NORMATIVIDAD Y MARCO JURIDICO

DEFINICION MARCO JUDIRICO

Conjunto de disposiciones, leyes, reglamentos y acuerdos a los que debe apegarse una
dependencia o entidad en el ejercicio de las funciones que tienen encomendadas.

ACUERDO 012 DEL 15 DE OCTUBRE DE 199: Por el cual se fija un plaso de seis meses para la
presentacion de las TRD de los organismos nacionales del orden central.

ACUERDO 1392 DE 1995: Se raglamenta la ley 80 de 1989 y se ordena la tranferencia de la

documentacion historica de los archivos de los organismos nacionales al archivo general de la
nacion a todos disposiciones.

LEY 599 DE 2000

Oblegatoriedad de las TRD sera obligatorio para las entidades del estado laborar y adoptar las
respectivas tablas de retencion documental.

-CIRCULAR 001 DE 2000 del AGN candelario para las presentacion de las TRD.

-CIRCULAR 039 DE 2002 seguia el procedimiento para la elabaoracion y aplicacion de las TRD.

-CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2009 del AGN denomina que no se han cambiado en metodologia
para la elaboracion, evaluacion y aplicacion de las TRD.

-CIRCULAR 035 DE 2009 DE LA PROCURADURIA DE LA NACION GENERAL DE LA NACION se solicita

a los gobernadores, alcaldes, personeros y gerentes de entidades desentralizadas adelantar las
gestiones pertinentes para ampliar en el menor tiempo lo preseptuado en la ley 594 de 2000.

Artículo 74: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los
casos que establezca la ley.
 Además de los preceptos constitucionales hay otras disposiciones legales vigentes que hacen
relación al manejo de los documentos y a las responsabilidades de los servidores públicos como:

Ley 80 del 22 de diciembre de 1989

: "Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones."

Decreto 1777 de 1990

. Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de 1990 expedido por la Junta Directiva del
Archivo General de la Nación, sobre adopción de sus Estatutos.

Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991

. Por el cual se fija un plazo de seis meses para la presentación de las Tablas de Retención
Documental de los Organismos Nacionales del orden central.

Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994

. Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.

Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995

. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación

histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan
otras disposiciones."

Acuerdo 08 del 18 de 0ctubre de 1995

de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la transferencia
de la documentación histórica de los Organismos del orden nacional al Archivo General de la
Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995."

Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995

de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la presentación
de la Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto
No. 1382 de 1995."
Acuerdo 12 de 18 de octubre de 1995

de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se modifica la Parte I del
Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos, Organos de Dirección,
Coordinación y Asesoría."

Ley 190 de 6 de junio de 1995

. Estatuto Anticorrupción. Artículo 27: "El Código Penal tendrá un artículo con el número 148A, del
siguiente tenor: Utilización indebida de información privilegiada. El servidor público o el particular
que como empleado o directivo

o miembro de una junta u organo de administración de cualquier entidad pública o privada que
haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones,
con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea una persona natural o jurídica,
incurrirá... "¨

Artículo 79: "Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario público obstaculice,
retarde o niegue inmotivadamente el acceso de la ciudadanía, en general, y de los medios de
comunicación, en particular, a los documentos que reposen en la dependencia a su cargo y cuya
solicitud se haya presentado con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley.

La decisión de negar el acceso a los documentos públicos será siempre motivada, con base en la
existencia de reserva legal o constitucional, o cuando exista norma especial que atribuya la
facultad de informar a un funcionario de superior jerarquía."

Ley 200 de 28 de julio de 1995. Código Disciplinario Único. Artículo 40 señala los DEBERES de los
servidores públicos:

Numeral 1. "Cumplir y hacer que se cumpla la Constitución, los Tratados Públicos ratificados por el
gobierno colombiano, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos Municipales, los Estatutos de la
Entidad, los Reglamentos, los Manuales de Funciones, las órdenes Superiores, cuando
correspondan a la naturaleza de sus funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las
convenciones colectivas y contratos de trabajo".

Numeral 5. "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo
o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción,
destrucción, el ocultamiento o utilización indebidos."
Numeral 24 "Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes
confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización."

El Artículo 41 señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos:

Numeral 7. "Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a cargo de los
servidores públicos o la prestación del servicio a que están obligados."

Numeral 9. "Omitir y retardar o no suministrar oportunamente respuesta a las peticiones

respetuosas de los particulares o solicitudes de las autoridades, retenerlas o enviarlas a
destinatario diferente la que corresponda cuando sea de otra oficina."

Numeral 16. "Causar daños o pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan
llegado a su poder por razón de sus funciones."

Ley 594 julio 14 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones".
DEFINICION MARCO JUDIRICO
 
Conjunto de disposiciones, leyes, reglamentos y acuerdos a los que debe apegarse una dependencia o entidad en el ejercicio de las funciones que tienen encome

ACUERDO 012 DEL 15 DE OCTUBRE DE 199: Por el cual se fija un plaso de seis meses para la presentacion de las TRD de los organismos nacionales del orden cent

ACUERDO 1392 DE 1995: Se raglamenta la ley 80 de 1989 y se ordena la tranferencia de la documentacion historica de los archivos de los organismos nacionales

         

      LEY 599 DE 2000

Oblegatoriedad de las TRD sera obligatorio para las entidades del estado  laborar y adoptar las respectivas tablas de retencion documental.

-CIRCULAR 001 DE 2000 del AGN candelario para las presentacion de las TRD.

-CIRCULAR 039 DE 2002 seguia el procedimiento para la elabaoracion y aplicacion de las TRD.

-CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2009 del AGN denomina que no se han cambiado en metodologia para la elaboracion, evaluacion y aplicacion de las TRD.

-CIRCULAR 035 DE 2009 DE LA PROCURADURIA DE LA NACION GENERAL DE LA NACION  se solicita a los gobernadores, alcaldes, personeros y gerentes de entida
preseptuado en la ley 594 de 2000.

Artículo 74: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

 Además de los preceptos constitucionales hay otras disposiciones legales vigentes que hacen relación al manejo de los documentos y a las responsabilidades de

Ley 80 del 22 de diciembre de 1989

: "Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones."

Decreto 1777 de 1990

. Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de 1990 expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sobre adopción de sus Estatutos.

Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991

. Por el cual se fija un plazo de seis meses para la presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales del orden central.

Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994

. Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.

Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995

. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo

Acuerdo 08 del 18 de 0ctubre de 1995

de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos del orden nac

Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995

de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental al Archivo General de la N

Acuerdo 12 de 18 de octubre de 1995

de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archi

Ley 190 de 6 de junio de 1995

. Estatuto Anticorrupción. Artículo 27: "El Código Penal tendrá un artículo con el número 148A, del siguiente tenor: Utilización indebida de información privilegia

o miembro de una junta u organo de administración de cualquier entidad pública o privada que haga uso indebido de información que haya conocido por razó
sea una persona natural o jurídica, incurrirá... "¨

Artículo 79: "Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario público obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso de la ciudadanía, en
 la dependencia a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley.

La decisión de negar el acceso a los documentos públicos será siempre motivada, con base en la existencia de reserva legal o constitucional, o cuando exista norm

Ley 200 de 28 de julio de 1995. Código Disciplinario Único. Artículo 40 señala los DEBERES de los servidores públicos:

Numeral 1. "Cumplir y hacer que se cumpla la Constitución, los Tratados Públicos ratificados por el gobierno colombiano, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdo
órdenes Superiores, cuando correspondan a la naturaleza de sus funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y contratos de tr

Numeral 5. "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, i

Numeral 24 "Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamen

El Artículo 41 señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos:

Numeral 7. "Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a cargo de los servidores públicos o la prestación del servicio a que están obligados."

Numeral 9. "Omitir y retardar o no suministrar oportunamente respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o solicitudes de las autoridades, retene

Numeral 16. "Causar daños o pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones."

Ley 594 julio 14 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".

NORMATIVIDAD Y MARCO JURIDICO

NORMATIVIDAD PARA LA ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION

LEY 594 DE 2000
ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retención documental. 
 DECRETO 2578
ArtIculo 22. Elaboracion y aprobacion de las tablas de retencion documental y las tablas de Valoracion documental.
ARTICULO PRIMERO ACUERDO No. 039
( OCTUBRE 31 DE 2002 )
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboraciOn y aplicacion de las Tablas de Retencion Documental en desarrollo del Articulo
24 de la Ley 594 de 2000 
ACUERDO 9 DE 1995
Por el cual se reglamenta la presentacion de las Tablas de Retencion Documental al Archivo General de la Nacion, ordenadas por el
Decreto 1382 de 1995, derogado por el Acuerdo 04 de 2013 
ACUERDO 4 TÍTULO I.
DISPOSICIONES GENERALES
ARTICULO 3°. EQUIPO INTERDISCIPLINARIO PARA SU ELABORACION.
Las tablas de retenciOn documental y las tablas de valoraciOn documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario
conformado por profesionales en diferentes disciplinas como la archivIstica, historia, derecho, AdministraciOn pUblica, ingenierIa
industrial, entre otras.
TITULO II
ELABORACION Y APROBACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL.
ARTiCULO 7°. FIRMAS RESPONSABLES. 
Las tablas de retencion documental y las tablas de valoracion documental deberan ser suscritas por el Secretario General o un
funcionario administrativo de igual o superior jerarquia y por el responsable del area de archivo y gestion documental de la respectiva
entidad
GRACIAS!!!
NORMATIVIDAD PARA LA ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION
PRESENTADO POR:
July Paola Duarte Solano
TERCERA ETAPA.
Elaboracion y presentacion de la Tabla de Retencion
Documental para su aprobacion
ARTICULO 4°. CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL.

La elaboracion de las tablas de retencion documental y las tablas de valoracion documental debera llevarse a cabo a partir de los
cuadros de clasificacion documental, siguiendo la estructura organicofuncional de cada entidad.
ARTICULO 5°. ELABORACION.

PARAGRAFO.
El Archivo General de la Nacion, podra complementar el instructivo de que trata el presente articulo a traves de guias e Instrumentos
que faciliten su aplicacion, de acuerdo con la evolucion de la funcion archivistica del Estado y la doctrina archivistica
.
ARTICULO 6: CRITERIOS PARA LA ELABORACION

A) IDONIEDAD

B) ANALISIS CONTEXTUAL

C) TRAZABILIDAD Y CONTROL

ARTiCULO 8°. APROBACION. 

Las tablas de retencion documental y las tablas de valoracion documental deberan ser aprobadas mediante acto administrativo
expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comite Institucional de Desarrollo Administrativo en
el caso de las entidades del orden nacional y por el Comite interno de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo
sustento debera quedar consignado en el acta del respectivo comite.

Más presentaciones de july paola duarte solano

 MANUAL DE ARCHIVO
 TRIPS

 DESARROLLO DEL EMBARAZO

Técnicas de archivo
1. 1. Prof. Yelitza Colmenárez
2. 2. LA OFICINA Es el sitio de trabajo, donde por lo general predomina la actividad
intelectual sobre la física. Dentro de la oficina El Oficinista Procesa opera el
OFICINISTA o información y se trabajador que también encarga también de: es
llamado “Empleado”.•Comunicar•Modificar•Archivar. Las Herramientas de trabajo mas
comunes son: Computadora. Teléfonos. Fotocopiadora. Mobiliarios. Artículos
de Escritorio. Gabinetes de archivos.
3. 3. ARCHIVO ARCHIVISTA Es un conjunto de documentos que contienen información
guardada ordenadamente para un propósito. Es la persona encargadadel archivo y de
archivar. ARCHIVADOR Es el gabinete o mueble destinado a salvaguardar o contener
los archivos.
4. 4. ARCHIVO Archivo Activo Archivo Inactivo o Muerto Es el que contiene Es aquel que
tiene undocumentos que son valor histórico y no esconsultados constantemente
necesario consultar condebido a que, contiene frecuencia.(Comprobasteinformación
que es requerida contables de años pasados,con frecuencia.(Facturas por
documentos de ex-cobrar, correspondencia, empleados, Documentosprestamos de
bancos). Legales).
5. 5. UNIDAD O ARCHIVO ARCHIVO VERTICAL: HORIZONTAL:Son muebles que Son
muebles queconstan de gavetas constan de divisionescolocadas una colocadas en
formaencima de otra, para horizontal, en algunosmantener en ella casos pueden
sercarpetas en posición abiertos o de puertasvertical. corredizas. TIPOS DE ARCHIVO
FICHERO EQUIPOSEs un mueble que ELECTRONICOS:consta de gavetaspequeñas,
en las Computador: Discocuales se colocan duro o fijo.fichas o tarjetas,
Cd.relacionadas con Pendrive.carpeta archivada. Teléfono Móvil.
6. 6. MATERIALES Y SUMINISTROS DE ARCHIVO
7. 7. MATERIALES Y SUMINISTROS DE ARCHIVO Se usan pa ra resguarda
documentos r los CARPETAS que se relac con un indiv ionen iduo, empre institución.
sa s o Puede ser tamaño carta de u oficio, esta una pestaña trae donde se esc el
encabezam riben iento o titulo . varias Son aquellas que tienen liegues,d ivisiones en
forma de p CARPETA ACORDEON ente o se clasifica numéricam O FUELLE archivo
alfabéticamente. Es un auxiliar. Son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y
8 por TARJETAS 5 pulgadas. Es un organizador de ficheros, facilita la ubicación de
carpetas, gavetas o archivadores.
8. 8. MATERIALES Y SUMINISTROS DE ARCHIVOBANDEJA DE Es un equip colocado
sob o que esESCRITORIO re el escritor colocan io, se corresponden recibidas, la cias
s enviadas que están y las a punto de despachadas. se r as que Son piezas metálic
sujetar los sirven para GANCHOS de las do cumentos dentro carpetas.
9. 9. MATERIALES Y SUMINISTROS DE ARCHIVO ncias Son listado s con refere b re e
l n umérica, soINDICES alfabética o ipo de contenido de cada equ archivo. Son etiqu
etas que los mate se adhierMARBETES riales (ca en a lugares ( rpetas) o gavetas)
que ha q p ar uedado a a indicar lo rchivado A-Z archivara o se .
10. 10. MATERIALES Y SUMINISTROS DE ARCHIVO te rial resisten n as d e mate de
material So n lami lase a la c as y establec e , in dic et(cartón) las carp vetas. o
enarchivad dentro de las ga icheros. GUIAS Y SUBGUIAS e s ivos yf division en Arch
uperior una  S e u sa n rte s en la pa tulo (Número, n Presenta arece el ti  p d).
donde a do, país, cuida pestaña bre, esta m letra, no Se util iza pa carpet ra a ha si
señalar que do ret GUIAS FUERAS (OUT) lugar. irada d una e su Facilit FUERA
carpet a la ub a , en icación ésta se el mom de la a devu ento q elta a ue corres su
luga pondie r nte.
11. 11. Alfabético NuméricoGeográfico Nombres por Cronológico asuntos
12. 12. •Orden Estricto•Secuencia•1era letra ysubsiguientes1er apellido2do apellido
Martinez Martinez, Ana Maria1er nombre2do nombreApellido de casada•1ero apellido
de sotera•Entre paréntesis la (De) Quintero, Maria Isabelpreposición (de)Apellido
compuestoPrecedido de De Sousa Mora, Virginia MariapreposiciónParte integral
delapellido
13. 13. Si no contiene nombrede persona Cafetería buenas tardes Clínica la bondadosa Si
el nombre de persona Almeida Sergio, Abasto forma parte de la Gutiérrez Pedro,
Librería denominación Si la denominación de la Cafetería 5 tazas organización
contiene Cafetería 33 números Las siglas C.A, S.A La pesca compañía Anónima
14. 14. . Falcón, Alfabéticamente Lara, Ordena, grupos Portuguesa Yaracuy Bancos –
nombres 230012 repetidos 230013 Cliente – numero Actas firmadas en algún año
15. 15. Nombre – IdentifiqueClasificar •Personal DirectivoDistribuye Material •Personal
AdministrativoArchiva •EstudiantesAlfabéticamente
16. 16. Recuerda:ARCHIVAR ES ORDENAR….