Libro Politicas Capitulo 10 2da Ed No

GUÍA PARA ELABORAR
MANUALES DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
SEGUNDA EDICIÓN
V. Alfredo Vivas Folofo

Capítulo 10
Caso práctico del manual de políticas y
procedimientos
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
Después de estudiar el capítulo deberá ser capaz de:
Apreciar las ventajas de contar con un solo manual, que incluya tanto la
política como el procedimiento, en vez de hacerlo de manera separada.
Valorar los beneficios que se obtienen, con los instructivos del llenado de
las formas utilizadas en el procedimiento.
Contemplar un ejemplo completo de un manual de políticas y
procedimientos administrativos.
Capítulo 10 Caso práctico del manual de políticas y procedimientos 3
USB, lo mejor en
Computación
MANUAL GENERAL DE POLÍTICAS Y

PROCEDIMIENTOS
APROBADO POR:
GERENCIA GENERAL AGOSTO, 2021
ÍNDICE
1. Introducción -------------------------------------------------------------------- 133
2. Objetivos del manual -------------------------------------------------------- 134
2.1 Objetivo general ---------------------------------------------------- 134
2.2 Objetivos específicos --------------------------------------------- 134
3. Misión --------------------------------------------------------------------------- 135
4. Visión --------------------------------------------------------------------------- 135
5. Valores ------------------------------------------------------------------------- 136
6. Reseña histórica ------------------------------------------------------------- 137
7. Organigrama ------------------------------------------------------------------- 138
7.1 Organigrama general ---------------------------------------------- 138
7.2 Organigrama funcional -------------------------------------------- 138
7.3 Organigrama de puestos, plazas y unidades ---------------- 139
8. Clientes -------------------------------------------------------------------------- 140
9. Proveedores -------------------------------------------------------------------- 140
10. Nomenclatura /Departamentos ------------------------------------------ 141
10.1 Políticas de Ventas ----------------------------------------------- 142
10.2 Políticas de Contabilidad ---------------------------------------- 171
10.3 Políticas de Recursos Humanos ------------------------------ 197
1.2 Políticas de Compras ------------------------------------------------------- 272

1. Introducción
Cuando una organización define de una manera clara y sencilla sus metas y las comunica oportuna y
ampliamente a todos sus miembros, las probabilidades de alcanzar el éxito se ven incrementadas.
La inclusión de la Misión y Visión de la empresa en este manual se hace con el propósito de mostrarnos a
cada uno de los que forman parte de esta organización a qué nos dedicamos, dónde estamos y a dónde
queremos llegar.
Los valores que hemos asumido como nuestros, definen la manera cómo queremos actuar y cómo queremos
que nos reconozcan nuestros clientes, proveedores y público en general.
Además, mediante la utilización de tres diferentes tipos de organigramas, buscamos informar a nuestro
personal cuál es la importancia y la relación de su puesto de trabajo en el contexto de toda la organización.
La aplicación de este Manual de Políticas y Procedimientos tiene el propósito fundamental de comunicar a

todos los que formamos parte de USB, las políticas que muestran el pensar de sus directivos, indicando qué se
debe hacer en cada situación específica por las que tenemos que pasar en el desarrollo nuestro trabajo diario.
2. Objetivo del Manual
2.1. Objetivo general
Proporcionar una herramienta adecuada a todo el personal de la empresa para que pueda tomar decisiones
que contribuyan a alcanzar las metas de la organización.
2.2. Objetivos específicos
2.1 Fortalecer la cultura organizacional.
2.2 Apoyar a los departamentos en la toma de decisiones.
2.3 Mantener el orden y facilitar el control en todas las áreas.
2.4 Ayudar a reducir el tiempo y facilitar la capacitación del nuevo personal.
3. Misión
Somos una empresa que nos dedicamos a proveer productos y servicios electrónicos, para satisfacer las
necesidades de nuestros clientes con lo último en tecnología. Contamos con personal capacitado y
comprometido con el servicio al cliente, buscando no solamente el crecimiento de nuestra empresa sino de la
sociedad en general.
4. Visión
Ser reconocidos a nivel nacional como la empresa No. 1 en servicio, calidad, atención y precios en productos y
servicios electrónicos. Buscando la capacitación constante de nuestro personal proporcionándole un ambiente
óptimo de trabajo.
5. Valores
En USB, estamos comprometidos a que todas nuestras acciones estén apegadas a los siguientes valores:
Respeto:
Observar un trato digno y respetuoso a todos nuestros compañeros de trabajo, como también a todos nuestros
clientes, proveedores, accionistas y comunidad en general.
Honestidad:
Todas nuestras acciones diarias están apegadas al cumplimiento de las leyes vigentes en nuestro país.
Calidad:
Nos comprometemos a lograr la satisfacción de nuestros clientes proveyéndoles las mejores marcas y
productos.
Capacitación:
Nuestro personal es el activo más importante de la empresa, por lo que nos comprometemos a proporcionarle
capacitación constante y un ambiente de trabajo digno.
Excelencia:
Ofrecemos un tratamiento de respecto y cortesía sin ningún tipo de discriminación a todos nuestros clientes,
proveedores y público en general.
Coherencia:
Correspondencia entre lo que prometemos hacer con lo que hacemos para satisfacer a nuestros clientes.
Compromiso:
Con nuestros clientes, al brindarles un servicios de calidad; con la sociedad, al brindar estabilidad a las familias
de nuestro personal, y con el medio ambiente, al respetar y cumplir todas las normas establecidas para el
cuidado de éste.
6. Reseña Histórica1
Desde muy temprana edad el Sr. Sergio Reyes mostró un inusitado interés por la computación. Durante los
años de estudio de su carrera de Ingeniería en Computación, ayudaba a sus compañeros y amigos en la
solución de problemas, demostrando con ello una gran capacidad y conocimiento sobre el tema. Era tanta la
demanda de trabajo que tenía, que tuvo que acondicionar la sala de su propia casa para poder atender a sus
clientes.
Fue así que en el año 2,001 funda la empresa USB, lo mejor en computación, con apenas 2 empleados
como ayudantes pero con todo el deseo de crecer.
Actualmente la empresa cuenta con 21 empleados y atiende clientes de todo el territorio nacional. Ofrecemos
a nuestros clientes toda una gran variedad y marcas de computadoras, accesorios, servicios y todo lo
relacionado con la computación. Contamos con una agencia en el barrio Las Flores y la oficina principal se
encuentra ubicada en el Mall El Centro, 1ª planta, PBX 299-355XX y nuestro correo es ventas@usb.com .
1
Todos los datos y nombres que aparecen en esta “Reseña Histórica” son ficticios, cualquier parecido a la
realidad es pura coincidencia.
7. Organigrama
A continuación, se presentan tres diferentes tipos de organigramas para que el empleado conozca cuáles son
las principales funciones de su área y cómo se relaciona esta con el resto de las áreas de la organización.
7.1. Organigrama general. El objetivo de este organigrama es mostrar los diferentes niveles jerárquicos y los
departamentos en que está dividida la organización. Esta información permite a nuestro personal identificar su
área o departamento en el marco de toda la organización.
Figura 1. Organigrama general.
Socios
Gerente
General
Jefe
Jefe Jefe
Jefe Ventas Compras
Contabilidad Recursos
Humanos
Supervisor Supervisor
Equipos Servicios
Asistente Asistente Asistente

Vendedores Vendedores
7.2. Organigrama funcional. Este tipo de organigrama permite mostrar cuáles son las principales funciones de
cada uno de los departamentos. Uno de los pilares para el cumplimiento de metas, es la información. Como
organización estamos interesados en que nuestro personal conozca qué esperamos de ellos, para que sus
esfuerzos sean encaminados a la meta que la dirección ha establecido.
Figura 2. Organigrama funcional.
Gerente General
Jefe Recursos
Jefe Ventas Humanos
Jefe Contabilidad
1. Reforzar la capacidad 1. Mantener actualizado Jefe Compras
1.Registrar todas las
de los vendedores, los programas de 1.Seleccionar los
operaciones contables.
motivándoles y capacitacion. proveedores de la
2. Presentar a la
animándoles. 2. Reclutar, seleccionar empresa.
Gerencia los estados
2. Aplicar eficazmente la y contratar el personal 2. Desarrollar todo el
financieros para la toma
estrategia comercial y idoneo para la proceso de compra.
de decision.
alcanzar los objetivos. organización.
7.3. Organigrama de puestos, plazas y unidades. Su objetivo es mostrar los diferentes puestos y el número
de ocupantes actuales o necesarios que se requiere en cada unidad de trabajo. Esto permite conocer a todo el
personal, independientemente del cargo que ocupa, cuál es el número de empleados que componen la
organización unidad por unidad.
Figura 3. Organigrama de puestos, plazas y unidades.
Gerente General
Total 2
Gerente 1
Secretaria 1
Jefe Ventas Total 13 Jefe Recursos

Jefe Contabilidad Jefe Compras
Total 2 Humanos Total 2 Total 2
Jefes de area 3 Jefes de area 1
Vendedores 10 Jefes de area 1 Jefes de area 1
Auxiliares 1
Asistente 1 Auxiliares 1
8. Clientes2
Nuestra cartera de clientes está formada por clientes particulares y clientes empresariales de diferentes
regiones de nuestro país.
A continuación, una lista de nuestros principales clientes empresariales y/o institucionales:
Asociación de Colegios de Sula (ACOSUL)
Embotelladora Cortés, S.A.
Industrias del Papel, S. de R. L.
Láminas para Siempre, S. A.
Almacenes La Torre, S. A.
9. Proveedores3
La siguiente lista muestra alguna de los más importantes proveedores que tenemos tanto a nivel nacional como
internacional, quienes nos proveen equipos, accesorios, programas de computación y demás artículos
electrónicos:
Computadoras, S. de R. L.
Ipod de Sula
PC International
Accesorios Electrónicos
Tecnología 2,000
2
Todos los nombres de esta lista de “clientes” son ficticios, cualquier parecido con la realidad es pura
coincidencia.
3
Todos los nombres de esta lista de “proveedores” son ficticios, cualquier parecido con la realidad es pura
coincidencia.
10. Nomenclatura/Departamentos
Asignación de Códigos por Departamentos
10.1. Departamento de Ventas (VT) --------------------------------------- 142
10.2. Departamento de Contabilidad (CN) -------------------------------- 171
10.3. Departamento de Recursos Humanos (RH) ----------------------- 197
10.4. Departamento de Compras (CM) ------------------------------------ 272

10.1 Políticas de Ventas
10.1.1. Política de Aprobación de Crédito VT-001 -------------------- 143
10.1.2. Política de Cotizaciones VT-002 ------------------------------- 148
10.1.3. Política de Venta de Nuevos Productos VT-003 ------------- 153
10.1.4. Política de Devolución sobre Ventas VT-004 ----------------- 156
10.1.5. Política de Atención al Cliente VT-005 ------------------------ 161
10.1.6. Política de Comisión por Ventas VT-006 ---------------------- 166

Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE APROBACIÓN DE CRÉDITO VT-001
computación.
Revisión: A
Elaborada por: Aprobada por: Fecha Elaboración:
Página 1 de 5
Jefe de Ventas Gerente General 04/05/2021
Propósito: Atraer nuevos clientes y mantener los actuales otorgándoles facilidades de compra en
todos nuestros productos.
Alcance: A todos nuestros clientes actuales y potenciales.
Responsable de la Revisión: Jefe de Ventas.
Políticas:
1. Solamente serán tramitadas aquellas solicitudes que acompañen todos los documentos
requeridos.
2. El crédito se les dará a aquellos clientes que hayan hecho por lo menos dos compras al contado.
3. La resolución del crédito se dará en un tiempo no mayor a 24 horas.
4. Para créditos menores a L.50, 000.00 solo se requiere la aprobación del Jefe de Ventas.
5. Créditos mayores a L.50, 000.00 necesitan ser aprobados por el Gerente General.
6. El plazo y el monto a otorgar será determinado por el Jefe de Ventas o el Gerente General según
sea el caso.
Conceptos:
Crédito: Es una transacción comercial en la cual el comprador se compromete a cancelar el valor de

la venta en un periodo de tiempo determinado.
Formatos: Solicitud de crédito forma VT-SC-001-2021.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Página 2 de 5
Descripción del procedimiento
1. Cliente
1.1 Presenta solicitud de crédito.
2. Jefe de Ventas
2.1 Verifica que la documentación este completa para darle trámite.
2.1.1 Solicita completar en el caso que le haga falta alguna documentación.
2.2 Revisa que el cliente cumpla con todos los requisitos, si no los cumple se le da fin al proceso.
2.3 Si cumple requisitos, se pregunta si es mayor a L.50, 000.00.
2.3.1. Envía a Gerente General cuando la solicitud es mayor a L.50, 000.00
2.4 Si la solicitud no es mayor a L.50, 000.00 toma la decisión de aprobar o no el crédito. Si decide
no aprobar, fin del proceso.
2.5 Firma solicitud en el caso que decida aprobar.
2.6 Notifica la aprobación al cliente.
3. Gerente General
3.1 Decide si autoriza o no aquellas solicitudes mayores a L.50, 000.00. Si la respuesta es no, fin del
proceso.
3.2 Firma solicitud si decide su aprobación.
3.3 Notifica al Jefe de Ventas.

Código:
USB, lo mejor en
computación. Revisión: A
Página 3 de 5
Diagrama de flujo
1. Cliente 2. Jefe de Ventas 3. Gerente General
No
2.1 2.1.1
Inicio ¿Documentos A
Solicita completar.
completos?
Si
2.2 No
1.1
¿Cumple Fin.
Presenta solicitud.
requisitos?
Si
2.3 Si 2.3.1 No
3.1
¿Mayor a Envia a Gerente Fin.
¿Autoriza?
L.50,000? General.
No Si
No 3.2
2.4 Firma aprobacion.
Fin
¿Aprueba?
Si
3.3
2.5 Notifica al Jefe de
Firma aprobacion. Ventas.
2.6
Notifica al cliente.
Fin.
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Página 4 de 5
Forma VT-SC-001-2021
SOLICITUD DE CRÉDITO
USB, lo mejor en computación. Forma: VT-SC-001-2021
Favor llenar todos los datos que se le solicitan.
Fecha de la solicitud: ____(1)____
DATOS DEL NEGOCIO
Nombre comercial de la empresa: ___________________(2)__________________________
RTN: ________(3)_____________ Nos. Telefónicos: _____________(4)________________
Dirección del establecimiento: ___________________(5)_____________________________
Actividad principal del negocio: __________________(6)_____________________________
Nombre del propietario o representante legal: _________________(7)___________________
REFERENCIAS COMERCIALES
1.___________(8)___________________ Tel: ________________ Límite crédito: _______
2.________________________________ Tel: ________________ Límite crédito: _______
DATOS DE PAGO
Indique los días de pago a sus proveedores: __________________(9)___________________
Horarios de pago: _______________________________(10)___________________________
Encargado de pagos: ____________________________(11)__________________________
Crédito que solicita: L._________(12)_________
Nombre y firma del solicitante: _____________________(13)__________________________

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Página 5 de 5
Instructivo de llenado forma VT-SC-001-2021
No. de
referencia Título que identifica Instrucciones para su llenado
1 Fecha de la solicitud Se anota la fecha de elaboración
2 Nombre comercial de la empresa Se anota el nombre del solicitante
3 RTN Anotar el RTN del solicitante
4 Nos. Telefónicos Números telefónicos del solicitante
5 Dirección del establecimiento Dirección de la empresa solicitante
6 Actividad principal del negocio Anotar a qué se dedica el solicitante
7 Nombre del propietario o Se anota el nombre del propietario o

representante legal representante legal empresa solicitante
8 Referencias comerciales Se anota el nombre de la empresa que

da la referencia, así mismo el número
de teléfono y límite de crédito otorgado
9 Indique los día de pago a sus El solicitante debe indicar los días en
proveedores que paga a sus proveedores
10 Horarios de pago El solicitante debe indicar cuál es el

horario para realizar pago a proveedores
11 Encargado de pagos El solicitante debe indicar cuál es el

nombre de la persona para los pagos
12 Crédito que solicita Se pide anotar el monto del crédito

que solicita
13 Nombre y firma del solicitante Debe ser firmado por la persona que
presenta la solicitud
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE COTIZACIONES VT-002
computación.
Revisión: A
Página 1 de 5
Propósito: Proporcionar a nuestros clientes actuales y potenciales información sobre los precios de
nuestros productos y servicios con el fin de incrementar nuestras ventas.
Alcance: Todas las cotizaciones solicitadas por los clientes.
Políticas:
1. Las cotizaciones podrán ser solicitadas por empresas o personas particulares.
2. Antes de elaborar una cotización, el vendedor deberá verificar la existencia o no del producto en
nuestras bodegas.
3. Las cotizaciones serán entregadas en un plazo no mayor a 24 horas.
4. La entrega de las cotizaciones podrá hacerse en formato electrónico vía internet o de manera
impresa a solicitud del cliente.
Conceptos:
Cotización: Conjunto de datos organizados de tal modo que permiten proporcionar con rapidez
diversos tipos de información, por ejemplo, precios, productos disponibles, etc.
Formatos: Cotización forma VT-CO-002-2021.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Página 2 de 5
1. Cliente
1.1 Presenta solicitud de cotización.
2. Jefe de Ventas
2.1 Revisa si hay existencia de productos solicitados en la cotización.
2.2 Se pregunta ¿hay existencia?
2.2.1 Comunica al cliente no poder cotizar, en caso de no tener existencia y luego fin del proceso.
2.3 Elabora cotización en caso de tener existencia de lo solicitado.
2.4 Revisa si el cliente hizo la solicitud vía internet. Si no la solicitó vía internet, avisa a cliente para
que este pase a recoger la cotización en forma física.
2.5 Envía cotización por internet, en caso de que el cliente la haya solicitado por este medio.
Código:
USB, lo mejor en
Página 3 de 5
Diagrama de flujo
1. Cliente 2. Vendedor
2.1
Inicio
Revisa existencia.
No
1.1 2.2 2.2.1

Solicita cotizacion. ¿Hay Comunica al
existencia? cliente.
Si
2.3
Elabora
Fin
cotizacion.
No 2.4.1
2.4
Informa al cliente
¿Solicitud via
para recoger
internet?
cotizacion.
Si
2.5
Envia cotizacion
por internet.
Fin
Código:
USB, lo mejor en
Página 4 de 5
Forma VT-CO-002-2021
COTIZACION No.003
USB, lo mejor en Forma: VT-CO-002-2021
Computación.
Cliente: ______________________(1)____________________ Tel. _____(2)________
Atención: ____________________(3)_____________________
Correo electrónico: __________________________(4)_____________________________
Precio
Cantidad Descripción Unitario Precio Total
(5) (6) (7) (8)
Subtotal (9)
ISV (10)
Gran total
(11)
Elaborada por: ___________(12)_______________
Fecha: _________________(13)_______________
Oficina principal
Mall El Centro, 1ª planta
PBX. 299 35553
ventas@usb.com
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Página 5 de 5
Instructivo de llenado forma VT-CO-002-2021
No. de
1 Cliente Nombre de quien presenta la solicitud
2 Teléfono Se anota el teléfono del solicitante
3 Atención Anotar el nombre a quién se debe

enviar la cotización
4 Correo electrónico Se anota el correo electrónico de la

persona a quien se envía la solicitud
5 Cantidad Número de unidades cotizadas
6 Descripción Se describe el producto cotizado
7 Precio Unitario Precio por unidad de lo cotizado
8 Precio Total Se multiplica el número de unidades

por el precio unitario
9 Subtotal Sumar el total de todos los productos

cotizados
10 ISV Impuesto sobre venta, se multiplica el

Subtotal por el 12%.
11 Gran total Se suma el subtotal y el ISV
12 Elaborada por Se anota el nombre de la persona

que elaboró la cotización
13 Fecha Anotar la fecha en que se elaboró la

cotización
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE VENTA DE NUEVOS VT-003
computación. PRODUCTOS
Revisión: A
Página 1 de 3
Propósito: Definir el procedimiento mediante el cual nuestro personal, hará la presentación de los
nuevos productos a nuestros clientes.
Alcance: Todo nuevo producto para la venta.
Responsable de la Revisión: Jefe de ventas.
Políticas:
1. Antes de que un nuevo producto sea expuesto a la venta, el personal deberá recibir la debida
capacitación en cuanto a su funcionamiento, propiedades y/o capacidades.
2. El personal de ventas es el encargado de dar a conocer la existencia del nuevo producto a todos
los clientes, proporcionándoles la descripción y precios respectivos.
Conceptos:
Producto nuevo: Se considera producto nuevo, todos aquellos productos con modificaciones que
hayan o no estado disponibles en el mercado, así como productos de reciente invención.
Capacitación: Proceso mediante el cual se busca transmitir información al empleado para que
adquiera conocimientos en cuanto al manejo, funcionamiento, características y precios de los nuevos
productos.
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 2 de 3
1. Jefe de Ventas
1.1 Verifica si se necesita una capacitación interna o externa.
1.1.1 Solicita programa capacitación externa, en caso de ser necesaria.
1.2 Programa fechas para la capacitación interna, en caso de que así lo requiera.
1.3 Notifica a los vendedores inicio de capacitación por el recibo de nuevos productos que estarán a
la venta.
2. Vendedor
2.1 Recibe capacitación y catálogos sobre nuevo producto.
2.2 Contacta al cliente para informarle de la existencia de nuevo producto.
2.3 Da seguimiento para la venta del nuevo producto.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 3 de 3
Diagrama de flujo
1. Jefe de Ventas 2. Vendedor
Inicio A
No
1.1 1.1.1 2.1
¿Capacitación Solicita programa Recibe
interna? capacitacion capacitación
Si
1.2
Programa fechas 2.2
capacitacion Contacta al cliente
e informa
1.3 2.3
Notifica inicio Da seguimiento
capacitación para la venta
A
Fin
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE DEVOLUCIÓN SOBRE VT-004
computación. VENTAS
Revisión: A
Página 1 de 5
Propósito: Garantizar a nuestros clientes la seguridad de recibir productos de óptima calidad y en

buen funcionamiento para su máximo aprovechamiento.
Alcance: Todos los productos en venta.
Políticas:
1. Todos los productos en venta tendrán una garantía de seis meses a partir de la fecha de
facturación.
2. Es necesario presentar la factura de compra para todo reclamo.
3. La garantía podrá ser aplicada en los siguientes casos:
a) Defectos de fábrica que ocasionen un mal funcionamiento del equipo.
b) Mala configuración del equipo entregado.
4. La garantía no podrá ser aplicada en aquellos casos que sean atribuidos al mal uso del equipo y/o
cualquier otro daño ocasionado por el cliente.
5. Para la devolución del equipo se requerirá que el mismo sea entregado en su empaque original,
manual del usuario y todos los accesorios complementarios que hayan sido entregado en la venta.
6. En caso de no contar en almacén con otro producto igual al adquirido, el cliente podrá solicitar la
entrega de otro producto de igual o mayor precio.
7. En ningún caso se hará la devolución del dinero, salvo autorización del Gerente General.
Conceptos:
Garantía: Período de tiempo durante el cual la empresa se hace responsable por el mal
funcionamiento de los productos vendidos.
Formatos: Devolución sobre Ventas forma VT-DV-003-2021.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 2 de 5
1. Cliente
1.1 Presenta reclamo de la garantía por equipo dañado.
2. Vendedor
2.1 Revisa garantía para verificar con cumple condiciones para el reclamo.
2.2 Revisa si cubre el período de garantía, en caso de no cubrir, fin al proceso.
2.3 Verifica si los daños son de fábrica, en caso de no serlo, fin al proceso.
2.4 Constata si hay en bodega producto para su reposición.
2.4.1 Ofrece otro producto diferente, en caso de no haber del mismo tipo.
2.5 Entrega producto nuevo, en caso de haber en bodega.
1. Cliente
1.2 Toma la decisión de aceptar o no la entrega de otro equipo diferente.
1.2.1 Solicita la devolución del dinero, en caso de no aceptar otro equipo.
1.3 Recibe otro equipo diferente al originalmente adquirido, en caso de aceptar.
3. Gerente General
3.1 Toma la decisión de aprobar o no la devolución del dinero, en caso de ser negativa la decisión,
fin del proceso.
3.2 Firma y solicita emisión de cheque, en caso de haber aprobado la devolución.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 3 de 5
Diagrama de flujo
1. Cliente 2. Vendedor 3. Gerente General
Inicio
2.1
B
Revisa garantia
No
1.1
3.1
Presenta reclamo No ¿Autoriza
2.2 C
devolucion del
¿Cubre
Fin dinero?
periodo
garantia?
Si
A B Si
3.2
No No Firma y solicita
2.3 emision de
1.2.1 ¿Defectos de Fin cheque
1.1
Solicita devolucion fabrica?
¿Acepta?
del dinero
Si
Si
Fin
No
1.3 2.4 2.4.1
Recibo nuevo C ¿Existencia en Ofrece otro
equipo bodega? producto
Si
Fin A
2.5
Entrega nuevo
equipo
Fin
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 4 de 5
Forma VT-DV-003-2021
DEVOLUCION SOBRE VENTAS No.007
USB, lo mejor en Forma: VT-DV-007-2021

Computación.
Cliente: ______________________(1)____________________ Tel. _____(2)________
Atención: ____________________(3)_____________________ Fecha: _____(4)_____
Correo electrónico: __________________________(5)_____________________________
Unidades Descripción del producto
(6) (7)
Motivo de la devolución: ________________________(8)______________________________
____________________________________________________________________________
_______(9)___________ ________(10)_______
Firma del cliente Firma del receptor
________(11)__________
Firma autorizada
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 5 de 5
Instructivo de llenado forma VT-DV-003-2021
No. de
1 Cliente Nombre del que presenta la devolución
2 Teléfono Se anota el teléfono del solicitante
3 Atención Anotar el nombre a quién se debe

notificar sobre la devolución
4 Fecha Anotar fecha de la devolución
5 Correo electrónico Se anota el correo electrónico de la

persona a quien se envía la solicitud
6 Cantidad Número de unidades devueltas
7 Descripción Se describe el producto devuelto
8 Motivo de la devolución Especificar la razón por la que se

realizando la devolución
9 Firma del cliente Se solicita la firma del cliente o

representante
10 Firma del receptor Firma de quien recibe la devolución
11 Firma autorización En caso que se requiera, la firma del

Gerente General
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE ATENCIÓN AL CLIENTE VT-005
computación.
Revisión: A
Página 1 de 5
Propósito: Indicar la manera correcta de atender a nuestros clientes, para que su experiencia de
compra sea agradable.
Alcance: A todos nuestros clientes.
Políticas:
1. Todo el personal de la empresa, debe estar en la disposición para atender amablemente a todos
nuestros clientes.
2. El cliente siempre debe ser recibido, atendido y despedido con una sonrisa.
3. Es responsabilidad de todos los empleados preguntar a todos los clientes si ya están siendo
atendidos.
4. Todos los clientes deben ser tratados con respeto, sin hacer ningún tipo de discriminación por
edad, sexo o posición social.
5. Cualquier duda con respecto a los precios y/o funcionamiento de los productos o accesorios a la
venta, deben ser aclarados por nuestro personal.
Conceptos:
Atención al cliente: Se refiere a las instrucciones dadas a los empleados, en cuanto a la forma en
que se debe atender a los clientes.
Formatos: Factura forma VT-FA-004-2021.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Página 2 de 5
1. Vendedor
1.1 Recibe al cliente con una sonrisa y pregunta que producto desea adquirir.
1.2 Conduce al cliente al lugar donde se ubica el producto.
1.3 Presenta las diferentes opciones disponibles.
1.4 Espera que el cliente tome la decisión.
1.5 ¿El cliente realiza la compra?
1.5.1 Pregunta si desea otro producto.
1.5.2 ¿Busca otro producto? Si la respuesta es sí, vuelve al paso 1.2.
1.5.3 Despide al cliente con una sonrisa, si la respuesta es no.
1.6 Pregunta si desea otro producto después de haber seleccionado el primero.
1.7 ¿Busca otro producto? Si la respuesta es sí, vuelve al paso 1.2.
1.8 Conduce al cliente a la caja, si la respuesta es no.
1.9 Elabora factura para el cobro.
1.10 Despide al cliente con una sonrisa.
2. Cajero
2.1 Saluda amablemente al cliente y realiza cobro.
2.2 Entrega factura y producto.
2.3 Despide al cliente con una sonrisa.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Página 3 de 5
Diagrama de flujo
1. Vendedor 2. Cajero
Inicio A
No
1.1
1.5 1.5.1
Recibe al cliente y
¿Realiza Pregunta si desea
pregunta que
compra? otro producto
producto busca
Si
1.2
Acompaña al sitio Si
C 1.6 1.5.2
donde se ubica el Pregunta si desea ¿Busca otro C
producto. otro producto producto?
No
1.3
Presenta
diferentes 1.5.3
opciones 1.7 Despide al cliente
¿Busca otro con una sonrisa
producto?
Si
1.4
Espera que el No
A
cliente tome la
2.1
decision Fin
Realiza cobro
1.8
Conduce al cliente
a la caja
2.2
Entrega factura y
1.9 producto
Elabora factura
para cobro
2.3
Despide al cliente
1.10 con una sonrisa
Despide al cliente
con una sonrisa
Fin
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Página 4 de 5
Forma VT-FA-004-2021
FACTURA
USB, lo mejor en Forma: VT-FA-004-2021

Computación.
Oficina principal
PBX. 299 35553
ventas@usb.com
LUGAR DE EXPEDICION: (1)
VENDIDO A ORDEN DE COMPRA FACTURA
(2) No. (3) No. A368

CONDICIONES DE
PAGO FECHA
(4) (5)
VALOR
CODIGO CANTIDAD DESCRIPCION UNITARIO TOTAL
(6) (7) (8) (9) (10)
Subtotal (11)
Descuento (12)
Subtotal (13)
ISV 12% (14)
Total (15)
La factura es beneficio de todos, ¡exíjala!
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Página 5 de 5
Instructivo de llenado forma VT-FA-004-2021
No. de
1 Lugar de expedición Lugar donde se emite la factura
2 Vendido a Indicar el nombre, dirección, teléfono

y código del cliente
3 Orden de compra Anotar numero de la orden de compra,

en caso de tenerla
4 Condiciones de pago Indicar la forma de pago si es al

contado o al crédito
5 Fecha Anotar la fecha en que se emite la

factura
6 Código Anotar el código que corresponde a

producto facturado
7 Cantidad Número de unidades de cada producto
8 Descripción Describir cada producto vendido
9 Precio unitario Indicar el precio unitario del producto
10 Total Corresponde al total de cada producto,

(número unidades por precio unitario)
11 Subtotal Se suman todos los totales
12 Descuento En caso de aplicar, se anota el total

del descuento
13 Subtotal Se resta el total del inciso No.11, del

total del descuento inciso No.12
14 ISV 12% En caso de aplicar, se multiplica el

Subtotal inciso No.13 por el 12%
15 Total Sumar subtotal inciso No.13 más el

ISV 12% del inciso No.14
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE COMISIÓN POR VENTAS VT-006
computación.
Revisión: A
Página 1 de 5
Propósito: Premiar a nuestros vendedores con una comisión por el esfuerzo realizado en la venta
y así motivarlos para que los objetivos de la organización se puedan alcanzar.
Alcance: A todos los vendedores.
Políticas:
1. Para todas las ventas que se realicen al crédito, la comisión para el vendedor será del 1.5%.
2. El pago de la comisión por ventas al crédito se hará hasta que el cliente haya cancelado la misa.
3. Para ventas al contado, la comisión será del 2.5%.
4. El corte para las ventas se hará el día 25 de cada mes.
5. Es responsabilidad de cada vendedor entregar su reporte de ventas a su jefe inmediato, a más el

día 27 de cada mes.
6. La comisión sobre ventas será cancelada en la segunda quincena del mes.
Conceptos:
Comisión: Es el porcentaje que se asigna a un vendedor sobre el producto de una venta, ya sea esta
al crédito o al contado.
Formatos: Reporte de ventas forma VT-RV-005-2021.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Página 2 de 5
1. Vendedor
1.1 Elabora reporte de comisiones sobre ventas.
2. Jefe de Ventas
2.1 Revisa reporte de comisiones.
2.2 ¿Reporte correcto? Si la respuesta es no, regresa al punto 1.1.
2.3 Autoriza reporte de comisiones y envía al Asistente de Contabilidad.
3. Asistente de Contabilidad
3.1 Revisa el reporte de comisiones.
3.2 ¿Cumple requisitos? Si la respuesta es no, regresa al punto 2.1.
3.3 Realiza cálculo de comisiones, en caso de cumplir requisitos.
4. Jefe de Contabilidad
4.1 Revisa que los cálculos de comisiones estén correctos. Si no están correctos regresa al punto
3.3.
4.2 Autoriza pago de comisiones, si los cálculos están correctos.
3.4 Acredita el pago de las comisiones a la cuenta del vendedor.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Página 3 de 5
Diagrama de flujo
1. Vendedor 2. Jefe de Ventas 3. Asistente de 4. Jefe de

Contabilidad Contabilidad
Inicio 3.1
A Revisa reporte
1.1
2.1 No
Elabora reporte de
Revisa reporte de 3.2
comisiones
ventas ¿Cumple A
requisitos?
Si
No
2.2 No
¿Calculos 4.1
correctos? 3.3
¿Calculo B
Realiza cálculo
correcto?
Si
Si
B
2.3
Autoriza reporte 4.2
de ventas Autoriza pago
3.4
Acredita a cuenta
del vendedor
Fin
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Página 4 de 5
Forma VT-RV-005-2021
REPORTE DE VENTAS
USB, lo mejor en Forma: VT-RV-005-2021

Computación.
Oficina principal
PBX. 299 35553
ventas@usb.com
Nombre del vendedor: ______________________(1)________________________________
Periodo que reporta: ______________________(2)_________________________________
Fecha de presentación: ______________(3)__________
Fecha Factura No. Valor Crédito Contado Comisión
(4) (5) (6) (7) (8) (9)
Total (10)
______________________ ______________________
Firma vendedor Firma Jefe de Ventas

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Página 5 de 5
Instructivo de llenado forma VT-RV-005-2021
No. de
1 Nombre del vendedor Anotar el nombre del vendedor

que hace su reporte de ventas
2 Periodo que reporta Indicar la fecha que comprende el

período del reporte
3 Fecha de presentación Anotar la fecha en que se está

presentando el reporte
4 Fecha Corresponde a la fecha en que se

realizó la venta
5 Factura No. Anotar el número de factura en que se

registró la venta
6 Valor Anotar el valor total de la venta, de

acuerdo al registro de la factura
7 Crédito Indicar con una X si la venta se

realizó al crédito
8 Contado Indicar con una X si la venta se

realizo al contado
9 Comisión Calcular la comisión: si es al crédito,

multiplicar por 1.5%; si es al contado,
multiplicar por 2.5%
10 Total Corresponde al total de la comisión

(crédito y al contado)
11 Firma del vendedor Vendedor firma reporte de comisión
12 Firma Jefe de Ventas Jefe de Ventas firma, en caso de

aprobar el reporte de ventas
10.2 Políticas de Contabilidad
10.2.1. Política de Pago a Proveedores CT-001 ---------------------------- 172
10.2.2. Política de Manejo de Caja Chica CT-002 -------------------------- 179
10.2.3. Política de Emisión de Cheques CT-003 ---------------------------- 184
10.2.4. Política de Elaboración de Presupuestos CT-004 ----------------- 191
10.2.5. Política de Presentación de Estados Financieros CT-005 ------- 194

Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE PAGO A PROVEEDORES CT-001
computación.
Revisión: A
Jefe de Página 1 de 7
Contabilidad Gerente General 24/05/2021
Propósito: Cancelar todas las facturas de manera oportuna, a fin de mantener buenas relaciones
con nuestros proveedores.
Alcance: Todos los pagos a nuestros proveedores.
Responsable de la Revisión: Jefe de Contabilidad.
Políticas:
1. Todos los pagos a nuestros proveedores serán cancelados mediante cheque con dos días
de anticipación a su vencimiento.
2. Los cheques serán elaborados los miércoles de cada semana.
3. El asistente de contabilidad será el encargado de realizar los pagos, esta labor se realizará
únicamente los viernes de 9:00 a.m. a 4:00 p.m.
4. Los proveedores serán notificados del pago de su factura por medio del asistente de
contabilidad.
5. Todo cheque emitido deberá contar con la firma del Jefe de Contabilidad y del Gerente
General.
6. El proveedor o su representante deberá firmar el váucher del pago emitido.
Conceptos:
Proveedores: Persona o sociedad que nos vende suministros a otros.
Formatos: Orden de compra forma CM-OC-003-2021
Váucher para pago forma CT-VP-001-2021.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
1.1 Elabora cheque para pago a proveedores.
2.1 Revisa cheque y demás documentos para el pago.
2.2 Verifica que los datos estén correctos. Si no están correctos devuelve a Asistente Contabilidad.
2.3 Firma cheque y envía a Gerente General, en caso de que todo este correcto.
3. Gerente General
3.1 Verifica que los datos estén correctos. En caso de no estar correctos, devuelve a Jefe de
Contabilidad.
3.2 Firma y envía cheque a Jefe de Contabilidad, en caso de estar todo en orden.
2.4 Envía documentos para pago a Asistente de Contabilidad.
1.2 Notifica del pago al proveedor.
4. Proveedor
4.1 Firma váucher de recibido el pago.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Diagrama de flujo
3. Gerente 4.
1. Asistente de 2. Jefe de
General Proveedor
Contabilidad Contabilidad
A B
2.1
Inicio
Revisa cheque.
No
3.1
4.1
¿Autoriza
Firma voucher.
cheque?
No 2.2
¿Datos Si
correctos?
3.2 Fin
Si Firma y envía
cheque a Jefe
2.3 Contabilidad.
Firma cheque y
A
envía a Gerente
General.
1.2 2.4
Notifica al Entrega cheque a
proveedor. asistente.
B
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Forma CM-OC-003-2021
ORDEN DE COMPRA No.035-2021
USB, lo mejor en
computación.
Forma: CM-OC-003-2021
Proveedor: _________________________(1)______________________________________
Atención: _____________________________(2)___________________________________
Dirección: __________________________(3)______________________________________
Fecha: ____________(4)______________
VALOR TOTAL
ITEM CANTID DESCRIPCION UNITARIO LEMPIRAS
AD
(5) (6) (7) (8) (9)
Subtotal (10)
ISV
(11)
TOTAL (12)
(13)
Firma autorizada
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Instructivo de llenado forma CM-OC-003-2021
No. de
1 Proveedor Se anota el nombre del proveedor

para hacer la compra
2 Atención Se anota el nombre de la persona

a quien se dirige la orden de compra
3 Dirección Anotar la dirección del proveedor
4 Fecha Se anota la fecha en que se elabora la

orden de compra
5 Ítem Se enumeran los artículos cotizados

Ej. dos productos así: 1/2, 2/2
6 Cantidad Se indica la cantidad cotizada por

cada producto
7 Descripción Se hace una descripción de cada

producto cotizado
8 Valor Unitario Se anota el precio unitario de cada

producto cotizado
9 Total Lempiras Se multiplica el número de unidades

10 Subtotal Se suma el total de todos los productos

cotizados
11 ISV Es el impuesto sobre ventas, se

multiplica el subtotal por el 12%
12 Total Se suma el Subtotal más el ISV
13 Firma autorizada Firma de la persona que autoriza la

orden de compra
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Forma CT-VP-001-2021
VÁUCHER DE PAGO
USB, lo mejor en
computación
Numero de cheque: 4249 Forma: CT-VP-001-2021
Monto del cheque: ________________________(1)______________________________________
Fecha: _____________(2)______________________
Pagar a: _____________________________________(3)__________________________________
Dirección: _________________________________(4)_____________________________________
Descripción (5) Monto (6)
Total (7)
_______(8)____________ ________(9)___________ ______(10)___________

Elaborado por Autorizado por Recibido por
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Instructivo de llenado forma CT-VP-001-2021
No. de
1 Monto del cheque Escribir el valor total del cheque en

letras
2 Fecha Se anota la fecha en que se elabora

el cheque
3 Pagar a Anotar el nombre completo del

beneficiario, empresa o particular
4 Dirección Se anota la dirección del beneficiario
5 Descripción Se detallan las facturas y artículos que

Cancelan mediante el cheque
6 Monto Se indica la cantidad (es) a pagar
7 Total Se suman todos los valores que se

cancelan mediante el cheque
8 Elaborado por Firma de la persona que elabora el

cheque
9 Autorizado por Firma del Jefe de Contabilidad
10 Recibido por Firma de quien recibe el cheque

Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE MANEJO DE CAJA CHICA CT-002
computación.
Revisión: A
Propósito: Establecer un fondo que nos permita atender de una manera ágil todos aquellos pagos
menores para evitar pérdida de tiempo.
Alcance: Todos los pagos menores.
Políticas:
1. El fondo de caja chica queda establecido por un valor de L.5,000.00
2. El asistente de contabilidad es el responsable de su custodia.
3. Los jefes de departamento son los autorizados para solicitar pagos de caja chica.
4. La reposición del fondo de caja chica, se hará cuando se haya gastado el 80% del mismo.
5. El monto máximo a pagar de caja chica será de L.500.00.
6. Todo gasto de caja chica será autorizado por el Jefe de Contabilidad.
Conceptos:
Caja Chica: Fondo en efectivo que se utiliza para cubrir pagos menores.
Vale de caja chica, forma CT-VL-002-2011: Es un documento que se utiliza para movimientos
internos de una oficina o empresa. Cuando un empleado solicita dinero para comprar algún material
o artículos que no haya en existencia en la empresa, o porque desea un adelanto sobre su salario,
se llena un “vale de caja”.
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
1. Jefe de Departamento
1.1 Llena y presenta vale para realizar gasto menor.
2.1 Decide si autoriza el gasto. Si la respuesta es No, fin del proceso.
2.2 Firma vale en caso de que decida autorizar el gasto.
3.1 Entrega el valor señalado en el vale.
3.2 Revisa fondo disponible para decidir si requiere solicitar reembolso del fondo de caja chica. Si la
respuesta es No, fin del proceso.
3.3 Elabora liquidación de los gastos de caja chica, en caso de que requiera solicitar el reembolso
del fondo.
2.3 Revisa liquidación de caja chica.
2.4 Verifica que los datos estén correctos. En caso de no estar correctos, regresa al asistente de
contabilidad para hacer correcciones.
2.5 Autoriza el reembolso del fondo de caja chica, en caso de tener la liquidación correcta.
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Diagrama de flujo
1. Jefe de 2. Jefe de 3. Asistente de

Departamento Contabilidad Contabilidad
No
2.1 3.1
Inicio ¿Autoriza Fin Entrega monto del
vale? vale.
Si
No
1.1 3.2
2.2
Presenta vale ¿Requiere Fin.
Firma vale.
para gasto. reembolso?
Si
3.3
2.3
Elabora
Revisa
liquidación
liquidacíon.
No
2.4
¿Datos
correctos?
Si
2.5
Autoriza
reembolso.
Fin
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Forma CT-VL-002-2021
VALE DE CAJA CHICA No. 026

USB, lo mejor en
computación
Forma: CT-VL-002-2021
Fecha: ________(1)_____________ Valor L. ___(2)_____
Cantidad: _________________________(3)_______________________________
Concepto: _________________________(4)_______________________________
__________(5)____________ __________(6)___________
Firma Solicitante Firma Autorización
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Instructivo de llenado forma CT-VL-002-2021
No. de
1 Fecha Se anota la fecha en que se otorga

el vale de caja chica
2 Valor Se anota la cantidad del vale en

números y en lempiras
3 Cantidad Anotar la cantidad del vale en letras
4 Concepto Se hace una descripción para que se

utilizará el dinero del vale
5 Firma solicitante Firma la persona que solicita el vale
6 Firma autorización Firma la persona que autoriza el vale

Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE EMISIÓN DE CHEQUES CT-003
computación.
Revisión: A
Propósito: Establecer el procedimiento mediante el cual la empresa cancelará todas las compras
de bienes y servicios, para llevar un control detallado de los mismos.
Alcance: Todos los cheques emitidos para cancelar bienes y servicios.
Políticas:
1. Solamente se emitirán cheques para realizar pagos mayores a L.500.00.
2. Los cheques se emitirán los miércoles, para ser entregados únicamente los días viernes de 9:00
a.m. a 4:00 p.m.
3. Todo cheque deberá contar con las firmas del Jefe de Contabilidad y del Gerente General.
4. El tiempo máximo que la empresa guardará un cheque no reclamado por el beneficiario será de 2
meses. Transcurrido ese tiempo, si el cheque no ha sido reclamado se procederá a anularlo.
5. Todo cheque emitido deberá ser respaldado por un codo en el que se indique el nombre del
beneficiario, el banco al cual pertenece, el número de cuenta y el monto de este.
6. El codo deberá ser firmado por la persona que recibe el cheque, además de proporcionar su
número de identidad y de teléfono.
Conceptos:
Cheque: Es un título valor por medio del cual el titular de la cuenta extiende a un beneficiario la
autorización para retirar de su cuenta una determinada cantidad de dinero.
Formatos: Váucher para pago forma CT-VP-001-2021.
Orden de compra forma CM-OC-003-2021.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
1.1 Revisa próximos pagos a vencer.
1.2 Recopila documentación para la emisión del cheque.
1.3 Realiza la emisión del cheque.
2.1 Revisa que la documentación este completa para realizar el pago.
2.2 ¿Están completos los documentos?
2.2.1 Solicita completar documentación, en caso de que no le estén y regresa al punto 1.2.
2.3 Verifica que el cheque este correcto.
2.3.1 Solicita corregir el cheque, en caso de que este incorrecto y regresa para su corrección al punto
1.3.
2.4 Firma el cheque y envía al Gerente General, en caso de estar todo en orden.
3. Gerente General
3.1 Revisa que la información esta correcta, si no lo está regresa al punto 2.1.
3.2 Firma el cheque y envía al Jefe de Contabilidad, en caso de estar todo en orden.
2.5 Envía cheque y demás documentación al Asistente de Contabilidad.
1.4 Solicita firma al beneficiario o su representante y paga el cheque.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Diagrama de flujo
1. Asistente de 2. Jefe de
Contabilidad 3. Gerente General
Contabilidad
Inicio 2.1
Revisa C
documentación
1.1
No
Revisa proximos 2.2
pagos a vencer 2.2.1
¿Documentos
Solicita completar
completos?
Si
1.2 No
A Recopila
2.3
documentacion 2.3.1
¿Cheque
Solicita corregir
correcto?
Si
1.3
B Emite cheque B
No
2.4 3.1
Firma y envia a ¿Información C
Gerente General correcta?
Si
1.4 2.5 3.2

Solicita firma al Envia cheque y Firma cheque y
beneficiario documentación envía
Fin
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Forma CT-VP-001-2021
VÁUCHER DE PAGO
USB, lo mejor en
computación
Numero de cheque: 4249 Forma: CT-VP-001-2021
Monto del cheque: ________________________(1)______________________________________
Fecha: _____________(2)______________________
Pagar a: _____________________________________(3)__________________________________
Dirección: _________________________________(4)_____________________________________
Descripción (5) Monto (6)
Total (7)
_______(8)____________ ________(9)___________ ______(10)___________

Elaborado por Autorizado por Recibido por
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Instructivo de llenado forma CT-VP-001-2021
No. de
1 Monto del cheque Escribir el valor total del cheque en

letras

el cheque
3 Pagar a Anotar el nombre completo del

Beneficiario, empresa o particular
4 Dirección Se anota la dirección del beneficiario
5 Descripción Se detallan las facturas y artículos que

Cancelan mediante el cheque
6 Monto Se indica la cantidad (es) a pagar
7 Total Se suman todos los valores que se

cancelan mediante el cheque
8 Elaborado por Firma de la persona que elabora el

cheque
9 Autorizado por Firma del Jefe de Contabilidad
10 Recibido por Firma de quien recibe el cheque

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
ORDEN DE COMPRA
USB, lo mejor en No.035-2021

computación.
Proveedor: _________________________(1)______________________________________
Atención: _____________________________(2)___________________________________
Dirección: __________________________(3)______________________________________
Fecha: ____________(4)______________
VALOR TOTAL
ITEM CANTIDAD DESCRIPCIÓN UNITARIO LEMPIRAS
(5) (6) (7) (8) (9)
Subtotal (10)
ISV (11)
TOTAL (12)
(13)
Firma autorizada
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Instructivo de llenado forma CM-OC-003-2021
No. de



orden de compra


cada producto

producto cotizado

producto cotizado


cotizados

12 Total Se suma el subtotal más el ISV

orden de compra
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE ELABORACIÓN DEL CT-004
computación. PRESUPUESTO
Revisión: A
Propósito: Establecer los gastos en que la empresa incurrirá en el próximo periodo fiscal para
alcanzar los objetivos de la empresa y establecer un control sobre los mismos.
Alcance: Todos los presupuestos de la empresa.
Políticas:
1. El periodo fiscal será desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre.
2. Los jefes de cada departamento, deberán proporcionar la información en cuanto a sus planes a
desarrollar en cada área específica.
3. El desarrollo del presupuesto estará a cargo del Jefe de Contabilidad.
4. El presupuesto deberá ser aprobado para su ejecución por el Gerente General.
5. Una vez aprobado el presupuesto, este será presentado a los jefes de departamentos.
6. Todo gasto fuera del presupuesto podrá ser aprobado, únicamente por el Gerente General.
Conceptos:
Presupuesto: Es la cantidad de dinero calculado para hacer frente a los gastos generales de una
organización. También suele decirse de los planes de una organización expresados de manera
numérica.
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
1. Jefe de Departamento
1.1 Presenta plan de presupuesto de su área respectiva.
2.1 Revisa información para elaborar el presupuesto.
2.2 Se pregunta si la información está completa.
2.2.1 Solicita completar, en caso de que la información no está completa y regresa al punto 1.2.
2.3 Elabora el presupuesto general de la empresa, en caso de tener la información completa de los
departamentos.
2.4 Envía el presupuesto general para la aprobación.
3. Gerente General
3.1 Revisa el presupuesto para proceder a su aprobación.
3.2 Toma la decisión de aprobar o no el presupuesto, en caso de no aprobar, remite al Jefe de

Contabilidad al punto 2.1.
3.3 Firma y aprobación del presupuesto en caso de ser positiva su decisión.
3.4 Discute el presupuesto con los Jefes de Departamentos.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Diagrama de flujo
1. Jefe de 2. Jefe de Contabilidad 3. Gerente General

Departamento
Inicio 2.1
Revisa C B
informacion
3.1
Revisa
1.1 No presupuesto
Presenta plan de 2.2 2.2.1
presupuesto ¿Informacion Solicita completar
completa?
Si No
3.2
A ¿Aprueba C
presupuesto?
A
2.3
Elabora
Presupuesto Si
General
3.3
Aprueba
presupuesto
2.4
Envia para
aprobacion
3.4
Discute
presupuesto con
B Jefes
Departamentos
Fin
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE PRESENTACIÓN DE CT-005
computación. ESTADOS FINANCIEROS
Revisión: A
Propósito: Mostrar periódicamente a la Gerencia General cual es la situación financiera de la

empresa, para poder tomar decisiones en base a los resultados obtenidos.
Alcance: Todos los Estados Financieros de la empresa.
Políticas:
1. Los Estados Financieros serán presentados al Gerente General a más tardar el 5 de cada mes.
2. El Gerente General será el único autorizado para aprobar los Estados Financieros de la empresa.
3. Una vez que los Estados Financieros hayan sido aprobados, se tendrá una reunión con los Jefes
de Departamentos para discutir los resultados obtenidos.
Conceptos:
Estados Financieros: Son herramientas para determinar el desempeño pasado de una firma y
pronosticar su situación financiera, se incluyen tanto el Balance General como el Estado de
Resultados.
Balance General: Es el estado financiero que muestra los activos, pasivos y el capital contable de
una empresa.
Estado de Resultados: Es el estado financiero que muestra tanto los ingresos como los costos y
gastos de la empresa en un periodo determinado, además nos muestra cómo se determinó la utilidad
neta o pérdida del ejercicio.
Flujo de Efectivo: Es un reporte que le ayuda a predecir sus necesidades de efectivo, cuando puede
comprar nuevo equipo, también le ayuda a administrar sus pagos a los proveedores. Así mismo, le
puede predecir un posible déficit y la necesidad de pedir financiamiento.
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
1.1 Elaborado los estados financieros.
1.2 Envía al Gerente General para su aprobación antes del 5 de cada mes.
2. Gerente General
2.1 Revisa los estados financieros.
2.2 Toma la decisión de aprobar o no los estados financieros.
2.2.1 Solicita al Jefe de Contabilidad corregir, en caso de no aprobarlos.
2.3 Firma y aprueba los estados de resultados, en caso de estar de acuerdo.
2.4 Discute con los Jefes de departamentos los estados de resultados.
2.5 Determinar acciones a emprender en base a los resultados obtenidos.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Diagrama de flujo
1. Jefe de 2. Gerente General
Contabilidad
Inicio A
1.1
2.1
Elabora estados
Revisa estados
financieros
financieros
No
1.2
Envia para su 2.2.1 2.2
aprobacion Solicita corregir ¿Aprueba?
Si
A
2.3
Firma y aprueba
2.4
Discute resultados
con Jefes de
Departmentos
2.5
Determina
acciones a
emprender
Fin
10.3 Políticas de Recursos Humanos
10.3.1. Política de Vacaciones RH-001 --------------------------------------- 198
10.3.2. Política de Sanciones Disciplinarias RH-002 ----------------------- 203
10.3.3. Política de Reclutamiento de Personal RH-003 -------------------- 210
10.3.4. Política de Selección de Personal RH-004 -------------------------- 217
10.3.5. Política de Contratación de Personal R-005 ------------------------ 224
10.3.6. Política de Práctica Profesional RH-006 ----------------------------- 233
10.3.7. Política de Becas de Estudio RH-007 -------------------------------- 242
10.3.8. Política de Prestamos a Empleados RH-008 ------------------------ 248
10.3.9. Política de Carnet de Identificación de RH-009 -------------------- 256
10.3.10. Política de Inducción RH-010 ----------------------------------------- 259
10.3.11. Política de Capacitación RH-011 ------------------------------------- 262
10.3.12. Política de Pago de Horas Extras RH-012 -------------------------- 267

Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE VACACIONES RH-001
computación.
Revisión: A
Recursos Gerente General 08/07/2021
Humanos
Propósito: Otorgar conforme a ley el período de descanso que le corresponde al empleado después
de un año de labores continuas.
Alcance: A todo el personal de la empresa.
Responsable de la Revisión: Jefe de Recursos Humanos.
Políticas:
1. El empleado tiene la potestad de solicitar vacaciones una vez que ha cumplido el año de labores,
sin embargo, esta deberá contar con el visto bueno de su jefe inmediato y la aprobación del Jefe de
Recursos Humanos.
2. Las vacaciones serán otorgadas de acuerdo con lo estipulado en el código de trabajo, artículos
345 al 356.
❖ Después de 1 año de servicio continuo

o 10 días laborables, consecutivos.
❖ Después de 2 años de servicio continuo
❖ Después de 3 años de servicio continuo
o 15 días laborables consecutivos.
❖ Después de 4 años o más de servicio continuo
Conceptos:
Vacaciones: Tiempo de descanso que la ley le otorga al empleado después de laborar un año
continuo en la misma empresa.
Formatos: Solicitud de vacaciones formato RH-SV-001-2021.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
1. Empleado
1.1 Presenta solicitud de vacaciones.
2. Jefe inmediato
2.1 Decide si da visto bueno o no a la solicitud. Si la respuesta es No, finaliza el proceso.
2.2 Firma solicitud si está de acuerdo y envía al empleado.
1. Empleado.
1.2 Envía solicitud al Jefe de Recursos Humanos.
3. Jefe de Recursos Humanos
3.1 Revisa antigüedad laboral del empleado.
3.2 Toma la decisión de aprobar o no la solicitud, si la respuesta es No, fin del proceso.
3.3 Firma solicitud, si está de acuerdo.
3.4 Entrega constancia al empleado.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Diagrama de flujo
3. Jefe Recursos
1. Empleado. 2. Jefe inmediato.
Humanos.
2.1
No
Inicio ¿Da visto Fin A
bueno?
Si
3.1
1.1 Revisa antigüedad
Presenta solicitud 2.2 laboral del
Firma solicitud y empleado.
envia a empleado.
3.2
No
1.2 Envia solicitud ¿Autoriza Fin
a Jefe de R.H. vacaciones?
Si
3.3
A
Firma solicitud
3.4
Entrega
constancia al
empleado.
Fin
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Forma RH-SV-001-2021
SOLICITUD DE VACACIONES
USB, lo mejor en No.046

computación
Forma: RH-SV-001-2021
Fecha: _________(1)___________
Nombre del empleado: _________(2)_______________ No. de empleado: __(3)__
Departamento: _______(4)_______________ Cargo: ______(5)__________
No. de días solicitados: __________(6)_________________
Fecha para reincorporarse al trabajo: ______(7)__________
___________(8)______________ __________(9)___________
Firma del solicitante Jefe inmediato
____________(10)____________
Jefe de R.H.
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Instructivo de llenado forma RH-SV-001-2021
No. de
1 Fecha Se anota la fecha en que se presenta

la solicitud de vacaciones
2 Nombre del empleado Se anota el nombre del empleado

solicita las vacaciones
3 No. de empleado Corresponde al número del empleado

que solicita vacaciones
4 Departamento Se indica el departamento a que

pertenece el solicitante
5 Cargo Se indica el nombre del puesto que

que desempeña el solicitante
6 No. de días solicitados Debe indicarse la cantidad de días

que solicita de sus vacaciones
7 Fecha para reincorporarse Se anota la fecha en que regresa

al trabajo al trabajo luego de sus vacaciones
8 Firma del solicitante Firma la persona que solicita las

vacaciones
9 Jefe inmediato Firma el jefe inmediato dando su visto

bueno a la solicitud
10 Jefe de R.H. Firma el Jefe de R.H. aprobando la

solicitud de vacaciones
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE SANCIONES RH-002
computación. DISCIPLINARIAS
Revisión: A
Humanos
Propósito: Reducir al mínimo aquellos problemas que se puedan originar por el mal comportamiento
de los empleados o la falta de cumplimiento a las políticas de la empresa.
Alcance: A todo el personal de la empresa.
Políticas:
1. Si se comprueba que el empleado ha incumplido con sus labores o causa problemas dentro
de la empresa, se le hará un llamado de atención verbal por parte del Jefe de Recursos
Humanos.
2. Si el empleado es reincidente se le enviará un memorándum y será amonestado de la
siguiente manera: primero con 3 días de suspensión de labores, segundo con una
suspensión de 6 días, en ambos casos la sanción se aplicará sin goce de sueldo.
3. Si aún con todo lo anterior la actitud del empleado no cambia su comportamiento, se
levantará un acta para el despido directo.
4. Son otras razones para la suspensión temporal de un trabajador:
a. Falta o disminución de trabajo no imputable al empleador.

b. Incumplimiento de alguna cláusula del contrato de trabajo.
c. Violación del reglamento interno de la empresa.
Conceptos:
Sanciones: Castigo que se aplica a aquellos empleados que no cumplen con las políticas
establecidas.
Formatos: Memorándum para sanciones forma RH-MS-003-2021.
Notificación de despido forma RH-ND-002-2021.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
1.1 Verifica que se haya cometido la falta.
1.2 La investigación le permite determinar si se cometió o no la falta. Si no se ha cometido la falta,

fin del proceso. Si la falta fue cometida, continúa el proceso.
1.3 Revisa el expediente del empleado.
1.4 Al revisar el expediente se dará cuenta si el empleado es reincidente o no.
1.4.1Hace un llamado de atención verbal, en el caso que no sea reincidente y luego finaliza el
proceso.
1.5 Aplica sanción de acuerdo a la reincidencia y comunica al empleado.
2. Empleado.
2.1 Recibe sanción de acuerdo con la falta cometida.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
Diagrama de flujo
1. Jefe de Recursos 2. Empleado

Humanos
Inicio A
1.1 2.1
Verifica comision Recibe sancion.
de falta.
No Fin
1.2
¿Cometio Fin
falta?
Si
1.3
Revisa
expediente.
No 1.4.1
1.4
Realiza llamado
¿Aplica
de atencion
sancion?
verbal.
Si
1.5
Aplica sancion y
Fin
comunica al
empleado.
A
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
Forma RH-ND-002-2021
NOTIFICACION DE DESPIDO
USB, lo mejor en
Computación No.012
Fecha: _______(1)___________ Forma: RH-ND-002-2021
Nombre: ___________(2)__________________
Asunto: Notificación de despido por violación del reglamento interno
Estimado ________(3)___________:
Por medio de la presente se le notifica que su contrato de trabajo con esta empresa, queda
cancelado a partir de __________(4)__________.
Esta acción es necesaria debido a la violación del reglamento interno de la empresa que se
detalla a continuación:
(5)
El pago de su liquidación total será por el período que finaliza el

___________(6)_____________. No tendrá derecho a indemnización ya que su despido es
por causa justificada. Deberá ponerse en contacto con
______________(7)_________________ para hacer arreglos con otros derechos que sí le
corresponden tal como los otorgados por la cooperativa de empleados.
Lamentamos tener que haber tomado esta medida y esperamos que tenga éxitos en sus
futuras actividades.
Atentamente,
___________(8)_______________
Jefe de Recursos Humanos
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
Instructivo de llenado forma RH-ND-002-2021
No. de

notificación de despido
2 Nombre Se anota el nombre del empleado a

quien se dirige la nota de despido
3 Estimado Nombre del empleado a quien se dirige

la nota
4 A partir de Se indica la fecha en que finaliza el

contrato de trabajo
5 Se detalla a continuación Se hace una descripción para indicar

la causa del despido
6 Que finaliza el Se señala la fecha hasta la cual abarca

su liquidación total
7 En contacto con Se le indica el nombre de la persona a

contactar para derechos a los que sí le
puedan corresponder
8 Jefe de Recursos Humanos La nota debe ser firmada por el Jefe

de Recursos Humanos
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
Forma RH-MS-003-2021
MEMORANDUM
USB, lo mejor en
computación No.034
Forma: RH-MS-003-2021
Para: _________(1)______________
De: __________(2)______________
Fecha: ________(3)_____________
Asunto: ____________(4)____________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Atentamente,
_____________(5)_______________
Jefe de Recursos Humanos
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
Instructivo de llenado forma RH-MS-003-2021
No. de
1 Para Se anota el nombre de la persona a

quien se dirige el memorándum
2 De Se anota el nombre de la persona

que elabora el documento

el memorándum
4 Asunto Se hace una narración descriptiva

indicando el motivo del memorándum
5 Jefe de Recursos Humanos La notificación del memorándum

debe ser firmada por el Jefe de
Recursos Humanos
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE RECLUTAMIENTO DE RH-003
computación. PERSONAL
Revisión: A
Humanos
Propósito: Atraer candidatos calificados que puedan cubrir aquellas vacantes disponibles en
nuestra empresa.
Alcance: Todos los candidatos para un puesto de trabajo.
Políticas:
1. Toda solicitud de personal deberá ser requerida por el jefe del departamento interesado.
2. Para toda nueva plaza o sustitución la empresa otorga prioridad al personal ya existente, en caso
de no encontrar candidatos internos se realizará el reclutamiento externo.
3. Para aquellas plazas de reemplazo, bastará con la autorización del Jefe de Recursos Humanos y
el visto bueno del departamento solicitante.
4. Cuando se trate de la creación de una nueva plaza, se requerirá la aprobación del Gerente
General.
Conceptos:
Reclutamiento: Es el proceso mediante el cual la empresa busca los candidatos más idóneos para
cubrir plazas vacantes, el reclutamiento puede ser tanto interno como externo.
Formatos: Solicitud de empleo forma RH-SE-004-2021.
Requisición de personal forma RH-RP-005-2021.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
1. Jefe del departamento
1.1 Llena y envía requisición de personal.
2.1 Revisa la requisición de personal.
2.2 Verifica si la requisición se trata de la creación de una nueva plaza.
2.2.1 Envía a Gerente General si la requisición es por una nueva plaza.
3. Gerente General
3.1 Revisa requisición para la creación de una nueva plaza.
3.2 Decide la aprobación o no de la nueva plaza. Si no la aprueba, fin del proceso.
3.3 Notifica al Jefe de Recursos Humanos en caso de autorizar la creación de la nueva plaza.
2.3 Inicia reclutamiento interno, ya se trate de una nueva plaza o la sustitución de una ya existente.
2.4 Se pregunta si hay candidatos internos.
2.4.1 Inicia reclutamiento externo en caso de no haber candidatos internos.
2.5 Prepara entrevistas a los candidatos para luego iniciar el proceso de selección.
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
Diagrama de flujo
1. Jefe del 2. Jefe de Recursos 3. Gerente General

departamento Humanos
Inicio 2.1 3.1

Revisa requisicion Revisa requisicion
1.1 No
Llena y envía Si 2.2.1
requisición 2.2 3.2
Envia a Gerente
¿Nueva plaza? ¿Aprueba Fin
General
nueva plaza?
No Si
2.3
Inicia 3.3
reclutamiento Autoriza y notifica
interno
No 2.4.1
2.4
Inicia
¿Hay
reclutamiento
candidatos?
externo
Si
2.5
Prepara entrevista
Fin
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
Forma RH-SE-004-2021
SOLICITUD DE EMPLEO
USB, lo mejor en Forma: RH-SE-004-2021

Computación
Fotografía
reciente
(4)
Fecha (1)
Puesto al que aspira (2)
Sueldo mensual deseado (3)
DATOS PERSONALES (5)
Nombre completo: Edad:
Dirección: Nacionalidad:
Correo electrónico: Teléfono:
Estado civil:
DOCUMENTACION (6)
No. de cedula o pasaporte:
R.T.N.: IHSS:
DATOS FAMILIARES (7)
Nombre dependiente Edad Dirección
ESCOLARIDAD (8)
Nombre institución Dirección Años Grado académico
REFERENCIAS PERSONALES (9)

Nombre Dirección Teléfono
___________(10)_________
Firma del solicitante
Código:
USB, lo mejor en
PERSONAL
Humanos
Instructivo de llenado forma RH-SE-004-2021
No. de
1 Fecha Indicar la fecha en que se presenta

la solicitud
2 Puesto al que aspira Nombre del puesto al que aspira
3 Sueldo mensual deseado Indicar su aspiración salarial
4 Fotografía reciente Fotografía reciente del solicitante
5 Datos personales Llenar la información indicada

del solicitante
6 Documentación Anotar el número de cédula o

pasaporte, RTN e IHSS del
solicitante
7 Datos familiares Anotar el nombre de los dependientes,

así como su edad y dirección
8 Escolaridad Escribir en orden ascendente los

los grados académicos obtenidos,
iniciando con primaria, secundaria, etc.
9 Firma Jefe Departamento Firma del Jefe del Departamento que

10 Autorizado por Firma del Jefe de Recursos Humanos

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
Forma RH-RP-005-2021
REQUISICION DE PERSONAL
USB, lo mejor en No. 048

Computación
Forma: RH-RP-005-2021
Fecha: _______(1)______________
Nombre del solicitante: ____________(2)_______________________
Departamento solicitante: _______________(3)__________________
1. Información del puesto vacante
Nombre del puesto: _________________(4)_________________________________
Nivel escolar: _________________________(5)______________________________
Estado civil: _______(6)___________________ Sexo: _____(7)_______
Idioma: ______________(8)________________ Porcentaje: _(9)______
Conocimientos especiales:
_________________________(10)________________________________________
Experiencia laboral:
_________________________(11)________________________________________
2. Otros datos
Objetivo del puesto:
________________________(12)_________________________________________
Motivo de la solicitud:
__________________________(13)_______________________________________
___________(14)_________
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
Instructivo de llenado forma RH-RP-005-2021
No. de

la solicitud
2 Nombre del solicitante Nombre de quien presente la

requisición de personal
3 Departamento solicitante Indicar el nombre del departamento

para el cual se solicita el personal
4 Nombre del puesto Escribir el nombre del puesto

vacante
5 Nivel escolar Indicar el nivel escolar requerido

del candidato a ocupar el puesto
6 Estado civil Anotar el estado civil (soltero, casado,

viudo, etc.) del candidato al puesto
7 Sexo Anotar el sexo del candidato
8 Idioma Indicar el idioma que se requiere

del candidato al puesto
9 Porcentaje Se refiere al porcentaje de dominio

el idioma requerido
10 Conocimientos especiales Detallar si fuera el caso, qué
conocimiento se requiere que
tenga el candidato al puesto
11 Experiencia laboral Indicar el tiempo en cuanto a
experiencia laboral debe tener
el candidato
12 Objetivo del puesto Señalar cuáles son las funciones
principales del puesto
13 Motivo de la solicitud Explicar si la requisición es para
cubrir una plaza vacante o la
creación de una nueva
14 Firma del solicitante Firma del Jefe de Departamento

que presenta la requisición
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE SELECCIÓN DE PERSONAL RH-004
computación.
Revisión: A
Humanos
Propósito: Seleccionar los mejores candidatos de acuerdo con los requerimientos del puesto para
el cual se busca su contratación.
Alcance: Todos los candidatos para un puesto de trabajo.
Políticas:
1. Para toda plaza vacante se seleccionarán como mínimo dos candidatos.
2. Todos los candidatos seleccionados deberán cumplir con los requisitos del puesto.
3. Todos los candidatos seleccionados, ya sean estos reclutados interna o externamente deberán
someterse a los exámenes y pruebas sicométricas.
4. Los candidatos seleccionados, deberán recibir el visto bueno del jefe del departamento interesado
para su contratación.
Conceptos:
Pruebas sicométricas: Son exámenes cuyo objetivo es comprobar la capacidad, destreza y

habilidades del candidato a un puesto de trabajo. Se pueden clasificar en: entrevista de selección,
pruebas de conocimiento o capacidad, exámenes sicométricos y técnicas de simulación.
Selección de personal: Se refiere al procedimiento mediante el cual la empresa busca identificar y

escoger a los candidatos más idóneos para cubrir plazas vacantes.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
1.1 Cita al candidato para realizar pruebas sicométricas.
1.2 Practica pruebas al candidato.
1.3 Revisa si el candidato pasa las pruebas.
1.3.1 Descarta y continúa con otro candidato.
1.4 Envía al jefe del departamento interesado, en caso de haber pasado las pruebas.
2.1 Realiza entrevista al candidato.
2.2 Toma la decisión de aprobar o no al candidato. En caso de no aprobar, notifica al Jefe de

Recursos Humanos.
2.3 Otorga visto bueno del candidato para su contratación.
1.5 Inicia proceso de contratación.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Diagrama de flujo
1. Jefe de Recursos 2. Jefe del departamento

Humanos
Inicio
1.1
Cita al candidato
para realizar
A pruebas
1.2
Realiza pruebas al
candidato
2.1
1.3.1 Realiza entrevista
1.3 No Descarta al al candidato
¿Pasa las candidato y
pruebas? continua seleccion
No
Si 2.2
¿Aprueba al A
1.4 candidato?
Envia a jefe del
departamento Si
2.3
1.5
Otorga visto
Inicia proceso de
bueno del
contratacion
candidato
Fin
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
SOLICITUD DE EMPLEO

Computación
Fotografía
reciente
(4)
Fecha (1)
Nombre completo: Edad:
Dirección: Nacionalidad:
Correo electrónico: Teléfono:
Estado civil:
DOCUMENTACION (6)
No. de cedula o pasaporte:
R.T.N.: IHSS:
ESCOLARIDAD (8)

___________(10)_________
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
No. de

la solicitud

del solicitante
6 Documentación Anotar el número de cedula o

solicitante




Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos

Computación
Fecha: _______(1)______________
Nivel escolar: _________________________(5)______________________________
_________________________(10)________________________________________
_________________________(11)________________________________________
2. Otros datos
________________________(12)_________________________________________
__________________________(13)_______________________________________
___________(14)_________
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
No. de

la solicitud

Requisición de personal


vacante




el idioma requerido
10 Conocimientos especiales Detallar si fuera el caso, qué

el candidato
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE CONTRATACIÓN DE RH-005
Revisión: A
Humanos
Propósito: Formalizar una relación de trabajo para garantizar los deberes y derechos tanto del
trabajador como de la empresa.
Alcance: Todos los candidatos a contratar.
Políticas:
1. Todo empleado de nuevo ingreso deberá firmar su contrato de trabajo, esto se hará desde el
mismo momento en que haya sido seleccionado para cubrir una plaza en la empresa.
2. El personal de nuevo ingreso estará sujeto a un período de prueba de dos meses, contados a
partir de la fecha de su contratación.
3. Todo nuevo empleado deberá ser registrado en el Instituto Hondureño de Seguridad Social (IHSS),
el RAP-Fosovi.
4. El Jefe de Recursos Humanos se encargará de tramitar la apertura de una cuenta de ahorro del
nuevo personal.
Conceptos:
Contratación de personal: Se refiere al procedimiento, mediante el cual la empresa establece una

relación formal mediante un contrato de tiempo indefinido con el candidato seleccionado para cubrir
una vacante.
Contrato de trabajo RH-CT-006-2021.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
1.1 Se hace la pregunta si el candidato es actualmente empleado de la empresa.
1.1.1 Notifica ascenso y/o traslado en caso de que el candidato sea ya sea un empleado de la
empresa.
1.1.2 Inicia el período de prueba y luego fin de procedimiento.
1.2 Establece cita con el candidato en caso de que este no sea empleado de la empresa.
2. Candidato
2.1 Firma contrato en caso de que todavía no sea empleado de la empresa.
2.2 Inicia período de prueba.
1.3 Procede a registrar al nuevo empleado en el IHSS y el Rap-Fosovi.
1.4 Tramita apertura de cuenta de ahorro del nuevo empleado.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
Diagrama de flujo
1. Jefe de Recursos 2. Candidato

Humanos
Inicio
1.1 Si
1.1.1
¿El candidato
Notifica ascenso A
es actualmente
y/o traslado
empleado?
No
1.1.2
Inicia periodo de 2.1
prueba Firma contrato
1.2
A
Establece cita
Fin
1.3
2.2
Registra nuevo
Inicia periodo de
empleado al IHSS
prueba
y al Rap-Fosovi
1.4
Tramita apertura
cuenta de ahorro
Fin
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
SOLICITUD DE EMPLEO

Computación
Fotografía
reciente
(4)
Fecha (1)
Nombre completo: (5a) Edad: (5b)
Dirección: (5c) Nacionalidad: (5d)
Correo electrónico: (5e) Teléfono: (5f)
Estado civil: (5g)
DOCUMENTACION (6)
No. de cedula o pasaporte: (6ª)
R.T.N.: (6b) IHSS: (6c)
(7a) (7b) (7c)

ESCOLARIDAD (8)
(8a) (8b) (8c) (8d)

(9a) (9b) (9c)

___________(10)_________
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
No. de

la solicitud

del solicitante
6 Documentación Anotar el número de cedula o

solicitante


9 Referencias personales Escribir el nombre, la dirección y el

teléfono de tres personas que puedan
dar referencias personales del
solicitante
10 Firma del solicitante Firma la persona que solicita empleo

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos

Computación
Fecha: _______(1)______________
Nivel escolar: _________________________(5)______________________________
_________________________(10)________________________________________
_________________________(11)________________________________________
2. Otros datos
________________________(12)_________________________________________
__________________________(13)_______________________________________
___________(14)_________
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
No. de

la solicitud

requisición de personal


vacante




el idioma requerido
10 Conocimientos especiales Detallar si fuera el caso, que

el candidato
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
Forma RH-CT-006-2021
CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO
USB, lo mejor en
Computación
Forma: RH-CT-006-2021
Nombre del empleador: __________(1)_______________________
Dirección: _________________________(2)________________________________
Nombre del trabajador: ___________________(3)___________________________
Dirección: ________________________(4)________________________________
Lugar, fecha de nacimiento: ______________(5)____________________________
Nacionalidad: ___________(6)_________________
Puesto asignado: _________________(7)_________________________________
Salario: ____(8)___________ Duración del contrato: ____(9)________
Forma de pago: ___(10)____ Fecha de inicio: ______(11)__________
Fecha de vencimiento: _____(12)________
Lugar donde prestara sus servicios: ___________(13)________________________
Dado en la ciudad de _______(14)_____________ a los ____(15)_____________
del mes de _____(15a)____________ del año _______(15b)_______
___________(16)_________ __________(17)_____________
Firma del empleador Firma del empleado
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
Instructivo de llenado forma RH-CT-006-2021
No. de
1 Nombre del empleador Nombre del representan de

de la empresa
2 Dirección Anotar la dirección de la empresa
3 Nombre del trabajador Anotar el nombre del trabajador

a contratar
4 Dirección Escribir la dirección del empleado
5 Lugar, fecha de nacimiento Anotar estos datos del trabajador
6 Nacionalidad Corresponde a la nacionalidad

del trabajador
7 Puesto asignado Especificar el puesto para el

cual es contratado el empleado
8 Salario Indicar el salario a devengar
9 Duración del contrato Especificar si el contrato es

por tiempo definido o indefinido
10 Forma de pago Detallar si el pago se realizará

en forma quincenal o mensual
11 Fecha de inicio Indicar la fecha de inicio de labores
12 Fecha de vencimiento Anotar la fecha de vencimiento

en caso de ser contrato temporal
13 Lugar donde prestara sus servicios Indicar en qué lugar prestara
sus servicios
14 Lugar donde se firma el contrato Ciudad donde se firma
15 Indicar el día, mes y año en que Fecha correspondiente a la firma

firma el contrato
16 Firma del empleador Firma del representante de la empresa
17 Firma del empleado Firma del empleado contratado

Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE PRÁCTICA PROFESIONAL RH-006
computación.
Revisión: A
Humanos
Propósito: Como un aporte a la sociedad, nuestra organización abre las puertas a todos aquellos
alumnos de último año que requieran de un lugar para realizar su práctica profesional, siendo este
un requisito previo a la obtención de su título académico.
Alcance: Todos los aspirantes a realizar su práctica profesional en nuestra empresa.
Políticas:
1. Se aceptará un número máximo de 3 practicantes, que serán distribuidos en los diferentes

departamentos, de acuerdo al nivel de conocimiento que muestre su perfil.
2. El Jefe de Recursos Humanos, será quien asigne el departamento dónde el solicitante realizará
su práctica de acuerdo a la profesión que esté alcanzando.
3. Todos los practicantes gozarán de los beneficios de alimentación gratis y celebración al culminar
la práctica, como un acto de agradecimiento por sus servicios prestados.
4. Si el practicante es empleado, gozará los mismos beneficios de empleado y se le pagará el sueldo

normal.
5. Toda solicitud deberá ser presentada con un mes de anticipación, antes de iniciar su práctica.
6. La carta de aceptación deberá ser confirmada en los siguientes diez días como máximo, después
de entregada la solicitud.
Código:
. POLÍTICA DE PRÁCTICA PROFESIONAL RH-006
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
7. Todo practicante deberá someterse al reglamento interno de la empresa
8. El candidato a prácticamente deberá tener un índice académico no menor de 80%, para lo cual
deberá presentar constancia de la institución académica a la cual pertenece.
9. El prácticamente deberá portar en un lugar visible su gafete que lo identifique como “Practicante”.
10. Si el practicante no cumpliera con lo indicado en el reglamento interno de la empresa, esta dará
por finalizada la práctica profesional y no dará ninguna constancia de esta.
Conceptos:
Práctica profesional: Es el periodo de tiempo durante el cual el estudiante de último año debe poner
en práctica los conocimientos adquiridos durante su formación académica.
Formatos: Solicitud de Práctica Profesional forma RH-PP-007-2021.
Constancia de Práctica Profesional forma RH-CPP-008-2021.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
1. Solicitante
1.1 Llena solicitud de práctica profesional.
2. Asistente de Recursos Humanos
2.1 Revisa documentos para verificar si cumple los requisitos.
2.2 Se pregunta si cumple requisitos. Si la respuesta es no, fin del proceso.
2.3 Si cumple requisitos, luego se pregunta si hay cupo disponible. Si la respuesta es no, fin del
proceso.
2.4 Envía documentos al Jefe de Recursos Humanos, en caso de haber cupo disponible y que
cumpla los requisitos.
3.1 Decide si autoriza o no la solicitud. Si decide no aceptar, fin del proceso.
3.2 Firma y asigna departamento para la práctica, en caso de haber aprobado la solicitud.
2.5 Notifica al solicitante la aprobación para la práctica profesional.
1. Solicitante
1.2 Realiza práctica en el departamento asignado.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
3.3 Verifica si cumple el reglamento interno.
3.3.1 Ordena finalizar práctica en caso de que el practicante no cumpla el reglamento interno.
3.4 Elabora la constancia de práctica profesional en caso de que el prácticamente haya finalizado la
misma con buen suceso.
2.6 Entrega constancia al prácticamente.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Diagrama de flujo
1. Solicitante 2. Asistente de 3. Jefe de Recursos

Recursos Humanos Humanos
Inicio 2.1
Revisa
documentos
A
1.1
Llena solicitud de
prácticca No No
profesional 2.2
¿Cumple Fin 3.1
Fin
requisitos? ¿Autoriza?
Si Si
1.2
Realiza practica No
3.2
2.3
Fin Firma y asigna
¿Hay cupo?
departamento
Si
B
2.4 B
Envia a Jefe
A
Recursos
Humanos
No
3.3 3.3.1
¿Cumple Ordena finalizar
reglamento? practica
2.5
Notifica al Si
solicitante
3.4
Elabora
Fin
constancia
2.6
Entrega
constancia
Fin
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Forma RH-PP-007-2021
SOLICITUD DE PRACTICA PROFESIONAL

Computación
Forma: RH-PP-007-2021
Fotografía
(2)
Fecha: ______(1)__________
Nombre del solicitante: _______________________(3)_______________________
Dirección/teléfono: ______(4)__________
Institución en la que realiza estudios: __________________(5)_________________
Dirección/teléfono: _____________(6)_____________________________________
Carrera que estudia: __________________(7)______________________________
_________(8)___________
___________________________________________________________________
PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Fecha de la resolución: _______(9)__________________
Aprobada: ___(10)___ Denegada: __(11)_____
Observaciones: _______(12)_____________________________________________
__________(13)_____________
Firma autorizada
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Instructivo de llenado forma RH-PP-007-2021
No. de

2 Fotografía Pegar fotografía del solicitante
3 Nombre del solicitante Anotar nombre completo del solicitante
4 Dirección/teléfono Corresponde a la dirección y teléfono

del solicitante
5 Institución realiza estudios Anotar el nombre de la institución

donde realiza estudios académicos
6 Dirección/teléfono Corresponde a la dirección y teléfono

donde realiza estudios académicos
7 Carrera que estudia Nombre de la carrera que estudia
8 Firma del solicitante Firma de la persona que presenta

la solicitud de práctica profesional
9 Fecha de la resolución Corresponde a la fecha en que se

resuelve la solicitud
10 Aprobada Marcar con una X, en caso de aprobar
11 Denegada Marcar con una X, en caso de denegar
12 Observaciones Indicar el departamento al que ha sido

asignado el solicitante, además
cualquier otra observación sobre la
aceptación o negación de la solicitud
13 Firma autorizada Firma el Jefe de Recursos Humanos

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Forma RH-CPP-008-2013
CONSTANCIA DE PRACTICA PROFESIONAL

Computación
Forma: RH-CPP-008-2021
Lugar y fecha: (1)
Nombre de la institución
(2)
Por medio de la presente se ha constar que el practicante: _____(3)_____________
ha culminado su práctica profesional en nuestra empresa, la cual inició el __(4)____
y finalizó el _______(5)__________.
Durante su práctica profesional, el practicante demostró un desempeño: (6)
Regular ______ Bueno ______ Excelente ______
_________(7)___________
Firma autorizada
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Instructivo de llenado forma RH-CPP-008-2021
No. de
1 Lugar y fecha Corresponde al lugar y la fecha en que

se emite la constancia
2 Nombre de la institución Escribir el nombre, teléfono y dirección

a la que se dirige la nota
3 Alumno Anotar el nombre completo del alumno
4 Inició el Fecha de inicio de la práctica
5 Finalizó Fecha de finalización de la práctica
6 Firma autorizada Firma y sello del Jefe de Recursos

Humanos
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE BECAS DE ESTUDIO RH-007
computación.
Revisión: A
Humanos
Propósito: Apoyar a todos nuestros empleados que deseen desarrollarse profesionalmente, lo cual
representa un beneficio tanto para ellos como para la empresa.
Alcance: Todos los empleados de nuestra empresa.
Políticas:
1. La empresa proporcionará becas de estudio a todos aquellos empleados que la soliciten.
2. Las becas de estudio aplican tanto a nivel secundario como a nivel de pregrado (universitario).
3. Para tener opción a este beneficio, el empleado deberá tener como mínimo tres años de laborar
de manera continua para la empresa.
4. La beca corresponde al 100% de los gastos de estudio, sin embargo, el porcentaje de la misma
estará determinado por la siguiente tabla:
a) Calificaciones arriba del 90%, se le otorga el 100% de la beca.
b) Calificaciones de 85% a 89%, se le otorga el 90% de la beca.
c) Calificaciones de 80% a 84%, se le otorga el 80% de la beca.
d) Calificaciones de 75% a 79%, se le otorga el 70% de la beca.
5. Si un beneficiario de la beca de estudio obtiene un promedio menor del 75% en sus calificaciones,
le será quitada la beca.
6. Cuando el beneficiario de la beca haya terminado sus estudios, este deberá continuar trabajando
para la empresa como mínimo durante cinco (5) años más, contados a partir de la finalización de sus
estudios. En el caso que el empleado decida abandonar la empresa al no más finalizar sus estudios,
este deberá cancelar el costo total de la beca. Si el empleado decide abandonar la empresa en el
transcurso de los cinco a/os mencionados, cancelara de manera proporcional el costo de la beca.
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Conceptos:
Beca de estudio: Se refiere al apoyo económico que la empresa brinda a los empleados para
continuar su preparación académica.
Desarrollo Profesional: Es el fruto de la planeación de la carrera y depende no solo del empleado en

su aspecto individual, sino que también del apoyo que reciba de la empresa. El desarrollo profesional
enriquece o mejora el desempeño del individuo con vistas a lograr los objetivos de la organización.
Formatos: Solicitud de beca de estudio forma RH-BE-009-2021.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
1. Solicitante
1.1 Presenta solicitud de beca de estudio.
2.1 Revisa solicitud para verificar que cumple con los requisitos.
2.2 Se pregunta si cumple con los requisitos, si la respuesta es no, fin del proceso.
2.3 Envía a Jefe de Recursos Humanos, en caso de cumplir con los requisitos.
3.1 Decide si autoriza o no la solicitud, si la respuesta es no, fin del proceso.
3.2 Otorga beca según porcentaje, en caso de que haya decidido autorizarla.
2.4 Notifica al solicitante de la beca la aprobación de esta.
1. Solicitante
1. Inicia o continúa sus estudios.
3.3 Verifica que el becado mantenga el porcentaje mínimo para seguir gozando del beneficio de la
beca.
3.3.1 Cancela beca, en caso de que el becado no mantenga el mínimo requerido.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Diagrama de flujo
1. Solicitante 2. Asistente de 3. Jefe de Recursos

Inicio 2.1
Revisa solicitud
1.1
Llena solicitud de
beca 2.2 No
¿Cumple Fin
requisitos? No
3.1
Fin
Si ¿Autoriza?
Si
1.2 2.3
Inicia/continua Envia a Jefe de
estudios Recursos
Humanos 3.2
Otorga beca
según indice
A
2.4
Notifica al A
solicitante
No
3.3
3.3.1
¿Mantiene
Cancela beca
indice minimo?
Si
Fin
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Forma RH-BE-009-2021
SOLICITUD DE BECA DE ESTUDIO

Computación
Fecha: ______(1)__________ Forma: RH-BE-009-2021
Nombre del empleado: _______________________(2)________________________
Código del empleado: ______(3)__________
Área de trabajo: _________(4)___________
Fecha de ingreso: _________(5)__________
Nivel académico: _____________________(6)______________________________
Institución académica: _____________________(7)__________________________
_________(8)___________
Firma del empleado
___________________________________________________________________
Observaciones: _______(12)_____________________________________________
__________(13)_____________
Firma autorizada
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Instructivo de llenado forma RH-BE-009-2021
No. de

la solicitud
2 Nombre del empleado Anotar el nombre completo del

empleado
3 Código del empleado Código del empleado solicitante
4 Área de trabajo Indicar el área o departamento donde

se desenvuelve actualmente el
empleado
5 Fecha de ingreso Anotar la fecha en que el empleado

ingresó a laborar a la empresa
6 Nivel académico Indicar el nivel académico que cursa

o aspira a cursar
7 Institución académica Institución académica donde estudia

actualmente o desea ingresar
8 Firma del empleado Firma del empleado solicitante
9 Fecha de la resolución Fecha en que se decide la aprobación

o no de la solicitud
10 Aprobada Marcar con una X en caso de aprobar
11 Denegada Marcar con una X en caso de denegar
12 Observaciones Incluir cualquier comentario ya sea que

se haya aprobado o no la solicitud
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE PRÉSTAMOS A RH-008
computación. EMPLEADOS
Revisión: A
Humanos
Propósito: Apoyar a nuestros empleados económicamente mediante préstamos para que puedan
solventar sus necesidades personales.
Políticas:
1. La empresa otorgara préstamos a aquellos empleados que requieran de una ayuda económica
para solventar sus necesidades personales.
2. Para que un empleado tenga opción a estos préstamos deberá tener como mínimo dos años de
antigüedad.
3. Los montos a que podrán optar los empleados de nivel operario, serán hasta por el 100% de su
sueldo mensual.
4. Los empleados de nivel ejecutivo podrán optar a préstamos hasta por un monto del 200% de su
sueldo mensual.
5. En cualquier caso el plazo máximo a pagar el préstamo será de 18 meses, el cual deberá ser
deducido por planilla. Para efectuar tal deducción el empleado firmará la debida autorización.
6. Para poder otorgar un nuevo préstamo al mismo empleado, este deberá tener cancelado el 100%
del préstamo anterior.
7. Los casos considerados como prioridad para prestar la ayuda económica son:
a) Enfermedades o tratamientos médicos del empleado o sus familiares.
b) Fallecimiento del cónyuge, hijos o padres.
c) Problemas de tipo judicial.
d) Cualquier otra situación que a criterio de la gerencia general considere oportuno brindar la
ayuda económica a través del préstamo.
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
8. La empresa cobrará una tasa de interés cinco puntos porcentuales debajo de la tasa activa
promedio vigente en el sistema financiero nacional.
9. En caso de que el empleado dejara de laborar para la empresa, cancelará con los beneficios
laborales, el saldo si lo tuviere pendiente.
Conceptos:
Tasa activa: Es el porcentaje por los préstamos que cobran las instituciones bancarias.
Préstamo: Es un crédito en dinero que se le hace a nuestros empleados, comprometiéndose a

devolver la cantidad solicitada en el tiempo o plazo definido por la empresa.
Formatos: Solicitud de préstamos a empleados forma RH-PE-010-2021.
Autorización deducción por planilla forma RH-ADP-011-2021.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
1. Empleado
1.1 Llena solicitud de préstamo.
2.1 Revisa solicitud para verificar que cumpla los requisitos.
2.2 Se pregunta si reúne los requisitos, si la respuesta es no, fin del proceso.
2.3 Envía a Jefe de Recursos Humanos, en caso de cumplir con los requisitos para el préstamo.
3.1 Decide si autoriza o no el préstamo, si decide no aprobar, fin del proceso.
3.2 Notifica a asistente de recursos humanos en caso de aprobar la solicitud.
2.4 Informa al empleado la aprobación del préstamo.
1. Empleado
1.2 Firma autorización para la deducción por planilla.
2.5 Solicita la emisión de cheque a contabilidad.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
Diagrama de flujo
1. Empleado 2. Asistente de 3. Jefe de Recursos

Inicio
2.1
Revisa solicitud
1.1
No
Llena solicitud de
préstamo 2.2
¿Reune Fin
requisitos?
Si
2.3 No
3.1
Envia a Jefe de
¿Autoriza Fin
Recursos
prestamo?
Humanos
Si
1.2 2.4
3.2
Firma autorizacion Notifica al
Autoriza y notifica
deduccion empleado
2.5
Solicita emision de
cheque
Fin
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
Forma RH-PE-010-2021
SOLICITUD DE PRESTAMOS A EMPLEADOS

Computación
Fecha: ______(1)__________ Forma: RH-PE-010-2021
Nombre del empleado: _______________________(2)________________________
Código del empleado: ______(3)__________
Motivo de la solicitud: __________________(4)______________________________
Monto solicitado: L. ____________(5)______________________________________
____________________________________________________________________
Plazo a pagar: ______(6)___________
Forma de pago: Semanal _______ Quincenal _______ Mensual _______

(7)
_________(8)___________
Firma del empleado
___________________________________________________________________
Observaciones: _______(12)_____________________________________________
__________(13)_____________
Firma autorizada
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
Instructivo de llenado forma RH-PE-010-2021
No. de

2 Nombre del empleado Anotar el nombre completo del

empleado que presenta la solicitud
3 Código del empleado Anotar código del solicitante
4 Motivo de la solicitud Indicar el motivo para solicitar el

préstamo (Ej. Enfermedad, personal)
5 Monto solicitado Indicar en letras y números la

cantidad solicitada
6 Plazo a pagar Señalar el plazo a pagar el préstamo
7 Forma de pago Marcar con una X la forma de pago

(Semanal, quincenal o mensual)
8 Firma del empleado Firma del empleado que presenta

la solicitud de préstamo
9 Fecha de la resolución Corresponde a la fecha en que se

resuelve la solicitud
10 Aprobada Marcar con una X, en caso de aprobar
11 Denegada Marcar con una X, en caso de denegar
12 Firma autorizada Firma el Jefe de Recursos Humanos

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Humanos
Forma RH-ADP-011-2021
AUTORIZACION DE DEDUCCION POR PLANILLA No.023

USB, lo mejor en
Computación
Fecha: ______(1)__________ Forma: RH-ADP-011-2021
Nombre del empleado: ____________________(2)____________________________
Código del empleado: _________(3)_______________
Motivo de la deducción: ________________(4)_______________________________
Fecha inicio/finalización: De ______(5)_______________ al _____________________
Total del monto a deducir: L. ________________(6)___________________________
_____________________________________________________________________
Forma de deducción: Semanal ______ Quincenal ______ Mensual _______

(7)
______________(8)____________
Firma del empleado
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Jefe de Recursos Página 8 de 8
Humanos Gerente General 08/07/2021
Instructivo de llenado forma RH-ADP-011-2021
No. de
1 Fecha Indicar la fecha en que el empleado

firma la autorización
2 Nombre del empleado Anotar nombre completo del empleado
3 Código del empleado Anotar el código correspondiente
4 Motivo de la deducción Especificar el motivo de la deducción

(Ej. Préstamo, crédito, etc.)
5 Fecha inicio/finalización Se debe anotar la fecha en que inicia

y finaliza la deducción
6 Total del monto a deducir Indicar en letras y en números cuál

es el monto para deducir
7 Forma de deducción Marcar con una X según corresponda

(Semanal, quincenal, o mensual)
8 Firma del empleado Corresponde a la firma del empleado

que autoriza la deducción
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE CARNET DE RH-009
computación. IDENTIFICACIÓN
Revisión: A
Humanos
Propósito: Identificar a nuestros empleados para que puedan ser fácilmente ubicados por nuestros
clientes al momento que requieran de ellos.
Políticas:
1. Todos los empleados de la empresa deberán portar su carnet de identificación en un lugar visible
durante toda la jornada de trabajo.
2. El personal que esté en período de prueba, deberá portar un carnet provisional que lo identifique
como “Personal en Entrenamiento”. Este carnet le será entregado desde el primer día en que inicia
labores.
3. Cuando el nuevo empleado termine su período de prueba, le será entregado el carnet de empleado
permanente.
4. El uso del carnet es obligatorio aun y cuando el empleado se encuentre fuera de la empresa,
siempre y cuando sea en horas laborables y esté realizando actividades propias de su trabajo.
5. En caso de pérdida del carnet, el empleado deberá solicitar uno nuevo, para lo cual tendrá que
cancelar la cantidad de L.150.00.
6. En caso de que el empleado deje la empresa ya sea por renuncia o despido, deberá entregar el
carnet de manera obligatoria.
7. El Jefe de Recursos Humanos es el encargado de mantener actualizados los datos del carnet de
identificación, esto es por cambios o ascensos de que sea objeto el empleado.
Conceptos:
Carnet: Tarjeta con fotografía que acredita la identidad de una persona o su pertenencia a una
empresa, agrupación o sociedad.
Código:
USB, lo mejor en
POLITICA DE CARNET DE RH-009
Revisión: A
Humanos
1.1 Aprueba diseño del carnet de identificación de los empleados.
2.1 Elabora carnet de identificación para los empleados.
2.2 Revisa si el empleado está en período de prueba.
2.2.1 Entrega carnet provisional, en caso de que el empleado este en período de prueba.
2.3 Entrega carnet permanente, en caso de que el empleado ya no esté en período de prueba.
3. Empleado
3.1 Porta carnet de identificación.
3.2 ¿Carnet extraviado?
3.2.1 Si no ha extraviado el carnet, se pregunta si ha finalizado el contrato de trabajo. Si la respuesta

es no, fin al proceso.
3.2.2 Entrega carnet al Asistente de Recursos Humanos, en caso de haber finalizado su contrato de
trabajo.
3.3 Solicita la reposición del carnet, en caso de haberlo extraviado.
2.4 Notifica a contabilidad para hacer la deducción por la reposición del carnet.
2.5 Realiza la reposición del carnet.

Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE CARNET DE RH-009
Revisión: A
Humanos
Diagrama de flujo
1. Jefe de Recursos 2. Asistente de 3. Empleado

Humanos Recursos HUmanos
2.1
Inicio Elabora carnet de
A
identificación
3.1
1.1 Porta carnet de
Aprueba diseño 2.2 identificacion
Si 2.2.1
de carnet ¿Empleado en
Entrega carnet
periodo de
provisional
prueba?
No No
No 3.2.1
3.2
¿Finaliza
2.3 ¿Extravia
contrato
Entrega carnet Fin carnet?
trabajo?
permanente
Si
Si
A
3.3 3.2.2
Solicita nuevo Entrega carnet a
carnet Asistente R.H.
2.4
Notifica a
contabilidad la
deduccion
Fin
2.5
Elabora y entrega
nuevo carnet
Fin
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE INDUCCIÓN RH-010
computación.
Revisión: A
Humanos
Propósito: Familiarizar a los empleados de nuevo ingreso acerca de la empresa y su puesto de

trabajo, proporcionándole la información necesaria para una más rápida adaptación.
Alcance: Todos los empleados recién contratados.
Políticas:
1. Todos los empleados de reciente contratación deberán recibir su respectiva inducción.
2. El Jefe de Recursos Humanos y el Jefe Inmediato serán los encargados de brindar la inducción.
3. La inducción incluirá información general de la empresa tal como, la misión, visión, reseña
histórica, valores, organigrama, tipo de departamentalización, objetivos. Además, la descripción de
su puesto de trabajo, obligaciones, responsabilidades, clientes, productos, etc.
4. El tiempo de duración de la inducción, dependerá de la complejidad del puesto asignado al recién

contratado.
Conceptos:
Manual de inducción: Es un documento que incluye información general de la empresa, tales como
la historia, valores, objetivos, organigrama, estrategias, beneficios, obligaciones, clientes y producto.
Reglamento interno: Se refiere al conjunto de normas para regular la relación obrero-patronal. Este
debe ser aprobado por el Ministerio de Trabajo para ser implementado legalmente.
Descripción del puesto: Este documento proporciona información del puesto, esto es las tareas,
deberes y responsabilidades. Además, indica cuales son las habilidades mínimas que debe tener la
persona para que pueda desarrollar un puesto.
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
1.1 Brinda la inducción al empleado recién contratado.
2. Empleado
2.1 Recibe la inducción general de la empresa.
3. Jefe Inmediato
3.1 Presenta el nuevo empleado al personal del departamento.
3.2 Brinda la inducción del departamento y del puesto.
2. Empleado
2.2 Inicia periodo de prueba.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Diagrama de flujo
1. Jefe de Recursos 2. Empleado 3. Jefe Inmediato

Humanos
2.1 3.1
Recibe la Presenta al
Inicio
induccion personal del
departamento
1.1 2.2 3.2

Brinda la Inicia periodo de Brinda la
induccion prueba induccion
Fin
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE CAPACITACIÓN RH-011
computación.
Revisión: A
Humanos
Propósito: Promover el desarrollo de las competencias laborales, con el fin de contribuir a alcanzar
los objetivos tanto de nuestros empleados como de la organización.
Alcance: Todos los empleados.
Políticas:
1. Todo el personal recibirá capacitación cada vez que ingrese un nuevo producto para la venta. La
capacitación será sobre el uso, manejo y especificaciones del producto.
2. Además el Jefe de cada departamento, deberá detectar en que otras áreas el personal necesita
recibir capacitación, para ello basara su justificación en los resultados de la evaluación del
desempeño.
3. Toda capacitación deberá ser aprobada por el Jefe de Recursos Humanos.
4. Las capacitaciones deberán estar relacionadas con las actividades que realice el empleado y con
el objetivo de la organización.
Conceptos:
Capacitación: Proceso mediante el cual se adquiere nuevas habilidades, conocimientos y actitudes

para el desarrollo, personal y/o profesional.
Formatos: Solicitud de capacitación forma RH-SC-012-2021.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
1. Jefe del Departamento
1.1 Determina necesidad de capacitación, en base a la evaluación del desempeño o el ingreso de

nuevo producto.
1.2 Presenta solicitud al Jefe de Recursos Humanos.
2.1 Toma la decisión si autoriza o no la capacitación, si la decisión es no, finaliza el proceso.
2.2 Firma solicitud en caso que decida autorizar.
2.3 Programa capacitación en base a lo solicitado.
2.4 Notifica al solicitante programa de capacitación.
1. Jefe del Departamento
1.3 Notifica al empleado o empleados de la capacitación.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Diagrama de flujo
1. Jefe 2. Jefe Recursos

Departamento Humanos
No
Inicio 2.1
Fin
¿Autoriza?
Si
1.1
2.2
Determina
Autoriza
necesidad de
capacitacion
capacitacion
1.2
2.3
Llena solicitud de
Programa
capacitación
capacitacion
1.3 2.4
Notifica a Notifica a Jefe del
empleado departamento
Fin
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Forma RH-SC-012-2021
SOLICITUD DE CAPACITACIÓN
USB, lo mejor en
Computación
Fecha: ______(1)__________ Forma: RH-SC-012-2021
Departamento solicitante: ____________________(2)_________________________
Tipo de capacitación: ______________(3)_______________
Participante (s): ________________(4)_________________
Motivo de la capacitación: _________________(5)____________________________
Lugar de la capacitación: ___________________(6)___________________________
Día, hora y fecha: ______________________(7)______________________________
Persona/institución responsable: _________________(8)_______________________
______________(9)____________ ________(10)__________
Firma del solicitante Aprobada por
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Instructivo de llenado forma RH-SC-012-2021
No. de

la solicitud
2 Departamento solicitante Anotar el nombre del departamento

que presenta la solicitud
3 Tipo de capacitación Indicar el tipo de capacitación
4 Participantes (s) Indicar a quién o quiénes va dirigida

la capacitación
5 Motivo de la capacitación Especificar el motivo de la capacitación

(Ej. Nuevo producto, por promoción o
ascenso, etc.)
6 Lugar de la capacitación Indicar donde se llevara a cabo la

capacitacion (interna o externa)
7 Día, hora y fecha Indicar el día, hora y fecha de la

capacitación
8 Institución/persona responsable Señalar quién es la persona o

institución responsable de la
capacitación
9 Firma del solicitante Corresponde a la firma del Jefe del

Departamento que presenta la
solicitud de capacitación
10 Aprobada por Firma del Jefe de Recursos Humanos

Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE PAGO DE HORAS EXTRAS RH-012
computación.
Revisión: A
Humanos
Propósito: Establecer y regular el procedimiento mediante el cual un empleado pueda realizar horas
extras en aquellas situaciones que la empresa lo requiera.
Alcance: Todos los empleados.
Políticas:
1. Toda solicitud de pago de horas extras deberá ser presentada por el jefe del departamento.
2. Quedan exentos del pago de horas extras los jefes de departamentos.
3. No podrán ser canceladas aquellas horas extras cuando su origen sea atribuido a la falta de
aplicación del empleado, que no haya concluido su labor durante el horario normal de trabajo.
4. Las horas extras se pagarán conforme lo detalla el Código del Trabajo:
a) Un recargo del 25% en la jornada diurna comprendida de 6:00 a.m. a 7:00 p.m.
b) Un recargo del 50% en la jornada mixta comprendida de 7:00 p.m. a 9:00 p.m.
c) Un recargo del 75% en la jornada nocturna comprendida de 9:00 p.m. a 6:00 a.m.
d) Un recargo del 100% en días de descanso o feriados nacionales.
5. El pago de horas extras estará incluido en la planilla más próxima a cancelar.
Conceptos:
Horas extras: Es el período de tiempo laborado después de la jornada normal trabajo.
Formatos: Solicitud de pago de horas extras forma RH-HE-013-2021.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
1.1 Llena solicitud para solicitud del pago de horas extras.
2.1 Revisa que los datos estén correctos.
2.1.1 Solicita corregir datos, en caso de no estar correctos, regresa al paso 1.1
2.2 Envía al Jefe de Recursos Humanos, en caso de estar los datos correctos.
3.1 Revisa solicitud de pago de horas extras.
3.2 Se pregunta si los datos están correctos, en caso de no estarlos regresa al paso 2.1.
3.3 Autoriza el pago de horas extras, en caso de tener los datos correctos.
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Diagrama de flujo
1. Jefe de 2. Asistente de 3. Jefe de Recursos

Departamento Recursos Humanos Humanos
Inicio B
1.1
Llena solicitud 2.1 No 2.1.1
pago de horas ¿Datos Solicita corregir
extras correctos? datos
Si 3.1
A Revisa solicitud
A
2.2
Envia a Jefe de
Recursos
Humanos
3.2 No
¿Datos B
correctos?
Si
2.3
Firma autorizacion
para pago
Fin
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Forma RH-HE-013-2021
SOLICITUD DE PAGO DE HORAS EXTRAS
USB, lo mejor en
Computación
Fecha: ______(1)__________ Forma: RH-HE-013-2021
Nombre del solicitante: _______________________(2)_______________________
Departamento: ___________(3)__________
Horas Porcentaje Total a

Fecha Nombre del empleado trabajadas de recargo pagar
(4) (5) (6) (7) (8)
______________(9)___________ __________(10)____________
Firma Jefe de Departamento Autorizado por
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Humanos
Instructivo de llenado forma RH-HE-013-2021
No. de

la solicitud
2 Nombre del solicitante Corresponde al Jefe del Departamento
3 Departamento Departamento al que están asignados

los empleados con horas extras
4 Fecha Se refiere a la fecha en que se

realizaron las horas extras
5 Nombre del empleado Anotar nombre completo del empleado

que realizó las horas extras
6 Horas trabajadas Indicar el total de las horas trabajas

conforme a cada fecha señalada
7 Porcentaje de recargo Anotar el porcentaje de recargo

conforme lo indica la política
8 Total Anotar el total a pagar por las horas

extras trabajadas


10.4 Políticas de Compras
10.4.1. Política de Compra de Activos CM-001 --------------------- 273
10.4.2. Política de Selección de Proveedores CM-002 ------------ 278
10.4.3. Política de Cotizaciones de Compras CM-003 ------------- 283
10.4.4. Política de Devolución sobre Compras CM-004 ------------ 288
10.4.5. Política de Solicitud Interna de Compras CM-005 ---------- 293

Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE COMPRA DE ACTIVOS CM-001
computación.
Revisión: A
Página 1 de 5
Jefe de Gerente General 08/07/2021
Compras
Propósito: Establecer el proceso que deben seguir los jefes de departamento para solicitar las
compras de activos.
Alcance: Toda compra de activos.
Responsable de la Revisión: Jefe de Compras.
Políticas:
1. Los jefes de departamento son los encargados de presentar la solicitud de compra de activos al
Jefe de Compras.
2. La solicitud de compra de activos podrá ser aprobada o no por el Jefe de Compras, siempre y
cuando el monto de la misma no sobrepase los CIEN MIL LEMPIRAS (L.100,000.00).
3. Si el monto de la solicitud de compra de activos sobrepasa los CIEN MIL LEMPIRAS

(L.100,000.00), esta únicamente podrá ser aprobada por el Gerente General.
4. Para que la compra de activos sea aprobada, esta deberá estar incluida en el presupuesto anual
de la empresa.
5. El proceso de compra, inicia hasta que se tiene aprobada la solicitud de compra de activos.
Conceptos:
Activos: son todos los bienes que posee la empresa, estos pueden ser tangibles o intangibles.
Formatos: Solicitud de compra de activo forma CM-SA-001-2021.

Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Página 2 de 5
Compras
1. Jefe de departamento
1.1 Elabora y envía solicitud de compra de activo.
2. Jefe de Compras
2.1 Revisa solicitud de compra de activo.
2.2 Se pregunta si existe partida presupuestal. Si a respuesta es No, fin del proceso.
2.3 Revisa si la cotización es mayor a L.100,00.00.
2.3.1 Envía a Gerente General, en caso de que la compra sea mayor a L.100,000.00.
2.4 Decide si autoriza la solicitud.
2.4.1 Notifica a Jefe de departamento en caso de ser denegada la solicitud y luego finaliza el proceso.
2.5 Inicia proceso de compra si la solicitud ha sido aprobada.
3. Gerente General
3.1 Revisa la solicitud en caso de que esta sea mayor a L.100,000.00.
3.2 Se pregunta si autoriza o no la solicitud.
3.2.1 Notifica a Jefe de Compras en caso que la solicitud sea denegada y luego finaliza el proceso.
3.3 Firma y envía la solicitud al Jefe de Compras, en caso que esta haya sido aprobada.
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Página 3 de 5
Compras
Diagrama de flujo
1. Jefe de 2. Jefe de 3. Gerente

departamento Compras General
Inicio 2.1
3.1
Revisa solitud de
Revisa solicitud.
compra.
1.1
Elabora y envía No
2.2 No 3.2.1
solicitud 3.2
¿Incluida en Fin Notifica a Jefe de
¿Autoriza?
presupuesto? Compras.
Si Si
Si
3.3
2.3. 2.3.1 Firma y envia Fin
¿Mayor a Envia a Gerente aprobacion.
L100,000.00? General.
No
A
No
2.4.1
2.4
Notifica a Jefe de
¿Autoriza?
departamento.
Si
Fin
2.5
A Inicia proceso de
compra.
Fin
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Página 4 de 5
Compras
Forma CM-SA-001-2021
SOLICITUD DE COMPRA DE ACTIVO

USB, lo mejor en
computación No.015
Forma: CM-SA-001-2021
Fecha: ______(1)__________
Solicitante: _____________(2)__________________
Departamento: __________(3)__________________
Activo solicitado: __________________(4)_______________________
_________________________________________________________
No. de partida presupuestal: ________(5)____________
Observaciones: _____________________(6)_____________________
__________________________________________________________
_________(7)_____________ _________(8)___________
Firma del Solicitante Firma Autorización
Código:
USB, lo mejor en
computación.
Revisión: A
Página 5 de 5
Compras
Instructivo de llenado forma CM-SA-001-2021
No. de

la solicitud
2 Solicitante Se anota el nombre del empleado

que solicita la compra
3 Departamento Se indica el nombre del departamento

al que pertenece el solicitante
4 Activo solicitado Se hace una breve descripción del

activo que se solicita comprar
5 No. de partida presupuestal Anotar el No. de partida asignado

en el presupuesto para la compra
6 Observaciones Hacer cualquier comentario referente

al uso o compra del activo
7 Firma del solicitante Es la firma de la persona que presenta

la solicitud de compra
8 Firma autorización Firma del Jefe de Compras o Gerente

General según sea el caso
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE SELECCIÓN DE CM-002
computación. PROVEEDORES
Revisión: A
Página 1 de 5
Compras
Propósito: Definir las condiciones que servirán de guía para la selección de proveedores que nos
garanticen el suministro oportuno a nuestra empresa.
Alcance: Todos los proveedores.
Políticas:
1. El Jefe de Compras será el encargado de seleccionar a los proveedores juntamente con el Gerente
General.
2. La selección de los proveedores será en base a la calidad, tiempo de entrega, precios y políticas
de crédito de nos ofrezcan.
3. La resolución de la solicitud de inscripción como proveedor, deberá tomarse en un plazo no mayor

a una semana.
4. La empresa deberá contar con dos proveedores para todos aquellos productos o servicios que se
requieran.
Conceptos:
Proveedor: Es el término que se aplica a la persona o a la empresa que provee o abastece de

productos o servicios necesarios a una persona o empresa.
Formatos: Solicitud de Inscripción de Proveedor forma CM-SP-002-2021.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 2 de 5
Compras
1. Solicitante
1.1 Presenta solicitud de Inscripción de Proveedor.
2. Asistente de Compras
2.1 Revisa que solicitud y demás documentos estén completos.
2.2 Se pregunta si los documentos están completos. Si no están completos, solicitar completar.
2.3 Elabora expediente en caso de tener completa la solicitud.
2.4 Envía expediente a Jefe de Compras.
3 Jefe de Compras
3.1 Decide si aprueba o no la solicitud. En caso de no aprobar, le da fin al proceso.
3.2 Firma solicitud y envía a Gerente General en caso de decidir su aprobación.
4. Gerente General
4.1 Decide la autorización o no de la solicitud. Si decide no aprobar, finaliza el proceso.
4.2 Firma y envía a Jefe de Compras, en caso de decidir su aprobación.
3. Jefe de Compras
3.3 Notifica al proveedor la aceptación de su solicitud.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 3 de 5
Compras
Diagrama de flujo
2. Asistente 3. Jefe 4. Gerente

1. Solicitante Compras Compras General
Incio
A
2.1
Revisa solicitud.
1.1 No No
Presenta solicitud 3.1 4.1
Fin Fin
y demas ¿Autoriza? ¿Autoriza?
documentos.
No Si Si
2.2
¿Documentos
completos?
3.2 4.2
Si Firma y envia a Firma y envia a
Gerente General. Jefe Compras
2.3
Elabora
expediente.
3.3
Notifica a
proveedor.
2.4
Envia a Jefe
Compras.
Fin
A
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 4 de 5
Compras
Forma CM-SP-002-2021
SOLICITUD DE INSCRIPCION DE PROVEEDOR
USB, lo mejor en
computación No.046
Fecha: ______(1)___________ Forma: CM-SP-002-2021
Nombre de la Empresa: ______________________(2)________________________________________
Dirección: ____________________________________(3)_____________________________________
Representante Legal de la Empresa: ________________________(4)___________________________
Tel. _____(5)_____________ E-mail: ___________________(6)_______________________________
(Adjuntar Estados Financieros recientes)
Referencias Bancarias:
1. Banco ______________(7)___________________________ Cuenta No. _______(8)___________
2. Banco ___________________________________________ Cuenta No. _____________________
Referencias Comerciales:
1. _________________________________(9)______________________________________________
2. __________________________________________________________________________________
__________(10)________________
Firma y Sello
PARA USO EXCLUSIVO DE USB, lo mejor en computación
Fecha Recepción: ________(11)________________ Fecha Resolución _______(12)_____________
Aprobada ____(13)__________ Denegada _____(13)__________
Observaciones: _____________________________(14)______________________________________
______________(15)________________ ______________(15)________________
Firma Autorizada Firma Autorizada
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 5 de 5
Compras
Instructivo de llenado forma CM-SP-002-2021
No. de

la solicitud
2 Nombre de la Empresa Se anota el nombre de la empresa

solicitante
3 Dirección Anotar la dirección del solicitante
4 Representante Legal de la Empresa Se anota el nombre del representante

legal del solicitante
5 Tel. Anotar el teléfono del representante

legal del solicitante
6 E-mail Se pide el correo electrónico del

solicitante
7 Banco Se anota el nombre del banco como

Referencia del solicitante
8 Cuenta No. Número de cuenta que el solicitante

tiene en el banco de referencia
9 Referencias Comerciales Anotar el nombre de otras instituciones

comerciales que sirven de referencia
10 Firma y Sello Firma y sello del representante legal

del solicitante
11 Fecha Recepción Anotar fecha de recibo de la solicitud
12 Fecha Resolución Anotar en la que se resuelve la solicitud
13 Aprobada/Denegada Indicar con una X la resolución
14 Observaciones Comentar acerca de la resolución
15 Firma Autorizada Firma Jefe de Compras y Gte. General

Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE COTIZACIONES DE CM-003
computación. COMPRAS
Revisión: A
Página 1 de 5
Compras
Propósito: Seleccionar al proveedor que nos ofrezca las mejores condiciones para la adquisición
de productos, accesorios o suministros que requiera nuestra empresa.
Alcance: Para toda compra de productos, accesorios o suministros.
Políticas:
1. Toda compra de productos o suministros, deberá estar respaldada por tres cotizaciones.
2. Compras mayores a L.20,000.00 serán aprobadas por el Gerente General.
3. Las cotizaciones podrán ser recibidas por cualquier medio impreso o electrónico.
4. Solamente serán consideradas aquellas cotizaciones que contengan información de acuerdo con
las especificaciones solicitadas.
5. Los jefes de departamentos son los encargados de hacer las solicitudes de compras, tanto para
productos como suministros.
Conceptos:
Proveedor: El término se aplica a la persona o empresa que provee o abastece de otro de lo

necesario o conveniente para un fin determinado.
Cotización: Es un documento en que el proveedor indica al interesado los precios por los productos
o servicios que desea adquirir.
Formatos: Requisición Interna forma CM-RI-004-2021.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 2 de 5
Compras
1. Solicitante
1.1 Elabora solicitud de compra.
2.1 Revisa solicitud de compra.
2.2 ¿Está la solicitud de compra completa? Si la respuesta es no, regresa al punto 1.1.
2.3 Solicita cotización al proveedor, en caso de tener la solicitud completa.
2.4 Envía cotización al Jefe de Compras.
3. Jefe de Compras
3.1 Revisa la cotización de compra.
3.2 Selecciona cotización en base a mejor oferta del proveedor.
3.3 Se pregunta si la cotización es mayor a L.20,000.00. Si es mayor a tal cantidad continúa en el

paso 4.1.
3.4 Autoriza iniciar proceso de compra, si la cotización es menor a L.20,000.00
4. Gerente General
4.1 Revisa cotización para decidir su autorización.
4.2 Se pegunta si autoriza o no la cotización. Si la respuesta es no, fin del proceso.
4.3 Autoriza iniciar proceso de compra, en caso de decidir su aprobación.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 3 de 5
Compras
Diagrama de flujo
1. Solicitante 3. Jefe de Compras 4. Gerente General

2. Asistente de
Compras
3.1
Inicio
Revisa cotizacion
2.1
Revisa solicitud
1.1
Elabora solicitud
de compra 3.2
Selecciona
cotizacion
No 2.2
¿Solicitud
completa?
Si
3.3 Si
4.1
¿Mayor a
2.3 Revisa cotizacion
L.20,000.00?
Solicita cotizacion
al proveedor
No
No
3.4
2.4 Autoriza iniciar 4.2
Fin
Envia cotizacion proceso de ¿Autoriza?
compra
Si
4.3
Autoriza iniciar
Fin
proceso de
compra
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 4 de 5
Compras
Forma CM-RI-004-2021
REQUISICION INTERNA
USB, lo mejor en
Computación
Fecha: ______(1)__________ Forma: CM-RI-004-2021
Departamento solicitante: _____________________(2)________________________
Motivo de la solicitud: _______________________(3)_________________________
Unidades Descripción
(4) (5)
_______(6)_____________ ________(7)____________
Jefe del Departamento Aprobado por
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 5 de 5
Compras
Instructivo de llenado forma CM-RI-004-2021
No. de
1 Fecha Se refiere a la fecha en que se

presenta la requisición

presenta la requisición
3 Motivo de la solicitud Indicar el motivo por el cual se hace

la solicitud de productos o suministros
4 Unidades Especificar cuál es el número de

unidades requeridas según sea la
conveniencia (unidades, cajas, etc.)
5 Descripción Se hace una breve descripción del

producto solicitado
6 Jefe del Departamento Firma el Jefe del Departamento que

7 Aprobado por Firma la persona autorizada según

lo indica la política
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE DEVOLUCIÓN SOBRE CM-004
Revisión: A
Página 1 de 5
Compras
Propósito: Evitar recibir productos o suministros que no hayan sido solicitados por nuestra empresa,
para mantener únicamente productos de calidad.
Alcance: Toda compra de productos.
Políticas:
1. Todo aquel producto que no haya sido solicitado por medio de la orden de compra, será devuelto
al proveedor.
2. Los productos o suministros que presenten daños o no sean conforme a la calidad solicitada,
serán devueltos al proveedor.
3. Si los productos entregados no son conforme a lo solicitado, se le notificara inmediatamente al

proveedor, ya que estos no podrán ser recibidos por nuestra empresa.
Conceptos:
Factura: Documento que contiene la información referente a los productos vendidos, especificando
la cantidad y descripción de los mismos.
Comprobante de entrega: Es el documento que hace constar que los productos han sido recibidos
por el cliente.
Formatos: Orden de compra forma CM-OC-003-2021.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 2 de 5
Compras
1. Proveedor
1.1 Realiza la entrega de productos.
2.1 Recibe y revisa productos solicitados
2.2 Se pregunta si los productos recibidos son conforme a la orden de compra.
2.2.1 Notifica al proveedor la no aceptación de los productos enviados, en caso de que así lo sea y
luego finaliza el proceso.
2.3 Una vez que confirma que los productos están conforme a la orden de compra, verifica que los
productos estén en buenas condiciones para poder ser recibidos.
2.4 Firma comprobante de entrega

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 3 de 5
Compras
Diagrama de flujo
1. Proveedor 2. Asistente de
Compras
Inicio 2.1
Recibe y revisa
productos
1.1
Realiza entrega No
de productos 2.2
2.2.1
¿Conforme a
Notifica la no Fin
Orden de
aceptacion
Compra?
Si
No
2.3
¿Productos en
buenas
condiciones?
Si
2.4
Firma
comprobante de
entrega
Fin
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 4 de 5
Compras
ORDEN DE COMPRA
USB, lo mejor en No.035-2021

computación.
Proveedor: _________________________(1)______________________________________
Atención: _____________________________(2)___________________________________
Dirección: __________________________(3)______________________________________
Fecha: ____________(4)______________
VALOR TOTAL
ITEM CANTIDAD DESCRIPCIÓN UNITARIO LEMPIRAS
(5) (6) (7) (8) (9)
(10)
Subtotal
(11)
ISV
(12)
TOTAL
(13)
Firma autorizada
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 5 de 5
Compras
Instructivo de llenado de forma CM-OC-003-2021
No. de



orden de compra


cada producto

producto cotizado

producto cotizado


cotizados

12 Total Se suma el subtotal más el ISV

orden de compra
Código:
USB, lo mejor en
POLÍTICA DE SOLICITUD INTERNA DE CM-005
Revisión: A
Página 1 de 3
Compras
Propósito: Garantizar la existencia mínima de productos en almacén para brindar un excelente

servicio a nuestros clientes.
Alcance: Todos los productos disponibles para la venta.
Políticas:
1. El Asistente de Compras es el responsable de verificar la existencia mínima de productos para la

venta.
2. Toda Orden de Compra para reponer producto para la venta, debe ser autorizada por el Jefe de
Compras.
3. El inventario de productos a la venta debe ser actualizado de manera permanente para conocer
al instante nuestras existencias de productos.
Conceptos:
Solicitud Interna de Compras: Es el documento por medio del cual el Asistente de Compras comunica
al Jefe de Compras la necesidad de realizar las compras para mantener los inventarios mínimos de
productos en almacén.
Inventario: Es un documento que registra todos los productos disponibles para la venta. Es una
herramienta fundamental que ayuda a las empresas al manejo eficiente de sus existencias, tanto de
productos como suministros.
Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 2 de 3
Compras
1.1 Revisa inventario de productos.
1.2 Se pregunta si es necesario hacer un nuevo pedido de productos. Si no es necesario, fin del
proceso.
1.3 Elabora pedido de productos, en caso de ser necesario.
1.4 Solicita cotización a proveedor por los productos a adquirir.
1.5 Envía cotización y pedido de productos al Jefe de Compras.
2. Jefe de Compras
2.1 Revisa documentos para compra.
2.2 Se pregunta si los documentos están completos, si la respuesta es no, regresa al punto 1.5.
2.3 Si los documentos están completos, decide si aprueba o no la compra. Si decide no aprobar, fin
del proceso.
2.4 Firma solicitud de compra, en caso de que haya decidido hacerlo.
1.6 Elabora y envía orden de compra
2. Jefe de Compras
2.5 Firma y regresa orden de compra.

Código:
USB, lo mejor en
Revisión: A
Página 3 de 3
Compras
Diagrama de flujo
1. Asistente de 2. Jefe de Compras
Compras
Inicio 2.1
Revisa A
documentos
1.1
Revisa inventario No
2.2
¿Documentos B
completos?
No Si
1.2
¿Necesita
Fin No
hacer
pediddo?
2.3
Fin
¿Autoriza?
Si
Si
1.3
Elabora pedido de 2.4
productos Autoriza solicitud C
de compra
1.4
Solicita cotizacion
a proveedor
2.5
Firma y regresa
orden de compra
1.5
A B
Envia documentos
Fin
1.6
Elabora orden de
C
compra
Apéndice
Bibliografía 167
Apéndice No. 1
Lista de Comprobación para la Selección de Políticas
Instrucciones: Por favor lea con detenimiento la siguiente lista de comprobación y marque en la
casilla correspondiente con una (x) las políticas que usted considere deben ser escritas en el Manual
respectivo para su correcta aplicación en la empresa. Si usted considera que existe alguna otra
política conveniente para su organización, adiciónela al final del listado.
Políticas Generales
Utilización de hojas membretadas
Manejo de información de documentos
Aprobación/derogación de documentos
Reglamento interno
Descripción del puesto
Estructura organizacional
Deberes y derechos de los empleados
Documentos vigentes
Identidad organizacional
Análisis del puesto
Conocimiento general de objetivos y metas
Uso del uniforme
Información confidencial
Prohibición del consumo de drogas y alcohol
Políticas de Mercadeo y Ventas

Anuncios publicitarios
Atención al cliente
Ventas al crédito
Evaluación del historial del cliente
Comisión sobre ventas
Ventas al contado
Descuento sobre ventas
Plazo de crédito
Cotización sobre ventas
Presentación del producto
Bibliografía 168
Descuento sobre ventas

Descuento a la tercera edad
Investigación de mercado
Devolución sobre ventas
Determinación del precio de venta
Visitas a clientes
Cuentas por cobrar
Descuento por pronto pago
Créditos en mora
Introducción de nuevos productos
Entrega de productos
Campañas publicitarias
Ofertas
Políticas de Recursos Humanos

Evaluación del desempeño
Vacaciones del personal
Horarios del trabajo
Sueldos y salarios
Despido/destitución del personal
Acciones disciplinarias
Solicitud de licencias y permisos
Becas para empleados
Transporte del personal
Reclutamiento de personal
Selección de personal
Contratación de personal
Capacitación de personal
Viáticos
Llamadas telefónicas
Aumento salarial
Seguro de vida
Inducción
Manejo de botiquín
Control de asistencia
Convivio entre empleados
No discriminación
Contratación temporal
Descanso/refrigerio
Premiación a empleados
Mantenimiento de mobiliario y equipo
Bibliografía 169
Constancia de trabajo
Reglamento de trabajo
Periodo de prueba
Pago de sueldos y salarios
Permiso de salida
Pago de alimentación
Entrevista de salida
Receso laboral
Recontratación de empleados
Práctica profesional
Préstamos a empleados
Control de visitas
Carnet de identificación
Pago de horas extras
Programas de motivación
Bonificaciones
Políticas de Producción
Supervisión de procesos
Existencia de materia prima
Manejo de bodega
Compra de materia prima
Inventario de producto
Orden de producción
Uso de equipo de seguridad
Manejo y control de estándares de calidad
Políticas de Contabilidad
Pago a proveedores
Elaboración de estados financieros
Análisis de costos
Marcas y patentes
Nomenclaturas contables
Manejo de facturas
Emisión de cheques
Manejo de caja chica
Bibliografía 170
Elaboración y control del inventario de productos

Conciliación bancaria
Inventario de mobiliario y equipo
Realización de auditoria
Cierre de operación
Control de inventarios
Cheques devueltos
Cheques anulados
Orden de compra
Cotización de fletes
Políticas de Operaciones
Higiene y seguridad industrial
Uso de equipo de seguridad
Uso de equipo y herramientas de trabajo
Mantenimiento de vehículos
Mantenimiento del mobiliario y equipo de oficina
Responsabilidades ambientales
Políticas de Finanzas
Ingresos financieros
Elaboración de presupuestos
Presentación de estados financieros
Requisición de cheque
Arqueo de caja chica
Cuentas por pagar
Análisis de inversión
Depósitos
Compra de activos
Firmas autorizadas
Acuerdos de negociación
Autorización de contratos
Bibliografía 171
Políticas de Informática
Acceso al sistema de información
Uso del internet
Sistema de informática
Mantenimiento del sistema
Asignación del usuario del sistema
Sistema de red
Manejo de datos estadísticos
Almacenamiento y clasificación de información
Bloqueo a paginas
Políticas de Compras
Solicitud de compra de activo
Selección de proveedores
Solicitud de compra interna
Requisición de suministros
Compras nacionales
Compras del extranjero
Devolución sobre compras
Cotizaciones sobre compras
Políticas de Logística
Autorización del presupuesto de combustible
Uso de vehículos de la empresa
Mantenimiento general de la empresa
Fumigación
Uso de extintores
Revisión del comprobante de entrega
Entrega de papelería y útiles de oficina
Asignación de equipo de seguridad
Copy protected with Online-PDF-No-Copy.com

Libro Politicas Capitulo 10 2da Ed No

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Libro Politicas Capitulo 10 2da Ed No

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

GUÍA PARA ELABORAR

V. Alfredo Vivas Folofo

Después de estudiar el capítulo deberá ser capaz de:

MANUAL GENERAL DE POLÍTICAS Y

1. Introducción -------------------------------------------------------------------- 133

2. Objetivos del manual -------------------------------------------------------- 134

2.1 Objetivo general ---------------------------------------------------- 134

2.2 Objetivos específicos --------------------------------------------- 134

3. Misión --------------------------------------------------------------------------- 135

4. Visión --------------------------------------------------------------------------- 135

5. Valores ------------------------------------------------------------------------- 136

6. Reseña histórica ------------------------------------------------------------- 137

7. Organigrama ------------------------------------------------------------------- 138

7.1 Organigrama general ---------------------------------------------- 138

7.2 Organigrama funcional -------------------------------------------- 138

7.3 Organigrama de puestos, plazas y unidades ---------------- 139

8. Clientes -------------------------------------------------------------------------- 140

9. Proveedores -------------------------------------------------------------------- 140

10. Nomenclatura /Departamentos ------------------------------------------ 141

10.1 Políticas de Ventas ----------------------------------------------- 142

10.2 Políticas de Contabilidad ---------------------------------------- 171

10.3 Políticas de Recursos Humanos ------------------------------ 197

1.2 Políticas de Compras ------------------------------------------------------- 272

La aplicación de este Manual de Políticas y Procedimientos tiene el propósito fundamental de comunicar a

2. Objetivo del Manual

2.1. Objetivo general

2.2. Objetivos específicos

2.1 Fortalecer la cultura organizacional.

2.2 Apoyar a los departamentos en la toma de decisiones.

2.3 Mantener el orden y facilitar el control en todas las áreas.

2.4 Ayudar a reducir el tiempo y facilitar la capacitación del nuevo personal.

Figura 1. Organigrama general.

Asistente Asistente Asistente

Figura 2. Organigrama funcional.

Figura 3. Organigrama de puestos, plazas y unidades.

Jefe Ventas Total 13 Jefe Recursos

A continuación, una lista de nuestros principales clientes empresariales y/o institucionales:

Asociación de Colegios de Sula (ACOSUL)

Embotelladora Cortés, S.A.

Industrias del Papel, S. de R. L.

Láminas para Siempre, S. A.

Asignación de Códigos por Departamentos

10.1. Departamento de Ventas (VT) --------------------------------------- 142

10.2. Departamento de Contabilidad (CN) -------------------------------- 171

10.3. Departamento de Recursos Humanos (RH) ----------------------- 197

10.4. Departamento de Compras (CM) ------------------------------------ 272

10.1 Políticas de Ventas

10.1.1. Política de Aprobación de Crédito VT-001 -------------------- 143

10.1.2. Política de Cotizaciones VT-002 ------------------------------- 148

10.1.3. Política de Venta de Nuevos Productos VT-003 ------------- 153

10.1.4. Política de Devolución sobre Ventas VT-004 ----------------- 156

10.1.5. Política de Atención al Cliente VT-005 ------------------------ 161

10.1.6. Política de Comisión por Ventas VT-006 ---------------------- 166

Alcance: A todos nuestros clientes actuales y potenciales.

Responsable de la Revisión: Jefe de Ventas.

3. La resolución del crédito se dará en un tiempo no mayor a 24 horas.

Crédito: Es una transacción comercial en la cual el comprador se compromete a cancelar el valor de

Formatos: Solicitud de crédito forma VT-SC-001-2021.

Descripción del procedimiento

1.1 Presenta solicitud de crédito.

2.1 Verifica que la documentación este completa para darle trámite.

2.1.1 Solicita completar en el caso que le haga falta alguna documentación.

Fecha de la solicitud: (1)

Nombre comercial de la empresa: _(2)________

RTN: __(3)_ Nos. Telefónicos: _(4)__________

Dirección del establecimiento: _(5)___________

Actividad principal del negocio: (6)___________

Nombre del propietario o representante legal: _(7)___

1._(8)_ Tel: __ Límite crédito: _

2.______________________ Tel: Límite crédito: _

Indique los días de pago a sus proveedores: (9)_

Horarios de pago: _____(10)_

Encargado de pagos: __(11)

Crédito que solicita: L._(12)_

Nombre y firma del solicitante: _(13)______

Cliente: ____(1) Tel. _(2)______

Correo electrónico: (4)___