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Informe Auditoria 2011
Informe Auditoria 2011
Contenido
Página
Carta de Presentación 1
Objetivos de la auditoría 3
Alcance de la auditoría 4
Resultados de la auditoría 12
Balance General 17
Según los Acuerdos los donantes financiaran conjuntamente los Costos de Operación en
proporción a su participación en el financiamiento total de la AEA. De acuerdo a la situación
actual, la ADA Financia un 37.5% y Finlandia financia un 62.5% de los gastos.
Objetivos de la auditoría
El objetivo general de la auditoría externa requerida por la Secretaría General del Sistema de
la Integración Centroamericana (SG-SICA), es que como auditores emitamos una opinión
profesional con respecto a la razonabilidad de la información financiera del Proyecto Alianza
en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado con recursos de Finlandia y Austria;
se requiere además la evaluación del sistema de control interno empleado por la SG-SICA
para mantener la sostenibilidad, transparencia y eficacia durante la vigencia del proyecto; el
cumplimiento de las normas, convenios, leyes y demás regulaciones que le son aplicables de
conformidad con los manuales y otros instrumentos utilizados en la ejecución del proyecto.
2. Emitir una opinión sobre si los gastos reportados son elegibles para financiamiento y si
los fondos aportados por los cooperantes han sido usados solamente para los propósitos
establecidos en los respectivos Convenios de Cooperación.
3. Emitir una opinión sobre la evaluación del sistema de control interno desarrollado por la
SG-SICA que incluye el ambiente de control, así como los procedimientos y controles
operacionales, financieros, contables y administrativos de la SG-SICA, en lo relacionado
con la ejecución del Proyecto.
4. Como parte del trabajo desarrollado revisamos las normas, leyes y regulaciones
aplicables al Proyecto, mediante la verificación del cumplimiento específico de cada uno
de los aspectos que contienen estas leyes y normatividad, que se especifica en el
convenio.
Alcance de la auditoría
Examinamos los estados financieros del proyecto Alianza en Energía y Ambiente con
Centroamérica, ejecutado por la Secretaría General del Sistema de la Integración
Centroamericana (SG-SICA), así como los registros y los informes financieros respectivos.
Pasos preliminares
2. Revisamos que los subejecutores han cumplido con los requisitos de visibilidad o
publicidad para los proyectos financiados por los donantes de la AEA, verificándolo
mediante la revisión de los informes de las auditorias locales de los subproyectos y/o
cuando el beneficiario haya presentado gastos por este concepto siempre y cuando
cumple lo establecido en la guía de procedimientos administrativos para proyectos de
ejecución de la AEA manejados a través de SG-SICA.
4. El informe se ha elaborado de tal forma que refleje la parte Administrativa del proyecto
financiada por Finlandia y Austria.
Situación financiera
7. Revisamos los estados financieros del proyecto que mantienen información respaldada
por los registros contables para la preparación de los mismos.
10. Verificamos que los fondos han sido utilizados de acuerdo con lo establecido a las
cláusulas del convenio, con la debida atención a los factores de economía y eficacia, y
exclusivamente para los propósitos para los cuales fue proporcionado el financiamiento.
11. Revisamos los registros contables del proyecto a fin de garantizar la integridad y
autenticidad de las operaciones reflejadas dichos registros.
12. Revisamos que los bienes y servicios financiados para el proyecto, deben ser adquiridos
de conformidad a los términos del convenio de Financiamiento correspondiente y si
aplicaron las políticas vigentes de SG-SICA para la adquisición de bienes servicios.
13. Verificamos si SG-SICA mantiene todos los documentos de respaldo, registros y cuentas
relacionadas al proyecto.
Costos y Gastos
14. Revisamos cargos directos por sueldos u honorarios y determinamos si las tasas son
razonables por la posición, de acuerdo con lo presupuestado y si fueron documentados
con nóminas adecuadas.
15. Examinamos si todos los gastos son clasificados de acuerdo con el presupuesto, tal
como figura en la descripción del proyecto.
16. Realizamos una muestra representativa de los gastos a fin de obtener una seguridad
razonable sobre la integridad de los saldos registrados.
17. Los gastos cargados al proyecto en los informes financieros hayan sido elegibles
observando lo siguiente:
Informe- Fondo Administración 6
Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011
Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el
Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la
Integración Centroamericana (SG SICA)
a) Verificamos que los gastos hayan sido incurridos por la Entidad ejecutora del
proyecto.
b) Revisamos que los gastos hayan sido incurridos en relación con las actividades del
proyecto, asegurándonos que:
Las acciones ejecutadas o financiadas con los fondos del proyecto estaban
previstas en la base contractual del proyecto.
Los gastos no hayan sido incurridos por motivos privados o personales, salvo
que dicho uso sea autorizado por la base contractual del proyecto.
18. Comprobamos que los gastos están adecuadamente contabilizados y soportados por
documentación justificativa válida.
19. Revisamos que los gastos se efectúen durante la vigencia del proyecto.
20. Los gastos estén adecuadamente autorizados de acuerdo con la base contractual del
proyecto.
21. Revisamos que los gastos ejecutados no incluyan gastos considerados inelegibles por
la base contractual del proyecto. (ejemplo: impuestos, etc.)
Ingresos/Desembolsos
Todos los ingresos del proyecto (ingresos generados y contribuciones del organismo) han
sido reconocidos en los informes financieros del proyecto:
22. Revisamos que los aportes, han sido registrados en el período que corresponde.
23. Revisamos que los ingresos por intereses generados por cuentas de ahorro del proyecto
se hayan reconocido en los informes de ejecución del proyecto.
24. Revisamos que las contribuciones financieras al proyecto han sido materializadas en la
cantidad, periodicidad y naturaleza previstas por la base contractual del proyecto.
Informe- Fondo Administración 7
Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011
Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el
Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la
Integración Centroamericana (SG SICA)
Realizamos una revisión de los procesos de adquisición y contratación que han sido
seguidos en los contratos del proyecto y ejecutado por la administración de la SG-SICA.
3. Determinamos hasta donde sea posible, si el cumplimiento con el convenio, las normas
prácticas inadecuadas o decisiones / acciones cuestionables pueden estar relacionadas
con prácticas no autorizadas.
6. Revisamos si los bienes entregados y trabajos y servicios terminados con los requisitos
y especificaciones definidas en el contrato.
Efectuamos:
2 Evaluación de los controles internos relativos al cumplimiento con términos del convenio,
leyes y regulaciones aplicables que tuvieron un efecto importante sobre el estado de
ingresos y gastos, y estado de ejecución presupuestaria.
Revisamos el estado de las acciones tomadas por la unidad Gestora sobre los hallazgos y
recomendaciones determinados en la auditoría anterior.
Estados financieros
Disponibilidades.
Cuentas por cobrar.
Proveedores
Acreedores varios
Fondos por liquidar.
Ingresos.
Gastos.
Metodología
Nuestra metodología de trabajo está conformada por cuatro áreas principales que nos
ayudan a concluir sobre la razonabilidad de los estados financieros sujetos de auditoría. En
cada de estas áreas hemos diseñado una estrategia de trabajo para lograr verificar no solo
las cifras reflejadas en los estados financieros sino además, los controles administrativos, la
comunicación entre las diferentes unidades internas, los procesos de autorización y revisión,
la líneas de autoridad, los procesos documentados en manuales, instructivos, memorando,
convenio, etc.
Basado en lo anterior y para cumplir con los objetivos y los alcances establecidos en los
términos de referencia, seguimos nuestra metodología tal como se presenta en la siguiente
gráfica:
Informe- Fondo Administración 11
Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011
Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el
Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la
Integración Centroamericana (SG SICA)
Selección de Muestra
Resultados de la auditoría
I. Estados financieros.
Nuestro estudio y evaluación del sistema de control interno del Proyecto Alianza en
Energía y Ambiente con Centroamérica, no reveló aspectos relacionados con el sistema
de control interno que se consideran condiciones reportables de acuerdo a las a las
Normas establecidas por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados
(AICPA) y “Normas Internacionales de Auditoría (NIA)”.
Informe- Fondo Administración 13
Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011
Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el
Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la
Integración Centroamericana (SG SICA)
Solicitudes de Desembolso
Ingeniera
Enriqueta Claramunt de Rodríguez
Directora de Administración y Finanzas
Secretaría General del Sistema de
la Integración Centroamericana
(SG-SICA)
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Responsabilidad de la Administración
M E M B E R OF M A Z A R S
© Latinco El Salvador, Ltda. de C.V. Derechos Reservados.
3er Nivel Edificio Interalia Boulevard Santa Elena y Calle Alegría, Antiguo Cuscatlán¸ La Libertad
Teléfono (503) 2241-3500, Fax (503) 2289-2466
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Ingeniera
Enriqueta Claramunt de Rodríguez
Directora de Administración y Finanzas
Secretaría General del Sistema de
la Integración Centroamericana
(SG-SICA)
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Una auditoría incluye el aplicar procedimientos para obtener evidencia acerca de los
importes y revelaciones que se incluyen en el Balance General, Estado de Ingresos y
Gastos, Estado Flujo de Efectivo y el Seguimiento Presupuestario. Los procedimientos
seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de que
declaraciones falsas o erróneas se incluyan en los Estados Financieros, ya sea por fraude o
error. Al efectuar estas evaluaciones de riesgo, el auditor considera el control interno
relevante para la preparación y presentación razonable de los Estados Financieros, con el
propósito de diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias,
pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad del control interno de la
entidad. Una auditoría también incluye la evaluación de lo apropiado de las políticas de
contabilidad utilizadas y de la razonabilidad de las estimaciones contables efectuadas por la
administración, así como la evaluación de la presentación general de los Estados
Financieros. Consideramos que la evidencia de auditoría que hemos obtenido es suficiente y
apropiada para proporcionar las bases de nuestra opinión de auditoría.
Balance General
Al 31 de diciembre de 2011 y 2010
(Expresado en dólares de los Estados Unidos de América US$ y Euros (€) – Nota 2)
PASIVO:
Pasivo circulante:
Proveedores 5 0 3,125 0 2,308
Acreedores varios 5 13,520 13,807 10,023 10,198
Fondos por Liquidar 6 525,260 329,108 389,395 243,087
Las notas que se acompañan son parte integrante de estos estados financieros
Informe- Fondo Administración 18
Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011
Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el
Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del
Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA)
Ingresos:
Fondos
713,059 664,264 528,617 490,641
Administración
Gastos: 7
Personal 7,181 2,744 5,324 2,027
Administración 166,459 216,138 123,402 159,645
Bienes 10,292 13,835 7,630 10,219
Viajes 46,784 37,450 34,682 27,661
Asistencia Técnica 479,260 393,612 355,293 290,731
Auditoria 2,700 0 2,002 0
Gastos Financieros 383 485 284 358
Las notas que se acompañan son parte integrante de estos estados financieros
Informe- Fondo Administración 19
Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011
Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el
Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del
Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA)
Las notas que se acompañan son parte integrante de estos estados financieros
Informe- Fondo Administración 20
Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011
Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el
Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del
Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA)
Los fondos de Administración se crearon para que la SG- SICA fuera la institución
responsable de las actividades relacionadas con la administración financiera de los
costos de operación de la Oficina Regional del Proyecto.
Para efectos de una mejor operatividad, la SG-SICA lleva una contabilidad para
apoyar registrar y controlar los costos administrativos de operación y otra para la
ejecución de los proyectos.
Base Contable.
Los estados financieros han sido elaborados sobre la base contable de efectivo
modificado, registrando los ingresos cuando se reciben los fondos y reconociendo los
gastos cuando efectivamente representan erogaciones de dinero. Esta práctica
contable difiere de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, de
acuerdo con los cuales las transacciones deben ser registradas a medida que se
incurren y no cuando se pagan; sin embargo no afectan los resultados financieros
contables de los proyectos. Excepto al final del año que se provisionan los gastos del
periodo para ser pagados en el ejercicio siguiente.
Unidad Monetaria.
Los registros del proyecto son expresados en Dólares de los Estados Unidos de
América, que es la moneda de curso legal en la República de El Salvador por el
símbolo ($) en los estados financieros y para propósitos del presente informes se han
expresado además las cifras en Euros (€), los cuales han sido convertidos al tipo de
cambio para el periodo de 2011, la tasa utilizada para las transferencia es de 1.33608
y 1.3662 para Finlandia y 1.4450; 1.2715; 1.3000 y 1.3500 para los fondos aportados
por Austria; en las operaciones registradas del 2011, se utilizó la tasa de cambio de
1.348916667 promedio de los aportes recibidos por Finlandia y Austria;
proporcionada por SG-SICA.
Cuentas Bancarias
Impuestos
3. Efectivo y Equivalentes
El detalle de las cuentas por cobrar por el período del 01 de enero al 31 de diciembre
de 2011, es el siguiente:
ACREEDORES VARIOS
SG-SICA 0 13,807 0 10,198
Gestión Administrativa de Proyectos de
13,370 0 9,912 0
Cooperación
Tarjetas de Oro, S.A. de C.V. 150 0 111 0
Total Acreedores varios 13,520 13,807 10,023 10,198
Menos:
Cuentas por Pagar 5 (13,520) (16,932) (10,023) (12,506)
Total Fondos por
Liquidar 525,260 329,108 389,395 243,087
Informe- Fondo Administración 24
Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011
Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el
Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del
Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA)
7. Gastos de Operación
Gastos de Personal
Traslado de Funcionarios 0 1,000 0 739
Uniformes para Personal 198 0 147 0
Atención al personal 56 15 42 11
Capacitación 6,927 1,729 5,135 1,277
Total gasto de Personal 7,181 2,744 5,324 2,027
Gastos de Administración
Telefon/Fax 5,180 0 3,840 0
Serv. de agua, energía eléctrica, telef. 0 5,277 0 3,898
Correo/Courier 791 3,969 586 2,931
Combustible y Lubricantes 0 77 0 57
Suscripciones 90 90 67 67
Papelería y útiles de oficina 1,000 814 741 601
Suministros materiales de computación 1,199 821 889 606
Suministros materiales de limp. 0 0 0 0
Impresos y Encuadernación 9,082 15,506 6,733 11,453
Otros Materiales y Servicios 961 11,694 712 8,638
Seguro del Personal 11,808 8,837 8,754 6,527
Mantto. y Repar. de mobiliario 20 20 15 15
Mantto. y Repar. de Edificios 0 307 0 227
Publicidad y divulgación 4,300 935 3,188 691
Reuniones, talleres y seminarios 123,964 162,048 91,899 119,692
Gastos de representación 0 0 0
Otros Gastos 8,064 5,743 5,978 4,242
Servicios de contratación 0 0 0
Servicios de seguridad 0 0 0
Total gasto de administración 166,459 216,138 123,402 159,645
Bienes
Mobiliario y Equipo 10,292 13,835 7,630 10,219
Informe- Fondo Administración 25
Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011
Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el
Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del
Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA)
Viajes
Viáticos 26,898 20,444 19,940 15,100
Gastos de viaje 19,886 17,006 14,742 12,561
Total gastos Viajes 46,784 37,450 34,682 27,661
Asistencia Técnica
Honorarios por Ases. y Consult. 478,497 387,978 354,727 286,570
Viáticos y Gastos Asesores 763 5,634 566 4,161
Total gastos asistencia técnica 479,260 393,612 355,293 290,731
Auditoría
Honorarios por Auditoría Externa 2,700 0 2,002 0
Gastos Financieros
Costos financieros 383 485 284 358
Fase II
DOLARES ($) EUROS (€) T/C (€)
2011 2011
Reintegro de fondos
10/02/2011
dic/2010 39,416 27,278 1.4450
Reintegro de fondos
05/04/2011
enero-febrero 2011 33,164 22,951 1.4450
Reintegro de fondos
31/05/2011
marzo-abril 2011 60,193 47,341 1.2715
Reintegro de fondos
28/06/2011
mayo 2011 14,418 11,340 1.2715
Reintegro de fondos
25/07/2011
junio 2011 18,900 14,865 1.2715
166,091 123,775
Informe- Fondo Administración 27
Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011
Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el
Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo (ADA) y la Secretaría General del
Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA)
Fase III
DOLARES ($) EUROS (€) T/C (€)
2011 2011
Aportación a gastos de
25/08/2011 Julio 17,611 13,547 1.3000
Aportación a gastos de
30/09/2011 Agosto 16,215 12,011 1.3500
Aportación a gastos de
31/10/2011 Septiembre 17,549 12,999 1.3500
Aportación a gastos de
30/11/2011 Octubre 24,179 17,910 1.3500
Aportación a gastos de
21/12/2011 Noviembre 37,621 27,867 1.3500
113,175 84,334
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Hemos efectuado la auditoría del Balance General, Estado de Ingresos y Gastos y Estado
Flujo de Efectivo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011, de los Fondos en
Administración del Proyecto Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica (AEA),
financiado a través del Convenio de Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores
de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de
la Integración Centroamericana (SG-SICA), y hemos emitido nuestro informe con fecha 24 de
febrero de 2011.
M E M B E R OF M A Z A R S
© Latinco El Salvador, Ltda. de C.V. Derechos Reservados.
3er Nivel Edificio Interalia Boulevard Santa Elena y Calle Alegría, Antiguo Cuscatlán¸ La Libertad
Teléfono (503) 2241-3500, Fax (503) 2289-2466
29
Ingeniera
Enriqueta Claramunt de Rodríguez
Directora de Administración y Finanzas
Secretaría General del Sistema de
la Integración Centroamericana
(SG-SICA)
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Los objetivos del sistema de control interno son suministrar a la administración una razonable
pero no absoluta, seguridad de que los activos están salvaguardados contra pérdidas o usos
no autorizados, y que las transacciones se ejecutan de acuerdo con autorizaciones de la
Administración, que se registran en forma adecuada para permitir la preparación de los
estados financieros de acuerdo a la base de contabilidad que se describe en la nota 2, a los
estados financieros. Debido a limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno,
es posible que ocurran errores e irregularidades de control interno que no sean detectadas.
A su vez, la proyección de cualquier evaluación del sistema hacia periodos futuros está
sujeta al riesgo de que los procedimientos se vuelvan inadecuados debido a cambios en las
condiciones o que la efectividad del diseño y operación de las políticas y procedimientos
pueda deteriorarse.
Al planear y ejecutar nuestra auditoría de los estados financieros del Proyecto Alianza en
Energía y Ambiente con Centroamérica (AEA), financiado a través del Convenio de
Cooperación entre el Ministerio de Relaciones Exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca
para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana
(SG-SICA), del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011, tomamos en cuenta el sistema de
control interno del Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-
SICA), con el fin de determinar nuestros procedimientos de auditoria para expresar una
opinión sobre los estados financieros y no con el propósito de proveer una opinión sobre el
sistema de control interno.
Informe- Fondo Administración 31
Por el periodo del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2011
Proyecto: “Alianza en Energía y Ambiente con Centroamérica”, financiado a través del Convenio de Cooperación entre el
Ministerio de Relaciones exteriores de Finlandia, la Agencia Austriaca para el Desarrollo y la Secretaría General del Sistema de
la Integración Centroamericana (SG-SICA)
Estructura organizativa
Recursos humanos
Filosofía de la administración
2. Valoración de riesgos
3. Actividades de control
Actividades administrativas
Procesamiento de información
4. Información y comunicación
5. Vigilancia