I.A.P.

de Ciencias Sociales
Carrera: Tecnicatura Superior en Administración y Gestión de
Instituciones Universitarias

Espacio curricular:
Taller Integrador III - Práctica Profesional
Docentes: Celia Galvalisi – Nicolás Beltramino

Área de trabajo:
Biblioteca Central “Ricardo Podestá”
de la Universidad Nacional de Villa María

Rosana Gamba – Leg. 24575

Villa María, febrero de 2018

Índice
Introducción...........................................................................................................................................4
Desarrollo...............................................................................................................................................4
Misión, visión y objetivos de la organización......................................................................................4
Estructura de la organización.................................................................................................................6
Motivación.........................................................................................................................................7
Participación.......................................................................................................................................9
Liderazgo............................................................................................................................................9
Comunicación...................................................................................................................................10
Cultura organizacional......................................................................................................................11
Relevamiento edilicio...........................................................................................................................12
Características y descripción de la planta física................................................................................12
Cantidad de personas ocupadas.......................................................................................................13
Capacidad instalada vs capacidad ociosa.........................................................................................14
Calidad y cantidad de tecnología utilizada.......................................................................................14
Volumen de actividad actual. Relación con capacidad instalada......................................................16
Diagnóstico de procesos...................................................................................................................18
Fortalezas y Debilidades del entorno de la Biblioteca..........................................................................20
Selección de problemática a resolver...............................................................................................23
Análisis de los procesos........................................................................................................................24
Identificación y secuenciación..........................................................................................................24
Aplicación de herramientas de calidad a los procesos.....................................................................25
Benchmarking...................................................................................................................................25
Alianzas............................................................................................................................................26
E-process..........................................................................................................................................26
Conclusiones del análisis......................................................................................................................27
Diagnóstico...........................................................................................................................................27
Justificación..........................................................................................................................................29
Proyecto de mejora a corto plazo........................................................................................................31
Manual de funciones............................................................................................................................31
1. Objetivo general:......................................................................................................................31
2. Objetivos específicos:...............................................................................................................31
3. Metodología.............................................................................................................................32
2
 4. Responsables............................................................................................................................32
3.1. Destinatarios.....................................................................................................................32
Implementación...................................................................................................................................33
Evaluación............................................................................................................................................34
1. Indicadores...............................................................................................................................34
Modelo de organigrama propuesto.....................................................................................................36
Manual de funciones............................................................................................................................37
Biblioteca Central Universidad Nacional Villa Maria............................................................................37
Proyecto de mejora a largo plazo.........................................................................................................47
Construcción de nuevo módulo arquitectónico para biblioteca...........................................................47
1. Objetivo general.......................................................................................................................47
2. Objetivos específicos................................................................................................................47
3. Metas para la puesta en marcha del proyecto.........................................................................47
0.2. Responsables....................................................................................................................47
0.3. Meta I. Ampliación Biblioteca Central Ricardo Podestá....................................................48
0.4. Meta II. Dictado de talleres de capacitación.....................................................................48
0.5. Meta III. Acompañar en el desarrollo de la Investigación.................................................48
0.6. Destinatarios del programa..............................................................................................48
Implementación...................................................................................................................................49
4. Análisis de Viabilidad:...............................................................................................................49
5. Presupuesto y Financiación......................................................................................................50
7.1. Inversión...........................................................................................................................50
7.2. Financiación:.....................................................................................................................50
Evaluación............................................................................................................................................50
2. Cronograma:.............................................................................................................................51
3. Indicadores...............................................................................................................................52
Bibliografía...........................................................................................................................................53
Anexo I.................................................................................................................................................55
Anexo II................................................................................................................................................59
Anexo 1 - Plano Biblioteca con espacio para ampliación......................................................................60
Anexo 2 - Presupuesto Obra.................................................................................................................61

3
 Introducción

El presente trabajo tiene por objetivo efectuar un análisis organizacional y de infraestructura

de la Biblioteca Central de la UNVM -dependiente de la Secretaría Académica del
Rectorado-, que se encuentra emplazada en el Campus de la UNVM en un edificio propio,
inaugurado en el año 2007.

Los métodos que se utilizarán para recabar información útil al diagnóstico y la toma de
decisiones serán la observación directa, entrevistas, encuestas, generación de ideas,
reglamentaciones y documentos escritos, como así también la observación del espacio y las
conductas.

En un principio se llevará a cabo un relevamiento de toda la información que se considere

pertinente a los fines de determinar qué acciones son las apropiadas para un óptimo
desarrollo del trabajo en la BCUNVM. Posteriormente se propondrá un proyecto con el fin de
sugerir mejoras de los procesos y metodologías de calidad que sean sostenibles en el
tiempo.

Estas innovaciones se plantean desde el posicionamiento de la gestión de la calidad total

que, según Álvarez, persigue la satisfacción de todos los agentes o stakeholders, a la vez
que “busca la excelencia mediante mejora continua de todas las actividades organizativas”
(Álvarez et al., 1999, p. 579).

Desarrollo

Misión, visión y objetivos de la organización

La Biblioteca Central, Hemeroteca y Documentación de la Universidad Nacional de Villa

María (BCUNVM) tiene como misión proveer servicios de calidad de información para la
generación y comunicación del conocimiento, en apoyo a las funciones sustantivas de la
Universidad (docencia, investigación y extensión).

Para cumplirla -según expresa el Manual de Misiones y Funciones de la UNVM- debe

valerse de sus espacios físicos y virtuales, y llevar a cabo los procesos de selección,
adquisición, inventariado, clasificación, organización, administración, recuperación, archivo y
conservación de las colecciones en los distintos soportes disponibles. Todos estos procesos
hoy se agrupan en tres, denominados: desarrollo de colección, procesamiento técnico del
material y atención al público.

4
La misión debe cumplirse siguiendo las teorías y técnicas más avanzadas y adecuadas de la
bibliotecología, archivología, museología y de gestión del conocimiento, generando a su vez
nuevos conocimientos en esas áreas disciplinares.

Son funciones de la Biblioteca Central “Ricardo Podestá”, según el Manual de Misiones y

Funciones de la UNVM:

 Asesorar al Secretario Académico del Rectorado en la formulación de las políticas

que se apliquen en el  ámbito de la Biblioteca Central y Hemeroteca.
 Asesorar al Secretario Académico del Rectorado en la formulación de los
reglamentos internos y generales de la Biblioteca, como así también de su manual
de procedimientos.
 Asesorar al Secretario Académico del Rectorado en la elaboración de las políticas de
intercambio interbibliotecario con otras Universidades, Instituciones educacionales de
otros niveles u otras Instituciones o entidades que posean bibliotecas.
 Dirigir y Supervisar las actividades realizadas por el personal de la Biblioteca Central
y Hemeroteca.
 Apoyar a los estudiantes en la localización y uso del material bibliográfico necesario
para el cursado de las materias.
 Entender en la realización de las tareas necesarias para la permanente actualización
de la Biblioteca.
 Entender en la administración de los recursos bibliotecarios, incluyendo los recursos
humanos, bibliográficos y no bibliográficos.
 Asesorar al Secretario Académico del Rectorado en el desarrollo de políticas de
archivo y administración de los materiales intelectuales y culturales no
administrativos generados en la Universidad o por personas o instituciones
distinguidas de la comunidad.
 Organizar cursos de formación de usuarios para estudiantes, docentes e
investigadores.
 Planificar, en coordinación con el Director del Instituto de Extensión, la realización de
actividades de extensión bibliotecaria y cultural.
 Efectuar el control de los socios y de los préstamos del material didáctico.
 Organizar los cursos y capacitaciones necesarias para mantener actualizado al
personal de la Unidad.

En cuanto a su visión, se ve a la BCUNVM, en el futuro, como una biblioteca universitaria

modelo para Argentina, Latinoamérica y el mundo, destacada especialmente en aquellas
disciplinas que le confieren una identidad diferenciada del resto de las universidades.

5
 Estructura de la organización

La organización universitaria a la que pertenece la Biblioteca Central se encuadra en el tipo

de organización que Mintzberg denomina “burocracia profesional”, en la cual se destaca la
normalización de habilidades profesionales y la participación de especialistas adoctrinados
en grado de controlar su propio trabajo.

No obstante, en la Biblioteca Central coexisten rasgos de la burocracia profesional y del tipo

“burocracia maquinal”, basado en normativa, reglas y comunicación formal, con
centralización del poder. Decimos que coexisten ambas tipologías debido a que se trata de
una organización joven y es en las de larga trayectoria en las que se afianza la rigidez de las
burocracias maquinales.

Los procesos centrales que se realizan tienen que ver con la selección, acondicionamiento,
clasificación y todo lo que implica la accesibilidad al préstamo del material bibliográfico y la
provisión para consulta in situ. Existen otros procesos que son de apoyo.

La figura 1 muestra el organigrama formal aprobado para la Biblioteca, donde se visualiza

que el cargo máximo es el de Director, seguido por el de Subdirector, de donde se
desprenden tres grandes áreas: Atención al público, Hemeroteca y Documentación y
Sistemas. No obstante, debe aclararse que, excepto el cargo de Director, los demás no se
encuentran efectivizados.

6
 Fig. 1

Motivación

Sobre la motivación del personal, uno de los factores de satisfacción en el trabajo que se
destacan es la estabilidad laboral para todos aquellos trabajadores que pertenecen a la
planta permanente de la Universidad. Otro incentivo lo constituye el pago del título, que
varía en función del nivel alcanzado. En este sentido, es importante destacar el hecho de
que la organización facilita a los trabajadores la posibilidad de capacitarse (por ejemplo, la
realización de la carrera objeto del presente trabajo fue posible para 5 trabajadoras de la
Biblioteca, constituyendo el área de la Universidad con mayor cantidad de personal formado
o en formación en este rubro específico). En materia de capacitación, no obstante, el
director reconoce que no se ha capacitado específicamente al personal en general para
realizar de manera efectiva y eficiente los procesos de Biblioteca, a la vez que en algunas

7
ocasiones se hace una elección arbitraria de quien tiene la posibilidad de capacitarse en los
temas específicos de las tareas diarias que se realizan.

Para indagar más sobre motivación se encuestó al personal siguiendo la teoría de los dos
factores de Herzberg que analiza el empleo en sí, por un lado, y el entorno o contexto de
trabajo, por otro (Gordon, 1997, p.124).

Los factores de mayor satisfacción fueron los vinculados al contexto de trabajo (factores de
higiene), con los que 57% se mostró satisfecho y 31% medianamente satisfecho. En
relación al empleo en sí, los factores son menos satisfactorios, con un predominio de
mediana satisfacción (38%) seguida de satisfacción (35%) y un 28% que percibe estos
factores como de insatisfacción. La tabla 1 permite notar que los factores motivacionales
específicos de mayor satisfacción son las condiciones de trabajo en lo concerniente a
mobiliario, infraestructura, elementos de trabajo y afines; las prestaciones, la seguridad
laboral, la remuneración, la posición o categoría y el trabajo significativo y desafiante, en ese
orden.

Los factores que denotan mayor insatisfacción son: las relaciones laborales, en primer lugar,
seguidas de las oportunidades de crecimiento y progreso, el reconocimiento de logros y el
sentimiento de realización. Según Chiavenato "a partir de la desmotivación por el trabajo, las
personas tienden a concentrarse en las reivindicaciones y en las expectativas de mejores
salarios y mejores condiciones de trabajo como un medio para compensar la insatisfacción y
el descontento con la tarea" (Chiavenato I., 2007, p. 201).

Tabla 1: Resultados de encuesta sobre factores de motivación (adaptado de Teoría de

Herzberg)

Medianamente
Factor de motivación Satisfecho satisfecho Insatisfecho

  Total % Total % Total %

Factores de higiene (el entorno)

Remuneración 5 50% 4 40% 1 10%

Posición / categoría 5 50% 4 40% 2 20%

Seguridad laboral 7 70% 3 30%   0%

Prestaciones (ej. salud, permisos,

subsidios, arreglos de horarios) 7 70% 3 30%   0%

Condiciones de trabajo (ej. mobiliario,

indumentaria, infraestructura) 8 80% 2 20%   0%

8
Políticas y prácticas administrativas 5 50% 4 40% 1 10%

Relaciones interpersonales 3 30% 2 20% 5 50%

  40 57% 22 31% 9 13%

Motivadores (el empleo)

Trabajo significativo y desafiante 6 60% 3 30% 1 10%

Reconocimiento de los logros 3 30% 4 40% 3 30%

Sentimiento de realización 3 30% 4 40% 3 30%

Oportunidad para crecer y progresar 2 20% 4 40% 4 40%

  14 35% 15 38% 11 28%

Participación

La participación de los empleados en las decisiones de la organización es bastante baja,

concentradas en su mayoría en la dirección. Se realizan reuniones de personal una vez al
año, lo que no ayuda al intercambio de ideas grupales. La efectivización de “reuniones
grupales productivas” fue otra de las sugerencias al mejoramiento de los procesos ofrecida
por los encuestados.

En tanto, no se consulta al personal con frecuencia, remitiendo nuevamente al dato brindado

por la encuesta de que sólo 30% del personal reconoce ser consultado sobre opiniones o
sugerencias para la toma de decisiones.

Liderazgo

El estilo de liderazgo se analizará tomando en cuenta la teoría de la ruta-meta, que es útil

para reflejar la complejidad existente en las organizaciones y las distintas situaciones por las
que atraviesan sus miembros (Gordon, 1997, p. 320).

Los resultados de la encuesta al personal de la Biblioteca revelan, en primer lugar, la

ausencia de unidad de mando, puesto que 70% afirmó recibir órdenes de más de una
persona. De la entrevista al director de la organización se entiende, además, que falta
claridad en la cadena de mando, factor motivado en parte por la coexistencia de dirigentes
“políticos” y de planta permanente en la estructura del Rectorado a la que pertenece la
Biblioteca. Desde la dirección se observa, además, una desconexión entre la Biblioteca y la
Secretaría Académica del Rectorado a la que pertenece, factor al que contribuye la distancia
geográfica entre ambos ámbitos.
9
Se identificaron distintos estilos de liderazgo: para el 70% del personal su líder se incluye en
la categoría de “dirigente”, quien indica a los subordinados lo que se espera de ellos, los
guía en las tareas que deben realizar y los capacita para hacerlo.

Un 70% también lo identificó con el estilo “apoyador”, que la teoría de la ruta-meta define
como quien manifiesta interés por el bienestar de sus subordinados, siendo amigable y
asequible.

El 30% considera que el líder es, además, “participativo”, de modo que los integra en la
toma de decisiones, les consulta opiniones y pide sugerencias. En este punto, entrevistado
el director, resaltó que sería importante lograr que las personas que atienden al público
puedan tomar decisiones respecto de cómo efectuar el trabajo, lo que él advierte impedido
por problemas de comunicación interna y falta de acuerdo entre el personal.

Sólo un 20% afirmó que el líder posee un estilo “orientado al logro”, que es quien ayuda al
personal a establecer metas en su trabajo y lo premia al cumplirlas.

Comunicación

La comunicación dentro de la Biblioteca fluye entre sus trabajadores y dirigentes tanto de

manera vertical como horizontal, y se evidencian canales formales e informales, verbales y
no verbales.

En lo que respecta a la comunicación con otras áreas de la Universidad, los miembros

advierten que es escasa la conexión con los Institutos Académico-Pedagógicos y el Instituto
de Investigación en asuntos como los registros de publicaciones -que no se realizan-, el uso
del repositorio digital y de las bases de datos científicas, ambas herramientas muy poco
utilizadas.

Encuestado el personal, se indagó sobre las habilidades y capacidades comunicacionales

individuales, involucrando como variables la credibilidad, exactitud, claridad, efectividad,
productividad, obtención del desempeño deseado, rol en los procesos y tareas, calidad, nivel
de tensión y respeto a la hora de comunicarse en el trabajo.

La autoevaluación arrojó que 50% se reconoce como un comunicador muy eficaz en sus
relaciones laborales; 30% como eficaz y 20% admite ser ineficaz.

Entre las sugerencias solicitadas en la encuesta, tanto para el mejoramiento de la

motivación en el trabajo cuanto de los procesos, los trabajadores aportaron que se requiere:
“más comunicación en el lugar de trabajo”; “mejor comunicación interna” “relación más fluida
con el área informática”, sumando una nueva dimensión cual es la comunicación con otros

10
sectores de la Universidad; y que el director pueda “dirigirse personalmente” en un trato más
directo con el personal.

Cultura organizacional

Siguiendo el método de las 7 dimensiones de la cultura organizacional propuesto por

Robbins y Coulter (2009), la observación directa, entrevista a directivo y los resultados de
encuesta al personal permiten concluir en que predomina la dimensión orientada a
resultados. La tabla 2 detalla la ponderación otorgada a cada dimensión.

Tabla 2: Dimensiones de la cultura (según Robbins y Coulter)

Dimensión Ponderación

Atención a los detalles Media - Baja

Innovación y toma de riesgos Media

Orientación hacia los resultados Alta

Orientación hacia las personas Baja

Orientación hacia los equipos Baja

Agresividad Baja

Estabilidad Media

Otras dimensiones de la cultura fueron relevadas a través de la encuesta al personal del

área, con calificación escalar de 1 a 10, siendo 1 la peor condición y 10 la mejor:

Conformidad: Pese a situarse dentro de una organización burocrática como la UNVM, la

conformidad no parece ser la característica de la Biblioteca, dado que 70% de los
encuestados calificó entre 1 y 5 el nivel de conformidad, priorizando la respuesta de que
puede hacer el trabajo como mejor le parezca, sin atenerse a demasiadas reglas,
procedimientos y políticas, ya que no se posee conocimientos acabados sobre cuál es la
función de cada puesto dentro de la Biblioteca. Este mismo concepto fue reforzado por el
director, quien confirmó la ausencia de procesos diseñados y escritos, en tanto que los
existentes fueron construyéndose en adaptación a las distintas situaciones por las que fue
atravesando la Biblioteca con el tiempo.

11
Clima de trabajo: 80% calificó entre 1 y 5 el clima, afirmando que es fácil de manipular,
afectando las relaciones entre los empleados. En este sentido, la investigación revela que
también existen alianzas y fracturas importantes en el ambiente laboral con antagonismos
entre turnos o áreas de trabajo.

Premios: 60% calificó entre 1 y 5, prefiriendo la respuesta de que los miembros son
ignorados, criticados o sancionados en la organización, en tanto que del 40% restante, 30%
entiende que los miembros son reconocidos y premiados en forma positiva y el resto no
contesta.

Claridad de la organización: el 60% califica este punto entre 1 y 5 al considerar que la

Biblioteca está desordenada, confusa y caótica. Entre 6 y 8 puntos le asigna el 30%
aproximándose a la respuesta de que está bien organizada, con metas claras y bien
definidas, y 10% no responde.

Liderazgo: 60% calificó entre 1 y 5 a esta dimensión, respuesta que indica que los
miembros están dominados y preferentemente prestan resistencia al liderazgo, mientras que
30% cree que el líder es aceptado y su liderazgo es premiado en base a la experiencia; 10%
no responde.

Del análisis de los elementos que la conforman, y considerándola en el contexto de la

cultura de la UNVM, la Biblioteca Central cuenta con una cultura débil, en la que no se
visualizan valores fuertemente arraigados y compartidos, y caracterizada de este modo por
tratarse de una organización pequeña y joven.

12
Diagnóstico de procesos

El personal también fue encuestado para conocer más sobre su percepción respecto de los
procesos, a saber:

Tabla 3: Resultados de encuesta sobre características de los procesos actuales

SÍ NO
Evaluación de los procesos
Frecuencia % Frecuencia %
Puedo identificar claramente los
procesos dentro de los que
participo en mi trabajo 9 90% 1 10%

Estos procesos siguen una

secuencia clara 8 80% 2 20%

Los procesos están descritos

identificando actividades,
métodos y parámetros 5 50% 4 40%

Cada proceso tiene un

responsable o “dueño” 6 60% 4 40%

El trabajo en equipo es
característico de los procesos 5 50% 4 40%

Existe interrelación fluida con

otras áreas vinculadas a los
procesos 7 70% 3 30%

El personal está capacitado

adecuadamente para realizar su
tarea 5 50% 5 50%

Se dispone de métodos para el

seguimiento, medición y mejora
de los procesos 3 30% 7 70%

Se toman medidas para reducir

o eliminar errores 7 70% 3 30%

Considero que es posible reducir

el tiempo dedicado a los
procesos 10 100% 0 0%

Se aplica control a los procesos

por parte de la dirección 7 70% 3 30%

13
Los recursos asignados a mi
trabajo son suficientes 10 100% 0 0%

El uso de los espacios es

adecuado para la eficacia de mi
trabajo 9 90% 1 10%

Existe capacidad ociosa o

recursos que podrían
reasignarse a otros procesos 7 70% 3 30%

En mi trabajo, advierto pasos

inútiles, duplicación o
superposición de tareas 5 50% 5 50%

Identifico necesidad de cambios

y/o de nuevas tecnologías en los
procesos 8 80% 2 20%

De la entrevista al director y el complemento de la encuesta al personal se concluye que:

 El personal dice tener claros los procesos en los que participa

 No todos los procesos siguen una descripción que permita identificar las actividades que
comprende, los métodos para realizarlas y los parámetros a seguir.
 Los procesos no siempre tienen un responsable o dueño, de manera que es posible que
más de una persona esté a cargo o que no se identifique responsable alguno.
 Sólo en la mitad de los casos se reconoce trabajar en equipo al desarrollar los procesos,
evidenciando un importante individualismo y/o falta de comunicación a la hora de realizar
las tareas.
 La relación con otras áreas vinculadas a los procesos no es lo suficientemente fluida.
 La capacitación específica para realizar las tareas no es suficiente, y sólo la mitad de los
encuestados considera que es adecuada.
 La mayoría entiende que no existen métodos para seguir, medir y mejorar los resultados.
 No siempre se toman medidas para reducir o eliminar los errores.
 La totalidad de los encuestados afirma que el tiempo que toma realizar los procesos
puede ser reducido.

14
 Fortalezas y Debilidades del entorno de la Biblioteca

FORTALEZAS:

 Personal de la Biblioteca competente y autor de contribuciones significativas para el

logro de la misión de la Institución
 Satisfacción laboral muy buena con respecto a la estabilidad laboral por ser personal
de planta permanente de la Universidad.
 La organización facilita a los trabajadores la posibilidad de capacitarse.
 Personal comprometido a realizar capacitaciones necesarias para su mejor
desempeño.
 El contexto de trabajo (factores de higiene) es favorable.
 Personal con estudios técnicos y universitarios específicos.
 Igualdad de participación por decisión de autoridades.
 Espacios accesibles para personas con discapacidad.
 Apoyo institucional.
 Capacidad de identificar y solucionar problemáticas comunes
 Espacio disponible para una posible ampliación.
 Disposición de presupuesto para la realización de capacitaciones.

DEBILIDADES:

 Falta de claridad de la unidad de mando.

 Falta de claridad en el diseño de las funciones.
 Ausencia de procesos diseñados y escritos.
 Falta de optimización de la organización funcional.
 Ausencia de Manual de funciones, a través del cual se ordene la labor del personal.
 Falta de definición de roles y responsabilidades.
 Tareas pendientes de realizar, como material sin registrar o inventariar (TFG,
donaciones, etc.)
 Problemas de comunicación interna y falta de acuerdo entre el personal.
 Capital de trabajo mal utilizado.
 Falta de organigrama homologado del Área
 Subutilización de los canales de comunicación
 El líder en pocas oportunidades ayuda al personal a establecer metas en su trabajo y
también en escasas ocasiones lo premia al cumplirlas.

15
  No se ha capacitado específicamente al personal para realizar de manera efectiva y
eficiente los procesos de Biblioteca.
 Insatisfacción en relación al trabajo.
 Insatisfacción en las relaciones laborales.
 Poca participación de los empleados en las decisiones de la organización.
 Escasas reuniones de personal, (una vez al año).
 Cultura débil, no se visualizan valores fuertemente arraigados y compartidos.
 Falta de trabajo en equipo.
 Falta de motivación en el personal Nodocente.
 Desconexión geográfica entre la Biblioteca y la Secretaria Académica.
 Espacio insuficiente para el crecimiento del Fondo de Biblioteca.
 Espacio insuficiente a la demanda de los usuarios.
 Falta de acceso al catálogo o fondo bibliográfico.
 Subutilización de los canales de comunicación.

OPORTUNIDADES:

 Crecimiento demográfico de la UNVM.

 Programa de movilidad de gestores, programa que le posibilita al Nodocente
participar de vivencias en otras Universidades del exterior en donde se produzcan
intercambios de experiencias y de modos de llevar adelante los procesos en cada
sitio.

AMENAZAS:

 Falta de presupuesto para las Universidades Nacionales y aplicación de recortes por

parte del Gobierno Nacional.
 Inviabilidad de la implementación por ausencia de presupuesto para cubrir las
categorías requeridas por el manual.
 Las decisiones políticas, que desde la gestión de la Universidad se considere
necesario o no la ampliación.
 Que se afecten espacios que comprometen el futuro desarrollo edilicio impidiendo
una futura ampliación.
 Tensiones con el gremio Nodocente ante la ausencia de personal con categorías
adecuadas para las funciones que se les asigna.

16
 Selección de problemática a resolver

Luego de observar el análisis FODA, se decide seleccionar como punto más importante a
resolver, la falta de claridad en el diseño de las funciones.

Para conocer las causas que inciden en la problemática, aplicamos el diagrama de Ishikawa,
y en base a ellas, se analizan posibilidades para solucionar dicho problema

Por razones de tiempo y extensión, se simplifica el diagrama reduciendo las causas a los
dos primeros niveles:

PERSONAL RECURSOS

Falta de
definición de Falta de
roles optimización de la
Desmotivado org. funcional
Capital de trabajo
mal utilizado Ausencia de Manual
La comunicación
de funciones
interna es
No hay dueño deficiente
de proceso Falta de
Organigrama
Capacitación Falta de acuerdo
insuficiente entre el Espacio insuficiente a
la demanda de
El Personal no usuarios
Escasas reuniones
participa en Falta de
entre personal
las decisiones claridad en el
diseño de las
Insatisfacción Poca Falta de Líder no funciones
en las satisfacció claridad en establece metas
relaciones n en el la unidad
laborales puesto de mando
Ausencia
Baja del líder
Bajo
posibilidad
reconocimient
de
o de logros Falta de
coordinación
MOTIVACIÓN LIDERAZGO

Figura 5: Aplicación de diagrama de Ishikawa a la problemática

seleccionada

17
 Análisis de los procesos

Identificación y secuenciación

Dentro del macroproceso de proveer información de apoyo a la docencia, la investigación y

la extensión en la UNVM, se determinaron en la Biblioteca Central un total de 6 procesos: 4
centrales y 2 de apoyo, los que se enuncian a continuación:

Procesos centrales

1. Desarrollo de colección
2. Procesamiento técnico del material
3. Atención al público
4. Gestión personalizada de usuarios
5. Creación de propiedad intelectual, ISBN y afines
6. Transferencia de material a sedes
7. Préstamos interbibliotecarios
8. Promoción de productos

Procesos de apoyo

9. Gestión del personal (administración y capacitación)

10. Administración presupuestaria
11. Asistencia técnica informática
12. Encuadernación y restauración de materiales
13. Compras
14. Mantenimiento edilicio
15. Limpieza

Analizando las causas en su conjunto, advertimos que se intensifica la problemática

relacionada a las funciones que cumple cada integrante del equipo. Por eso consideramos
tomar como propuesta de base el Modelo de las Características de Trabajo (MCT)
desarrollado por J. Richard Hackman y Greg Oldham, los cuales proponen que cualquier
trabajo puede describirse en término de cinco dimensiones laborales fundamentales:
variedad de aptitudes, identidad de la tarea, significancia de la tarea, autonomía y
retroalimentación (Robins, Judge, p. 215).

Combinando las tres primeras dimensiones, Robins y Judge, aseguran que se unen para
crear un trabajo significativo: la persona lo verá como un trabajo valioso y compensador.
18
También quienes poseen autonomía, desarrollan sensación de responsabilidad personal por
los resultados, además, que si un trabajo proporciona retroalimentación, se sabrá con qué
eficacia lo ejecutan.

Los autores continúan explicando que desde el punto de vista de la motivación, el MCT dice
que se obtienen recompensas internas cuando los individuos aprenden (conocen los
resultados) que ellos en persona (experimentan responsabilidad) han realizado bien una
tarea a su cargo (les resulta significativa). Cuanto más se presenten estos estados
psicológicos, mayores serán la motivación, el desempeño y la satisfacción de los
empleados, y menor el ausentismo.

De acuerdo al MCT y a las ideas analizadas anteriormente, se detalla el plan de

implementación y control que podrá ser ejecutado bajo la supervisión del Director de la
Biblioteca.

Aplicación de herramientas de calidad a los procesos

Habiendo realizado una primera aproximación a las características de la organización en

estudio, se concluye en que es factible -y necesario- el mejoramiento de los procesos, en
especial aquellos que demuestran mayor demora y que son los vinculados al manejo del
material. La aplicación de la filosofía de la calidad total es viable, además, en la totalidad de
los procesos, incluyendo los más ágiles relacionados con la atención al público. Una
fortaleza que debe destacarse es la declaración del director del establecimiento de contar
con la intención de certificar ISO 9001, proyecto que años atrás se emprendió pero luego no
fructificó. Pero para lograr un mejoramiento en los procesos es sumamente necesario contar
con un Manual de Funciones, ya que es poco probable llegar a un nivel de calidad total si los
responsables de cada uno de esos procesos no tiene claro cuáles son las funciones
específicas de su puesto, aparte esta falta abona la división de labores, en muchas
ocasiones, de manera arbitraria, produciéndose un desgaste de tiempo y una superposición
de tareas.

Benchmarking

Una de las herramientas de la calidad total útiles y factibles de aplicar en esta organización
es el benchmarking. Actualmente y de manera no sistemática, la dirección realiza
observación y seguimiento del comportamiento de otras bibliotecas referentes en materia de
calidad, como es el caso del sistema de repositorio de la Universidad Liege de Portugal,
altamente valorado por sus docentes que son sujetos de premios por sus publicaciones en

19
ese espacio. Instituir este aprendizaje de los mejores es, entonces, una alternativa que
puede aplicar la Biblioteca de la UNVM.

Alianzas

Otra alternativa consiste en la posibilidad de realizar alianzas. Para el caso de la Biblioteca,

una de las opciones consiste en el intercambio de personal y de capacitadores con otras
universidades del país y extranjeras, a fin de que el personal pueda adquirir conocimientos
específicos sobre bibliotecología y actualizarse en nuevas tendencias. Es pertinente
destacar que la UNVM cuenta con un programa de movilidad de gestores en el seno de la
Secretaría de Internacionalización, por la que personal administrativo local reside un periodo
de entre 10 y 15 días en una universidad extranjera con la que existe convenio, a la vez que
se propicia la aplicación de pares foráneos a becas para efectuar similar experiencia en la
UNVM. Incluir a la Biblioteca en esta dinámica contribuiría al desarrollo de la calidad en los
procesos.

E-process

Esta herramienta facilita la fluidez de los datos, ayuda a eliminar las tareas repetidas, a
normalizar los procesos y automatizarlos, aumentando la productividad. Siguiendo la
clasificación de Agudelo y Escobar (2008), se describen a continuación las capas de la
plataforma informática con que cuenta la Biblioteca Central:

1. Infraestructura: Se compone de un servidor que es común para toda la UNVM; la red

corporativa o intranet que es compartida por las distintas unidades de la Universidad;
un servidor de correo electrónico para comunicación interna y externa; las PCs y el
hardware ya mencionado anteriormente; antivirus; sistema de copias de seguridad;
sistema de telecomunicaciones; página web de la UNVM desde donde se accede al
catálogo de la Biblioteca; sistema de gestión bibliotecaria PMB al que el personal
tiene diferentes accesos dependiendo su función, con permisos de usuario; accesos
a la web pública (extranet).
2. Transaccional: Operaciones cotidianas como registro de préstamos, renovaciones,
devoluciones. Carga de usuarios nuevos. Modificaciones y actualizaciones a los
perfiles de los usuarios.
3. Estratégica: Planillas con datos de material consultado, material no devuelto,
solicitudes de los usuarios e información afín que sirve para la toma de decisiones.
4. Colaboración: Interacción con clientes, por ejemplo, recepción de sugerencias del
usuario a través del servicio de catálogo online, y con proveedores, por ejemplo,

20
 Sistema Académico de Alumnos, Sistema Pilagá para operaciones del área
económica.

Una de las expresiones del E-process es el e-commerce, una de las herramientas que se
propone implementar y/o mejorar en algunos casos, a fin de brindar un servicio de mayor
calidad. Se trata de una clave para la mejora de algunos de los procesos, tal como se
analizará más adelante, y que abarca:

 Catálogo en línea
 Comparación de servicios (por ejemplo, préstamos)
 Configuración de pedidos (por ejemplo, colocación de palabras claves por parte del
usuario para armar sus propias listas de material informativo)
 Seguimiento de consultas del cliente
 Manejo de devoluciones
 Manejo de problemas
 Actualizaciones de perfil a cargo del usuario

Conclusiones del análisis

Del análisis de los datos relevados en materia de procesos dinámicos y cultura

organizacional se desprende la importancia de mejorar o reforzar los siguientes aspectos
dentro de la organización:

 Claridad en la cadena de mando

 Unicidad en el mando
 Establecimiento de metas claras susceptibles de ser logradas
 Capacitación del personal para los procesos específicos
 Concesión de mayor participación del personal en el proceso de toma decisiones
 Implementación de incentivos y premios al equipo en el logro de metas
 Búsqueda de opciones para el crecimiento y la realización personal
 Claridad en los canales de comunicación horizontales y verticales
 Acciones para mejorar la comunicación, mayor comunicación interna
 Realización de reuniones de personal productivas
 Acciones para mejorar de las relaciones interpersonales

21
 Diagnóstico

Partiendo del análisis de la realidad y de las estadísticas vigentes se observa que el

volumen de actividad supera a la capacidad instalada con la actual distribución de recursos
y funciones.

Al no contar con un Manual de funciones, se dan situaciones de duplicación de tareas,

subutilización del tiempo y del recurso humano, lo que ocasiona también conflictos internos
ya que se le otorga tareas de mayor importancia a personal que no es de planta o existe
desconocimiento, en muchos casos, del rol de cada puesto de trabajo dentro de la
organización. Estas situaciones de desequilibrio en la carga del trabajo dan pie a que se
presenten situaciones de desigualdad, lo que lleva a la desmotivación del personal afectado.

Por consiguiente se hace más complejo el desarrollo de una estrategia de trabajo al no estar
delimitadas con claridad las funciones de cada uno de los integrantes del plantel, tornándose
más difícil establecer una estructura organizativa.

Además, el espacio físico con el que cuenta la Biblioteca ya no logra dar una respuesta
óptima a los requerimientos, y la insuficiente infraestructura, para el uso compartido, obliga a
los usuarios a la búsqueda de sitios alternativos, que son hallados en el comedor
universitario, la cantina, el hall de ingreso al módulo áulico, aulas o espacios al aire libre.

Asimismo se detecta que para el almacenamiento de libros y equipos informáticos es

necesario hacer cambios ya que el crecimiento natural de las colecciones provoca una
saturación de los espacios disponibles para el guardado, debiendo en primer lugar aumentar
la cantidad de estanterías en un espacio que no admite mayores modificaciones sin
convertirlo en inaccesible.

El almacenamiento de libros se ha tornado dificultoso puesto que las estanterías están

saturadas y se debe guardar material en un archivo externo, comenzando un proceso de
deterioro al no estar ubicados en un sector estratégico para su conservación, complicándose
además la búsqueda de los mismos.

También se considera la participación del usuario de la biblioteca, que alega pérdida de

tiempo en la entrega, falta de documentos a disposición, entrega no realizada en el día por
no poder acceder el bibliotecario al ejemplar, sino que debe esperar hasta el día siguiente
para retirarlo, esta situación en muchos casos se ve agravada por el hecho de que la UNVM
cuenta con un número significativo de estudiantes o docentes con domicilio fuera de la
ciudad.

Por lo tanto es importante acentuar que la BCUNVM tiene dos aspectos a mejorar. Esta
propuesta contempla un plan a corto plazo y que no requiere de mayores erogaciones y es
22
la implementación de un Manual de Funciones que permita lograr un ordenamiento en la
labor diaria de cada uno de los trabajadores de manera que sea clara la delimitación de su
función y rol a cumplir dentro de la Organización, ya que se advierte una fuerte necesidad de
rediseño de puestos para lo que es imprescindible el Manual de funciones.

Por otra parte y a largo plazo, teniendo en cuenta el relevamiento del espacio físico de la
Biblioteca, en donde se visualiza que el espacio ya no da respuesta a los requerimientos
necesarios para realizar las distintas funciones de una manera óptima, se hace necesario
dar respuesta a esta problemática de la infraestructura edilicia.

Es por ello que se considera sumamente importante comprometer a las autoridades de la

UNVM a que realicen todo lo que esté a su alcance a fin de conseguir los medios necesarios
para contar con un presupuesto que dé respuesta a la necesidad de llevar adelante una
ampliación del edificio existente.

Justificación

Teniendo en cuenta la Misión y la Visión de la UNVM consideramos que la Biblioteca debe

ser un engranaje vital, formando parte de los avances de la Universidad. La incorporación de
nuevas carreras, el crecimiento de la matrícula año tras año, la apertura de posgrados, el
incremento de grupos de investigación, etc. hacen necesario que la Biblioteca esté a la
altura de estos avances.

Por lo tanto es necesario que el trabajo que allí se desarrolle sea llevado a cabo en el marco
de una correcta organización para que llegue a los usuarios un producto de calidad.

Para contar con excelentes resultados es necesario que el proceso de transformar la

información que es allí seleccionada, adquirida, procesada, almacenada y distribuida transite
el mismo camino de calidad, difícilmente se arribe a resultados óptimos si el camino
recorrido no lo es.

Luego haber realizado un profundo análisis, se puede afirmar que es sumamente necesario
contar a corto plazo con un Manual de funciones, que constituye una herramienta
fundamental para el desarrollo de una cultura organizacional enmarcada en los valores de la
institución.

A largo plazo la propuesta es la ampliación del edificio de la Biblioteca, es indispensable que

la misma cuente con un nuevo módulo que permita un desarrollo más apropiado y un diseño
que se ajuste a las necesidades que tiene la Biblioteca en la actualidad. El espacio debe
acompañar el crecimiento natural de las colecciones, como así también el incremento de
usuarios y servicios. Por otra parte sabemos el lugar preponderante que le otorga la UNVM
23
a la investigación, es por ello que desde la Biblioteca busca acompañar, no solo proveyendo
información especializada para investigación, sino también ofreciendo espacios pensados
para tal fin, salas insonorizadas para quienes necesiten lograr una mayor concentración en
sus estudios, creando un espacio de silencio y tranquilidad, ideal para quienes necesiten
abordar sus estudios en un ambiente tranquilo, ajeno a los ruidos y la distracción. Una sala
parlante que disponga de una superficie que dé respuesta a los requerimientos diarios los
cuales se han visto incrementados en los últimos años debido a una mayor afluencia de
alumnos, box de estudio para los grupos que permita una conversación en voz moderada,
con la ampliación se logrará una mayor superficie para los puestos de consulta de internet y
toda la remodelación tendrá las mismas características al edificio existente, para continuar la
línea arquitectónica. Al contar con más espacio de almacenamiento, sería posible convertir a
las estanterías en accesibles bajándoles la altura, de esta manera los usuarios que utilizan
sillas de ruedas o usuarios de talla baja, o con movilidad reducida no necesitarían de ayuda
para alcanzar el material.

La Biblioteca debe proporcionar los recursos y el apoyo que los usuarios necesitan para
poder localizar, seleccionar y recuperar la información existente en la misma o en otros
centros externos por medio de redes informáticas y disponer del apoyo técnico para el
correcto funcionamiento de esta tecnología, todo esto debe acompañarse con un trabajo
organizado y una estructura edilicia que esté a la altura de los requerimientos actuales de la
UNVM, que ve incrementada, año tras año, su matrícula considerablemente.

De esta manera, la Biblioteca, asumirá el papel central y vital que el Estatuto de esta
Universidad le otorga en la consecución de sus objetivos y en su apoyo activo para con la
comunidad regional que la alberga.

24
 Proyecto de mejora a corto plazo

Manual de funciones

Una función es un conjunto de tareas o de obligaciones ejercidas de manera sistemática o

reiterada por el ocupante de un puesto. Pueden realizarse por una persona que, sin ocupar
el puesto, desempeñe provisional o definitivamente una función. Para que un conjunto de
obligaciones constituya una función es necesario que haya reiteración en su desempeño
(Chiavenato I., 2007, p. 203).

El Manual de funciones sistematiza la información sobre distintos aspectos organizacionales

que se necesitan para la ejecución de labor diaria. En este se describen las funciones,
atribuciones y responsabilidades que cada cargo tiene asignadas, y sirve como herramienta
para analizar y corregir los resultados obtenidos según los objetivos planteados.

El manual de funciones de la BCUNVM es indispensable para el correcto desarrollo de los

procesos técnicos y servicios, ya que el personal debe estar sujeto a normas y
procedimientos ya establecidos, para que no se produzca duplicación en las tareas,
malgasto de material, subutilización del tiempo y del recurso humano que traen aparejados
en muchas ocasiones conflictos internos.

El manual ayudará a coordinar las actividades entre los diferentes sectores de la biblioteca,
logrando un ordenamiento en los procesos. La distribución orgánica que se plantea define
las categorías que le corresponde a cada empleado de acuerdo con el nivel de preparación,
al momento de designar funciones.

1. Objetivo general:

 Establecer lineamientos normativos en los procesos y servicios de la Biblioteca con

el fin de brindar un servicio apropiado y de alta calidad.

2. Objetivos específicos:

 Garantizar que todos los cargos de planta permanente de la Biblioteca cuenten con
funciones específicas sobre la labor a desarrollar.
 Incrementar la productividad del servicio, disminuyendo el nivel de demoras en el
procesado de la información en sus distintos soportes.
 Disminuir los errores en los procesos técnicos.

25
  Optimizar el proceso de atención a los usuarios que soliciten sus servicios de
Información.
 Documentar las políticas de tal manera que permitan ser consultadas por el personal
de la Biblioteca y tener un respaldo de las normas existentes.
 Aumentar la efectividad del personal a través del conocimiento acabado de las
funciones propias del cargo.

3. Metodología

Para la confección de este Manual se partió de las entrevistas al Director de la BCUNVM y

otros responsables de distintas tareas dentro del área. En las reuniones con el Director se
advirtió la necesidad de un ordenamiento en el trabajo diario y se acordó la realización del
Manual de funciones y un Organigrama.

La propuesta contempla cinco perfiles: Director General, Subdirector de la Biblioteca (Cat. 1,

2 y 3 correspondientes al tramo mayor), Coordinador de Servicios Técnicos y Personal
Técnico (Cat. 4 y 5 correspondientes al tramo intermedio) y Personal de Apoyo Auxiliar (Cat.
6 y 7 correspondientes al tramo inicial), para esta división de categorías se tuvo en cuenta el
Convenio Colectivo para el sector Nodocente de las Universidades Nacionales (366/06).

4. Responsables

 Secretario Académico  Rector

 Director de la Biblioteca  Consejo Superior

3.1. Destinatarios

Actores involucrados y destinatarios directos

Este proyecto contempla como destinatarios al personal de planta que desempeña sus
tareas dentro de la BCUNVM.

26
 Implementación

Al comienzo del proyecto se establecerá un corto plazo (1 a 3 meses) para

definir los objetivos y la estrategia a cumplir.

Se realizarán las consultas, que estarán a cargo del Director y el personal

Preparación del Proyecto de la Biblioteca, se dividirá el trabajo por responsabilidades y
compromisos, luego se elaborará un informe sobre las tareas y procesos
que se realizan diariamente.

El Director, en caso de creerlas necesarias, realizará consultas externas.

En una segunda etapa, (2 a meses)se relevará y analizará la información

obtenida.
Ejecución del Proyecto Se procederá a la confección del mismo (4 meses), el cual estará a cargo
del Director y el personal de la Biblioteca, La forma de verificación es por
monitoreo continuo sobre los procesos de elaboración de dicho manual.

En la última etapa(9 a 12 meses), se establecerá el comienzo de uso del

Manual, se planteará un seguimiento del proyecto que servirá de control
Operación del Proyecto
para evaluar resultados, planteando las correcciones pertinentes en caso
que las hubiere, mediante la toma oportuna de decisiones.

1. Análisis de Viabilidad:

El Proyecto al tener un bajo grado de amenazas, según el análisis FODA, posee un alto
potencial para ser desarrollado con éxito. Por otra parte, no necesita de un presupuesto
específico para ser llevado a cabo y asegurar el cumplimiento de sus metas y objetivos
propuestos.

2. Presupuesto y Financiación

La implementación del proyecto no tiene costo directo, ya que para realizarlo se cuenta con el
recurso humano dentro de la Biblioteca misma.
 Evaluación

El fin de este proyecto es contribuir a mejorar las condiciones de trabajo de la biblioteca. Al

finalizar el mismo, se logrará el ordenamiento de las tareas diarias, eliminando su
duplicación, la sobrecarga y la subutilización del tiempo. Esto transformará la tarea diaria en
eficaz y eficiente. El ordenamiento de las habilidades, técnicas y conocimientos,
características agrupadas bajo la Función del puesto de trabajo, posibilitarán que el personal
de la Biblioteca trabaje de una manera ordenada, cumpla así las metas y objetivos del Área,
logre también un mayor bienestar que sume a la motivación de cada integrante de la
Biblioteca y minimice los conflictos internos.

1. Indicadores

NIVEL INDICADORES METAS

FIN: Avanzar en la 75% de los trabajadores de En el corto

confección del Manual la Biblioteca tienen claridad plazo (6
de funciones de la respecto de sus tareas en el meses), lograr
BCUNVM puesto. que un 60%
obtenga mayor
claridad de la
función que
cumple.

A los 12 meses
lograr que el
95% tenga en
claro su
función.

PROPÓSITO: mejorar Al finalizar la A los 12 meses

la labor diaria y implementación del lograr que el
potenciar el trabajo de proyecto, el 65% del 95% manifieste
los bibliotecarios, personal manifiesta que alta
está muy satisfecho, ante la satisfacción.
logrando de esta manera
pregunta ¿en qué medida te
cumplir con los objetivos
28
establecidos. encontrás satisfecho sobre
la claridad de las funciones
a cumplir?.

ACTIVIDADES Elaboración del proyecto

Cronograma de avance de
la distintas etapas de la
elaboración del mismo
Ejecución de la obra
Finalización - Recepción y
uso del mismo

29
Modelo de organigrama propuesto

30
 Manual de funciones

Biblioteca Central Universidad Nacional Villa Maria

Unidad: Dirección General de Biblioteca, Documentación y Archivo

Cargo: Director general

Formación Académica: Lic. en Bibliotecología o Profesional en Ciencias de la Información

y la Documentación

1. Función general:

Dirigir, supervisar y coordinar todas las actividades y al personal de Biblioteca a su

cargo. Colaborar con sus superiores en la fijación de políticas, métodos y
procedimientos de trabajo.

2. Funciones especificas:
1.
2.
2.1. Asesorar al Secretario Académico del Rectorado en el desarrollo de políticas de
archivo y administración de los materiales intelectuales y culturales no
administrativos generados en la Universidad o por personas o instituciones
distinguidas de la comunidad.
2.2. Asesorar al Secretario Académico del Rectorado en la formulación de los
reglamentos internos y generales de la Biblioteca, como así también de su manual de
procedimientos.
2.3. Asesorar al Secretario Académico del Rectorado en la elaboración de las políticas de
intercambio interbibliotecario con otras Universidades, Instituciones educacionales de
otros niveles u otras Instituciones o entidades que posean bibliotecas.
2.4. Planificar, en coordinación con el Director del Instituto de Extensión, la realización de
actividades de extensión bibliotecaria y cultural.
2.5. Colaborar con los objetivos de la Universidad y trabajar para conseguir su
consecución.
2.6. Potenciar el liderazgo participativo y el trabajo en equipo, propendiendo a lograr un
buen clima laboral a través de la motivación y satisfacción del personal, en donde se
valore la singularidad y las aspiraciones individuales a la vez que se potencia el
capital intelectual de la organización.

31
 2.7. Crear sinergias con los demás servicios universitarios participando o promoviendo
proyectos transversales de o para la institución.
2.8. Optimizar el gasto en adquisiciones de recursos de información, haciendo estudios
de uso y compartiendo recursos.
2.9. Concebir un sistema global de almacenamiento de la información que responda a la
política general de la Universidad (portal documental, repositorio, sistema de
información institucional, página web).

3. Responsabilidad en el manejo de:

3.
3.1. Dinero
 Refrendar pedidos y órdenes de compra
 Ejecutar el presupuesto del Centro de Biblioteca, Documentación y Archivo
 Elaborar proyectos para invertir en el área
3.2. Personal:
 Promover el trabajo en equipo
 Coordinar el trabajo de la Biblioteca, el Centro de Documentación y el Archivo de la
UNVM

Cargo: Subdirector de Biblioteca Central

Formación Académica: Lic. en Bibliotecología o Profesional en Ciencias de la Información

y la Documentación

1. Función general:
Coordinación y ejecución de las actividades programadas por la Dirección de la
BCUNVM, así como la colaboración con el mismo en la fijación de métodos y
procedimientos de trabajo.

2. Funciones especificas:
2.1. Distribuir las funciones y actividades que deben realizar los diferentes grupos que
conforman la unidad.
2.2. Elaborar el reglamento de préstamos y demás servicios que brinda la Biblioteca.
2.3. Coordinar y supervisar la prestación del servicio por parte de las bibliotecas ubicadas
en las distintas sedes de la UNVM.
2.4. Velar porque los sistemas y procedimientos existentes sobre el manejo,
conservación, préstamo, devolución de libros y documentos se implementen
adecuada y eficientemente.

32
2.5. Diseñar, desarrollar y evaluar el sistema de gestión de la calidad de la biblioteca.
2.6. Entender en la administración de los recursos bibliotecarios, incluyendo los recursos
humanos, bibliográficos y no bibliográficos.
2.7. Identificar los puntos fuertes y débiles de la organización, de un producto o de un
servicio, estableciendo y utilizando indicadores.
2.8. Concebir y gestionar colecciones virtuales y garantizar el acceso.
2.9. Definir y controlar una política de adquisición de documentos, que incluya la política
de intercambios y donaciones.
2.10. Elaborar, argumentar y supervisar la puesta en práctica de un presupuesto.
2.11. Establecer e implementar los mecanismos adecuados para canalizar las sugerencias
y opiniones emitidas por los diferentes estamentos universitarios sobre las
necesidades en cuanto a material bibliográfico y servicios de información.
2.12. Organizar la información recibida mediante el uso de gestores bibliográficos,
marcadores sociales, etc.
2.13. Recoger y analizar los datos estadísticos sobre acceso electrónico a la información y
hacer propuestas y planes de actuación, así como acciones de marketing.
2.14. Analizar en cada caso la forma de adquisición más adecuada compra en Internet,
suscripción impresa o electrónica, préstamo, alquiler, subvención, depósito, licencia,
etc.
2.15. Mantener alianzas, participar de consorcios y redes de bibliotecas y colaborando en
los grupos de trabajo que atienden a sus fines.
2.16. Aumentar el posicionamiento de la biblioteca dentro de la institución proporcionando
valor añadido a los proyectos.
2.17. Velar por el cumplimiento de los programas y planes de trabajo de la biblioteca
Central y de las bibliotecas de las sedes que la poseen.
2.18. Organizar cursos de formación de usuarios para estudiantes, docentes e
investigadores.
2.19. Orientar a los interesados en la investigación velando por la efectividad del servicio
de préstamo de publicaciones.
2.20. Impartir cursos para los alumnos de postgrado y doctorandos con el fin de apoyarles
en la realización de sus primeras investigaciones, acerca de las fuentes de
información de su área, estilos de citación, etcétera.
2.21. Apoyar y ayudar a los investigadores en el archivo y difusión en acceso abierto de
sus resultados de investigación.
2.22. Conocer los recursos de información destinados a los investigadores y facilitar su
utilización entre la comunidad investigadora, en función de las distintas necesidades.

33
 2.23. Diseñar y desarrollar un plan de formación para el personal de la biblioteca que
despliegue las competencias necesarias para cada perfil profesional y así mantener
actualizado al personal de la Unidad.
2.24. Rendir informes periódicos a la dirección sobre la marcha de los programas,
2.25. Cumplir las demás funciones inherentes al cargo y las que le asigne su jefe
inmediato.

3. Responsabilidades

3.1. Dinero
 Refrendar pedidos y órdenes de compra
 Ejecutar el presupuesto del Centro de Documentación
 Elaborar proyectos para invertir en el área

3.2. Personal:
 Supervisar el trabajo asignado al personal de la Biblioteca.
 Promover el trabajo en equipo.
 Coordinar el trabajo de las bibliotecas de las distintas sedes de la Universidad.
3.3. Documentos:
 Manejo del fondo bibliográfico, compuesto por material impreso, proyectable o
videos, grabaciones, etc.

Cargo: Coordinador de servicios técnicos

Formación Académica: Lic. en Bibliotecología

1. Función básica:
Ejecutar labores de control de todas las actividades desarrolladas en la sección de
Procesos Técnicos, de acuerdo a los procesos bibliotecológicos establecidos y velar
por la pronta organización del material bibliográfico, audiovisual y gráfico.

2. Funciones especificas:

I.
II.
II.1 Ejecutar labores de coordinación de las actividades y servicios bibliotecarios
II.2 Entender en la realización de las tareas necesarias para la permanente actualización
de la Biblioteca.

34
II.3 Crear tutoriales que sirvan de guía a los estudiantes hacia recursos seleccionados y
validados.
II.4 Llevar las estadísticas diarias de procesamiento del material bibliográfico.
II.5 Entregar mensualmente las estadísticas de la sección al área de Sistematización del
de Biblioteca e Información Científica.
II.6 Presentar por escrito a la dirección de la Biblioteca, programas y planes a corto y
mediano plazo para optimizar las actividades de la sección.
II.7 Velar por el orden y buena presentación de las áreas de trabajo y materiales
bibliográficos de la sección a su cargo.
II.8 Adecuar los servicios y fondos de la biblioteca a la oferta académica de su institución y
a las necesidades de sus investigadores.
II.9 Elaborar soluciones para mejorar la calidad.
II.10 Ofrecer soportes actualizados y brindar innovación tecnológica en la prestación de
servicios.
II.11 Participar en la planificación de nuevos espacios bibliotecarios.
II.12 Diseñar y ejecutar un procedimiento de quejas y sugerencias que permita conocer de
primera mano las demandas de los usuarios y la adecuación de los servicios que
ofrece.
II.13 Fomentar la mejora continua y la capacidad de aprendizaje, potenciando la
creatividad, innovación, motivación y participación, procurando la satisfacción del
personal y el buen clima laboral.
II.14 Diseñar, planificar y alimentar el repositorio institucional de TFG, posgrado y
producción científica de la Universidad.
II.15 Negociar los contratos con los proveedores de un servicio: creación de un sitio web,
acceso a las revistas electrónicas, compra de un programa informático documental,
etc.
II.16 Usar herramientas y técnicas para hacer un estudio de los usuarios y de sus
necesidades de información.
II.17 Seleccionar los equipamientos de lectura y protección de los documentos manuscritos,
impresos, numéricos, audiovisuales, etc.
II.18 Controlar la calidad del catálogo y velar por la aplicación de la política y las normas de
catalogación.
II.19 Evaluar la calidad de una colección o de un fondo para ajustarlo a las necesidades de
los usuarios.

35
II.20 Analizar en cada caso la forma de adquisición más adecuada en compra en Internet,
suscripción impresa o electrónica, préstamo, alquiler, subvención, depósito, licencia,
etc.
II.21 Medir, analizar y evaluar la utilización que se hace de los documentos de una
colección o de un fondo.
II.22 Definir un plan de desarrollo de las colecciones o de los fondos.
II.23 Recibir los materiales catalogados, y realizar el Control de calidad de la catalogación.
II.24 Asignar los encabezamientos de materia a los materiales bibliográficos audiovisuales y
gráficos de acuerdo a las listas de encabezamientos de materia y tesauros o a los
procesos de recuperación de información automatizada de la dependencia
II.25 Clasificar los materiales bibliográficos audiovisuales y gráficos recibidos de acuerdo a
los sistemas adoptados por el mismo. (Sistema LC).
II.26 Enviar los materiales procesados a las colecciones de la Biblioteca Central y
Bibliotecas de las sedes.
II.27 Preparar módulos de alfabetización informacional para los cursos de pregrado o
cursos introductorios.
II.28 Asesorar en calidad de referencista a la comunidad universitaria sobre distintos
aspectos relacionados con la propiedad intelectual, como una herramienta básica en el
desarrollo de las políticas de acceso abierto de la universidad.
II.29 Producir cursos de alfabetización informacional, dentro de los cursos introductorios.
II.30 Entrenar a los profesores en el uso de las tecnologías de la información y de los
recursos de información para la difusión y conocimiento de los mismos por parte de los
estudiantes.
II.31 Diseñar y desarrollar un plan de formación para el personal de la biblioteca que
despliegue las competencias necesarias para cada perfil profesional.
II.32 Realizar cursos y seminarios de actualización en relaciones interpersonales y
procesamiento técnico, específicamente en catalogación, clasificación, análisis de
información y sistematización de datos
Realizar las demás funciones inherentes al cargo, y las que le asigne su jefe
inmediato.

3. Responsabilidades
 Control y supervisión de personal.
 Mantener actualizada la clasificación de todo el material bibliográfico audiovisual y
gráfico adquirido por la biblioteca.
 Responder por la adecuada conservación del material

36
  Colaborar en la ejecución de trabajos asignados por la Dirección.
 Desarrollar trabajo en equipo en su sección, en otras de la Unidad , en las
bibliotecas satélites y en otras dependencias de la Universidad cuando fuere
necesario.

Cargo: Auxiliar de Procesos Técnicos

Formación Académica: Lic. en Bibliotecología o Técnico en Bibliotecología

1. Función básica:
Ejecutar labores bibliotecarias relacionadas con la catalogación de materiales
bibliográficos, audiovisuales y gráficos.

2. Funciones especificas:
2.1 Colaborar en la elaboración del proyecto de presupuesto anual de la unidad.
2.2 Diseñar servicios para llegar a las necesidades especiales de acceso de los usuarios,
incluyendo aquellos con discapacidad o los que hablan un idioma distinto al oficial de
la Universidad.
2.3 Organizar los contenidos de la página web, su navegabilidad y accesibilidad y el
repositorio institucional.
2.4 Seguir el suministro o prestación desde el pedido hasta la entrega, reclamando a un
proveedor en caso de retraso, controlando la conformidad del documento o del
suministro entregado respecto a la orden de pedido.
2.5 Elaborar estadísticas diarias de la catalogación y demás labores ejecutadas y
entregarlas totalizadas mensualmente al jefe de la sección.
2.6 Establecer un proceso para aceptar las sugerencias de los investigadores, estudiarlas
y adquirirlas, si es su caso u ofrecer alternativas, de forma periódica.
2.7 Establecer un programa de servicios de referencia y atención al usuario que resuelva
las necesidades de información de los mismos, incorporando la tecnología web, los
chats, pregunte al bibliotecario, etc.
2.8 Catalogar el material ingresado a la sección de acuerdo a la clasificación de la Library
Of Congress (LOC) online.
2.9 Recibir los libros enviados por el Jefe de sección.
2.10 Recibir los libros, materiales audiovisuales y gráficos con sus respectivos listados para
ser procesados técnicamente.
2.11 Enviar los materiales al área de catalogación.
2.12 Verificar número de edición de los libros. (Por cada nueva edición se hace proceso
completo de catalogación).
37
2.13 Ingresar datos en el catálogo de la Biblioteca.
2.14 Utilizar las funciones más frecuentes de un sistema de información estándar
reconocido: un sistema de gestión electrónica de documentos, un sistema de
búsqueda de información, un sistema integrado de gestión bibliotecaria o de gestión
de contenidos.
2.15 Identificar los documentos perdidos, actualizar los catálogos e inventarios.
2.16 Utilizar las herramientas (catálogos, bibliografías, directorios, etc.) que permiten
localizar y obtener los documentos.
2.17 Organizar y exponer con eficacia la información para que sea inteligible al grupo de
usuarios.
2.18 Desarrollar trabajo en equipo
2.19 Desarrollar las demás funciones inherentes a su cargo, y las que le asigne su jefe
inmediato.

3. Responsabilidades
 Dar cumplimiento a las normas bibliotecológicas para las labores de duplicación y
organización física del material bibliográfico, audiovisual y gráfico.
 Responder por la adecuada conservación del material
 Colaborar en la ejecución de trabajos asignados por el Jefe de la sección y/o
Dirección y Coordinador.
 Desarrollar trabajo en equipo en su sección, en otras de la Unidad , en las
bibliotecas satélites y en otras dependencias de la Universidad cuando fuere
necesario.

Cargo: Auxiliar de Apoyo

1. Función básica:
Ejecutar labores bibliotecarias relacionadas con la entrada de datos al catálogo de la
biblioteca y arreglo físico del material procesado.

2. Funciones especificas:
2.1 Recepcionar los TFG enviados por los Institutos.
2.2 Atender las consultas de los usuarios sobre recuperación y acceso a la información
adaptándose a su nivel de conocimientos y sus habilidades previas y procurando
ampliar sus capacidades en adelante.
2.3 Responder por la adecuada conservación del material bibliográfico
2.4 Mantener actualizados los blogs y wikis de la biblioteca con reseñas sobre nuevos
recursos de información.
38
2.5 Analizar las consultas que se hacen al servicio para mejorar los procesos y
adelantarse a las necesidades de los usuarios.
2.6 Concebir el acondicionamiento del espacio de una gran estructura de documentación e
información: mostradores de recepción del público, espacios de lectura, espacios de
auto documentación, espacios de acceso a internet, etc.
2.7 Conocer las herramientas básicas de la información, incluyendo catálogos en línea,
sistemas de búsqueda, bases de datos, sitios web, revistas y monografías tanto en
formato impreso como electrónico, vídeos y grabaciones sonoras
2.8 Conocer los recursos de información destinados a los alumnos y facilitar su utilización
entre la comunidad educativa, en función de las distintas necesidades.
2.9 Mantener el orden de la sala de lectura y guardar el material recibido por devolución.
2.10 Elaborar listados sistematizados del nuevo material procesado.
2.11 Efectuar el control de los usuarios y de los préstamos del material didáctico.
2.12 Generar un expediente impreso por pérdida o deterioro de material bibliográfico.
2.13 Derivar las consultas por préstamos interbibliotecarios al agente destinado a tal fin.
2.14 Elaborar una planilla estadística diaria de la afluencia de los usuarios y entregarlas
mensualmente al jefe de la sección.
2.15 Velar por el orden de su área de trabajo y materiales a su cargo
2.16 Clasificar los materiales de acuerdo con las prioridades establecidas por la
Subdirección, teniendo en cuenta la procedencia (compra, donación, transferencia,
etc.).
2.17 Asignar el número de inventario único e irrepetible a cada ejemplar.
2.18 Etiquetar el material dado de alta en el PMB.
2.19 Incorporar la protección de seguridad necesaria a los materiales.
2.20 Derivar los materiales listos a Circulación.
2.21 Recibir los materiales catalogados y clasificados para prepararlos físicamente.
2.22 Acomodar los ejemplares en los estantes, siguiendo la clasificación asignada.
2.23 Constatar que el material bibliográfico recién adquirido no contenga imperfecciones de
edición.
2.24 Cargar en el catálogo del material bibliográfico, audiovisual y gráfico.
2.25 Aprender sobre referencia e investigación y aplicar los conocimientos adquiridos para
la mejora de su práctica profesional.
2.26 Conocer las herramientas básicas de la información, incluyendo catálogos en línea,
sistemas de búsqueda, bases de datos, sitios web, revistas y monografías tanto en
formato impreso como electrónico, vídeos y grabaciones sonoras.

39
2.27 Dar a conocer oportunamente al personal docente y estudiantil las novedades
bibliográficas y de información científica.
2.28 Atender las consultas de los usuarios sobre recuperación y acceso a la información
adaptándose a su nivel de conocimientos y sus habilidades previas y procurando
ampliar sus capacidades en adelante.
2.29 Orientar y facilitar el acceso a la información a los usuarios con necesidades
especiales.
2.30 Promover entre los usuarios una ética y un comportamiento correcto en la utilización
de la información.
2.31 Orientar al usuario hacia el producto o servicio más adaptado a sus necesidades y
prácticas, y ayuda a obtenerlo de forma apropiada.
2.32 Determinar y poner la señalización, los puntos de orientación, los planos para facilitar
el acceso a los distintos puntos de información.
2.33 Registrar, entender y tratar una reclamación, sabiendo transferir el asunto a otros en
caso necesario y en el momento oportuno.
2.34 Enseñar a autoarchivar las publicaciones en algún repositorio institucional o temático.
2.35 Apoyar a los estudiantes en la localización y uso del material bibliográfico necesario
para el cursado de las materias.
2.36 Responder consultas operativas generales, personales, telefónicas, por mail o por
Whatpsapp.
2.37 Registrar en el sistema PMB los préstamos, renovaciones y devoluciones del material
por parte de los usuarios, ya sea personal, telefónica, por e-mail o por Whatsapp.
2.38 Registrar en el sistema PMB los datos personales del usuario (perfil), constatando
datos con el sistema académico.
2.39 Modificar y/o actualizar en el sistema PMB la información personal del usuario (esto se
realiza, al menos, una vez por año al caducar la fecha predeterminada por el sistema).
2.40 Controlar y reclamar a los usuarios cuyas fechas de devoluciones hayan expirado.
2.41 Instruir a los usuarios en el manejo y uso del Catálogo Web de la Biblioteca.
2.42 Orientar a los usuarios en la búsqueda del material en los anaqueles de la Biblioteca.
2.43 Desarrollar trabajo en equipo
2.44 Desarrollar las demás funciones inherentes al cargo y las que le asigne el Jefe
inmediato.

3. Responsabilidades
 Dar cumplimiento a las normas bibliotecológicas para las labores de duplicación y
organización física del material bibliográfico, audiovisual y gráfico.

40
  Responder por la adecuada conservación del material
 Colaborar en la ejecución de trabajos asignados por el Jefe de la sección y/o Dirección
y Coordinador.
 Desarrollar trabajo en equipo en su sección, en otras de la Unidad, en las bibliotecas
de las Sedes y en otras dependencias de la Universidad cuando fuere necesario.

Bibliografía

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Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC.

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Nacionales. Recuperado de: http://www.fatun.org.ar/fatun2_convenio_colectivo.html
(Consultado 02/02/18)

42
 Anexo I

 Encuesta personal biblioteca

43
 Tecnicatura Superior en Administración y Gestión de Instituciones Universitarias
Espacio curricular “Sistemas de Calidad en los Procesos, en la Gestión y en los Servicios”

Encuesta al personal de la Biblioteca Central Ricardo Podestá - UNVM

Agosto de 2017
1. Motivación
a) Marque con una X sólo la opción que corresponde en cada ítem.

Medianamente
Factor de motivación Satisfecho Insatisfecho
satisfecho
Remuneración
Posición / categoría
Seguridad laboral
Prestaciones (ej. salud, permisos,
subsidios, arreglos de horarios)
Condiciones de trabajo (ej. mobiliario,
indumentaria, infraestructura)
Políticas y prácticas administrativas
Relaciones interpersonales
Trabajo significativo y desafiante
Reconocimiento de los logros
Sentimiento de realización
Oportunidad para crecer y progresar

b) De los puntos anteriores, ¿puede sugerir una o más acciones específicas que tornen más
gratificante su trabajo? Explique. ………………………………………………………………………….………….

………………………………………………………………………………………………………………………….………………

2. Liderazgo
a) En su trabajo, recibe órdenes de

Una sola persona Más de una persona

b) Señalar con una X lo que corresponda (se admite más de una respuesta)

El líder al que usted orgánicamente responde

Le indica qué hacer y lo guía y capacita al respecto

Es amigable con usted y manifiesta interés por su bienestar

Lo incluye a usted en la toma de decisiones, le pide opiniones y sugerencias

Lo ayuda a establecer metas en su trabajo y lo premia al cumplirlas

44
 Comunicación
a) Pondere su desempeño comunicacional personal y señale con una X en cada caso.

Creo que mi comunicación en el trabajo

7 6 5 4 3 2 1
Aumenta mi Disminuye mi
credibilidad credibilidad
Es exacta Es poco precisa
Es clara Es poco clara
Es efectiva Es poco efectiva
Es productiva Es poco productiva
Obtiene el No obtiene el
desempeño que desempeño que
quiero quiero
Ayuda a mejorar los Genera
procesos y las tareas inconvenientes a los
procesos y las tareas
Es buena Es mala
Es relajada Es tensa
Es respetuosa No es respetuosa

3. Cultura organizacional
a) Pondere e indique con una X cómo percibe las siguientes dimensiones en su trabajo.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Puedo hacer el Debo
trabajo como conformarme a
mejor me muchas reglas,
parezca procedimientos y
políticas
El clima de El clima de trabajo
trabajo es fácil de es difícil de alterar.
manipular
afectando las
relaciones entre
empleados
Los miembros Los miembros son
son ignorados, reconocidos y
criticados o premiados en
sancionados forma positiva
La Biblioteca está La Biblioteca está
desordenada, bien organizada,
confusa y caótica con metas claras
bien definidas
Los miembros Los miembros
están dominados aceptan al líder y
y prestan premian al
resistencia al liderazgo basado
liderazgo en la experiencia
45
 4. Procesos
a) Nombre los principales procesos, actividades o tareas que realiza en la Biblioteca

1) ………..…………………………………………………………………………………………

2) ………..…………………………………………………………………………………………

3) ………..…………………………………………………………………………………………

4) ………..…………………………………………………………………………………………

b) Señale con una X según corresponda.

Características a evaluar sobre los procesos SÍ NO

Puedo identificar claramente los procesos dentro de los que participo en mi trabajo

Estos procesos siguen una secuencia clara

Los procesos están descritos identificando actividades, métodos y parámetros

Cada proceso tiene un responsable o “dueño”

El trabajo en equipo es característico de los procesos

Existe interrelación fluida con otras áreas vinculadas a los procesos

El personal está capacitado adecuadamente para realizar su tarea

Se dispone de métodos para el seguimiento, medición y mejora de los procesos

Se toman medidas para reducir o eliminar errores

Considero que es posible reducir el tiempo dedicado a los procesos

Se aplica control a los procesos por parte de la dirección

Los recursos asignados a mi trabajo son suficientes

El uso de los espacios es adecuado para la eficacia de mi trabajo

Existe capacidad ociosa o recursos que podrían reasignarse a otros procesos

En mi trabajo, advierto pasos inútiles, duplicación o superposición de tareas

Identifico necesidad de cambios y/o de nuevas tecnologías en los procesos

c) Escriba al menos una propuesta de acción que considere necesaria para hacer más eficaces y
eficientes los procesos en los que se desempeña.

46
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………….…………………………

¡MUCHAS GRACIAS!

47