I , Requierimientos téenicos Oscar Arriola Navarrete* Lovania Garmendia B."* DESUMEN Ea ta scteccion implementacién de un software (programa) parabibliotecas trans- curren una serie de etapas que van confor- mando un cambio. Esto debido a que la implementacién de equipo y programa implica una serie de transformaciones tan- to en procesos y politicas de la biblioteca, como en la cultura organizacional del per- sonal. El objetivo del articuloes hacer un and- lisis general de los pasos a seguir en la seleccién de un programa de computo para bibliotecas. Se comenta en una primera etapa lo concerniente a la infraestructura de la biblioteca (equipo y programas, edifi- cio y mobiliario, personal, politicas y pro- cedimientos) y en una segunda etapa se proporciona informacion sobre los reque- rimientos generales y funcionales del pro- grama. Con esta informacion basica pen- samos que es posible realizar la evaluacién de los médulos que conforman o deben conformar el programa de cémputo para bibliotecas. BIBLOTECAS ¥ ARCHIVOS 23 de BibLioteconenta y Archivononia Atieulo1. cl proceso de automatizacién de una bi- blicteca. En la seleccién ¢ implementacién de un software (programa) que retina los requisitos necesarios para la satisfac- cién de las necesidades de informacion de la biblioteca, transcurren una serie de etapas que van conformando un cam- bio. Esto debido a que la implementacién de equipo y programa implica una serie de transformaciones tanto en procesos y politicas de la bi- blioteca, como en la cultura organizacional del personal. Una primera etapa permite, tanto al bibliotecario como al usuario, la familiarizacién con una nueva tecno- logia, ademas de dar paso a la adapta- cion y aceptacién al cambio, proceso que es de gran beneficio en el desarro- Ho y aplicacién del programa. Es aqui donde se presenta la proble- matica de seleccionar un programa que cumpla con un mayor mimero de re- querimientos para la satisfaccion de las necesidades propias de la biblioteca y es de gran importancia observar cuatro aspectos relevantes: I. Equipo y programas: Se realiza un anilisis del equipo de cémputo con que cuenta o no Ia biblioteca, esto permiti- ra el desarrollo de una primera etapa de automatizacion. En el caso de contar con el equipo basico se realizaré una evaluacién de los programas de cém- puto que se estén aplicando y la posibi- lidad de transferir informacion de es- tos al nuevo, asi como la normalizacion en cuanto a programas y versiones de estos. Il. Edificio y mobiliario: Se evalua el recurso existente con el objetivo de nor- malizar los requerimientos para la implementacion de la red programada; esto incluye que la estructura del edifi- cio contemple la distribucién del equi po, el cableado de 1a red, el tendido eléctrico, la iluminacién y todos aque- los aspectos que puedan afectar el de- sarrollo del programa. El mobiliario debe contar con las normas estableci- das para las actividades a desarrollar. IIL. Personal: Es necesario hacer una evaluacién del personal con que se cuenta y la formacién, no solo bibliotecolégica sino también en el cam- po de la informatica. Para la implementacion del programa es nece- sario que todo el personal se encuentre debidamente familiarizado.con éste, por lo que algunas veces serd necesario so- licitarle al proveedor del programa cursos de capacitacion previos a la implementacion. IV. Politicas y procedimientos: Al ini- ciar un proceso de automatizacién o migracién de programa es necesario que un equipo de trabajo analice todos los procedimientos y politicas aplica- dos hasta el momento en un sistema manual o en un programa diferente. Un proceso recomendable es realizar el estudio de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de la insti- tucion. En el proceso de automatizacién el estudio de estos cuatro aspectos conlle- van a: a) Plantear la misidn y objetivos de la biblioteca. b) Analizar y normalizar los proce- dimientos y politicas a aplicar en la biblioteca. c) Evaluar y adecuar el edificio, mo- biliario y equipo de acuerdo a las metas 24 acumplir. d) Capacitar al personal para su de- sarrollo independiente en el nuevo pro grama ©) Seleccionar un programa que cumpla tanto cuantitativamente como cualitativamente con los requerimien- tos planteados. Estas 5 etapas, que en algunos casos se llevan a cabo paralelamente en el proceso de automatizacién, requieren del esfuerzo de diferentes equipos de trabajo que desarrollen, con base en lo que se tiene, lo que se desea del nuevo programa, 2. Evaluacién de progra- mas de cémputo para bi- bliotecas. El proceso de evaluacién del progra- ma de cémputo para la biblioteca se inicia con el andlisis de los procedi~ mientos manuales o del programa an- terior que se llevan en cada una de las secciones o departamentos de una bi- blioteca. Una vez determinada esta eta- pa se procede a identificar los requisi- tos que debe cumplir un programa de cémputo para satisfacer las necesida- des especificas de cada seccién o de- partamento. 2.1, Reauerimientos generates. Entre los requerimientos del progra- ma se contemplan aquellas variables que responden a una realidad institucional. Es necesario tomar en cuenta las existencias de la institucién y la posibilidad de conectarse con otras redes y sistemas de informacion. Sin embargo existen una serie de requeri- mientos generales a tomar en cuenta, entre ellos se encuentran: a) Actualizacién inmediata y auto- matica de la informacion. Esto propor- ciona acceso en linea a informacion actualizada en el momento oportuno. b) Normalizacién de formato. Es con- veniente seleccionar un formato de uso generalizado entre las posibles fuentes de informacion, lo que permitira la transferencia agil y eficaz de informa- cidn (por ejemplo el formato MARC, el cual se basa en la norma ISO2709). c) Importacion y exportacién de re- gistros. Esto facilita la transferencia de informacion en diferentes soportes como disquettes, CD-ROM, cintas, asi como la transferencia local, regional, nacional o internacional via INTERNET y la importacién de las bases de datos ya existentes. d) Escalabilidad. Permite las actuali- zaciones del programa y cargar facil- mente los registros de otras versiones. El proveedor deberd actualizar el pro- grama segiin las necesidades de los usuarios y el programa debe permitir facil transferencia de informacion de una version a otra. ©) Portabilidad. Procura el trabajo con diferentes sistemas operativos y diferentes equipos, con interoperabilidad entre los diferentes equipos de la red institucional. f) Idioma. Dependiendo de los obje- tivos y la mision de la institucién es conveniente que el programa tenga una versién en el idioma oficial de la insti- tucion, g) Integrado. El programa facultara el trabajo independiente entre cada médulo y a la vez integrado, de manera 25,que se trabaje en forma transparente la informacion de cada item sin abando- nar la pantalla de trabajo. La integra- cién de los diferentes médulos evita duplicar la digitacién de datos y facili- ta la consulta general del estado de un item. h) Amplitad. El programa ofreceré amplia cobertura en el manejo de los registros actuales y debera considerar un crecimiento anual proporcional de usuarios, registros, etc. En los tiempos de respuesta se considera un promedio de 2 segundos por item en el area de circulacién (préstamo y devolucién) y 5 segundos por item en la carga de registros de otros médulos. i) Despliegue, controles y estadisti- cas. El programa producira los contro- les y estadisticas requeridas por el per- sonal de la biblioteca, de manera agil y eficaz. El personal define los campos de entrada, despliegue y salida de los da- tos, asi como los mensajes de ayuda. Ademas debe generar etiquetas por di- ferentes campos segtin sea requerido y proveer los formularios, reportes y es- tadisticas de manera particular y global. j) Capacitacién. El proveedor facili~ tard entrenamiento para los responsa- bles de cada médulo, asegurando capa- citacion plena que permita operar in- dependientemente los diferentes mé- dulos y brindar capacitacién al resto del personal y a los usuarios. k) Respaldo y continuidad. El pro- veedor suministraré los manuales de usuario y técnicos de operacién, asi como las actualizaciones del progra- ma. El mantenimiento debe estar clara~ mente especificado incluyendo el deta- lle de costos del programa, costos de mantenimiento, periodo de garantia y la opcién de contar con una linea de consultoria atendida por especialistas. Ademds incluird la red de area local enlazada por el médulo de comunica- ciones. Es de valor negociar con em- presas consolidadas que brinden el res- paldo requerido con alto grado de de- sarrollo y bajo costo en capacitacion y mantenimiento, preferiblemente dispo- nible en el pais. 2.2. Reauerimientes funciona: les. Los requerimientos funcionales se re- fieren especificamente a las aplicacio- nes del programa y dependen amplia- mente de las necesidades propias de cada biblioteca y por ende de los proce- dimientos y expectativas de cada sec- cin o departamento. En forma general se pueden indicar a continuacién los requerimientos basicos a cada médulo. 2.2.1. Adauisiciones. Entre los requerimientos que debe contemplar el programa en el médulo de adquisicio- nes, se encuentran: a) El programa permitira el manejo de fondos en orden jerérquico y total, calculo de monto a gastar contra pre~ supuesto total, asi como la conversion de divisas. Ademis facilitara el control de presupuesto, gastos, compromisos, ajustes, descuentos, transferencias y cambio de monedas. También incluira la opcion de ma- nejo de diferentes tipos de adquisicién (compra, canje y donacién) de publi- caciones seriadasy no seriadas, asi como material especial y audiovisual. b) Consulta e ingreso. Permitira el ingreso y la consulta del estado de si- tuacién de cada item por diferentes 26 llaves, con un minimo de digitacién y contara con los indices requeridos por la biblioteca (autor, titulo, ISBN, ISSN, niimero de pedido, niimero de orden, proveedor, cédigo de barras, etc.). El ingreso parcial o total de los registros serd tinico, tanto del material como de los proveedores, complementando el registro conforme avanza el proceso y a su vez ofrece la posibilidad de transfe- rencia de informacion por medio de correo electronico. En los casos de ge- neracion automatica de datos, esta se aplicaré con el objetivo de disminuir el margen de error de digitacién (por ejemplo fechas de solicitud y entrega, niimero de orden, etc.). c) Ordenes. En cuanto a las érdenes de compra es necesario que el progra- ma suministre las opciones de ingreso de drdenes, recepcién parcial o total, realizacién de cdlculos de costos de manera simple y renovacion automati- ca de suscripciones. También se conta- rd con la facilidad para especificacion de periodos de reclamo y conservara un archivo de materiales no adquiridos para futuras cotizaciones, asi como el historial de reclamos. Ademds es im- portante contar con la opcién de envio de la misma solicitud proforma a varios proveedores. d) Proveedores. El programa produ- cir el analisis por proveedor de solici- tudes, entregas contra solicitudes, tran- sacciones satisfechas e inconclusas, gastos por proveedor, descuentos y. otros. e) Reportes. Entre los reportes gene- rales requeridos en el médulo de ad- quisiciones se encuentran: proformas, notificaciones, ordenes de compra, im- presion de recibo total o parcial, modi- ficacién de érdenes, érdenes por pa- gar, reportes de recursos, notificacio- nes de reclamo de material no recibido por proveedor, facturas, etiquetas autoadhesivas, formularios para canje © donacion, etiquetas de cddigo de ba- rras, entre otros, siempre con un mini- mo de digitacién. Ademas producira las estadisticas por diferentes campos segiin tipo de adquisicién, area temati- ca, tipo de material, etc. 2.2.2. Catalogacion. En el modu- lo de catalogacién se observan los si- guientes requerimientos: a) Registros. El médulo incluird la posibilidad de creacién, modificacién y consulta de registros con un minimo de digitacién, ademés posibilitard la importacién directa de registros biblio- graficos de otras bases de datos y so- portes y brindara la opcién de crear o modificar el control de autoridad veri- ficando los campos con contenido nor- malizado y permitiendo cambios globales y el uso de referencias cruza- das y relaciones semanticas. La defini- cién de los campos de entrada y des- pliegue por pantalla, asi como la indizacién se realizard en el médulo de catalogacion. b) Control. Otro aspecto importante a tomar en cuenta es la supervision y control de calidad’ permitiendo la va- lidacion de los campos y la produccion automatica de una lista que contenga los registros creados y/o modificados en determinada fecha y por catalogador 1 cfr. Quijano Solis, Alvaro y Oscar Arriola Navarrete. eiedidas de calidad en 1a creacién de catdlogos de bibliotesas» En: Seninario-Taller: Modelacién Matenstica de 1a Actividad Bibliotecaria, 6-9 de naye ce 1997. 10 p. 27especifico. La especificacion del estado (status) del material se puede llevar a cabo desde el médulo de catalogacién o circulacién con un minimo de Haves. c) Reportes. En el médulo de catalo- gacién el programa produciré los ma- teriales impresos primarios y secunda- rios que determine Ia biblioteca, asi como las estadisticas e-informes por diferentes campos y en diferentes formatos de salida (por ejemplo marbetes, lista de nuevas adquisiciones procesadas, estadisticas por catalogador, por fechas, por areas, etc.) 2.2.3. Catalogo pubtico en linea (OPAC). En este médulo el programa debe contar con el protocolo 239.50 (que permite la consulta al OPAC de manera normalizada), ademas de permitir la bisqueda por diferentes puntos de acceso, el despliegue en varios formatos, la grabacion de regis- tros en medios magnéticos (por ejem- plo disquettes) y/o la impresién de los mismos*. a) Biisqueda. En cuanto a la busque- da se observaran los campos de autor, titulo, materias, clasificacion y series (olosque defina la biblioteca, por ejem- plo tablas de contenido) que permitan la recuperacién de la informacion tan- to por el campo completo, como por subcampos, omitiendo las palabras no significativas con el uso de delimitadores. Ademis facilitara la bits- queda por operador booleano identifi- cando el término en mintisculas 0 ma- yusculas indistintamente, remitiendo a sinénimos en el caso necesario (interactuara con los archivos de con- trol de autoridad) y conservando un archivo de consultas no resueltas, con términos utilizados como Ilave de bits- queda. b) Despliegue. Podra ser por registro en orden alfabético de autor y/o titulo (corto, largo, bibliografico, etc.) 0 en forma de indice para su seleccién se- giin lo defina la biblioteca, permitien- do sefialar los itemes de interés para su consulta en linea 0 su grabacién y/o impresion. c) Grabacion y/o impresion. Esta se realizara de acuerdo a los lineamientos establecidos por la biblioteca, ya sea que coexistan ambos o tinicamente exis- ta uno de ellos. d) Reportes. Se crearan los reportes de informacion por indices, tipos de buisquedas, niimero de biisquedas por terminal, por area, consultas resueltas y otras estadisticas. 2.2.4. Cireulacion. Esie modulo procurard el manejo en linea de infor- macién de la coleccién y del registro de usuarios. Permitira crear auto- maticamente un archivo de informa- cién histérica de cada usuario, inclusi- ve las categorias de usuarios y los dife rentes tipos de material (libros, publi- caciones periddicas,audiovisuales, etc.) a) Préstamo y devolucién. Originara transacciones por lectura de cédigos 0 digitacion del cédigo del usuario y/o del material. Ademas brinda la posibi- lidad de asignar diferentes tipos y pe- riodos de préstamo, categoria de usua- rio, estado del material, niimero de co- pias de un titulo, control de renova- ume, Naja y Les Zeng. «Comparison BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS 28 cién, apartados, dias no laborables, re- gistro y consulta de usuarios por solo una categoria, constatando si se en- cuentra habilitado o no al préstamo. En caso de problemas de energia eléctrica © problemas técnicos, el programa de- bera contar con un sistema auxiliar de trabajo con equipo independiente. b) Control de morosidad. El control de morosos registraré para la bibliote~ ca: los datos del usuario, tipo de morosidad (multa o material), tipo de material, diferentes montos de multa segtin categoria de usuario y estado del material; permitira el pago parcial 0 total y emitiré comprobante de pago. Ademiés el bibliotecario encargado de este modulo estableceré la categoria de material no renovable y la asignacion de cédigos que controlen el plazo de préstamo y condiciones de multas. La exoneracién del pago de una multa se determinara por medio de palabras cla- ve. En el caso requerido sera necesario contar con la opcién de que un usuario reponga un libro por otro y se elimine el bloqueo por morosidad. Para el con- trol de morosidad es importante que el programa permita la combinacién au- tomatica de la categoria del usuario con el estado y tipo de material. c) Inventario. Produciré el inventa- rio parcial o total por equipo fijo o portatil, tomiando en cuenta préstamos, material en encuadernacién y otros. d) Archivos de usuarios. El registro de usuarios debe ofrecer la opcion de ingresar, excluir, agregar o reempla- zar registros de forma dgil. ©) Reportes. El programa emitira los reportes de transacciones de la seccién o departamento de circulacién: acerca de préstamos y devoluciones, usuarios atendidos (por categoria), inventario (en estanteria, en préstamo, en encua- dernacién, etc.), areas tematicas, au- tor, titulo, etcétera, es decir, realizar relaciones de pardmetros y emitir los formularios propios de cada seccién segiin la periodicidad requerida por la biblioteca. Igualmente confeccionara notas de recordatorio 0 reclamo por usuario y ademas cartas de no adeudo de material 2.2.3. Publicaciones seriadas. El médulo posibilitara el registro de ingreso de material, el reclamo de itemes, inventario, reportes, produc- cién de materiales y registro para Diseminacion Selectiva de Informacion. a) Registro. El programa facilitara el ingreso agil de informacién con un minimo de digitacién, tomando en cuenta los cambios de titulo, frecuen= cia, etc., de las publicaciones. Ademas permitira el registro de los fasciculos recibidos e informard si una publica- cién es parte del servicio de alerta u otra modalidad y la produccién de ho- jas de ruta para aquellos titulos que circulan a un grupo de personas, asi como identificar dénde esta localizado el item. b) Ingreso y solicitud rapida. El pro- grama contaré con la opcién de gene- racién automatica de fecha, numero de orden y otros datos, permitiendo su modificacién. Ademas proveera la factibilidad de renovacién de suscripciones, el chequeo de faltantes y la preparacién de registros para en- cuadernacién. c) Consulta. La recuperacién de los registros se hard a través del OPAC, donde se desplegara tanto la informa- cién bibliografica como los acervos, BIBLIOTECA ¥ ARCHIVOSademas mantendré los perfiles de inte- résde los usuarios para la Diseminacion Selectiva de la Informacion d) Reportes. Entre los reportes del médulo se encuentran: notas de recla- mo, etiquetas para Diseminacién Se- lectiva de la Informacion y estadisticas. ©) Préstamo y devolucién. Se realiza desde el médulo de préstamo y el pro- ceso de adquisicion se lleva a cabo des- de e1 médulo para esta funci6n. El ma- nejo de las funciones de registros bi bliograficos y sus analiticas se lleva a cabo desde el médulo de catalogacién. 2.2.6. Dréstamo interbiblicte- Carlo. Este médulo puede estar con- templado de manera independiente o como parte del médulo de circulacién. El préstamo interbibliotecario inclu- ye: la creacién en linea de solicitudes con un minimo de digitacién, la impor- tacion de datos y la seleccién y formateo de solicitudes. A la vez el programa permitira la devolucién agil de mate- rial y la confeccién de los reportes por fechas, renovaciones, devoluciones, por institucién solicitante, por institucion a la que se le solicita, areas tematicas, categoria de la solicitud y generara re- portes de itemes no recibidos, bisque- da de consultas resueltas, notificacio- nes sobre el proceso de la solicitud, de notas de atraso, recordatorios y otros especificados por la biblioteca. RECOMENDACION Una vez evaluados los diferentes as- pectos planteados a lo largo del docu- mento, se recomienda la seleccién de aquel programa que cumpla con un mayor niimero de requerimientos pro- pios de la biblioteca, pero esta evalua- cin no puede ser tinicamente cuanti- tativa: se tiene que tomar en cuenta la parte cualitativa, esto implica evaluar también la funcién de cada uno de los médulos de manera individual y el sistema de manera integral. CONCLUSIONES: -El ntimero de posibilidades que brinda un programa de computo para bibliotecas, permite al usuario contar con mas opciones para la localizacion de la informacién pertinente en el mo- mento preciso. -El procesamiento manual de la in- formacion vino a cumplir con un pro- ceso dado en un periodo dado y las nuevas tecnologias vienen a agilizar una serie de actividades repetitivas y rutinarias para dar paso a un desarro- lo més profesional del papel del espe- cialista en bibliotecologia. -Laimplementacién de un programa de computo en una biblioteca requiere de una inversion cuantiosa en cuanto a tiempo, equipo, mobiliario, personal, capacitacion, etcétera, por lo tanto su eleccién debe ser realizada con cuida- do y contemplando el hecho de que dicho sistema debe venir a resolver si- tuaciones a corto, mediano y largo pla- zo, para que se pueda identificar clara- mente la recuperacién de la inversion realizada. -La utilizaci6n de un programa inte- grado de cémputo para bibliotecas per- mite al personal mayor eficacia y efi- ciencia en el registro y recuperacion de la informacion, sin afectar el servicio a los usuarios. -EI profesional de la bibliotecologia debe presentarse ante la nueva era de [IBUOTECAS ¥ ARCHIVOS 30 la informacion con actitud positiva y activa, ya que el papel que este juega en la explotacion de la informacion es irremplazable como interface entre la in- formacion y el usuario. 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