TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

UNIDAD Nº II
HOJAS DE CÁLCULO.

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 Introducción
Microsoft Excel es un programa que pertenece al grupo de las hojas de cálculo o
electrónicas que ha sido diseñado por la compañía Microsoft para trabajar bajo
ambiente del sistema operativo Windows, por lo cual funciona con todas las
características y principios básicos de todas las aplicaciones que trabajan bajo este
mismo sistema operativo.

Todas las hojas electrónicas, en este caso Excel, tienen como finalidad permitir
realizar operaciones matemáticas o cálculos en forma rápida pero precisa. Se
utilizan especialmente para llevar información de tipo contable, financiera o
estadística. Todo lo anterior es debido a que este tipo de programas facilitan el
diseño y creación de fórmulas matemáticas dentro de su hoja de trabajo para
realizar los cálculos que necesitemos así poder hallar los resultados correctos de
nuestras operaciones.

• Entre otras funciones, las hojas de cálculo se utilizan para:

• Calcular números a través de fórmulas matemáticas.
• Representar valores visualmente mediante la creación de gráficos
Estadísticos.
• Imprimir informes a partir de los datos contenidos en las diferentes hojas de
trabajo.
• Organizar datos mediante su clasificación ascendente o descendente.
• Realizar análisis de datos y crear resúmenes de datos por medio de tablas
consolidadas y auto filtros.

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 Ideas Fuerza
• IDEAS FUERZA: Una hoja de cálculo o planilla electrónica es un tipo de
documento, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos (letras y
números) dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se
suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).

• IDEAS FUERZA: La celda es la unidad básica de información en la hoja de

cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos.
Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y/o
funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

• IDEAS FUERZA: Excel ofrece una gran variedad de opciones para la

presentación y orden de los datos, las cuales van desde los estilos y tamaños
de fuente, hasta la forma en que se desean presentar cada uno de los datos.

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 Desarrollo

1. Funciones

Descripción del principio en que se basan las fórmulas de cálculo

Las fórmulas de cálculo efectúan cálculos con los valores contenidos en la hoja.
Las fórmulas empiezan con un signo de igual (=).
Las fórmulas pueden contener los siguientes elementos:
▪ referencias de celda,
▪ operadores de cálculo:
Operadores matemáticos:
+ para la suma
- para la resta
/ para la división
* para la multiplicación
% para calcular un porcentaje (p. ej.: =5% da como resultado 0,05)
^ para elevar a la potencia (p. ej.: =2^3 da como resultado 8)
Operadores de comparación: el resultado es un valor lógico: VERDADERO o
FALSO:
= igual a (p. ej.: =30=40 da como resultado FALSO)
< inferior a (p. ej.: =28<35 da como resultado VERDADERO)
<= inferior o igual a
> superior a
>= superior o igual a
<> diferente de
Operadores de concatenación de texto: & concatena cadenas de caracteres:
(p. ej.: ="Oeste"&" y "&"Norte" da como resultado "Oeste y Norte").
Los operadores de referencia permiten combinar rangos de celdas:
: (dos puntos). P. ej.: B1:C4 representa el rango de celdas de B1 a C4.
; (punto y coma). P. ej.: B1;C4 representa la celda B1 y la celda C4.
▪ las constantes, es decir, los valores que no se calculan y, por tanto, no cambian
(por ejemplo, el número 1210 o el texto "Totales trimestrales" son constantes).

Crear una fórmula de cálculo simple

Se trata de elaborar un cálculo que integre las referencias de celdas, los operadores de
cálculo y las constantes.

Haga clic en la celda donde desea introducir la fórmula y ver el resultado.

Escriba un signo de igual =.
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Elabore la fórmula teniendo en cuenta estas instrucciones:
▪ para integrar el contenido de una celda, haga clic en la celda en cuestión o
introduzca su referencia (por ejemplo, C4);
▪ para integrar un operador de cálculo o una constante, introduzca el dato
correspondiente (por ejemplo, * para multiplicar);
▪ si utiliza varios operadores, defina, si es preciso, el orden de prioridad para
reagrupar valores usando paréntesis.

Observará la evolución de la fórmula en la barra de fórmulas. En este caso se trata de

una fórmula que permite calcular el coste total de un artículo, IVA incluido.

Confirme la fórmula pulsando la tecla [Intro] o haciendo clic en la herramienta de la

barra de fórmulas.

Las fórmulas de cálculo se calculan de nuevo de forma predeterminada al

modificar los valores que intervienen en ellas. Para bloquear ese nuevo cálculo
automático, active la opción Manual del botón Opciones para el
cálculo (pestaña Fórmulas - grupo Cálculo) (puede acceder también a las Opciones
de cálculo a través de las Opciones de Excel: pestaña
Convertir en absoluta una referencia de celda en una fórmula

Esta técnica permite fijar la referencia de una celda en una fórmula, de forma que no
se modifique al copiar la fórmula.

Empiece a teclear la fórmula y deténgase cuando se seleccione la celda cuya referencia

desea hacer absoluta.
Pulse la tecla [F4].
La referencia de la celda muestra entonces el carácter $ delante de la referencia de
columna y del número de fila.

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 Al pulsar la tecla [F4], obtendrá una referencia absoluta de celda; si pulsa [F4] una
segunda vez, solo se hará absoluta la referencia de la fila; si pulsa [F4] una tercera vez,
se hará absoluta la referencia de la columna.
Pulse la tecla [F4] tantas veces como sea necesario para convertir en absoluto el
elemento deseado.
Si es preciso, acabe de introducir la fórmula y confirme.
En nuestro ejemplo, hemos copiado la celda E4 en las celdas E5 a E10; observe que
la referencia absoluta (B1) permanece fija en las diversas fórmulas, contrariamente a
las otras celdas. En este ejemplo, únicamente podría haberse fijado la referencia a la
fila, ya que hemos copiado hacia abajo.

Para ilustrar esta función, mostramos las fórmulas en lugar de los resultados en las
celdas (herramienta Mostrar fórmulas de la pestaña Fórmulas -
grupo Auditoría de fórmulas).
Introducir una fórmula multihoja

Esta técnica permite insertar en una hoja fórmulas (llamadas fórmulas 3D) que hacen
referencia a celdas de una o varias hojas diferentes.

Active la celda en la que desea que aparezca el resultado.

Introduzca el signo =
Empiece a escribir la fórmula y, cuando le parezca oportuno, haga clic en la ficha de la
hoja, seleccione la celda o celdas que desee y concluya la fórmula.
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Confirme.
En este caso, la celda E3 de esta hoja suma el contenido de las celdas E3 de las hojas
"Semestre 1" y "Semestre 2".

También es posible elaborar fórmulas multilibro. Para ello deberán estar abiertos
todos los libros que intervengan en el cálculo. Para desplazarse hasta una celda
ubicada en una hoja de otro libro, pulse el botón Cambiar ventanas de la
pestaña Vista (o el icono del archivo en la barra de tareas) a fin de activar el libro
correspondiente.

Usar las funciones de cálculo

Active la celda en la que desea que aparezca el resultado.

Haga clic en la herramienta Insertar función , situada en la barra de fórmulas, o en
la pestaña Fórmulas, o pulse [Mayús][F3].
En el cuadro de diálogo Insertar función, abra la lista desplegable O seleccionar una
categoría si desea ver una categoría concreta de funciones.
La categoría Usadas recientemente muestra una lista con las funciones usadas por
usted y también con las más habituales. La categoría Todo muestra todas las funciones
disponibles.
Para buscar una función concreta existen dos posibilidades: introducir en el
cuadro Buscar una función el nombre exacto de la función o bien una descripción de lo
que desea hacer con ella y luego confirmar la búsqueda pulsando el botón Ir o la
tecla [Intro].
Haga clic en la función buscada dentro del cuadro Seleccionar una función para
seleccionarla.
Al seleccionar una función, su sintaxis y su descripción aparecen en la parte inferior del
cuadro.

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 Si es preciso, haga clic en el vínculo Ayuda sobre esta función para consultar la ayuda
de Excel referente a la función seleccionada.
Haga clic en Aceptar para activar el cuadro de diálogo Argumentos de función.
Para definir los argumentos de la función:
▪ Haga clic en el cuadro de texto

Usar la opción Autocompletar para introducir funciones

Esta operación permite introducir una función sin necesidad de pasar por el Asistente
para funciones, pero contando con la ayuda de Excel para limitar los errores de
sintaxis y de tecleo.

Active la celda en la que desea introducir la fórmula y ver el resultado.

Introduzca el signo = (igual) y las primeras letras de la función.
Al introducir la primera letra, Excel muestra la lista de funciones que empiezan por esa
letra en concreto.

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 Continúe introduciendo el nombre de la función o haga doble clic en el nombre que
aparece en la lista e indique los argumentos.
A medida que vaya tecleando aparecerán una serie de etiquetas que le guiarán en la
elaboración de la fórmula.

No olvide concluir la fórmula introduciendo el signo ) y confirme pulsando la tecla [Intro].

Sumar un conjunto de celdas

Active la celda en la que desea que aparezca el resultado.

Haga clic en la herramienta Suma del grupo Edición (pestaña Inicio) o utilice el
método abreviado [Alt] =.
Este botón se encuentra también en la pestaña Fórmulas - grupo Biblioteca de
funciones.
Excel muestra una función integrada llamada SUMA() y propone sumar por defecto el
grupo de celdas situadas encima o a la izquierda de la celda de resultado (en este caso,
E3 a E11).

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 Si la selección de celdas no le resulta conveniente, modifíquela haciendo clic y
arrastrando hasta que la selección incluya las celdas deseadas.
Confirme pulsando [Intro] o haga clic en la herramienta Introducir .

Al seleccionar rangos de celdas con valores numéricos, Excel muestra, de forma

predeterminada, la suma de dichos valores en la barra de estado.

Usar funciones estadísticas simples

Active la celda en la que desea que aparezca el resultado.

Abra la lista de la herramienta del grupo Edición (pestaña Inicio) o del
botón Autosuma del grupo Biblioteca de funciones (pestaña Fórmulas).
Haga clic en la función deseada:
Promedio Calcula el promedio de un conjunto de celdas con valores
numéricos.
Contar Calcula el número de celdas con valores numéricos de un
números conjunto de celdas.
Máx. Extrae el valor máximo de un conjunto de celdas con
valores numéricos.
Mín. Extrae el valor mínimo de un conjunto de celdas con
valores numéricos.

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 Excel muestra la función correspondiente a la elección efectuada y selecciona un
grupo de celdas.
Si la selección de celdas no le resulta conveniente, modifíquela haciendo clic en una
celda para seleccionarla o haciendo clic y arrastrando para seleccionar un rango de
celdas.
Pulse la tecla [Intro] o haga clic en la herramienta para confirmar la fórmula de
cálculo.

Al seleccionar rangos de celdas con valores numéricos, además de su suma

correspondiente, verá en la barra de estado el promedio de los valores. En una
selección cualquiera verá también el número

2. Funciones Lógicas

Crear una fórmula condicional simple

Este tipo de fórmula permite mostrar un valor o efectuar un cálculo según una o varias
condiciones.

Active la celda en la que desea introducir la fórmula y ver el resultado.

Utilice la función SI para efectuar una prueba lógica (VERDADERO o FALSO) sobre el
valor de una celda o en el resultado de otra fórmula; en función del resultado de la prueba,
la función SI lleva a cabo una acción si el resultado es verdadero, u otra, si el resultado
es falso.

La sintaxis de la función SI es la siguiente:

=SI (prueba_lógica;[valor_si_verdadero];[valor_si_falso])

La fórmula introducida en I4 se ha copiado en I5, I6, I7 e I8. En este ejemplo, probamos

el valor de la celda Stock final (H4): =SI(H4<=1000;"Hacer pedido";"En espera"). Si
el contenido de la celda H4 es inferior o igual a 1000, el texto "Hacer pedido" se
mostrará en la celda de resultado; en caso contrario, lo hará el texto "En espera".

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 Observe que, si invertimos la prueba, el resultado es el mismo siempre que se invierta
también el valor si FALSO y el valor si VERDADERO: =SI(H4>1000;"En
espera";"Hacer pedido")

Para mostrar un resultado solo si la condición es VERDADERA, puede no especificar

el argumento FALSO, por ejemplo: =SI(H4<1000;"Hacer pedido"); en este caso, si la
condición no se verifica, dado

Crear una fórmula condicional anidada

Cuando un resultado de condición de prueba implica más de dos posibilidades, se

pueden anidar fórmulas condicionales:

En este caso, la fórmula se escribe así: =SI(prueba_lógica1;valor si VERDADERO;

SI(prueba_lógica2;valor si VERDADERO;valor si FALSO)). La fórmula condicional
número 2 se halla anidada en la primera.

Usando este método, es posible anidar varias condiciones unas en otras.

En este ejemplo, se han anidado dos condiciones en una tercera: si el Stock final
(H4) es inferior a 100, se muestra el texto "Pedido urgente"; si el Stock final está
comprendido entre 100 y 500, se muestra el texto "Hacer pedido"; si está comprendido
entre 500 y 1000, se muestra el texto "Stock comprendido entre 500 y 1000"; si no
se cumple ninguna de estas condiciones, se muestra el texto "Stock > 1000".

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 Observe que al final de la fórmula hay un paréntesis para cerrar cada condición.

Para facilitar la escritura de la fórmula, puede separar los argumentos insertando

saltos de línea mediante las teclas [Alt][Intro].

La inserción de saltos de línea en una fórmula no tiene ninguna incidencia en el

resultado.

Para imbricar varias condiciones, también es posible utilizar la nueva función

SI.CONJUNTO (véase Usar las nuevas funciones de cálculo del capítulo Cálculos
avanzados).

Combinar el operador O o Y en una fórmula condicional

Para poner varias condiciones, puede utilizar el operador O o Y según el caso:

▪ si deben verificarse varias condiciones al mismo tiempo:
=SI(Y(cond1;cond2;... ;condn); acción que se debe realizar si las n
condiciones se cumplen; acción que debe realizarse si por lo menos una de
las condiciones no se cumple)
▪ si por lo menos una de las condiciones debe ser verdadera:
=SI(O(cond1;cond2;... ;condn); acción que debe realizarse si por lo menos
una condición se cumple; acción que debe realizarse si ninguna condición
se cumple)
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En este ejemplo, si el niño es Chico Y tiene menos de 13 años, aparece el icono de un
regalo (letra e de la fuente Webdings) en la celda de la columna Coche; en caso
contrario, la celda se queda vacía.

Funciones de Buqueda (BUSCARV)

3. Usar una función de búsqueda

La función BUSCARV permite buscar un valor en la primera columna de una tabla

(V = Vertical) y devuelve el valor contenido en la celda situada en la misma fila y en la
columna especificadas.

Elabore una tabla que agrupe los datos que se recuperarán después, al efectuar la
búsqueda, y ordénela por orden creciente a partir de los datos de la primera columna.
Dé un nombre a este rango de celdas si no desea seleccionarlo en el momento de crear
la fórmula de cálculo.
Haga clic en la celda en la que aparecerá el dato buscado de la tabla.
Elabore la fórmula de cálculo respetando la sintaxis siguiente:

=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

valor_buscado Es el valor que la función busca en la primera columna

de la tabla correspondiente a indicador_columnas.
matriz_buscar_en Es la tabla a partir de la cual se recuperarán los datos.
Este argumento puede ser las referencias de un rango
de celdas o el nombre de un rango de celdas.
indicador_columnas Es el número de la columna de la tabla
(matriz_buscar_en) que contiene el valor buscado. La
primera columna de la tabla es la columna 1.
ordenado Es un valor lógico que permite efectuar una búsqueda
exacta o aproximada a aquella buscada. Si el
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 valor_ordenado es VERDADERO o nulo, se muestra
un dato igual o inmediatamente inferior al valor
buscado. Si el valor_ordenado

4. Gráficos
Crear un gráfico

Seleccione los datos que desea representar en forma de gráfico:

▪ Si las celdas son contiguas, selecciónelas haciendo clic y arrastrando.
▪ Si las celdas no son contiguas, selecciónelas haciendo clic y arrastrando al tiempo
que mantiene pulsada la tecla [Ctrl]. Procure que los diferentes rangos de celdas
constituyan una forma rectangular.
▪ Si las celdas están representadas en una tabla de datos, haga clic en una de las
celdas que la componen.

En el ejemplo de arriba, debe formar parte de la selección para que los bloques de
celdas puedan formar un rectángulo.
Crear un gráfico con la herramienta Análisis rápido

La herramienta Análisis rápido integrada en Excel 2019 permite crear fácilmente un

gráfico a partir de datos seleccionados.

Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la parte inferior derecha de la
selección (o [Ctrl] Q).
La galería Análisis rápido está compuesta de diferentes
pestañas: Formato, Gráficos, Totales, Tablas, Minigráficos, con las que puede dar
formato a sus datos. La pestaña activa aparece en negrita.

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Active la pestaña Gráficos si no lo está aún y señale (sin hacer clic) uno de los cinco
modelos que se ofrecen para obtener una vista previa en una ventana individual:

La opción Más gráficos cierra

Cambiar la ubicación de un gráfico

De forma predeterminada, los gráficos se crean en las hojas de cálculo (gráfico

incorporado). Sin embargo, es posible cambiar su ubicación de forma que aparezca en
una hoja completa (hoja gráfica) o en otra hoja de cálculo como gráfico incorporado.

Si se trata de un gráfico incorporado, haga clic sobre él para seleccionarlo. Si se trata

de un gráfico existente en una hoja gráfica, haga clic en la ficha de la hoja para activarla.
Active la pestaña Diseño y haga clic en el botón Mover gráfico del grupo Ubicación.

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 Para desplazar el gráfico a una hoja completa, active la opción Hoja nueva y en el
cuadro de texto que sigue cambie, si es preciso, el nombre de la nueva hoja.
Para desplazar el gráfico a una hoja existente como gráfico incorporado, abra la
lista Objeto en y seleccione la hoja deseada.
Haga clic en Aceptar.
Si ha optado por desplazar el gráfico a una nueva hoja, esta se insertará antes de la
hoja activa.
Modificar el origen de los datos del gráfico

Esta técnica permite modificar las referencias de las celdas representadas en el gráfico.

Primer método

Este método está reservado al gráfico incorporado. Si desea agregar series de datos,
estas deben ser contiguas a las existentes en el gráfico.

Seleccione la zona de gráfico.

Recordamos que, en las hojas de cálculo, las celdas que contienen los puntos de datos
aparecen rodeadas por un rectángulo azul.
Arrastre el indicador del rectángulo azul para insertar o eliminar los valores de los nuevos
datos en el gráfico.

Segundo método

Active el gráfico, si es preciso.

Active la pestaña Diseño y haga clic en el botón Seleccionar datos del grupo Datos.
En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos que aparece, haga clic en el
botón para seleccionar la hoja con los nuevos datos que desea representar,
selecciónelos y haga clic en el botón para volver a la vista del cuadro de diálogo.
Haga clic en Aceptar.
Agregar una o varias series de datos al gráfico

Active el gráfico si es preciso.

Active la pestaña Diseño y haga clic en el botón Seleccionar datos del grupo Datos.

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 Para agregar varias series de una sola vez, estas deberán estar en celdas contiguas.
Las series (columna Entradas de leyenda) marcadas ya están integradas en el gráfico.
Haga clic en el botón Agregar del cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.
En el cuadro Nombre de la serie, use el botón para seleccionar la celda o celdas
con las etiquetas de serie que desea agregar.
En el cuadro Valores de la serie, use el botón para seleccionar las celdas con los
datos numéricos de la serie o series que desea agregar.

Haga clic sucesivamente en los dos botones Aceptar.

5. Tabla dinámica
Crear una tabla dinámica

Una tabla dinámica permite resumir, analizar, explorar y presentar datos de síntesis.

Para usar una de las tablas dinámicas recomendadas por Excel, vaya al apartado Elegir
una tabla dinámica recomendada, en este capítulo.

Si el rango de celdas a las que afecta la tabla dinámica contiene encabezados de

columnas o ya está organizado en una tabla de datos, haga clic en una de las celdas de
la tabla; en caso contrario, seleccione el rango de celdas que se van a tratar en la tabla
dinámica.
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Asegúrese de que los datos no contienen filas vacías.

Active la pestaña Insertar y haga clic en el botón Tabla dinámica del grupo Tablas.

Asegúrese de que el cuadro Seleccione una tabla o rango contenga exactamente los
datos que se deben analizar; en caso contrario, utilice el botón para seleccionarlos.
Observe que el botón Elegir conexión asociado a la opción Utilice una fuente de
datos externa permite seleccionar tablas en una plantilla de datos de Excel
(véase Importar datos - Importar datos de una base de datos de Access).
Elija entre ubicar la tabla dinámica en una nueva hoja o en una de las hojas del libro.
Para ello, active la opción Nueva hoja de cálculo en el primer caso, o la opción Hoja de
cálculo existente en el segundo; si ha elegido esta última opción, utilice el
botón para activar la primera celda
Administrar los campos de una tabla dinámica

Agregar o eliminar un campo

Haga clic con el botón secundario en el nombre del campo (sección de Campos del
panel Campos de tabla dinámica) y seleccione la opción correspondiente a la zona en
que desea colocar el campo:
Agregar a Para que los valores de este campo se propongan, en forma
filtro de de lista, como criterios de filtro de la tabla dinámica.
informe
Agregar a Para que los valores de este campo se conviertan en
etiquetas de encabezados de fila de la tabla.
fila

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 Agregar a Para que los valores de este campo se conviertan en
etiquetas de encabezados de columna de la tabla.
columna
Agregar a Para que los valores de este campo se utilicen con objeto
valores de rellenar las diferentes celdas de la tabla dinámica. Por
defecto, Excel utiliza la función SUMA para resumir los datos
numéricos, y la función CONTAR para los datos de tipo
texto. Observe que es posible cambiar esta función de
resumen, igual que es posible efectuar un cálculo
personalizado con esos datos (véase Modificar la función de
resumen o el cálculo personalizado de un campo).

Esta tabla dinámica permite mostrar la suma de las cuotas por deporte y por población.
Los campos situados en la lista dinámica aparecen en las Áreas correspondientes del
panel Campos de tabla dinámica.

También es posible arrastrar el campo a la zona

Modificar la función de resumen o el cálculo personalizado de un campo

Recordemos que, por defecto, se aplica la función SUMA a los datos numéricos de la
zona VALORES y la función CONTAR a los datos de tipo texto.

Para cambiar la función de resumen utilizada o efectuar un cálculo personalizado con

objeto de tratar los datos de un campo de la zona Valores, haga clic en el nombre del
campo correspondiente en esta zona y active la opción Configuración de campo de
valor.
Se abre el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.
También puede acceder a este cuadro de diálogo mediante la pestaña Analizar - grupo
Campo activo - botón Configuración de campo.

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 La zona Nombre personalizado contiene el nombre del campo activo, o el nombre del
origen si no se ha definido ningún nombre personalizado, precedido del tipo del cálculo
efectuado.
Para cambiar la función de resumen, active la ficha Resumir valores por y, en el
cuadro Resumir campo de valor por, haga clic en la función de resumen que desee.
Para utilizar un cálculo personalizado, active la ficha Mostrar valores como y abra la
lista desplegable Mostrar valores como.

Luego haga clic en el cálculo personalizado que más le convenga:

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Cambiar el formato de la tabla dinámica

Para cambiar el formato de la tabla dinámica, active la pestaña Diseño y haga clic en el
botón Diseño de informe del grupo Diseño; active la opción:
▪ Mostrar en forma compacta para mantener los campos de la izquierda en una
columna aplicándoles una sangría a fin de mostrar la relación de anidación entre
los datos conectados (forma activada por defecto).
▪ Mostrar en forma de esquema para presentar los datos según el estilo habitual
de una tabla dinámica.
▪ Mostrar en formato tabular para presentar los datos en un formato de tabla
tradicional.
Eliminar una tabla dinámica

Haga clic dentro de la tabla dinámica.

Active si es preciso la pestaña Analizar.
Haga clic en el botón Borrar del grupo Acciones y luego en la opción Borrar todo.

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