El ciclo PHVA implica 4 pasos: planear, hacer, verificar y actuar.

El proceso se realiza de manera lineal

y la finalización de un ciclo precede el inicio del siguiente.

 Planear: comprender el estado actual y el estado deseado. En pocas palabras, el propósito de

la etapa de planificación es definir tus objetivos, cómo alcanzarlos, y cómo medir tu progreso
hacia dichos objetivos. Naturalmente, se trata de un paso poco claro, ya que se basa en lo que
intentas hacer; diferentes equipos implementan el PHVA de distintas maneras.
Puede ser de gran utilidad realizar grupos de trabajo, escuchar opiniones de los trabajadores y
utilizar herramientas de planificación como por ejemplo: 5W2H en la cual se responden 7
preguntas claves cuyas palabras en inglés inician con W y H: ¿Qué (What), ¿Por qué (Why),
¿Cuándo (When) ¿Dónde (Where) ¿Quién (Who), ¿Cómo (How) y ¿Cuánto (How much).
Hay que recordar que esta etapa es muy importante y es la que permite el desarrollo de las
otras, lo que indica que si no planeamos bien los resultados en las otras 3 etapas no serán
confiables
 Hacer: una vez que tengas un plan de acción o una potencial solución para un problema,
pruébalos. En la fase del hacer del ciclo PHVA, es momento de implementar esas hipótesis de
solución que se han analizado cuidadosamente en la etapa anterior. El paso Hacer es el
momento para poner a prueba los cambios propuestos inicialmente. Sin embargo, esto debe
considerarse como un experimento: no es el punto en el que estás adoptando una solución o
un cambio en el proceso. Por lo tanto, esta etapa debe realizarse a pequeña escala, en un
entorno controlado. No debe verse afectada por factores externos ni interrumpir otros procesos
u operaciones de su equipo u organización. Naturalmente, el objetivo de esta etapa es recopilar
datos e información sobre el impacto de la prueba, ya que esto indicará las siguientes etapas
del proceso.
 Verificar: De la mano con la fase anterior, en esta etapa del PHVA, necesitas revisar todo lo que
salió bien y mal en el test de experimento. luego de completar tu prueba piloto, deberás
examinar si los cambios o soluciones propuestos tienen el efecto deseado. En etapa de
verificación, se analiza la información recopilada durante la etapa Hacer y se la compara con
los objetivos y metas originales. También debes evaluar el enfoque de prueba utilizado, para
ver si se realizaron cambios al método establecido durante la etapa Planear que puedan haber
afectado al proceso. En resumen, el propósito de este paso consiste en evaluar tu éxito, y qué
cosas debes conservar para el siguiente paso del proceso. De hecho, puedes optar por hacer
otra prueba, repetir las fases Hacer y Verificar hasta encontrar una solución satisfactoria para
llevar a la etapa Actuar.
 Actuar: El ciclo PHVA de un proyecto tiene su punto final en el círculo del proceso aquí. Ahora
es cuando el plan inicial debe ejecutarse al 100% y a escala completa. al llegar al final del ciclo,
tú y tu equipo deberán haber identificado una propuesta de cambio para implementar en el
proceso. Sin embargo, PHVA se considera un ciclo por un motivo, ya que los cambios que
implementes durante la etapa Actuar no son el final de tu proceso. Tus nuevos y mejorados
producto, proceso o problema resuelto deben sentar las bases para las siguientes iteraciones
del ciclo PHVA.

Ejemplo aplicativo:

Una empresa retail con alcance nacional posee 1000 Asesores de Venta, cada asesor comisiona el
2% del valor del producto que logran vender.
La empresa desde el 2018 posee un sistema automático de pago de comisiones lo cual ha ayudado a
liberar la carga operativa del área de contabilidad, cuando se implementó se indicó que solo existirán
algunos pagos manuales (entre el 1% a 5% del total de casos) debido a que ciertas condiciones
particulares no son programables en el sistema.
Sin embargo, en los últimos meses se han incrementado los pagos manuales, por lo que el Asistente
de Contable no logra calcular ni pagar a tiempo las comisiones a los asesores de venta, este retraso
ha traído diferentes reclamos y quejas hacia la organización inclusive el sindicato de trabajadores ha
presentado el caso ante el Ministerio de Trabajo.

¿Cómo podríamos solucionar este problema usando el Ciclo PHVA?

 PLANIFICAR:
o Se realizó un análisis mediante histogramas y se halló que actualmente el 30% de los
pagos de comisiones se realizan de forma manual (ya no es el 1% o 5%), este 30% le
pertenece a todos los asesores de venta que ingresaron desde el marzo del 2019 a la
actualidad, coincidentemente en marzo 2019 hubieron muchos cambios organizaciones
en el área de Selección de Personal.
o Se realizó las observaciones directamente al proceso de Selección de Personal, se
concluyó que el origen del problemas proviene de un mal registro del Asesor de Ventas,
los Asesores de Venta contratados desde marzo del 2019 son registrados en el sistema
con el código 1412 que pertenece al "Asesor de Servicio", este error es realizado por el
Asistente de Selección de Personal debido a que la ficha de ingreso no especifica código
de cargo y además los nuevos asesores solo colocan "Asesor" no especifican "Asesor
de Ventas".
o Objetivo: Registrar correctamente los código de cargo de todos los "Asesores de Venta"
desde marzo 2019 a la actualidad.
o Método: Cada asesor al ingresar a la compañía deberá llenar una ficha de datos y debe
incluir el puesto específico e indicar el código de cargo al costado. Semanalmente un
Analista de Operaciones validará que todos los "Asesores de Venta" se encuentren
registrados correctamente.
 HACER:
o El área de Selección de Personal actualizará sus fichas de ingreso de personal
agregando el campo código de cargo.
o El área de Capacitación realizará la capacitación al Asistente de Selección sobre los
puestos existentes y sus códigos respectivos.
 VERIFICAR:
o El Área de Operaciones descarga semanalmente el reporte de todos los "Asesores de
Venta" y verifica si todos los Asesores de Venta se encuentran registrados con el código
correcto.
 ACTUAR:
o Se encontró que se mejoró en un 90% el registro de los Asesores de Venta, sin embargo
sigue existiendo un 10% de error debido a que algunos asesores de venta no colocan
correctamente el código en su ficha de ingreso.

 En conclusión la adopción del ciclo PHVA es de gran ayuda para actuar sobre los procesos y
no sobre las personas, pues es frecuente que en las organizaciones se culpen a los trabajadores
por los malos resultados cuando en realidad lo que falla es el proceso, de ahí la gran
importancia que tiene el compromiso gerencial, pues es en este nivel en donde se deben buscar
las estrategias que le permita a las empresas liderar el mercado, ser auto-sostenibles y
rentables.