GUIA PRÁCTICA

PARA EVENTOS
VIRTUALES CON
UN MENSAJE

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Índice
1. Los eventos virtuales llegaron para quedarse...................... 2

2. Las dificultades en los eventos virtuales ............................... 4

3. Tener una agenda para tener un evento organizado......... 5

4. Ideas creativas para mejorar la participación ....................... 6

5. Eventos virtuales vs. Conexiones reales ................................. 7
6. Mas inspiración ................................................................................... 8
7. Conclusión ............................................................................................ 9

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 Los eventos virtuales llegaron para quedarse
La pandemia del COVID-19 que empezó en el 2020,
realmente cambio la industria de eventos. En México el
85% de los eventos presenciales que se tenían
planeados para el año se tuvieron que cancelar debido
al distanciamiento social.
85%
Eventos Presenciales
Cancelados 2020
Sólo por que no nos podamos ver en persona no
significa que no necesitamos las Juntas de ventas, las
Convenciones, Congresos, Expos, Juntas de consejo, que
hacen que nuestro negocio pueda seguir adelante.

Por suerte los eventos virtuales tienen muchas mas

ventajas y beneficios que desventajas. Por ejemplo en
los eventos virtuales se pueden tener muchos mas
participantes, existe una menor barrera de asistencia
97%
(no se necesita viajar), y son mucho mas baratos de
Eventos virtuales e
producir. Estas son algunas de las razones por las cuales
híbridos 2021
el 97% de los eventos en el 2021 van a ser virtuales.
Para poder obtener el máximo beneficio del cambio hacia los eventos virtuales, cada
empresa deberá seguir los pasos adecuados para poder asegurar que el mayor porcentaje
de participantes atiendan a los eventos. Esta guía representa todo lo que hemos aprendido
de nuestros clientes acerca de cómo están creando los eventos virtuales mas exitosos.

Ventajas Desventajas
Menor oportunidad de
Es mas fácil tener mas hacer contactos.
participantes. Menos entusiasmo de
Mayor flexibilidad. atender a los eventos.
Mas barato de producir. Imposible recrear la
Menores barreras para conexión que se crea en
generar ventas e persona.
ingresos. Barrera en la
Se puede utilizar tecnología.
material pregrabado Cansancio deMla
exitoso. computadora.
Los retos de los eventos virtuales
Existen desventajas que disminuyen el porcentaje de asistencia en los participantes si no
se tiene el cuidado suficiente. Los retos de los eventos virtuales son los siguientes:

Problemas de Agenda Bajo contacto Problemas Digitales Fatiga Digital

La buena noticia es que En los eventos Un evento virtual exitoso No es ningún secreto que
a los eventos virtuales presenciales existen requiere tener mucha la gente esta cansada de
pueden asistir personas muchas oportunidades tecnología y soporte sentarse enfrente de una
de todo el mundo. La para crecer la red de técnico. Si esta parte no pantalla todo el día, Sin una
mala noticia es que contactos, con gente de funciona, la atención de estrategia adecuada para
pueden estar en horarios la misma industria. Lo los participantes es nula combatir el cansancio, tu
totalmente diferentes. cuál disminuye mucho en al tener problemas de evento puede ser ignorado
los eventos virtuales. transmisión. y preferir una caminata o
una siesta.
 Minuto a minuto de los eventos virtuales

Antes del Evento Durante del Evento Después del Evento

Define Conecta Seguimiento
Pregúntate ¿cuales son tus objetivos Asegúrate de que los oradores / Da un seguimiento con los
del evento? Vas a necesitar una eventos en vivo no tendrán participantes del evento para
estrategia diferente para cada problemas de conectividad mantenerlos informados.
objetivo: generar ingresos,
generación de leads, motivar a tu Se anfitrión
equipo. Encuentra una forma de moverte de
Programa forma fluida entre eventos
Analiza
Encuentra un horario para tu evento transmitidos en vivo, actividades
virtuales y contenido pregrabado. Analiza los datos del evento para
virtual que les funcione a todos los
encontrar cuales fueron los errores y
participantes, no importando en
dónde estén.
Problema como lo podrías hacer mejor la
Ten un plan para solucionar cualquier siguiente vez.
Crea
problema técnico que puedas
Desarrolla el contenido del evento
encontar.
virtual.
 8 Ideas para aumentar la participación en tus eventos virtuales
1 2 3 4
1 Para evitar que tu evento Un maestro de ceremonia Ofrece actividades sociales Usa metricas para medir
sea monótono, dales breaks guia a los participantes divertidas que permitan que la participación de los
a los ponentes y entre las diferentes los participantes tengan asistentes y cuanto
participantes, con videos actividades de una forma contacto: juegos de trivia, tiempo estuvieron en el
divertidos. divertida. retos o chats . evento.

5 6 7 8
Contrata entretenimiento No abrumes a tu audiencia Crea un Foto Mosaico para Utiliza un foro para hacer el
virtual para que tu evento sea con sesiones muy largas. enviar un mensaje del evento streaming de tu evento, de
mas divertido: clases de yoga, Crea breaks para que y generar conectividad entre esta forma tendrías una
meditación, clases de cocina. puedan descansar. los participantes. producción mas profesional.
 Eventos Virtuales con Mensaje
Puedes hacer un Foto Mosaico ......

Para crear emoción antes
del evento
Invita a los participantes a subir
fotos divertidas al Foto Mosaico,
dejando un mensaje con un
motivo: aniversario, metas de
ventas, responsabilidad social o
motivación.
Para crear integración
entre los participantes
Crea una imagen emotiva con
mensaje de algún valor de tu
empresa, o sólo el logo entre las
fotos de todos los participantes.
Después del evento
da un seguimiento con
impacto.
Envía una tarjeta digital con el
Foto Mosaico que se formó a
cada participante después del
evento.
Conclusión

Muchas gracias por checar nuestra guía, para crear

eventos virtuales con más conexión entre los
participantes. Esperamos que tu próximo evento sea
todo un éxito.

Si tienes cualquier duda

en cómo podemos ayudarte por favor mándanos un
WhatsApp. +52 55 74 07 50 35
 GRACIAS!
Si necesitas crear un Foto Mosaico único, por
favor contáctanos, estamos para ayudarte!

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