(GENERALES ‘Gyn.car P6068 ‘CONTROL DE GESTION DE PROYECTOS | _ Ravisién: 04 Procedimiento Emisin:25/08/14 (Organizacién y Aleances del CGP: Pagina 1 de 7 1. oBETIVo Presentar el Area de Controf de Gestiin de Proyectos exponiendo los proceses Involuerados y el alcance de los misma. 2, DESARROLLO 2.1. Objetivos del Area El objetivo del Aree de Control de Gestiin de Proyectos es velar por et ‘cumplimiento del Sistema de Gestiin de Gy por pare de los proyectos que estan fen ejecucién, 2.2. Organigrama LUbicacién dentro de Io empresa: Ls ubleacién det Area dentro de la empresa as la siguiente: 2 aS a ass "CAMBIOS EN EL DOCUMENTO. REVISION (DESCRIPCION. FECHA ‘E Saual el ogaiarama de Gyr 12/08/10 Rev03 _| se induye en el document a paripas de i GerecisTénic, |_*/0 [laborado por: Control | Ravisado por: Cantal de Gestdn | Aprobado port Jefe de Control de Gestion do Proyectos |e Proyectos de Gestion de Proyectos, emai Fimo: Mo Nombre/Savid FigueroeE. Nombre: ena Landa‘GENERALES GMCGRPEOS | CONTROL DE GESTION DE PROYECTOS | _ Revisin: 04 Procedimiento. Emisin:25/01/12 (Organizacién y Aleances del CGP Pigine 2 de 7 Croanlarame interna: Area de Control de Gestién de Proyectos esta compuesta por el sigulente personal Yen Jerarguie que se presenta en el organigram Ee 2.2, Procesos del Area EI hres de Control de Gestiin de Proyectos acta sobre los proyectos Conjuntamente con las reas de soporte de GYM, generando reports « informes Gireccionados @ Ip Gerencia Genera Se definen cuatro grupos de procesos que determinan las funciones de! érea: Procesos de Control del Sistema de Gestiin de Proyectos, Procesos de Contrl de Gestién de Proyectos, Procesos de Mejara Continua y brocesos de Gestion de Conocimiento e Investigacisn. 2.3.1. Procesos de Control del Sistema de Gestién de Proyectos Los Procesas de Contr! de Sistema de Gestién de Proyectos tienen el objetivo de asegurar el cumplimiento del sisteme de Gestién de GYM por parta de los Proyectos, a raves de sus procesos de Monitoreo y Auditoria del Proyecto, Estos Brocesos cumpion su objetivo por medio de la revision, registro andlile de tos Puntos de Monitoreo de los proyectos en estulo,5 ee ‘GENERALES GyM.CGF.F5.06 ee (CONTROL DE GESTION DEPROYECTOS | __Revisidn: 08 Procedimiento Emisi6n:25/04/14 ‘Organizacién y Alcances del CGP Pégina 5 66 7 fel Los Puntos de Monitereo son documentos que evidencian Ia realizacién de los procesos considerados como claves para la éptima gestén de un proyecto ¥ el sostenimiento del sistema de Gestion de GyN. La definicén de estos documentos Yu frecuence de envio se efectia al nico dal prayecto en coordinactén entre el ‘Area de Control de Gestion de Proyectos y las Gerencas de Diisién y/o Gerencla ‘Téeniea, y/o Gerencla General. Los Procesos de Contral del Sistema de Gestén de Proyectos se alimentan de los proyectos, [os cuales proporcionan la Informacién requetida por ¢2da uno de los rocesos. i resultaco de los Procesas de Control del Sistema de Gestiin de Proyectos son los Reportes de Monitoreo e Informes de Audltorla del Proyecto; endo los lentes de estos, la Gerencia de Division, y Gerencia General. Este procecimiento bresenta una breve descripcin de los’ procesas que Integran los Procesos de Control del Sistema de Gestién de Proyectos, los cuales se exponen a ‘ontinuacién: Montorea: EI proceso de Monitoreo consiste en la recepcién y andisis de los Puntos de Monitoreo de los proyectos. La entrega, oportunidad, calidad, y la consistencia de la informacién; con variables consideradas an al andliss dal proceso de Monitereo. La informacinfaciitada por el proyecto se registra en el Sistema de Monitareo y se archiva electrénicamente en fa rea de la empresa‘ El tempo que se guarda el archivo ge esta informacion se define en el Procedimiento ‘de Control ce Registres*. Sistema de Monitoreo proporcions estadisticas del cumplimiento en la entrega 4e informacién,éstas estadstieas se Incuyen en los reportes gerenciales del Are®. EI responsable de realizar el Proceso de Monitoreo es el Analiste de CGP fesponsabla cal mismo, este fol as casempefado por un integrante especfico del ‘Area. que cumple con los requisites del puesto y que ha sido canactado para ‘desarrollar esta fundign. El detale respecto a los criterios de andllsls, tipo de informacion enviags, entre ‘otros puntos, se encuentra en el Procedimiento de Monitoreo™ Aucltoria del Proyecto: I proceso de Aueltoria de! Proyecto tiene lugar mediante una Visit presencial a ‘obra y consiste en la verfcacion y andilsis del cumpiimiento del Sistema de Gestiin ‘de GyM por -parte del proyecto. La calidad, la consistencia, el cumplimlento y' correcta utiizacién de la informacion por parte del proyecto, son Variables consideredas para el andlisis del proceso de Auctora del Proyecto. Area de Control de Gestion de Proyectos procede la auditoria de un proyecto de ‘acuerdo al comportamiento del mismo a 10 largo del empo 0 sega lo determine * Revanr: Procesimiento ~ Archivo en el CGP - GyN.CGP.N.28 2 Resor Procaaimlenta~ Cont de Aagistos GyM. 66" P08 2 Revisar:Pracedmienta Monltoree = GyiM.CGP.G a2(GENERALES ‘GyM.CGP.PG.OE ‘CONTROL DE GESTION DE PROYECTOS | __Revisién: 04 Procedlmlento Emisibn:25/00/i1 (Organizacién y Acances del CGP gina 4 de 7 1 Jefe de Contr de Gestién de Proyectos o las Gerencias de Divsién @ Gerencio Téenica 0 Gerencia General. El proceso de Auditoria del Proyecto se apoya en el proceso de Monitoreo come fuente de informacién que permite conocer el comportemiento de! proyecto, pudiéndose definiren base a esa Infermacién el momento oportuno pare [a vista, El responsable de realizar el proceso de Auditorla del Proyecto es al JImplementader, este rol puede ser desempefiado por un integrante del Sea, que cumple con les reaustos del puesto y he do capactado pore Gesarrotar esta El éetalle respecto a los puntos 2 revisar durante Ia auditoria, aleance de la Auditaria del Proyecto, entre otros puntos, se encuestra en el Procedimients de ‘uditoria del Proyecto” 2.3.2, Procesos de Control de Gestién de Proyectos Los Procesos de Contr! de Gestién de Proyectos buscan alinear erterios para e ‘control de los proyectos, con lo cual garantiza la correcta aplcacion del método ce ‘control de costes, en funcién a la asesoria brindada en le estructurecon oe las partides de control, el seguimiento al cumpllmiento de los hitos de contra (macro brocesos) y las auctoriae co ios resultados de la gestion de los proyectos. En este ‘rupo de procesos se encuentran los procesas de Contra! de Proyectos y Control {0 Macro Procesos, I proceso de Control de Proyecto se allmenta de les proyectos, los cuales proporcionan la infrmactén requerida.. {resultado del Control de Proyecto son los Reportes del Control de Proyectos: sendo los clientes, Ta Gerencia de Division y la Gerencia General EI proceso de Contra de Macro Procesos busca garantizar el cumplimiento y 1a calidad de los hitos de contra! de los proyectes defnidos en ef Sistema de gestén ‘de Proyectos. ‘Conteal de Proyectos CConsiste en determina’ la estructura adecuada para e! control de cada proyecto de ‘GyM. Asimismo, azegura la consistencia de los resultados declarados. Como parte de este control se Implementan herramientas y programas para poder ilar resultados tanto previstos como reales y, a su vez, Cesarrollar otras herramientas para el correcto control de os proyectos. Todo ello conlleva 2 Reportes que registrardn ia eficencia y performance de dichos proyectos. “revsnr: Procadimiento = Audora del Proyecto - Gy¥.c6P.#6.02Oo eae GENERALES ‘GyM.CGP.PG.08 © connor be casti6n ve PaGvECTOS | revsn: 02 | Precediento Erin 2509/83 o izacién y Aleancos dal CGP Pégina § de 7 El Control de Macro Procesos consiste en un asesoramiento @ los proyectos que garantice el cumplimiento y Ia. calldad de los. sigulentes hitor de control {stablecides por a Sistema de Gestén de Proyectos de GYM! ‘Reunlén de Transferencia Reunién de Compromisos, z Reunlén de Metas Personals. Reunisn ce Retroalmentacion. El detale respecto a los crteros de andlisis, tipo de informacién enviada, entre ‘otros puntos, se encuentra en el Procedimianto de Control de Proyectos" 2.3.3, Procesos de Mejora Continua Los Procesos de Mejora Continua buscan contrbuir con el esfuerzo da la empresa, por inculear y mejorar los conceplos de gestion en los proyectos. Dentro da estos Drocesos se encuentran los procesos de Capackacién, Soporte Metadoligico = Implementacién I producto de los Procesos de Majora Continua es el servicio que brinda el érea hhaca fos proyectos y dreas de soporte de la empresa, siendo estos los clientes beneficiaries, Capactaciin: Consiste ne! dictado de capacitaciones por parte dl Area de Control de Gestién de Proyectos sobre temas referentes al Sistema de Gestion de Gy. El Area de Control de Gestion de Proyectos reaiza el cctado de las capacitaciones or requerimiento especinco de les proyectos © ce las areas de soporte de la emprese. Las capacttacones implentadas por el Area de Contr! de Gestin de Proyectos ‘son respecto a temas especificos y puntuales, siendo indapendientes a [os programas de capactacién que levan a cabo a! Araa de Recursos Humana y el {Centro Corporetivo de Aprendizaje de le empresa. El responsable de dictar las capacitaciones es un integrante del Area que tiene dominio sobre el tema a tratar. El Jefe del Area designa la persone més idénea para dicha actividad. Puede darse el caso que el responsable de dictar la capactacién tenga otras funciones entre sus obligacionas cotidlanas y sea requeride por un tiempo lespecicn para cumpl con esta tares El dotalle cespecto a los temas que son dictados por el Area, medlos de solltud de las capacttciones, entre otros puntos, se encuertra en’ brocedimiento de Capacitacion’. 5 Revisor: Proceaimento Control de Proyectos ~ GyM.CGP.PG.12 ‘ Reviar:Procesimiente ~ Copactacign ~ Gy COP FG.0SOo (GENERALES GyM.c6P.P6.06 (CONTROL DE GESTION DE PROYECTOS | _Revisini 08 Procedimiento Emisibn:25/00/13 (Organizacién y Aleances del CGP Pégina 6 d07 £1 alcance del Soporte Metodoligico comprende desde la absoluciin de consultes haste" brindar’ el apoyo que sea requerido por los proyectos, respecto a temas y procesos 0 conceptas relacionados al Sistema de Geston d& om El Area de Contro! de Gestiin de Proyectos realize el soporte metodolégica por requerimiente especifico de los proyectos o de las dreas de soporte de la empresa. El responsable de brinéar el Soporte Metodolgico es un integrante del Area que std on la eapacidad de poder absolver la consults o brindsr el soporte sotado, Ta misma que es designada par el Jefe del Ares Puede darse el caso que el responsable de brindar el Soporte Metodolégico tenga otras funciones entre sus obligacones cotidianas y sea requerido por un tiempo ‘especifin para dasarrolar el Soporte, Fl detale respecto a los temas sobre los cuales se brinda soporte, medios de solicitud del soporte metodoligico, entre otros puntos, se encuentra en el Procedimiento de Soporte Metodalogico” Implementaciéns proceso de Implementacién consste en asegurar Ia aplicacén del Sistema de Gestiin de GyM, que sean definidos. como aplicables al proyecto, E Ares de CCantrol de Gestién de Proyectos realiza la implementacién en los proyectos que ls Gerencia General y/o Gerencia Técnica, Gerencia de Division o Jefatura de CGP fina El responsable de realizar el proceso de Implementaciin es el Implementador, teste rol puede ser desempetado por un integrante del Area que cumple con los Foqulsites del puesto y na sido preperaco y capactade para desarrollar esta funcién, El Jefe del Area designa’la persona més Idénes pore desarrollar esta labor. Puede darse el caso que el Implementedor tenge otras funciones entre sus ‘obligaciones cotidianas y sea requerido por un tiempo espacifico para desarrallar la implementacion en un proyecto. El deta respecto a los temas a implementar, slcance de la implementacién, ‘enire otres puntos, se encuentra en ef Procedimiento de Implemantacion. 12.3.4, Procesos de Gestién del Conocimiento e Investigacién Los procesos de Gestién del Conocimianto @ Investigacién buscan Innovar les procesos de gestion en los proyectos y administrar el conocimlento de la empress. Dentro de estos procesos se encuentran los procesos de Investigacion y Desarrollo del Sistema de Gestién de Proyectos de GyM y la Administracion del Portal del Conccimicnte. {Revisor Procesimients Soporte Netadotgico - Gy. COP.PG.04 * Redsr! Procediments ~ lplementacn ~ Gy8.CGPPG-03,f ‘GENERALES GyM.CGP.PG.06 ‘CONTROL DE GESTION DE PROYECTOS | _ Revisién: 08 Procedlmiento Emisidn: 25/00/14 (Organizacién y Aleances dol CGP Pigina 7 d07 EI producto de los Procesos de Gestién def Conacimiento e Investigacién es el servicio que brinda el rea hacia los proyectos y areas de soporte de la empresa, siendo estos los clientes y beneficaros. proceso de Investigaciin y Desarrollo del SGP GyM consiste en Ia eaboractén de nuevos procedimientos, instructvos, formulrlos y hervamiedtas con el fin de Innovar y mantener actualizado los procesos del Sistema de Gestion de proyectos ee cya. El proceso de Invasigaciéninila en la toma de informecién del tom a investiga, Tage Ia campatibilzacién con el sistema ce gestion de proyectos de GyM, Ia definiién de. Ia estructura de trabajo, finalmente, el desarrolo ce Ios procedimlentes,instructvos, foemularios y herramlentas necesaras. I responsable de realizar el proceso de Investigacién es el Analista CGP de GGostién det Conocimiento © Investigacién, este rl puede eer desempenado por un Integrante dal Area que curnple con los requisitos del puesto, 1 efe de Control a GGestién de Proyectos cesigna la persona més idénea Y dafine [os temas que serén Investigades para deserrollar esta funcien, ‘Admintstracién del Portal del Canosimiento £1 proceso de Administraciin del Portal del Conacimiento consiste en le carga de Informacion, creacién y administracién de sitios web de. proyectos, reas. y simares. 13, MATRIZ DE RESPONSABILIDADES No aplica 4, DOCUMENTACION APLICABLE. Procedimiento - Implementaclén ~ GyM.CGP.>6-03 Procadimiento - Monitoreo - GyM.CGP.PG.O1 Procedimiento - Auditorla del Proyecto ~ GyM.CGP.PG.02 Procedimiento - Capacitacién ~ Gy¥.CGP.F6,05 Procedimients - Soporte Metodolégico ~ GyN.CGP.PG.04 rocedimiento ~ Control de Proyectos ~ GyM.CGP.PG.12 rocecimiento ~ Control de Macro Proceses ~ GyM.CGP.PG.13 Procecimiento ~ Investigacion y ‘Desarrollo del Sistema de Gestién de Proyectos de GyM - GYM.CCP.PG.14 ‘+ Procedimiento ~ Adminitracién dl Portal del Conocimianto ~ Gy¥.CGP.PG.15. + Gosario de CGP - GyM.CGP.IN.29. ‘Recomendaciones Generales y Buenas Prcticas - GyM.CGP.IN.30 5. ANEXOS. No aplica,