Formularios con Googledocs Alexander Betancur Tomado de: https://docs.google.com/support/bin/topic.py?

hl=es&topic=15166

Google Docs, crea y edita cualquier tipo de documento en internet

Crear un formulario
Puedes crear un formulario desde la lista de documentos o desde cualquier hoja de clculo.

Cmo crear un formulario desde la lista de documentos:

1. Haz clic en Nuevo > Formulario.
2. En la plantilla del formulario que se abre puedes aadir todas las preguntas y opciones que desees.

3. Una vez que hayas acabado de aadir preguntas, haz clic en Enviar este formulario por
correo electrnico. 4. Aade las direcciones de correo electrnico de las personas a las que deseas enviar este formulario.

5. Haz clic en Enviar.

Cmo crear un formulario desde una hoja de clculo:

1. Haz clic en el men desplegable Formulario y selecciona Crear un formulario.
2. En la plantilla del formulario que se abre puedes aadir todas las preguntas y opciones que desees.

3. Una vez que hayas acabado de aadir preguntas, haz clic en Enviar este formulario por
correo electrnico. 4. Aade las direcciones de correo electrnico de las personas a las que deseas enviar este formulario.

5. Haz clic en Enviar.

Modificacin de las respuestas de formularios

Para propietarios o creadores de formularios:
Si has creado un formulario, puedes permitir que los usuarios que lo hayan respondido modifiquen sus respuestas. Para ello, marca Permitir a los usuarios modificar las respuestas. Si habilitas esta opcin, los usuarios podrn cambiar las respuestas que hayan enviado. Los cambios que realicen quedarn reflejados en la hoja de clculo y en el resumen de respuestas. Nota: actualmente, esta funcin solo est disponible para clientes de Google Apps. Estamos trabajando para ofrecerla al resto de los usuarios.

Si, adems, marcas la casilla Recoger automticamente el nombre de usuario de la persona que responda de dominio.es de los usuarios que respondan el formulario, los usuarios podrn recibir una copia de sus respuestas por correo electrnico. Este correo electrnico incluir el enlace Modificar tu respuesta para que puedan cambiar sus respuestas. Si no se marca esa opcin, todos los usuarios que respondan el formulario podrn modificar sus respuestas a travs del enlace Modificar tu respuesta que aparece en la pgina de confirmacin de envo del formulario.

Para los usuarios que respondan al formulario:

Si el autor de un formulario que has recibido ha habilitado la opcin Permitir a los usuarios modificar sus respuestas, podrs cambiar tus respuestas. Para ello, dispones de dos opciones. En primer lugar, marca la casillaRecibir una copia de mis respuestas para recibir una confirmacin por correo electrnico con tus respuestas.

Si haces clic en el enlace Modificar tu respuesta en el correo electrnico de confirmacin, acceders a una pantalla que permite modificar las respuestas.

Podrs ver tus respuestas y cambiarlas segn prefieras. Cuando hagas clic en Enviar, los cambios quedarn reflejados en la hoja de clculo y en el resumen de respuestas del propietario del formulario. Puedes modificar tus respuestas tantas veces como sea necesario mediante el enlace Modificar tu respuesta. En segundo lugar, puedes modificar las respuestas en la pgina de confirmacin de envo del formulario. En la pgina de confirmacin, haz clic en el enlace Modificar tu respuesta.

Podrs ver tus respuestas y cambiarlas segn prefieras. Cuando hagas clic en Enviar, los cambios quedarn reflejados en la hoja de clculo y en el resumen de respuestas del propietario del formulario. Puedes modificar tus respuestas tantas veces como sea necesario mediante el enlace Modificar tu respuesta, siempre que conserves la URL de la pgina de confirmacin.

Modificar un formulario Aadir elementos al formulario

Puedes aadir diferentes tipos de preguntas a los formularios haciendo clic en Formulario en la hoja de clculo y enAadir elemento en la parte superior de la pgina de edicin. Aqu dispones de algunos de los tipos de pregunta que puedes escoger: casillas de verificacin, cuadrculas, elegir de una lista, tipo test, texto de prrafo (que permite escribir respuestas largas) y escala (por ejemplo, para pedir a tus invitados que valoren algo en una escala del 1 al 5). Si lo deseas, aade encabezados de seccin para dividir el formulario en secciones y hacer que sea ms fcil de leer y de rellenar. Simplemente selecciona Encabezado de seccin en el men desplegable Aadir elemento.

Cada encabezado de seccin puede tener un ttulo, que aparece en una fuente ms grande, y una descripcin de la seccin.

Adicin de pginas
Si has creado un formulario extenso y quieres que sea ms fcil de rellenar para los usuarios, puedes aadir saltos de pgina. En el men desplegable Aadir elemento, selecciona Salto de pgina.

Cmo permitir la navegacin a una determinada pgina y cmo incluir la navegacin general de pginas
Una vez que hayas creado un formulario con varias pginas, puedes aadir distintas bateras de preguntas basadas en una respuesta anterior del formulario, de modo que los usuarios puedan saltarse las secciones que no les interesen. Las preguntas tipo test con la opcin "Ir a la pgina segn la respuesta" habilitada, dirigen a los usuarios a pginas concretas en funcin de su respuesta, mientras que la funcin de navegacin de pginas enva a estos usuarios automticamente a la pgina que t elijas. Por ejemplo, puedes crear un formulario donde se pida a los usuarios que seleccionen su idioma y, a continuacin, dirigirles a las preguntas escritas en ese idioma. A continuacin, se les puede redirigir automticamente a la misma pgina a travs de la navegacin de pginas en los saltos de pgina. Haz clic aqu si quieres ver los pasos para permitir la navegacin a una pgina especfica (incluyendo la pregunta "Ir a" en el formulario) Haz clic aqu si quieres ver los pasos para incluir la navegacin de pginas en el formulario Una vez configuradas estas opciones, puedes enviar el formulario. Los usuarios accedern a las diferentes pginas del formulario en funcin de sus respuestas a las preguntas "Ir a" o de las opciones que hayas seleccionado en los saltos de pgina del formulario.

Preguntas del formulario

A continuacin indicamos algunas de las cosas que se pueden hacer con las preguntas:

Editar: para editar una pregunta existente, basta con hacer clic en el botn Editar situado a la derecha de la pregunta que desees editar.

Eliminar: para suprimir una pregunta, basta con hacer clic en el botn Suprimir situado a la derecha de la pregunta que desees suprimir.

Duplicar: para duplicar una pregunta, basta con hacer clic en el botn para duplicar situado a la derecha de la pregunta en cuestin.

Insertar un formulario
Si quieres insertar tu formulario en un sitio web o blog, cuando termines de crearlo y guardarlo, haz clic en el men desplegable Ms acciones situado encima del formulario, selecciona la opcin Incrustar y pega la URL en el sitio o blog. Sugerencias de edicin:

Puedes editar el mensaje de confirmacin que los usuarios que rellenan tu formulario van a ver tras enviar sus respuestas. Haz clic en el men desplegable Ms acciones en la parte superior derecha del formulario y selecciona Editar confirmacin. Si has editado un formulario y necesitas enviarlo de nuevo, haz clic en el botn Editar y volver a enviarsituado en la esquina inferior izquierda de la pestaa Compartir.

Cmo aadir temas a los formularios

Para elegir un tema para un formulario, haz clic en el botn Temas situado en la parte superior del formulario y selecciona tu tema favorito.

A continuacin, haz clic en Aplicar y edita el formulario. Si quieres usar una plantilla de formulario con un tema, ve a la lista de documentos, selecciona Nuevo > Desde plantilla... y haz clic en Formularios bajo "Elementos por tipo" en la parte izquierda de la pgina. Cuando hayas decidido la plantilla que vas a utilizar, haz clic en Usar esta plantilla y en el botn Tema. Hay ms de 70 temas de todos los colores y estilos para elegir. Selecciona un tema y haz clic en Aplicar en la parte superior izquierda de la pgina. Nota: estos temas no aparecern en los clientes de correo electrnico de los usuarios (como Gmail); las personas que rellenen el cuestionario vern los temas si les envas una URL directa al formulario.

Visualizacin de respuestas de formulario

Para ver la hoja de clculo con las respuestas de formulario, haz clic en Ver respuestas en la parte superior derecha del formulario y selecciona Hoja de clculo. Resulta conveniente usar el mismo nombre en el formulario y en la hoja de clculo, ya que as podrs encontrarlos rpidamente en la lista de documentos. Para saber fcilmente el nmero de usuarios que ha rellenado un formulario y cules han sido sus respuestas, puedes consultar el resumen de respuestas. En la hoja de clculo, ve a Formulario > Mostrar resumen para verlo.

La pgina de resumen de respuestas se abre en una ventana nueva. Nota: cuando revises respuestas, recuerda que no puedes impedir que los usuarios enven un formulario ms de una vez, por lo que es posible que una misma persona haya enviado varias respuestas. Sin embargo, si utilizas Google Apps, puedes registrar las direcciones de correo electrnico de las personas que rellenan el formulario para identificar fcilmente las respuestas duplicadas. Si quieres, las personas que hayan rellenado el formulario pueden ver un resumen de las respuestas. Selecciona la opcin "Permitir que cualquier persona vea el resumen de respuestas" en la ventana "Modificar confirmacin" para permitir que todos los usuarios puedan ver el resumen.

Para imprimir el resumen de respuestas del formulario, accede al men de impresin del navegador.

Modificacin de la hoja de clculo con las respuestas

Estos son algunos de los cambios que se pueden hacer en una hoja de clculo: Insertar columnas para aadir el contenido que quieras, como clculos, notas u operaciones de consulta junto a las respuestas del formulario. Aadir datos de respuesta directamente a la hoja de clculo mediante filas insertadas encima, debajo o en medio de las filas de respuesta existentes. Puedes aadir datos en una fila cada vez o bien pegar una gran cantidad de filas. Las filas que aadas se insertan en la tabla que almacena los datos del formulario. Insertar nuevas hojas o mover hojas. Las respuestas seguirn introducindose en la misma hoja de forma automtica.

Una vez que la hoja de clculo empiece a almacenar respuestas de formulario en una tabla, hay cambios que no puedes realizar en la hoja de clculo. El objetivo de esto es que no se hagan cambios que luego impidan a la hoja de clculo leer correctamente las respuestas del formulario. Por ejemplo, no se pueden mover las columnas, ya que esto desordenara la estructura de la tabla.