Unidad 1 / Escenario 1

Lectura fundamental

Gestión de proyectos: preliminares

y factibilidad

Contenido

1 Generalidades y definiciones de la gerencia de proyectos

2 Identificación del proyecto

3 Justificación

4 Tamaño y localización

5 Ingeniería del proyecto

Palabras clave: proyecto, gerencia de proyectos, estudio, factibilidad, preliminares.

1. Generalidades y definiciones de la gerencia de proyectos

1.1. ¿Qué es la gerencia por proyectos?

• Es el proceso de gerenciar y asignar recursos y tiempo para lograr un objetivo específico en una
forma eficiente y expedita.

• Es la integración de recursos técnicos, humanos y financieros para lograr las metas y objetivos.

• Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas para proyectar

actividades que cumplan con los requerimientos.

1.2. Gestión de alcance, tiempo y costo

Si alguno de los tres factores cambia, al menos alguno de los otros dos se verá afectado.

Figura 1: Alcance, tiempo y costo

Fuente: elaboración propia

1.3. ¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal realizado para crear un producto, servicio o resultado único
mediante la elaboración progresiva.

Temporal: debe tener un inicio y un fin. Por ejemplo, una ventana de mercado o un momento ideal
para aprovechar una oportunidad de mercado.

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Resultado único: a pesar de que puedan presentarse actividades repetitivas, un proyecto es capaz de
entregar un resultado final de tipo único, que generalmente cumple con una función de negocio. Es
decir, explotar una idea u oportunidad y generar una rentabilidad.

Elaboración progresiva: es desarrollado por fases.

¿Cuáles son las principales características de un proyecto?

• Tiene un alcance y un objetivo determinado.

• Dispone de ciertos recursos.

• Tiene un tiempo estimado de ejecución.

• Cuenta con medidas de gestión establecidas.

• Cuenta con equipos interdisciplinarios.

¿Cuál es el proceso para gestionar un proyecto?

Son los pasos requeridos que van desde la definición del proyecto hasta su finalización.

Tabla 1. Fases de un proyecto

El proyecto debe ser identificado, definido y justificado. Puede ser el

desarrollo de un nuevo producto, la implementación de un nuevo proceso, el
Identificación
cumplimiento de una normativa legal o el reacondicionamiento o mejora de una
instalación, entre otros.
En esta fase el proyecto es clarificado, se identifica una misión y se plantean
Definición
objetivos claros.
El plan representa el resumen de una serie de acciones necesarias para cumplir
Planeación el objetivo, en esta etapa se determina como iniciar el proyecto y ejecutar sus
actividades.
Especifíca cómo integrar las funciones del personal vinculado al proyecto, y
Organización
establece los lienamientos de dirección para guiar y supervisar al personal.
Asignación de Pueden ser financieros, humanos, técnicos, información, locaciones, entre
recursos otros.

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 Define la duración y la secuencia lógica de las tareas para poder cumplir los
Programación
objetivos del proyecto en el tiempo determinado.
Define las acciones requeridas para corregir desviaciones del resultado
Control estimado. Este control se realiza mediante medición, evaluación y acciones
correctivas.
Determina la duración total del proyecto, por lo que debe ser realizada dentro
Finalización
de los parámetros de tiempo previamente establecidos.

Fuente: elaboración propia

¿Cómo se establecen los objetivos de un proyecto?

Los objetivos de un proyecto pueden ser de tipo estratégico, que son los objetivos requeridos para
evaluar las inversiones, la locación de recursos, evaluación de riesgos, etc. Estos contienen las razones
estratégicas para emprender el proyecto y los resultados esperados a largo plazo.

Por otra parte, los objetivos específicos tienen que ver con resultados puntuales del proyecto en
términos de tiempo, costo y calidad.

Es importante tener en cuenta que los objetivos se escriben con verbos impersonales y cuentan
con las siguientes características: están enfocados para alcanzar una meta, son medibles, asignables,
realistas y están relacionados con unidades de tiempo.

2. Identificación del proyecto

Para la identificación de un proyecto se sugiere utilizar el Project charter que es la metodología
propuesta por el PMI (Project Management Institute). El Project charter es la herramienta que
formalmente autoriza el proyecto, por lo que se le conoce también como términos de referencia.

El Project charter debe ser un documento que enfatiza lo que debe realizarse y los límites del
proyecto mediante los siguienes aspectos:

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Información general

Contiene el título del proyecto (nombre con el que se identifica), código del proyecto (nombre interno,
acrónimo o código de identificación), la organización que patrocina el proyecto, el representante de la
organización patrocinadora, la persona que prepara el documento, y la versión.

Stakeholders

Se presenta una lista de contactos (nombre, mail, teléfono, empresa) de todas las personas que pueden
influenciar el proyecto: el representante de la organización patrocinadora, clientes, gerente de proyecto, etc.

Resumen ejecutivo

Se presenta un breve resumen del proyecto.

Propósito del proyecto

Se explica la razón o motivo por el cual se está desarrollando el proyecto, que puede ser una necesidad o
problema que se va a satisfacer o solucionar o el hecho u oportunidad identificada en el negocio la cual
debe ser resuelta o desarrollada. Frecuentemente este problema o necesidad es un hecho crítico del
negocio o una iniciativa planteada en el plan estratégico de la empresa patrocinadora.

Objetivos

Se definen los objetivos de negocio específicos del proyecto, relacionados con las iniciativas estratégicas
o con los aspectos definidos en el plan estratégico de la organización patrocinadora. Cada objetivo se
debe relacionar con al menos una iniciativa estratégica o aspecto y cada iniciativa o aspecto citado debe
estar relacionado con al menos un objetivo de negocio del proyecto.

Proyecto

Contiene la descripción del proyecto, que agrupa el enfoque, los clientes y los límites del proyecto.
También explica el alcance a partir de las preguntas quién, qué, cuándo, cómo y porqué. Adicionalmente,
describe los supuestos o declaraciones tomadas por verdaderas, realizadas con ausencia de hechos;
un ejemplo de esto es el clima, la tasa de cambio o la tendencia de compra de los clientes. Finalmente,
incluye las restricciones o condiciones que establecen los límites del proyecto (presupuesto, tiempo,
recursos, regiones, legislación, etc.).

Requerimientos y entregables del proyecto

Estos definen lo que debe alcanzar o lograr el proyecto, incluyendo los requerimientos del cliente y
productos y/o servicios prestados por el proyecto.

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Hitos y entregables

Al contrario del punto anterior, estos entregables no describen los productos o servicios a entregar por el
proyecto, sino que son entregables específicos para la administración del proyecto, como, por ejemplo: el
plan de proyecto, proyecciones de ventas o capacidad, o los diseños detallados de los procesos AS-IS.

Costos y presupuestos

Identifican la financiación inicial y otros recursos requeridos por el proyecto, suministrados por la
organización patrocinadora. No obstante, estos aporten no descartan que recursos adicionales pueden ser
solicitados posteriormente.

Tabla 2. Distribución de costos y presupuestos

Propósito Cantidad Fuente

Fuente: elaboración propia

Personal y otros recursos

Es el aspecto que permite identificar el personal y otros recursos humanos necesarios para el
proyecto o vinculados a él por el patrocinador. En este caso, recursos adicionales pueden ser
requeridos posteriormente.

Tabla 3. Personal y otros recursos

Recursos Descripción
Equipo del proyecto
Soporte
Instalaciones
Equipo
Herramientas de software
Otros

Fuente: elaboración propia

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Riesgos

Son situaciones o problemas que tienen el potencial de ocurrir en algún momento del desarrollo del
proyecto. Por ejemplo: condiciones de mercado, situación política inestable, situación climática,
entorno financiero global, etc.

Organización del proyecto

Se evidencia mediante dos elementos a definir:

• Organigrama del proyecto, que corresponde a la descripción gráfica de la estructura

organizacional del proyecto. El diagrama jerárquico comienza con el patrocinador e incluye los
stakeholders.

• Roles y responsabilidades, que corresponden a la descripción de los cargos y acciones que deben
llevar a cabo todos los stakeholders del proyecto.

Firmas de aprobación

Los firmantes aceptan y dan aprobación al Project charter, pues son los encargados de dar vía libre al
proyecto. Por eso, el representante del patrocinador debe tener la autoridad para comprometer los
recursos de la organización con el proyecto y el gerente de proyecto está empoderado a proceder
con el proyecto descrito.

3. Justificación
La justificación se sustenta en los posibles aportes del proyecto, ya sean sociales, económicos o de
cualquier otra índole. Específicamente, responde a preguntas como: ¿Qué necesidades del mercado
objetivo está solucionando?, ¿cómo son los resultados financieros y la recuperación de la inversión?

Generalmente, la justificación busca satisfacer diferentes tipos de intereses que pueden ser personales,
organizacionales o de otros tipos como pueden ser tecnológicos, ambientales, políticos o sociales.

Para definir cuáles son los posibles aportes del proyecto, deben plantearse escenarios iniciales y finales,
es decir, analizar los contextos antes de la aplicación del proyecto y después, cuando se han terminado
las actividades y se evalúa el impacto.

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Estudios previos

En la etapa de prefactibilidad se debe detallar la tecnología que se va a utilizar y se evalúan las

diferentes alternativas para el desarrollo del proyecto. Esta etapa debe considerar aspectos como:

• Antecedentes del proyecto

• Aspectos técnicos (disponibilidad de recursos, localización) y de mercado

• Aspectos organizativos (estructura de la empresa o proyecto)

Estudio de factibilidad

En esta etapa se selecciona la alternativa más adecuada para el proyecto, de las que se establecieron
en la prefactibilidad, y se detallan los tres tipos de factibilidad encontrados:

• Factibilidad técnica: tecnología utilizada, capacidades, recursos necesarios, competencias.

• Factibilidad económica: rentabilidad del proyecto.

• Factibilidad legal: normativa existente y antecedentes legales.

El estudio de factibilidad tecnica busca determinar los medios necesarios para la producción de lo
establecido en las fases preliminares del proyecto, por lo que se deben detallar los procesos y las
capacidades de producción necesarias, buscando siempre la optimización de los recursos.

El estudio técnico contribuye a:

• Ajustar los volúmenes de materias primas

• Definir las especificaciones de los productos

• Definir costos de producción de acuerdo con lo presupuestado

• Usar y aprovechar correctamente la infraestructura planeada

• Verificar la eficiencia en costos de transporte e insumos

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4. Tamaño y localización
Tamaño del proyecto

Consiste en identificar el volumen o capacidad de producción, de acuerdo con el estudio de mercado. Al definir
el tamaño del proyecto se tiene una base importante para definir el monto de las inversiones y, por lo tanto,
el retorno sobre las mismas. Sin importar que se trate de un proyecto de productos o servicios, el tamaño de
proyecto se debe establecer.

Por ejemplo, algunos aspectos que se pueden medir para comprender el concepto son: las unidades
producidas, el número de estudiantes, el número de asesorías realizadas, el número de servicios prestados, etc.

Adicionalmente, deben considerarse posibles ampliaciones, teniendo en cuenta el crecimiento del mercado, la
vida útil de la maquinaria y los equipos, y el cambio en las tecnologías de producción.

Localización

Depende de diversos factores que, a su vez, están supeditados en gran medida a la naturaleza del proyecto
a realizar. Dado lo anterior, es recomendable realizar una matriz de factores donde se califiquen en orden
de importancia, evaluando diferentes localizaciones propuestas.

Tabla 4. Matriz de factores de localización

Factor 1 Factor 2 Factor 3 Factor ..n Total

Localización X 10 3 5 3 5,25
Localización Y 5 5 3 2 3,75
Localización Z 8 9 8 7 6,4
Localización nnn 3 4 9 2 4,5

Fuente: elaboración propia

En este caso se asignó una escala numérica de 1 a 10, en donde 10 es la calificación más alta de una
localización en cada uno de los factores. Posteriormente, se calculó un promedio para cada localización. Para
el ejercicio, la localización elegida sería la Z, pero si se considera que los factores tienen un peso distinto en la
decisión, se puede realizar una ponderación y así obtener un promedio que decida la calificación final.

Por otra parte, se pueden tener en cuenta medidas subjetivas como los antecedentes industriales
(localización de plantas similares en una zona determinada), preferencias personales, condiciones básicas de
una región específica, entre otros.

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5. Ingeniería del proyecto
Una vez determinado el volumen a producir se deben establecer otros aspectos como: el proceso
de producción (diagrama), la distribución física de las instalaciones, los materiales a utilizar y los
requerimientos de mano de obra.

Adicionalmente, se debe establecer qué tecnología se va a utilizar en el proceso de producción, esta

decisión depende principalmente de factores como:

• El costo de factores (mano de obra, materiales, consumos de energía, etc.) e insumos

involucrados.

• El costo del equipo final (costo inicial, costos de mantenimiento y costos de disposición final).

• La eficiencia de la alternativa evaluada.

Y la ingeniería de proyecto también debe considerar los aspectos logísticos como:

• Almacenamiento

• Empaque

• Embalaje

Administración y organización del proyecto

En todo proyecto debe existir una división del trabajo y una estructura jerárquica, para lo cual es
importante definir el organigrama del proyecto, donde se puedan apreciar los niveles, las funciones
y las líneas de autoridad. Para el caso de proyectos de una empresa se establecen tres tipos de
organización:

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 Tabla 5. Tipos de organización
Organización Ventajas
- Eficiencia en el uso de
recursos.
- Similar a las operaciones
Funcional
diarias.
- Enfoque en funciones
específicas.
- Eficiencia en el uso de
recursos.
Matricial
- Enfoque en los objetivos
y resultados del proyecto.
- Enfoque en los objetivos y
resultados del proyecto.
- Responsabilidades claras.
Tarea específica
- No interferencias de
(task-force)
actividades externas.
- Alta motivación de los
miembros del equipo.
Fuente: elaboración propia
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Límites ¿Cuándo usarla?
- Bajo control de los objetivos
Cuando se puede subdividir
del proyecto.
el proyecto en subproyectos
- Dificultades de autónomos, que sean delegados a
coordinación. funciones específicas.
- Interferencias de las Usualmente, en proyectos no muy
actividades externas al innovadores.
proyecto.
- Complejidad (dobles
responsabilidades y Cuando el proyecto es innovador
autoridades). y se desea un resultado óptimo,
pero no es un proyecto muy
- Interferencias. estratégico como para justificar
gastos elevados.
- Conflictos.
- Duplicación de labores, baja
eficiencia de recursos.
- Dificultad para encontrar y
Usado para proyectos estratégicos
liberar recursos. y altamente relevantes.
- Excesiva autonomía
(desprendimiento de las
funciones diarias).
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Referencias bibliográficas
Córdoba, M. (2011). Formulación y evaluación de proyectos. Ecoe Ediciones

Project Management Institute. (2012). PMBOK - Fundamentos para la Dirección de Proyectos. 5

edición). EEUU: Project Management Institute.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Formulación y Evaluación de Proyectos

Unidad 1: Gestión de proyectos y estudio de mercados
Escenario 1: Gestión de proyectos: preliminares y
factibilidad

Autor: Carlos Andrés Coral

Asesor Pedagógico: Ingrid Ospina Posada

Diseñador Gráfico: Nicolás Jiménez Osorio
Asistente: Ginna Quiroga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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