FORM-C-01-IP-001-IPP-002 Versión 1

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FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

I. INFORMACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código del Procedimiento (1): P-PDC-07
Propietario del Procedimiento (Dirección/Jefatura/Área Organizacional) (2):
Dirección Administrativa Financiera / Área de Gestión Documental
Código y Nombre del Proceso (3): Gestión Documental
Nombre del Procedimiento (4): Préstamo y devolución de documentos y material
bibliográfico.
Normativa específica aplicable (5): RAI APS N° 70/2013 de Procesos de Control
del Flujo
Insumo para inicio del Procedimiento (6): Solicitud de documento.
Resultado del Procedimiento (7): Documentos solicitados atendidos.

Formularios (8): Formulario de Consulta, Préstamo y Devolución de Documentos.

Unidades/Áreas Involucradas (9): Todas las Aéreas Organizacionales de la APS

Tiempo Total Estimado del Procedimiento (10): 10 días.

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO (llenar de forma secuencial):

CI Tiempo
Responsable(s)
Nº Actividad (11) (12 Producto (13) Estimad
(15)
) o (14)
Solicita préstamo de Unidad
Nota de
1 documentació n o material ½ día Organizacional/
solicitud
bibliográ fico. Usuario APS
Toma conocimiento e Encargado de
2 instruye préstamo al ½ día Gestió n
Analista de Archivo Documental
Registra la solicitud del
documento en el
Formulario de
formulario Apoyo
3 Préstamo ½ día
correspondiente y verifica Administrativo
registrado
su existencia en el
Inventario General.
4 Si NO es préstamo en Documentos 1 día Apoyo
original, envía la fotocopiados Administrativo
informació n requerida a o escaneados
través de fotocopias, enviados
escaneo de documentos
vía electró nica o Formulario de
comunicació n directa con préstamo
el solicitante. registrado

Si es préstamo en original,
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CI Tiempo
Responsable(s)
Nº Actividad (11) (12 Producto (13) Estimad
(15)
) o (14)
entrega el documento
solicitado en calidad de
préstamo con plazo
determinado.

Unidad
Recibe el documento y lo
5 5 días Organizacional/U
consulta.
suario APS
Devuelve el documento Unidad
Documento
7 dentro del plazo ½ día Organizacional/U
devuelto
establecido suario APS
Pasado el plazo
establecido, recibe la Formulario de
Apoyo
8 documentació n y registra Devolució n ½ día
Administrativo
su devolució n en la Base registrado
de Datos.
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III. CONTROL DE REVISIONES.

Dirección/Jefatura/
Nombre Cargo Área Firma Fecha
Organizacional

Encargado de
Amilkar Acebey
Elaborado: Gestió n Gestió n Documental 18/08/21
Ayoroa
Documental

Direcció n
Jaqueline Luque Directora
Revisado: Administrativa Administrativa 18/08/21
Aruquipa
Financiera a.i. Financiera

Control de
Calidad:

Directora Direcció n
Jaqueline Luque
Aprobado: Administrativa Administrativa 18/08/21
Aruquipa
Financiera a.i. Financiera
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IV. REGISTROS
Archivo Tiempo
Retención
Códig Registro Frecuenc en Disposició
o (16) (17) ia (18) Responsable Clasificaci Archivo n (23)
Lugar (20)
(19) ón (21) Temporal
(22)
Formulario
de
Consulta, Direcció n Archivo De
ARCH- Préstamo y Organizacional momentá neo acuerdo a Archivo
Diaria 2 añ os
3 Devolució n o unidades de de la el á rea o Central
de despacho. Direcció n Direcció n
Documento
s