93 CS TB1200 Es

TB1200 – Case Studies
SAP Business One 9.3, version for SAP HANA

SAP Business One 9.3
PUBLIC
Table of Content:
Caso práctico - Proyecto de implementación y Configuración de la empresa…….…………....……….…3
Caso práctico - Saldos de apertura..…..……………………….……………….……….…….……………...28
Caso práctico - Autorizaciones generales y usuarios.………….…………………………..………...……..48
Caso práctico – Propiedad de datos………………………………………..…………………………………72
Caso práctico - Numeración de datos maestros y documento…………………….………………..…....115
Caso práctico - Consultas prácticas…………………………………...…………………..….…………..…130
Caso práctico - Uso de alertas……………………………………………………………….….………..….155
Caso práctico - Proceso de autorización………………………….…………………………….……..……177
Caso práctico – UDV, UDF y UDT………………………………………….…………………………….….222
Caso práctico – Introducción a Analytics……………………………………………………………………262
TB1200 - CASO PRÁCTICO PÚBLICO
Caso práctico: Proyecto de implementación y

Configuración de la empresa
SAP Business One 9.3, versión para SAP HANA
PÚBLICO
© 2018 SAP SE o una empresa filial de SAP. Reservados todos los derechos. 3
INTRODUCCIÓN
En este caso práctico, realizará las tareas siguientes:

1. Crear una base de datos de empresa nueva con el asistente de configuración exprés
2. Seleccionar un plan de proyecto desde el sistema y actualizarlo
3. Realizar parametrizaciones de configuración iniciales
4. Registrar el tiempo en el plan del proyecto
REQUISITO PREVIO:
• Utilizar la base de datos de muestra para SAP Business One 9.3, versión para SAP HANA o SAP
Business One 9.3
• Credenciales: Código de usuario: director
GUÍAS:
Puede utilizar la función Buscar menús en SAP HANA o la función Buscar en SQL para encontrar las vías
de acceso relevantes.
TAREA 1
Ha iniciado un proyecto de implementación en OEC Computers. Debe crear una nueva base de datos
empresarial en el servidor.
Crear una base de datos de empresa nueva con el asistente de configuración exprés
Sugerencia: Puede abrir el asistente de configuración exprés desde la pantalla Seleccionar empresa.
IMPORTANTE: Necesita conocer la contraseña de usuario del sitio de su sistema. Pregunte a su

administrador o al instructor. Si no conoce la clave de usuario del sitio, omita esta tarea y vaya directamente
a la tarea 2.
Seleccione la casilla Versión de prueba. Indique un nombre de empresa (por ejemplo, su nombre) y un
nombre de base de datos. El nombre de la base de datos no debe contener espacios en blanco (utilizar
guion o carácter de subrayado como separadores).
Seleccione la localización (configuración local) y un plan de cuentas preformateado.
Defina períodos contables adicionales
Establezca la contraseña de la cuenta director.
TAREA 2
IMPORTANTE: Si ha creado una nueva base de datos empresarial en la tarea 1 se puede seguir utilizando
la misma base de datos para el resto de este caso práctico. Si no ha creado una nueva base de datos
empresarial en la tarea 1 puede utilizar la base de datos demo.
La empresa utiliza la metodología AIP. Desea obtener información sobre las tareas que llevará a cabo
durante el proyecto de implementación.
Seleccione un plan de proyecto en el centro de implementación y agregue un adjunto al plan.

En SAP Business One, abra el plan de proyecto Acotado en el centro de implementación. Haga una copia
duplicada de este plan.
¿Qué fases de la metodología AIP se cubren en este plan de proyecto?

 Preparación del proyecto
 Blueprint empresarial
 Realización del proyecto
 Preparación final
 Puesta en marcha y soporte
Es muy importante modificar la gestión durante el proyecto de implementación. Quiere que el formulario de
Solicitud de modificación AIP esté disponible para el equipo del proyecto. El documento se proporciona con
el caso práctico.
Añadir un adjunto a una tarea en el plan.
Localice el formulario de solicitud de modificación y grábelo en una carpeta accesible de su sistema.
A continuación, establezca la vía de acceso a la carpeta de adjuntos de las parametrizaciones de la vía de

acceso del centro de implementación (puede utilizar la misma carpeta o una diferente de su sistema).
Adjunte el documento Solicitud de modificación AIP a la primera tarea del plan de proyecto. Navegue hasta
el documento.
¿Qué sucede con el icono en la columna Adjuntos?

______________________________________________
TAREA 3
El cliente ha pedido algunas modificaciones de configuración.
Utilice los vínculos de las tareas de planificación de proyectos para acceder a las ventanas de
configuración y realizar modificaciones en la configuración.
La primera modificación se encuentra en los Detalles de la empresa. Utilice la flecha de enlace naranja para
la tarea Detalles de la empresa en el plan de proyecto. Si la parametrización Habilitar el modo precio bruto y
neto individual está disponible en su localización en la ventana Detalles de la empresa, seleccione la casilla
para permitirlo.
Nota: esta parametrización es irreversible, de manera que se aconseja realizara únicamente en un sistema
de prueba.
Verificación del sistema:
Abra un pedido de cliente y revise el modo de precio.
¿Cuál es el resultado de esta parametrización?

____________________________________________________
El siguiente campo es en las Parametrizaciones generales. Utilice la flecha de enlace naranja en el plan del
proyecto para abrir las parametrizaciones generales. La empresa al principio no utilizará la función MRP, así
que les gustaría eliminarla del sistema hasta que estén listos para usarla Realice las modificaciones
necesarias.

___________________________________________________
La tercera modificación se encuentra en las Parametrizaciones de documento. Abra Parametrizaciones de

documento utilizando el vínculo del plan de proyecto. Establezca la casilla correspondiente para permitir una
fecha de contabilización futura en los documentos.

Pruebe la nueva configuración mediante la creación de una factura de cliente y la selección de una fecha
futura en el campo Fecha de contabilización . Podrá grabar el documento sin errores.

___________________________________________________
Si no puede realizar ninguna de estas modificaciones, explique por qué

___________________________________________________________
TAREA 4
En el plan de proyecto, marque la tarea de configuración como terminada.
Acaba de realizar las modificaciones en la configuración principal.
En el plan de proyecto, marque la tarea Configuración de SAP Business One como terminada.
Luego, abra un registro de tiempos para esta tarea en el plan. Indique la hora de inicio y de fin para el plan.
Al registrar el tiempo, compruebe que lo introduce de acuerdo con el Formato de tiempo de las
Parametrizaciones generales.
Es necesario seleccionar el propietario. Sugerencia: El empleado que seleccione debe tener un registro de
empleado (datos maestros de empleado). Si no existen registros de empleados en su sistema puede crear
uno.
Grabe los cambios del plan del proyecto.
Solución del caso práctico: Proyecto de

implementación y Configuración de la empresa
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN

5. Crear una base de datos de empresa nueva con el asistente de configuración exprés
6. Seleccionar un plan de proyecto desde el sistema y actualizarlo
7. Realizar parametrizaciones de configuración iniciales
8. Registrar el tiempo en el plan del proyecto
REQUISITO PREVIO:
Business One 9.3
GUÍAS:
Aquí se proporcionan las capturas de pantalla para su referencia y pueden ser distintas de las propias
capturas de pantalla de su sistema.
Sugerencia: Puede utilizar la función Buscar menús en SAP HANA o la función Buscar en SQL para
encontrar las vías de acceso relevantes.
TAREA 1
Crear una base de datos de empresa nueva con el asistente de configuración exprés
IMPORTANTE: Necesita conocer la contraseña de usuario del sitio de su sistema. Pregunte a su

administrador o al instructor. Si no conoce la clave de usuario del sitio, omita esta tarea y vaya directamente
a la tarea 2.
Seleccione el enlace en el texto de bienvenida en la parte superior de la pantalla. Se abrirá la ventana

Seleccionar empresa.
Expanda el botón Nuevo y seleccione Nueva con el asistente.
Introduzca la clave de acceso de usuario al sitio.
Seleccione Siguiente en el asistente:
Seleccione la casilla Versión de prueba. Indique un nombre de empresa (por ejemplo, su nombre) y un
nombre de base de datos. El nombre de la base de datos no debe contener espacios en blanco (utilizar
guion o carácter de subrayado como separadores).
Seleccione la localización (configuración local) y un plan de cuentas preformateado. El idioma fuente se
obtendrá de la localización, pero se puede modificar.
Seleccione el botón Explorar para definir los períodos contables.
El sistema por defecto muestra el año actual. Introduzca un nombre y un código de período (en el ejemplo,
se utiliza el año de 4 dígitos). Seleccione los subperíodos. Seleccione Continuar.
IMPORTANTE: Al definir períodos contables en una nueva empresa, primero debe definir períodos
contables para el ejercicio más antiguo que se necesitarán en la nueva empresa para la gestión de
informes. Una vez creada la empresa, puede definir períodos contables para los ejercicios siguientes, pero
no se puede definir períodos contables para un ejercicio anterior.
El asistente ahora crea las tablas de base de datos y el progreso aparece en la barra de estado:
La cuenta de director se crea y deberá proporcionar la contraseña:
TAREA 2
Seleccione un plan de proyecto en el centro de implementación y agregue un adjunto al plan.
IMPORTANTE: Si ha creado una nueva base de datos empresarial en la tarea 1 se puede seguir utilizando
la misma base de datos para el resto de este caso práctico. Si no ha creado una nueva base de datos
empresarial en la tarea 1 puede utilizar la base de datos demo.
Gestión Inicialización del sistema  Centro de implementación  Proyectos de implementación

Seleccione el modelo de plan Acotado y el icono para realizar un duplicado. Seleccione OK.
¿Qué fases de la metodología AIP se cubren en el nuevo plan de proyecto?

 Preparación del proyecto
 Blueprint empresarial
 Realización del proyecto ✓
 Preparación final ✓
 Puesta en marcha y soporte ✓
Añadir un adjunto a una tarea en el plan.
Localice el formulario de solicitud de modificación de AIP. Puede encontrar este documento en la misma
carpeta o ubicación de este caso práctico. Abra el documento y grábelo en una carpeta accesible de su
equipo o servidor.
A continuación, especifique la vía de acceso a la carpeta de adjuntos:

Gestión  Inicialización del sistema  Centro de implementación  Parametrizaciones de vía de acceso
Seleccione la ficha Vías de acceso de implementación de proyecto y seleccione una carpeta accesible.
Puede ser la misma carpeta en la que se ha grabado el formulario de solicitud de modificación o una carpeta
diferente. Seleccione OK y después Actualizar en la ventana de parametrizaciones de la vía de acceso.
Después, en el plan de proyecto, seleccione el icono de adjuntos en la fila de tareas Realización del
proyecto. En la ventana Adjunto, seleccione Explorar y, a continuación, seleccione el documento de solicitud
de modificación que grabó anteriormente:
Seleccione Actualizar en la ventana Adjunto.

El icono de la columna Adjuntos pasará a estar en azul para indicar que hay un adjunto.
INFORMACIÓN: El archivo adjunto se copia en la carpeta especificada en las parametrizaciones de la vía

de acceso. Puede grabar varios adjuntos para una tarea. Para abrir el adjunto en cualquier momento,
seleccione el icono Adjuntos en el plan y haga doble clic en la fila del documento de la ventana Adjuntos.
TAREA 3
Utilice los vínculos de las tareas de planificación de proyectos para acceder a las ventanas de
configuración y realizar modificaciones en la configuración.
Primero abra los Detalles de la empresa generales utilizando la flecha izquierda de la tarea Detalles de la
empresa:
Si trabaja en una base de datos de empresa nueva, podrá modificar parametrizaciones de los detalles de la
empresa, como la moneda local, la moneda del sistema y utilizar el inventario permanente. Esto se debe a
que no se han contabilizado transacciones. Si trabaja en la base de datos de muestra en la que se han
contabilizado transacciones, las parametrizaciones irreversibles se mostrarán en gris y no se podrán
modificar.
Si la parametrización Habilitar el modo precio bruto y neto individual está disponible en su localización,
seleccione la casilla para permitirlo. Nota: esta parametrización es irreversible, de manera que se aconseja
realizara únicamente en un sistema de prueba.
Después de grabar los detalles de la empresa la parametrización es irreversible. El precio unitario se

mostrará en documentos como el precio neto o el precio bruto, según una selección en los datos maestros
del interlocutor comercial. Una lista de precios se puede fijar como precio neto o bruto.
Abra un pedido de cliente y revise el modo de precio:
A continuación, abra las Parametrizaciones generales:
Seleccione la ficha Ocultar funciones y, a continuación, seleccione la casilla de verificación MRP. Seleccione
Actualizar. Si tiene cualquier otra ventana abierta, se le pedirá que grabe sus modificaciones:
RESULTADO: Los menús de MRP quedan eliminados del menú principal y de otras ventanas, como la
ventana de configuración de grupo de posiciones y la ficha de stocks de las Parametrizaciones generales.
Puede restablecer fácilmente la funcionalidad MRP desmarcando la casilla de verificación MRP en las
parametrizaciones generales:
A continuación, abra Parametrizaciones de documento:
En la ficha General de Parametrizaciones de documento, seleccione la casilla de verificación «Permitir fecha

de contabilización futura».
Seleccione Actualizar.

Pruebe la nueva configuración mediante la creación de una factura de cliente y la selección de una fecha
futura en el campo Fecha de contabilización . Podrá grabar el documento sin errores.
TAREA 4
En el plan de proyecto, marque la tarea de configuración como terminada.
Vuelva a abrir el plan de proyectos y cambie a la ficha Progreso:
Marque la tarea Configuración de SAP Business One como completa. Las fechas de inicio y de finalización
se autocompletarán.
Seleccione la flecha naranja para registrar el tiempo que dedica a esta tarea:
En el Registro de tiempos, introduzca la fecha y abra el icono de la lista de selección en la columna

Propietario.
IMPORTANTE: El propietario se selecciona en la lista de empleados. Si no existe un registro de empleados,

puede crear uno ahora seleccionando Nuevo.
Introduzca la información de los empleados en los datos maestros:
Seleccione Añadir para grabar el registro de empleados.
Complete la entrada de registro de tiempos indicando la hora de inicio y de finalización. Seleccione

Actualizar.
El tiempo se registra en el plan del proyecto:
Grabe los cambios del plan del proyecto.
Solicitud de modificación
Finalidad
Utilice el documento de Solicitud de modificación para documentar y aprobar las modificaciones a proyectos.
Siempre incluya el proyecto y el impacto comercial.
IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO/FASE
Nombre del proyecto y fase Número de proyecto Tipo de proyecto

(Implementación, Actualización, otro)
Nombre del cliente Número del cliente Inicio/fin planificado
Patrocinador del proyecto Jefe de proyecto (interlocutor)
Nombre de consultor Jefe de proyecto (cliente)
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
Número de modificación Prioridad Fase del proyecto
<Indica el impacto de esta <La fase del proyecto a la que
modificación en el proyecto> corresponde esta modificación>
H = Alto (muy importante o
imperativo para el éxito del proyecto)
M = Medio (importante para el éxito
del proyecto pero hay una solución
temporal)
L = Bajo (esta modificación es
deseable pero si no se lleva a cabo el
impacto será leve)
Ventajas s o motivos de la modificación: <Especifique las ventajas de la modificación>
INFORMACIÓN DETALLADA DE LA SOLICITUD

Solicitada por:
Fecha de la solicitud:
Solución/Módulo:
Área empresarial:
IMPACTOS
Factor Descripción
Alcance <¿Cómo afecta esta modificación al alcance? >
Planificación <¿Cómo afecta esta modificación a la programación del proyecto? Describa las
modificaciones de fechas de destino de hitos principales o si se ha modificado la fecha
de fin de la programación. >
Recursos < ¿Se necesitan recursos adicionales? Defina las necesidades de personal u otros
recursos necesarios para esta modificación. >
Presupuesto <¿Hay costes implicados? Identifique las consecuencias financieras proyectadas de la
modificación. Estime las diferencias de coste con la mayor precisión posible. >
Suposiciones <Indique las suposiciones empresariales o técnicas de este cambio.>
Impacto de <Indique el impacto que podría tener sobre el proyecto el hecho de no realizar la
no realizar la modificación. >
modificación
Otros <Indique otros factores, por ejemplo, el impacto sobre otros proyectos
interrelacionados. >
ACCIÓN RECOMENDADA
<Indique las etapas de acción necesarias para realizar la modificación. >
OTRA INFORMACIÓN RELEVANTE

Soluciones alternativas
<Sección opcional: Indique soluciones alternativas si corresponden. >
AUTORIZACIÓN DE MODIFICACIÓN
Nombre Título Fecha Autorizado
Patrocinador del <Sí, No, Diferido a otro
proyecto proyecto o Diferido a otra
fase del proyecto.>
Jefe de proyecto
Responsable del
proyecto
Caso práctico: Saldos de apertura
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN

9. Determinar el orden para la migración de datos de los distintos tipos de fuentes de datos
10. Definir una cuenta de saldos de apertura
11. Introducir saldos iniciales para cuentas de mayor
12. Introducir saldos iniciales de artículos
REQUISITO PREVIO:
Business One 9.3
GUÍAS:
TAREA 1
Trabaja como consultor para un interlocutor de SAP Business One y empieza a implementar una base de
datos de empresa para un nuevo cliente. Se ha realizado todo el trabajo previo y las parametrizaciones
iniciales y es el momento de migrar los datos del sistema existente al nuevo sistema.
El cliente le brinda las siguientes fuentes de información, entre ellas datos maestros, valores y documentos.
La información no se encuentra en el orden correcto para la migración.
En la tabla siguiente, marque el orden recomendado (en la columna Pedido) para la migración de
diferentes tipos de datos (utilice 1, 2, 3, etc.).
Añada un comentario en la columna Comentario para los tipos de información que deban aclararse
con el cliente.
Tipo de
Descripción Orden Comentario
información
Saldos de diferentes cuentas

Saldos
financieras.
Datos de cliente o del proveedor:

Datos de cliente o nombre de la empresa,
del proveedor direcciones, personas de
contacto…
Pagos parciales de
Saldos de cliente o
cliente/acreedor, pagos por
proveedor
adelantado y anticipos
Facturas pendientes del área de

compras.
Facturas
Facturas pendientes del área de
ventas.
Operaciones
Operaciones bancarias abiertas.
bancarias
Notas de entrega pendientes.

Entregas
Entregas parciales.
Pedidos de cliente pendientes (y

Pedidos de cliente
ofertas de ventas)
Órdenes de Órdenes de fabricación

fabricación pendientes.
Listas de materiales Lista de materiales diferente
Pedidos pendientes (y ofertas de

Pedidos
compra)
Entrada de Entrada de mercancías

mercancías pendiente.
Datos de artículos: números de

Datos de artículos
producto, nombres, fabricantes
3 listas de precios: lista de

Listas de precios precios de compras, de ventas y
de ventas especiales.
3 clientes que siempre obtienen

Precios especiales
un 5 % de descuento.
Almacenes Información de almacén
TAREA 2
La migración de saldos de apertura para las cuentas financieras pueden realizarse en el sistema para cada
cuenta a través de Gestión -> Inicialización del sistema -> Saldos de apertura -> Saldos de apertura de
cuentas de mayor.
Antes de introducir los saldos de apertura debe comprobar que haya una Cuenta de saldo de apertura
definida en la Determinación de cuentas de mayor.
Compruebe que haya una cuenta de saldo de apertura definida en la Determinación de cuentas de
mayor. De no ser así, cree una cuenta en el plan de cuentas.
En SAP Business One, existe una diferencia entre introducir los saldos de apertura para cuentas de activos
y para cuentas de deudas.
¿Cómo se indican los importes en las cuentas de activo y pasivo en SAP Business One?
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Sugerencia: Si está utilizando la base de datos de demostración, puede abrir la ventana Saldo de apertura
cuentas de mayor para ver cuál es el importe de la diferencia.
TAREA 3
Introducir saldos iniciales para cuentas de mayor.
Cuando haya comprobado que la Cuenta de saldo de apertura está definida en la Determinación de cuentas
de mayor puede empezar a introducir los saldos de cuentas en la ventana Saldo de apertura de cuentas de
mayor.
Introducir un saldo inicial para cualquier cuenta de activos fijos.
Introducir un saldo inicial para cualquier cuenta de deudas.
Verifique el asiento contabilizado por la operación.
TAREA 4
Introducir saldos pendientes para artículos.
Utilizar la operación Saldos de apertura de inventario.
Sugerencia: Le recomendamos que cree en primer lugar uno o do artículos nuevos (Datos maestros de
artículos). Esto evita la posibilidad de que se traten las posiciones que se gestionan por números de serie o
lote, o que tenga la cantidad en stock existente en su base de datos.
En la ventana Saldo de apertura de inventario, seleccione los artículos que acaba de crear.
Introduzca una cantidad para cada artículo. Puede introducir el coste del artículo en una lista de precios, en
los datos maestros o en la ventana Saldo de apertura de inventario.
Seleccione una cuenta de contrapartida (puede utilizar la cuenta Saldo de apertura definida en la tarea 2).
Seleccione Añadir para contabilizar la entrada.
¿Cuál es el efecto de las contabilizaciones de los saldos iniciales para los artículos?
__________________________________________________________________________________
¿Qué sucede además si está usando el inventario permanente?

__________________________________________________________________________________
Solución del caso práctico: Saldos de apertura
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN

13. Determinar el orden para la migración de datos de los distintos tipos de fuentes de datos
14. Definir una cuenta de saldos de apertura
15. Introducir saldos iniciales para cuentas de mayor
16. Introducir saldos iniciales de artículos
REQUISITO PREVIO:
Business One 9.3
GUÍAS:
TAREA 1
En la tabla siguiente, marque el orden recomendado para la migración de diferentes tipos de datos
(utilice 1, 2, 3, etc.).
.
Nota: Para ver el orden completo recomendado, consulte la Guía de migración de datos en los materiales
del AIP (Accelerated Implementation Program). Puede encontrarlo en PartnerEdge.
IMPORTANTE: Analice siempre la migración de datos con el cliente. Los puntos de aclaración se muestran
en la columna de comentarios a continuación.
Tipo de
Descripción Orden Comentario
información
Datos de cliente o Datos de cliente o del 1 Tenga en cuenta que los saldos de interlocutor
del proveedor proveedor: nombre de la comercial se realizan en un paso posterior.
empresa, direcciones,
personas de contacto…
Almacenes Información de almacén: 1

ubicación, clase
(compensable, envío directo),
depósitos…
Datos de artículos Datos de artículos: números 1

de producto, nombres,
fabricantes…
Cantidades y Cantidades y costes de 1 Debe migar las cantidades y costes de artículos

costes de artículos artículos después de un recuento de stock. Recuerde
suspender el sistema existente antes de migrar
las cantidades y los costes.
Tenga en cuenta los distintos comportamientos

del sistema al utilizar el inventario permanente.
Listas de Precios 3 listas de precios: lista de 1

precios de compras, de
ventas y de ventas
especiales.
Precios especiales 3 clientes que siempre 1 Puede definir precios especiales para los clientes
obtienen un 5% de descuento o puede añadir esta información en Datos
maestros de interlocutor comercial -> Condiciones
de pago.
Listas de Lista de materiales diferente 1

materiales
Pedidos de cliente Pedidos de cliente pendientes 2 Solo pueden migrarse los pedidos individuales
(y ofertas de ventas) pendientes y no enlazados a otros documentos.
En caso de estar enlazados, debe intentar
cerrarlos en el sistema existente.
Pedidos Pedidos pendientes (y ofertas 2 Solo pueden migrarse los pedidos de compra
de compra) individuales pendientes y no enlazados a otros
documentos.
En caso de estar enlazados, es necesario

comprobar el enlace e intentar cerrarlos en el
sistema existente.
Facturas Facturas pendientes del área 2 Si es posible, todas las facturas deben estar
de compras. cerradas/pagadas en el sistema existente.
Facturas pendientes del área Las facturas pendientes que todavía no se han
de ventas. pagado por completo, se deben importar como
facturas Tipo de servicio. Esto garantiza que no
haya ningún efecto en las cantidades de artículos
ni en la valoración del stock (en un sistema de
inventario permanente). La factura de servicio
puede describir los artículos en la descripción del
servicio. Puede utilizar la numeración manual
para mantener los números de factura existentes.
Entregas Notas de entrega pendientes. 2 Las notas de entrega pendientes del sistema
Entregas parciales. existente ya han disminuido en el inventario y, por
lo tanto, no se deberían migrar a SAP Business
One porque la cantidad volvería a disminuir.
Estos documentos no deben migrarse y deben
tratarse en el sistema existente. Si no es posible,
y puede importarlas, la entrega bajará la cantidad
y debe ajustar manualmente la cantidad de
artículos. Al utilizar el inventario permanente
estos documentos también afectarán a los valores
del stock.
Entrada de Entrada de mercancías 2 Las notas de entrega pendientes del sistema

mercancías pendiente. existente ya han aumentado en el inventario y,
por lo tanto, no se deberían migrar a SAP
Business One porque la cantidad volvería a
aumentar.
Estos documentos no deben migrarse y deben
tratarse en el sistema existente. Si no es posible,
y puede importarlas, las notas de entrega
aumentarán el nivel de inventario y deberá ajustar
manualmente la cantidad. Al utilizar el inventario
permanente estos documentos también afectarán
a los valores del stock.
Órdenes de Órdenes de fabricación 2 Antes de migrar pedidos de fabricación

fabricación pendientes. pendientes es preciso verificar el estado a fin de
evitar impacto potencial en la cantidad de
artículos y el coste.
Saldos de cliente o Pagos parciales de 3 Después de importar las facturas de clientes y de

proveedor cliente/acreedor, pagos por proveedores como facturas de servicio, debe
adelantado y anticipos importar los pagos parciales, los pagos por
adelantado y los anticipos. Asegúrese de que el
informe de antigüedad en SAP Business One
coincide con el informe de antigüedad del sistema
existente.
Saldos Saldos de diferentes cuentas 3 Los saldos de cuentas de mayor reconciliadas

financieras. pueden introducirse en el nuevo sistema.
Operaciones Operaciones bancarias 3 Antes de migrar estas cuentas al sistema,

bancarias abiertas. también deben reconciliarse en el sistema
existente.
TAREA 2
Definir una cuenta de saldo de apertura en el plan de cuentas
Para utilizar la transacción Salto pendiente de cuenta de mayor, es necesario definir primero una cuenta de
compensación para los saldos pendientes. Si ya existe la cuenta en el sistema, se mostrará en la ventana
Determinación de cuenta de mayor en la ficha General.
Si no hay ninguna Cuenta de saldo pendiente es necesario definir una nueva cuenta de mayor en función de
la práctica de contabilidad de su localización. Utilice la ventana Tratar plan de cuentas para añadir una
nueva cuenta. Asegúrese de definir la nueva cuenta como una cuenta activa y no una cuenta de título.
En la ventana Determinación de cuenta de mayor, seleccione la nueva cuenta como Cuenta de saldo
pendiente:
Abra la operación Saldo pendiente de cuentas de mayor. La cuenta de saldo pendiente se seleccionará
automáticamente en esta ventana:
IMPORTANTE: Si trabaja en la base de datos de muestra, verá que hay saldos pendientes predefinidos
para muchas de las cuentas.
¿Cómo se indican los importes en las cuentas de activo y pasivo en SAP Business One?
Para introducir saldos de apertura para cuentas de activos, debe introducir un valor positivo.
Par introducir saldos de apertura para cuentas de deudas, introduzca un valor negativo (con un menos)
cuando la casilla de selección Visualizar saldo Haber con signo negativo esté habilitada en Detalles de la
empresa.
TAREA 3
Introducir saldos iniciales para cuentas de mayor.
Introducir un saldo inicial para cualquier cuenta de activos fijos

Introduzca el saldo pendiente para cualquier cuenta de activos en la columna SI (ML). Ficha Pulsar. Tenga
en cuenta que la fecha aparece por defecto en el inicio del ejercicio, pero se puede modificar.
Seleccione Añadir.
INFORMACIÓN: Si presiona el botón Importar desde Excel, podrá importar varias filas del saldo pendiente
desde una hoja d cálculo, en lugar de introducir cada fila manualmente.
Verifique el asiento contabilizado. Abra la ventana Asiento y navegue hasta el último registro contabilizado.
El asiento se creó cuando se añadió el saldo inicial:
INFORMACIÓN: Se contabiliza un debe en la cuenta de mayor y un crédito en la cuenta de saldo

pendiente. Tenga en cuenta que el origen es OB y los comentarios son el saldo pendiente de las cuentas de
mayor.
Introduzca un saldo pendiente para una cuenta de deudas.

Abra de nuevo la ventana Saldo pendiente de cuentas de mayor e indique el saldo pendiente para cualquier
cuenta de deudas, con un signo menos delante. Seleccione Añadir.
Compruebe el asiento que se acaba de crear para la cuenta de deudas. Compare esta contabilización
(cuenta de deudas) con la contabilización anterior (cuenta de activos).
INFORMACIÓN: Al introducir los saldos pendientes desde la hoja de saldo de muestra del sistema
existente, el saldo de la cuenta de saldo pendiente será cero, basándose en el hecho de que el saldo de
muestra está a saldo cero.
TAREA 4
Introducir saldos pendientes para artículos.
Sugerencia: Para ver exactamente cómo funciona esta transacción, le recomendamos que cree uno o dos
artículos nuevos (datos maestros de artículos). Esto evita la posibilidad de que se traten las posiciones que
se gestionan por números de serie o lote, o que tenga la cantidad en stock existente en su base de datos.
Abra la operación Saldo de apertura de inventario.

Seleccione uno o más artículos utilizando el icono de lista de selección en la columna Núm. artículo o
seleccione el botón Seleccionar artículos para seleccionar artículos por proveedor, grupo de artículos o
almacén.
Si está utilizando la base de datos de muestra, habrá una cantidad en almacén para los artículos que
seleccione.
INFORMACIÓN: Si ya ha creado listas de precios para los artículos, puede seleccionar una lista de precios
como la fuente de precio, en caso contrario, puede seleccionar el coste del artículo. Si no hay ningún coste
de artículo, el campo Precio unitario se mostrará como cero y podrá introducir el coste en esta ventana:
En cada fila de artículos, introduzca la cantidad en stock en la columna Saldo de apertura. Si el almacén
utiliza ubicaciones, puede seleccionar una ubicación. De forma opcional, puede introducir el coste del
artículo en la columna Precio unitario, si es que no está definido en una lista de precios o en los datos
maestros.
Si utiliza un inventario permanente, se contabiliza un asiento con el valor de los artículos. Para compensar el
asiento debe seleccionar una cuenta de contrapartida en cada fila. Puede utilizar la Cuenta de saldo
pendiente:
En la pantalla Saldo de apertura de inventario, seleccione Añadir.

Abra los datos maestros de artículo de uno de los artículos. En la ficha Datos de inventario verá que la
cantidad en stock coincide con el valor que ha introducido para el artículo y almacén:
Si utiliza un inventario permanente, habrá un enlace en el campo Comentario de asiento para la entrada de
asiento. Se realizará una contabilización en la ventana Cuenta de inventario definida en la ventana
Determinación de cuenta de mayor y en la cuenta de contrapartida definida en la fila de artículos de la
transacción de saldo pendiente de inventario.
INFORMACIÓN: Después de importar todas las cantidades de posición, el saldo de la cuenta de existencias
en SAP Business One debe coincidir con el sistema existente el balance de inventario. Si las cuentas no
coinciden, debe investigar y realizar ajustes.
Caso práctico: Autorizaciones generales y

usuarios
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN

1. Crear una cuenta para un nuevo usuario.
2. Asignar una licencia y autorizaciones al nuevo usuario
3. Ajustar manualmente las autorizaciones de usuario
4. Definir valores predeterminados para la cuenta del nuevo usuario
5. Designar el nuevo usuario como empleado de ventas
REQUISITO PREVIO:
Business One 9.3
También creará una cuenta de usuario (Sam) e iniciará sesión como este segundo usuario para validar las
autorizaciones y los valores predeterminados del nuevo usuario. Por tanto, deberá mantener ambas
sesiones de usuario abiertas.
GUÍAS:
Sugerencia: Puede utilizar la función Buscar menús de SAP HANA para encontrar las vías de acceso
correspondientes a las funciones mencionadas.
TAREA 1
Un nuevo usuario Sam Yong ha entrado en la empresa. Sam trabajará en el departamento de logística.
Como administrador, debe otorgar acceso al usuario al sistema SAP Business One.
Crear una cuenta para el usuario.
TAREA 2
Sam será responsable de ejecutar las funciones del menú Ventas – Clientes, así que necesita una licencia y
autorizaciones generales para estos menús.
Asigne una licencia a Sam.
Cree un nuevo grupo de usuarios de autorización llamado Logística y asignar a Sam a este grupo. A
continuación, copie el grupo de autorizaciones de ventas predefinidas al nuevo grupo.
Visualice las autorizaciones de Sam en la ventana Autorizaciones:

¿Qué se muestra en la columna de autorización efectiva de un usuario? A continuación, seleccione la
respuesta correcta:
A. La columna de autorización efectiva muestra solo las autorizaciones asignadas a un usuario a

través de un grupo de autorizaciones.
B. La columna de autorización efectiva muestra solo la suma de todas las autorizaciones asignadas a
un usuario manualmente y desde un grupo de autorizaciones.
C. La columna de autorización efectiva solo muestra las autorizaciones que se han asignado
manualmente a un usuario.
TAREA 3
Sam también necesita crear solicitudes de compra.
Ajuste manualmente las autorizaciones de Sam para proporcionar autorización total a los
documentos de solicitud de compra.
Abra una nueva sesión de SAP Business One e inicie sesión como el usuario nuevo Sam. Deje en blanco el
campo de la clave de acceso anterior. Se le solicitará que proporcione una nueva contraseña.
Cree un documento de solicitud de compra.
TAREA 4
IMPORTANTE: Regrese a la sesión del usuario director.
Sam desea recibir una alerta para actividades programadas para el día.
Configure este servicio en la cuenta de usuario de Sam.
Sam también debe crear automáticamente una copia en PDF de todas las ofertas de ventas y pedidos de
cliente cuando se añaden al sistema.
Cree un conjunto de opciones de usuario para que se cree de forma automática un PDF cuando Sam
añada ofertas de ventas y pedidos de cliente.
Asigne las opciones de usuario a la cuenta de usuario de Sam.
Nota: El fichero PDF se almacenará en la carpeta Anexos. Si la carpeta no se ha asignado en el sistema,

asígnela ahora en la ficha Parametrizaciones generales. Seleccione una carpeta de acceso en su equipo o
servidor.
IMPORTANTE: Regrese a la sesión de SAP Business One del usuario Sam.
Cree un pedido de cliente.
¿Por qué se ha asignado un usuario diferente como empleado de ventas en el pedido?
Abra el fichero PDF grabado.
Nota: Si el sistema no le consulta si desea grabar el pedido como PDF, investigue el motivo.
TAREA 5
Designe a Sam como empleado de ventas.
Designe al usuario Sam como empleado de ventas indicando el nombre completo en la lista de empleados
del departamento de ventas/compradores.
Cree un nuevo registro de datos maestros del socio comercial para un cliente. Seleccione Sam como
Empleado de ventas.
Cree un pedido de cliente para el nuevo cliente.
Tenga en cuenta esta vez que Sam está asignado como empleado de ventas en el pedido de cliente.
IMPORTANTE:
Si ha asignado una licencia a Sam, el usuario nuevo, acuérdese de eliminar la asignación de licencia
cuando haya finalizado la tarea.
Solución del caso práctico: Autorizaciones

generales y usuarios
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN

6. Crear una cuenta para un nuevo usuario.
7. Asignar una licencia y autorizaciones al nuevo usuario
8. Ajustar manualmente las autorizaciones de usuario
9. Definir valores predeterminados para la cuenta del nuevo usuario
10. Designar el nuevo usuario como empleado de ventas
REQUISITO PREVIO:
Business One 9.3
También creará una cuenta de usuario (Sam) e iniciará sesión como este segundo usuario para validar las
autorizaciones y los valores predeterminados del nuevo usuario. Por consiguiente, deberá mantener las
sesiones de usuario abiertas durante el caso práctico.
GUÍAS:
TAREA 1
Crear una cuenta para un nuevo usuario.
Puede utilizar su propio nombre o el nombre que se muestra aquí:
Seleccione Añadir.
TAREA 2
Asignar una licencia y autorizaciones al nuevo usuario
Asigne una licencia al nuevo usuario:
Asignar autorizaciones al usuario de un grupo de usuarios de autorización. Puede utilizar uno de los grupos
de usuarios predefinidos, sino aquí crearemos un nuevo grupo de usuarios llamado Logística. Abra la
ventana Grupos de usuarios, introduzca el nombre y una descripción, y seleccione el tipo de grupo como
autorización. Seleccione Añadir.
De forma opcional, también puede asignar un modelo de cockpit para el grupo.
En la ventana Grupos de usuarios, seleccione el grupo que acaba de definir y añada el nuevo usuario a este
grupo. Seleccione Actualizar:
A continuación, copie el grupo de autorizaciones de Ventas predefinidas al nuevo grupo.
Abra la ventana Autorizaciones y seleccione la ficha Grupos. A continuación, seleccione el grupo de ventas,
pulse el botón Autorizaciones, y seleccione el nuevo grupo de logística. Seleccione OK y, a continuación,
Actualizar.
Visualice las autorizaciones heredadas del grupo de usuarios. En la ventana Autorizaciones, cambie a la
ficha Usuarios y seleccione el usuario. Las autorizaciones heredadas aparecen en la columna Autorización
efectiva. El nuevo usuario tiene varias autorizaciones, incluida la autorización total para ofertas de ventas y
los pedidos de cliente.
TAREA 3
Ajustar manualmente las autorizaciones de un usuario.
El nuevo usuario necesita crear solicitudes de compra y requiere autorización para esta función. Para
establecer manualmente esta autorización, seleccione el usuario y desplácese hasta la función Compra –
Proveedores. Expanda el nodo y establezca Autorización total para el documento de solicitud de compra.
Tenga en cuenta que cuando realice la modificación, la columna de autorización efectiva se actualizará de
forma simultánea. Puede abrir el enlace para ver de dónde provienen de las autorizaciones:
Abra una nueva sesión de SAP Business One e inicie sesión como el usuario nuevo Sam. Deje en blanco el
campo de la clave de acceso anterior. Se le solicitará que proporcione una nueva contraseña.
Cree una solicitud de compra:

Indique la dirección de correo electrónico y la fecha necesaria en la cabecera. Seleccione un artículo. Cree
el documento.
TAREA 4
Configure los servicios y valores predeterminados para la nueva cuenta de usuario.
En la ventana Usuarios – Configuración, seleccione la ficha Servicios y marque la casilla para enviar una
alerta de las actividades planificadas para el día. Seleccione Actualizar. Tenga en cuenta que esta opción
sustituye la de Parametrizaciones generales:
Abra la ventana Opciones de usuario y cree un nuevo conjunto de valores predeterminados para los
usuarios de logística. Indique un código y una descripción.
En la ficha Imprimir, Exportar a PDF marque la casilla del documento de oferta de ventas:
Repita la acción para marcar la casilla de Exportar a PDF del documento de pedido de cliente:
Seleccione Añadir.
En la ventana Usuarios: Configuración, asigne los nuevos valores predeterminados de usuario a la cuenta
de usuario.
Nota: También puede configurar la opción para exportar un documento o correo electrónico en
Parametrizaciones de impresión. Las parametrizaciones de impresión se aplican a cada usuario, mientras
que los valores predeterminados de usuario solo se aplican a los usuarios asignados.
El fichero PDF se almacenará en la carpeta Adjuntos. Si la carpeta no se ha asignado en el sistema,

asígnela ahora en la ficha Parametrizaciones generales. Seleccione una carpeta de acceso en su equipo o
servidor.
Nota: También puede definirse una carpeta adjuntos en los valores predeterminados de usuario. Solo
puede seleccionar una de la carpeta principal de adjuntos y esta subcarpeta tendrá prioridad cuando los
valores predeterminados se asignen a un usuario.
Cree un pedido de cliente:
Nota: Un empleado de ventas predeterminado se selecciona automáticamente para el pedido de cliente en

función de los datos maestros del interlocutor comercial.
Teniendo en cuenta que se estableció Exportar a PDF en los parámetros de usuario predeterminados,
cuando se añada el pedido de cliente se le pedirá que grabe el PDF:
El PDF exportado:
TAREA 5
Designar el nuevo usuario como empleado de ventas.
Designe al usuario Sam como empleado de ventas indicando el nombre completo en la lista de empleados
del departamento de ventas/compradores:
Cree un nuevo registro de datos maestros del socio comercial para un cliente. Seleccione Sam como
Empleado de ventas.
Cree un pedido de cliente para el nuevo cliente.
Tenga en cuenta esta vez que Sam está asignado como empleado de ventas en el pedido de cliente.
IMPORTANTE:
Si ha asignado una licencia a Sam, el usuario nuevo, acuérdese de eliminar la asignación de licencia
cuando haya finalizado la tarea.
Caso práctico: Propiedad de datos
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN

1. Determinar la estrategia adecuada de propiedad de datos para cumplir una serie de requisitos
2. Habilitación de la propiedad de los datos
3. Configurar reglas de propiedad de datos y probar la propiedad de datos
4. Otorgar autorizaciones de propiedad de datos
5. Configurar las opciones para compartir la propiedad de datos
6. Modificar la estrategia de propiedad de datos
7. Probar la propiedad de datos para la nueva estrategia
GUÍAS:
REQUISITO PREVIO:
Business One 9.3
CONFIGURACIÓN DE USUARIO:
Cree una cuenta de usuario para un usuario en el departamento de compras. Seleccione el departamento
de la lista desplegable en la cuenta de usuario:
A continuación, cree un registro de datos maestros de empleado para el mismo usuario. En el campo
Código de usuario de los datos maestros del empleado, seleccione el código de usuario desde la cuenta de
usuario, de manera que los dos registros estén vinculados. Seleccione la ficha Pertenencia del registro de
empleados y seleccione el equipo Compras de la lista desplegable Equipo. Si no existe el equipo de
compras puede crearlo ahora (seleccione Definir nuevo).
OTROS USUARIOS:
Durante el caso práctico iniciará sesión como otros usuarios para probar las reglas de propiedad. Los
usuarios se resaltan a continuación. Si estos usuarios no existen en su sistema, identifique un usuario
sustituto de los departamentos de contabilidad, ventas y compras.
TAREA 1
OEC Computers quiere utilizar la función Propiedad de datos en su negocio diario para el departamento de
compras.
Pat, la jefa de compras, es la única responsable de los proveedores más importantes (V10000 y V1010) y
sólo ella puede modificar los datos maestros de interlocutor comercial para esos proveedores. Cada uno de
los demás jefes de compra también son los únicos responsables de uno o más proveedores.
Determine la mejor estrategia de propiedad de datos para cubrir las necesidades del departamento
de compras:
 Solo interlocutor comercial
 Solo documento
 Interlocutor comercial y documento
TAREA 2
Habilite la función propiedad de datos para cubrir las necesidades del departamento de compras.
IMPORTANTE: Inicie sesión como usuario gestor para llevar a cabo esta tarea.
En Parametrizaciones generales, habilite la propiedad de datos Solo por interlocutor comercial.
INFORMACIÓN: Asegúrese de que está activada la parametrización Permitir IC sin un propietario. De lo

contrario, se deberá introducir un Propietario en cada registro de datos maestros de interlocutor comercial.
TAREA 3
Configurar reglas de propiedad de datos y probar la propiedad de datos.
Para ofrecer al usuario Pat la propiedad exclusiva de proveedores V10000 y V1010, abra los
correspondientes registros de datos maestros de interlocutor comercial y seleccione su nombre en el campo
Propietario. Actualice el registro de datos maestros.

La propiedad de datos garantizará que solo Pat pueda gestionar esos interlocutores comerciales. Pruebe la
propiedad de datos iniciando sesión como el gestor de compras James.
Nota: Antes de iniciar sesión como James, primero debe asignarle una licencia: código de usuario james.
Debe asignar también la autorización total para datos maestros de interlocutor comercial en la ventana
Autorizaciones.
Si es la primera vez que inicie sesión con este usuario, deje la contraseña en blanco y establezca la nueva
en: 1234.
Como usuario james, acceda a la lista de interlocutores comerciales abriendo los datos maestros de
interlocutores comerciales e introduciendo V* en el código y seleccione Buscar.
¿Cuál es el resultado de las reglas de propiedad de datos?

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
¿Qué proveedores puede ver James?

______________________________________________________________________________________
TAREA 4
James, trabaja en el mismo equipo de compras que Pat y le ayuda en su trabajo diario con sus
proveedores. Por eso necesita acceso (solo de lectura) a esos proveedores.
Establezca las autorizaciones de propiedad de datos para James para que tenga acceso solo de
lectura a los interlocutores comerciales de Pat.
IMPORTANTE: Cambie a la sesión de SAP Business One para el usuario gestor para realizar esta tarea.
Nota: Para que se le asignen autorizaciones de propiedad de datos, James debe tener un registro de datos
maestros de empleado y debe ser miembro del mismo equipo. Si no hay datos maestros de empleados para
este usuario, créelos ahora, asigne el código de usuario y seleccione la pertenencia al equipo de compras.
En la ventana Autorizaciones de propiedad de datos, asigne al usuario James autorización de solo lectura a
los interlocutores comerciales para la vinculación Equipo.

Cambie a la sesión de SAP Business One con el usuario James y acceda a la lista de interlocutores
comerciales de nuevo.
¿Qué ha cambiado?
_____________________________________________________________________________________
¿Qué pasa cuando se edita y actualiza uno de los interlocutores comerciales de Pat?
_____________________________________________________________________________________
Cierre la sesión (salga) para el usuario James.
TAREA 5
María, la contable financiera, necesita ejecutar el Asistente de pagos para los pagos efectuados. Como se
ha habilitado la propiedad de datos, no puede ver los interlocutores comerciales que tienen un propietario.
Configure las opciones para compartir la propiedad de datos para que María pueda utilizar el
asistente de pagos.
IMPORTANTE: Cambie a la sesión de SAP Business One para el usuario gestor para realizar esta tarea.
Sugerencia: Seleccione la ficha Windows. Para encontrar el número de formulario para el asistente de
pago, abra la ventana y utilice Ver > Información del sistema. Aparecerá el número de formulario en la barra
de estado.

Antes de iniciar sesión como María, primero debe asignarle una licencia (puede liberar la del usuario James
y asignarla a María). También debe verificar las autorizaciones de María para la función del asistente de
pago. Si no se ha establecido, seleccione Autorización total a la función del Asistente de pago en la
ventana Autorizaciones.
Inicie sesión como María: código de usuario maria y ejecute el asistente de pago.
TAREA 6
Tras la implementación de la función de propiedad de datos en el departamento de compras, OEC

Computers quiere implementar la propiedad de datos también para el departamento de ventas.
La organización del departamento de ventas es distinta. En esta organización:
- Cada jefe de ventas está asignado a un conjunto de interlocutores comerciales y tiene acceso
exclusivo a los datos maestros y documentos para el interlocutor comercial asignado.
- Un jefe de ventas no tiene acceso a los datos maestros y documentos que gestionan en exclusiva
otros jefes de ventas.
- Algunos clientes NO tienen un propietario exclusivo y son gestionados por cualquier jefe de ventas.
Los documentos creados por estos clientes solo deberían ser visibles para el jefe de ventas que
creó el documento.
Seleccione la mejor estrategia de propiedad de datos para cubrir las necesidades tanto de los
departamentos de ventas como de compras.
 Solo interlocutor comercial
 Solo documento
 Interlocutor comercial y documento
Modifique la estrategia de propiedad de datos en el sistema.

Asegúrese de haber iniciado sesión como gestor.
En la ventana Parametrizaciones generales, modifique las parametrizaciones de la Propiedad de datos .
Establezca un propietario los registros de datos maestros de interlocutores comerciales (cliente).

Verifique en su base de datos si existe un propietario para los registros maestros de datos de clientes. Para
hacerlo, abra los datos maestros de interlocutores comerciales y seleccione Cliente y, a continuación, elija
Buscar. Sugerencia: Si no ve la columna propietario IC, abra Parametrizaciones de formulario para añadir
el campo Propietario IC a la ventana Lista de interlocutores comerciales:
Asegúrese de que existe al menos un registro de cliente asignado al usuario Bill Levine (o su usuario
equivalente en el departamento de ventas). Y asegúrese de que al menos un registro de cliente se asigna a
otro usuario, por ejemplo, Michael Spear, como se muestra más arriba.
Si no existen propietarios, debería asignarlos ahora en los datos maestros de interlocutor comercial para
C20000 y C30000:
• Asigne a Michael Spear (o un usuario equivalente) como el propietario para C20000
• Asigne a Bill Levine (o un usuario equivalente) como el propietario para C30000
IMPORTANTE: No podrá asignar estos usuarios si no tienen registros de datos de empleado. Si no existen
datos maestros de empleado, cree nuevos registros de datos maestros de los empleados para los usuarios
Bill Levine y Michael Spear.
TAREA 7
Pruebe la propiedad de datos para el nuevo interlocutor comercial y la estrategia de documento.
Inicie sesión como Bill: código de usuario bill.

IMPORTANTE: Antes de iniciar sesión, asegúrese de que el usuario tenga licencia. De lo contrario, asigne
uno ahora desde la ventana Gestión de licencias. Verifique también las autorizaciones de Bill para la función
Ventas – Proveedores y para Interlocutores comerciales. Si Bill no tiene estas autorizaciones puede abrir
su cuenta de usuario y asignarlo al grupo de usuarios de autorización Ventas. Esto le otorgará las
autorizaciones necesarias.
Descubra a qué interlocutores comerciales tiene acceso Bill Levine.

Abra un pedido de cliente y seleccione la lista de interlocutores comerciales para ver a qué clientes tiene
acceso Bill.
¿Cuáles son las reglas que deciden a qué interlocutores comerciales tiene acceso Bill?
______________________________________________________________________________________
Cree un pedido para un interlocutor comercial sin propietario.

Si ve un interlocutor comercial sin propietario, seleccione este interlocutor comercial y cree un pedido de
cliente. Observe el propietario del documento que se ha asignado.
En el pedido de cliente, ¿cómo se asigna el propietario del documento?
______________________________________________________________________________________
IMPORTANTE: Las reglas de propiedad de datos pueden impedirle completar otros casos prácticos del
curso. Por lo tanto, le recomendamos que desactive la propiedad de datos deseleccionando la casilla en las
parametrizaciones generales:
Solución del caso práctico: Propiedad de datos
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN

8. Determinar la estrategia adecuada de propiedad de datos para cumplir una serie de requisitos
9. Habilitar la propiedad de los datos
10. Configurar reglas de propiedad de datos y probar la propiedad de datos
11. Otorgar autorizaciones de propiedad de datos
12. Configurar las opciones para compartir la propiedad de datos
13. Modificar la estrategia de propiedad de datos
14. Probar la propiedad de datos para la nueva estrategia
GUÍAS:
REQUISITO PREVIO:
Business One 9.3
CONFIGURACIÓN DE USUARIO:
Cree una cuenta de usuario para un usuario en el departamento de compras. Aquí se muestra un ejemplo:
A continuación, cree un registro de datos maestros de empleado para el mismo usuario:
IMPORTANTE: Seleccione el código de cuenta en el registro de datos maestros de empleado (en el campo
Código de usuario ). En la ficha Pertenencia , seleccione el empleado como miembro del equipo de
compras. Si no existe el equipo de compras puede crearlo ahora (seleccione Definir nuevo).
OTROS USUARIOS:
Durante el caso práctico iniciará sesión como otros usuarios para probar las reglas de propiedad. Los
usuarios se resaltan a continuación. Si estos usuarios no existen en su sistema, identifique un usuario
sustituto de los departamentos de contabilidad, ventas y compras.
TAREA 1
OEC Computers quiere utilizar la función Propiedad de datos en su negocio diario para el departamento de
compras. Pat, la jefa de compras, es la única responsable de los proveedores más importantes (V10000 y
V1010) y sólo ella puede modificar los datos maestros de interlocutor comercial para esos proveedores.
Cada uno de los demás jefes de compra también son los únicos responsables de uno o más proveedores.
Determine la mejor estrategia de propiedad de datos para cubrir las necesidades del departamento
de compras:
La mejor estrategia para la situación actual en OEC Computers es
• Solo interlocutor comercial
TAREA 2
Habilite la función propiedad de datos para cubrir las necesidades del departamento de compras:
En Parametrizaciones generales, habilite la propiedad de datos Solo por interlocutor comercial.
INFORMACIÓN: Asegúrese de que está activada la parametrización Permitir IC sin un propietario. De lo

contrario, se deberá introducir un Propietario en cada registro de datos maestros de interlocutor comercial.
TAREA 3
Configurar reglas de propiedad de datos y probar la propiedad de datos.
Para ofrecer al usuario Pat la propiedad exclusiva de proveedores V10000 y V1010, abra los
correspondientes registros de datos maestros de interlocutor comercial y seleccione su nombre en el campo
Propietario. Actualice el registro de datos maestros.

La propiedad de datos garantizará que solo Pat pueda gestionar esos interlocutores comerciales. Pruebe la
propiedad de datos iniciando sesión como el gestor de compras James.
Nota: Antes de iniciar sesión como James, primero debe asignarle una licencia y autorizaciones a la cuenta
de usuario de James.
Asignar una licencia:
Asignar autorizaciones:
Abra la ventana Autorizaciones y asegúrese de que el usuario tiene autorización total para los datos
maestros del interlocutor comercial. Si no es así, entonces otorgue autorización completa ahora.
Abra una nueva sesión de SAP Business One e inicie sesión como James. código de usuario james. Tenga
en cuenta que el código de usuario distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Si es la primera vez que inicie sesión con este usuario, deje la contraseña en blanco y establezca la nueva
en: 1234.
Acceda a los datos maestros de interlocutor comercial introduciendo V* en el campo Código y seleccione
Buscar. Observe que los proveedores V10000 y V1010 no se muestran en la lista.
INFORMACIÓN: James no puede acceder a los datos maestros de interlocutor comercial de los
proveedores V10000 y V1010. Aunque James tenga autorización total para los datos maestros, las reglas
de propiedad de datos impiden que acceda a los registros de datos maestros que son propiedad de Pat.
Los proveedores que son visibles para James tienen un campo de Propietario vacío en los datos maestros
de interlocutor comercial. Eso significa que todos los usuarios de compra pueden verlos y crear documentos
para ellos.
TAREA 4
Establezca las autorizaciones de propiedad de datos para James para que tenga acceso solo de
lectura a los interlocutores comerciales de Pat.
IMPORTANTE: Vuelva a la sesión de SAP Business One del usuario gestor.
Abra los datos maestros del empleado para el usuario James. Si no hay ningún registro de empleado, cree
uno. Asegúrese de que haya un vínculo a la cuenta de usuario (en el campo Código de usuario). En la ficha
Pertenencia seleccione James como miembro del equipo de compras.
James y Pat ahora son miembros del mismo equipo de compras según se definió en sus registros de
empleado.
En la ventana Autorizaciones de propiedad de datos, seleccione el usuario James y luego establezca la
autorización para el Interlocutor comercial como Solo lectura para la relación Equipo. Seleccione Actualizar.

Vuelva a la sesión de SAP Business One del usuario James. Acceda a la lista de interlocutores comerciales
de nuevo.
Ahora la propiedad de datos no permite que James vea ni abra los datos maestros de interlocutor comercial
de los proveedores V10000 y V1010 que son propiedad de Pat.
Actualice el registro de datos maestros.

Abra el registro de datos maestros del interlocutor comercial V10000. Modifique el número de teléfono
(campo Tel.1).
INFORMACIÓN:
Cuando James intenta realizar una modificación en los datos maestros de interlocutor comercial, y
selecciona Actualizar, obtiene este mensaje de error porque tiene autorización de solo lectura para los
interlocutores comerciales de Pat.
Cierre la sesión (salga) del usuario James.
TAREA 5
Maria, la contable financiera, necesita ejecutar el asistente de pagos para pagar a los proveedores. Sin
embargo, después de haber habilitado la propiedad de datos, no puede ver los proveedores propiedad de
Pat en la ejecución del asistente.
Configure las opciones de uso compartido de propiedad de datos para el asistente de pago.
Abra la ventana Opciones de uso compartido de propiedad de datos y seleccione la ficha Windows .
Seleccione la ventana Asistente de pago de la lista (formulario 504) y seleccione Sin restricción. Seleccione
Actualizar.
INFORMACIÓN: Ahora los usuarios pueden ejecutar el asistente de pago sin restricciones de propiedad de
datos.
Sugerencia: El número de formulario para el asistente de pagos es el 504. Para encontrar el número de
formulario para el asistente de pago, abra la ventana y utilice Ver > Información del sistema. Aparecerá el
número de formulario en la barra de estado.

Antes de iniciar sesión como María, desde el departamento de contabilidad, debe asignarle una licencia y
autorizaciones.
Libere la licencia de James……
….. y asígnela a María:
También debe verificar las autorizaciones de María para la función del asistente de pago. Si no se ha
establecido, seleccione Autorización total a la función del Asistente de pago.
Verifique la propiedad de datos mediante las opciones de uso compartido del inicio de sesión en una nueva
sesión de SAP Business One como María: Código de usuario maria. Tenga en cuenta que el código de
usuario distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Ahora María puede ejecutar el Asistente de pagos para todos los proveedores para crear pagos efectuados.
María puede crear pagos para los interlocutores comerciales de Pat porque la función del asistente de pago
no está restringida por la propiedad de datos (Sin restricción).
Nota: Podría dar a María autorizaciones de propiedad de datos para el interlocutor comercial en el nivel
Empresa. Sin embargo, eso permitiría a María tener acceso a todos los documentos para todos los
interlocutores comerciales. En cambio, con las opciones para compartir puede dar acceso a María solo a
ejecutar el Asistente de pago.
TAREA 6
Tras la implementación de la función de propiedad de datos en el departamento de compras, OEC

Computers quiere implementar la propiedad de datos también para el departamento de ventas.
La organización del departamento de ventas es distinta. En esta organización:
- Cada jefe de ventas está asignado a un conjunto de interlocutores comerciales (clientes) y tiene
acceso exclusivo a los datos maestros y documentos para el interlocutor comercial asignado.
- Un jefe de ventas no tiene acceso a los datos maestros y documentos que gestionan en exclusiva
otros jefes de ventas.
- Algunos interlocutores comerciales (clientes) NO tienen un propietario exclusivo y son gestionados
por cualquier jefe de ventas. Los documentos creados por estos clientes solo deberían ser visibles
para el jefe de ventas que creó el documento.
Modifique la estrategia de propiedad de datos para cubrir las necesidades tanto de los
departamentos de ventas como de compras.
La estrategia Interlocutor comercial y documento proporcionará acceso exclusivo a los interlocutores
comerciales a los gestores de ventas asignados y también protegerá los documentos de los interlocutores
comerciales sin un propietario.
Modificar la estrategia de propiedad de datos.

IMPORTANTE: Utilice la sesión de usuario gestor.
En Parametrizaciones generales, modifique las parametrizaciones de propiedad de Solo parametrizaciones
de interlocutor comercial a Interlocutor comercial y documento.
Establezca un propietario los registros de datos maestros de interlocutores comerciales (cliente).
Verifique en su base de datos si existe un propietario para los registros maestros de datos de clientes. Para
hacerlo, abra los datos maestros de interlocutores comerciales y seleccione Cliente y, a continuación, elija
Buscar.
Sugerencia: Si no ve la columna propietario IC, abra Parametrizaciones de formulario para añadir el campo
Propietario IC a la ventana Lista de interlocutores comerciales.
Asegúrese de que existe al menos un registro de cliente asignado al usuario Bill Levine (o su usuario
equivalente en el departamento de ventas). Y asegúrese de que al menos un registro de cliente se asigna a
otro usuario, por ejemplo, Michael Spear, como se muestra más arriba.
Si no existen propietarios, debería asignarlos ahora en los datos maestros de interlocutor comercial para
C20000 y C30000:
• Asigne a Michael Spear (o un usuario equivalente) como el propietario para C20000
• Asigne a Bill Levine (o un usuario equivalente) como el propietario para C30000
IMPORTANTE: No podrá asignar estos usuarios si no tienen registros de datos de empleado. Asegúrese de
que existe un registro de empleado en su sistema para los usuarios Bill Levine y Michael Spear. Si no
existen datos maestros de empleado, créelo ahora:
TAREA 7
Pruebe la propiedad de datos para el nuevo interlocutor comercial y la estrategia de documento.
Antes de iniciar sesión, asegúrese de que el usuario Bill Levine tenga licencia. De lo contrario, asigne uno
ahora desde la ventana Gestión de licencias:
Compruebe las autorizaciones de Bill antes de iniciar sesión:
Si Bill no tiene autorizaciones para Ventas – Clientes e Interlocutores comerciales, puede abrir su cuenta
de usuario y asignarlo al grupo de usuarios de autorización Ventas . Esto le otorgará las autorizaciones
necesarias.
Descubra a qué interlocutores comerciales tiene acceso Bill Levine.

Inicie sesión en SAP Business One como Bill Levine: código de usuario bill.
Abra un pedido y seleccione el icono Seleccionar de lista.
INFORMACIÓN: Bill puede crear documentos si es el propietario de los datos maestros de cliente (por
ejemplo, C30000 y C50000). Bill también puede crear documentos de ventas para los interlocutores
comerciales donde no se asigna ningún propietario, por ejemplo, C80000 (como se muestra en la captura
de pantalla).
Cree un pedido para un interlocutor comercial sin propietario.

Si ve un interlocutor comercial sin propietario, seleccione este interlocutor comercial y cree un pedido de
cliente. Observe el propietario del documento que se ha asignado. Si el interlocutor comercial no tiene
propietario, entonces, se aplica la propiedad de datos por documento y se asigna un propietario de acuerdo
con la propiedad de datos por reglas de documento:
• Si existe un empleado de ventas definido en los datos maestros de interlocutor comercial y hay un
registro de datos maestros de empleado para el empleado de ventas que está vinculado a su cuenta de
usuario, entonces el sistema asignará el empleado de ventas como el propietario del documento.
• Si no hay ningún empleado de ventas para el interlocutor comercial, el sistema asignará la persona que
crea el documento como propietario del documento si tienen un registro de datos maestros de
empleado. En este ejemplo, Bill está asignado como propietario de documento, aunque Brad
Thompson es el empleado de ventas, porque no hay registro de datos maestros de empleado para
Brad.
INFORMACIÓN: Durante la creación de los documentos de ventas, Bill tiene la posibilidad de modificar
el propietario del documento. Si el documento ahora tiene un propietario distinto, Bill ya no tendrá
acceso a este documento debido a la propiedad de datos por reglas de documento. Por supuesto, se
puede dar permiso a Bill para acceder al documento utilizando la ventana de autorizaciones de
propiedad de datos y basándose en la relación de Bill con el documento nuevo.
IMPORTANTE: Las reglas de propiedad de datos pueden impedirle completar otros casos prácticos del
curso. Por lo tanto, le recomendamos que desactive la propiedad de datos deseleccionando la casilla en
las parametrizaciones generales.
Caso práctico: Numeración de datos maestros y

documento
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN

17. Definir automáticamente series de numeración automática para los registros de datos maestros de
clientes
18. Definir series de numeración para pedidos
REQUISITO PREVIO:
Business One 9.3
Para probar las serie de numeración, inicie sesión como el usuario Bill Levine (código de usuario bill).
Asegúrese de que se asigne una licencia a este usuario en su sistema.
GUÍAS:
TAREA 1
OEC Computers desea asignar automáticamente números para los nuevos datos maestros del cliente, en
vez de introducirlos de forma manual. Los códigos de cliente deberían abarcar desde C-0001-R2 hasta C-
9999-R2. El acceso a la serie se controlará utilizando el número de grupo de autorizaciones generales 2.
Defina una serie de numeración para datos maestros de cliente.
Inicie la nueva serie en 0001. Introduzca un prefijo y sufijo y seleccione el grupo 2.
Establezca las series como valor predeterminado para el usuario Bill Levine.
Recuerde que debe actualizar la ventana Numeración de documentos: Configuración.

Utilice esta nueva serie para añadir un nuevo registro de datos maestros de cliente.
Verifique que el usuario Bill Levine tenga acceso a la autorización Serie – Grupo 2.
Inicie sesión como el usuario Bill Levine (código de usuario bil). Abra los datos maestros de interlocutor
comercial y añada un nuevo registro de datos maestros para cliente BY Logística.
TAREA 2
OEC Computers desea utilizar una nueva serie de numeración de documento para pedidos.
Defina una serie de numeración para pedidos.
Inicie sesión como el usuario administrador.

Añada una nueva serie de numeración para pedidos.
Cierre la serie actual estableciendo el último número de la serie.
Continúe los números en la nueva serie. Introduzca un Sufijo para la nueva serie.
Fije la nueva serie como un valor predeterminado para todos los usuarios.

Utilice la nueva serie para añadir un pedido.
Añada un pedido.
¿Por qué el sufijo no aparece en el pedido?

______________________________________________________________________________________
Solución del caso práctico: Numeración de datos

maestros y documento
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN

19. Definir automáticamente series de numeración automática para los registros de datos maestros de
clientes
20. Definir series de numeración para pedidos
REQUISITO PREVIO:
Business One 9.3
Para probar las series de numeración, inicie sesión como el usuario Bill Levine (código de usuario bill).
Asegúrese de que se asigne una licencia a este usuario en su sistema.
GUÍAS:
TAREA 1
OEC Computers desea asignar automáticamente números para los nuevos datos maestros del cliente, en
vez de introducirlos de forma manual. Los códigos de cliente deberían abarcar desde C-0001-R2 hasta C-
9999-R2. El acceso a la serie se controlará utilizando el número de grupo de autorizaciones generales 2.
Defina una serie de numeración para datos maestros de cliente.
Acceda a la ventana Numeración de documentos: Configuración .

Haga doble clic en la fila como se muestra a continuación.
Abra el menú de contexto y agregue una nueva fila:
Introduzca información para la nueva serie. Introduzca un prefijo y sufijo y seleccione el grupo 2.
Nota: Debe indicar la cantidad de dígitos:
Seleccione la fila de series y, continuación, establezca las series como valor predeterminado para el usuario
Bill Levine.
Seleccione Actualizar en la ventana Numeración de documentos: Configuración.
INFORMACIÓN: Acceda a la serie de numeración que se puede controlar utilizando la autorización Serie –
Número de grupo. Verifique que el usuario Bill Levine tenga acceso a la autorización Serie – Grupo 2.
Utilice esta nueva serie para añadir un nuevo registro de datos maestros de cliente.
Inicie sesión como el usuario Bill Levine (código de usuario bill).
Abra la ventana Datos maestros de interlocutor comercial. Tenga en cuenta que la nueva serie se ha
convertido en la serie predeterminada para este usuario.
Añada un nuevo registro de datos maestros para el cliente BY Logistics:
INFORMACIÓN: El siguiente número que se asigne se incrementará de forma automática:
TAREA 2
OEC Computers desea utilizar una nueva serie de numeración de documento para pedidos.
Defina una serie de numeración para pedidos.
Inicie sesión como el usuario administrador.
Haga doble clic en la fila de pedidos en la ventana Numeración de documentos: Configuración .
Añada una nueva línea para los pedidos.
Haga referencia al valor Siguiente número en la serie principal predeterminada. Introduzca este valor como
Primer número y Siguiente número en la serie nueva. Establezca el Último número de la serie principal para
que coincida con el último número de documento que se ha enviado para la serie principal.
Indique un Sufijo opcional en la nueva serie.
Seleccione la fila para la nueva serie y establézcala como valor predeterminado para todos los usuarios.
Seleccione Actualizar en la ventana Numeración de documentos: Configuración.
Cree un pedido.
INFORMACIÓN: La serie de numeración nueva aparece en primer lugar, en vez de la serie principal que se
ha cerrado.
Introduzca información del pedido de compra y seleccione Añadir.
Vuelva a abrir el pedido de compra utilizando la flecha Registro anterior.
Seleccione el botón Vista previa .
INFORMACIÓN: El sufijo de la serie de numeración solo aparece cuando se imprime el documento.
Consultas prácticas TB1200:
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN
Estos ejercicios de práctica están diseñados para el uso práctico detallado en la creación de consultas SQL
básicas para SAP HANA utilizando las herramientas de consulta integradas en SAP Business One.
Creará las siguientes consultas:

1. Un informe que muestra una lista de clientes
2. Un informe que utiliza un parámetro como criterio
3. Un informe basado en varias tablas
4. Un informe con un total acumulado que se puede utilizar con una alerta para proporcionar un pool de
trabajo a un usuario
5. Una consulta utilizada en un widget de paneles
REQUISITO PREVIO:
1. Utilizar la base de datos de muestra para SAP Business One 9.3, versión para SAP HANA
2. Credenciales: Código de usuario: director
Utilice una de las herramientas de consultas de SAP Business One: Generador de consultas o Asistente de
consultas. Nota: Las soluciones solo se muestran para el Generador de consultas. Todas las consultas que
se muestran aquí utilizan la sintaxis HANA SQL.
Nota importante: Los informes incluidos en este caso práctico muestran los datos de la base de datos de la
localización del RU. Los datos que verá obviamente serán distintos según su localización y la fecha en la que
se ejecutan las consultas.
1. Crear un informe de lista de clientes

Este informe visualiza una lista de clientes y direcciones de la tabla OCRD Interlocutores comerciales.
1. Cree una consulta utilizando los siguientes campos de la tabla OCRD interlocutores comerciales:
Cód.Tarjeta, NombreTarjeta, Dirección, Ciudad (Ciudad de facturación), CódigoPostal, Saldo,
PersonaContacto.
2. Puesto que la tabla OCRD también contiene registros para proveedores y clientes potenciales
necesita filtrar registros de cliente utilizando la condición TipoTarjeta = ’C’.
3. En los resultados de la consulta, ordene los resultados alfabéticamente por nombre de cliente y
añada un total a la columna de saldos de cuenta.
4. Guarde la consulta en una nueva categoría llamada Ventas y seleccione el botón Asignar grupo para
asignar la categoría al grupo de autorización Consultas guardadas – Grupo núm. 1.
5. Ejecute la consulta grabada desde el menú Herramientas.
Nota: Cuando se utiliza una base de datos HANA, los nombres de campos con varios casos deben
estar escritos entre comillas dobles en la consulta.
La consulta y los resultados deberían tener este aspecto:
Configurar detalladamente los resultados

• Puede ordenar los resultados según cualquier columna haciendo doble clic en el campo de
cabecera de la columna.
• Para incluir un total de los saldos de cuentas, pulse Ctrl y haga clic en el campo de cabecera
de la columna de saldo de la cuenta. El total aparecerá en la parte inferior de la columna, como
se muestra a continuación.
2. Crear un informe con un parámetro

Este informe visualiza una lista de facturas de clientes contabilizadas después de una fecha
determinada. La fecha se indica como un parámetro cuando se ejecuta la consulta. El informe
utiliza la tabla de factura OINV.
Buscar nombres de campo

Para averiguar los nombres de los campos del informe, utilice la información del sistema:
Nombre en documento Nombre del campo de la base de datos
Nº
Cliente
Nombre
Fecha de contabilización
Total DocTotal
Nota: Cuando sitúa el ratón sobre el campo Total, el nombre del campo no aparece en la
información del sistema. Esto se debe a que este campo tiene el símbolo de la moneda, así como el
importe. El nombre del campo de la base de datos es DocTotal.
Crear la consulta
Seleccione los campos de la tabla OINV que completó con información del sistema.
Filtre por facturas pendientes y utilice la variable [%0] con la condición Mayor que para filtrar solo
las facturas contabilizadas con fecha posterior a la introducida por el usuario como el parámetro:
T0."DocStatus" = ‘O’ and T0."DocDate" > [%0]
Ejecutar la consulta
Seleccione Ejecutar. Seleccione una fecha de la lista. Nota: si está utilizando la base de datos de
muestra, las facturas que ve pueden ser muy antiguas a menos que recientemente haya añadido.
Para mostrar el total de las facturas, seleccione Ctrl y haga doble clic en la cabecera de columna
Total del documento.
Grabe esta consulta con el nombre Lista de factura en la categoría Ventas.
3. Crear un informe de varias tablas
Esta consulta muestra una lista de las ofertas de ventas pendientes resumidas por cliente y agrupadas
por empleado de ventas. La consulta utilizará dos tablas:
▪ Oferta de ventas (OQUT)
▪ Tabla de empleado de ventas (OSLP)
La conexión interna se la proporcionará la herramienta de consulta.

Crear la consulta
Seleccione la tabla OSLP y, a continuación, seleccione el campo SlpName.
Seleccione la tabla OQUT y, a continuación, seleccione los campos CardCode y CardName.
Calcule el valor total de las ofertas de ventas mediante la función SUM y proporcione una cabecera
de columna en el informe:
SUM(T0."DocTotal") as “Total Value”
Cuente el número de ofertas de ventas para cada cliente utilizando la función COUNT y proporcione
una cabecera:
COUNT(T0. "DocNum") como “No of Documents”
Filtre la consulta de modo que solo se utilice ofertas pendientes:
T0."DocStatus" = ‘O’
Ordene por el campo SlpName.

Agrupo por los campos SlpName, CardCode y CardName.
Ejecute y grabe la consulta.
4. Cree un informe como un pool de trabajo para un usuario
Este informe visualiza todos los pedidos que se han contabilizado en el día de hoy, organizados por
nombre de empleado de ventas. El informe utiliza la tabla ORDR y la tabla OSLP. El informe se
graba y, a continuación, se podrá utilizar con una alerta para proporcionar un pool de trabajo diario
a un usuario.
Preparación: Crear 2-3 pedidos para los clientes, con fecha de contabilización actual. Seleccione un
% de descuento en cada pedido.
Crear la consulta
Seleccione las tablas ORDR y OSLP.
Seleccione el nombre de empleado de ventas, el número de documento, el código de tarjeta, el

total de documento y el descuento.
Aplique la cláusula SUM para sumar el total pedidos de cliente, combinada con la cláusula OVER
para actualizar un total acumulado por empleado de ventas.
Seleccione solo los pedidos de cliente del día actual:
Ejecute la consulta
Grabe la consulta en la categoría Ventas con el nombre Pedidos del día de hoy.
INFORMACIÓN: Se pueden programar el informe para que se ejecute a diario y se envíe a un

usuario mediante el mecanismo de alerta. Este tema se cubre en el caso práctico para alertas.
5. Cree una consulta para un widget de panel
Configure un widget de recuento que cuente el número de entregas creadas cada día.
Crear la consulta
La consulta debe seleccionar los números de documento de la tabla ODLN donde la fecha de
documento (fecha de contabilización) es la fecha actual.
Grabe y nombre la consulta Deliveries_Today.
Pruebe la consulta
Cree algunas entregas (con la fecha actual) de manera que pueda probar su consulta.
Configurar el widget de recuento

Herramientas > Cockpit Configuración del widget de recuento
Cambie al modo Añadir.
Proporcione al widget de recuento código, nombre y descripción. El nombre aparecerá en el widget,
así que debe ser breve y conciso. Por ejemplo, llámelo Entregas actuales.
Enlace el widget de recuento a la consulta que acaba de crear:
Seleccione Añadir.
Añadir el widget de recuento al cockpit

Seleccione el icono del lápiz para realizar modificaciones al cockpit.
Busque el widget recién creado en la galería de widgets (seleccione Recuento de objetos

empresariales en la casilla desplegable) y añádalo al cockpit.
Grabe las modificaciones en el cockpit.
Probar el widget de recuento

Puede probar el widget de recuento añadiendo más entregas. Puede esperar hasta que el cockpit
recoja las entregas nuevas o seleccionar Actualizar para ver el recuento actualizado.
Consultas prácticas TB1200 - Soluciones:
Finalidad
Este documento contiene las soluciones para las consultas prácticas del curso TB1200.
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN
Estos ejercicios de práctica están diseñados para el uso práctico detallado en la creación de consultas SQL
básicas para SAP HANA utilizando las herramientas de consulta integradas en SAP Business One.
Creará las siguientes consultas:

6. Un informe que muestra una lista de clientes
7. Un informe que utiliza un parámetro como criterio
8. Un informe basado en varias tablas
9. Un informe con un total acumulado que se puede utilizar con una alerta para proporcionar un pool de
trabajo a un usuario
10. Una consulta utilizada en un widget de paneles
REQUISITO PREVIO:
1. Utilizar la base de datos de muestra para SAP Business One 9.3, versión para SAP HANA
2. Credenciales: Código de usuario: director
Utilice una de las herramientas de consultas de SAP Business One: Generador de consultas o Asistente de
consultas. Nota: Las soluciones solo se muestran para el Generador de consultas. Todas las consultas que
se muestran aquí utilizan la sintaxis HANA SQL.
Nota importante: Los informes incluidos en este caso práctico muestran los datos de labase de datos de la
localización del RU. Los datos que verá obviamente serán distintos según su localización y la fecha en la que
se ejecutan las consultas.
2. Crear un informe de lista de clientes

Este informe visualiza una lista de clientes y direcciones de la tabla OCRD Interlocutores comerciales.
Crear la consulta
Seleccione Herramientas  Consultas  Generador de consultas.
Introduzca OCRD en el campo resaltado en la parte izquierda de la ventana y pulse Ficha.
Seleccione los campos del informe haciendo doble clic en la lista:

• CardCode
• CardName
• Dirección
• City (Ciudad de facturación)
• Código postal
• Saldo
• CntctPrsn
Nota: Cuando se utiliza una base de datos HANA, los nombres de campos con varios casos deben
estar escritos entre comillas dobles en la consulta.
Sugerencia: Ordenar los campos

Para facilitar la selección de campos, pued eordenar la lista de campos alfabéticamente haciendo doble
clic en la cabecera de la columna Nombre.
Añadir una condición a la consulta

Puesto que la tabla OCRD conserva registros para clientes potenciales y proveedores, así como los
clientes, deberá añadir un filtro para los registros maestros de cliente:
• Haga clic en el área Donde del lado derecho.
• Haga doble clic para seleccionar el campo CardType.
• Escriba = ‘C’ para completar la cláusula Where (utilice comillas simples). La cláusula Where
ahora deberá ser: T0."CardType" = ‘C’
Seleccione Ejecutar.
Configurar detalladamente los resultados

• Puede ordenar los resultados según cualquier columna haciendo doble clic en el campo de
cabecera de la columna. Si lo prefiere, puede añadir una clasificación a la consulta mediante la
introducción de un campo en el área Ordenar por de la ventana Generador de consultas.
• Para incluir un total de los saldos de cuentas, pulse Ctrl y haga clic en el campo de cabecera
de la columna de saldo de la cuenta. El total aparecerá en la parte inferior de la columna, como
se muestra a continuación.
Grabar la consulta para reutilizarla

En la ventana Vista preliminar de consulta, seleccione Grabar.
En la ventana Grabar consulta, seleccione Gestionar categorías.
Indique un nuevo tipo denominado Ventas.
Seleccione Añadir.
Seleccione la categoría de ventas que acaba de crear y seleccione el botón Asignar grupo para
asignar la categoría al grupo de autorización Consultas grabadas – Grupo núm.1.
Seleccione Actualizar y OK.
De nuevo en la ventana Grabar consulta, seleccione la categoría Ventas.

Introduzca Informe de saldo de cliente en el campo Nombre de consulta.
Seleccione Grabar.
Seleccionar la consulta grabada

Seleccione Herramientas  Consultas Consultas de usuario  Ventas  Informe de saldo de cliente.
4. Crear un informe con un parámetro

Este informe visualiza una lista de facturas de clientes contabilizadas después de una fecha
determinada. La fecha se indica como un parámetro cuando se ejecuta la consulta. El informe
utiliza la tabla de factura OINV.
Buscar nombres de campo

Para averiguar los nombres de los campos del informe, utilice la información del sistema:
▪ Abra un documento de factura de clientes en blanco y vaya a Ver > Información del sistema.
▪ Sitúe el ratón sobre los siguientes campos y escriba el nombre del campo de la base de
datos que aparece en el área de información del sistema:
Nombre en documento Nombre del campo de la base de datos
Nº
Cliente
Nombre
Fecha de contabilización
Total DocTotal
Nota: Cuando sitúa el ratón sobre el campo Total, el nombre del campo no aparece en la
información del sistema. Esto se debe a que este campo tiene el símbolo de la moneda, así como el
importe. El nombre del campo de la base de datos es DocTotal.
Crear la consulta
En la ventana Generador de consultas, cierre el botón X para borrar la selección de tabla anterior. Si
ha cerrado la ventana Generador de consultas, vuelva a abrirla mediante la vía de acceso
Herramientas  Consultas Generador de consultas.
Escriba OINV en el campo Tabla y pulse Ficha.
Seleccione los campos de la tabla OINV que completó con información del sistema.
En la cláusula Where, añada un filtro para documentos pendientes (DocStatus = ‘O’). La cláusula
Where debería ser:
En la cláusula Where , escriba la palabra "and" y, a continuación, seleccione el campo de fecha del
documento (DocDate). A continuación, pulse el botón Condiciones para abrir la ventana lateral:
• Haga doble clic en la condición Mayor que
• Haga doble clic en la primera variable [%0].
La cláusula Where ahora deberá ser:

T0."DocStatus" = ‘O’ and T0."Docdate" > [%0]
Seleccione Ejecutar. Aparecerá una ventana de diálogo.
Seleccione el icono de la lista de selección en la ventana de diálogo y, a continuación, seleccione

una fecha a partir de la lista de resultados. Nota: si está utilizando la base de datos de muestra, las
facturas que ve pueden ser muy antiguas a menos que recientemente haya añadido.
Seleccione OK para ejecutar la consulta.
El sistema visualizará el resultado. Verá las flechas desplegables de color naranta situadas al lado de
los datos maestros de clientes.
Para mostrar el total de las facturas, seleccione Ctrl y haga doble clic en la cabecera de columna
Total del documento.
Grabe esta consulta con el nombre Lista de factura en la categoría Ventas.
6. Crear un informe de varias tablas
Esta consulta muestra una lista de las ofertas de ventas pendientes resumidas por cliente y agrupadas
por empleado de ventas. La consulta utilizará dos tablas:
▪ Oferta de ventas (OQUT)
▪ Tabla de empleado de ventas (OSLP)
La conexión interna se la proporcionará la herramienta de consulta.

Crear la consulta
Borre la tabla anterior de la ventana de consulta
Introduzca cada nombre de tabla en el cuadro superior izquierdo y pulse Ficha cada vez. La
conexión interna se realiza en su nombre en la ventana Generador de consultas.
Seleccione la tabla OSLP y, a continuación, seleccione el campo SlpName.
Seleccione la tabla OQUT y, a continuación, seleccione los campos CardCode y CardName.
Calcule el valor total de las ofertas de ventas mediante la función SUM y proporcione una cabecera
en el informe:
SUM(T0."DocTotal") as “Total Value”
Cuente el número de ofertas de ventas para cada cliente utilizando la función COUNT y proporcione
una cabecera:
COUNT(T0.”DocNum”) as “No of Documents”
Importante: No olvide el paréntesis de cierre para las funciones SUM y COUNT.
Introduzca la siguiente condición en la cláusula Where de modo que solo se usen ofertas
pendientes:
Haga clic en el área Clasificación por y seleccione el campo SlpName.

Haga clic en el área Agrupar por y seleccione los campos SlpName, CardCode y CardName de modo
que los resultados se agrupen por empleado de ventas y cliente.
Seleccione Ejecutar.
Los resultados muestran para cada empleado de ventas un recuento de las ofertas de ventas
pendientes para cada cliente y el valor total de las ofertas. Por ejemplo:
Grabe la consulta.
7. Creae un informe como un pool de trabajo para un usuario
Este informe visualiza todos los pedidos que se han contabilizado en el día de hoy, organizados por
nombre de empleado de ventas. El informe utiliza la tabla ORDR y la tabla OSLP. El informe se
graba y, a continuación, se podrá utilizar con una alerta para proporcionar un pool de trabajo diario
a un usuario.
Preparación: Crear 2-3 pedidos para los clientes, con fecha de contabilización actual. Seleccione un
% de descuento en cada pedido.
En el Generador de consultas, seleccione la tabla ORDR, pulse tabulador, seleccione la tabla OSLP y
pulse tabulador.
Introduzca el SQL como se muestra a continuación en el área Seleccionar. Seleccione cada tabla
antes de seleccionar los campos.
Tenga en cuenta que la consulta utiliza la expresión SUM para sumar el total de pedidos de cliente
combinados con la cláusula OVER para actualizar un total acumulado por empleado de ventas.
Introduzca la cláusula Where, como se muestra a continuación.
Ejecute la consulta
Grabe la consulta en la categoría Ventas con el nombre Pedidos del día de hoy.
INFORMACIÓN: Se pueden programar el informe para que se ejecute a diario y se envíe a un

usuario mediante el mecanismo de alerta. Este tema se cubre en el caso práctico para alertas.
8. Cree una consulta para un widget de panel
Configure un widget de recuento que cuente el número de entregas creadas cada día.
Cree la consulta
La consulta debe seleccionar los números de documento de la tabla ODLN donde la fecha de
documento (fecha de contabilización) es la fecha actual.
Como se muestra a continuación:
Grabe y nombre la consulta Deliveries_Today.
Pruebe la consulta
Cree algunas entregas (con la fecha actual) de manera que pueda probar su consulta.
Ventas – clientes  Entrega
Aquí hay una entrega de ejemplo:
Después de crear varias entregas, vuelva a su consulta y seleccione Ejecutar.

Los resultados muestran una lista de los documentos de entrega para la fecha de hoy. Por ejemplo:
Configurar el widget de recuento

Herramientas > Cockpit  Configuración de widget de recuento
Cambie al modo Añadir .

Proporcione al widget de recuento código, nombre y descripción. El nombre aparecerá en el
widget, así que debe ser breve y conciso. Por ejemplo, llámelo Entregas actuales.
Enlace el widget de recuento a la consulta que acaba de crear: Seleccione Seleccionar consulta.
Se abre la ventana Gestor de consultas. Seleccione su consulta y seleccione OK.
Cuando su consulta se muestre en la ventana Widget de recuento – Configuración, seleccione

Añadir.
Añadir el widget de recuento al cockpit

Seleccione el icono del lápiz para realizar modificaciones al cockpit.
Utilice este icono para abrir la Galería de widgets.
Seleccione Recuento de objetos empresariales en la casilla desplegable.

Para seleccionar el widget, haga clic en el signo de suma debajo del widget. Cambiará a una marca
de verificación de color verde.
Seleccione la flecha que se encuentra en la parte superior izquierda para volver al cockpit.
Utilice el icono con forma de marca de verificación para grabar las modificaciones del cockpit.
Probar el widget de recuento

Puede probar el widget de recuento añadiendo más entregas. Puede esperar hasta que el cockpit
recoja las entregas nuevas o seleccionar Actualizar para ver el recuento actualizado.
Si hace clic en el número que se visualiza, se abrirá una ventana con los resultados de la consulta.
Caso práctico: Uso de alertas
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN

21. Configurar una alerta estándar
22. Activar la alerta y enviar la notificación a otro usuario
23. Crear una consulta de usuario para una alerta definida por el usuario
24. Definir una alerta de usuario basada en una consulta
25. Probar la alerta de usuario
REQUISITO PREVIO:
Business One 9.3
• En Gestión > Inicialización del sistema > Parametrizaciones generales – Ficha Servicios:
o Asegúrese de que la casilla Visualizar la bandeja de entrada cuando llegue un mensaje nuevo
esté seleccionada.
o Asegúrese de que el campo Actualizar mensajes (minutos) sea 0.
GUÍAS:
TAREA 1
Jayson, el director general de OEC Computers, desea que se le informe de todos los descuentos
importantes que se ofrecen a los clientes y que hacen que la ganancia bruta de los artículos sea inferior al
30% en todas las ofertas de ventas y pedidos de cliente.
Configure una alerta estándar para la desviación de ganancia bruta en las ofertas de ventas y los
pedidos de cliente.
Seleccione el usuario gestor como el destinatario de la alerta.
TAREA 2
Active la alerta y envie la notificación a otro usuario.
Para probar que la alerta funcione correctamente, cree una oferta de ventas para el cliente C30000 y el
artículo A00006 en la base de datos.
Abra la ventana de ganancias brutas mediante el icono de la barra de herramientas. Si las ganancias brutas
son > 30%, fije el descuento en la oferta de ventas en 25%. Consulte de nuevo las ganancias brutas para
asegurarse de que sean < 30%.
Nota: Según la ubicación los precios varían y, por lo tanto, la ganancia bruta puede ser superior.
Seleccione Añadir para grabar la oferta de venta. Se desencadenará una alerta.
IMPORTANTE: Si no ha recibido una notificación de alertas, es posible que el servicio de alerta no se esté
ejecutando. El servicio de alerta se ejecuta en el área Servicio de trabajo de System Landscape Directory en
el servidor. Póngase en contacto con el instructor o el administrador del sistema para verificar el servicio de
alerta.
Verifique la notificación de alerta.

Abra la oferta de ventas para revisar la ganancia bruta.
Después de recibir una alerta lanzada por la oferta de ventas, Jayson desea tomar medidas inmediatas para
rectificar la desviación de la ganancia bruta. ¿Cómo puede Jayson informar rápidamente al jefe de ventas
Bill Levine de sus intenciones de actualizar la oferta de ventas?
Envíe la alerta a otro usuario

Reenvíe la alerta al usuario Bill Levine, con un mensaje apropiado.
Jayson informa al jefe de ventas y, a continuación, ajusta el descuento de la oferta de ventas

correspondientemente para asegurarse de que no se reciban más alertas.
Actualice la oferta de ventas.

Abra la Oferta de ventas desde la notificación de alerta. Modifique el descuento para que la ganancia bruta
sea > 30%. Actualice la oferta de ventas. Verifique que no se reciben alertas adicionales.
TAREA 3
Un director quiere revisar los pedidos de cliente que se han enviado durante el día. El informe se debe
ordenar por empleado de ventas. Puede cumplir con este requisito mediante una alerta basada en una
consulta. La consulta se configurará para ejecutarse una vez al día y mostrará los pedidos emitidos durante
el día.
Preparación
Cree 2-5 pedidos de cliente para clientes diferentes. Estos pedidos tendrán la fecha de contabilización del
día corriente (DocDate) que se incluirá en el informe.
Crear una consulta de usuario para una alerta definida por el usuario
Si ya ha completado el caso práctico Consultas prácticas, habrá grabado una consulta llamada Pedidos del
día de hoy en la categoría Ventas. Puede utilizar la consulta para esta tarea. Vaya a TAREA 4.
Si no ha creado la consulta, puede hacerlo ahora.

Abra el Generador de consultas e introduzca las tablas ORDR y OSLP en la columna Tabla. Introduzca la
consulta como se muestra a continuación:
Grabe la consulta en cualquier categoría.
TAREA 4
Definir una alerta de usuario basada en una consulta
En la ventana Gestión de alertas, cambie al modo Añadir y cree una alerta.

Seleccione la consulta que ha grabado anteriormente. Asegúrese de que la alerta esté activa.
Seleccione gestor como destinatario.
Introduzca la frecuencia: Para los fines de esta demostración, establezca la frecuencia en Minutos y el
tiempo en 2 minutos.
Añada la alerta.
TAREA 5
Probar la alerta de usuario.
Asegúrese de que haya pedidos emitidos hoy.

La alerta se desencadenará en 2 minutos y ejecutará la consulta. Solo obtendrá una notificación de alerta si
hay resultados para la consulta.
Nota: Podría haber un retraso debido a un desfase en la red. Si no ha recibido la alerta al cabo de 10
minutos, pregunte a su administrador del sistema para verificar si la capa de servicio SAP HANA está
instalada y activa.
Visualice el informe en la ventana de notificación de alertas.
IMPORTANTE: Cuando haya terminado esta práctica, desactive la alerta en la ventana Gestión de alertas. Si
no lo hace, es posible que reciba una alerta cada 2 minutos.
Solución del caso práctico: Uso de alertas
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN

26. Configurar una alerta estándar
27. Activar la alerta y enviar la notificación a otro usuario
28. Crear una consulta de usuario para una alerta definida por el usuario
29. Definir una alerta de usuario basada en una consulta
30. Probar la alerta de usuario
REQUISITO PREVIO:
Business One 9.3
• En Gestión > Inicialización del sistema > Parametrizaciones generales – Ficha Servicios:
o Asegúrese de que la casilla Visualizar la bandeja de entrada cuando llegue un mensaje nuevo
esté seleccionada.
o Asegúrese de que el campo Actualizar mensajes (minutos) sea 0.
GUÍAS:
TAREA 1
Jayson, el director general de OEC Computers, desea que se le informe de todos los descuentos
importantes que se ofrecen a los clientes y que hacen que la ganancia bruta de los artículos sea inferior al
30% en todas las ofertas de ventas y pedidos de cliente.
Configure una alerta estándar para la desviación de ganancia bruta en las ofertas de ventas y los
pedidos de cliente.
Utilice la función Buscar menús en SAP HANA o la función Buscar en SQL, o navegue hasta Administración
 Gestión de alertas.
Escriba * en el campo Nombre y seleccione Buscar.
En la ventana Lista de alertas definidas, seleccione Desviación de ganancia bruta porcentual.
En la ventana Gestión de alertas, active la alerta. Modifique la prioridad de la alerta por Alta; que marcará
esta notificación de alerta como artículo de alta prioridad.
Para el usuario Jayson Butler, seleccione la casilla Int.. Esta acción activará una notificación interna en la
ventana emergente Descripción general de mensajes/alertas.
En la ficha Condiciones, escriba 30 en el campo Porcentaje de ganancia. El porcentaje de ganancia bruta

calculado que lanzará la alerta es 30.
En la ficha Documentos, marque las casillas de selección Ofertas de ventas y Pedidos de cliente y grabe la
alerta.
INFORMACIÓN: En la ficha Grupos, en lugar de eso, seleccione un grupo de usuarios para enviar la
notificación a varios usuarios sin seleccionarlos individualmente. El grupo de usuarios debe ser del tipo
Alertas o En todos los tipos.
TAREA 2
Active la alerta y envie la notificación a otro usuario.
Abra la ventana Oferta de ventas.

Seleccione el Cliente C30000 y el artículo A00006 en su base de datos.
Verifique la ganancia bruta del artículo.
Seleccione el icono Ganancia bruta en la barra de herramientas superior:
El porcentaje de ganancia bruta aparece en la columna % ganancia. En este caso, podemos ver que es
más del 50% y que no activará ninguna alerta. Para que se desencadene la alerta, es necesario reducir el
porcentaje de ganancias brutas a < 30%.
Puede aumentar el descuento en la oferta de ventas para que la ganancia bruta disminuya por debajo del
30%.
Seleccione Añadir para grabar la oferta de venta. Se desencadenará una alerta.
IMPORTANTE: Si no ha recibido una notificación de alertas, es posible que el servicio de alerta no se esté
ejecutando. El servicio de alerta se ejecuta en el área Servicio de trabajo de System Landscape Directory en
el servidor. Póngase en contacto con el instructor o el administrador del sistema para verificar el servicio de
alerta.
Verifique la notificación de alerta.

La ventana Resumen de mensajes/alertas se abrirá automáticamente si se lanza una alerta. También puede
abrir esta ventana mediante el icono Resumen de mensajes/alertas de la barra de herramientas.
Seleccione la fila de alertas en la bandeja de entrada. Podrá ver un enlace al documento.
INFORMACIÓN: Si el widget Mensajes y alertas se ha añadido al cockpit del destinatario, podrá acceder a
la ventana de alertas desde el widget.
Envíe la alerta a otro usuario

En la ventana Descripción general de mensajes/alertas, seleccione Enviar.
Con ello se abrirá la ventana Enviar mensaje.
Seleccione Añadir destinatario en la ventana Enviar mensaje.

En la ficha Usuarios, seleccione Bill Levine y, luego, OK.
INFORMACIÓN: En la ficha Personas de contacto, también puede seleccionar un destinatario de la lista de

interlocutores comerciales o de una lista de distribución predefinida.
Seleccione el método de notificación para el mensaje de alerta. En la ficha Texto , puede escribir el
mensaje.
Seleccione Enviar para enviar la alerta a Bill.
INFORMACIÓN: Bill recibirá una alerta con la oferta de ventas y el mensaje.
Actualice la oferta de ventas.

Abra la Oferta de ventas seleccionando la flecha naranja desplegable en la alerta.
Fije el campo Descuento en 5.
Verifique la ganancia bruta del documento. La alerta ya no se lanzará porque el porcentaje de ganancia
ahora es superior al 30%. Seleccione Actualizar para grabar la oferta de ventas.
Verifique que no se hayan recibido más alertas tras grabar el documento Oferta de ventas.
TAREA 3
Crear una consulta de usuario para una alerta definida por el usuario
Escenario
Un director quiere revisar los pedidos de cliente que se han enviado durante el día. El informe se debe
ordenar por empleado de ventas. Puede cumplir con este requisito mediante una alerta basada en una
consulta. La consulta se configurará para ejecutarse una vez al día y mostrará los pedidos emitidos
durante el día.
Preparación
Cree 2-5 pedidos de cliente para clientes diferentes. Estos pedidos tendrán la fecha de contabilización
del día corriente (DocDate) que se incluirá en el informe.
Siy aha completado el caso práctico Consultas prácticas, haráb grabado una consulta llamada Pedidos del
día de hoy en la categoría Ventas. Puede utilizar la consulta para esta tarea. Vaya a TAREA 4.
Si no ha creado la consulta, puede hacerlo ahora.

Abra el Generador de consultas e introduzca las tablas ORDR y OSLP en la columna Tabla.
Seleccione la tabla OSLP y el campo SlpName.

Seleccione la tabla ORDR y los campos DocNum, CardCode y DocTotal.
Escriba el comando SUM como:
SUM(T0.”DocTotal”) OVER (Order by T1.”SlpName”, T0.”DocTotal”) as “Running Total”
Seleccione el campo DiscPrcnt.
La consulta debe tener el siguiente aspecto. Tenga en cuenta que debe proporcionar la relación de la
cláusula From.
En la cláusula Where, escriba:

T0.”DocDate” = Current_Date
Seleccione Ejecutar para ejecutar la consulta.
Grabe la consulta.
Seleccione una categoría de consulta.

Introduzca el nombre como Pedidos del día de hoy. Seleccione Grabar.
TAREA 4
Definir una alerta de usuario basada en una consulta
Seleccione Administración  Gestión de alertas.

Cambie al modo Añadir y cree una alerta.
Proporcione un nombre para la alerta.

Seleccione la casilla Activo.
Seleccione Abrir consulta grabada.
Seleccione la consulta grabada Pedidos del día de hoy.
Seleccione el indicador Int. para el usuario Jason Butler (usuario gestor).

Introduzca la frecuencia: Para los fines de esta demostración, establezca la frecuencia en Minutos y el
tiempo en 2 minutos.
Active la casilla Grabar historial.
Añada la alerta.
TAREA 5
Probar la alerta de usuario.
Asegúrese de que haya pedidos emitidos hoy.

La alerta se desencadenará en 2 minutos y ejecutará la consulta. Solo obtendrá una notificación de alerta si
hay resultados para la consulta.
Nota: Podría haber un retraso debido a un desfase en la red. Si no ha recibido la alerta al cabo de 10
minutos, pregunte a su administrador del sistema para verificar si la capa de servicio SAP HANA está
instalada y activa.
Seleccione la fila de la alerta para ver el informe:
IMPORTANTE: Cuando haya terminado esta práctica, desactive la alerta en la ventana Gestión de alertas. Si
no lo hace, es posible que reciba una alerta cada 2 minutos.
Caso práctico: Proceso de autorización
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN

31. Activar la funcionalidad de proceso de autorización
32. Definir un proceso de aprobación para las solicitudes de compra
33. Definir un proceso de aprobación para los pedidos
34. Aprobar la solicitud de compra y copiarla a un pedido
35. Autorice el pedido.
36. Actualizar documentos que requieren aprobación
37. Definir un proceso de autorización utilizando una consulta
palabras clave:
REQUISITO PREVIO:
Business One 9.3
• Para probar el proceso de autorización, también iniciará sesión como los siguientes usuarios:
o Bill Levine (bill) del departamento de ventas
o Vicky Purchase (Vicky) del departamento general
• Si estos usuarios no están en la base de datos, seleccione un usuario del departamento de ventas y un
usuario del departamento general.
ASIGNAR LICENCIAS Y AUTORIZACIONES A LOS USUARIOS:
Para asignar una licencia, abra la ventana Gestión de licencias en el cliente SAP Business One,
seleccione el código de usuario y asigne una licencia profesional disponible a bill y a vicky.
Nota: Si el usuario ha iniciado sesión en el sistema no podrá asignar una licencia.
Para asignar autorizaciones, abra la cuenta de usuario del usuario bill. Asegúrese de que el artículo se
asigne al grupo de autorización Ventas. Si el usuario no está asignado, seleccione el botón Explorar y
realice la asignación.
Asegúrese de que el usuario bill también tenga autorización para crear solicitudes de compra. Abra la
ventana autorizaciones. Seleccione el usuario bill y busque la función de solicitud de compra. Si no se ha
establecido, modifique la autorización a Autorización total.
Abra la cuenta de usuario para el usuario Vicky y asígnela al grupo de autorización Compras, si no ha
sido asignada.
GUÍAS:
TAREA 1
Importante: Inicie sesión como el usuario gestor mientras trabaja en esta tarea.
OEC Computers quiere implementar un mayor control sobre el proceso de compra.
Active procesos de autorización en el sistema.
Nota: Seleccione también las casillas Habilitar la actualización del documento generado/actualizado por el
proceso de aprobacióny Habilitar actualización del documento preliminar con el estado
Pendiente/Autorizado.
TAREA 2
A Vicky le gustaría autorizar todas las solicitudes de compra creadas por todos los empleados de la
empresa excepto su jefe, Jayson Butler.
Defina un proceso de aprobación (etapa y modelo) para las solicitudes de compra.
En la etapa de autorización, establezca a Vicky Purchase como autorizador.

En el modelo de autorización, seleccione todos los usuarios de los departamentos de compras y ventas
como la compra y los departamentos de ventas como creadores. Asegúrese de que los usuarios Vicky
Purchase y Jayson Butler no se incluyen como creadores.
Vuelva a abrir el documento de solicitud de compra.
Incluya la etapa de autorización que definió antes.
Establezca las condiciones como «Siempre».
TAREA 3
Jayson, director general de OEC Computers, también quiere autorizar todas las solicitudes de compra con
un total de documento de más de 2500 creado por Vicky.
Defina un procedimiento de autorización para pedidos de cliente.
Primero defina una etapa de autorización con el usuario Jayson Butler (gestor) como autorizador.
A continuación, defina un nuevo modelo de autorización. Seleccione a Vicky Purchase como usuario
creador. Seleccione el documento de pedido e incluya la etapa de autorización que acaba de definir. En la
ficha Condiciones, seleccione Cuando se aplica lo siguiente. Seleccione Documento total y Ratio de Mayor
que el Valor 2500. El proceso de autorización debería iniciarse si el total del documento supera 2500.
TAREA 4
Aprobar la solicitud de compra y copiarla a un pedido.

Pauta importante: Inicie sesión como el usuario bill (Bill Levine) y Vicky (Vicky Purchase) durante esta
tarea.
Bill, jefe de ventas de OEC Computers, quiere pedir una tableta para su nuevo empleado de ventas.
Inicie sesión como Bill (Bill Levine). Nota: Si es la primera vez que inicia sesión como usuario, puede
establecer una nueva contraseña. Deje vacío el cuadro de la contraseña anterior e introduzca y confirme
una nueva: 1234.
Cree una Solicitud de compra.

Sugerencia: Si no ve la función Solicitud de compra en el menú principal, verifique las parametrizaciones de
formulario seleccionando el icono:
En la ventana Solicitud de compra, seleccione la Fecha solicitada abriendo el icono del calendario. En Nº
artículo seleccione Z00001 con una Ctd. solicitada de 1.
Seleccione Añadir.
Se activará un proceso de autorización para solicitudes de compra. En la ventana Solicitud de generación
de documento, añada un comentario que se enviará al autorizador.
Ahora inicie sesión como Vicky (Vicky Purchase), usuario autorizador para la solicitud de compra.
Vicky, del departamento de compras, recibe una notificación para que revise la solicitud de compra de Bill.
¿Cómo puede Vicky revisar y autorizar la solicitud de compra de Bill de una forma fácil? (Hay
diferentes opciones posibles)
Mediante una de las opciones, apruebe la solicitud de compra. El creador (Bill Levine) recibirá una alerta
indicando que el documento se ha aprobado.
¿Cuál es el estado de la solicitud de compra ahora que se ha aprobado?

____________________________________________________________
Tanto los creadores como los autorizadores pueden grabar un documento aprobado para el sistema.
Apruebe la solicitud de compra y cópiela en un pedido.

Como Vicky, abra la solicitud de compra y añada el documento al sistema.
Copie la Solicitud de compra autorizada en un Pedido. En la ventana Pedido, seleccione el proveedor

V10000.
Modifique la cantidad a 5 para que el total del documento sea superior a 2500. Grabe el documento.
Una vez añadido el documento, el proceso de autorización se inicia basado en el total del documento del
Pedido. En la ventana Solicitud de generación de documento, añada un comentario y seleccione Aceptar.
TAREA 5
Autorice el pedido.
Pauta importante: Inicie sesión como el usuario director (Jayson Butler) mientras trabaja en esta tarea.
Jayson es el autorizador de los pedidos que superan los 2500. Recibirá una notificación en su bandeja de
entrada de Mensajes/Resumen de alertas.
Abra la solicitud de aprobación y apruebe el pedido.
Realice el pedido.
Pauta importante: Inicie sesión como el usuario Vicky (Vicky Compra) mientras trabaja en esta tarea.
Como creador del documento de pedido, Vicky ha recibido una alerta que indica que el pedido ha sido
autorizado. Desglose el Pedido utilizando la flecha naranja.
El pedido ha sido autorizado pero sigue siendo un borrador de documento. Añada el pedido al sistema.
¿Cuál es el estado del pedido ahora que se ha añadido al sistema?

____________________________________________________________
TAREA 6
Actualizar documentos que requieren autorización.
Cree un pedido que no necesite autorización.

Cree un pedido: Seleccione el proveedor V10000 y el artículo A00001 y asegúrese de que el total del
documento sea < 2500 de modo que NO se necesite autorización. Añada el documento.
Actualizar el pedido para que requiera autorización.

Vuelva a abrir el documento y modifique la cantidad a 15 para que el total del documento sea > 2500.
Ahora el documento necesita autorización. Introduzca un comentario y seleccione OK.
¿Qué casilla controla la autorización de documentos añadidos originariamente sin autorización?

___________________________________________________________________________________
El pedido está en proceso de autorización. Vicky obtiene una solicitud para llevar a cabo una modificación
del pedido.
Actualice el pedido mientras se encuentra en proceso de autorización.
Abra el pedido desde el informe de decisión de autorización. El documento se mostrará como pendiente.
Añada otra fila al documento para el artículo A00002. Seleccione Actualizar.
El documento se añadirá al proceso de autorización existente. Introduzca un comentario y seleccione OK.
¿Qué casilla permite efectuar la actualización de documentos pendientes de autorización?

___________________________________________________________________________________
TAREA 7
Defina un proceso de autorización utilizando una consulta.
Pauta importante: Inicie sesión como gestor.
Escenario
Desea ampliar las condiciones en el modelo de autorización existente para pedidos. Todos los pedidos de
servicio que superen 300 deben ser autorizados.
Cree y grabe la consulta

Abra el Generador de consultas y seleccione Ejecutar para abrir la ventana Vista preliminar de consulta.
Seleccione el icono del Lápiz para pasar al modo Editar y pegue o cree la siguiente consulta:
SELECT 'true' from DUMMY WHERE $[$3.0.0] = 'S' AND $[$29.0.number] > 300
Grabe la consulta en cualquier categoría como Pedido de servicio > 300.
La siguiente consulta solo funcionará con el documento de pedido:
Pruebe la consulta en la ventana activa
Para comprobar que la consulta funciona antes de crear el procedimiento de autorización, abra un
documento de pedido en blanco, seleccione un proveedor y el tipo Servicio . En el pedido, seleccione una
cuenta de mayor de gastos y establezca el total del documento en una cifra superior a 300.
Conserve el pedido en la ventana activa y seleccione Herramientas  Consultas  Consultas de usuario 

Categoría y seleccione el nombre de la consulta guardada.
Si las condiciones de la consulta se cumplen, debe aparecer el valor ‘true’ en los resultados.
Editar el modelo de autorización

Abra el modelo de autorización que creó anteriormente para pedidos.
Seleccione la ficha Condiciones.
En la parte inferior de la ventana, haga doble clic en la primera fila para abrir el Query Manager.
Seleccione la consulta que acaba de crear.
Probar el procedimiento de autorización
Pauta importante: Inicie sesión como Vicky (Vicky Purchase).
Asegúrese de haber iniciado sesión como autor.

Cree un pedido de servicio con un total superior a 300.
Seleccione Añadir.
El proceso de autorización para pedidos se desencadena porque los términos de la consulta son
verdaderos.
Introduzca un mensaje adecuado en el campo Comentarios para la autorización.
Seleccione OK.
Solución del caso práctico: Proceso de

autorización
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN

38. Activar la funcionalidad de proceso de autorización
39. Definir un proceso de aprobación para las solicitudes de compra
40. Definir un proceso de aprobación para los pedidos
41. Aprobar la solicitud de compra y copiarla a un pedido
42. Autorizar el pedido.
43. Actualizar documentos que requieren aprobación
44. Definir un proceso de autorización utilizando una consulta
REQUISITO PREVIO:
Business One 9.3
• Para probar el proceso de autorización, también iniciará sesión como los siguientes usuarios:
o Bill Levine (bill) del departamento de ventas
o Vicky Purchase (Vicky) del departamento general
• Si estos usuarios no están en la base de datos, seleccione un usuario del departamento de ventas y un
usuario del departamento general.
ASIGNAR LICENCIAS Y AUTORIZACIONES A LOS USUARIOS:
Para asignar una licencia, abra la ventana Gestión de licencias en el cliente SAP Business One,
seleccione el código de usuario y asigne una licencia profesional disponible. Seleccione Actualizar.
Nota: Si el usuario ha iniciado sesión en el sistema no podrá asignar una licencia.
Para asignar autorizaciones, abra la cuenta de usuario del usuario bill. Asegúrese de que el artículo se
asigne al grupo de autorización Ventas. Si el usuario no está asignado, seleccione el botón Explorar y
realice la asignación. Seleccione Actualizar.
Asegúrese de que el usuario bill también tenga autorización para crear solicitudes de compra. Abra la
ventana autorizaciones. Seleccione el usuario bill y busque la función de solicitud de compra. Si no se ha
establecido, modifique la autorización a Autorización total. Seleccione Actualizar.
Abra
Abra la cuenta de usuario para el usuario Vicky y asígnela al grupo de autorización Compras, si no ha
sido asignada. Seleccione Actualizar.
GUÍAS:
TAREA 1
Active procesos de autorización en el sistema.

Importante: Inicie sesión como el usuario gestor mientras trabaja en esta tarea.
Para activar procedimientos de autorización en el sistema, utilice el buscador Buscar menús y seleccione la
entrada parametrizaciones generales.
En parametrizaciones generales, seleccione la ficha IC.

Es posible que los procedimientos de autorización ya estén activados en su sistema, pero si no es así,
seleccione la casilla Habilitar proceso de autorización para activarlos.
Nota: Seleccione las casillas Habilitar la actualización del documento generado/actualizado por el proceso
de aprobacióny Habilitar actualización del documento preliminar con el estado Pendiente/Autorizado.
Cierre la ventana Parametrizaciones generales.
TAREA 2
Defina un proceso de aprobación (etapa y modelo) para las solicitudes de compra.

Para configurar un procedimiento de autorización, defina las etapas de autorización y un modelo de
autorización. Introduzca el texto autorización en el buscador Buscar menús. Seleccione la entrada Etapas
de autorización.
Añada el Nombre de etapa Solicitud de compra, Descripción de la etapa Autorización de solicitud de

compra y Autorizador Vicky Purchase y seleccione Añadir para guardar la etapa de autorización.
INFORMACIÓN: Puede añadir más de un autorizador para una etapa de autorización a fin de cubrir el
absentismo y los días festivos del personal. También puede especificar que la cantidad de aprobaciones y
rechazos necesarios para una etapa de autorización sea inferior a la cantidad total de autorizadores.
Seleccione la entrada Modelos de autorización.
En el modelo de autorización, añada el Nombre y la Descripción. Asegúrese de que las casillas Activo y
Activo durante la actualización de documentos No generados por proceso de autorización están
seleccionadas.
Seleccione el departamento de compras y, a continuación, seleccione todos los usuarios de dicho

departamento. Seleccione también todos los usuarios del departamento de ventas. Al seleccionar la primera
fila y mantener apretada la tecla Mayúsculas, puede seleccionar varias filas.
Asegúrese de que los usuarios Vicky Purchase y Jayson Butler no se incluyen como creadores.
INFORMACIÓN: Tenga en cuenta que el modelo de autorización se activa automáticamente y se puede

desactivar si ya no se necesita. El modelo también impulsará una autorización si el creador actualiza un
documento aunque el documento lo creara otro usuario no sujeto a autorización.
En la ficha Documentos, seleccione Solicitud interna y Solicitud de compra.
En la ficha Etapas, en Etapas de autorización seleccione la etapa de autorización Solicitud de compra que
ha creado.
En la ficha Condiciones, en Lanzar procedimiento de autorización, seleccione Siempre y grabe el modelo de

autorización.
TAREA 3
Defina un procedimiento de autorización para pedidos de cliente.
Defina una nueva etapa de autorización para pedidos. Añada el Nombre de la etapa y la Descripción de la
etapa y seleccione Jayson Butler como autorizador. Grabe la etapa.
Defina un nuevo modelo de autorización. Introduzca el nombre y la descripción.

Abra la lista de usuarios en la ficha Creador y seleccione Vicky Compras.
En la ficha Documentos, seleccione el botón Documentos y, a continuación, seleccione Pedido.
En la ficha Etapas, en Etapas de autorización seleccione la etapa de autorización Pedidos que ha creado.
En la ficha Condiciones, seleccione Cuando se aplica lo siguiente. Seleccione Documento total y Ratio de
Mayor que el Valor 2500. El proceso de autorización debería iniciarse si el total del documento supera
2500.
Grabe el modelo.
INFORMACIÓN: Puede seleccionar más de una condición. El proceso de autorización se lanzará cuando se
cumplan los criterios de las condiciones seleccionadas.
TAREA 4
Aprobar la solicitud de compra y copiarla a un pedido.

Pauta importante: Inicie sesión como el usuario bill (Bill Levine) y Vicky (Vicky Purchase) durante esta
tarea.
Inicie sesión como bill (Bill Levine).

Si es la primera vez que inicia sesión como usuario, puede establecer una nueva contraseña. Deje vacío el
cuadro de la contraseña anterior e introduzca y confirme una nueva: 1234.
Cree una Solicitud de compra.

Sugerencia: Si no ve la función Solicitud de compra en el menú principal, verifique las parametrizaciones de
formulario seleccionando el icono:
En la ventana Solicitud de compra, seleccione la Fecha solicitada abriendo el icono del calendario. En Nº
artículo seleccione Z00001 con una Ctd. solicitada de 1. Seleccione Añadir.
Se activará un proceso de autorización para solicitudes de compra. En la ventana Solicitud de generación

de documento, añada un comentario que se enviará al autorizador y seleccione Aceptar.
Ahora inicie sesión como Vicky (Vicky Purchase), usuario autorizador para la solicitud de compra.
¿Cómo puede Vicky revisar y autorizar la solicitud de compra de Bill de una forma fácil? (Hay
diferentes opciones posibles)
Opción 1: Autorizar un solo documento

Vicky recibe una notificación en su bandeja de entrada Descripción general de mensajes/alertas.
Seleccionando la fila de notificación, puede acceder al documento seleccionando la flecha naranja de

desglose.
En la ventana Solicitud de autorización de generación, marque la Decisión como Autorizada.
INFORMACIÓN: La ventana de solicitud de generación muestra el modelo que ha generado la solicitud de

autorización. El autorizador también puede añadir un comentario que se enviará al creador y también
desglosar el documento y los detalles del proceso de autorización para volverlos a revisar.
Opción 2: Autorizar varios documentos usando el informe de decisión de autorización

Abra el Informe de decisión de autorización del menú principal.
En la ventana Informe de decisión de autorización – Criterios de selección, seleccione Aceptar.
En el Informe de decisión de autorización puede revisar todos los documentos sujetos a autorización.
También puede abrir el documento preliminar. Observe el status de documento – Documento preliminar
[Pendiente].
Modifique la respuesta de autorización de Pendiente a Autorizada. Seleccione Actualizar.
Vuelva a abrir la solicitud de compra y verá que el estado del documento ha cambiado a Borrador
[Aprobado].
El creador (Bill Levine) recibirá una alerta indicando que el documento se ha aprobado. El documento ya se
puede añadir al sistema.
Tanto los creadores como los autorizadores pueden grabar un documento aprobado para el sistema.
Vaya al último registro de datos.
Observe que ahora el estado del documento es [Autorizado].

Añada el documento.
Cree el pedido.
Copie la Solicitud de compra autorizada en un Pedido.
En la ventana Pedido, seleccione el proveedor V10000.

Modifique la cantidad a 5 para que el total del documento sea superior a 2500. Grabe el documento.
Una vez añadido el documento, el proceso de autorización se inicia basado en el total del documento del
Pedido. En la ventana Solicitud de generación de documento, añada un comentario y seleccione Aceptar.
TAREA 5
Autorice el pedido.
Pauta importante: Inicie sesión como el usuario director (Jayson Butler) mientras trabaja en esta tarea.
Jayson es el autorizador de los pedidos que superan los 2500. Recibirá una notificación en su bandeja de
entrada de Mensajes/Resumen de alertas.
Si selecciona la solicitud de autorización, podrá desglosar la solicitud de autorización seleccionando la

flecha naranja de desglose.
En la ventana Solicitud de autorización de generación, despliegue el borrador del documento para revisar el
pedido.
En la ventana Pedido – Borrador (Pendiente), haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Informe
status autorización.
En la ventana Informe status autorización, destaque la autorización pendiente del pedido y modifique el
status de Pendiente a Autorizado.
El Informe status autorización de después ha sido autorizado. Seleccione Actualizar.
Realice el pedido.
Como creador del documento de pedido, Vicky ha recibido una alerta que indica que el pedido ha sido
autorizado. Desglose el Pedido utilizando la flecha naranja.
El pedido ha sido autorizado pero sigue siendo un borrador de documento. Añada el pedido al sistema.
Vaya al último registro de datos.
Como ve, el pedido ha quedado comprometido en el sistema y ya no es un borrador.
TAREA 6
Actualizar documentos que requieren autorización.
Cree un pedido que no necesite autorización.
Cree un pedido: Seleccione el proveedor V10000 y el artículo A00001 y asegúrese de que el total del
documento sea < 2500 de modo que NO se necesite autorización. Añada el documento.
Actualizar el pedido para que requiera autorización.

Vuelva a abrir el documento y modifique la cantidad a 15 para que el total del documento sea > 2500.
Ahora el documento necesita autorización. Introduzca un comentario y seleccione OK.
INFORMACIÓN: Este proceso se controla mediante la casilla del modelo de autorización.
Abra el informe de decisión de autorización. El pedido está pendiente de autorización. Seleccione la flecha
naranja de desglose para abrir el documento.
Observe que el estado del documento ahora es Documento preliminar para la actualización de documento
[Pendiente].
Actualice el pedido mientras se encuentra en proceso de autorización.
Añada otra fila al documento para el artículo A00002. Seleccione Actualizar.
El documento se añadirá al proceso de autorización existente.
INFORMACIÓN: Cuando se actualiza un documento que está en proceso de autorización, y si el documento

aún cumple con los criterios correspondientes, el documento actualizado se añade al proceso de
autorización.
INFORMACIÓN: Esta funcionalidad se controla mediante la casilla de las parametrizaciones generales que
permite la actualización de un documento que está pendiente de autorización:
Si la casilla no está marcada, el usuario no podrá actualizar un documento preliminar que se encuentra en
proceso de autorización. El usuario recibirá el siguiente error:
TAREA 7
Defina un proceso de autorización utilizando una consulta.
Pauta importante: Inicie sesión como gestor.
Escenario
Desea ampliar las condiciones en el modelo de autorización existente para pedidos. Todos los pedidos
de servicio que superen 300 deben ser autorizados.
Cree y grabe la consulta

Abra el Generador de consultas y seleccione Ejecutar para abrir la ventana Vista preliminar de consulta.
Seleccione el icono del Lápiz para pasar al modo Editar y pegue o cree la siguiente consulta:
SELECT 'true' from DUMMY WHERE $[$3.0.0] = 'S' AND $[$29.0.number] > 300
Nota: La sintaxis SELECT from DUMMY es necesaria para las bases de datos HANA.
INFORMACIÓN: La consulta utiliza la sintaxis $ para hacer referencia a la ventana activa. Las consultas
para los procedimientos de autorización siempre se ejecutan con respecto a la ventana activa. Esta
consulta también utiliza el artículo y el número de columna a fin de poder trabajar con varias clases de
documentos de marketing. Esto es opcional. El artículo 3 es la clase de documento ("S" para
documentos de tipo de servicio). El artículo 29 es el total del documento.
Grabe la consulta en cualquier categoría como Pedido de servicio > 300.

La siguiente consulta trabajará solo con el documento de pedido:
Pruebe la consulta en la ventana activa
Para comprobar que la consulta funciona antes de crear el procedimiento de autorización, abra un
documento de pedido en blanco, seleccione un proveedor y el tipo Servicio. En el pedido, seleccione
una cuenta de mayor de gastos y establezca el total del documento en una cifra superior a 300.
Conserve el pedido en la ventana activa y seleccione Herramientas  Consultas  Consultas de

usuario  Categoría y seleccione el nombre de la consulta guardada.
Si las condiciones de la consulta se cumplen, debe aparecer el valor ‘true’ en los resultados.
Editar el modelo de autorización

Abra el modelo de autorización que creó anteriormente para pedidos.
Seleccione la ficha Condiciones.
En la parte inferior de la ventana, haga doble clic en la primera fila para abrir el Query Manager.
Seleccione la consulta que acaba de crear. Seleccione Actualizar.
Probar el procedimiento de autorización
Pauta importante: Inicie sesión como Vicky (Vicky Purchase).
Asegúrese de haber iniciado sesión como autor. Cree un pedido de servicio con un total superior a 300
Seleccione Añadir.
INFORMACIÓN: El proceso de autorización para pedidos se desencadena porque los términos de la

consulta son verdaderos.
Introduzca un mensaje adecuado en el campo Comentarios para la autorización.
Seleccione OK.
Caso práctico: UDF, UDT y UDV
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN

11. Crear un campo definido por el usuario con una lista de valores
12. Crear un widget de recuento para mostrar información desde el campo definido por el usuario
13. Crear un campo definido por el usuario vinculado a un objeto del sistema
14. Crear un campo definido por el usuario con valores definidos por el usuario
15. Crear una tabla definida por el usuario
REQUISITO PREVIO:
Business One 9.3
GUÍAS:
TAREA 1
Bill, el gerente de ventas, desea realizar el seguimiento de todos los interlocutores comerciales mediante un
nivel de cliente (oro, plata y bronce). Para disponer de esta información en los Datos maestros del
interlocutor comercial es necesario un campo nuevo denominado Nivel.
Crear un UDF (campo definido por el usuario) nuevo
El campo nuevo debe tener los siguientes datos y estructura:
Campo Descripción
Título Nivel
Descripción Nivel de status
Tipo Alfanumérico
Estructura Normal
Validación Valores válidos
Los Valores válidos son:
Valor Descripción
G Oro
S Plata
B Bronce
Establecer el nivel de status en los datos maestros del interlocutor comercial.

Una vez que el campo nuevo está disponible en el sistema, Bill puede indicar el nivel de los interlocutores
comerciales de los cuales es responsable:
C20000 establecido al nivel Oro
C50000 establecido al nivel Plata
C60000 establecido al nivel Oro
¿Cuál es el nombre de campo de base de datos de los UDF?

______________________________________________________________________________________
TAREA 2
Para tener una mejor visión general acerca de sus clientes, Bill desea ver en su cockpit cuántos clientes Oro
tiene.
Cree un widget de recuento con una consulta para mostrar el número de clientes Oro.
En primer lugar, cree una consulta en la tabla OCRD:

Nombre de campo (en la
Campo
tabla)
Código CardCode
Nombre CardName
Tel1 Phone1
Persona de contacto CntctPrsn
Código del empleado SlpCode

del departamento de
ventas
En la cláusula where de la consulta seleccione where:

• es el nivel de estado es Oro y
• El código del empleado de ventas es Bill. El código del empleado de ventas de Bill es 1.
Ejecute la consulta:
Grabe la consulta.
Cree un widget de recuento.

En la ventana Configuración de widget de recuento, seleccione la consulta.
Añada el widget de recuento en el cockpit.

Edite el cockpit:
Abra la galería de widgets:
Seleccione el nuevo widget de recuento en la galería de widgets (seleccione el recuento de objetos

empresariales en la casilla desplegable).
Grabe las modificaciones en el cockpit.
La consulta se ejecutará y el widget de recuento mostrará la cantidad de clientes Oro que pertenecen a Bill.
TAREA 3
Como parte de su actividad empresarial diaria, Bill desea informar a los clientes de promociones mensuales
o bisemanales de productos. Esto significa que frecuentemente mantiene conversaciones telefónicas con
los clientes. Para documentar las llamadas, utiliza Actividades.
Bill desea añadir un campo llamado Artículo en promoción en la ventana Actividad. En este campo, puede
añadir el artículo promocionado con un enlace directo a él.
Crear un UDF en el objeto Actividad que contenga la información del artículo.
En la configuración del nuevo campo, seleccione Vinculado a entidades como validación y, a continuación,
vincúlelo al objeto de sistema Artículos.
Vincule el UDF a un artículo.
Bill llama al cliente C50000 para promocionar el artículo I00009. Durante la llamada, crea una actividad
nueva para documentar la llamada.
Abra la ventana de actividad. Si no ve el UDF, seleccione Ver > Campos definidos por el usuario.
En la actividad, seleccione el código IC C50000. Introduzca el texto Artículo en promoción en el campo

Comentarios . En el nuevo UDF I00009, seleccione el artículo de la lista de artículos.
Añadir la actividad.
TAREA 4
Cuando crea un nuevo pedido para un cliente, Bill quiere saber si ya ha promocionado el artículo a dicho
cliente. Añadirá un campo definido por el usuario a la fila de pedidos y una al campo que informa a Bill si el
artículo está en promoción.
Cree un UDF en la fila de documentos de marketing.

El nuevo UDF tiene la siguiente información:
Campo Descripción
Título Actividad
Descripción Promoción de actividades
Tipo Alfanumérico
Longitud 30
Para que la información de la promoción se introduzca de forma automática en el nuevo UDF de los pedidos
de cliente, debe añadir una consulta. La consulta hará coincidir el artículo con un artículo en promoción y si
hay una coincidencia, obtendrá el texto de Comentarios de la actividad y los insertará en el UDF en la línea
del pedido de cliente.
Cree la consulta para los valores definidos por el usuario.

Cree primero una consulta para seleccionar el campo Comentarios T0. «Detalles» de la tabla Actividades
OCLG. La consulta se ejecutará en la ventana activa; así pues, deberá utilizar el número de artículo y la
sintaxis de columna para relacionar el código de cliente y en número de artículo en el pedido de cliente
actual.
Grabe la consulta.
Añada los valores definidos por el usuario.

A continuación, abra la ventana Pedido de cliente y seleccione el interlocutor comercial C50000.
Nota: Para ver el nuevo UDF en la matriz de filas, es probable que necesite utilizar las Parametrizaciones
de formulario para ocultar algunos de los campos de fila.
Coloque el ratón en el campo UDF Promoción de actividades nuevo y añada valores definidos por el
usuario en el nuevo campo de la fila. Seleccione la consulta grabada y establezca que la consulta se
actualice de forma automática cuando se seleccione el código de artículo en la fila.
De nuevo en el pedido de cliente, seleccione el artículo I00009 en la fila. Si el artículo está en promoción,
los Comentarios de la actividad coincidente aparecen en la columna Promoción de actividades de la fila. La
consulta obtuvo dicho código de la actividad. Seleccione otro artículo de la siguiente fila del pedido para ver
qué sucede.
TAREA 5 (OPCIONAL)
Bill desea planificar los ingresos anuales de cada cliente. Para ello, necesita una tabla (tabla definida por el
usuario) nueva que contenga dicha información.
Crear una tabla definida por el usuario
Campo Descripción
Nombre de tabla Business_Plan
Descripción Plan empresarial
Crear los UDF para la nueva tabla

Una vez creada la tabla, añada tres UDF para los campos de la tabla.
UDF 1 Descripción
Título Año
Descripción Año
Tipo Alfanumérico
Longitud 4
Validación Valores válidos
Los Valores válidos son:
Valor Descripción
2018 2018
2019 2019
2020 2020
2021 2021
2022 2022
UDF 2 Descripción
Título Planificado
Descripción Volumen de negocios

planificado
Tipo Alfanumérico
Longitud 20
UDF 3 Descripción
Título Cliente
Descripción Número de cliente
Tipo Alfanumérico
Longitud 15
Acceder a la nueva tabla y crear las previsiones de ingresos para los clientes C20000, C50000 y
C60000
En la nueva tabla, introduzca para cada cliente:

• Año
• Plan de ingresos/Volumen de negocios para el año
• Código de cliente
Nota: Cuando abra la tabla por primera vez, es probable que tenga que ajustar el ancho de las columnas
para asegurarse de que los tres UDF son visibles. Seleccione Actualizar cada vez que introduzca una nueva
fila en la tabla.
Bill desea ver los ingresos planificados para un cliente cada vez que consulta los datos maestros. Esto
puede realizarse con un UDF en una consulta adjunta que recupere los ingresos planificados de la nueva
tabla.
Añada un UDF a los datos maestros del interlocutor comercial.
Añada un nuevo UDF llamado Plan empresarial para los datos maestros del interlocutor comercial.
Cree una consulta para acceder a la información de la nueva tabla.

Cree una consulta para seleccionar el campo Volumen de negocios planificado desde la nueva tabla
@Business_Plan.
En la cláusula Where:
• Haga coincidir el campo Año de la tabla con el año actual (utilice extraer YEAR desde
CURRENT_TIMESTAMP)
• Haga coincidir el campo Cliente de la tabla con el campo CardCode en los datos maestros del
interlocutor comercial (utilice la sintaxis del número de artículo en que CardCode es 5$).
Grabe la consulta.
Añada una consulta con valores definidos por el usuario al nuevo UDF en los datos maestros del
interlocutor comercial.
En la ventana Configuración de valores definidos por el usuario, seleccione la consulta, Actualización
automática y seleccione el campo Nombre de IC.
Pruebe los valores definidos por el usuario mediante la selección del código de cliente C20000en los datos
maestros del interlocutor comercial. La consulta se ejecutará automáticamente y el volumen de negocios del
cliente para el año actual se insertará en el UDF. De este modo, Bill podrá ver de un vistazo el objetivo
anual de este cliente
Solución del caso práctico: UDF, UDT y UDV
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN

16. Crear un campo definido por el usuario con una lista de valores
17. Crear un widget de recuento para mostrar información desde el campo definido por el usuario
18. Crear un campo definido por el usuario vinculado a un objeto del sistema
19. Crear un campo definido por el usuario con valores definidos por el usuario
20. Crear una tabla definida por el usuario
REQUISITO PREVIO:
Business One 9.3
GUÍAS:
TAREA 1
Bill, el gerente de ventas, desea realizar el seguimiento de todos los interlocutores comerciales mediante un
nivel de cliente (oro, plata y bronce). Para disponer de esta información en los Datos maestros del
interlocutor comercial es necesario un campo nuevo denominado Nivel.
Cree un campo definido por el usuario con una lista de valores
Para crear un Campo definido por el usuario nuevo, vaya a Herramientas -> Herramientas de
personalización -> Campos definidos por el usuario – Gestión.
En la ventana Campos definidos por el usuario – Gestión, abra Datos maestros -> Interlocutor comercial,
haga clic en Interlocutor comercial y haga clic en Añadir para crear el nuevo campo.
Indique los datos relevantes.
Después de cambiar el campo Validación a Valores válidos, aparece una tabla. Se pueden añadir valores a
esta tabla. Para añadir los valores en la primera fila, haga clic en Nuevo. A continuación, haga clic en Nuevo
para añadir el siguiente valor en la lista, etc.
Cuando haya introducido la lista de valores, confirme el nuevo campo en la base de datos seleccionando
Añadir.
Nota: Si recibe un mensaje en el que se indica que otra estación de trabajo está conectada, seleccione
Ignorar y confirme el mensaje del sistema que aparece a continuación.
El campo nuevo se muestra en la ventana Campos definidos por el usuario – Gestión.
Establecer el nivel de status en los datos maestros del interlocutor comercial.
Abra la ventana Datos maestros de interlocutor comercial.
Si los Campos definidos por el usuario no son visibles en la ventana Datos maestros del interlocutor
comercial, vaya a Ver -> Campos definidos por el usuario para que sean visibles.
En los datos maestros de interlocutor comercial, seleccione el cliente C20000. Seleccione el estado, oro,
plata o bronce en el nuevo campo y pulse Actualizar para grabar. Repita para establecer el estado de los
clientes C50000 y C60000.
TAREA 2
Para tener una mejor visión general acerca de sus clientes, Bill desea ver en su cockpit cuántos clientes Oro
tiene.
Cree un widget de recuento con una consulta para mostrar el número de clientes Oro.
En primer lugar, cree una consulta en la tabla de datos maestros de interlocutores comerciales OCRD.
En la cláusula where de la consulta seleccione where:
• el nivel de estado es Oro y
• El código del empleado de ventas es Bill. El código del empleado de ventas de Bill es 1.
Pruebe la consulta. Tenga en cuenta que los resultados pueden ser diferentes.
Grabe la consulta.
Cree un widget de recuento.

Seleccione Herramientas -> Cockpit -> Configuración del widget de recuento.
Cambie al modo Añadir.
En la ventana Configuración de widget de recuento, seleccione la consulta.
Añada el widget de recuento.
Añada el widget de recuento en el cockpit

Seleccione el icono de lápiz:
Abra la galería de widgets utilizando el icono del signo más:
Seleccione el nuevo widget de recuento en la Galería de widgets (seleccione el recuento de objetos

empresariales en la casilla desplegable).
Grabe las modificaciones en el cockpit:
La consulta se ejecutará y el widget de recuento mostrará la cantidad de clientes Oro que pertenecen a Bill:
TAREA 3
Como parte de su actividad empresarial diaria, Bill desea informar a los clientes de promociones mensuales
o bisemanales de productos. Esto significa que frecuentemente mantiene conversaciones telefónicas con
los clientes. Para documentar las llamadas, utiliza Actividades.
Bill desea añadir un campo llamado Artículo en promoción en la ventana Actividad. En este campo, puede
añadir el artículo promocionado con un enlace directo a él.
Cree un campo definido por el usuario vinculado a un objeto del sistema.
Vaya a Herramientas → Herramientas de customizing → Campos definidos por el usuario - Gestión.

En la ventana Campos definidos por el usuario – Gestión, abra Datos maestros -> Actividades y haga clic en
Añadir para crear el nuevo campo.
Indique la información relevante y seleccione Vinculado a entidades en la lista desplegable de validación. A

continuación, seleccione Vincular al objeto del sistema y seleccione el objeto Artículos. Seleccione Añadir
para crear el UDF.
Abra la ventana Actividad y seleccione Vista > Campos definidos por el usuario. El nuevo campo es visible,
pero está vacío.
Vincule el campo definido por el usuario a un artículo.

Durante una llamada con el cliente C50000, Bill promociona el artículo I00009.
Para registrarlo en la actividad, seleccione el código IC C50000, introduzca el texto Artículo en promoción
en el campo Comentarios y abra la lista de artículos del campo nuevo. Seleccione el artículo I00009.
Añada la actividad. Ahora consta en el registro que el artículo I00009 se ha promocionado a dicho cliente.
TAREA 4
Cuando crea un nuevo pedido para un cliente, Bill quiere saber si ya ha promocionado el artículo a dicho
cliente. Añadirá un campo definido por el usuario a la fila de pedidos y una consulta al campo en cuestión
que informará a Bill si el artículo ya ha sido promocionado.
Cree un campo definido por el usuario y añada una consulta con valores definidos por el usuario.
Cree un campo definido por el usuario en elobjeto de documentos de marketing en el nivel de fila.
Introduzca el título como actividad, modifique la longitud a 30, y seleccione Añadir.
Nota: Si recibe un mensaje en el que se indica que otra estación de trabajo está conectada, seleccione
Ignorar y confirme el mensaje del sistema que aparece a continuación.
Para que la información de promoción se registre de forma automática en la fila del pedido de cliente, debe
añadir una consulta al nuevo campo definido por el usuario en la fila. La consulta hará coincidir el artículo
con un artículo en promoción y, si hay una coincidencia, el campo Comentarios de la actividad
correspondiente se insertará en el campo definido por el usuario de la fila del pedido.
Cree la consulta.
Abra el generador de consultas para crear la consulta o escríbala directamente en la Vista previa de
consulta.
La consulta selecciona los Comentarios (Detalles) de la tabla de actividades OCLG.
INFORMACIÓN: La consulta se ejecutará cuando es cree el pedido de cliente. Para hacer referencia al
pedido de cliente actual en la ventana activa, la consulta utiliza un signo $ y escribe entre corchetes los
nombres de la tabla y del campo. Los nombres de la tabla y del campo aquí se escriben utilizando la sintaxis
de artículo y de columna, pero es opcional. El número de posición del Código tarjeta en el pedido de cliente
es $4. El número de artículo del Código de artículo (en todas las filas) es $38.
Seleccione Ejecutar para ejecutar la consulta. Obtendrá un error debido a las referencias a la ventana
activa.
Grabe la consulta con el nombre Promotion_Activity.
INFORMACIÓN: Las consultas de este caso práctico son para SAP Business One, versión para SAP
HANA.
Para SAP Business One en MS SQL Server, la sintaxis de la consulta es la siguiente:
SELECT T0.[Details] FROM OCLG T0 WHERE T0.[CardCode] = $[$4.0.0] AND T0.[U_Item] = $[$38.1.0]
Añada una consulta como valores definidos por el usuario al UDF en la fila de pedidos.
Una vez que se haya grabado la consulta, abra la ventana de pedido de cliente, seleccione el interlocutor de
cliente C50000 y la fecha de entrega. Si aparece Tipos de cambio, actualice el valor 1 en la columna EUR.
Nota: El UDF de promoción de actividad aparece al final de la fila. Para ver el nuevo UDF en la matriz de
filas, es probable que necesite utilizar las Parametrizaciones de formulario para ocultar algunos de los
campos de fila.
Cuando el nuevo campo sea visible, coloque el ratón en Promoción de actividad.
A continuación, vaya a Herramientas -> Herramientas de personalización -> Valores definidos por el usuario
- Configuración
En la ventana Valores definidos por el usuario: Configuración, seleccione la opción inferior tal como se
muestra y seleccione Abrir consulta grabada y seleccione la consulta que ha grabado como
Promotion_Activity.
Seleccione Actualización automática y, a continuación, el campo Artículo núm. En la lista desplegable.
De nuevo en el pedido de cliente, seleccione el artículo C00002 en la primera fila. Seleccione el artículo
I00009 en la segunda fila.
INFORMACIÓN: La consulta se ejecutará cuando selecciona un artículo en la fila. Para el artículo C00002,
no hay coincidencia con ningún número de producto grabado en el UDF de artículo en promoción de
ninguna actividad para este cliente. Para el artículo I00009, existe una coincidencia y los comentarios de la
operación coincidentes se extraerán en la línea del pedido de cliente para notificar a Bill que el artículo se
ha promocionado.
TAREA 5 (OPCIONAL)
Bill desea planificar los ingresos anuales de cada cliente. Para ello, necesita una tabla (tabla definida por el
usuario) nueva que contenga dicha información.
Crear una tabla definida por el usuario.
Para crear una tabla nueva, vaya a Herramientas -> Herramientas de personalización -> Tablas definidas
por el usuario – Configuración.
A continuación, indique un nombre y una descripción y seleccione Actualizar para crear la tabla nueva.
La nueva tabla está en Herramientas -> Ventanas definidas por el usuario
La nueva tabla se muestra en la sección Tablas de usuario de la ventana Campos definidos por el usuario -
Gestión:
Añada UDF a la tabla que acaba de crear.

Todas las columnas de una tabla definida por el usuario se añaden como UDF.
Seleccione la fila de la tabla nueva y, a continuación, Añadir para añadir cada UDF a la tabla.
En primer lugar, cree un campo llamado Año, con una lista de valores para los próximos 5 años, por
ejemplo, 2018 – 2022). Introduzca el año como el valor y descripción:
A continuación, cree un campo llamado Volumen de negocios planificado:
INFORMACIÓN: Para el campo Volumen de negocio planificado también es posible utilizar el Tipo numérico
si se planifican algunos cálculos.
Y finalmente cree un campo llamado Nº de cliente:
Bill ya puede añadir la planificación empresarial para sus clientes en la tabla que se acaba de crear:
• Año
• Ingresos/volumen de negocio planificado
• Código de cliente
Acceder a la nueva tabla y crear las previsiones de ingresos para los clientes C20000, C50000 y
C60000
Abra la tabla que se acaba de crear...
Cuando abra la tabla por primera vez, es probable que tenga que ajustar el ancho de las columnas para
asegurarse de que los tres UDF son visibles:
Introduzca las proyecciones en la tabla. Tenga en cuenta que las dos primeras columnas deben ser únicas:
Sugerencia: Seleccione Actualizar para introducir una nueva fila en la tabla. Seleccione Actualizar para
grabar los datos.
Bill puede actualizar la tabla desde el menú Herramientas> Ventanas definidas por el usuario.
Bill desea ver los ingresos planificados para un cliente cada vez que consulta los datos maestros. Esto
puede realizarse con un UDF en una consulta adjunta que recupere los ingresos planificados de la nueva
tabla.
Añada un UDF a los datos maestros del interlocutor comercial.
Añada un UDF llamado Plan empresarial para los datos maestros del interlocutor comercial.
Cree una consulta para acceder a la información de la nueva tabla.

Cree una consulta como se muestra aquí. Grabe la consulta como Business_Plan.
INFORMACIÓN: El nuevo nombre de tabla es @Business_Plan. Los campos de la tabla son U_Year,
U_Planned y U_Customer. En esta consulta, se utiliza la sintaxis de la ventana activa para que el campo
U_Customer coincida con el Código de tarjeta en los datos maestros del interlocutor comercial. La sintaxis
del número de artículo del Código de tarjeta es $5. La consulta coincide con el año de la tabla del año
actual.
Añada una consulta con valores definidos por el usuario al nuevo UDF en los datos maestros del
interlocutor comercial.
Añada una consulta con valores definidos por el usuario al nuevo UDF llamado Plan empresarial en los
datos maestros del interlocutor comercial. Configurar los valores definidos por el usuario de la siguiente
manera:
En los datos maestros de interlocutor comercial, seleccione el código de cliente C20000. La consulta se
ejecutará automáticamente cuando el nombre de cliente se rellene en el formulario. El volumen de negocio
planificado para el cliente para el año en curso se obtiene de la tabla y se inserta en el UDF. De este modo,
Bill podrá ver de un vistazo el objetivo anual de este cliente
Caso práctico: Introducción a Analytics
PÚBLICO
INTRODUCCIÓN

• Utilizar el análisis interactivo para crear un informe ad hoc
• Crear un panel detallado con acciones
REQUISITOS PREVIOS
1. Utilice la base de datos de muestra para SAP Business One 9.3 (versión para SAP HANA) o SAP
Business One 9.2. Este caso práctico solo se podrá completar con una base de datos de SAP HANA.
2. Credenciales: Código de usuario: director; Contraseña inicial: director
3. Personalización del cockpit estilo Fiori Los controles para cockpits están en la ventana
Parametrizaciones generales en la ficha
Cockpit.
4. Asegúrese de que las barras laterales sean visibles. Vaya a la ventana Parametrizaciones generales ,
ficha Visualización. Seleccione la opción para Activar la barra lateral en ventanas para visualizar
recomendaciones y paneles enlazados.
TAREA 1
Jayson Butler, gerente en OEC Computers desea comprobar la rentabilidad de la empresa. Desea crear un
informe rápido ad hoc para comparar los ingresos netos con los ingresos brutos por cliente.
Abra un análisis interactivo para ejecutar un análisis de rentabilidad ad hoc y comprar el importe de
ventas neto con los ingresos brutos para cada cliente.
TAREA 2
Jayson desea limitar los datos al año actual.
Después de visualizar los datos del año en curso para cada cliente, el empleado desea saber si existe una
gran diferencia entre los trimestres del año.
Acote los datos al año en curso y muestre los desgloses por trimestre.
TAREA 3
Después de ver el análisis de rentabilidad, Jayson piensa que sería una buena idea disponer de un informe
de rentabilidad disponible para verlo rápidamente en el cockpit.
Decide crear un panel con un gráfico de barras que se mostrarán los 10 clientes principales con una
comparación entre importes de ventas netos y beneficios brutos. Filtra los datos del año actual.
Crea un panel detallado.
TAREA 4
A Jayson se le ocurre que sería buena idea poder actuar inmediatamente en los detalles que obtiene del
panel. Algo que le gustaría hacer es ver un panel con estadísticas más detalladas sobre un cliente.
Añada una acción para abrir el panel avanzado Cliente 360.
TAREA 5
Jayson quisiera poder ver rápidamente operaciones empresariales recientes e información relacionada para
cualquier cliente en el gráfico del panel. Decide añadir una acción para buscar a un cliente en Enterprise
Search.
Añada una acción para abrir Enterprise Search.
TAREA 6
Bill, el jefe de ventas, menciona a Jayson que quisiera un panel como este disponible para que el personal
de ventas lo consultara al revisar los datos de los clientes antes de las visitas de ventas. A Jayson le parece
una buena idea y configura el panel para que se muestre como una barra lateral en la ventana de datos
maestros del interlocutor comercial.
Añada el panel detallado a una barra lateral en la ventana de datos maestros del interlocutor
comercial
TAREA 7
Cuando Jayson termina de modificar el panel detallado, lo añade al cockpit.
Prueba las acciones para asegurarse de que funcionan y, luego, abre el maestro de clientes para ver el
panel en la barra lateral.
Añada el nuevo panel al cockpit

Pruebe las acciones del dashboard.
Visualice el panel en la barra lateral del maestro de interlocutores comerciales.
Solución del caso práctico: Introducción a

Analytics
PÚBLICO
Soluciones sugeridas para el caso práctico Analytics
Nota importante: al comparar su trabajo con las capturas de pantalla que se proporcionan aquí, hágalo
solo con los campos mencionados en el ejercicio porque es posible que la base de datos contenga datos o
configuraciones ligeramente distintos.
Sugerencia: Puede utilizar la función Buscar menús en SAP HANA
TAREA 1
Abra un análisis interactivo para ejecutar un análisis de rentabilidad ad hoc y comprar el importe de
ventas neto con los ingresos brutos para cada cliente.
Busque Informe de Excel e Interactive Analysis en el menú y, a continuación, seleccione Análisis de
rentabilidad.
Minimice la ventana SAP Business One para ver MS Excel abierto con las fichas del análisis interactivo.
En el área con los campos de gráficos dinámicos, seleccione la ganancia bruta y las ventas netas. Puede
optar por verlos en la moneda local o en la moneda del sistema.
Los valores aparecerán en la parte superior izquierda con su representación en el gráfico de áreas.
Añada la dimensión de interlocutor comercial al informe.
La información del interlocutor comercial aparecerá tanto en la lista como en el gráfico.

Observe que la dimensión del interlocutor comercial se añade al área Eje situada en la parte inferior
derecha.
TAREA 2
Acote los datos al año en curso y muestre los desgloses por trimestre.
Filtre los datos por el año actual y arrastre la dimensión Año del documento al diálogo Filtros.
Estreche los datos para un año específico seleccionando el filtro desplegable de Ejercicio del documento en
el gráfico.
A continuación, puede buscar el año o abrir la selección de los años para elegir un año específico.
Información: también puede seleccionar los datos de varios años con la opción Seleccionar varios artículos.
Después, añada el campo Trimestre de documento para dividir los datos para los trimestres del año actual.
Al finalizar el análisis, tiene la opción de grabar el informe si lo desea.
TAREA 3
Crea un panel detallado.
Abra Pervasive Analytics Designer
Seleccione Nuevo panel.
Abra la ventana para seleccionar una fuente de datos.
Seleccione la vista de cálculo Análisis de rentabilidad.
Seleccione OK para seleccionarla. Las medidas y dimensiones de la fuente de datos aparecen en la ficha
Parametrizaciones básicas .
Arrastre las medidas siguientes a Medidas de destino:

• Importe de ingresos netos (ML)
• Ganancia bruta (ML)
Abra Dimensión de interlocutor comercial. Arrastre el código de interlocutor comercial a las

dimensiones de destino.
Se creará automáticamente un gráfico en el panel de la derecha.

Puede seleccionar un tipo de gráfico diferente, si lo desea.
Aquí hay un ejemplo de cómo puede consultar el gráfico.
Limitar la cantidad de clientes que aparecen en el gráfico a 10. La opción Límite a superior se encuentra en
la parte inferior de la ficha Parametrizaciones básicas.
Filtre el gráfico por el año en curso.
En este punto, puede grabar el panel o esperar hasta que haya terminado de añadir acciones al panel.
Para grabar el panel, seleccione el icono de marca de verificación.
Cuando grabe el plan, asígnele un nombre que ayudará a los usuarios a encontrarlo y añadirlo a sus
cockpits.
Opciones: Una vez grabado el panel, puede añadir el widget a su cockpit o seguir creando medidas
adicionales antes de añadirlo al cockpit. Encontrará instrucciones sobre cómo añadir el panel al cockpit en
la tarea 6 de este documento después de los pasos para añadir acciones.
TAREA 4
Añada una acción para abrir el panel avanzado Cliente 360.
Seleccione el vínculo para añadir una acción.
Seleccione el botón para abrir Acciones que se desencadenan.
En la ventana que aparece:

Seleccione el botón Abrir panel avanzado.
Introduzca un nombre para la acción.
Indique Cliente 360 en el campo Panel de destino avanzado.
Introduzca el Código de interlocutor comercial como Dimensión de panel.
Introduzca Por cliente como Destino av. Filtro de panel.
A continuación, seleccione OK.
TAREA 5
Añada una acción para abrir Enterprise Search.
Seleccione el botón para abrir Acciones que se desencadenan.
Inicie Enterprise Search

Proporcione a la acción un nombre y seleccione Código de interlocutor comercial para la dimensión del
panel.
TAREA 6
Añada el panel detallado a una barra lateral en la ventana de datos maestros del interlocutor
comercial
Seleccione el vínculo para añadir una acción.
Haga clic en el pulsador para abrir la ventana y añada una barra lateral.
Indique un nombre de acción. Seleccione la ventana destino. Configure la vinculación de datos.
Grabe los cambios en el panel.
A continuación, cierre la ventana Pervasive Analytics.
TAREA 6
Añada el nuevo panel al cockpit
Utilice el icono de lápiz para modificar el cockpit.
Utilice este icono para abrir la Galería de widgets.
En la galería de widgets, utilice el cuadro desplegable a la izquierda para seleccionar Panel. A

continuación, utilice el campo de búsqueda (a la derecha) para buscar su nuevo panel.
Haga clic en el símbolo + para seleccionar el panel. El símbolo + cambia a una marca de verificación.
A continuación, seleccione la flecha para volver al cockpit.
El panel recientemente añadido aparecerá en la parte inferior de su cockpit. Todos los widgets se muestran
en gris hasta finalizar y grabar las modificaciones del cockpit.
Para mover el panel, haga clic en el mismo y arrástrelo a la ubicación deseada.
Puede utilizar el signo más y menos para cambiar el tamaño del panel.
Después de realizar las modificaciones necesarias, seleccione la marca de verificación.
Aparecerán dos opciones: Actualizar mi cockpit y Grabar como modelo.
Información: La opción Actualizar mi cockpit graba las modificaciones solo para el usuario. La opción
Grabar como modelo, graba el diseño del cockpit como modelo para que se pueda compartir con otros
usuarios. Si graba un modelo, el sistema le solicitará un nombre de modelo.
Seleccione la opción preferida. Si selecciona Actualizar mi cockpit, verá un mensaje de advertencia.
Pruebe las acciones del panel.
Verifique la acción de Enterprise Search.
Aparecerán los resultados de búsqueda del cliente.
Pruebe la acción para el panel avanzado Cliente 360.
Se abrirá el panel avanzado Cliente 360, filtrado para este cliente.
Cuando haya terminado de ver el panel avanzado, cierre la ventana.
Visualice el panel en la barra lateral del maestro de interlocutores comerciales.

Abra la ventana de datos maestros de cliente desde el Workbench de ventas o desde el menú Búsqueda.
Desplácese hasta el registro de un cliente.
Visualice el panel en la barra lateral.
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TB1200 – Case Studies

SAP Business One 9.3, version for SAP HANA

Caso práctico: Proyecto de implementación y

SAP Business One 9.3, versión para SAP HANA

En este caso práctico, realizará las tareas siguientes:

IMPORTANTE: Necesita conocer la contraseña de usuario del sitio de su sistema. Pregunte a su

Defina períodos contables adicionales

Establezca la contraseña de la cuenta director.

Seleccione un plan de proyecto en el centro de implementación y agregue un adjunto al plan.

¿Qué fases de la metodología AIP se cubren en este plan de proyecto?

Añadir un adjunto a una tarea en el plan.

Localice el formulario de solicitud de modificación y grábelo en una carpeta accesible de su sistema.

A continuación, establezca la vía de acceso a la carpeta de adjuntos de las parametrizaciones de la vía de

¿Qué sucede con el icono en la columna Adjuntos?

Verificación del sistema:

Abra un pedido de cliente y revise el modo de precio.

¿Cuál es el resultado de esta parametrización?

¿Cuál es el resultado de esta parametrización?

La tercera modificación se encuentra en las Parametrizaciones de documento. Abra Parametrizaciones de

Verificación del sistema:

¿Cuál es el resultado de esta parametrización?

Si no puede realizar ninguna de estas modificaciones, explique por qué

En el plan de proyecto, marque la tarea de configuración como terminada.

Acaba de realizar las modificaciones en la configuración principal.

Grabe los cambios del plan del proyecto.

Solución del caso práctico: Proyecto de

SAP Business One 9.3, versión para SAP HANA

En este caso práctico, realizará las tareas siguientes:

IMPORTANTE: Necesita conocer la contraseña de usuario del sitio de su sistema. Pregunte a su

Seleccione el enlace en el texto de bienvenida en la parte superior de la pantalla. Se abrirá la ventana

Introduzca la clave de acceso de usuario al sitio.

Seleccione Siguiente en el asistente:

Seleccione el botón Explorar para definir los períodos contables.

La cuenta de director se crea y deberá proporcionar la contraseña:

Seleccione un plan de proyecto en el centro de implementación y agregue un adjunto al plan.

Gestión Inicialización del sistema  Centro de implementación  Proyectos de implementación

¿Qué fases de la metodología AIP se cubren en el nuevo plan de proyecto?

 Realización del proyecto ✓

 Puesta en marcha y soporte ✓

Añadir un adjunto a una tarea en el plan.

A continuación, especifique la vía de acceso a la carpeta de adjuntos:

Seleccione Actualizar en la ventana Adjunto.

INFORMACIÓN: El archivo adjunto se copia en la carpeta especificada en las parametrizaciones de la vía

¿Cuál es el resultado de esta parametrización?

Después de grabar los detalles de la empresa la parametrización es irreversible. El precio unitario se

Verificación del sistema:

Abra un pedido de cliente y revise el modo de precio:

A continuación, abra las Parametrizaciones generales:

A continuación, abra Parametrizaciones de documento:

En la ficha General de Parametrizaciones de documento, seleccione la casilla de verificación «Permitir fecha

Verificación del sistema:

En el plan de proyecto, marque la tarea de configuración como terminada.

Vuelva a abrir el plan de proyectos y cambie a la ficha Progreso:

En el Registro de tiempos, introduzca la fecha y abra el icono de la lista de selección en la columna

IMPORTANTE: El propietario se selecciona en la lista de empleados. Si no existe un registro de empleados,

Introduzca la información de los empleados en los datos maestros:

Seleccione Añadir para grabar el registro de empleados.

Complete la entrada de registro de tiempos indicando la hora de inicio y de finalización. Seleccione

El tiempo se registra en el plan del proyecto:

Grabe los cambios del plan del proyecto.

IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO/FASE

Nombre del proyecto y fase Número de proyecto Tipo de proyecto

Nombre del cliente Número del cliente Inicio/fin planificado