Describir claramente la situación

Se enumeran en orden Se debe colocar la fecha en la cual Indica donde detecto la situacion potencial Describa las causas críticas identificadas Especificar la Acción a Tomar, la Describa las acciones a tomar para
potencial o real teniendo en cuenta el Describa el medio o resultado que so
consecutivo o de acuerdo se realizo la auditoria o se o real por ejemplo: Indicador, Auditoria, en los análisis de los 5 porqués cual permitira eliminar de raiz la eliminar la causa raiz identificadas
hecho, la evidencia y el requisito de ley, las actividades Ejemplo: Actas, Proce
al codigo de la CGN identifico la situación quejas o reclamos. situación potencial o real
requisito de la Super Sociedades o de Asistencias, Memorando ETC
requisitos de los Usuarios
Se debe seleccionar de la lista desplegables detectada
CONSECUTIV
O / CODIGO
HALLAZGO
NÚMERO

DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN / HALLAZGOS FECHA DETECCIÓN FUENTE ANALSISI DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN ACCIONES A REALIZAR

Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?

Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
Por Que?
 acciones a tomar para
Describa el medio o resultado que soporta la implementación
Debede diligenciar el número de Escpecifique que busca usted lograr con Registrar el Nombre o Cargo del Registre la fecha en que Registre la fecha en que tiene proyectaod Nombre del F
causa raiz identificadas las actividades Ejemplo: Actas, Procedimeintos; formatos, Listado
evidencias que va a la acción propuesta. (Solo un objetivo responsable de llevar a cabo la o va a iniciar la terminar la implementación de la actividad el seguimien
de Asistencias, Memorando ETC implementar para dar cierre a para toda la acción) las actividades definidas implementación de la implementac
la situación o hallazgos actividad

SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA

TOMADAS SE ELIMINO LA CAUSA?
EVIDENCIA DIMENSION DE LA META O EVIDENCIA OBJETIVO RESPONSABLE FECHA DE INICIACIÓN FECHA DE FINALIZACIÓN PLAZO EN SEMANAS

FECHA REALIZADO POR EFICACIA

0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
 Nombre del Funcionario queLA
PROGRAMAR realiza
FECHA DE Nombre del
el seguimiento VERIFICACIÓN
de la Funcionario que
implementación de las acciones realiza la
verificación de la
evidencia

VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA
SE ELIMINO LA CAUSA?

FECHA VERIFICADO POR

 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

PROCESO: GESTION INTEGRAL

FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO

SEGUIMIENTO A LAS VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA

CONSECUTIVO /

ACCIONES TOMADAS SE ELIMINO LA CAUSA?

HALLAZGO
NÚMERO

CODIGO

FECHA TIPO DE DIMENSION DE LA FECHA DE FECHA DE PLAZO EN

DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN / HALLAZGOS FUENTE ANALISIS DE CAUSAS ACCIONES A REALIZAR EVIDENCIA OBJETIVO RESPONSABLE
DETECCIÓN ACCIÓN META O EVIDENCIA INICIACIÓN FINALIZACIÓN SEMANAS
FECHA REALIZADO POR EFICACIA FECHA VERIFICADO POR

Presentar informes trimestrales a la

Porque? Se cumple con la directiva
jefe OAP para que sean presentados Mail 3 Equipo OAP 7/10/2015 12/31/2015 25
definida por el SGI
en comité de gerencia los mismos

El equipo auditor observó que los resultados del seguimiento y medición del conjunto de procesos no se está
Porque? Se definió como proceso Crear una herramienta dinámica
escalando a la alta dirección de forma periódica, ni se cuenta con un cuadro integral de resultados para que
Auditoria Interna maduro y el cual no se requiere que permita generar informes y
Observacion No. 1 esta valide y ajuste las desviaciones de los procesos e implemente las mejoras. En el mismo sentido, los 08/04/2015 Preventiva
OCI realizar seguimientos en periodos visualización a la alta dirección en
resultados del seguimiento y medición del conjunto de procesos, deben estar disponibles y ser difundidos en
cortos periodos de tiempo mas cortos
la página electrónica de la Entidad, para facilitar el seguimiento de las partes interesadas.
Coordinador grupo
Acción de Mejora: Implementación del
Tableros de control 1 de arquitectura de 5/4/2015 12/31/2015 34
proyecto tableros de control
negocio y del SGI

Porque? No se cuenta con una

herramienta dinámica y de fácil
acceso para publicar los indicadores

Porque? La construcción de
Revisar la presentación y realizar los Presentación ajustada
documentos no se realiza con la 1
ajustes correspondientes y publicada
debida anticipación

Se realizo la
revision y ajuste
de las
2. El equipo auditor detectó que el documento de Planeación estratégica institucional 2015-2018 publicado presentaciones de
en la página web de la entidad, link http://www.supersociedades.gov.co/superintendencia/oficina-asesora-de- Auditoria Interna Mantener la información publicada Juan Camilo Correa la WEB el dia 10
Observación No. 2 08/04/2015 Preventiva 4/22/2015 6/30/2015 10 7/24/2015
planeacion/planeacionecuatrienal/Documents/Planeacion%20estrategica%20Cuatrienal.pdf, no tuvo control OCI en la WEB sin errores Jimenez de abril y se
Porque? No se realiza prueba de
de calidad antes de su publicación, situación evidenciada en errores de ortografía y puntuación. pasaron para
calidad por quien contruye los
revision por 2
documentos a publicar en la pagina
filtros el 3 de
web
Los documentos que se vayan a De acuerdo a los junio.
presentar o publicar deben tener un Mail documentos
segundo filtro de calidad generados

Porque? No se tienen controles

establecidos para revisar de forma la
información que se publica en la
pagina web

Realizar el ejercicio de planeación

estratégica a mas tardar en diciembre Jefe Oficina Asesora
Porque? Cambio de administración Presentación 1 10/1/2015 1/31/2016
del año anterior de la vigencia de Planeación Se realizó el
siguiente cronograma con
Definir cronograma con las fechas las fecha de los
Porque? Demoras en las definiciones determinadas por la ley para la informes que
Publicación en de los nuevos proyectos relacionados publicación y presentación de la Cronograma 1 Nelson Navarrete 5/25/2015 6/15/2015 deben ser
1. El equipo auditor no identificó evidencia objetiva en la página web de la entidad, que demuestre que antes Garantizar cumplimiento de las
página web de la Auditoria Interna con la planeación estratégica planeación estrategica y demas elaborados por la
del 31 de enero de 2015, se publicara el “Plan de Acción Anual” que describa los objetivos, las estrategias, los 08/04/2015 Correctiva fechas establecidas por la ley para 17
Entidad del Plan de OCI informes de la OAP Oficina de
proyectos, las metas y los responsables de su ejecución, ni su relación con el plan de acción sectorial. publicaciones en la pagina web
Acción Anual. Planeación en el
2016 y se incluyó
Porque? No se tiene control de
en la
tiempos establecidos en la ley para
Realizar seguimiento al cumplimiento Dependen del caracterización del
publicaciones de los temas Mail Nelson Navarrete 5/25/2015 1/31/2016
de las fechas cronograma definido proceso.
relacionados con planeación
estratégica

Porque? Se analizo y valoro pero no Relizar revisión y analisis de la

se dejaron evidencias escritas metodologia actual
Se ajustó la Guía
Documento 1 Nelson Navarrete 5/25/2015 9/25/2015 18 de Planeación
Porque? Desconocimiento del Ajustar y actaulizar la metodologia incluyendo la
procedimiento a seguir actual garantizando cierre de brechas metodología para
2. Se Evidenció que el análisis DOFA publicado en la página web de la entidad, link realización de la
http://www.supersociedades.gov.co/superintendencia/oficina-asesora-de-planeacion/planeacionecuatrienal/ planeación
Planeación Auditoria Interna Tener claridad en la metodologia
Documents/Planeacion%20estrategica%20Cuatrienal.pdf está conformado por cuatro listas de variables 08/04/2015 Correctiva estratégica
estratégica. OCI para realizar planeación estrategica
identificadas como: fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, en las cuales no se evidencia un particularemente
análisis, ni valoración que permita la definición de estrategias y objetivos institucionales. en lo relativo a la
Porque? No se tiene documentado en matriz DOFA
Jefe Oficina Asesora como mecanismo
el procedimiento definido por la Divulgar la metodologia ajustada Mail 1 9/28/2015 10/15/2015 2
de Planeación para identificar
entidad para planeación estrategica
estrategias.

3. En la verificación realizada al Mapa de Riesgos del proceso auditado para el año 2015, en la matriz riesgos,
se identificó una lista con siete (7) riesgos y sus controles, el equipo identificó algunos casos que no
permiten evaluar los mismos, ni la efectividad de los controles:
Se ajustó la
El riesgo 68 Incumplimiento de la misión por falta de compromiso y liderazgo tiene desactualizado el Realizar la actualización de la caracterización del
Por qué? Falta de Seguimiento a la
responsable, figura un funcionario pensionado. En el control 24 Seguimiento a través de concertación de documentación relacionada con el Proceso actualizado 1 Nelson Navarrete 5/25/2015 6/15/2015 3 proceso de
actualización
objetivos no tiene identificado el responsable de la ejecución. En el control 25 seguimiento a los indicadores proceso de Gestion Estrategica gestión
no tiene identificado el responsable de la ejecución. En el control 27 seguimiento a la ejecución no tiene estratégica.
identificado el responsable del mismo. En el control 29 Manual de funciones por competencias no tiene
identificado el responsable de la ejecución.
El riesgo 69 Falta de medición al cumplimiento de la planeación estratégica, debido a la carencia de Por qué? No se cuenta con los Se asignó la
Administración de compromiso de la Alta Dirección tiene desactualizado el responsable. En el control 25 Seguimiento a los Auditoria Interna controles necesarios para Asegurar la Mantener actualizado el mapa de tarea a los
08/04/2015 Correctiva Asignar la tarea a un funcionario de la Jefe Oficina Asesora
riesgos indicadores no tiene identificado el responsable de la ejecución. OCI constante actualización de los Mail 1 riesgos del proceso 5/25/2015 6/12/2015 3 funcionarios Juan
El riesgo 70 Incumplimiento de los planes anuales de acción, debido a la OAP de Planeación
responsables de los riesgos de Camilo Correa y
falta de compromiso de los líderes y carencia de controles efectivos no tiene identificado el responsable. En el acuerdo a la dinamica de la institución Nelson Navarrete
control 26 Seguimiento a los Planes de acción figura como responsable de la ejecución un funcionario
pensionado.
El riesgo 71 Incumplimiento de los objetivos, debido al diseño de estrategias inalcanzables tiene
desactualizado el responsable, figura un Realizar seguimiento periodico de
Por qué? No se tiene designada esta Juan Camilo Correa
funcionario pensionado. validación de actualización de los Mail 1 5/25/2015 12/31/2015 31
tarea a un responsable especifico Jimenez
El riesgo 73 Incumplimiento de los objetivos estratégicos, debido a la falta de socialización de las directrices documentos
tiene desactualizado el responsable, figura un funcionario pensionado. En el control 28 Intranet Internet
4. En el seguimiento Charlas de divulgación
realizado no tienedel
al cumplimiento identificado el responsabledel
plan de mejoramiento deproceso
la ejecución
auditado, se encontró
que la acción correctiva implementada para el hallazgo “1. Actualización Documentación del Proceso”, no fue
eficaz, como se evidenció en el mapa de procesos del SGI, donde la caracterización del proceso de Gestión
Realizar la actualización de la
Estratégica está desactualizada, como se ejemplifica a continuación:
Por qué? Falta de Seguimiento a la documentación relacionada con la
• La misión y la visión corresponde al periodo 2011-2014, debiéndose encontrar la concertada para el periodo Proceso actualizado 1 Nelson Navarrete 6/1/2015 7/31/2015 9
actualización caracterización del proceso de Gestion
2015-2018.
Estrategica Se ajustó la
• Las dependencias que participan en el proceso no son las que actualmente conforman la estructura
caracterización del
organizacional de la entidad.
proceso de
• La matriz DOFA es del año 2013.
gestión
Seguimiento plan de • En el Manual de Buen Gobierno en el numeral 2.1.1 Directivos, no se incluye el Delegado para los
Mantener actualizados los estratégica.
 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

PROCESO: GESTION INTEGRAL

FORMATO: PLAN DE MEJORAMIENTO

4. En el seguimiento realizado al cumplimiento del plan de mejoramiento del proceso auditado, se encontró
que la acción correctiva implementada para el hallazgo “1. Actualización Documentación del Proceso”, no fue SEGUIMIENTO A LAS VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA
CONSECUTIVO /

eficaz, como se evidenció en el mapa de procesos del SGI, donde la caracterización del proceso de Gestión ACCIONES TOMADAS SE ELIMINO LA CAUSA?
HALLAZGO
NÚMERO

Estratégica está desactualizada, como se ejemplifica a continuación:

CODIGO

• La misión y la visión corresponde al periodo DE

2011-2014, debiéndose encontrar la concertada para el periodo FECHA TIPO DE DIMENSION DE LA FECHA DE FECHA DE PLAZO EN
DESCRIPCIÓN LA SITUACIÓN / HALLAZGOS FUENTE ANALISIS DE CAUSAS ACCIONES A REALIZAR EVIDENCIA OBJETIVO RESPONSABLE
2015-2018. DETECCIÓN ACCIÓN META O EVIDENCIA INICIACIÓN FINALIZACIÓN SEMANAS
FECHA Se ajustóPOR
REALIZADO la EFICACIA FECHA VERIFICADO POR
• Las dependencias que participan en el proceso no son las que actualmente conforman la estructura
caracterización del
organizacional de la entidad.
proceso de
• La matriz DOFA es del año 2013.
gestión
Seguimiento plan de • En el Manual de Buen Gobierno en el numeral 2.1.1 Directivos, no se incluye el Delegado para los
Mantener actualizados los estratégica.
mejoramiento Procedimientos de Insolvencia. Auditoria Interna Por qué? No se cuenta con los
08/04/2015 Correctiva documentos del proceso de Gestión Se asignó la
auditoria vigencia • En el indicador con nombre Asistencia a Eventos, correspondiente al año 2015, esta desactualizado, porque OCI controles necesarios para Asegurar la
Asignar la tarea a un funcionario de la Estratégica Jefe Oficina Asesora tarea a los
2014 el coordinador del grupo que se menciona como responsable, ya no se encuentra en la estructura constante actualización de los Mail 1 5/25/2015 5/25/2015 0
OAP de Planeación funcionarios Juan
organizacional. documentos de acuerdo a la dinamica Camilo Correa y
• En el normograma no se encontraron las Resolución 500-000064 de enero 22 de 2015, donde se definen de la institución Nelson Navarrete
funciones a la Delegatura de A.E.C., y modifica el Manual de Funciones, Resolución 500-000214 de enero 20
de 2015, que modifica la resolución 500-000201de 2014, y la resolución 511-4571 de 2012 y el manual de
funciones.
Realizar seguimiento periodico de
Por qué? No se tiene designada esta Juan Camilo Correa
La misma situación se evidenció con la acción correctiva del hallazgo 2.”Analisis de indicadores del proceso”, validación de actualización de los Mail 1 5/25/2015 12/31/2015 31
tarea a un responsable especifico Jimenez
ya que el indicador denominado Eficacia Planeación Estratégica, con frecuencia de medición trimestral, se documentos
encuentra sin diligenciar a la fecha del desarrollo de la auditoria.
Realizar la actualización de la
Por qué? Falta de Seguimiento a la documentación relacionada con la
Proceso actualizado 1 Nelson Navarrete 6/1/2015 7/31/2015 9
actualización caracterización del proceso de Gestion
Estrategica Se ajustó la
caracterización del
Por qué? No se cuenta con los proceso de
controles necesarios para Asegurar la gestión
5. Dentro del análisis realizado al proceso de Gestión Estratégica, se evidenció que el acto administrativo con Asignar la tarea a un funcionario de la Mantener actualizados el proceso Jefe Oficina Asesora
Política de constante actualización de los Mail 1 5/25/2015 6/12/2015 3 estratégica.
el que se adopta la Política de Gestión Integral y, lo contenido en el Código de Buen Gobierno, no cumplen Auditoria Interna documentos de acuerdo a las nuevas OAP de Gestión Estratégica de acuerdo de Planeación
administración del 08/04/2015 Correctiva Se asignó la
con los aspectos que debe contener la Política de Administración del Riesgo, definidos en el Manual Técnico OCI directrices del estandar MECI a las nuevas directirces del
riesgo tarea a los
del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. gobierno
funcionarios Juan
Camilo Correa y
Realizar seguimiento periodico de
Nelson Navarrete
Por qué? No se tiene designada esta validación de actualización de los Juan Camilo Correa
Mail 1 5/25/2015 12/31/2015 31
tarea a un responsable especifico documentos con base en nuevos Jimenez
lineamientos de gobierno

POR FAVOR NO MODIFICAR EL FORMATO, EL ANALISIS DE CAUSAS SON LA RESPUESTA A TRES POR QUÉ? PARA LLEGAR A LA CAUSA RAIZ DEL HALLAZGO.
Código: GI-F-004

Fecha: 30-11-2012

Versión 004

Pagina 1 de 2

OBSERVACIONES OCI
Código: GI-F-004

Fecha: 30-11-2012

Versión 004

Pagina 1 de 2

OBSERVACIONES OCI