TALLER DE SECRETARIADO ADMINISTRATIVO

Usos Frecuentes del Microsoft Excel:

 Entorno visual: Personalizar cinta de opciones: Para personalizar la cinta de

opciones y elegir que iconos y menús queremos ver en nuestro panel superior,
debemos ingresar en “Archivo – Opciones – Personalizar cinta de opciones”. Allí
podremos seleccionar que pestañas deseamos ver en la parte superior, y
dentro de las mismas, que opciones queremos tener de las disponibles.

 Celdas, filas, columnas: Es muy importante saber que es una celda, una fila o
una columna. Una columna, es la línea vertical de celdas. La fila es la línea
horizontal de celdas. La celda es un punto (cuadradito) entre una columna y
una fila.

 Configurar página: En el menú Disposición de página, en el submenú Configurar

página, encontraremos las opciones de tamaño, márgenes, orientación, etc.
Para más opciones, seleccionamos en la parte inferior derecha la pequeña
flecha y nos abrirá una ventana emergente que nos dará más opciones de
configuración.

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 Alineación: En el menú de inicio, tenemos el submenú Alineación, donde

podremos determinar la alineación del texto dentro de las celdas, la sangría, si
combinamos celdas (es decir, juntamos dos o varias celdas y hacemos una
sola), etc. Tenemos la opción de seleccionar la flecha pequeña en la parte
inferior del submenú, que nos dará más opciones de configuración de
alineación.
 Número: En el menú inicio, podemos seleccionar que tipo de contenido tendrá
nuestra celda, columna, fila o todo el documento, según lo que se seleccione.
Tenemos opciones de poner moneda, porcentaje, texto, fecha, etc. Para más
opciones, seleccionar la flecha pequeña donde nos aparecerá una ventana
emergente.

 Formato condicional: En el menú inicio, en el submenú Estilos, podemos definir

formatos condicionales. Es decir, si la celda tiene determinado texto, numero o
condición, entonces, darle tal o cual formato. Seleccionamos Nueva Regla –
Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan. Luego
seleccionaremos la condición que debe cumplir la celda para tener el formato
que también seleccionaremos.

 Configurar fuente: En el menú inicio, en el submenú Fuente, podemos definir el

tipo de letra, el tamaño, el color, el color de la celda, etc. Si seleccionamos la
flecha pequeña en la parte inferior tendremos más opciones de edición.

 Ordenar: En el menú Datos, encontraremos el menú Ordenar y Filtrar.

Seleccionamos una columna o varias (tener en cuenta que se ordenarán las que
seleccionemos, entonces si tenemos datos como legajo y nombre y solo
ordenamos la del legajo, luego no coincidirán con el nombre), y seleccionamos
Ordenar. Nos abrirá una ventana emergente, donde podremos seleccionar los
criterios de orden, si es ascendente o descendente, si es por el valor de la
celda, el color, la fuente, etc.

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 Filtrar: En el menú Datos, encontraremos el menú Ordenar y Filtrar.

Seleccionaremos la fila de los títulos de nuestra plantilla de Excel y luego
apretaremos el botón Filtro. Esto nos dará la opción de filtrar los datos del
archivo, seleccionando por columna que valores deseamos ver. Se puede
seleccionar por color, texto, valores, etc.
 Revisión de ortografía: En el menú Revisar, tenemos el submenú Revisión,
donde podemos revisar la ortografía y gramática, encontrar sinónimos y
estadísticas del libro.

 Tabla dinámica: En el menú Insertar, en el submenú Tablas, tenemos la opción

de insertar una Tabla Dinámica. Si presionamos allí, nos saldrá una ventana
emergente para Crear una Tabla Dinámica. Seleccionamos allí el rango de filas y
columnas que utilizaremos y que contendrá los datos que deseamos mostrar en
la tabla. Por otro lado, nos da la opción de generar una hoja nueva para la tabla
o de posicionarla en alguna hoja ya existente.

Una vez generada la tabla, en el margen derecho nos aparecerá una

ventana con los campos de la tabla. Aquí configuramos nuestra tabla, que datos
van en las columnas, que datos van en las filas, y que datos vamos a calcular. Es
una tabla de doble entrada, por lo que, para cada dato de la fila y de la
columna, mostrara un valor.

Por ejemplo, si tenemos un listado de sueldos del año y queremos ver,

por empleado cuanto cobro por mes, seleccionaremos entonces en las filas los
empleados, en las columnas los meses del año y en valores pondremos los
sueldos.

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 Gráficos: En el menú Insertar, submenú Gráficos, tendremos la opción de

seleccionar un gráfico para insertar.
Seleccionamos “Grafico Dinámico” y nos da la opción de realizar solo el grafico
o un gráfico y tabla dinámica al mismo tiempo.
Si ya tenemos la tabla dinámica, no es necesaria esta opción.

Si no hemos seleccionado los datos con anterioridad de presionar la opción de

gráfico, podemos seleccionarla en donde dice “Seleccione una tabla o rango”.

Luego seleccionamos si queremos que nuestro grafico este en esta

misma hoja o en otra nueva.

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En ese momento nos va a generar una tabla y un gráfico. Debemos decir que tipo de
grafico queremos y que datos debe mostrar.

Si nos posicionamos sobre una tabla dinámica y presionamos para generar un

gráfico, nos tomara por defecto los datos de la tabla, dándonos a elegir el tipo de
grafico que queremos.

Seleccionamos el estilo que deseemos y presionamos “ACEPTAR”.

Si nos posicionamos sobre el grafico, nos aparecerán las solapas para edición del
gráfico. Allí seleccionamos la estética, los datos a mostrar, etc.

 Subtotales: En el menú Datos, en el submenú Esquema (puede variar según la

versión de Excel) tendremos la opción de insertar subtotales. En primera
instancia, nuestra tabla debe tener un orden (por legajo, por localidad, o por
los valores que se repitan y por los que queremos sacar subtotales).
Seleccionamos los datos y presionamos subtotales. Nos abrirá una ventana

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donde seleccionaremos el valor por el que se va a dividir, que hará (si sumara,
promediará, contará, etc.), y los valores.
Por ejemplo: Por cada Localidad, sumar los netos.

 V
a
l
i

dación de datos: En el
menú Datos, en el
submenú Herramientas de
datos, encontraremos la
opción Validación de datos. Aquí podremos generar listas desplegables para
que luego, en vez de escribir los datos a mano, puedan seleccionar una de las
opciones programadas.
Podemos seleccionar el origen de los datos o podemos escribirlos separados
por punto y coma.
Podemos poner un mensaje de entrada y un mensaje de error en caso de que
se escriba algo en la celda que no esta dentro del listado.

 Texto en columnas: Si tuviéramos una columna que tiene datos que queremos
tener en diferentes columnas, debemos seleccionar la columna que deseamos

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dividir, en el menú Datos, Submenú Herramientas de datos, seleccionamos

“Texto en columnas”.

Luego, seleccionamos que opción deseamos utilizar para separar. Si ponemos

“Delimitados” nos dará la opción de elegir, según que va a dividir (espacio, coma,
guion o lo que tengamos).

Y luego, nos dividirá

en tantas columnas como delimitaciones existan.

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Si seleccionamos “De ancho fijo”, nos dará la opción de marcar donde queremos
dividir el texto y en cuantas columnas lo queremos.

 Fórmulas básicas de Excel:

Tener en cuenta que la formula debe realizarse en la celda donde deseamos ver
el valor que se obtiene.
 Suma: Para sumar dos o más valores la fórmula es:
 =suma(celdas a sumar o rango de celdas). El rango de celdas se da
con “:”. Ej.: =suma(H2:M2).
 También podemos poner: +celda+celda+celda. Ej.: =+H2+I2+J2+K2.
 Otra opción es utilizar la suma automática. Seleccionamos en el
menú Inicio, submenú Edición el símbolo Σ que nos tomara
automáticamente los valores superiores en el caso de la columna o
los derechos en el caso de la fila. Se puede modificar el rango
seleccionado.

 Contar: Para contar dos o más valores.

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 =contar (celdas a contar o rango de celdas). El rango de celdas se da

con “:”. Ej.: =CONTAR(A2:A31).
 Concatenar: Para unir los valores de dos celdas en una.
 =concatenar (Celdas a unir) Se deben separar las celdas con “;”. Ej.:
=CONCATENAR(C2;B2).

 Promedio: Para obtener el promedio de dos o más valores.

 =promedio (Celdas a promediar o rango de celdas). El rango de
celdas se da con “:”. Ej.: =PROMEDIO (O2:O31)
 Buscarv: Esta fórmula se utiliza para vincular datos de dos tablas.
 Como primer paso, abrimos la fórmula: =buscarv(
 Como segundo paso, elegimos el valor de referencia o buscado, que
debe repetirse en ambas tablas, por ejemplo, un numero de Cuil,
DNI, legajo, nombre, etc. Deben estar escritos exactamente igual.
 Luego, elegimos la tabla de donde traeremos los datos.
 Luego, de que columna obtendremos los valores que mostraremos
en nuestra tabla original.
 Por último, un valor falso, en caso de no encontrar coincidencia. Por
lo general se coloca la palabra “falso”.
 Ej.: =BUSCARV(A2;Hoja4!$A:$E;5;FALSO)

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