Diseño de la estructura organizacional

Adriana Malagón Bernal, Sandra Patricia Vanegas Molano, Javier Eduardo Becerra Cano y
Ricardo Paiba Medina

Centro de Gestión Administrativa, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

2305063: Tecnología de Gestión de la Propiedad Horizontal

Diana Alexandra Gil Arias

04 de agosto de 2022
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Propender por la sana convivencia y el buen comportamiento basado en el respeto y la

tolerancia, mediante un conjunto de reglas que ayuden a alcanzar un bien común.

Fortalecer los procesos administrativos, financieros, de seguimiento y control fomentando

el conocimiento del reglamento de la copropiedad.

Liderar procesos de desarrollo comunitario, impulsando el desarrollo cívico y social de la

comunidad mediante la cultura de la conciliación.

Generar sentido de pertenencia en los residentes del conjunto frente al bienestar de las
familias de la copropiedad asegurando su sostenibilidad y crecimiento.

Diseñar y proponer un plan de manejo ambiental para la gestión de los residuos sólidos de
la copropiedad, aplicado al mejoramiento del cuarto de basuras.

PROCESOS

ESTRATÉGICOS

1. Planear la impermeabilización y pintura de fachadas, para generar un nuevo ambiente

orientado a la estética al interior de la copropiedad.

2. Idear la reubicación del cuarto de basuras, generando el adecuado manejo de los

residuos generados.

3. Proyectar una comunicación directa y fluida con los conjuntos de la zona, buscando
ayudas mutuas para mejorar la seguridad de los residentes.

4. Implementar un CRM en inglés “Customer Relationship Management”, como

plataforma tecnológica para la comunicación entre la administración y los residentes
y/o copropietarios.
5. Aplicar el concepto de relaciones públicas e institucionales para generar
acercamiento, contacto y participación con las autoridades de la zona y el entorno
inmediato.
MISIONALES

1. Aplicar las políticas establecidas, como: Reglamento de cartera, reglamento de

contratación, reglamento del Consejo de Administración, entre otras.

2. Dar estricto cumplimiento a los mantenimientos preventivos de los ascensores,

buscando las certificaciones de los mismos.

3. Sensibilizar a los residentes en el correcto y adecuado manejo de la disposición de los

residuos sólidos.

4. Realizar los pagos a los proveedores en el tiempo establecido, generando confianza

de estos hacia el conjunto.

5. Implementar estrategias para el recaudo de las cuotas de administración.

DE APOYO

1. Buscar asesorías de tipo jurídico para garantizar que los temas legales sean claros y no
se presenten futuros problemas.

2. Solicitar al área contable certificados de disponibilidad presupuestal, previo al gasto

que se vaya a realizar.

3. Generar los informes mensuales de contabilidad y revisoría fiscal, que se presentan al

Consejo de Administración

4. Activar al Comité de Convivencia, para mediar en los conflictos que se puedan llegar a
presentar al interior de la copropiedad.

EVALUACIÓN

1. Revisión y gastos de saldos en bancos, con base en los extractos y movimientos.

2. Realizar pruebas de vulnerabilidad al personal de seguridad, de manera periódica.

3. Solicitar informes de interventoría, para seguimiento de la obra de

impermeabilización de fachadas.

4. Realizar auditorías internas a la contabilidad y a la gestión del Administrador.

5. Velar por los recursos de la copropiedad se gestiones de manera adecuada

OTRAS ACTIVIDADES

1. Actualizar el manual de convivencia, de acuerdo con las necesidades propias de la

copropiedad y sus residentes.

2. Realizar jornadas de aseo de manera periódica a las zonas comunes, en especial a los
parqueaderos.
3. Promover el Consejo Juvenil, generando inclusión a los jóvenes de la comunidad

4. Mantener actualizada la base de datos de residentes y/o copropietarios para envío de

comunicados, noticias y temas relacionados con la propiedad horizontal.

5. Desarrollar cronogramas de actividades, permitiendo una mayor visibilidad,

compromisos y mejores resultados en la gestión, ejecución de tareas, actividades y
proyectos.

MODELO DE AGRUPAMIENTO

Al interior del Conjunto Residencial Torres de Villa Alsacia se maneja una estructura
departamentalización por funciones., ya que se cuenta con un administrador y en orden
descendente cada apoyo es responsable de una función específica.

REPRESENTACIÓN GRÁFICA