GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

ESTUDIANTE:

xxx

DOCENTE:

ALEXANDER SELLAMEN GARZON

ACTIVIDAD EJE 3

(1) semestre

UNIVERSIDAD DEL AREANDINA

2021

Contenido
INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................................2
CONTEXTO ORGANIZACIÓN.........................................................................................................................3
ESQUEMA METODOLÓGICO SISTEMA GESTIÓN DEL RIESGO.......................................................................5
Contexto Estratégico................................................................................................................................5
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO.......................................................................................................................8
Proceso.....................................................................................................................................................8
 Objetivo del proceso................................................................................................................................8
Riesgo.......................................................................................................................................................8
Causas......................................................................................................................................................8
Descripción del riesgo..............................................................................................................................9
Posibles materializaciones........................................................................................................................9
Efectos......................................................................................................................................................9
Tipo de riesgo Financiero.........................................................................................................................9
Análisis del riesgo.....................................................................................................................................9
Valoración del riesgo..............................................................................................................................10
CONTROLES................................................................................................................................................10
VALORACIÓN DE CONTROLES.....................................................................................................................11
MAPA DE RIESGOS.....................................................................................................................................12
CONCLUSIONES..........................................................................................................................................13
Bibliografía.................................................................................................................................................13

INTRODUCCIÓN

La acertada identificación, evaluación y valoración de los riesgos es hoy en día un elemento

decisivo en la gestión de una organización. En un ambiente de globalización complejo, lograr

mitigar, reducir o evitar situaciones desfavorables es una ventaja competitiva que contribuye en

forma fundamental a la obtención de los objetivos estratégicos de la organización.

En este sentido podemos decir que el riesgo está vinculado con todo el que hacer; se podría

afirmar que no hay actividad de la vida, negocio o cualquier asunto que deje de incluirlos como

una posibilidad (Publica, 2011).

Considerando que la gestión del riesgo es un proceso efectuado por la alta dirección de la entidad

y por todo el personal con el propósito de proporcionar a la administración un aseguramiento

razonable con respecto al logro de los objetivos, generando los siguientes beneficios para la

entidad, así; Apoyo a la toma de decisiones, Garantizar la operación normal de la organización,

Minimizar la probabilidad e impacto de los riesgos, Mejoramiento en la calidad de procesos y sus

servidores (calidad va de la mano con riesgos), Fortalecimiento de la cultura de control de la

organización, Incrementa la capacidad de la entidad para alcanzar sus objetivos. (Departamento

Administrativo de la Función Publica, 2020)

Por esta razón las empresas deben establecer metodologías que les permitan identificar los

riesgos que afectan a sus diferentes actividades y procesos, analizar los controles existentes con el

fin de reducir la posibilidad de que un riesgo potencial se materialice en una pérdida significativa,

e implementar controles para reducir el riesgo en aquellas áreas donde se establezca que está por

encima de los límites permitidos para la organización.

De acuerdo con la guía para administración de riesgo donde menciona que la administración del

riesgo para las entidades públicas cobra mayor importancia dado el dinamismo y los constantes

cambios que el mundo globalizado de hoy exige, estos cambios hacen que dichas entidades deban

enfrentarse a factores que pueden crear incertidumbre sobre el logro de sus objetivos. (Publica,

2011)
El objetivo de este trabajo es analizar el área de compras específicamente el proceso de

adquisición de bienes y servicios en lo relacionado con la de adquisición de pólizas como

garantía en los contratos que ejecuta la entidad, aplicando la metodología de inventario de

eventos y análisis de flujo de procesos, teniendo en cuenta que la entidad que se esta analizando

hace parte del presupuesto estatal.

Es así como obtendríamos una identificación clara del riesgo para mitigarlo y evitar la

materialización del riesgo.

CONTEXTO ORGANIZACIÓN

La Escuela Militar de cadetes General José María Córdoba, es una institución castrense adscrita a

las Fuerzas Militares de Colombia ubicada en la ciudad de Bogotá, la cual se dedicada a la

formación profesional de los futuros oficiales del Ejército Nacional, donde se les da formación en

el área de ciencias militares y tienen como opción cinco carreras complementarias, dentro de las

que se encuentra ingeniería civil, administración y logística, relaciones internacionales, educación

física militar y derecho.

En la organización se desarrollará un mapa de riesgos operativos toda vez que la información

obtenida es recopilada por el líder del proceso y su grupo de apoyo, teniendo en cuenta los

procedimientos y actividades cotidianas.

El proceso a trabajar es adquisición de bienes y servicios sección encargada de ejecutar el

presupuesto de la institución, por los diferentes rubros de inversión asignados por el ministerio de

hacienda y credito publico asi como la inversión y ejecución de recursos propios denominados

como Fondos Internos los cuales se obtienen del valor de las matrículas, de estos recursos

disponen la entidad para satisfacer las necesidades de la misma.

ESQUEMA METODOLÓGICO SISTEMA GESTIÓN DEL RIESGO

Se establece teniendo como base la Guía Para la Administración del Riesgo (Publica, 2011)

Contexto Estratégico, se establece mediante la metodología de inventario de eventos

y análisis de flujos de procesos.

FACTORES
CAUSAS
EXTERNOS
1. Disminución de los recursos asignados por el Ministerio de
Hacienda y Credito Publico para el funcionamiento de la
Unidad.
2. Castigos en la asignación del cupo mensual y anual por
ECONÓMICOS
posible pérdida de PAC por parte del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.
3. Precios en el mercado no acordes con los presupuestos
establecidos.

4. Desastres Naturales.
MEDIOAMBIENTALES
5. Cambios climáticos.
6. Cambios en la normatividad y/o legislación (creación,
actualización y derogación).
POLÍTICOS 7. Cambios de gobierno (la falta de continuidad en los
programas, directrices, políticas de Estado y sectoriales y/o
cambio del modelo político).

8. Situaciones de orden público.

9. Necesidades básicas insatisfechas de la población civil.
SOCIALES
10. Ocupaciones de hecho en predios del Ministerio de
Defensa Nacional.

11. Vulneración de los protocolos de seguridad institucionales.

12. Limitación en el acceso a sistemas de información
externos.
TECNOLÓGICOS 13. Fallas en los sistemas de seguridad digital Institucionales.
14. Acelerado desarrollo tecnológico.
15. Incompatibilidad para la interoperabilidad con sistemas de
información o plataformas tecnológicas.
16. Manejo inadecuado de la información por parte de los
medios de comunicación.
IMAGEN 17. Afectación de la imagen institucional.

FACTORES CAUSAS
 INTERNOS
18. Deterioro e insuficiencia de instalaciones, equipos y redes.
19. Falencias en el mantenimiento, adecuación y ampliación de
INFRAESTRUCTURA la infraestructura existente.
20. Defectos en el diseño de las instalaciones en cuanto a la
ventilación y/o salidas de emergencia.
21. Debilidades en el trabajo en equipo.
22. Resistencia al cambio (A modificar los esquemas aceptados
interrelaciones, costumbres y valores).
23. Multiplicidad de cargos.
24. La rotación de los traslados no es equilibrada para la
distribución de cargos de acuerdo a las necesidades.
25. Asignación de personal en cargos y áreas distintas a su
especialidad.
26. Falta de capacitación del personal para el cumplimiento de
sus funciones.
PERSONAL 27. Omisión de las funciones y objetivos por parte del personal
militar y civil.
28. Prevalencia del interés particular sobre el interés general.
29. Falencias en la inducción y reinducción a los puestos de
trabajo al personal.
30. Favorecer el interés particular sobre el interés institucional
31. Incumplimiento individual de los roles y funciones
especificas a cada cargo.Insuficiencia de personal.
32. Tráfico de influencias.
33. Soborno (Cohecho).
34. Cobrar por el trámite, (Concusión).
PROCESOS 35. Falencias en el seguimiento y control de las actividades del
proceso.
36. Debilidades en la retroalimentación para el funcionamiento
de procesos, procedimientos, instructivos y metodologías.
37. Ausencias en la calidad de la información generada por el
servidor público.
38. Planeación no ajustada a las necesidades y actividades de la
unidad.
39. Falencias en el mantenimiento y/o calibración de los
equipos.
40. Inconsistencias en el diligenciamiento de formularios y/o
formatos.
41. Inadecuado análisis de la información.
42. Omisión en la aplicación de los procesos precontractuales,
contractuales y post contractuales en la adquisición de
bienes y servicios.
43. Planeamiento inadecuado em la priorización de proyectos de
la Unidad.
44. Omisión em la aplicación de la normatividad relacionada en
 la gestión documental.
45. Falencias en la aplicación de los procesos precontractuales,
contractuales y post contractuales en la adquisición de
bienes y servicios.
46. Omisión en el empleo de los sistemas contables SAP (Sistemas,
Aplicaciones y Productos para el Procesamiento de datos), SIIF
(Sistema Integrado de Información Financiera).
47. Limitación tecnológica (Hardware, software, obsolescencia
y/o telecomunicaciones) para soportar la gestión de la
información.
48. Falta de capacidad tecnológica para la migración de
información.
49. Fallas en los protocolos de seguridad informática y/o
ataques cibernéticos.
50. Caídas del Sistema de la Plataforma de Información.
TECNOLÓGICOS 51. Falta mantenimiento, adecuación y desarrollo de los
sistemas de información existentes (SIATH - SISIPEC -
INTRANET, ORFEO, FENIX, entre otros ).
52. Los equipos de cómputo no cuentan con la capacidad para el
almacenamiento de las bases de datos.
53. Ausencia de redes de cómputo en unidades militares y de
cobertura en servicios de comunicaciones.
54. Fallas de hardware, software y comunicaciones (falla de
energía, ups, aire acondicionado, medios de respaldo).
55. Reasignación de los recursos financieros
56. Inconsistencias en el registro de operaciones financieras.
57. Pérdida de cupos PAC.
58. Demoras en los procesos de ejecución presupuestal.
FINANCIEROS 59. Limitada asignación de recursos para el cubrimiento de
necesidades.
60. Deficiencia en la planeación de la cadena presupuestal y
logística.
61. Falencias en la liquidación de obligaciones contractuales.
62. Desactualización de documentos rectores.
63. Desconocimiento de la normatividad vigente para garantizar
gestión efectiva por parte de los funcionarios.
NORMATIVIDAD
64. Negligencia en el cumplimiento de la normatividad vigente.
65. Modificación, derogación normativa y cambio
jurisprudencial.
66. Debilidad en el empleo de los medios de comunicación
COMUNICACIÓN institucionales (correo institucional, intranet, página web,
INTERNA documentos, etc.).
67. Deficiencias en la comunicación y coordinación interna.
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

Proceso Adquisición bienes y servicios

Objetivo del proceso Adquirir bienes y servicios que requiere la unidad mediante procesos

agiles, eficientes, acorde con los parámetros legales, empleando buenas prácticas logísticas,

que satisfagan las necesidades del cliente interno (alumnos, soldados) permitiendo el

sostenimiento y proyección y soporte oportuno de la Fuerza.

Riesgo La desprotección, exposición y pérdida de los recursos del Estado.

Causas Estas causas son tomadas del contexto estratégico anteriormente descrito, así;

15. Incompatibilidad para la interoperabilidad con sistemas de información y/o

plataformas tecnológicas.

17. Afectación de la imagen institucional.

30. Favorecer el interés particular sobre el interés institucional.

31. Incumplimiento individual de los roles y funciones específicas a cada cargo.

32. Tráfico de influencias.

33. Soborno (Cohecho).

34. Cobrar por el trámite, (Concusión).

35. Falencias en el seguimiento y control de las actividades de los procesos.

37. Ausencia de calidad en la información generada por el servidor público.

40. Inconsistencias en el diligenciamiento de formularios y/o formatos.

41. Inadecuado análisis y/o validación de la información.

 42. Omisión en la aplicación de los procesos precontractuales, contractuales y post

contractuales en la adquisición de bienes y servicios.

47. Limitación tecnológica (Hardware, software, obsolescencia y/o telecomunicaciones)

para soportar la gestión de la información.

64. Negligencia en el cumplimiento de la normatividad vigente

Descripción del riesgo Adquisición de pólizas con entidades no avaladas por el Estado “un

amparo seguro póliza falsa que expone a perdida los recursos del estado”.

Posibles materializaciones

 Falta de garantías frente al incumplimiento total o parcial del contrato.

 Inconsistencias en las cuantías de las pólizas.

 Datos errados en las pólizas por parte del proveedor.

Efectos

 Observación por parte de entes externos.

 Sanciones legales por el incumplimiento de la normatividad vigente.

 Posibles pérdidas económicas.

 Incumplimiento del objeto contractual.

 Desgaste administrativo y traumatismos en el tren administrativo por reprocesos.

Tipo de riesgo Financiero se relaciona con el manejo de los recursos con los que cuenta la

entidad, ya que se registra la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros,

el manejo de los bienes de la entidad. De la eficiencia y transparencia en el manejo de los

recursos dependerá el cumplimento del objetivo de la institución.

 Análisis del riesgo

Valoración del riesgo

CONTROLES

Controles Clase de Control

1. Ley 80 del 1993, por la cual se expide el estatuto general de
contratación de la administración pública normas complementarias y Preventivo
adicionales
2. Resolución 6302/2014, por la cual se adopta el manual de
Preventivo
contratación del MDN y sus unidades ejecutoras
3. Resolución 1549/2015 por la cual se delega unas funciones y
competencias relacionadas con la contratación de bienes y servicios
Preventivo
con destino MDN, a las FFMM y policía nacional y se dictan otras
disposiciones
4. Directiva permanente Políticas contratación del sector Defensa del
Preventivo
13 de Abril de 2012
5. Libro de entrega de la documentación de las carpetas maestras en
Preventivo
custodia.
6. Procedimiento Contratación Unidades Ejecutoras de Presupuesto y
Preventivo
Centrales Administrativas

7. Verificación de la veracidad de la póliza Detectivo

VALORACIÓN DE CONTROLES
MAPA DE RIESGOS

CONCLUSIONES

Desde la dirección de la entidad se debe implementar un modelo de riesgo organizacional ya que con este
se contribuye a la responsabilidad social en los ámbitos de dirigir y evaluar el desempeño con procesos y
procedimientos, mapas de riesgos e indicadores.
El mapa de riesgos es una herramienta de mejora continúa empleada en la actualidad por las empresas con
el fin de mitigar las futuras amenazas que pueden afectar el funcionamiento de la misma, debido a los
riesgos que se pueden presentar durante la operación permitiendo identificarlos y realizar los controles
preventivos que ayuden a reducir el impacto en caso de que se materialice.
Para el caso en estudio podemos afirmar que la implementación de una política de riesgo, así como la
elaboración, análisis y seguimiento del mapa de riesgos permite generar una cultura de gestión de calidad,
ya que todos los miembros de la organización hacen parte del proceso de mejora, cumpliendo así con los
objetivos y lineamientos trazados por la alta dirección.
Generando así que el riesgo identificado tenga un impacto moderado el cual se presenta rara vez en la
valoración y se mantenga en equilibrio constante para la mejora de los resultados.

Bibliografía

Departamento Administrativo de la Función Publica. (Diciembre de 2020). www.funcionpublica.gov.co, 5.

Recuperado el 12 de Octubre de 2021, de www.funcionpublica.gov.co:
file:///C:/Users/USUARIO/Downloads/Gu%C3%ADa%20para%20la%20administraci%C3%B3n
%20del%20riesgo%20y%20el%20dise%C3%B1o%20de%20controles%20en%20entidades%20p
%C3%BAblicas%20-%20Versi%C3%B3n%205%20-%20Diciembre%20de%202020.pdf

Publica, D. A. (Septimbre de 2011). Guia para la adminisración del riesgo. Recuperado el 12 de Octubre
de 2021