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Alcanzar el xito como administrativa

Autor: Tools Management & Consultancy

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Presentacin del curso

Ser una profesional de la administracin no es una tarea fcil. Como toda profesin necesita una preparacin, adems de conocer una serie de pautas a seguir para un mejor desarrollo de las tareas administrativas. Por ello, le ofrecemos este curso gratuito con la colaboracin de Tools and Management.

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1. La profesin administrativa - Consideraciones generales

Un buen administrativo/a puede definirse como un colaborador eficaz, discreto y de plena confianza. Poseedor de las cualidades y capacidades necesarias que contribuye con su dedicacin personal a la buena organizacin y positivo funcionamiento de su departamento y de la Empresa y que mantiene positivas relaciones interpersonales en su entorno profesional. La cultura corporativa, la estructura organizativa, los estilos de mando, entorno empresarial, son algunas cuestiones que condicionan considerablemente el trabajo de la administracin en la empresa. Se estima que la labor administrativa libera a sus jefes del orden del 30 por 100 del trabajo que stos tendran que realizar personalmente si no contaran con la eficaz colaboracin de su "brazo derecho", de los que "oyen crecer la hierba" en su entorno profesional. El trabajo administrativo implica una funcin delicada que exige de quien la desempea diversas cualidades; en especial, de carcter intelectual y humano. Un excelente administrativo responder a la mayor parte de los siguientes requisitos: -Slida formacin administrativa y comercial, una cierta cultural general, conocimiento extenso del servicio y de la empresa. -Facultad de adaptarse a ritmos de trabajo variados, buena resistencia fsica y nerviosa. -Dotes de observacin y asimilacin, rapidez de comprensin y buen sentido, apreciacin justa de la importancia y urgencia de los asuntos, movilidad y presencia de nimo, aptitud para captar el encadenamiento de los problemas y pensar en funcin del porvenir, y precisin en el modo de proceder. -Receptividad y disponibilidad, inters y celo en el trabajo, espritu de disciplina unido a la capacidad de obrar de manera independiente, iniciativa y decisin (ni en exceso, ni en defecto), integridad y sentido de la responsabilidad, puntualidad, discrecin a toda prueba, abnegacin y carcter servicial sin servilismo, comprensin, paciencia y flexibilidad sin debilidad, tacto y diplomacia, mundologa y correccin, todo ello unido a un punto de autoridad natural sin renunciar a un sano optimismo y a un humor relativamente estable y jovial.

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2. Perfil profesional de las administrativas

Veamos las funciones y el perfil profesional que deben tener las secretarias. Funciones y responsabilidades ms significativas: -Distribuye el correo de entrada en su departamento. -Mecanografa/procesa textos dictados o repetitivos. -Rene informacin sencilla sobre uno o ms asuntos encomendados. -Realiza trabajos administrativos diversos y sencillos (facturacin, ofertas, contratos,). -Archiva documentacin segn instrucciones recibidas. -Acoge a las visitas. -Transmite las informaciones encomendadas. -Puede llegar a tener conocimiento de informacin reservada. Formacin.-A nivel de BUP o Formacin Profesional Administrativa. -Cursos de secretariado (deseable) -Mecanografa, a partir de 200 pulsaciones por minuto -Taquigrafa (deseable), a partir de 80 palabras por minuto y traduccin de lo escrito a nivel normal de lectura. -Conocimiento prctico, como usuaria, de procesador de textos, hojas de clculo y aplicaciones informticas. Experiencia profesional.-Dos aos. Deseable que al menos durante 6 meses haya realizado tareas similares a las anteriormente descritas. Perfil.-Orden y pulcritud en el trabajo. -Facilidad para las relaciones interpersonales. -Discrecin y cuidada atencin en el trato personal y telefnico. -Positiva disposicin para trabajar en equipo.

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-Espritu de superacin. Dependencia.-Jefe (s) de Seccin/Servicio

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3. Perfil profesional de la secretaria de departamento

Veamos las funciones de la secretaria de Departamento: Funciones y responsabilidades ms significativas.-Recibe, lee y distribuye el correo de entrada de su departamento. -Redacta correspondencia de trmite, o ms compleja, en base a las indicaciones recibidas, preparndola para su firma y salida. -Mecanografa/procesa la documentacin que se le encomiende. -Busca informaciones pertinentes en la empresa. -Realiza tareas administrativas elaboradas, aplicando instrucciones recibidas al efecto (Estadsticas, cuadro de mando del departamento, etc.). -Mantiene al da e introduce eventualmente adaptaciones en el sistema de archivo de su departamento. -Participa en la confeccin y gestin de la agenda de trabajo de su superior. -Prepara los desplazamientos del personal del departamento. -Eventualmente, participa en las reuniones del departamento y redacta los informes y actas correspondientes. -En ausencia de su superior, puede sustituirle momentneamente en actividades rutinarias y de trmite. -Atiende y filtra visitas y llamadas telefnicas. Concierta las procedentes entrevistas. -Consigue informaciones pertinentes de sus interlocutores. -Prepara las condiciones materiales necesarias para la celebracin de reuniones, conferencias, etc. -Utiliza adecuadamente la informacin confidencial (personal, tcnica, comercial, etc.) que conoces. Formacin.-A nivel de BUP o Formacin Profesional Administrativa. -Cursos de Secretariado. -Mecanografa a partir de 250 pulsaciones por minuto. -Taquigrafa, a partir de 80 palabras por minuto y traduccin de lo escrito a nivel normal de lectura. -Conocimiento prctico, como usuaria, de procesador de textos, hojas de clculo y aplicaciones informticas.

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-Idiomas. Conveniencia/-necesidad, segn la empresa y el departamento- de conocer/dominar uno o ms idiomas extranjeros (ingls, francs, alemn,entre otros). Experiencia.-Dos o tres aos. Uno de ellos, al menos, realizando tareas similares a las anteriormente descritas. Perfil.-Orden y pulcritud en el trabajo. -Facilidad para las relaciones interpersonales. -Rapidez de comprensin. -Discrecin y cuidada atencin en el trato personal y telefnico. -Positiva disposicin para trabajar en equipo. -Capacidad de iniciativa para redactar escritos y resolver situaciones imprevistas. -Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades. -Espritu de superacin. -Resistencia fsica y nerviosa. Dependencia.-Director de departamento / divisin.

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4. Secretaria de direccin general

Veamos las funciones de una secretaria de Direccin General: Funciones y responsabilidades ms significativas.-Colabora con la Direccin General contribuyendo a potenciar su capacidad y rendimiento. -Asegura que su superior disponga de todos los medios materiales y ambientales necesarios para el desarrollo eficaz de su trabajo. -Redacta correspondencia y documentos complejos, con solo indicaciones de su contenido, preparndolos para su firma y salida. -Mecanografa/procesa documentacin confidencial y archiva la misma con absoluta reserva. -Busca y sintetiza informaciones dentro y fuera de la empresa (peridicos y revistas especializadas, publicaciones, etc.), en funcin de los objetivos encomendados. -Reagrupa y sintetiza informacin peridica sobre la Empresa. -Organiza el archivo segn criterio propio. -Se responsabilizar de la agenda de trabajo de la Direccin General. -Organiza y gestiona viajes de trabajo de la Direccin General. -Redacta informes y actas sobre lo tratado en reuniones y despachos con la Direccin. -Sigue la evolucin de los asuntos y vigila la buena ejecucin de las decisiones. -Pide y facilita informaciones de cierta complejidad. -Toma conocimiento de los problemas, peticiones e intereses de los visitantes en el mbito de su competencia y responsabilidad y procura ofrecer las soluciones procedentes. -Fomenta la cooperacin y la calidad de las relaciones interpersonales en su entorno de actuacin profesional. -Tiene acceso no restrictivo a la informacin generada y obtenida en la empresa, incluso a la de carcter estratgico (proyectos de reestructuracin, desarrollo de nuevos productos y servicios, entre otras cuestiones). -Por delegacin, realiza tareas ejecutivas. -Supervisa el trabajo de uno o varios empleados bajo su dependencia Formacin.-A nivel de COU o Formacin Profesional Administrativa, como mnimo.

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-Cursos de secretariado de Direccin en escuelas de negocios de reconocido prestigio. -Mecanografa, a partir de 250 pulsaciones por minuto. -Taquigrafa, a partir de 80 palabras por minuto y traduccin de lo escrito a nivel normal de lectura. -Conocimiento prctico, como usuaria, del procesador de textos, hojas de clculo y aplicaciones informticas. -Idiomas: Imprescindible dominio de uno o ms idiomas extranjeros (ingls, francs, alemn, entre otros) Experiencia.-Cinco aos. Dos de ellos, al menos, realizando tareas similares a las anteriormente descritas. Perfil.-Persona muy equilibrada. -Organizada, prctica y eficiente. -Alta capacidad de iniciativa y decisin. -Motivada por su tarea. -Discrecin controlada. -Seria y muy profesional. -Trato personal esmerado. -Habilidad de comunicacin muy desarrollada -Sin limitacin de horario. La secretaria de direccin depende del Director General/Consejero/Delegado/Presidente.

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5. Formacin y desarrollo profesional

Adems de las cualidades y requisitos indicados anteriormente, las administrativas debern poseer una actualizada formacin y experiencia para el desarrollo de su actividad profesional. Esta formacin, slida y continuada, se basar en una adecuada formacin general, una procedente formacin profesional y una consolidada experiencia. Formacin general.-Cultura general bsica. -Ortografa, lenguaje, clculo. -Informacin y conocimiento, a cierto nivel, de su entorno social, econmico o cultural. Formacin profesional.-Actualizacin de los conocimientos adquiridos. -Formacin continuada en funcin de las necesidades y conveniencias de la empresa. Desarrollo y experiencia.-Adecuada aplicacin/puesta en prctica de los conocimientos adquiridos. -Eficaz ejecucin de las tareas y misiones encomendadas. -Utilizacin racional de los medios organizativos y materiales disponibles. -Estar alerta, aprender y mejorar continuamente ante los acontecimientos acaecidos, cambios previos e instrucciones recibidas. -Aprender de las experiencias vividas. Aprovechar lo esencial y estar atenta a cuanto pueda ayudarle a realizar el propio trabajo con la mxima eficacia y satisfaccin personal. Identificar los estilos de mando en una empresa.- Para cualquier persona que desarrolla un trabajo administrativo, es importante conocer el estilo de Mando que existe en una empresa. Una breve descripcin de las caractersticas de cada uno de estos estilos de direccin es: PARTICIPATIVO : Este tipo de directivo recurre a la consulta continua a sus subordinados. El lder procura de forma activa, que el grupo se implique y participen en los intereses y objetivos de la empresa. Las decisiones se adopte un consenso. Se estimula la creatividad del personal. CONSULTANTE: Es un estilo parecido al anterior. El lder consulta al grupo sobre los asuntos que son del inters especfico de estos, pero se reserva siempre la decisin

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asuntos que son del inters especfico de estos, pero se reserva siempre la decisin final que debe de ser acatada por el personal sin ningn tipo de discusin. AUTOCRATA: Este tipo de lder es aquel que asume todas las responsabilidades y decisiones del personal que tiene bajo su mando y el control de todas las operaciones. El resto del personal no participa y la nica va de comunicacin es descendente. No se valora la creatividad del personal. BUROCRATICO: Fundamentan la direccin de la empresa en el cumplimiento de los reglamentos, el mantenimiento de la situacin, el respeto a los niveles jerrquicos. Se coarta la participacin del grupo, la creatividad no se valora y la nica va de comunicacin es descendente. PERMISIVO: El lder se limita a sealar las directrices generales y delega toda la autoridad en el grupo, para que estos organicen y tomen las decisiones utilizando sus propios criterios. Se han realizado innumerables observaciones y estudios para tratar de determinar la productividad de cada uno de los estilos de direccin, obteniendo mayor productividad los estilos por siguiente orden; Permisivos, seguidos por Participativos y quedando siempre en ltimo lugar los Autocrticos.

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6. Conocer su empresa, su cultura y su lenguaje

Es importante conocer bien la empresa en la que se trabaja a fin de comprender su organizacin. Cada empresa tiene su propia organizacin, todas sus actividades estn estructuradas y coordinadas. De su organizacin depende el funcionamiento armonioso. Este objetivo supone buenas relaciones entre todos los partenaires ( proveedores, clientes, banqueros, etc..), pero tambin un excelente rendimiento del personal. Las tareas a cumplir son numerosas y variadas. Se agrupan en servicios: -Administrativo -Tcnico -Comercial -Financiero -Recursos Humanos y personal -Atencin al Cliente -Marketing Cada persona es un elemento en la organizacin. Est asociada en todos los niveles jerrquicos al funcionamiento del conjunto. La estructura de su empresa est representada por el organigrama. Usted debe tomar conocimiento de esto y saber cules son los lazos entre los servicios. Algunas empresas distribuyen una cartilla de recepcin a los nuevos empleados. Tome conocimiento de esto. La empresa es un grupo de personas que trabajan juntas, es necesario entonces que usted tenga cierta capacidad de adaptacin, a fin de adquirir rpidamente un espritu de empresa. El trabajo en equipo es tan importante para la buena marcha de la empresa como para cada uno de los servicios. Cada empresa tiene su lenguaje, su cultura, y es importante conocerlos bien para integrarse y respetarlos. La cultura y el lenguaje de una empresa pueden ser comparados a los de un pas. Un extranjero que vive en un pas despus de mucho tiempo, que haya adquirido su lenguaje sin su cultura, seguir siendo un extranjero y no se integrar totalmente: le faltarn siempre los sistemas de referencia.

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7. Organizacin y realizacin del propio trabajo

La procedente atencin y la eficaz respuesta de la administrativa ante las mltiples y variadas tareas encomendadas, requiere: -Esforzarse siempre en distinguir lo esencial de lo accesorio y atender realmente a lo primero. -Determinar cul ser para ella el mejor mtodo de trabajo. Realizar sus tareas burocrticas de forma ms rpida, gil y flexible. -Tener orden y mtodo, pero slo en tanto en cuanto la eficacia personal y su rendimiento se vean aumentados. A veces, un cierto "desorden efectivo" es preferible a un "orden inoperante". -Conservar el espritu vivo y abierto, al objeto de poder adaptarse a las circunstancias cambiantes de la vida, de la actividad de su propio trabajo y de la empresa. -Mantener su forma fsica y su equilibrio psquico. Aprovechar razonablemente sus fuerzas. -Combatir en si misma la posible rutina, la pereza y la ceguera intelectual. -Evitar la agitacin y la sobreexcitacin que turban el espritu, trastornan la salud, alternan la moral y perjudican el rendimiento. El lugar de trabajo.- En la actualidad, la secretaria est ubicada generalmente en un lugar de trabajo dotado de adecuadas condiciones ambientales y provista de medios materiales que le permiten, le facilitan y le simplifican la procedente ejecucin de su tarea profesional: -Espacio fsico debidamente alumbrado, ventilado, protegido del fro y del calor. -Mobiliario funcional. -Medios tcnicos que le permiten racionalizar y simplificar las operaciones bsicas y auxiliares de su competencia (mquinas de escribir y calcular, ordenador personal, impresora, fax, telfonos, etc.). -Otros medios materiales necesarios. En todo caso, le ser til y conveniente tambin a la secretaria poner orden en su espacio de trabajo. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar: -Sacar el mejor partido posible del espacio de que disponga. -Colocar los instrumentos de trabajo, tiles diversos, archivo y documentos de

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forma tal que se puedan encontrar y utilizar sin prdida de tiempo y con el mnimo esfuerzo; precisa ordenar las cosas, no "enterrarlas". -Volver a colocar las cosas en su lugar una vez utilizadas. Desprenderse de todo lo que haga referencia a un trabajo ya terminado. -Tener siempre al da su documentacin y agenda de trabajo. Caso contrario stas no tienen valor alguno. -No dejar que los papeles se acumulen y "duerman". -No conservar ms que los objetos y documentos tiles. Desembarazarse peridicamente de lo que ha "envejecido" o perdido todo inters. -Mantener las mquinas tiles e instrumentos de trabajo en buen estado (a punto de ser empleados). -Apartar los objetos que distraigan intilmente del trabajo que se realice.

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8. La documentacin
Independientemente de que la administracin mantenga debidamente ordenada, archivada y custodiada toda la documentacin de inters que se genera y se recibe en su propio departamento, es conveniente tambin que conozca el significado prctico que la documentacin suele tener para los dirigentes. Se transcriben seguidamente dos documentos que presentan informacin de cierta utilidad: Organizacin de la documentacin.- Todo dirigente tiene que recurrir constantemente a determinada documentacin: jurdica, financiera, tcnica, comercial. Las empresas no poseen, generalmente, un servicio de documentacin centralizado y organizado. Y aunque existiera, no dejara de ser una documentacin personalizada, propia de cada dirigente. La documentacin del directorio tcnico no es la misma que la del director administrativo y financiero. El uno y el otro desean tener su documentacin personal que no comparten con nadie, aunque no fuera ms que para tenerla a su entera disposicin en cualquier momento y quieren personalizarla con acotaciones, comentarios, que slo a ellos les interesan. Pero al pasar el tiempo, esta documentacin adquiere rapidamente una considerable amplitud, ante la cual son pocos los que no se encuentran rebasados. Y, sin embargo, qu innumerables son los problemas que se les plantean a cada instante a los dirigentes, que requieren la consulta de textos o estudios de base. La gestin de las empresas, se vuelve cada vez ms compleja y se recurre a verdaderas tcnicas que van siendo cada vez ms incumbencia de especialistas. La inspiracin y la imaginacin, por brillantes que sean, ya no bastan para promover las soluciones del porvenir, y la experiencia de los dems es una baza valiosa, una riqueza, que conviene aprovechar cada vez ms. Esta riqueza, en la medida de lo posible, hay que tenerla a disposicin y requiere: -Conocer lo mejor posible el contenido de la documentacin de que se dispone. -Tener acceso lo ms rpidamente posible al documento buscado.

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9. Tipos de documentacin
Veamos los diferentes tipos de documentacin que existen: -La documentacin particular de la empresa: notas, informes, estadillos, establecida en y para la empresa. -La documentacin general: libros, encuadernaciones, revistas, artculos, publicados fuera de la empresa. sta, se subdivide a su vez en: 1.La que tiene por objeto aportar al lector una informacin "flash" sobre cuestiones de actualidad, que dependen generalmente de un campo de reglamentaciones: fiscala, derecho, legislacin social, etc. 2.La que constituye un estudio ms o menos exhaustivo sobre un problema o un conjunto de problemas. Ejemplo: una revista especializada en el estudio de mtodos de gestin: comercial, industrial, financiera, etc. 1.La primera -la informacin "flash"- hay que leerla sin tardanza, porque tal vez hay que tomar enseguida iniciativas o disposiciones. En cambio, poco aporta a la cultura del dirigente. 2.La lectura de la segunda -estudio exhaustivo sobre un problema- constituye un enriquecimiento intelectual, pero, en cambio, se puede diferir sin inconvenientes. Es ms, muchas veces es ventajoso diferirla: nada es ms fastidioso y hasta enervante que el ser "acogido en fro" por un artculo o una obra de fondo, de tema importante en su esencia, pero que no corresponde a las preocupaciones del momento. En cambio, unos meses ms tarde, quizs hasta aos, ese problema se plantea en toda su amplitud; como podra lamentarse de no tener a mano ese estudio del que se recuerdan uno ms o menos, o cuya existencia se ha olvidado! Con qu atencin, y hasta con qu apasionamiento se leer mientras que, unos meses o unos aos antes, no estbamos sensibilizados para ello!. Por consiguiente, ese estudio hay que memorizarlo: -Cuando no es posible ni oportuno, ni fructfero ir leyendo la documentacin general sin inters inmediato, conforme se va presentando. -En cambio, es previsible que llegar un da en que se podr explotar con fruto. El mtodo consiste en tener un repertorio analtico, que comprende epgrafes adaptados a las necesidades, es decir, que corresponden a temas o asuntos dados, la clasificacin y la colocacin de los documentos hacindose en exacta correspondencia con cada epgrafe o grupo de epgrafes del repertorio.

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A cada epgrafe corresponde una hoja de un repertorio alfabtico de hojas mviles. Esta hoja: -Enumera, por ttulo y nombre del autor, los libros y obras que contiene. -Encierra una lista de dossiers abiertos para recoger documentos no encuadernados (folletos, circulares, recortes de prensa, etc.). -Comprende el ttulo de artculos aparecidos en revistas, con indicacin del nombre y del nmero (o la fecha) de la revista. De esta manera, cuando se plantee un problema relacionado con un tema dado, bastar con remitirse a la pgina correspondientes del repertorio que indica el conjunto de la documentacin general de que se dispone al efecto. La documentacin particular se compone de notas, informes, partes, establecidos en la empresa. Una clasificacin analtica alfanumrica, inspirada en los mismos principios que anteriormente y adaptada a la empresa, permite la clasificacin de un documento bajo el ttulo que le corresponda mejor. Sin embargo, no cabe indicar ahora en el repertorio el ttulo y el objeto de cada documento, lo que llevara a un trabajo largo y molesto. Basta con concebir los epgrafes del repertorio analtico de una manera tan prctica y clara como sea posible, y clasificar los documentos entre cotas, a su vez colocadas en cajas de dossiers colgados, cuyo ttulo ha de corresponder exactamente con el de las rbricas del repertorio.

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10. Manual de des(info)intoxicacin

La exposicin compulsiva a la informacin produce una extraa dolencia an no recogida en los libros. Es la ansiedad por la informacin. Una afeccin con sus sntomas tpicos, aunque no existen dos manifestaciones idnticas. Pero los pacientes relatan desasosiego, temor y desarraigo de la realidad, adems de otras numerosas y vagas molestias fsicas y psquicas. Slo en casos extremos, la ansiedad por la informacin es una dolencia grave. Su tratamiento es simple. Se basa en reducir el acceso a la informacin. A la vez, deben mejorarse la actitud ante la vida y las habilidades con la informacin. (Muchas de las ideas siguientes estn tomadas del excelente libro de Richard Saul Wurnman: "Informacin anxiety; Doubleday, Nueva York, 1989). Autochequeo de sntomas.-Habla a menudo de verse incapaz de seguir la vorgine de la actualidad? -Se siente culpable por el montn de peridicos y revistas que an le quedan por leer? -No puede explicar algo que crea saber de sobra? -Habla con vehemencia de una pelcula, de un libro o de algn otro acontecimiento del que solamente ha ledo por encima la crtica que se ha publicado en el peridico? -Asiente con conviccin sobre conceptos que oye por primera vez, o cita ideas o imita actitudes que no comprende? -No monta un aparato o una construccin relativamente sencilla siguiendo las instrucciones? -Recuerda haber desestimado adquirir un electrodomstico por temor a no saber hacerlo funcionar, o bien pensaba que el mero hecho de comprarlo ya aumentara su cultura tecnolgica? -Se involucra en noticias de escaso impacto social o cultural y reacciona emocionalmente ante informaciones que en realidad desconoce? -Piensa que es la nica persona que no entiende determinadas cosas actuales? -Se muere de vergenza con slo pensar en responder a una pregunta con un "no lo s"? Tratamiento para acabar con el ansia.-

SISTEMAS DE REDUCCIN TCNICA DE RECORTE De los peridicos y TCNICA DE LA MESA TCNICA DE LA DIETA

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De los peridicos y revistas separe y lea lo imprescindible. Tire el resto.

Extienda sobre la mesa la informacin esencial. Deposite en el suelo la Tcnica de las tres menos importante. Lea la bandejas que queda sobre la mesa y tire el resto. Una variantes Dedique la bandeja A la es la tcnica del montn, informacin urgente, y puesto basta con la B, a la menos urgente. amontonar la informacin Si la noticia pierde en una esquina de la mesar actualidad, cmbiela de y tirarla cuando alcanza una bandeja. Lea la bandeja cierta altura. A y revisa la B. No lea nunca la C Tcnica de las bolsas. Peridicamente, ponga en una bolsa la informacin seleccionada. Fchela. Si transcurridos seis meses no la ha consultado, trela.

Decdase por un peridico, un semanario y un par de revistas mensuales. No compre libros, slo un "libro del ao" Para el "infoadicto", este es uno de los consejos ms difciles de cumplir.)

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11. Cambios de actitud

Vamos a analizar los diferentes cambios de actitud que puede tener una administrativa. 1.Acepte de buen grado su desconocimiento en determinados campos del saber. La ignorancia rebelde es una fuente inagotable de ansiedad. Por eso, no asienta con la cabeza si no se entiende una cuestin. Adems, recuerde siempre que preguntar es de sabios. 2.Cuando aprenda un concepto nuevo, intente recordar cmo lo consideraba antes de saberlo. 3.No se sienta culpable de lo que todava no ha ledo. La informacin es infinita. A veces, no siempre sale a cuenta "perder el tiempo leyendo". 4.Piense contracorriente. Ante un problema o una primera respuesta, tenga siempre la costumbre de considerar la solucin opuesta a la inicial. 5.Cuando descubra una nueva idea que crea interesante, explquesela a usted mismo o comntela con otra persona. Procure relacionarla siempre con lo que ya sabe. Consejos prcticos.1.Adquiera un poco de confianza y aprenda a moverse en el complejo mundo de la informacin. Conozca bien los atajos y no menosprecie nunca los riesgos. 2.Determine su propio nivel de precisin. La perfeccin devora tiempo y esfuerzos. Por ejemplo, exige ms tiempo intentar alcanzar el grado 99 de excelencia partiendo de 90, que conseguir un buen nivel -pongamos por ejemplo alrededor de 80- partiendo prcticamente de cero. 3.Confeccione una lista de trminos o conceptos usados u odos habitualmente, cuyo significado todava desconozca o vea poco claro. Aprndalos con mucha calma uno a uno. Determine tambin qu mtodo y qu ritmo de aprendizaje le resulta ms cmodo. 4.Asle los temas que le aporta ms ansiedad -seguramente los ms desconocidosy dedquele en un principio un poco ms de atencin. 5.Olvdese de todo, menos de ser cada da un poco ms feliz.

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12. Prcticas de trabajo eficaz (I)

A continuacin le ofrecemos una serie de consejos para optimizar sus horas de trabajo. Principios para simplificar y facilitar el propio trabajo.-Concebir y emplazar racionalmente el lugar de trabajo, (disposicin general, muebles, alumbrado, ventilacin, temperatura, proteccin contra el ruido, etc.) -Utilizar de manera ptima los recursos informticos tcnicos y materiales disponibles, -Racionalizar las operaciones burocrticas y auxiliares (Imprimirles la mxima rapidez, implicacin y flexibilidad). -Servirse de los procedentes instrumentos visuales, materiales, plannings, cuadros sinpticos, etc. -Descargar la "memoria": A)Sirvindose de una agenda, compendios, vademcums, etc. B)Resumiendo brevemente, utilizando la forma de una nota escrita, las observaciones o conversaciones de cierta importancia. -Reservarse cada maana, antes de empezar a trabajar, algunos instantes para ordenar y colocar cerca de s, agrupndolos de forma lgica, los asuntos, objetos y documentos que sern necesarios durante las siguientes horas de la jornada. Adecuada canalizacin de la "oleada de asuntos".-Procurar conservar la visin de conjunto y dominar las situaciones, en lugar de dejarse sorprender constantemente desprevenida, evitar ser "arrastrada" por las circunstancias del momento. -No fraccionar exageradamente la jornada de trabajo; el "desmenuzamiento" de las ocupaciones obliga a una readaptacin constante y origina un mayor desgaste nervioso. Tender a "agrupar" los asuntos. -Preparase, en forma conveniente, para resolver con celeridad y eficacia, los asuntos pendientes. -Ser precisa y concisa, pero sin adustez. -Orden en el tiempo -Empezar por verificar y analizar de un modo exacto el empleo de su propio tiempo. -Plantearse: a)Cual es la proporcin del tiempo que dedico a los asuntos complejos e

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a)Cual es la proporcin del tiempo que dedico a los asuntos complejos e importantes y cul a los trabajos corrientes y de rutina? b)Cul es el fraccionamiento de mi actividad? c)No resulta excesiva? d)Cules son los asuntos en los que con frecuencia me encuentro con dificultades (en especial con respecto a los plazos a observar)? Razones? e)Qu puedo hacer para remediar ciertas contrariedades y utilizar de forma ms racional mi tiempo? f)Como registrar y reducir al mnimo las interrupciones que entorpecen mi trabajo (Visitas, llamadas telefnicas, peticin de datos, )

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13. Prcticas de trabajo eficaz (II)

Continuamos dndole consejos para optimizar su trabajo. Un momento para cada cosa y cada cosa a su momento.-Clasificar las propias ocupaciones. Dividir, caso necesario, el trabajo a realizar en etapas bien diferenciadas, que se aborden de forma sucesiva. -En lo posible, no tratar ms de un asunto a la vez, con continuidad y exhaustivamente. -Evitar lo provisional. Regular, en lo posible, cada punto de forma definitiva. -Utilizar una agenda u otro instrumento adecuado, para anotar -excepcin hecha de los asuntos corrientes-, lo que deba examinar, despachar o realizar personalmente. -Prever "tiempos libres" e "instantes de tranquilidad" en el curso de la jornada. -Ser puntual en la observacin de los plazos y compromisos contrados. -En lo posible fijar horas determinadas para realizar ciertas operaciones burocrticas y repetitivas (Correo, llamadas telefnicas, concertacin y atencin de visitas, ) -En todo caso y pese al volumen de las propias ocupaciones y responsabilidades asumidas, la secretaria ha de aparecer siempre disponible al servicio del jefe y del propio departamento. -Considerar la procedencia de disponer de cuatro carpetas, suficientemente rgidas para que sean duraderas, tituladas: a)"ASUNTOS A RESOLVER" b)"ESPERAR RESPUESTA" c)"CURSAR" c)"EN RESERVA" De todas estas carpetas hablaremos en la siguiente leccin.

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14. Tipos de carpetas

Veamos para qu sirve cada una de las carpetas que hemos creado. La carpeta de "ASUNTOS A RESOLVER".- Colocar en ella las fichas o dossiers pendiente de cumplimentar resolver, en orden decreciente de urgencia: arriba lo que hay que hacer en primer lugar. As, al abrir esta carpeta aparecern ordenadas segn deben ser realizados asuntos a resolver: Cada nueva tarea ocupar en la carpeta el lugar adecuado, en funcin de su propio grado de urgencia y en comparacin con la urgencia de las dems tareas ya clasificadas en la carpeta. En cuanto se este disponible, se realizarn/resolveran los asuntos contenidos en esta carpeta, atendiendo al orden de urgencia establecido. Una vez a la semana, al menos, ser revisar esta carpeta, se considerar la carga de trabajos en curso, y se adaptar el empleo del tiempo a ellos, asegurndose que el orden de urgencia sea o no modificado -simplemente descolocando fichas o dossiers -, en funcin de nuevos hechos o circunstancias surgidas. De esta manera, la programacin del trabajo se hace automticamente, dejando la mente libre para poder centrar la atencin en la tarea en curso. La carpeta "ESPERAR RESPUESTA".- Cuando se trata de atender o resolver una cuestin cualquiera, es frecuente necesitar informaciones o directrices. stas se solicitan mediante nota, carta, telfono o verbalmente. Mientras no se ha conseguido la respuesta, la tarea no puede progresar entonces se saca de la carpeta "ASUNTOS A RESOLVER", en donde ya no tiene por qu estar, y se coloca en la carpeta "ESPERAR RESPUESTA". Una vez por semana, al menos (lunes por la maana) se revisar esta carpeta de "ESPERAR RESPUESTA" y las fichas o los dossiers para los cuales se impone un "relance" se extraen de la carpeta. En cuanto se hacen los procedentes relances, se anota en la ficha o el dossier que vuelven a colocarse en la carpeta "ESPERAR RESPUESTA". Si no ha sido posible hace el relance inmediatamente, el dossier se coloca en la carpeta "ASUNTOS A RESOLVER" en la posicin correspondiente a su grado de urgencia. La carpeta "CURSAR".- Esta carpeta debe contener las fichas o dossiers correspondientes a: Tareas terminadas que requieren un determinado control. Ciertas circunstancias, o estados provocan a veces que determinados asuntos se mantengan en una fecha o situacin determinadas. Entonces se hace necesario actualizar aqullos y proceder en consecuencia Si tales tareas/asuntos se archivan

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de otras manera se corre el riesgo de olvidarse de ellos. actualizacin. Esta carpeta de "CURSAR" hay que revisarla por lo menos una vez al mes. La carpeta "EN RESERVA".- En esta carpeta se clasifican las fichas o "dossiers" correspondientes a asuntos que las circunstancias no hacen de actualidad, pero que se prev sern de actualidad en un futuro prximo. Ejemplo: Un dossier sobre un cliente que aplaza su resolucin "sinedie" (hasta que se lleven a cabo los trabajos de traslado previstos de uno de sus centros de trabajo) sobre la propuesta de servicio/suministro que le presentamos en su da. Nuestro inters de gestin nos recomienda "volver al tema" en determinada fecha del ao en curso. Si simplemente se archivan, es muy posible que su existencia se olvide por completo. Esta carpeta, ha de ser revisada una vez por trimestre al menos.

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15. Potenciacin de la misin del departamento y la empresa

La aportacin personal de la administrativa en cuanto a potenciacin de la misin del propio departamento y de la imagen de la empresa ha de basarse, en todo caso, en la eficaz realizacin de las tareas que tenga encomendadas y en el mantenimiento de unas adecuadas relaciones interpersonales, en su entorno profesional Respecto a sus "relaciones interpersonales", las administrativas participantes recibirn cumplida informacin, procedentes ejemplos y ejercicios prcticos, de verdadero inters en el captulo 4 y 6 " de este seminario. Por otro lado, la eficaz realizacin de las numerosas y variadas tareas generalmente asumidas por la administracin, le permitirn a sta ofrecer una importante y significativa aportacin al propio departamento y a la empresa, y, consecuentemente, potenciar su imagen personal y profesional. Entre tales tareas, merece relacionarse las siguientes: -Correos: recepcin, registro, distribucin, transmisin para la firma, expedicin. -Trabajos corriente de escritura y reproduccin: textos diversos -cartas, telegramas, notas, extractos, resmenes, avisos, circulares, informes, memorias, actas, pedidos, etc.- que transcribir, traducir o redactar de manera ms o menos independiente, planteamiento de estadsticas, cuadros o grficos. Trabajos de copia y reproduccin mediante mquina de escribir, ordenador personal e impresora. -Documentacin, clasificacin y archivo. -Preparar: disponer los tiles de trabajo del jefe. Formar y tener a punto los expedientes. reunir documentacin y ciertos elementos de decisin; llevar a cabo investigaciones o estudios preliminares. -Comunicar: transmitir directrices, instrucciones e informaciones. Explicar, interna y externamente, el porqu de ciertas medidas y decisiones. Informar a los dems, caso de impedimento o ausencia del jefe; indicar, caso de urgencia, dnde puede hallrsele. Tener al corriente al jefe de todo lo que pueda interesarle (cuando se halle presente, antes de que se ausente y a su vuelta). -Organizar: preparar entrevistas, reuniones y manifestaciones diversas. - Organizar los viajes. - Agrupar las citas y visitas, reduciendo las interrupciones al mnimo. Garantizar la tranquilidad del jefe durante ciertas horas de la jornada; protegerle de los intrusos, sin por ello "secuestrarlo". - Facilitar la tramitacin de documentos. -Seguir y controlar: vigilar los asuntos en curso, continuar las gestiones que se hallen en espera o suspenso, llevar a cabo las sustituciones necesarias. - Recordar a tiempo los plazos y citas que deben respetarse.

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-Servir de agente de enlace: recibir, introducir y despedir a los visitantes. - Pedir, realizar, recibir, filtrar y pasar la comunicacin telefnica. - Atenuar -escuchando, comentando y exponiendo las cosas- el efecto de manifestaciones descomedidas (amortiguar los choques, conciliar).

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16. Relacin y colaboracin con otros departamentos

Veamos cmo podemos establecer una buena relacin entre departamentos. 1.Identificacin de "clientes internos": a)Establece cul es tu red de servicio / relacin. De qu departamentos recibes trabajos y a quin das? b)Formas en las que podra mejorar mis relaciones con otros departamentos: 2.Identificacin de acciones fundamentales: a)Designacin de los tres servicios fundamentales que presto a mis "clientes internos". b)Tres casos que podra realizar para mejorar el nivel de calidad de mi servicio -Proporcionar / proponer procedimientos y sistemas tiles. c)Anotar tres instrucciones, procedimientos, fases de proceso, etc. que considera conveniente suprimir. d)Anotar alguna de las quejas de los "clientes internos" recibidas recientemente. 3.Cmo podra haberlas evitado? a)Mejorar los canales de comunicacin. b)Indicar cmo podra mejorar los canales de comunicacin, -Con mi jefe: -Con mis compaeros de departamento: -Con personas de otros departamentos de la Empresa:

c)Ofrecer ayuda personal -Anotar tres maneras que pueden mejorar el apoyo que doy a las personas de mi departamento. -Anotar tres maneras que pueden mejorar el apoyo que doy a personas de otros

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departamentos de la Empresa.

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