Consejos

para eliminar esta sobrecarga de correos.

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1. Evite la exploración y pasar a la carrera, vaya por

la lectura y la administración.
2. Dése suficiente tiempo para administrar su actual
correo electrónico.
3. Cree un formato (formato de respuesta por
defecto) para todos los correos que provienen a lo
interno y se comparten internamente.
4. Difiera sus correos (Forward) sólo si es
básicamente necesario.
5. Use opciones visuales para clasificar sus mensajes
y funciones de ordenado.
6. Investigue sobre programas, macros, reglas que le
permitan mover los mensajes por usted
7. NO cree carpetas de entregar y borrar,
simplemente ejecute la acción!!!!!
8. Cree carpetas de Do iT (Hágalo) y Delegate iT
(Deléguelo).
9. Establezca un sistema de prioridades para la
lectura - primero, clientes principales, jefe,
proyectos, etc.
10. Cree reglas y carpetas para sus mensajes.
11. Use carpetas predefinidas por usted para que
pueda mover su trabajo hacia el lugar correcto la
primera vez.
12. Anime a sus colaboradores y subalternos a
enviarle el correo en el formato establecido.
13. Defina tiempos específicos para chequear su
correo. Trate establecer entre 3 a 4 veces por día.
14. Sólo utilice correos para los propósitos que fue
previsto enviando información detallada o
documentos.
15. Tenga más de un correo electrónico a mano, de
manera tal que proyectos personales y ciertas
personas puedan ser enrutadas a éstas cuentas.
16. Desaliente a otros a usar el correo cuando se
necesita una respuesta urgente. Aliéntelos a usar el
teléfono o medios más personales.
17. Recuerde que la urgencia no puede ser tratada de
forma impersonal, debe crear el hábito de encarar
éstas situaciones de lo contrario, la situación se le
pueda salir de control.
18. Sea considerado con sus contestaciones de
correos (Reply) - evite usar la opción “Reply to All”.
19. Cree y use lineas de “Subject” o “Re:” estándard
para facilidad de clasificación.
20. Invierta o investigue sobre programas de
computadora que le permitan enlazar sus correos con
su calendario. (Muchas compañías usan SW de correo
que permite estas facilidades, pero se desconoce su
utilización)