Project Manual Cortapalos

Autor: Luis Pérez Zúñiga
Índice General
Trabajo de calendario .........................................................................................................2

El cálculo de la duración de una tarea se realiza por la siguiente fórmula: ........................3
Esquemas del proyecto (tareas de resumen) .....................................................................3
Secuencia de tareas (vinculaciones) ..................................................................................4
Usar Botón Vincular............................................................................................................4
Usar Ratón en forma Grafica..............................................................................................4
Ruta crítica .........................................................................................................................4
Propiedades .......................................................................................................................4
Hitos (Milestone).................................................................................................................4
Creación hoja de recursos..................................................................................................4
Asignación de recursos ......................................................................................................5
Holguras de las tareas........................................................................................................7
Optimización de recursos ...................................................................................................7
Gráficos de recursos ..........................................................................................................9
Exportación a Excel..........................................................................................................11
1.- Curva ocupacional Promedio...................................................................................11
2.- flujo de caja..............................................................................................................15
3.- Generar curva avance económico programado V/S Real........................................17
4.- curva de avance físico .............................................................................................20
Seguimiento Real .............................................................................................................20
Universidad de Talca ....................................................................................................21

Ingeniero Mecánico
Trabajo de calendario
Lo primero que se debe hacer para programar un proyecto en Project es ajustar el
calendario a las condiciones reales del proyecto.
Para cambiar el calendario a las condiciones reales de proyecto, ir al menú

Herramientas/Cambiar calendario laboral, como se muestra en la siguiente figura.
Seleccionar loa días laborables y en el lado derecho ingresar la jornada laboral como se
muestra en la figura anterior, luego hacer clic en el botón “Opciones…” y cambiar las
opciones que se muestran en la siguiente figura.
El cálculo de la duración de una tarea se realiza por

la siguiente fórmula:
D=Cubicación/ (Rendimiento x Nº Recursos)
Ejemplo:
Cubicación = 5000 KG de fierro

Rendimiento = 100 kg /H x d
Nº Recursos = 5 H
D=5000/(100*5)=10 DIAS
Esquemas del proyecto (tareas de resumen)

Se realiza seleccionando las tareas a dejar como subordinadas y se hace clic en el botón
“Aplicar sangría”.
Secuencia de tareas (vinculaciones)

Para vincular existen dos métodos mas usados, que son los siguientes:
Usar Botón Vincular

Seleccionar dos tareas y hacer clic en botón “vincular”, para seleccionar tareas no
adyacentes, usar la tecla “control”.
Usar Ratón en forma Grafica
Ruta crítica
La ruta crítica en MS Project se visualiza aplicando el asistente para diagramas gantt,
segur los pasos del asistente para aplicar lo requerido.
Propiedades
Se ve en el menú Archivo/ Propiedades y sirve para agregar las propiedades del archivo
que sirven para la impresión posterior del archivo.
Hitos (Milestone)
Son tareas con tiempo “0” que sirven para medir lo siguiente:
1. cambio de fase del proyecto
2. cambio de etapa del proyecto
3. hitos contactuates de contrato
4. cualquier punto importante del proyecto que se requiera
Creación hoja de recursos

Ir al menú Ver/ Hoja de recursos y crear la tabla de recursos con su nombre, tipo, tasa
estándar, etc.
Asignación de recursos
Hay tres formas de asignar recursos que se describen a continuación:
1. usar cuadro “información de la tarea”: se usa haciendo doble clic en la tarea a

asignar recursos, activar pestaña recursos y agregar los recursos que se requieren
y las unidades de los recursos, como se muestra en la siguiente imagen.
2. Usar “división de pantalla”: ir al menú Ventana/ Dividir, seleccionar la tarea que se

requiera asignar y en la división inferior agregar los recursos requeridos como se
muestra en la siguiente figura:
Para agregar la columna unidades, el tipo de tarea puede ser cualquiera.

Para agregar la columna trabajo el tipo de tarea debe ser “duración fija”.
3. Usar cuadro “Asignar Recursos”, Ir al botón “asignar recursos”, en este cuadro

seleccionar el recurso e ingresar las unidades requeridas y presionar botón
asignar. Para asignar recursos con este cuadro la tarea debe tener la condición
por el esfuerzo quitada. Y se usa como muestra la siguiente figura.
Holguras de las tareas

Holgura libre = demora permisible = HL
Holgura total = margen de demora total =HT
HL <= HT
HL = HT = 0 ruta critica
Las holguras en datos se ven en la tabla “Programación”

Para graficar las holguras totales en la malla gantt se debe aplicar el “asistente para
diagramas gantt” en forma personalizada.
Optimización de recursos
Ir a la hoja de recursos, insertar la columna “máximo” a la izquierda da la “capacidad
máxima” y copiar los datos de la columna máximo en la capacidad máxima.
Luego ir a los gráficos de recursos, dividir pantalla hacer clic en la parte inferior y luego
hacer clic en “diagrama de gantt” en el vertical izquierdo, como muestra la siguiente
figura:
Para optimizar la curva de ocupación de los recursos, en la parte inferior realizar

secuencia lógica de tareas usando las holguras de estas para desplazarlas hacia la
derecha, este desplazamiento se genera vinculando las tareas en esta división. Tal como
muestra la siguiente figura.
Gráficos de recursos
En Project existen los siguientes gráficos:
Nombre Project Nombre Técnico

Unidades de recursos asignadas Curva Ocupacional Máxima
Trabajo Curva Ocupacional Promedio, Distribuida de Trabajo
Trabajo Acumulado Curva “S” de Trabajo
Costo Distribuida de Costos, Gráfico del Flujo de Caja
Costo Acumulado Curva ”S” de Costos
Para cambiar de gráfico hacer clic con el botón derecho del Mouse encima del gráfico y
seleccionar la opción que se requiera, como se muestra en la siguiente figura.
Los gráficos por defecto en Project están definidos por recursos individuales, para
formatear el gráfico para todos los recursos, hacer doble clic encima del gráfico y
formatear la parte izquierda del cuadro de dialogo como muestra la siguiente figura.
Exportación a Excel
1.- Curva ocupacional Promedio
En la hoja de recursos filtrar los recursos tipo trabajo utilizando el botón “autofiltro”,
seleccionarlos e ir al botón “analizar datos de escala temporal en Excel”
Al hacer clic en el botón aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:
Hacer clic en siguiente y seleccionar lo que se muestra en la siguiente figura

Hacer clic en siguiente: y seleccionar las unidades de tiempo, por lo general se

selecciona “Semanas”.
Hacer clic en siguiente:

Hacer clic en siguiente:
Hacer clic en el botón “Exportar datos” y envía los datos a Excel.
En Excel ir a la hoja “Datos de escala temporal” y calcular la línea de “ Curva

Ocupacional” Como sigue:
Curva Ocupacional= Trabajo/(Disponibilidad de trabajo/Disponibilidad de unidades)

Posteriormente graficar esta línea con la línea de semanas

2.- flujo de caja

Hay dos formas para enviar el flujo de caja a Excel
Por tareas, hay que tener seleccionado el diagrama Gantt

Por recursos, hay que tener seleccionada la hoja de recursos
El ejemplo lo realizaremos por tareas.
En el cuadro siguiente se quita el campo por defecto y se agrega el campo “Costo”.

Los demás cuadro siguen el mismo criterio que el punto 1.-
En Excel ir a la hoja “Datos de escala temporal”
En la figura siguiente se muestra el archivo exportado como lo envía el Project

Para eliminar las líneas en blanco de esta matriz, hacer clic en la celda “A2” e insertar
una celda, desplazando las celdas hacia abajo, al estar igualadas las líneas en blanco,
seleccionar la columna “B” e ir al menú Datos/ Filtro/ Autofiltro, aparecerá una caída
debajo de la columna “B”, seleccionar las líneas Vacías y eliminarlas de la matriz.
A continuación se muestra el archivo ya terminado.

3.- Generar curva avance económico programado V/S Real

Seleccionar la línea 2 desde semanas hasta el final, copiar e insertar una hoja nueva y
hacer un pegado especial en la celda “A6”, seleccionando la opción Transponer.
Y después hacer lo mismo con la línea total de costo, hacer un pegado especial, valores,
transponer.
Y generar la tabla que se muestra a continuación

Posteriormente generar el grafico de las columnas seleccionadas en le figura anterior.

4.- curva de avance físico

Para construir la curva de avance físico realizar los siguientes pasos:
1.- guardar archivo como “nombre proyecto + SEGUI PROG” (la idea es crear una copia
del archivo original. Y fijar las siguientes condiciones
a.- el esquema del proyecto debe estar totalmente abierto
b.- la tabla activa debe ser “Entrada”
2.- Ir al menú “Ver/ hoja de recursos”, borrar los recursos existentes y crear un recurso
tipo trabajo (ejemplo su nombre)
3.- devolver al diagrama Gantt, verificar que el tipo de tarea sea “Unidades fijas” y si no lo
es cambiar a este tipo de tarea, seleccionar la primera tarea, desplazar hacia la derecha
y en la ultima columna seleccionar el recurso creado anteriormente.
4.- aplicar el grupo “ Hitos” y rellenar este recurso en todas las tareas del proyecto y
después aplicar el grupo “Sin Agrupar”.
5.- después ir al menú “Ver/ hoja de recursos”,, seleccionar este recurso y exportar e
Excel el campo trabajo tal como se realiza en el punto 1.-
Seguimiento Real
Antes de comenzar a aplicar avance real hay que tener lo siguiente:
a.- guardada línea de base del proyecto
b.- si la linea esta guardada verificar su correcto guardado en las “estadisticas del
proyecto” o en el “informe general de proyecto”.
1. Para realizar seguimiento real hay que tener aplicadas las siguientes condiciones:
• Activar gantt de seguimiento

• Dentro de la gantt de seguimiento activar tabla de seguimiento
• En el sistema Project activar barra de seguimiento
2. Para ingresar información real al proyecto hay que aplicar lo siguiente:
• Fijar fecha de estado (Menú Proyecto/ Información del proyecto cuadro “fecha de
estado”).
• Aplicar filtro a la malla, para esto se aplica el filtro “Intervalo de fechas”.
• Ajustar las asignaciones de los recursos a lo real usado en terreno tanto de los
recursos M.O. y Materiales (si es que se requiere controlar esto).
• Ingresar información real tarea por tarea.
3. Ingreso de información real al archivo Project
3.1. Cuando la tarea “ha finalizado” en el periodo de control, ingresar lo siguiente.
• Comienzo real
• Fin real
3.2. Cuando la tarea “no ha finalizado” en el periodo de control, ingresar lo siguiente.
1.1.1. Comienzo real

1.1.2. % Completado
Una vez terminado el ingreso de información real, hay que reprogramar el archivo usando
el comando “Herramientas/ seguimiento/ actualizar proyecto (usando la opción
“reprogramar trabajo restante para que empiece después de“ aquí aparecera uan fecha,
debe ser la fecha de estado).
Luis Pérez Zúñiga

Ingeniero Mecánico
Universidad de Talca

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Autor: Luis Pérez Zúñiga

Trabajo de calendario .........................................................................................................2

Autor: Luis Pérez Zúñiga

Para cambiar el calendario a las condiciones reales de proyecto, ir al menú

El cálculo de la duración de una tarea se realiza por

Cubicación = 5000 KG de fierro

Esquemas del proyecto (tareas de resumen)

Secuencia de tareas (vinculaciones)

Usar Botón Vincular

Usar Ratón en forma Grafica

Creación hoja de recursos

1. usar cuadro “información de la tarea”: se usa haciendo doble clic en la tarea a

2. Usar “división de pantalla”: ir al menú Ventana/ Dividir, seleccionar la tarea que se

Para agregar la columna unidades, el tipo de tarea puede ser cualquiera.

3. Usar cuadro “Asignar Recursos”, Ir al botón “asignar recursos”, en este cuadro

Holguras de las tareas

Las holguras en datos se ven en la tabla “Programación”

Para optimizar la curva de ocupación de los recursos, en la parte inferior realizar

Nombre Project Nombre Técnico

Al hacer clic en el botón aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:

Hacer clic en siguiente y seleccionar lo que se muestra en la siguiente figura

Hacer clic en siguiente: y seleccionar las unidades de tiempo, por lo general se

Hacer clic en siguiente:

Hacer clic en siguiente:

Hacer clic en el botón “Exportar datos” y envía los datos a Excel.

En Excel ir a la hoja “Datos de escala temporal” y calcular la línea de “ Curva

Curva Ocupacional= Trabajo/(Disponibilidad de trabajo/Disponibilidad de unidades)

Posteriormente graficar esta línea con la línea de semanas

2.- flujo de caja

Por tareas, hay que tener seleccionado el diagrama Gantt

El ejemplo lo realizaremos por tareas.

En el cuadro siguiente se quita el campo por defecto y se agrega el campo “Costo”.

En Excel ir a la hoja “Datos de escala temporal”

En la figura siguiente se muestra el archivo exportado como lo envía el Project

A continuación se muestra el archivo ya terminado.

3.- Generar curva avance económico programado V/S Real

Y generar la tabla que se muestra a continuación

Posteriormente generar el grafico de las columnas seleccionadas en le figura anterior.

4.- curva de avance físico

a.- guardada línea de base del proyecto

• Activar gantt de seguimiento

2. Para ingresar información real al proyecto hay que aplicar lo siguiente:

• Ingresar información real tarea por tarea.

3. Ingreso de información real al archivo Project

3.1. Cuando la tarea “ha finalizado” en el periodo de control, ingresar lo siguiente.

3.2. Cuando la tarea “no ha finalizado” en el periodo de control, ingresar lo siguiente.

1.1.1. Comienzo real

Luis Pérez Zúñiga

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