clic en Aceptar.
12
3.3 Haga clic en Siguiente para continuar o en Cancelar para salir

de la instalación.
3.4 Lea el Acuerdo de Licencia, luego haga clic en Acepto el acuerdo

y en Siguiente para continuar o en Cancelar para salir de la
instalación.
13
3.5 Haga clic en Siguiente hasta terminar la instalación y luego haga

clic en Finalizar.
Para terminar la instalación del programa y por una sola vez, es

necesario ingresar en el sistema la siguiente información:
 El tipo de conexión de datos [Cliente/Servidor o mediante un

Archivo de base de datos].
 La situación legal de la institución [Razón social, código DANE y
personal directivo]
 Tipo de evaluación adoptada por la institución según el Decreto
1290 de 2009 [Evaluación por indicadores de logros o Evaluación
por conceptos]
 El año lectivo [AAAA] y,
 La Escala de valoración.
2.2 CONFIGURAR LA CONEXIÓN DE DATOS
Evalúa ha sido desarrollado para trabajar con un servidor de datos o

con un archivo de base de datos. El servidor de datos puede ejecutarse
en la misma máquina donde se ejecuta Evalúa o en una infraestructura
de red cliente/servidor bajo el sistema operativo Windows o Linux. El
archivo de base de datos es un archivo del tipo Microsoft Database
similar a los archivos de Microsoft Access.
La aplicación ofrece al usuario la posibilidad de elegir de una manera

muy fácil la conexión que mejor se adapte a su espacio de trabajo.
1. Conexión cliente/servidor
En un sistema Cliente/Servidor existe un software independiente de

Evalúa, llamado servidor de bases de datos, que se encarga de procesar
los datos que necesita la aplicación. En este tipo de conexión, Evalúa
actúa como un cliente. El software servidor puede ejecutarse sobre la
misma máquina donde trabaja Evalúa o sobre una máquina diferente, la
cual tiene comunicación directa con la primera, a través de una red de
datos. En esta última configuración es necesario disponer de un
computador con las características de servidor de red y una red
correctamente instaladas, así como el software que soporte el trabajo en
red.
14
Evalúa está diseñado para trabajar con el servidor de bases de datos

MySQL, que es un sistema cliente/servidor diseñado para trabajar tanto
en los sistemas operativos Windows como en los sistemas Unix y
Linux. Su principal ventaja está en que se trata de un software de uso
libre, amparado por una licencia GPL lo que significa que puede
instalarse sin la necesidad de tener que pagar coste alguno. El usuario
interesado en montar este servidor puede descargar la última versión
desde el sitio de internet: http://www.mysql.com/downloads/mysql.html.
Para instalar y ejecutar Evalúa en un sistema cliente/servidor con

MySql Server, proceda así:
1. Instale el servidor de datos en la máquina donde se van a

almacenar los datos. Esta máquina puede ser un servidor de red
o la misma máquina donde se instalará Evalúa.
2. En el servidor MySql cree un usuario con privilegios de
administrador. Si el servidor se va a ejecutar en la misma
máquina donde se ejecutará Evalúa, el usuario deberá tener
privilegios de acceso desde la máquina localhost. Si el servidor
de datos se va ejecutar sobre un servidor de red, el usuario
deberá tener privilegios de acceso desde la máquina donde se
ejecutará Evalúa.
3. Instale Evalúa siguiendo todos los pasos sugeridos por el
programa de instalación.
4. Inicie Evalúa (Inicio/Todos los programas/Registro y control de
evaluación/Evalúa) y seleccione la opción MySQL en la ventana
Configurar conexión.
15
Por defecto se establece el servidor localhost (la misma estación

de trabajo donde se encuentra Evalúa), el puerto TCP/IP 3306
por el cual escucha el servidor de datos y el usuario root, el
administrador por defecto de MySql Server. El usuario deberá
ajustar todos estos valores a la configuración que haya establecido
en el momento de la instalación del servidor de datos.
5. La primera vez que se ejecuta Evalúa no existe la base de
datos; por lo cual es necesario crearla:
5.1 Haga clic en el icono de la interfaz Configurar conexión.
5.2 En la ventana Crear base de datos, ingrese el nombre del servidor

donde se ejecutará MySql Server, el puerto TCP/IP por el cual
escucha MySql, el usuario del servidor de datos con privilegios de
administrador y su contraseña de acceso. Finalmente asigne un
nombre apropiado a su base de datos y haga clic en Aceptar.
5.3 Haga clic en Aceptar la de la ventana Configurar conexión y espere
unos segundos mientras se monta la estructura de la base de
datos.
2. Conexión a un archivo de base de datos
Evalúa puede procesar los datos sobre un archivo de base de datos del
tipo Microsoft Database. Los datos contenidos en este tipo de archivos,
son procesados con ayuda del motor de base de datos Microsoft Jet y
solo están disponibles para el sistema operativo Windows. En este tipo
de conexión, el archivo puede guardarse sobre una unidad de disco
local o una unidad de red, pero tanto Evalúa como el software motor
de datos se ejecutan sobre la misma estación de trabajo.
16
Para conectar Evalúa con un archivo de datos proceda así:
1. Instale Evalúa siguiendo los pasos indicados por el programa

instalador.
2. Inicie Evalúa y seleccione la opción Archivo de datos en la ventana
Configurar conexión.
3. Haga clic en el icono de la interfaz Configurar conexión para

crear el archivo de datos.
4. Asigne un nombre a su base de datos y haga clic en el botón
Guardar de la caja de dialogo Generar archivo de datos.
5. Introduzca la cadena de texto 123456 en la caja de texto
Contraseña de la ventana Configurar conexión y luego haga clic
en el botón Aceptar.
2.3 INICIAR EVALÚA
1. Iniciar Evalúa por primera vez.
1. Seleccione el tipo de conexión: MySQL o Archivo de datos e

introduzca la información requerida según el caso, y luego haga
clic en el botón Aceptar de la ventana Configurar conexión.
Ejemplo 1: Tipo de base de datos: MySQL
17
Servidor: localhost
Puerto TCP/IP: 3306
Usuario: root
Contraseña: ******
Base de datos: ieevalua
Ejemplo 2: Tipo de base de datos: Archivo de datos

Servidor: localhost
Puerto TCP/IP: 3306
Usuario: root
Contraseña: ******
Base de datos: C:/Datos/BDEva.mdb
2. Haga clic en el icono Aceptar de la interfaz Configuración del

sistema.
3. Introduzca la información solicitada en la interfaz Datos
institucionales.
3.1 Razón social de la institución.
3.2 Datos relacionados con el aspecto legal.
18
3.3 Personal directivo.
4. Active la opción Evaluación escolar en la interfaz Datos

institucionales e introduzca la información solicitada.
4.1 Seleccione la forma como se realiza la evaluación.
4.2 Introduzca el año lectivo, el número de niveles de desempeño y la

escala de valoración.
4.3 [Opcional] Introduzca el número de competencias que se van a

evaluar y las competencias con el porcentaje asignado a cada
una. Esto se requiere únicamente en el caso de que la
evaluación se realice por indicadores de logros; para los demás, es
opcional.
19
5. Haga clic en el icono Aceptar de la interfaz Datos institucionales.

6. Por último, introduzca las palabras administrador y administra en
las cajas de texto Usuario y Contraseña respectivamente de la
interfaz Iniciar sesión y luego haga clic en Aceptar.
2. Iniciar Evalúa por segunda vez.
1. Haga clic en Inicio y luego en Todos los programas.

2. Haga clic en Registro y control evaluativo y luego en Evalúa
básico.
3. Elija el tipo de conexión, ingrese la información necesaria y luego
haga clic en Aceptar.
4. Introduzca el usuario y su contraseña en las cajas de texto
Usuario y Contraseña de la interfaz Iniciar sesión.
Ejemplo: Usuario: eva

Contraseña: *******
5. Haga clic en Aceptar y estará listo para continuar trabajando.
2.4 DESINSTALAR EL PROGRAMA
1. Haga clic en Inicio y luego en Todos los programas.

2. Haga clic en Registro y control evaluativo y luego en Desinstalar.
3. Haga clic en el icono SI de la interfaz Desinstalar.
4. Por último haga clic en el icono Aceptar.
20
2.5 ENTORNO DE SISTEMA
Evalúa está diseñada en entorno gráfico que hace que el manejo de la

aplicación sea sumamente sencillo por cuanto que no es necesario
memorizar ninguna clase de códigos ni comandos para realizar cualquier
acción; basta con hacer sobre un icono o una frase.
De igual forma, se utiliza un lenguaje sencillo y claro, fácil de

comprender; evitando al máximo el uso de palabras técnicas.
1 Ventana principal
Barra de Título
Barra de Menús
Barra de Herramientas
Hoja de Trabajo
Barra de Estado
2 Barra de título
Contiene el nombre del programa y los botones Minimizar, Maximizar y

Cerrar.
3 Barra de menús
Archivo Edición Ver Registros Informes Estadísticas Ventana Ayuda
A través de la barra de Menús se puede acceder a los comandos

necesarios para trabajar con la aplicación. Algunos de estos, como
21
Archivo, Edición, Ventana y Ayuda, son muy comunes en aplicaciones

que trabajan sobre Windows.
4 Barra de herramientas
Contiene una serie de botones que realizan tareas similares a las

opciones de los menús, como: imprimir, buscar registros, cortar, copiar,
pegar y cerrar.
5 Hoja de trabajo
Es una zona rectangular donde se visualizan las interfaces que permiten

ejecutar las diferentes tareas.
6 Barra de estado
Es una zona rectangular ubicada en la parte inferior que muestra el

nombre de la institución.
7 Menú principal
7.1 Menú archivo
Nueva Permite cambiar la conexión de la base de datos.

conexión
Optimizar la Compacta la base de datos para garantizar un
base de datos. rendimiento óptimo. Realice este proceso
regularmente.
Copia de Permite hacer copias de la base de datos.
seguridad
Importar Permite capturar las evaluaciones de los estudiantes
evaluación de desde un medio externo.
periodo.
Exportar datos Facilita la exportación de los datos de matrícula
22
de matrícula estudiantil al SIMAT según el Anexo 6A, a un

► Archivo para evaluación o a un Archivo de Excel.
Usuarios A través de este comando se crean, modifican o
eliminan las cuentas de usuario para las personas
encargadas del manejo del software; por jerarquías
según el grado de responsabilidad en el manejo de
la información
Cerrar sesión Permite cambiar de usuario sin cerrar el programa.
Configuración Permite registrar la información relacionada con la
institución: datos de identificación, situación legal,
administración, tipo de evaluación, año lectivo,
niveles de desempeño, escala de valoración,
competencias evaluadas, sedes, jornadas, grados y
grupos.
Preferencias
Guardar Guarda las evaluaciones de la planilla activa.
evaluación
Clausurar año Realiza el cierre del año escolar y prepara al
lectivo sistema para la matrícula del siguiente año lectivo.
Salir Permite salir del programa y a su vez guardar
todos los datos que no hayan sido almacenados en
el archivo base lo mismo que la configuración actual
de la aplicación.
7.2 Menú edición
Cortar Corta la información seleccionada

Copiar Copia en memoria la información seleccionada.
Pegar Pega la información almacenada en memoria
Eliminar Elimina la información seleccionada
Seleccionar todo Selecciona toda la información de la interfaz
activa.
Matricular grupos Facilita la matrícula de varios estudiantes al
de estudiantes… tiempo.
Modificar grupos Permite cambiar a los estudiantes de un grupo a
de estudio… otro.
Retirar grupos de Permite cambiar el estado a los estudiantes que
estudiantes… se han retirado de la institución.
Promocionar Permite llevar a cabo la promoción anticipada de
estudiantes… estudiantes.
Modificar Facilita modificar las evaluaciones de un
23
evaluación estudiante determinado.

individual
7.3 Menú ver
Barra de Muestra u oculta la barra de íconos.

iconos
Barra de Muestra u oculta la barra de estado.
estado
7.4 Menú registros
Es la base principal del programa. A través del menú Registros se

introduce toda la información que alimentará al sistema; es decir, los
datos del estudiante, del docente, del plan de estudiaos, la asignación
académica, los conceptos de evaluación o los indicadores de logro
según el tipo de evaluación y las evaluaciones asignadas por los
docentes a los estudiantes durante el año lectivo.
Estudiantes Permite registrar, editar, actualizar, consultar, imprimir

y eliminar la información del estudiante.
Docentes Permite registrar, editar, actualizar, consultar, imprimir
y eliminar la información del docente.
Plan de Permite registrar, editar, actualizar, consultar, imprimir
estudios y eliminar el Plan de estudios.
Conceptos de Permite registrar, editar, actualizar, consultar, imprimir
evaluación… y eliminar indicadores de logro o conceptos de
evaluación según el tipo de evaluación adoptado.
Matrícula de Muestra la matrícula por grupos y permite matricular,
estudiantes editar o eliminar estudiantes del grupo.
Asignación Permite registrar, editar, consultar, imprimir y eliminar
académica la asignación académica.
Direcciones de Permite registrar en el sistema a los directores de
grupo grupo.
Evaluación de Permite registrar, editar, actualizar y consultar las
periodo evaluaciones de los periodos académicos y del
informe final.
24
7.5 Menú histórico
Permite acceder a los registros de evaluación de años anteriores al

actual y hacer las modificaciones que sean convenientes.
Evaluación Carga la interfaz para ingresar y/o modificar las

anual histórica valoraciones de años lectivos anteriores al actual.
Grados y Permite crear los grados y grupos de estudiantes
grupos ofrecidos en cada año lectivo.
Áreas y Permite activar las áreas y asignaturas en cada año
asignaturas lectivo.
Asignación Permite registrar la asignación académica en cada
académica año lectivo anterior al actual.
Escala de Permite especificar la escala de evaluación.
evaluación
Conformación Facilita la formación de los grupos de estudiantes
de grupos de cada grado.
Modificación de Permite modificar los grupos de estudiantes de cada
grupos grado.
7.6 Menú informes
Permite generar, consultar e imprimir los reportes requeridos por la

institución: planillas de evaluación, listados de conceptos o listados de
indicadores de logro, el boletín de evaluación, las evaluaciones
clasificadas por asignaturas o por grupos, la reprobación académica,
constancias de estudio, carnets estudiantil y certificados de estudios entre
otros.
Planilla de Genera automáticamente los listados de estudiantes

evaluación clasificados por grupos.
Listado de Genera automáticamente los listados de conceptos
conceptos | de evaluación.
Listados de Genera los indicadores de logro según el tipo de
indicadores de evaluación adoptado.
logro
Boletín de Genera los boletines de evaluación en forma grupal
evaluación o individual, descriptiva o consolidada.
25
Evaluación de Muestra el reporte de evaluaciones clasificadas por

asignaturas asignaturas.
Evaluación por Muestra el reporte de evaluaciones por grupos.
grupos
Reprobación Muestra el reporte de estudiantes con asignaturas no
académica aprobadas.
Constancia de Genera constancias de estudios para los estudiantes
estudios activos.
Carné Genera automáticamente el carné estudiantil.
estudiantil
Certificado de Genera los certificados de estudios de los grados
estudios cursados en forma automática.
Nota El menú Informes permite consultar e imprimir todos los

reportes que genera.
7.7 Menú estadísticas
Genera informes estadísticos relacionados con la reprobación académica,

promedios valorativos, tendencia de la evaluación, rendimiento académico
e indicadores históricos.
Reprobación Permite generar informes estadísticos relacionados

académica con la reprobación académica durante el año lectivo
o a lo largo de la vida escolar.
Promedios
valorativos
Tendencia de Genera reportes estadísticos que muestra la
la evaluación tendencia de la evaluación por áreas, por
asignaturas o por grupos.
Rendimiento Genera reportes estadísticos que muestran el
académico rendimiento académico de los estudiantes,
clasificados por grados, grupos, áreas o asignaturas.
Indicadores Genera un informe estadístico que muestra el % de
históricos estudiantes aprobados y reprobados anualmente.
26
7.8 Menú herramientas
Consolidado de Permite exportar a Microsoft Excel, el consolidado

evaluaciones de las valoraciones periódicas.
Copia de Permite realizar copias de la base de datos
seguridad
Exportar Permite exportar las evaluaciones por áreas o por
evaluación a asignaturas a Microsoft Excel.
Excel
7.9 Menú ventana
En construcción…
7.10 Menú ayuda
Contiene información de gran importancia para el manejo del software

Evalúa.
Contenido Muestra los temas de ayuda del programa

organizados por contenido temático.
Índice Muestra los temas de ayuda en orden alfabético.
Buscar Permite consultar temas específicos de la ayuda.
Soporte técnico Muestra información relacionada con el soporte del
software.
Información del Muestra información relacionada con la versión del
sistema software.
A cerca de… Muestra información relacionada con los derechos de
propiedad.
2.6 SEGURIDAD
El manejo de la seguridad en Evalúa se realiza a través del acceso

controlado al sistema y mediante niveles jerárquicos.
27
El acceso se controla mediante el manejo de usuarios y contraseñas; es

decir, que para ingresar a la aplicación, es necesario encontrarse
registrado como usuario del sistema y contar con un login (pseudónimo)
y una contraseña que serán validados por el sistema. En caso contrario
no se permite el acceso. Tanto el login como la contraseña, son
cadenas entre 1 y 10 caracteres. La información de cada usuario se
almacena en la base de datos utilizando encriptación.
Según el grado de responsabilidad en el manejo de la información,

Evalúa contempla tres niveles de seguridad: Administrador, Operador e
Invitado, para garantizar que a cada opción únicamente puedan ingresar
las personas autorizadas y realizar las operaciones que les hayan sido
autorizadas, de acuerdo a los permisos de cada nivel, así:
Administrador Usuario que tiene control total sobre el sistema.
Operador Usuario con permisos restringidos al cual se le permite

entre otras cosas, ingresar, modificar o borrar datos, e
imprimir informes.
Invitado Usuario con permisos de consulta de datos
únicamente. No puede editar la información
almacenada.
El manejo de usuarios se encuentra detallado en el Capítulo 3.1
28
2.7 CERRAR SESIÓN
Este proceso se realiza para cambiar de usuario sin cerrar el programa.
1. Abra al menú Archivo, elija la opción Cerrar sesión y haga clic en

SI.
2. Introduzca el usuario y la contraseña en la interfaz Iniciar sesión
y haga luego clic en el botón Acepar.
2.8 SALIR DE EVALÚA
1. Haga clic en el menú Archivo y luego en Salir.
29
OPERACIÓN
DEL SISTEMA
En esta sección encuentra explicaciones detalladas sobre cada uno de
los procesos requeridos para realizar con éxito el registro y/o edición de
la información en el sistema.
30
3.1 USUARIOS
En Evalúa se consideran usuarios a las personas que interactúan en

forma directa con el programa.
Cada usuario debe tener una cuenta debidamente registrada en el

sistema; en la cual adopta un login (alias) y una contraseña, que le
permiten ingresar a la aplicación. Además, según el grado de
responsabilidad en el manejo de la información, se le asigna un nivel
de seguridad: Administrador, Operador e Invitado, para garantizar que a
cada opción únicamente puedan ingresar las personas autorizadas y
realizar las operaciones que les hayan sido autorizadas.
1. Registrar usuarios
Este proceso es una función es exclusiva del administrador del sistema.
1. Inicie el sistema en sesión de Administrador

2. Entre al menú Archivo y elija la opción Usuarios
3. Haga clic en Nuevo e introduzca el Login del usuario [cadena
entre 1 y 10 caracteres] en la caja de texto Login del recuadro
Usuarios del sistema.
31
4. Seleccione el Nivel o tipo de usuario [Administrador, Operador o

Invitado] en la persiana Nivel.
5. Introduzca el nombre del usuario en la caja de texto Nombre de
la interfaz.
6. Solicite al usuario que introduzca una contraseña [cadena entre 1
y 10 caracteres y/o dígitos] en las cajas de texto Contraseña y
Confirmar.
7. Haga clic en Actualizar, revise la información y cierre la interfaz.
Nota Recuerde que el usuario de tipo administrador tiene control

total sobre el sistema.
Se recomienda no asignar este tipo de usuario a personal
ajeno.
2. Modificar usuarios
Este proceso es una función exclusiva del administrador del sistema.

2. Entre al menú Archivo y elija la opción Usuarios.
3. Seleccione el usuario que desea modificar en la tabla Usuarios
del sistema y haga clic en el botón Editar.
4. Modifique los datos requeridos, luego presione el botón Actualizar
y cierre la interfaz.
3. Eliminar usuarios
Este proceso es una función exclusiva del administrador del sistema.

2. Entre al menú Archivo y elija la opción Usuarios.
3. Seleccione el usuario que desea eliminar en la tabla Usuarios del
sistema y haga clic en el botón Eliminar.
Nota El administrador del sistema es el único que tiene los

permisos necesarios para borrar cuentas de usuarios. El
sistema le permite eliminar todas las cuentas a excepción de
una de tipo administrador.
32
3.2. ESTUDIANTES
La información académica y personal del estudiante en Evalúa se maneja

mediante los siguientes procesos:
 Registrar estudiantes en el sistema.

 Consultar estudiantes.
 Modificar estudiantes.
 Eliminar estudiantes.
 Matricular estudiantes.
 Modificar grupos de estudio.
 Promover estudiantes y,
 Retirar estudiantes del año lectivo.
1. Registrar estudiantes en Evalúa.
Este proceso permite el registro y manejo de la información del

estudiante, su actualización, consulta, impresión y eliminación; además
de contar con una base de datos completa y actualizada. Contempla la
información personal, socioeconómica, familiares y académicos de los
estudiantes, de acuerdo con los parámetros requeridos por el SIMAT en
el Anexo 6A.
33
1. Abra el menú Registros y elija la opción Estudiantes.
2. Presione el botón de la interfaz Estudiantes e

introduzca la información solicitada.
3. Haga clic en el botón
Nota Algunos datos solicitados en la interfaz Estudiantes, no se

requieren para registrar estudiantes y se pueden agregar
posteriormente; pero de su veracidad y del 100% de éstos
depende el reporte para el SIMAT.
2. Consultar estudiantes en Evalúa.
Esta operación es de gran utilidad porque al mismo tiempo que facilita

la consulta, impide que se registren estudiantes en forma duplicada. Se
recomienda realizar este proceso antes de registrar estudiantes en el
sistema.
1. Abra el menú Registros y elija la opción Estudiantes

2. Presione el botón e introduzca las primeras letras del primer
apellido del estudiante en la caja de texto ubicada en la parte
superior de la ventana Buscar estudiante.
3. Seleccione el nombre del estudiante en la caja inferior de la
ventana anterior y haga clic en Aceptar.
3. Modificar datos del estudiante.
Para modificar la información personal, socioeconómica, familiar y/o

académica del estudiante proceda así:
2. Seleccione el estudiante utilizando el botón y luego
haga clic en el icono de la interfaz Estudiantes.
3. Modifique la información requerida, haga clic en y
luego en
34
4. Eliminar estudiantes.
Esta operación se debe realizar únicamente cuando el estudiante ha sido

registrado en el sistema de manera duplicada, puesto que la información
se borra en forma permanente.

2. Introduzca el código del estudiante que desee eliminar en la caja
de texto Código y pulse la tecla ENTER. Si no conoce este
código utilice el botón Buscar para cargar los datos del
estudiante.
3. Haga clic en el botón y luego cierre la interfaz.
Nota Antes de borrar del sistema a un determinado estudiante,

asegúrese de que éste realmente se encuentra duplicado y
eliminar a la persona correcta ya que la información se perderá
en forma permanente.
5. Matricular estudiantes.
Este proceso permite matricular tanto a estudiantes nuevos como

antiguos. Por lo general, se realiza al inicio de cada año lectivo. Para
que este proceso se lleve a cabo con éxito, es necesario registrar al
estudiante en el sistema con anterioridad.
La matrícula se puede llevar a cabo en forma individual o por grupos.
5.1 Matricular estudiantes en forma individual.

2. Utilice el botón Buscar para cargar los datos del estudiante.
3. Active la opción Información académica de la interfaz Estudiantes y
luego haga clic en el botón

4. Elija la sede, la jornada, el grado y el grupo correspondientes en
las persianas respectivas de la interfaz Matricular estudiante y luego
35
5.2 Matricular estudiantes en forma grupal.
1. Abra el menú Edición y elija la opción Matricular grupos de

estudiantes.
2. Seleccione la situación actual de los estudiantes que se van a
matricular: cursaron el año anterior, ingresan por primera vez o
retirados.
3. Seleccione la sede, la jornada y el grado al que se van a
matricular los estudiantes.
4. Seleccione los estudiantes que se van a matricular marcándolos
con un Visto, asigne el grupo a cada uno y luego haga clic en el
botón
6 Modificar grupos de estudio.
Para cambiar de grupo a uno o varios estudiantes proceda así:
1. Abra el menú Edición y haga clic en Modificar grupos de estudio…

2. Seleccione la sede, la jornada y el grado en las persianas
respectivas de la interfaz activa.
3. Cambie el grupo asignado a cada estudiante en la columna
Grupo y luego haga clic en el botón Aceptar.
Nota Todos los estudiantes deben estar asignados a un grupo de

estudio, de lo contrario no figurarán en ninguno de los
informes.
7. Promover estudiantes.
Este proceso permite la promoción anticipada de estudiantes de acuerdo

a las normas establecidas por el MEN.
1. Abra el menú Edición y elija Promocionar estudiantes

2. Introduzca el código del estudiante que desea promocionar en la
celda Código del recuadro Datos del estudiante.
3. Introduzca las valoraciones finales asignadas al estudiante para ser
promovido en la columna Valoración del recuadro Evaluaciones
finales del grado en curso.
4. Presione respectivamente Promocionar y Aceptar.
36
Nota Recuerde que para promover de grado a un estudiante, es

necesario asignarle las evaluaciones finales del grado actual.
8 Retirar estudiantes del año lectivo.
Esta operación se realiza cuando un estudiante se retira de la

institución; no obstante, toda la información se conserva.

2. Introduzca el código del estudiante que desee retirar en la caja
de texto Código y pulse la tecla ENTER o cargue sus datos
utilizando el botón Buscar .
3. Active la opción Información académica de la interfaz Estudiantes,
haga clic en el botón y luego en Aceptar.

4. Haga clic en Aceptar.
9. Tarjeta acumulativa de matrícula.
La Tarjeta Acumulativa de Matrícula también conocida como Ficha TAM

es un documento impreso que hace parte del Libro de Matrícula en el
cual se firman los compromisos adquiridos por el estudiante y su
acudiente con la institución.
La impresión de este documente se puede llevar a cabo en cualquier

momento pero es preciso hacerlo cuando el estudiante ingresa por
primera vez a la institución.

2. Introduzca el código del estudiante en la caja de texto Código y
pulse la tecla ENTER o utilice el botón Buscar para cargar los
datos del estudiante.
3. Haga clic en Imprimir.
4. Elija el número de copias y haga clic en Aceptar.
5. Cierre la interfaz
37
10 Anexo 6A
En un documento exigido por el Ministerio de Educación Nacional que

contiene la información personal, familiar, socioeconómica y académica
del estudiante según parámetros requeridos por el SIMAT.
Evalúa genera automáticamente el Anexo 6A pero es preciso aclarar que

la veracidad y confiabilidad de la información depende exclusivamente del
operador del sistema; puesto el programa reporta exactamente la
información registrada en la base de datos.
1. Abra el menú Archivo, haga clic en la opción Exportar datos de

matrícula y luego en SIMAT Anexo 6A.
2. Espere a que Evalúa procese la información y luego haga clic en
Aceptar.
3.3 DOCENTES
El sistema requiere la información de los docentes vinculados a la

institución, por cuanto que existen procesos que dependen de ésta.
38
1. Registrar docentes en el sistema.
Esta operación se realiza cuando el docente ingresa por primera vez a

la institución. Para esto proceda así:
1. Abra el menú Registros y elija la opción Docentes

2. Presione el botón Nuevo e introduzca la información solicitada en
la interfaz Docente y luego haga clic en Aceptar.
Nota Antes de agregar docentes al sistema, compruebe que aún no

se encuentren registrados utilizando el botón Buscar de la
interfaz Docente; de este modo evitará registrar datos en
forma duplicada.
2. Buscar docentes.
Esta operación es muy importante porque a la vez que facilita la

consulta, impide que se registren docentes en forma duplicada. Se
recomienda realizar esta operación antes de agregar docentes al sistema.

2. Presione el botón Buscar e introduzca las primeras letras del
primer apellido del docente en la caja de texto ubicada en la
parte superior de la interfaz Buscar docente.
3. Seleccione el nombre del docente en la caja inferior de la
ventana anterior y haga clic en Aceptar.
3. Modificar docentes.
Para modificar la información personal o profesional del docente, proceda

así:
1. Abra el menú Registros y elija la opción Docentes.

2. Introduzca el código del docente en la caja de texto Código y
pulse la tecla ENTER. Si no conoce este código utilice el botón
Buscar para cargar los datos del docente.
3. Presione el botón Editar, modifique la información requerida, haga
clic en Actualizar y luego en Aceptar.
39
4. Eliminar docentes.
Esta operación se debe realizar únicamente cuando el docente ha sido

registrado en el sistema de manera duplicada, puesto que la información
se borra en forma permanente.

2. Introduzca el código del docente que desee eliminar en la caja de
texto Código y pulse la tecla ENTER. Si no conoce este código
utilice el botón Buscar para cargar los datos del docente.
3. Haga clic en Eliminar y luego cierre la interfaz.
5. Imprimir la ficha del docente

2. Introduzca el código del docente en la caja de texto Código y
pulse la tecla ENTER. Si no conoce este código utilice el botón
Buscar para cargar los datos del docente.
3. Haga clic en Imprimir y luego en Imprimir.
4. Elija el número de copias y haga clic en Aceptar.
3.4 PLAN DE ESTUDIOS
40
Tanto en el sector público como en el privado, el Plan de estudios se

organiza al inicio del año escolar durante la planeación institucional, bajo
la responsabilidad de coordinación académica. Ésta compuesto por el
conjunto de áreas obligatorias y fundamentales que debe ofrecer la
institución para el logro de los objetivos de la educación básica de
acuerdo con el currículo y el Proyecto Educativo Institución.
En el plan de estudios se definen las áreas con sus asignaturas y la

intensidad horaria semanal para cada uno de los grados ofrecidos por la
institución.
Las áreas obligatorias y fundamentales están definidas el Artículo 23 del

Decreto 1860/94 y deben representar como mínimo el 80% del plan de
estudios.
Por razones de tipo administrativo, es frecuente que algunas áreas y/o

asignaturas se eliminen del plan de estudios durante un año y que se
incluyan posteriormente. En esta situación, bajo ninguna circunstancia se
deben eliminar del sistema, porque se borrarán también todas las
evaluaciones registradas; lo cual afectará directamente a la expedición de
certificados de estudios. Para resolver esta situación y evitar que éstas
no figuren en los boletines de evaluación del año actual, basta con
cambiar el estado [Activa | Inactiva] de la asignatura.
1. Registrar áreas del plan de estudios.
1. Abra el menú Registros y elija la opción Plan de estudios

2. Haga clic en el botón Nuevo de la interfaz Plan de estudios.
3. Digite el nombre del área en la caja de texto Área, haga clic en
Actualizar y luego en Aceptar.
2. Editar áreas del plan de estudios.
Esta operación se realiza para modificar el nombre de una o más áreas

existentes en el plan de estudios cuando la información no es correcta.

2. Seleccione el área que desea modificar.
3. Haga clic en el botón Editar del recuadro Áreas, modifique la
información, haga clic el botón Actualizar y luego en Aceptar.
41
3. Eliminar áreas del plan de estudios.
Es importante tener en cuenta que este proceso elimina toda la

información relacionada con el área: asignaturas y evaluaciones.

2. Seleccione el área, haga clic en el botón Eliminar del recuadro
Áreas y luego en Aceptar.
4. Registrar asignaturas del plan de estudios.

2. Seleccione el área en el recuadro Área.
3. Haga clic en el botón Nuevo del recuadro Asignaturas de área por
grado.
4. Introduzca el nombre de la asignatura en la caja de texto
Asignatura.
5. Seleccione el grado de la asignatura en la persiana Grado.
6. Introduzca la intensidad horaria en la caja de texto Intensidad.
7. Active la casilla de verificación Estado [Activa], haga clic en
Actualizar y luego en Aceptar.
5. Editar asignaturas del plan de estudios.
Para modificar el nombre, la intensidad horaria o cambiar el estado de

una o más asignaturas existentes en el plan de estudios cuando la
información no es correcta o no corresponde, proceda así:

2. Seleccione el área de la asignatura en el recuadro Áreas.
3. Seleccione la asignatura que desea modificar en la tabla
Asignaturas de áreas por grado
4. Pulse el botón Editar del recuadro inferior.
5. Modifique el nombre de la asignatura, la intensidad horaria o
cambie el estado en las cajas de texto respectivas y haga click
en Actualizar.
6. Repita el proceso para editar las asignaturas necesarias y haga
clic en Aceptar.
42
6. Activar | Desactivar asignaturas
Las asignaturas que conforman el plan de estudios pueden estar

ACTIVAS o INACTIVAS. Las asignaturas activas son aquellas que
forman parte del plan de estudios para el presente año lectivo. Las
asignaturas inactivas son aquellas que han hecho parte del plan de
estudios en años anteriores; las cuales no se deben eliminar porque de
ser así se eliminará también toda la información relacionada, lo cual
afectará directamente a la expedición de certificados de estudios.
Una asignatura puede cambiar de estado activa a inactiva y viceversa.

La activación se efectúa cuando existen asignaturas que han formado
parte del plan de estudios en años anteriores y se quieren implementar
para el siguiente año escolar. Por el contrario, la desactivación se
realiza para las asignaturas que forman parte del plan de estudios pero
que no se implementarán en el siguiente año lectivo.

2. Seleccione el área de la asignatura en el recuadro Áreas.
3. Seleccione la asignatura que desea activar o desactivar en la
tabla del recuadro Asignaturas de áreas por grado.
4. Pulse el botón Editar del recuadro inferior.
5. Haga clic en la casilla de verificación Estado y luego en
Actualizar.
6. Repita el proceso para cambiar el estado de las asignaturas
necesarias y para terminar haga clic en Aceptar.
7. Eliminar asignaturas del plan de estudios.
Es importante tener en cuenta que este proceso elimina toda la

información relacionada con la asignatura como las evaluaciones de todos
los años anteriores.

2. Elija el área de la asignatura en el recuadro Áreas y seleccione
la asignatura que desea eliminar en la tabla de la forma.
3. Haga clic en el botón Eliminar de la parte inferior del recuadro
Asignaturas de áreas por grado y luego Aceptar.
43
3.5 ASIGNACIÓN ACADÉMICA.
La asignación académica es una actividad que realiza anualmente el

coordinador académico con la aprobación del rector de la institución.
Como es de suponer, no es posible asignar una misma materia en un
mismo grupo a dos profesores. El programa permite controlar ésta y
otras situaciones. También muestra el número de horas asignadas a
cada docente, a cada grupo y a cada área.
1. Asignar materias
1. Abra el menú Registros y elija la opción Asignación académica

2. Haga clic en Asignar... y elija el docente a quien asignará las
materias, en la persiana Docente.
3. Elija el grado y el grupo en las persianas Grado y Grupo
respectivamente.
4. Seleccione la materia que se va a asignar en el recuadro
Materias sin asignar y haga clic en Asignar >>.
5. Presione Actualizar.
Nota Para asignar otras materias al mismo docente, repita el

proceso desde el numeral 3.
2. Consultar la asignación académica
Por defecto, el programa muestra en una tabla la asignación académica

por docentes; indicando el nombre del docente, las asignaturas a su
cargo, el grado y la intensidad horaria por asignaturas y el total de
horas asignadas al docente. La asignación académica por grados
presenta en una tabla los grados ofrecidos por la institución, las
asignaturas activas con su intensidad horaria y los docentes responsables
de éstas.
1. Abra el menú Registros y elija la opción Asignación académica.

2. Consulte la información requerida y cierre la interfaz.
Nota Rara consultar la asignación académica por grados, elija la

opción Grados en la persiana Asignación de materias.
Si únicamente desea ver la asignación de una sección,
desactive la opción respectiva
44
3. Modificar la asignación académica
En muchas ocasiones y por diferentes razones, cuando se trabaja con

datos es posible que el operador seleccione la información de manera
incorrecta. Particularmente en la asignación académica es posible asignar
al docente materias que no están a su cargo. También es posible que
por razones de carácter administrativo se deba cambiar la asignación
académica. Cualquiera que sea la situación, Evalúa le permite realizar
los cambios necesarios sin ningún obstáculo.
1. Abra el menú Registros y elija la opción Asignación académica...

2. Haga clic en Asignar...
3. Elija el docente a quien desea modificar la asignación académica,
en la persiana Docente.
4. Elija el grado y el grupo en las persianas Grado y Grupo
respectivamente.
5. Seleccione la materia que se quiere retirar del docente, en el
recuadro Materias asignadas y pulse <<Retirar.
6. Haga clic en Actualizar y luego en Cerrar.
Nota Repita el proceso desde el numeral 3 según se requiera;

luego proceda a asignar las materias al docente que
corresponda.
4. Eliminar la asignación académica
Generalmente, el proceso de la asignación académica es una actividad

que se realiza por periodos de un año; sin embargo, aunque que no
es muy frecuente, por razones de carácter administrativo es posible que
en el transcurso del año escolar se deba eliminar por completo la
asignación.
1. Abra el menú Registros y elija la opción Asignación académica
2. Haga clic en Borrar y luego en Aceptar.
3. Cierre la interfaz.
Nota Recuerde que el programa elimina automáticamente la

asignación académica al clausurar el año lectivo.
45
5. Imprimir la asignación académica
Para obtener la asignación académica en documento impreso, proceda

así:
1. Abra al menú Registros y haga clic en Asignación académica

2. Elija la forma de presentación [Docentes | Grados]
3. Haga clic en Imprimir y luego en Imprimir.
4. Determine el rango de impresión, el número de copias y pulse
Aceptar.
6. Exportar la asignación académica
1. Abra al menú Registros y haga clic en Asignación académica

2. Elija la forma de presentación [Docentes | Grados]
3. Haga clic en Imprimir y luego en Exportar.
4. Elija la aplicación a la que desea exportar el reporte y pulse
Aceptar.
5. Determine el destino, asigne un nombre al archivo y presione
Aceptar.
3.6 EVALUACIÓN ESCOLAR
La evaluación del aprendizaje y promoción de los estudiantes en los

niveles de Educación Básica y Media es un proceso continuo e integral,
y corresponde a la institución definir el sistema institucional de
evaluación el cual debe contener: los criterios de evaluación y
promoción, la escala de valoración institucional con su equivalencia a la
escala nacional, las estrategias de valoración integral del desempeño de
los estudiante, las acciones de seguimiento, los procesos de
autoevaluación, las estrategias de apoyo, la periodicidad en la entrega
de los informes y la estructura de los informes de los estudiantes entre
otros; teniendo en cuenta las orientaciones y lineamientos establecidos
por Ministerio de Educación Nacional en la Ley General de Educación
[Ley 115/94], en los Decretos 1860/94 y 1290/09 y, en el Proyecto
Educativo Institucional.
46
1. Escala de evaluación.
Según el Artículo 5 del Decreto 1290/09, cada establecimiento educativo

debe definir su escala de valoración de los desempeños de los
estudiantes en su sistema de evaluación, con la equivalencia a la escala
nacional.
La versatilidad de Evalúa permite establecer los rangos de los intervalos

para cada nivel de desempeño según los requerimientos particulares de
cada institución y automáticamente realiza la equivalencia a la escala
nacional.
Ejemplo:
1. Abra el menú Archivo y elija la opción Datos del sistema.

2 Active la opción Evaluación escolar.
3. Ingrese el número de niveles de desempeño en la caja de texto
Niveles de desempeño del recuadro Datos académicos y
evaluación.
4. Ingrese los niveles de desempeño, el valor mínimo y el valor
máximo del intervalo en la tabla Escala de valoración.
5. Para terminar haga clic en Aceptar.
Nota El registro de la escala de valoración en el sistema se debe

hacer en orden ascendente.
2. Tipo de evaluación.
Para evaluar el aprendizaje y promoción de los estudiantes, las

instituciones educativas pueden optar por evaluar de manera cualitativa y
cuantitativa. El aspecto cualitativo se evalúa mediante indicadores de
logros o por conceptos. Por ende, de acuerdo al tipo de evaluación
adoptado por la institución, será necesario registrar en el sistema los
indicadores de logro o los conceptos. En cualquiera de los casos, el
registro, edición y actualización de estos debe realizarse antes registrar
las evaluaciones de cada periodo.
47
Nota La Evaluación por logros y la Evaluación por conceptos son

excluyentes. Cada institución debe definir el tipo de evaluación,
al inicio del año lectivo.
2.1 Evaluación por indicadores de logro.
En el método de evaluación por indicadores, los indicadores de logro

propuestos en cada periodo, se asignan a todos los estudiantes de los
diferentes grupos de un grado determinado y se evalúa el nivel en que
cada estudiante los alcanza. Se espera que todos los estudiantes los
alcancen en un 100%.
2.1.1 Registrar indicadores de logro en el sistema.
1. Abra el menú Registros y elija la opción Indicadores de logro...

2. Pulse sobre el botón Nuevo.
3. Elija el grado, la asignatura y la competencia en las persianas
Grado, Asignatura y Competencia respectivamente.
4. Introduzca la descripción del indicador en la caja de texto de la
interfaz Definición de indicadores de logro.
5. Haga clic en Actualizar y luego en Aceptar.
2.1.2 Consultar indicadores de logro en el sistema.
1. Abra el menú Registros y elija la opción Indicadores de logro...

2. Elija el grado y la asignatura en las persianas Grado y Asignatura
respectivamente.
48
3. Haga clic en Vista preliminar, consulte los indicadores en la tabla

inferior y luego cierre la interfaz.
2.1.3 Editar indicadores de logro.
1. Abra el menú Registros y haga clic en Indicadores de logro...

6. Elija el grado y la asignatura en las persianas Grado y
Asignatura respectivamente.
2. Seleccione el indicador que desea modificar en la tabla inferior y
presione el botón Editar.
3. Realice los cambios necesarios, haga clic en Actualizar y luego
en Aceptar.
2.1.4 Eliminar indicadores de logro.
Para borrar de manera permanente uno o más indicadores, proceda así:
1. Abra el menú Registros y haga clic en Indicadores de logro...

2. Elija el grado y la asignatura en las persianas Grado y
3. Seleccione el indicador que desee borrar en la tabla inferior y
presione el botón Eliminar.
4. Haga clic en Aceptar
2.1.5 Imprimir indicadores de logro.
1. Abra al menú Informes y elija la opción Listado de Indicadores de

logro…
2. Selecciones el grado y la asignatura, haga clic en Vista preliminar
y luego en Imprimir.
Aceptar.
2.1.6 Exportar indicadores de logro.
Para exportar el listado de logros de la asignatura que se encuentre en

pantalla a otras aplicaciones como Word o Excel entre muchas otras,
proceda así:
49
1. Abra al menú Informes y elija la opción Listado de indicadores de

logro…
2. Haga clic en Vista preliminar y luego en Exportar.
Aceptar.
4. Determine el destino, asigne un nombre válido al archivo y pulse
Aceptar.
2.2 Evaluación por conceptos.
La evaluación por conceptos se realiza por áreas o por asignaturas.

Los conceptos de área son generales y se pueden asignar a cualquier
estudiante en cada sección [Preescolar | Primaria | Secundaria], mientras
que los conceptos de asignatura son específicos y se asignan
únicamente a los estudiantes del grado que cursan dicha asignatura.
2.2.1 Registrar conceptos de evaluación.
2.2.1.1 Registrar conceptos de evaluación por área.
1. Abra el menú Registros y elija la opción Conceptos de

evaluación...
3. Elija la sección, el área y el nivel de desempeño en las
persianas Sección, Área y Desempeño respectivamente.
50
4. Introduzca la descripción del concepto en la caja de texto de la

interfaz Definición de conceptos.
Nota Cada concepto se debe integrar en un solo párrafo utilizando

los signos de puntuación que sean necesarios.
Para registrar varios conceptos a la vez, en el numeral 4
active la opción Cada párrafo es un concepto e introduzca la
descripción de cada concepto en un párrafo diferente.
Para agilizar el proceso, Evalúa le permite importar los
conceptos desde otras aplicaciones como: Word o Excel,
utilizando los comandos Copiar y Pegar.
2.2.1.2 Registrar conceptos de evaluación por asignatura.
1. Abra el menú Registros y elija la opción Conceptos de

evaluación...
3. Elija el grado, la asignatura y el nivel de desempeño en las
persianas Grado, Asignatura y Desempeño respectivamente.
4. Introduzca la descripción de lo concepto en la caja de texto de la
interfaz Definición de conceptos.
2.2.2 Consultar conceptos de evaluación.
Esta operación permite consultar el código y la descripción de los

conceptos registrados en cada asignatura.
1. Abra el menú Registros y haga clic en Conceptos de evaluación...

2. Elija la sección o el grado, el área o la asignatura según el
tipo de evaluación en las persianas Sección o Grado y Área o
3. Haga clic en Vista preliminar, consulte la información requerida y
cierre la interfaz.
51
2.2.3 Modificar conceptos de evaluación.
Por razones de seguridad el programa no permite cambiar el código de

ningún concepto; pero si es posible editar la descripción de éstos.

2. Elija la sección o el grado y el área o la asignatura según el
tipo de evaluación, en las persianas Sección o Grado y Área o
3. Seleccione el concepto que desea modificar en la tabla inferior y
presione el botón Editar.
4. Realice los cambios necesarios, haga clic en Actualizar y luego
en Aceptar.
2.2.4 Eliminar conceptos de evaluación.
Para borrar de manera permanente uno o más conceptos, proceda así:

2. Elija la sección o el grado y el área o la asignatura según el
tipo de evaluación, en las persianas Sección o Grado y Área o
3. Seleccione los conceptos que desee borrar en la tabla inferior y
presione el botón Eliminar.
2.2.5 Imprimir conceptos de evaluación.
1. Abra al menú Informes y elija la opción Listado de conceptos

2. Selecciones el grado y la asignatura, haga clic en Vista preliminar
y luego en Imprimir.
Aceptar.
2.2.6 Exportar conceptos de evaluación.
Para exportar el listado de logros de la asignatura que se encuentre en

pantalla a otras aplicaciones como Word o Excel entre muchas otras,
proceda así:
52
5. Abra al menú Informes y elija la opción Listado de conceptos

6. Haga clic en Vista preliminar y luego en Exportar.
Aceptar.
8. Determine el destino, asigne un nombre válido al archivo y pulse
Aceptar.
9. Cierre la interfaz
3. Registrar evaluaciones.
La evaluación de estudiantes, es un proceso externo al sistema, del

cual se encargan los docentes responsables de cada asignatura; no
obstante, el sistema debe conocer los resultados de este proceso para
generar los informes relacionados.
El comando Evaluación de período del menú Registros, permite ingresar

al sistema las valoraciones obtenidas por los estudiantes en cada
período y en el informe final.
53
3.1 Registrar valoraciones cuantitativas [numéricas].
1. Abra el menú Registros y haga clic en Evaluación de período

2. Seleccione la sede, la jornada, el grado y el grupo en las
persianas respectivas del recuadro Sedes, jornadas y grupos de
estudio.
3. Seleccione el periodo y el área en las persianas respectivas del
recuadro Periodo y área evaluada.
4. Introduzca la valoración numérica obtenida por cada estudiante en
la celda DEF de la tabla.
5. Introduzca el número de inasistencias de cada estudiante en la
celda F.
6. Haga clic en y de manera automática el

programa evaluará el área y realizará la equivalencia a la escala
nacional.
Nota Cuando el área está compuesta por dos o más asignaturas,

es necesario registrar la valoración numérica de ésta; ya que
son los docentes responsables de las asignaturas quienes
deben acordar dicha valoración, a menos que se establezca
como parámetro promediar las valoraciones de las asignaturas.
3.2 Registrar valoraciones cualitativas.
Este proceso se realiza para que en el informe de evaluación figuren

los conceptos o los indicadores de logro según el tipo de evaluación
adoptado.
1. Haga clic en e introduzca el código del

concepto en la celda Conceptos y luego haga clic en Aceptar.
Nota  Si la evaluación es por indicadores de logro, en el

numeral anterior, haga clic en el ícono:
 Seleccione los indicadores en la fila superior de la

interfaz Evaluación por indicadores de logro e introduzca
la valoración numérica alcanzada por los estudiantes en
cada indicador.
 Por último haga clic en Aceptar.
54
3.3 Editar valoraciones.
Para cambiar la valoración asignadas a los estudiantes siga el mismo

proceso realizado para registrar las evaluaciones en el sistema, modifique
la información requerida y luego haga clic en:
3.7 BOLETÍN DE EVALUACIÓN
Es un documento que se entrega periódicamente al acudiente del

estudiante según lo establecido en el sistema institucional de evaluación,
siguiendo los lineamentos establecidos en el Decreto 1290 de 2009.
El programa permite generar estos informes en forma global para grados

y/o grupos o para un estudiante en particular.
1. Generar el boletín de evaluación.
1. Abra el menú Informes y haga clic en Boletín de evaluación

2. Elija el período, la sede, la jornada, el grado y el grupo en las
persianas: Periodo, Sede, Jornada, grado y Grupo respectivamente.
3. Elija el tipo de boletín [Informe descriptivo | Informe consolidado].
4. Elija la forma de presentación [Grupal | Individual] y haga clic
en el ícono
5. Revise la información y luego cierre la interfaz.
2. Imprimir el boletín de evaluación.
1. Abra el menú Informes y haga clic en Boletín de evaluación

2. Elija el período, la sede, la jornada, el grado y el grupo en las
persianas: Periodo, Sede, Jornada, grado y Grupo respectivamente.
3. Elija el tipo de boletín [Informe descriptivo | Informe consolidado].
4. Elija la forma de presentación [Grupal | Individual] y haga clic
en el ícono
Nota Para consultar o imprimir el boletín de un estudiante

determinado, en el numeral 3, introduzca el código del
estudiante o haga clic en el icono Buscar para cargar
los datos de éste.
55
3.8 PLANILLAS DE EVALUACION
Las planillas de registro evaluaciones de los estudiantes deben ser

diligenciadas por los docentes responsables de cada asignatura. El
programa genera en forma automática estas planillas, para cada uno de
los grupos de estudio ofrecidos por la institución.
Cada planilla contiene el listado de los estudiantes con la codificación

asignada por el sistema, una celda para registrar la valoración numérica
obtenida por cada estudiante, otra para nivel de desempeño y otra para
las inasistencias. Cuando la evaluación se realiza mediante indicadores
de logro, las planillas contienen celdas adicionales para registrar las
valoraciones asignadas en cada competencia.
1. Abra el menú Informes y elija Planilla de evaluación

2. Elija la sede, la jornada, el grado y el grupo. Luego haga clic
en Vista previa…
3. Revise la información, imprima o exporte las planillas que prefiera
y cierre la interfaz.
1. Imprimir planillas evaluación.

2. Elija la sede, la jornada, el grado y el grupo. Luego haga clic
en Imprimir y luego en Cerrar.
2. Exportar planillas evaluación.

2. Elija la sede, la jornada, el grado y el grupo.
3. Haga clic en Vista previa… y luego en Exportar
4. Determine la aplicación a la que desea exportar el informe y
presione Aceptar.
5. Determine el rango a exportar y pulse Aceptar.
6. Localice el destino, asigne un nombre válido al archivo y pulse
Aceptar.
56
3.9 LISTADOS DE ESTUDIANTES
A través del comando Listado de estudiantes contemplado en el menú

Informes se permite generar los listados de estudiantes de cada grupo
clasificados de acuerdo al género y conservando un ordenamiento
perfecto.
1. Consultar listados de estudiantes.
1. Abra el menú Informes, haga clic en Listado de estudiantes.

2. Elija la sede, la jornada, el grado y el grupo; luego haga clic en
Vista previa…
3. Revise la información y cierre la interfaz.
2. Imprimir listados de estudiantes.

4. Configure la impresora si es necesario y haga clic en Imprimir.
5. Determine el número de copias y presione Aceptar.
3. Exportar listados de estudiantes.

4. Determine la aplicación a la que desee exportar el informe y
presione Aceptar.
1. Localice el destino, asigne un nombre válido al archivo y presione
Aceptar.
2. Cerrar.
57
3.10 CERTIFICADO DE ESTUDIOS
Por muchos años, la elaboración de certificados de estudios ha sido una

tarea ardua para quienes han tenido en sus manos esta responsabilidad,
sobre todo en las instituciones educativas del sector urbano. Años tras
año, se tienen que elaborar los certificados de los estudiantes que
reciben su título de bachilleres y para aquellos que requieran este
documento.
El software genera automáticamente este documento para uno o varios

estudiantes en el menor tiempo posible y en el momento en que se
requiera.
1. Abra el menú Informes y haga clic en Certificado de evaluaciones

2. Seleccione la opción Un estudiante en la sección Expedir
certificado para...
3. Introduzca el código del estudiante en la celda Código o en su
defecto utilice el botón Buscar para cargar los datos de este.
4. Active la opción Algunos grados y elija los grados correspondientes
a los certificados que se van a expedir y luego presione Mostrar.
5. Revise la información y cierre la interfaz.
Nota Para generar certificados de estudios para varios estudiantes,

en el numeral 2 elija la opción Varios estudiantes; luego
conforme el grupo de estudiantes para los cuales se va a
generar el informe y continué con el proceso.
1. Editar certificados de estudio.
La aplicación permite modificar el encabezado y algunos datos

relacionados con la redacción de los certificados de estudios; esto se
hace a través de la opción Personalizar... de la forma Certificado de
evaluaciones. Al realizar esta tarea, tenga en cuenta de no modificar ni
eliminar la información que se encuentra contenida en los símbolos < >.

certificado para...
defecto utilice el botón Buscar para cargar los datos del
estudiante.
58
4. Active la opción Algunos grados y elija los grados

correspondientes a los certificados que se van a expedir y luego
presione Mostrar.
5. Haga clic sobre el botón Personalizar... del formulario Certificado
de evaluaciones.
6. Modifique los datos necesarios y pulse Aceptar.
Nota Para que Evalúa genere la información del certificado en forma

automática, es necesario incluir las siguientes etiquetas según
los datos requeridos:
<APELLIDO1>
<APELLIDO2>
<NOMBRE1>
<NOMBRE2>
<TIPOIDENTIDAD>
<NUMEROIDENTIDAD>
<MUNICIPIOIDENTIDAD>
<DEPARTAMENTOIDENTIDAD>
<MUNICIPIOEXPEDICION>
<DEPARTAMENTOEXPEDICION>
<GRADOSCURSADOS>
<FECHAEXPEDICION>
<DIA>
<MES>
<AÑO>
Ejemplo: Mostrar el tipo, el número y el lugar de expedición

del documento de identidad:
…. Identificado con <TIPOIDENTIDAD> # <NUMEROIDENTIDAD>
expedido en <MUNICIPIOEXPEDICION> ….
2. Imprimir certificados de estudios.

certificado para...
defecto utilice el botón buscar para cargar los datos del
estudiante.
4. Active la opción Algunos grados y elija los grados
correspondientes a los certificados que se van a expedir y luego
presione Mostrar.
5. Personalice el informe si es preciso, luego haga clic en Imprimir
59
6. Configure la impresora y las características de impresión si es

necesario y haga clic en Imprimir.
7. Determine el rango de impresión, el número de copias y presione
Aceptar.
8. Espere a que el sistema realice el proceso y cierre la interfaz.
3. Exportar certificados de estudios.

certificado para...
defecto utilice el botón Buscar para cargar los datos del
estudiante.
4. Seleccione los grados correspondientes a los certificados que se
van a expedir y luego presione Mostrar.
5. Personalice el informe si es preciso.
6. Haga clic en Imprimir... y en Exportar.
7. Seleccione la aplicación a la que desea exportar el informe y
presione Aceptar.
8. Elija el rango de exportación y haga clic en Aceptar.
9. Espere a que el sistema realice el proceso y cierre la interfaz.
3.11 CONSTANCIA DE ESTUDIOS
Es un documento que se expide a solicitud del interesado cuando el

estudiante se encuentra activo. Par agilizar el proceso, el programa
permite generar este documento en forma individual y grupal.
1. Abra el menú Informes y haga clic en Constancia de estudios

2. Introduzca el código del estudiante y haga clic en Imprimir… Si
desconoce este código utilice el botón Buscar.
3. Configure la impresora si es necesario y haga clic en Imprimir.
4. Determine el número de copias y pulse Aceptar.
Nota Para expedir constancias de estudios a un grupo de

estudiantes, en el numeral 2, active la opción Grados y elija
el grado y el grupo en las persianas respectivas de la interfaz
Constancia de evaluaciones; luego haga clic en Imprimir.
60
3.12 CARNÉ ESTUDIANTIL
Es un documento que acredita al portador como estudiante de la

institución.
1. Abra el menú Informes y haga clic en Carné estudiantil

2. Introduzca el código del estudiante o en su defecto utilice el
botón Buscar para cargar los datos de éste.
3. Introduzca la fecha de vencimiento del carné en la caja de texto
Fecha de vencimiento.
4. Haga clic en Vista preliminar y luego en Imprimir.
5. Configure la impresora si es necesario y haga clic en Imprimir y
en Aceptar.
Nota Para expedir el carné estudiantil a un grupo de estudiantes,

en el numeral 2, active la opción Grados y elija el grado y
el grupo en las persianas respectivas de la interfaz; luego
haga clic en Imprimir.
3.13 RENDIMIENTO ACADÉMICO
A diferencia de muchos otros programas, una de las mayores ventajas

de Evalúa es su capacidad para generar informes estadísticos que
contribuyen al personal directivo en la toma de decisiones.
Particularmente, el rendimiento académico de los estudiantes se presenta
en un informe estadístico clasificado por estudiantes, por asignaturas, por
áreas y por grupos.
1. Rendimiento académico individual.
El reporte estadístico sobre el rendimiento académico por estudiantes se

presenta en una tabla que muestra el listado de los estudiantes del
grupo seleccionado, ordenados en forma descendente de acuerdo al
puntaje obtenido sobre el total de las asignaturas evaluadas. Dentro del
informe se incluye además, el puntaje promedio obtenido por el grupo,
el número de estudiantes evaluados y no evaluados.
61
1. Abra el menú Estadísticas, haga clic en Rendimiento académico y

luego en Por estudiantes
2. Elija la sede, la jornada, el período, el grado y el grupo y
presione el botón Imprimir.
3. Revise la información y si lo prefiere imprima o exporte el
informe.
2. Rendimiento académico por áreas.
La estadística sobre el rendimiento académico por áreas se presenta en

gráfico que relaciona las áreas y el puntaje obtenido por cada una. La
información se complementa con una tabla que relaciona las áreas y su
puntaje, ordenadas de acuerdo a éste último. También incluye el puntaje
promedio obtenido por el grupo.

luego en Por áreas
2. Elija la sede, la jornada, el período, el grado y el grupo y
presione el botón Imprimir…
3. Revise la información y si es preciso, imprima o exporte el
reporte.
3 Rendimiento académico por asignaturas.
La estadística sobre el rendimiento académico por asignaturas se

presenta en gráfico que relaciona las asignaturas y el puntaje obtenido
por cada una. La información se complementa con una tabla que
relaciona las asignaturas y su puntaje, ordenadas de acuerdo a éste
último. También incluye el puntaje promedio del grupo.

luego en Por asignaturas
2. Elija la sede, la jornada, el período, el grado y el grupo, y
presione el botón Imprimir
reporte.
62
4 Rendimiento académico grupal.
La estadística sobre el rendimiento académico por grupos se presenta en

un gráfico que relaciona los grados y el puntaje obtenido por cada uno.

luego en Por grupos
2. Elija la sede, la jornada y el período en las persianas respectivas
de la interfaz.
3. Active la opción Grupo en el recuadro Mostrar información de...
4. Elija el grado en la persiana Grado y presione el botón Imprimir.
reporte.
3.14 REPROBACIÓN ACADÉMICA
Existen dos clases de informes relacionados con la reprobación de

estudiantes: uno para mostrar los estudiantes que han reprobado
asignaturas en los períodos del año escolar y otro para aquellos que
han reprobado áreas y/o asignaturas a lo largo de su trayectoria como
estudiantes en la institución.
En el informe de reprobación estudiantil por períodos se presenta un

listado de los estudiantes que han reprobado una o varias asignaturas,
junto con éstas y su respectiva valoración, por grados, grupos, o
secciones [primaria o secundaria].
1. Reprobación académica periódica.
1. Entre al menú Informes, elija Reprobación académica y luego

Periódica
2. Active la opción Grado en el recuadro Informe de...
3. Seleccione el período y el grado en las persianas del recuadro
Mostrar información de... y pulse Imprimir...
4. Revise la información y si lo prefiere imprima o exporte el informe
y luego presione Cerrar.
63
2. Reprobación académica histórica.
En el informe de reprobación estudiantil histórica se presenta un listado

de los estudiantes que han reprobado una o varias asignaturas a través
de toda su trayectoria como estudiantes de la institución, junto con
éstas y su respectiva valoración, el año en que fue cursada y el
docente responsable de la asignatura.
1. Entre al menú Informes, elija Reprobación académica y luego

Histórica
2. Seleccione la sede, la jornada, el grado y el grupo en las
persianas del recuadro Estudiantes y pulse Imprimir...
3. Revise la información y si lo prefiere imprima o exporte el informe
y luego presione Cerrar.
3. Estadísticas sobre reprobación académica
La estadística sobre reprobación académica, muestra en un gráfico las

asignaturas reprobadas y el número de estudiantes que han reprobado
cada una de ellas. En la parte inferior del gráfico se muestra en una
tabla, el listado de asignaturas y el número de estudiantes que las han
reprobado en el período, grado y grupo seleccionado.
1. Abra el menú Estadísticas y elija Reprobación académica.

2. Elija el período, el grado y el grupo en las persianas de la
interfaz Reprobación académica
3. Elija el tipo de gráfico y haga clic en el botón Imprimir...
4. Revise la información y si es necesario, imprima o exporte el
informe.
3.15 POBLACION ESTUDIANTIL
Es un informe estadístico que muestra en gráfico, la población estudiantil

clasificada por edad y por género en cada uno de los diferentes grupos
ofrecidos, junto con el porcentaje que representan.
1. Población estudiantil por edad.
1. Abra el menú Estadísticas, elija Población estudiantil y haga clic

sobre Por edad...
64
2. Elija la(s) sección(es) que desee incluir en el informe.

3. Elija el género de los estudiantes [puede incluir los dos].
4. Elija el grado en la persiana Grado.
5. Elija el tipo de gráfico [unidimensional, bidimensional o
tridimensional].
6. Revise la información, imprima o exporte el informe según
requerimientos.
2. Población estudiantil por género.
1. Abra el menú Estadísticas, elija Población estudiantil y haga clic

sobre Por sexo...
2. Elija la(s) sección(es) que desee incluir en el informe.
3. Elija el tipo de gráfico [unidimensional, bidimensional o
tridimensional].
4. Revise la información, imprima o exporte el informe según
requerimientos.
3.16 SITUACIÓN ACADÉMICA ESTUDIANTIL
La situación académica del estudiante se presenta en un informe

estadístico que muestra en un diagrama de barras el número de áreas
o asignaturas de acuerdo a la valoración obtenida. En la parte inferior
del informe, se encuentra una tabla con las asignaturas cursadas por el
estudiante y la valoración obtenida en el período seleccionado.
1. Abra el menú Estadísticas y elija Situación académica.

2. Introduzca el código del estudiante en la caja de texto Código del
recuadro Información estudiantil o en su defecto, utilice el botón
Buscar para cargar los datos del estudiante.
3. Elija el período en la persiana Período del recuadro Información
estudiantil
4. Elija el tipo de gráfico en el recuadro Tipo de gráfico.
5. Revise la información, imprima o exporte el informe según sus
requerimientos.
65
3.17 LIBRO DE MATRÍCULAS
El libro de matrículas es uno de los libros reglamentarios que debe

llevar la institución. Está compuesto por las fichas de todos los
estudiantes que se han matriculado a la entidad educativa a través del
tiempo.
1. Abra el menú Informes y haga clic en Fichas estudiantiles

requerimientos.
3.18 LIBRO DE EVALUACIONES
El libro de evaluaciones es uno de los libros reglamentarios exigidos por

la Secretaría de Educación. Se elabora al finalizar el año escolar y en
él se registran las valoraciones obtenidas por los estudiantes en el
informe final. Con base en la información consignada en este libro se
realizan los certificados de estudios.
1. Abra el menú Registros y haga clic en Libro de evaluaciones...

2. Elija el año lectivo, el grado y grupo de estudiantes que desea
consultar en las persiana Año lectivo, Grado y Grupo del
recuadro Información del año lectivo y grupo.
3. Elija el área en la persiana Nombre del área.
4. Consulte la información y pulse Cerrar.
3.19 INDICADORES HISTÓRICOS
Es un informe estadístico que muestra el número y el porcentaje de

estudiantes aprobados, reprobados y no evaluados en los grados y/o
grupos ofrecidos por la institución en años atrás.
1. Abra el menú Estadísticas, haga clic en Indicadores históricos y

luego en Aprobación y reprobación.
66
2. Elija el año lectivo y el grado en las persianas Año lectivo y

Grado.
requerimientos.
3.20 EVALUACIÓN ANUAL HISTÓRICA
Para facilitar la sistematización total de los registros de evaluación

académica de la institución, se han incorporado funciones que permiten
agregar años lectivos y grupos de estudio; áreas y asignaturas;
asignación académica en cada año lectivo; la escala de evaluación
utilizada en cada uno de los años lectivos; conformación de grupos de
estudiantes para aquellos años lectivos anteriores a la entrada en
funcionamiento de Académico (el software que antecedió a Evalúa).
Para aquellos casos, donde se habían registrado evaluaciones anteriores

al año lectivo 2009-2010, es necesario que el usuario actualice las
opciones del menú Histórico antes de generar los certificados de
evaluación estudiantil. En especial se deben especificar los años lectivos
para los cuales se tienen registros históricos y los grupos de estudio
que hayan existido.
Para esto proceda así:
1. Agregar años lectivos, grados y grupos de estudio.
1. Abra el menú Histórico y haga clic en Evaluación anual histórica.

2. Abra el menú Histórico y haga clic en Grados y grupos y luego en
Nuevo.
3. Introduzca el año lectivo y haga clic en Actualizar.
4. Seleccione la sede y la jornada; introduzca el número de grupos
frente a cada grado, active la casilla de verificación y haga clic
en Aceptar.
2. Modificar el Plan de estudios de años anteriores.
1. Abra el menú Histórico y haga clic en Áreas y asignaturas.
67
2. Seleccione el Área, introduzca la Intensidad horaria, active la casilla

de verificación Estado de cada asignatura y haga clic en Aceptar.
3. Repita el paso 2 hasta completar el plan de estudios y luego
3. Modificar la Asignación académica de años anteriores.
1. Abra el menú Histórico y haga clic en Asignación académica.

2. Seleccione en su orden: la Sede, la Jornada, el Grado, el Grupo y
el Docente en las persianas respectivas de la interfaz.
3. Seleccione las materias que se van a asignar al docente y haga
clic en el icono asignar:

4. Repita los pasos 2 y 3 hasta completar la asignación académica
y luego haga clic en Aceptar.
4. Modificar la Escala de evaluación para años anteriores.
1. Abra el menú Histórico y haga clic en Escala de evaluación.

2. Introduzca la cantidad de Niveles de desempeño y elija el Tipo de
evaluación: Valorativa y/o Numérica.
3. Introduzca los niveles de desempeño en orden descendente como
se muestra en la gráfica y haga clic en Aceptar.
Nota: recuerde que para el periodo comprendido entre los años

2002 a 2009 la escala de evaluación contempla únicamente el
aspecto valorativo como se aprecia en la gráfica.
5. Registrar evaluaciones de años anteriores.
Básicamente este proceso está diseñado para las instituciones

educativas que adquieran el software por primera vez; puesto que
quienes adquirieron el software Académico, disponen de las
evaluaciones en la base de datos. El proceso se lleva a cabo
así:
68
1. Actualice los comandos del menú Histórico, luego haga clic en

Histórico y en Evaluación anual histórica.
2. Seleccione: el Año, la Sede, la Jornada, el Grado, el Grupo, el
Periodo y el Área respectivamente.
3. Introduzca la valoración obtenida por el estudiante y haga clic en
el icono Guardar evaluación.
4. Repita el los pasos 2 y 3 hasta ingresar todas las valoraciones
de los estudiantes para el respectivo año y luego cierre la
interfaz.
Nota Realice el proceso anterior para registrar las valoraciones

obtenidas por los estudiantes en las actividades de nivelación.
3.21 CLAUSURAR AÑO LECTIVO
La clausura del año lectivo se realiza después de registrar las

evaluaciones del informe final. Este proceso sólo podrá llevarlo a cabo
un usuario de tipo Administrador que esté registrado en el sistema.
El proceso consiste en:
 Transferir las evaluaciones finales al libro de evaluaciones.

 Realizar una copia de seguridad de la base de datos.
 Borrar la información de matrícula y cambiar la situación de los
estudiantes al estado de retirados para permitir matricularlos en el
siguiente año lectivo.
 Eliminar la asignación académica.
Para clausurar el año lectivo proceda así:
1. Registre las evaluaciones del Informe final.

2. Cierre la sesión e ingrese al sistema con una cuenta de tipo
ADMINISTRADOR.
3. Abra el menú Archivo y elija la opción Clausurar año lectivo
5. Haga clic en SI para crear una copia de seguridad de la base
de datos. Asigne un nombre al archivo, elija el destino y pulse
Aceptar.
6. Introduzca la fecha de clausura en la interfaz Fecha de clausura y
presione Aceptar.
7. Seleccione los estudiantes que aprobaron el grado 11 en la
interfaz que se activa y haga clic en Aceptar.
69
Nota Recuerde que antes de clausurar el año escolar, debe registrar

las evaluaciones del informe final, ya que de lo contrario, el
sistema no transfiere ninguna evaluación pero si realiza las
demás actividades; es decir, elimina las evaluaciones
periódicas, los datos de matrícula, la asignación académica y
cambia la situación de los estudiantes al estado de retirados.
Recuerde también que todo esto se realizará si usted elige la
opción ACEPTAR de la interfaz Clausurar año lectivo.
70

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HECTOR ROSERO

1 Registrar estudiantes en el sistema 33

2.2.1 Registrar conceptos de evaluación 50

La evaluación del aprendizaje y promoción de los estudiantes en los

Evalúa es una herramienta informática que permite registrar, organizar y

1.1 ¿QUÉ ES EVALÚA?

Evalúa es una aplicación de software diseñada para apoyar al área

Esta herramienta lleva el registro completo de las evaluaciones de los

1.2 ¿QUÉ FUNCIÓN CUMPLE?

La versatilidad y la capacidad de almacenamiento, hacen que Evalúa

1. Captura y manejo de los datos de estudiantes y docentes de las

La versatilidad de Evalúa, permite generar los informes de

a. Valoración cualitativa por:

5. Suministro de informes estadísticos que apoyan al personal

9. Actualización de los registros de evaluación de años escolares

1.3 ¿CÓMO LO HACE?

Evalúa, almacena en una base de datos: la información personal y

El manejo de la aplicación es sumamente sencillo ya que está diseñada

1.5 SOPORTE TÉCNICO

Para solucionar problemas acerca del funcionamiento del software,

2.1 INSTALAR EVALÚA

Evalúa es un sistema de software desarrollado para trabajar sobre

En el sistema operativo Windows se cuenta con dos entornos .NET,

Para ejecutar Evalúa sobre el entorno de ejecución Mono, es necesario

Opcional. Si el usuario desea ejecutar Evalúa como cliente/servidor es

Para instalar evalúa proceda como sigue:

1. Ingrese al sitio web www.sistemadeevaluacion.com/Descargas y

3.1 Haga clic en SI.

3.3 Haga clic en Siguiente para continuar o en Cancelar para salir

3.4 Lea el Acuerdo de Licencia, luego haga clic en Acepto el acuerdo

3.5 Haga clic en Siguiente hasta terminar la instalación y luego haga

Para terminar la instalación del programa y por una sola vez, es

 El tipo de conexión de datos [Cliente/Servidor o mediante un

2.2 CONFIGURAR LA CONEXIÓN DE DATOS

Evalúa ha sido desarrollado para trabajar con un servidor de datos o

La aplicación ofrece al usuario la posibilidad de elegir de una manera

En un sistema Cliente/Servidor existe un software independiente de

Evalúa está diseñado para trabajar con el servidor de bases de datos

Para instalar y ejecutar Evalúa en un sistema cliente/servidor con

1. Instale el servidor de datos en la máquina donde se van a

Por defecto se establece el servidor localhost (la misma estación

5.2 En la ventana Crear base de datos, ingrese el nombre del servidor

2. Conexión a un archivo de base de datos

Para conectar Evalúa con un archivo de datos proceda así:

1. Instale Evalúa siguiendo los pasos indicados por el programa

3. Haga clic en el icono de la interfaz Configurar conexión para

2.3 INICIAR EVALÚA

1. Iniciar Evalúa por primera vez.

1. Seleccione el tipo de conexión: MySQL o Archivo de datos e

Ejemplo 1: Tipo de base de datos: MySQL

Ejemplo 2: Tipo de base de datos: Archivo de datos

2. Haga clic en el icono Aceptar de la interfaz Configuración del

3.2 Datos relacionados con el aspecto legal.

3.3 Personal directivo.

4. Active la opción Evaluación escolar en la interfaz Datos

4.2 Introduzca el año lectivo, el número de niveles de desempeño y la

4.3 [Opcional] Introduzca el número de competencias que se van a

5. Haga clic en el icono Aceptar de la interfaz Datos institucionales.

2. Iniciar Evalúa por segunda vez.

1. Haga clic en Inicio y luego en Todos los programas.

Ejemplo: Usuario: eva

5. Haga clic en Aceptar y estará listo para continuar trabajando.

2.4 DESINSTALAR EL PROGRAMA