Módulo 4 - Manual Excel Avanzado

Capacitación y Desarrollo UC - Teleduc
CURSO HERRAMIENTAS DE MANEJO AVANZADO

DE LA PLANILLA DE CÁLCULO EXCEL PARA WINDOWS
Manual Herramientas de manejo

avanzado de la planilla de cálculo
Excel para Windows – Módulo 4
“Protección de archivos Excel y uso de macros para
automatización de tareas”
Marcela Contreras
Manual Herramientas de manejo avanzado de la planilla de cálculo Excel para Windows – Módulo 4 1
Contenido
1. Introducción .................................................................................................................................................. 3
2. Protección ...................................................................................................................................................... 4
2.1 Protección del archivo ........................................................................................................................ 4
2.2 Protección de la hoja ....................................................................................................................... 10
2.3 Proteger hoja ...................................................................................................................................... 11
2.4 Protección del libro .......................................................................................................................... 15
3. Grabación de macros .............................................................................................................................. 16
3.1 Macro Grabación ............................................................................................................................... 16
3.2 Ejecutar la macro ............................................................................................................................... 20
3.3 Editar la macro ................................................................................................................................... 21
3.4 Eliminar la macro............................................................................................................................... 22
3.5 Edición básica de una macro ........................................................................................................ 22
3.6 Tipo de macros .................................................................................................................................. 24
3.7 Elementos de seguridad de Macros en Excel 2013 .............................................................. 25
1. Introducción
En manual, nos centraremos en la protección y en la automatización de tareas a través de macros
en Excel.
Nuestro objetivo, es que puedas proteger los datos y las estructuras de la planilla de cálculo Excel,
y que optimices en tiempo al automatizar tus tareas diarias con macros.
Aquí aprenderás a trabajar con protección de objetos de Excel y macros para optimizar tus tareas.
Contenidos
 Proteger celdas
 Proteger hojas
 Proteger libros
 Grabación de macros
 Edición de macros
 Eliminación de macros
2. Protección
La Protección se puede enfocar desde varios puntos de vista: protección del archivo, protección
de la hoja o protección del libro.
2.1 Protección del archivo

Para evitar que otras personas puedan acceder a los datos en los archivos de Excel, estos se
pueden proteger con una contraseña (password).
Existen dos maneras de proteger un archivo de Excel:
 Cifrar un archivo
 Establecer una contraseña para abrir o modificar un archivo de Excel.
 Cifrar un archivo de Excel
Un archivo al ser cifrado, Excel lo bloquea con una contraseña para que nadie más pueda
abrirlo. Esta es la técnica más común y recomendada para bloquear un archivo de Excel y se
realiza de la siguiente forma:
 Hacer clic en Archivo - Información - Proteger libro - Cifrar con contraseña.
Al activar esta opción se visualizará el siguiente cuadro.
Debe incorporar en él, la nueva contraseña y luego guardar su archivo.
Siempre que incorpore una contraseña, el programa pedirá una confirmación de la misma
para asegurarse de que ha sido bien ingresada.
 Establecer una contraseña para abrir o modificar un archivo de Excel
Se pueden establecer contraseñas para abrir el archivo como sólo lectura y también
establecer contraseñas para modificarlo.
Para asignar una contraseña (password) debe realizar lo siguiente:
 Abrir el archivo, luego ir a Guardar como, Examinar, hacer clic en el botón Herramientas
y elegir Opciones Generales.
 Crear siempre una copia de seguridad: genera una copia de seguridad para el archivo al
momento de guardar. Este archivo tendrá extensión .xlk y quedará almacenado en el mismo
lugar del archivo original.
 Contraseña de apertura: es el password o clave que el usuario deberá incorporar para abrir
un archivo.
 Contraseña de escritura: es el password o clave que el usuario deberá incorporar para abrir
un archivo y además poder modificarlo. Si no conoce la password de escritura, podrá abrir el
archivo sólo como lectura.
 Se recomienda sólo lectura: muestra un cuadro de diálogo en que se da la opción de abrir
el archivo sólo de lectura, al menos que se necesite guardar sus cambios. No requiere
password.
Nota:
Los archivos que tengan la condición de sólo lectura, permiten sacar una copia del archivo y
guardarlo con un nombre distinto.
Para retirar las contraseñas asignadas en la grabación del archivo, deberá guardar
nuevamente el archivo en el cuadro Guardar como, botón Opciones generales.
Advertencia: Microsoft menciona las siguientes advertencias al crear contraseñas.
 Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas, así que asegúrese de que la

contraseña es especialmente fácil de recordar.
 No hay restricciones en las contraseñas que use con respecto a longitud, caracteres o
números, pero las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
 No siempre es seguro distribuir los archivos protegidos por contraseña que
contengan información confidencial, como números de tarjeta de crédito.
 Tenga cuidado al compartir archivos o contraseñas con otros usuarios. Aún corre el
riesgo de que las contraseñas caigan en manos de usuarios no deseados. Recuerde
que el bloqueo de un archivo con una contraseña no protege el archivo
necesariamente contra fines malintencionados.
2.2 Protección de la hoja

La protección de la hoja está destinada a impedir la modificación de ella: borrar o modificar
datos o fórmulas, inserciones, formatos, etc.
Todas las celdas de una hoja vienen configuradas como bloqueadas. Eso significa que, en
teoría, en ninguna de ellas podrían hacerse cambios, pero ese bloqueo de celdas sólo se hace
efectivo al proteger la hoja.
Para verificar si las celdas están bloqueadas, seleccione toda la hoja, y haga clic en la ficha
Inicio, Pestaña Celdas, botón Formato. Verá que de la lista desplegada la casilla Bloquear
celda está marcada. Para desbloquear basta con hacer clic en Bloquear celda.
2.3 Proteger hoja

Desde la ficha Inicio seleccionar la opción Formato, Proteger hoja (Esto también se
encuentra disponible en la ficha Revisar).
En la casilla Contraseña para desproteger la hoja, escribir la password. Es bueno colocar

números, mayúsculas y minúsculas al crear sus contraseñas.
Para retirar la password de protección a la hoja, debe ir al botón Formato y seleccionar

Desproteger hoja. Aparecerá un cuadro que le pedirá el ingreso del password de protección.
Según Microsoft, la protección de la hoja de cálculo no está pensada como característica de

seguridad. Simplemente impide que los usuarios modifiquen las celdas bloqueadas.
Proteger una hoja de cálculo no es lo mismo que proteger un libro o un archivo de Excel con
una contraseña.
2.4 Protección del libro

La protección del libro se puede hacer a nivel de su estructura en esta versión de Excel, en las
versiones anteriores también se podía proteger la ventana de Excel.
La protección de la estructura se refiere a que no es posible cambiar la posición de las hojas,

modificar el nombre de ellas, copiarlas, insertar o eliminar hojas.
La protección del libro en su estructura, no tiene relación con el bloqueo de celdas. Es decir,
si un libro está protegido, no significa que no se pueda cambiar el contenido de las celdas.
Para proteger un libro debe hacer clic en la Pestaña Revisar - Proteger libro.
Incorpore la contraseña en el primer cuadro y luego confírmela en el siguiente cuadro.
Para retirar la password de Protección de Libro, debe ir a la Pestaña Revisar y seleccionar

Proteger Libro, Desproteger libro.
3. Grabación de macros
Las macros son pequeños programas que se crean a través del lenguaje VBA (Visual Basic
for Applications), y se ejecutan en Excel con el fin de automatizar tareas comunes y
repetitivas.
Las macros son grupos de instrucciones que tienen un seguimiento cronológico, que se
almacenan y se pueden activar con alguna combinación de teclado o a través de botones
de comando incorporados en la barra de herramientas o algún objeto dispuesto en la hoja
de trabajo.
Las macros se trabajan de dos formas, a través de la macro grabación también llamada
macro pulsación y la macro escrita.
3.1 Macro Grabación

Para trabajar con las macros se debe activar previamente, la ficha Desarrollador.
Para hacerlo debe ir a la pestaña Archivo - Opciones - Personalizar Cinta de Opciones –

en Comandos Disponibles en - en la sección derecha Personalizar la cinta de opciones,
activar Desarrollador.
Desde la pestaña Desarrollador seleccionar el grupo Código, Grabar macro.
 Nombre de la macro: digitar título. Si bien es cierto existe toda una normativa
implementada por Microsoft para asignar el nombre a una macro, usted puede
utilizar el nombre alfanumérico que desee pero sin espacios entre las palabras.
No debe utilizar símbolos especiales tales como: @, #, $, %, &, *, etc.
 Tecla de Método abreviado: podrá ejecutar la macro si activa una combinación

de teclas. Debe tomar en cuenta que Excel y todos los softwares tienen
incorporado ya métodos abreviados (combinaciones de teclas asignadas para
realizar ciertas acciones). Por ejemplo Ctrl + A es abrir), por lo tanto, se
recomienda usar letras mayúsculas, para que al ejecutar la macro tenga que
presionar: Control + Shift + la letra asignada.
 Guardar macro en: indicar el lugar dónde desea que se guarde la macro.
Este libro permite guardar la macro en el archivo que se está trabajando.
Libro nuevo permite guardar la macro en un nuevo libro partiendo de cero.
Libro de macros personal permite guardar la macro en el libro de macros del programa
de Excel.
 Descripción permite indicar algún detalle específico de la macro, como por

ejemplo qué hace la macro o la fecha o el autor.
 Al hacer un clic en Aceptar, Excel comenzará a grabar todos los pasos que usted realice.
 Presionar el botón Detener grabación, desde la pestaña Desarrollador, grupo Código.
También puede dar clic en detener en la barra de estado de Excel.
3.2 Ejecutar la macro

Para utilizar la macro generada realice la siguiente secuencia de instrucciones:
 Activar otra hoja de su libro de Excel.
 Desde la Pestaña Desarrollador, seleccionar Ver Macros, seleccionar la macro y dar clic
en Ejecutar.
La macro se ejecutará automáticamente, o bien presione la combinación de teclas que

asignó en el cuadro de diálogo Grabar macro.
3.3 Editar la macro
Para visualizar el código de la macro, haga clic en el botón Modificar en el cuadro de diálogo
Ver Macros.
Para cerrar el Editor de Visual Basic debe hacerlo desde su botón de cierre .
3.4 Eliminar la macro
Si desea eliminar una macro debe, activar cualquier hoja de su libro, de la Pestaña
Desarrollador, grupo Código, Ver macros, Eliminar.
3.5 Edición básica de una macro
Ver el código de la Macro: para ver el código de la Macro recién grabada, debe hacer
clic en la Pestaña Desarrollador, grupo Código, Visual Basic. También puede hacer clic en
la pestaña Desarrollador, grupo Código, Ver Macros, Modificar.
También puede acceder a través de la combinación de teclas Alt + F11 para ir al Editor de
Visual Basic.
Editor de Visual Basic
Palabra reservada con la cual comienzan todas las macros, Sub significa
Subrutina o Sub procedimiento.
Nombre de la macro
Por cada Sub debe haber un End Sub que indica el final de la subrutina.
En el ejemplo se pueden apreciar las siguientes líneas de procedimiento:
MsgBox Muestra un cuadro de diálogo (mensaje) con el texto “Hola a Todos”.
Activecell.Value Indica el valor que le vamos a asignar a la celda activa.
InputBox Presenta un cuadro de diálogo de tipo entrada de datos.
Range (“A10”).Select Selecciona la celda A10.
3.6 Tipo de macros
Propias del libro: se ejecutan si el libro está abierto. En un botón, asignado con una macro
de un libro, al hacer un clic, si el libro no está abierto, lo abre y luego ejecuta la macro.
Las macros en un libro nuevo: se generan en un libro y se guardan en otro.
Las macros en un libro de macros personal: es la biblioteca de macros de Excel. Si es la

primera vez que se usa, Excel lo crea. Si ya se creó, lo abre y graba la macro ahí.
3.7 Elementos de seguridad de Macros en Excel 2013
 Libro de Excel Habilitado para Macros
Excel 2013 ha agregado una serie de restricciones al trabajo con macros de manera de hacer
más difícil la presencia de trojanos en cualquier archivo de macros que pudiera dañar
importante información de nuestros computadores.
Es así como:
Los libros de macros tienen una extensión especial (xlsm).
Para guardar un libro de Excel 2013 que contiene macros debe ir a la pestaña Archivo –
Guardar Como – Examinar, en Tipo debe indicar: Libro de Excel Habilitado para Macros.
 Seguridad de macros
Al hacer clic en Seguridad de macros, podrá configurar las notificaciones y la ubicación

que puede dar a sus archivos con macros.
Configuración de macros: en su equipo debe configurar la opción Deshabilitar todas las

macros con notificación, de tal forma que si recibe un archivo que tenga macros
incorporadas, usted decida si quiere o no habilitarlas.
Ubicaciones de confianza: desde el Centro de ubicaciones de confianza es posible definir
cuáles carpetas tendrán derecho a ejecutar los libros con extensión xlsm.
El concepto de Centro de confianza es nuevo en Excel y corresponde a la definición de

carpetas donde única y exclusivamente será posible ejecutar las macros.
Para definir la nueva ubicación, debe hacer clic en botón Agregar nueva ubicación…
Luego seleccione la carpeta y Aceptar.

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Manual Herramientas de manejo

2.1 Protección del archivo

Existen dos maneras de proteger un archivo de Excel:

 Cifrar un archivo de Excel

 Hacer clic en Archivo - Información - Proteger libro - Cifrar con contraseña.

Al activar esta opción se visualizará el siguiente cuadro.

Debe incorporar en él, la nueva contraseña y luego guardar su archivo.

 Establecer una contraseña para abrir o modificar un archivo de Excel

Para asignar una contraseña (password) debe realizar lo siguiente:

Advertencia: Microsoft menciona las siguientes advertencias al crear contraseñas.

 Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas, así que asegúrese de que la

2.2 Protección de la hoja

2.3 Proteger hoja

En la casilla Contraseña para desproteger la hoja, escribir la password. Es bueno colocar

Para retirar la password de protección a la hoja, debe ir al botón Formato y seleccionar

Según Microsoft, la protección de la hoja de cálculo no está pensada como característica de

2.4 Protección del libro

La protección de la estructura se refiere a que no es posible cambiar la posición de las hojas,

Incorpore la contraseña en el primer cuadro y luego confírmela en el siguiente cuadro.

Para retirar la password de Protección de Libro, debe ir a la Pestaña Revisar y seleccionar

3.1 Macro Grabación

Para hacerlo debe ir a la pestaña Archivo - Opciones - Personalizar Cinta de Opciones –

 Tecla de Método abreviado: podrá ejecutar la macro si activa una combinación

Libro nuevo permite guardar la macro en un nuevo libro partiendo de cero.

 Descripción permite indicar algún detalle específico de la macro, como por

 Presionar el botón Detener grabación, desde la pestaña Desarrollador, grupo Código.

3.2 Ejecutar la macro

 Activar otra hoja de su libro de Excel.

La macro se ejecutará automáticamente, o bien presione la combinación de teclas que

3.5 Edición básica de una macro

Editor de Visual Basic

MsgBox Muestra un cuadro de diálogo (mensaje) con el texto “Hola a Todos”.

Activecell.Value Indica el valor que le vamos a asignar a la celda activa.

InputBox Presenta un cuadro de diálogo de tipo entrada de datos.

Range (“A10”).Select Selecciona la celda A10.

3.6 Tipo de macros

Las macros en un libro nuevo: se generan en un libro y se guardan en otro.

Las macros en un libro de macros personal: es la biblioteca de macros de Excel. Si es la

 Libro de Excel Habilitado para Macros

Los libros de macros tienen una extensión especial (xlsm).

Al hacer clic en Seguridad de macros, podrá configurar las notificaciones y la ubicación

Configuración de macros: en su equipo debe configurar la opción Deshabilitar todas las

El concepto de Centro de confianza es nuevo en Excel y corresponde a la definición de

Luego seleccione la carpeta y Aceptar.

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