1.

1 DEFINIR EL OBJETO DE LA AUDITORIA

Es identificar el área crítica, mejorando los métodos operativos con fines
Constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas. La Auditoria Operativa
determinará si se ha realizado alguna deficiencia importante de política,
procedimientos y prácticas de actividades defectuosas. La Auditoria Operativa
muestra las necesidades de Compras o Gastos, que se hayan realizado durante el
ejercicio.

1.2 FACTORES A REVISAR

PROCESO ADMINISTRATIVO

ELEMENTOS ESPECIFICOS

1.3 FUENTES DE ESTUDIO

FUENTES INTERNAS

 Según la Ley Nº 27444 - Procedimientos Administrativos G e n e r a l .

Decreto de Urgencia N° 014-2019, decreto que aprueba el presupuesto del sector
público para el año fiscal 2020 y Ley de Contrataciones del Estado Ley Nº
30225. El Instituto Superior Tecnológico Publico Ilave cuenta con disposiciones
establecidas en la una Directiva las cuales son de aplicación a todo el
personal que labora en el Instituto de Educación Superior Tecnológico Publico
Ilave en el ejercicio de sus funciones, bajo la supervisión y fiscalización de
Dirección General, y la Unidad de Administración y el área de Abastecimientos,
y las demás unidades administrativas que participen e intervengan directa o
indirectamente en los procesos de contratación de bienes y servicios por
montos iguales o inferiores a ocho (08) Unidades Impositivas Tributarias, con
ejecución presupuestal de la fuente de financiamiento (R.D.R.) del año 2020.

Con el objetivo Regular los mecanismos internos que regulen la Contratación de

bienes y servicios, cuyos montos sean iguales o inferiores a ocho (08)
Unidades Impositivas Tributarias (UlT) que se encuentran dentro de los
supuestos excluidos del ámbito de aplicación sujetos a supervisión previsto en
el Artículo 5º de la ley de contrataciones del estado ley Nº 30225 y sus
modificaciones, no es aplicable a las contrataciones de bienes y servicios
 incluidos en el Catálogo Electrónico del Acuerdo Marco, a fin de garantizar que
se efectúen con eficacia, eficiencia, celeridad, economía y calidad, así como en
la aplicación de los criterios de simplicidad, austeridad y así mismo orientar a
las unidades administrativas de la institución.

 Según el DL Nº 1441 Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Tesorería

y Decreto Legislativo 276, Ley de Base de la carrera Administrativa y de
Remuneraciones del Sector Público y su reglamento aprobado por Decreto
Supremo Nº 05-90/PCM. Establecido las Normas y Procedimientos para la
recaudación y el manejo de fondos de los recursos directamente recaudados y
actividades productivas empresariales del instituto de educación superior
tecnológico publico Ilave. Indicando dentro de ella que los gastos a ser atendidos
con los RDR, deben estar destinados exclusivamente para efectos del
cumplimiento de objetivos del PEI institucional de tal forma que permita cubrir
sus gastos operativos:
 Implementación de los programas de estudio con equipamiento de:
máquinas, mobiliarios, equipos tecnológicos y otros.
 De los servicios brindados: Capacitación, Examen de admisión,
Actividades productivas.
 Otros servicios brindados en base al TUPA. El IESTP Ilave deberá
ejecutar los gastos cumpliendo con las fases de compromiso, devengado,
girado y pagado.

 Según su plan operativo anual 2020 al 2022, donde se especifica una estimación
multianual de ingresos, donde se utiliza como base para la estimación las fuentes
de financiamiento de Recursos Directamente Recaudados. Así como también
una multianual de gastos, representa los límites máximos de créditos
presupuestarios, que corresponden a la entidad para el año cuyo presupuesto se
esté elaborando y los 2 años siguientes siempre y cuando mantengan las
condiciones vigentes en el momento que se aprueben. Por ello no implica un
compromiso definitivo sobre los créditos presupuestarios la asignación será
revisada anualmente y modificada en caso haya modificaciones.
 Según el Manual de Organizaciones y Funciones (MOF) del Instituto de
Educación Superior Tecnológico Público Ilave es un documento técnico
normativo de gestión Institucional, que presenta la organización formal de esta
institución, cuyo objetivo se enmarca en constitución Política del Perú – Ley de
Institutos y escuelas de Educación Superior y de la carrera pública de sus
docentes. El documento facilita a la institución gestionarse o administrarse de
una manera planificada, organizada y ordenada hacia el cumplimiento de sus
fines y objetivos. Tiene un carácter normativo por cuanto constituye una norma
de carácter público y de obligatorio cumplimiento para la entidad y para sus
unidades orgánicas académicas y administrativas.

FUENTES EXTERNAS

ANALISIS DEL SECTOR (5 FUERZAS COMPETITIVAS DE PORTER)

PODER DE NEGOCIACION DE LOS PROVEEDORES

Los proveedores ejercen un poder de negociación pequeño, ya que existe una

importante cantidad de ellos que pueden satisfacer las necesidades de
abastecimiento al Instituto Tecnológico Ilave. A continuación, mostramos los
elementos más destacables al respecto:
 Concentración del sector proveedor: la localidad de Ilave, cuenta con una
buena variedad de proveedores de ciertos requerimientos, ocasionando que
haya buenas opciones en cuanto a calidad y costos.
 Sustitutivos: En la localidad existen productos que puedan sustituir a
nuestros requerimientos, así mismo está ubicado a 1 hora del departamento
de la región.
 Diferenciación del producto/servicio de los proveedores: Los proveedores
difieren de la calidad y costos de sus productos y servicios.
PODER DE NEGOCIACION DE LOS CLIENTES
Los clientes sí pueden ejercer un importante poder de negociación sobre el Instituto
Tecnológico Ilave debido a la fuerte competencia existente con los otros centros de
formación superior, tecnológicos y universidades en la provincia del Collao Ilave. A
continuación, mostramos los aspectos más importantes con referente a lo
comentado:
 Fragmentación del sector: Existen diversas instituciones de nivel superior,
sin embargo, contamos con especialidades que difieren de las demás ofertas.
 Concentración del volumen de negocio: En la localidad de Ilave existe una
buena cantidad de jóvenes.
 Estandarización del servicio: en el caso de servicios y educación superior
público, existen estándares de calidad, como es el licenciamiento.
 Nivel de información del cliente: los clientes cuentan con información para
elegir qué carrera estudiar en todas las instituciones de la localidad
 Importancia del producto/servicio para la calidad de los productos del
cliente: la formación superior es una etapa importante para los jóvenes.
AMENAZA DE LOS SUSTITUTOS
Como servicios sustitutivos del Instituto Superior Tecnológico de Ilave, por lo tanto,
del demás centro de formación superior, tecnológicos, pedagógicos y universidades,
podemos destacar a todos aquellos que pueden llevar a cabo la misma función y
satisfacer la misma necesidad que el que se está ofertando. A continuación, vemos
algunos de los aspectos en relación a lo comentado:
 Relación entre precio y calidad/rendimiento del servicio y sustitutivo: las
demás instituciones prestan una calidad inferior a la nuestra en relación a
tecnológicos y pedagógicos, así mismo el servicio que prestamos es gratuito
al ser público.
 Propensión del cliente hacia el servicio sustitutivo: los jóvenes prefieren
estudiar una universidad, como son UANCV Y SAN CARLOS.
 Fuerza del sector del sustitutivo: actualmente los más representativos
sustitutos, tienen problemas de licenciamiento, por lo que están obligadas a
cerrar.
AMANAZA DE LOS ENTRANTES
El número y la importancia de las barreras de entrada existentes que tienen que
superar los nuevos entrantes para poder competir con éxito frente al Instituto
Superior Tecnológico Ilave son elevadas. A continuación, describimos cada uno de
los aspectos a tener en cuenta:
  Economía de escala: el caso de universidades privadas, con mayor
presupuesto y mejor grado.
 Requerimientos de capital: principalmente inversión privada, docentes,
administrativos, equipamiento e infraestructura.
 Diferenciación del servicio: los más representativos, dan un grado mayor,
pero son privadas
 Identidad de marca: al ser un instituto público, la identidad cultural con su
localidad le da un valor cultural.
 Requerimiento de experiencia: en caso de institutos es necesario que cuenten
con permiso para la formación de técnicos.
 Localización estratégica: referente a la ubicación de otras instituciones,
tienen una mejor ubicación en la provincia del Collao Ilave.
RIVALIDAD DE LOS COMPETIDORES
La rivalidad de los competidores del Instituto Superior Tecnológico Ilave es
elevada, ya que existen otras instituciones de nivel superior de esta categoría en la
provincia del Collao Ilave, que se reparten la cuota de mercado de manera más o
menos equitativa. A continuación, vemos los aspectos más relevantes en referencia a
lo comentado:
 Equilibrio entre competidores: La cantidad de estudiantes en las diferentes
instituciones es relativamente equitativo, sin embargo, es en mayor cuantía
en el IEST ILAVE
 Tasa de crecimiento de la industria: Existe crecimiento de población joven lo
cual significaría que incrementarían la demanda del servicio prestado
 Elevados Costes fijos: actualmente con la crisis sanitaria, se han ido
subiendo los costos fijos, así mismo se prevé una inflación.
 Diferenciación: Al ser un instituto público este cuenta con financiamiento
del sector público, con casi una excelente formación de profesionales,
diferenciándose de las demás instituciones, así mismo los productos que
ofrecen son distintos en cuanto a especialidad.
1.4 INVESTIGACION PRELIMINAR

1.5 PROYECTO DE AUDITORIA

PROPUESTA TECNICA
NATURALEZA Auditoria Operativa
ALCANCE Institución educativa superior tecnológica ilave, en el área de
Abastecimiento
ANTECEDENTES No cuenta con ninguna auditoria previa a la que se va realizar
OBJETIVOS  Contribuir a la mejora del proceso de adquisición a
través de la formulación del cuadro de necesidades y
manejo de la normatividad.
 Identificar las acciones u operaciones inefectivas, al
proceso técnico de distribución de bienes de la
institución.
 Evaluar de forma detallada, el proceso de adquisidor
de bienes y servicios de acuerdo a la normatividad.
 Verificar el cumplimiento de las políticas y normas
que tiene la institución, para asegurar que el área
contribuya eficientemente a los objetivos de la
institución.
ESTRATEGIAS  Diseñar un plan operativo anual sobre procesos y
actividades. Este tendrá que establecer un flujograma
sobre los procesos que realiza.
 Establecer nuevas opciones y canales internas para el
control del cumplimiento de las políticas y normas del
área, mejorando el sistema de comunicación interna de
estas.
 Acceder a proveedores calificados que ofrezcan bienes
o servicios requeridos. Confeccionar y actualizar un
registro de proveedores.
 Confeccionar y actualizar un archivo del estado de
inventarios. Efectuando de manera eficiente la
recepción e ingreso de los pedidos a los almacenes o
despechar a los lugares de utilización.

JUSTIFICACION En el área de abastecimiento se ha identificado problemas

existiendo desconocimiento general de la normatividad, falta
 de implementación del personal profesional y técnico idóneo
para el puesto, también se identificó la falta de información
sobre sus principios, deberes, derechos y responsabilidades
del personal. A ello se incrementa el desconocimiento de los
instrumentos de gestión, documentos que se encuentran
desactualizados a falta de manual de procedimientos y un
flujograma que especifique los procesos que deben de cumplir
el área en la realización de sus actividades, el cual perjudica a
la gestión administrativa eficiente del área de Abastecimiento
ACCIONES  Entrevistar al jefe y al encargado del área
 Realizar visitas de verificación de los requerimientos
según la necesidad de compra
 Exigir el cumplimiento de la emisión de los
documentos correspondientes para su adquisición
 Crear un registro de proveedores sistematizado por
tipo de bienes o servicios
 Solicitar reportes de los procesos y actividades
realizadas por el área de abastecimiento
 Evaluar la distribución de los bienes a través de un
control interno mediante cuestionarios
RECURSOS  5 integrantes del grupo de auditoria
 Fotografías
 Internet
 Libros
 Papeles
 Impresiones.
COSTO
Presupuestal Cantidad Costo Costo total
unitario
Impresiones, 100 hojas 0.20 20
anillados
Fotografías 50 unidades 1.00 50
Internet 6 meses 35.00 420
 Libros, 8 30.00 240
revistas, etc
Mobiliario y 10 15.00 150
equipo
Útiles de 10 7.00 70
escritorio
Pasajes y 10 10.00 100
viáticos
Servicio a 1 200 200
terceros
Recursos 5 200 1000
propios
Otros 150
TOTAL 2400
RESULTADOS  Facilita la compresión de actividades y procesos
consistentes y alineados con los objetivos de la
institución.
 Mitigar la corrupción y desactualización del personal
respecto a las actividades que realiza
 Mejorar el desempeño del personal, ya que su
actividad será más clara
 Incrementar la capacidad de asumir de forma
apropiada nuevos cambios para crear valor
 La institución podrá realizar sus adquisiciones de
bienes o servicios sin realizar costosas inversiones de
manera más transparente e idónea
 Mayor efectividad respecto a la mejor distribución de
bienes o servicios al personal que requiere de estas.
INFORMACION  La ley de contrataciones con el estado.
COMPLEMENTARIA  El MOF de la institución.
 Plan institucional.
 Plan operativo institucional.
 PROGRAMA DE TRABAJO
IDENTIFICACION “QANWAN AUDITORES”
RESPONSABLE Velazco Mengoa Milenka Hema
AREA Abastecimiento
ACTIVIDADES 1. Entrevistar al jefe de la unidad de la
administración y al personal operativo
directamente al área
2. Solicitar y recopilar información relevante
respecto al área de abastecimiento, respecto a:
antecedentes, marco legal, organización,
actividades, procesos, controles e información
adicional.
3. Obtener información verbal sobre aquellos
aspectos para los cuales no exista información
escrita, con el apoyo de un calendario de
entrevistas que cuente con la aprobación de la
Dirección General.
4. Visitar las instalaciones de la empresa para
establecer con claridad la ubicación y envergadura
de sus instalaciones. Realizar una presentación
formal con los responsables de cada área de la
instalación y explicar el enfoque que persigue la
presente auditoria operativa.
5. Clasificar la información recopilada de manera
física y virtual.
6. Segunda visita: ejecución de la auditoria de forma
preliminar a través de la aplicación de
cuestionarios de evaluación del área de
abastecimiento.
7. Analizar la información sobre la información
recopilada; sobre antecedentes, marco legal y
planificación de la entidad auditada
 8. Analizar la información sobre el marco legal de la
institución y establecer con precisión las
disposiciones legales vigentes que las operaciones
y actividades
9. Identificamos áreas criticas
10. Planificación de las actividades a realizarse en la
institución.
11. Tercera visita: Ejecución de la auditoria
operacional en su fase final
12. Cuarta visita: Discusión de resultados y
presentación del informe final de la auditoria
operacional
13. Revisión del informe con la dirección de la
empresa auditora
14. Presentar el informe de auditoria
15. Realizar un seguimiento
FASES  Diagnostico preliminar
 Planificación
 Instrumentalización
 Examen
 Informé
 Seguimiento
FORMATO Documentos digitales y físicos, utilizando herramientas
como Word, Excel y power point.
REPORTE DE AVANCE Se reportara un avance quincenal por los auditores
PERIOCIDAD Inicio 01 de Diciembre del 2020 al 28 de Febrero del
2021
CALENDARIO
 diciembre 2020

15 De Febrero

28 De Febrero
31 De Enero
15 De Enero
Diciembre

Diciembre
01 De

15 De

31 De
2020

2020

2021

2021

2021
ACTIVIDAD INICIO FINAL

1. Entrevistar al jefe de la unidad de la administración y

04-12- 11-12-
al personal operativo directamente encargado del
2020 2020
área.
2. Solicitar y recopilar información relevante respecto
al area de abastecimiento, respecto a: (antecedentes, 04-12- 11-12-
marco legal, organización, actividades, procesos, 2020 2020
controles y información adicional)
3. Obtener información verbal sobre aquellos aspectos
para los cuales no exista información escrita, con el 04-12- 11-12-
apoyo de un calendario de entrevistas que cuente con 2020 2020
la aprobación de la Dirección General.
4. Visitar las instalaciones de la empresa para establecer 11-12- 21-12-
con claridad la ubicación y envergadura de sus 2020 2020
instalaciones. Realizar una presentación formal con
los responsables de cada área de la instalación y
explicar el enfoque que persigue la presente auditoria
 operativa.
5. Clasificar la información recopilada de manera física 21-12- 31-12-
y virtual. 2020 2020
6. Segunda visita: ejecución de la auditoria de forma
04-01- 08-01-
preliminar a través de la aplicación de cuestionarios
2021 2021
de evaluación del área de abastecimiento.
7. Analizar la información sobre la información
08-01- 10-01-
recopilada; sobre antecedentes, marco legal y
2021 2021
planificación de la entidad auditada.
8. Analizar la información sobre el marco legal de la
institución y establecer con precisión las 10-01- 13-01-
disposiciones legales vigentes que las operaciones y 2021 2021
actividades.
9. Identificamos áreas criticas 10-01- 13-01-
2021 2021
10. Planificación de las actividades a realizarse en la 13-01- 20-01-
institución. 2021 2021
11. Tercera visita: Ejecución de la auditoria operacional 20-01- 27-01-
en su fase final. 2021 2021
12. Cuarta visita: Discusión de resultados y presentación 27-01- 15-02-
 del informe final de la auditoria operacional. 2021 2021
13. Revisión del informe con la dirección de la empresa 15-02- 25-02-
auditora 2021 2021
14. Presentar el informe de auditoria 25-02- 28-02-
2021 2021
15. Realizar un seguimiento 25-02- 28-02-
2021 2021
 1.6 DIAGNOSTICO PRELIMINAR

Cuestionamiento Si No Descripción Observación

¿Cómo se transmite la misión a los está a disposición de todos,
empleados? ya que la institución la tiene
si publicada dentro de la
organización y en algunos
documentos que emite.
¿Quién define los objetivos? Los directivos de la
si
institución.
¿cuenta con algún manual Cuenta con el MOF y el
si
administrativo? TUPAC
¿en qué les ayuda a tener políticas en la Mantiene a la organización
organización? bajo ciertas normativas,
si valores y principios que
ayuna a la convivencia
interna y externa.
¿Dónde pueden los empleados consultar Todo documento
las políticas de la empresa? si administrativo se encuentra
en la dirección
PLANEACIÓN

ORGANIZACIÓN

Cuestionamiento Si No Descripción Observación

¿Cómo está conformada actualmente la Tiene 29 personales
estructura de la institución? dentro de la organización
empleados
¿ha tenido que realizar cambios en la A través del tiempo se ha
estructura? ¿Por qué? ido modificando, según
las necesidades que tuvo
la institución.
Actualmente no tuvo
cambios trascendentes.
 ¿el personal ubica su posición dentro Si El personal tiene
del organigrama? conocimiento de su
posición dentro del
organigrama, ya que en el
contrato se le detalla las
funciones y
responsabilidades.
¿Cómo se comunican las funciones a Si Se comunican en el El conocimiento
cada área? momento en que se firma ambiguo que tiene el
el contrato. Existen personal acerca de sus
situaciones donde el funciones puede
personal realiza ciertas generar conflictos en
funciones que no le la institución.
corresponde.
¿Realizan estudios que permitan mejor Si La sunedu exige a la
a la institución financiera? institución a cumplir con
estándares de calidad.
Actualmente la institución
está en busca de la
acreditación de sus
escuelas profesionales.

DIRECCIÓN

Cuestionamiento Si No Descripción Observación

¿Cómo es el proceso de comunicación si Se realiza de manera formal
que se utiliza en la institución? haciendo uso de documentos.
También existe la comunicación
informal como en toda
organización.
¿utiliza formatos para dar a conocer si Uso de informes, memorándum,
alguna información? actas, solicitudes entre otros.
¿ que asuntos de trabajo son los que Los asuntos traerán beneficios a
tienen mayor importancia en la organización o deficiencias
comunicarse? que buscan ser atendidas por el
bien de toda la institución.
¿Qué estilo de liderazgo ejerce la Estilo burocrático
dirección?
¿el estrés y el conflicto son recurrentes Son recurrentes, en especial en
en la institución? el área de administrativo

CONTROL

Cuestionamiento Si No Descripción Observación

¿cuenta con controles estratégicos a Cuenta con protocolos El personal no hace uso o
nivel de la institución? que le brinda el estado no tiene conocimiento de
estos protocolos,
realizando ciertas
actividades de manera
empírica
¿cuenta la institución con un sistema de Directamente no, pero La institución brinda
calidad? está La contraloría que información superficial
regula los procesos acerca de la adquisición
administrativos en el de ciertos bienes.
sector publico

¿se emplea la auditoria como No se realizan

mecanismo de evaluación?
¿en quién recae la responsabilidad de No especifica. Al realizarse de manera
los controles? empírica, el personal que
realiza la actividad es el
responsable directo.

DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA.

El Proceso Técnico de Adquisición del Sistema de Abastecimiento del Instituto

Superior Tecnológico Publico Ilave se han identificado problemas como el
desconocimiento, autonomía, falta de implantación y la no eficiente aplicación de la
normatividad, señalando que el proceso de adquisición no se realiza la formulación del
cuadro de necesidades documento fundamental para la formulación del presupuesto y
provisión oportuna de los bienes y servicios, ya que muchas de las adquisiciones que se
han hecho para la institución no se han realizado teniendo en cuenta las necesidades que
tiene la institución, además todas las adquisiciones se realizan mediante una hoja de
requerimiento o informe de requerimiento de materiales, dificultando así el
cumplimiento de las metas y objetivos institucionales programados. SI bien hay una
norma que establece la forma de adquisición de bienes, la institución no cuenta con un
proceso interno para la realización de esta en bienes inferiores establecidos en la norma.

El proceso técnico de distribución atraviesa principalmente problemas, en la

distribución de bienes, por la mala formulación de requerimientos de bienes, por parte
de las dependencias usuarias es así que en la formulación del pedido la PECOSA es
elaborada a destiempo y sin considerar la directa y oportuna satisfacción de las
necesidades de la institución.

El área de abastecimiento creemos que se debería realizar una auditoria operativa

debido a que se han identificado uno de los puntos críticos que son el desconocimiento
general de la normatividad, falta de implementación del personal profesional y técnico
idóneo para el puesto y la falta de información sobre sus principios, deberes, derechos y
responsabilidades del personal de manera idónea. A ello se incrementa el
desconocimiento de los instrumentos de gestión, documentos que se encuentran
desactualizados a falta de un manual de procedimientos y un flujograma que especifique
los procesos que debe cumplir el área en la realización de sus actividades, el cual
perjudica enormemente a la gestión administrativa eficiente del área de Abastecimiento.

El desconocimiento y la falta de implementación para el cumplimiento de las etapas del

proceso de contrataciones y la no aplicación de la normatividad. Por lo que el proceso
de adquisiciones no se han formulado el cuadro de necesidades, lo que es un documento
fundamental para la formulación del Plan Anual de Contrataciones. La adquisición de
bienes y servicios no se ejecutan oportunamente de acuerdo al Plan Anual de
Contrataciones debido a la inexistencia de la misma; como consecuencia de la falta de
conocimiento del encargado de las adquisiciones y contrataciones del Estado,
provocando una demora en la ejecución de las compras y por ende el incumplimiento de
las metas de las distintas unidades operativas.
Al no contar con un plan de contrataciones se observan problemas con las cotizaciones
de bienes y servicios en el periodo 2019 se ha observado una mala administración de la
misma por el encargado lo que provocó que hubiese una mala administración de los
recursos, ya que se favoreció a proveedores que no cumplían con los estándares,
realizando una mala gestión del presupuesto del estado por el encargado sumándole el
descuido de los jefes de la unidad de administración en el constante control de la misma.
Por todo lo expuesto es necesario una intervención de tipo operativa en el área de
Abastecimiento del instituto en mención, con la finalidad de mejorar los procesos y
procedimientos de dicha área.

Respecto a los proveedores no se realizan convenios; debido a ello solo se escogen

donde encuentran bienes y servicios económicos; muchas veces se sobrevaloran los
precios por parte de los proveedores, otro punto es que no establecen sus procesos y
actividades de distribución específicas de bienes desde el inicio del cuadro de
necesidades por lo que compran material de escritorio de acuerdo a lo que necesitan
empíricamente no lo tienen determinado.