COLEGIO NACIONAL DE EDUCACION TECNICA DE

CHIHUAHUA

Elaboracion de de mantenimiento de sistemas de

informacion

Monica ivonne Munoz Juarez

MANUAL DEL SISTEMA

6102

080260613-7

FECHA DE ENTREGA

01/06/2011
 Manual del sistema

Investigación preliminar:

Problema: INTRODUCION

Este sistema es para una embotelladora para tener bien incorporados sus
datos , quiere decir bien establecidos

Cliente: sistema FLAVOR COKE

Mi sistema esta creado para un administrador ya que se lleva a cabo el

control de una embotelladora, se tiene el nombre de los clientes que
piden sus pedidos así como su información y tambien un apartado donde
ellos deciden de último momento cancelar un pedido, este sistema es
muy bueno ya que cuenta con seguridad para que no cambien o
modifiquen la información almacenada .

Entrevista o encuesta al usuario y cliente.

1¿Qué me ofrece el sistema?

La manera segura y eficaz de llevar un control en pedidos y cliente

dentro de tu empresa

2¿Qué te gustaría que tuviera el sistema?

Un poco más de tablas para almacenar a los que hacen pedidos muy
grandes

3¿tiene contraseña?

si

4¿va a contar con un manual de usuario?

Si por si te llega a presentar algún problema con este sistema o tienes

algunas dudas

5¿Cómo realiza el trabajo el sistema?

La información va estar organizada con tabla, y tu como administrador o

usuario sabrás lo que te hace .

6¿este sistema puede ajustarse para cualquier sistema?

Si ya que es muy accesible

7¿Cómo actualizas la información?

Este sistema va a contar con una opción que se llama modificaciones , altas y
bajas para que des de alta algúna información o para que la elimine so
modifices

8¿es fácil de usar el sistema?

Si, ya que el mismo sistema va a contar con un manual por si surge alguna
duda a la hora de usar el sistema

9¿Cuántos usuarios puede tener este sistema?

1.- el administrador , porque este sistema , maneja información personal

10¿Cómo va estar organizado los datos del inventario?

Por medio de tablas y organizado por nombre y apellido

Síntomas del problema y causas que lo originan.

Una de las principales que llevo hacer el origen d este sistema fue que a veces
en una empresa o negocio s e maneja información muy personal o
estrictamente confidencial , por eso este es únicamente para uso de
administrador ya que se maneje el producto fabricado , en este ejemplo son
refrescos y tienes que saber que cantidad debes mandar pedir para hacer la
llevar a sus clientes

2. Determinación de requerimientos.
Elementos que involucran el sistema.
♦Base de datos (Microsoft Access)
♦Tablas donde se van almacenar todos los datos de los productos,
clienteInformes de las tablas.
♦pantallas
♦Contraseña para más seguridad del sistema.

Lista de mejoras que el usuario solicito.

1.-Contraseña para el sistema.

2.-Organizar datos de la tabla por nombre.

3.-Que aiga un espacio para anotar ciertos datos

4.-Que el administrador pueda modificar todas las tablas.

GRAFICA DE GRANT

# Actividades días 6 12 18 24 32 38 42 48
1 Definición del problema 2
2 Encuesta 1
3 herramientas 2
4 Documentación 3
5 Grafica de Gantt 2
6 Plan de sistema 5
7 Diseño lógico 5
8 Requerimientos del 2
sistema
9 Diseño de entrada 1
10 Diseño de interfaz 3
11 Contraseña 2
12 Menú principal 2
13 Agregar y borrar 2
14 Consultar 4
15 Modificar 4
16 Pruebas reales 3
17 Pruebas preliminares 4

SOLICITUD (ACUERDO O CONTRATO).

CONTRATO PARA LA RENTA DE ESTE SISTEMA DE INVENTARIOS

Entre las siguientes partes a saber compañía de sistemas, la persona natural
o jurídica identificada como CLIENTE,
Quien ha leído y aceptado en todos sus términos el presente documento,
hemos convenido en
Celebrar EL CONTRATO PARA LA RENTA DE ESTE SISTEMA DE
INVENTARIOS
El cual se regirá
Por las siguientes cláusulas:
Cláusula 1a.- DESCRIPCIÓN Y OBJETO DEL SISTEMA DE INVENTARIOS
Este sistema fue diseñado para que el cliente o usuario del sistema pueda
realizar inventarios más rápidamente y mas fácil de hacerlo sin tantos
problemas a la hora de realizar el inventario
Cláusula 2a.- SERVICIO DE SOPORTE Y MANTENIMIENTO
Los servicios de soporte y mantenimiento se prestarán en forma telefónica en
el-018000-940099, a través de acceso remoto o en sitio, dependiendo de la
situación. El soporte y mantenimiento del sistema inventarios contempla
eventos relacionados con: Fallas en el sistema y las Fallas en la contraseña. Si
algún elemento no es reparado en las instalaciones de EL CLIENTE,
compañía de sistemas procederá a retirarlo para su reparación. Siempre que
EL CLIENTE desee hacer seguimiento a la falla o solicitud presentada, deberá
hacer referencia al número asignado.
Cláusula 3a.- GARANTÍA DE LOS EQUIPOS
Compañía de sistemas garantiza el correcto funcionamiento del sistema
conforme a sus especificaciones de fabricación, por el período de garantía del
fabricante por un término de tres años. El inicio del período de garantía se mide
a partir de la fecha de instalación del sistema al cliente según constancia de la
guía de despacho.
Cláusula 4a.- OBLIGACIONES DEL CLIENTE:
a) EL CLIENTE entiende y acepta que en virtud del presente contrato, está
obligado a pagar el valor de los cargos del servicio.
b) Devolver al término del presente Contrato, los bienes a Compañía de
sistemas o a quien éste le indique, dentro de los cinco (5) días siguientes a la
fecha de terminación del Contrato.
c) Facilitar el acceso de los empleados designados y acreditados por
Compañía de sistemas, siempre que sea necesario para la operación, manejo
y mantenimiento de los bienes.
d). EL CLIENTE entiende y acepta que le está prohibida la comercialización a
terceras personas del servicio y que en consecuencia los beneficios que
obtenga en virtud del mismo no son objeto de venta ó comercialización, y que
de hacerlo, su conducta constituye causal de terminación del contrato y
cancelación del sistema
Cláusula 7a.- VALOR Y PAGO DEL SERVICIO: El valor del Servicio será
mensual de conformidad con las Tarifas vigentes y formas de facturación
estipuladas por a Compañía de sistemas. El CLIENTE pagará los valores
generados por la prestación del Servicio, en las condiciones, plazos y sitios
establecidos en las facturas expedidas por la Compañía de sistemas.

Cliente director de la compañía

3. Base de datos

Tabla
1.-

producto
sabor cantidad (ml) precio cajas
coca cola 600 7,00 1000 Esta tabla es la de
PRODUCTO y se muestra la
sprite 600 7,00 700
cantidad de refrescos que
fanta 600 7,00 720
tiene la empresa .
fresca 600 7,00 500
coca cola ligt 600 7,00 800
manzanita 600 7,00 700
En esta tabla insertamos el código
agua mineral 600 7,00 500
que tiene cada refresco y nos
fanta de fresa 600 7,00 650
aparece sabor , cantidad y precio
sangria 600 7,00 400 …. Etc.

Esta es la tabla de “clientes” se muestra el nombre , y otras cosas ….

 pedidos
nombre del fecha de fecha de
producto abastecido cantidad total
cliente pedido abastecimiento
angel juarez coca cola 12 1008 31/03/2011 15/04/2011
anna munoz sprite/agua mineral 12 31/03/2011 15/04/2011
blanca manzanita/fanta 8 31/03/2011 15/04/2011
zuñiga
carlos de fresca/fanta 7 31/03/2011 15/04/2011
leon
celia carrillo sprite/cocacola 7 31/03/2011 15/04/2011
dalia zavala agua 15 31/03/2011 15/04/2011
mineral/fanta/fresca
fresa
diego fanta/manzanita 12 31/03/2011 15/04/2011
palmas
esther fanta fresa/sprite 10 31/03/2011 15/04/2011
rodriguez
lorena coca cola ligh/fanta 9 31/03/2011 15/04/2011
baizabal
marissa fanta/sprite 8 31/03/2011 15/04/2011
torres
martha frier coca cola ligh/coca cola/ 10 31/03/2011 15/04/2011
fanta
oscar coca cola/fanta/sprite 10 cajas 31/03/2011 15/04/2011
mendez
samuel manzanita/fanta fresa 14 31/03/2011 15/04/2011
sotelo
sandra fresca/coca cola/sprite 12 31/03/2011 15/04/2011
ochoa
sergio araiza agua 16 31/03/2011 15/04/2011
mineral/fanta/sprite
DIAGRAMA DE FLUJO

CLIENTE

EMBOTELLADORA

NOMBRE
CLIENTES

PEDIDO

NOMBRE

FECHA

SABORES
PRODUCTO

ENTREGA
RelacioneS

En mi sistema la primera pantalla es la de bienvenida , damos clic en siguiente

y nos mandara a la pantalla CONTRASEÑA

…………………
Para programar el botón seleccionado que en este caso es consulta , solo
tienes que hacer una macro, para hacer esto te vas en la pestaña crear y luego
le das clic en macro de hay le pones en acción abrir formulario y lo guardas
como usuario ya que este botón cuando le des clic te va enviar a la pantalla
usuario, ya que hayas hecho esto te vas a la pantalla principal y le pones ver
vista de diseño y luego le das clic en el botón de consulta y te vas a
propiedades y le das un clic en la pestaña eventos y de hay le pones en al
hacer clic y te va aparecer la macro que acabas de crear y solo la seleccionas
y ya cuando hayas hecho esto solo lo guardas.
 Aquii se programa para pasar de una
pantalla a otra

Para programas el botón de siguiente de las pantallas del sistema nos

dirigiremos a la pestaña donde esta abierta la pantalla :

Clic derecho propiedades y aparece

la ventana de al lao , esta…..

<---

Al hacer clic, y seleccionamos pa

pantalla que queremos que se
vaya abrir al hacerle clic al botón
SIGUIENTE ……….
Pantalla PRINCIPAL

En esta pantalla es la que abre el sistema : y lo cree abriendo un formulario y

agragando las opciones de la barra de arriba .
Para programar el botón seleccionado que en este caso es pantalla principal ,
solo tienes que hacer una macro, para hacer esto te vas en la pestaña crear y
luego le das clic en macro de hay le pones en acción abrir formulario y lo
guardas como ir a pantalla principal ya que este botón cuando le des clic va a
irse ala pantalla principal, ya que hayas hecho esto te vas a la pantalla usuario
y le pones ver vista de diseño y luego le das clic en el botón pantalla principal y
te vas a propiedades y le das un clic en la pestaña eventos y de hay le pones
en al hacer clic y te va aparecer la macros que creaste y solo la seleccionas le
que dice ir a pantalla principal y ya cuando hayas hecho esto solo lo guardas
 El nombre del botón

Para programar los botones seleccionados, primero lo que tienes que hacer es
crear informes de todas las tablas, para hacer esto te vas en la pestaña crear y
luego le das clic en asistente para informes de hay le pones la tabla que
quieras y lo guardas como el nombre de la tabla principal y ya cuando hayas
hecho esto solo lo guardas. Luego de hacer esto te vas a la pantalla de usuario
y le pones ver vista de diseño, y de hay seleccionas el botón que quieras pero
para no complicarte seleccionas el primero de hay te vas a salir las
propiedades, le das clic en eventos y luego en al hacerle clic y a hora lo que
tienes que hacer es seleccionar el informe que se desea que en este caso es
producto y a hora solo guardas y así sigues con los demás botones pero
cambiando que lo que se desea abrir por ejemplo el de ventas va abrir el
informe de venta. El de surtidor el informe de surtidor y el de cliente el informe
de cliente

Pantalla contraseña

Es esta pantalla es de contraseña y es para si un intruso se quiere meter a tu

sistemas NO se meta y no cambie nada de ello .

Para programar el botón seleccionado que en este caso es pantalla principal ,

como ya esta hecho la macro de ir a pantalla principal te vas a la pantalla
contraseña y le pones ver vista de diseño y luego le das clic en el botón
pantalla principal y te vas a propiedades y le das un clic en la pestaña eventos
y de hay le pones en al hacer clic y te va aparecer la macros que creaste y
solo la seleccionas le que dice ir a pantalla principal y ya cuando hayas hecho
esto solo lo guardas.
Para programar cada cuadro de lista seleccionado , solo tienes que utilizar un
código(=DBúsq("[usuadmin]";"[admin]";"[usuadmin]=[cuadroUsu]")), para hacer
esto te vas en la pestaña datos y luego le das clic en regla de validación y
pones el código ,dependiendo de lo que se valla hacer en el cuadro de lista por
ejemplo en el de usuario vas a poner el nombre de la columna de usuario que
hayas puesto en la tabla de administrador y en el cuadro de lista de contraseña
vas a poner el nombre de la columna de contraseña que hayas puesto en la
tabla de administrador y en el ultimo cuadro de lista solo vas a cambiar el
nombre de el cuadro de lista por ejemplo cuadcontra2 y luego ya no mas
guardas lo que hayas hecho

Pantalla administrador

En esta pantalla el administrador podrá modificar las ventas, los productos, la

información del surtidor y la del vendedor, ESTE SISTEMA ES SOLO DE
ADMINISTRADOR, y el tien el uso exclusivo para ver y modificar cualquier
cosa

Pantallas desde inicio :

Yo para hacer este programa ingrese al programa de ACCES y ya empece a crear tablas
e ingresar datos y todo y después a crear formularios y pantallas y al ultimo los macros

Para programar el botón seleccionado que en este caso es 1 de la pestaña

ventas, , solo tienes que hacer una macro, para hacer esto te vas en la pestaña
crear y luego le das clic en macro de hay le pones en acción abrir tabla y lo
guardas como cliente ya que este botón cuando le des clic te va enviar a la
tabla de cliente, ya que hayas hecho esto te vas a la pantalla administrador y
le pones ver vista de diseño y luego le das clic en el botón 1 de ventas y te vas
a propiedades y le das un clic en la pestaña eventos y de hay le pones en al
hacer clic y te va aparecer la macro que acabas de crear y solo la seleccionas
abrir tabla liente y ya cuando hayas hecho esto solo lo guardas.
Para programar el botón seleccionado que en este caso damos clic derecho en
propiedades damos clic y aun lado se abre la pantalla de arriba y nos vamos a
la pestaña donde dice EVENTOS abajo , donde dice AL HACER CLIC , YA LE
ESTOI DICIENDIO , que me abras el macro : abrir productos………..

Equipo de procesamiento:
 
Equipo de cómputo de escritorio o laptop

Sistema operativo.
 Windows Vista.

Windows 7

Base de datos.
Access

Reporte sobre las pruebas

 Pruebas preliminares
 Se hicieron varias pruebas como el manejo de cada pantalla y los
botones para saber si funcionaban correctamente
Describe los siguientes elementos:
Control de calidad del software:

Corrección. Falta poner en pantalla—usuario, la contraseña para ingresar ( ósea

que me aparezca un mensaje de alerta si la contraseña es incorrecta)

Eficacia. si es bueno , mi programa pero me faltan agregar los botones , de bajas y

modificaciones

Eficiencia. si es bueno , mi programa pero me faltan agregar los botones , de

bajas y modificaciones

Verificación. : cada vez que se surte un producto lo checamos para asi

almacenarlo en la base de datos del sistema.

Validación. tiene fallas en contraseña y falta el botón de salir , todas las funciones
las arranca bien y los botones sirven muy bien

Describe las fases de pruebas que se realizaron.

Pruebas reales
Describe los siquientes elementos:

Periodo de transición o ejecución en paralelo.

Para instalar mi programa me tarde dos días ,debido a que las

computadoras de la empresa estaban un poco lentas y me atrase un
poco, el usuario de la empresa dijo que quería el sistema para su
almacén.

Procedimientos y operaciones de puesta a punto. (aquí incluir

hoja de la prueba a su sistema)

NOMBRE DEL SISTEMA FLAVOR COKE

N MAQUINA 15

NOMBRE DEL EVALUADOR : OSCAR GAYTAN BAÑUELOS

SI NO

CONTRASEÑA X

FUNCIONAMIENTO de contraseña X

MENU PRINCIPAL X

ALTAS X

BAJAS X

CONSULTAS X

MODIFICACIONES X

FUNCIONAMIENTO

VERIFICACION X

APARIENCIA DE LOS FORMULARIOS

SALIR X

OBSERVACIONES :

Funcionamiento, no da de alta, baja modificaciones, sale , error

Necesidades de recursos adicionales: Equipo, Consumibles o
Instalaciones.
Creo que necesitaremos instalar una impresora para , cuando se
entreguen los reportes imprimir las tablas del sistema y los clientes
que están registrados para pedidos

Realización de cargas para el funcionamiento del sistema con

datos reales.

Para quitar , modificar o dar de alta algún dato , ingresaremos a

dicha tabla y borraremos

Describe las limitaciones encontradas

Me falto un poco mas de tablas peor asii esta bien si no va estar muy
complicado para entenderle y se trabaría cualquier usuario, mi
sistema es sencillo peor confiable para ponerlo en practica

1. Necesidades de recursos adicionales.

 Una impresora por si qieren imprimir reportes , basándose en las tablas

del sistema

2. Realización de cargas para el funcionamiento del sistema con

datos reales.

 Para el funcionamiento del sistema en datos reales fue necesario

realizar una base de datos en donde se ingresaron todos los datos de la
empresa, y los datos d elos clientes

El administrador puede agregar , eliminar o modificar un registro, y el

usuario solo puede consultar la información, este no puede agregar ,
eliminar o modificar un registro

3. Las limitaciones encontradas :

 El sistema no puede realizar operaciones

 No tiene para probabilidades o graficas .

  El tiempo para la realización del sistema fue medio ya que fue bien
checado

Pasó 6: Implantación del sistema

Este sistema fue instalado en la computadora del administrador donde este

solo podía pasar a otras dos computadoras ya que el solo contaba con tres
licencias, una de las computadoras fue la que usaba el cliente y las otras dos
eran de los administradores de la empresa.

la instalación se realizo correctamente por medio de un CD que contenía el

sistema, el cliente ya sabe manejar el sistema completamente tanto como
usuario como modo administrador

Pasó 7: Evaluación del sistema

Después de un tiempo de cómo entre 2 a 3 meces, fuimos a la empresa del

cliente donde instalamos el sistema a realizar una evaluación del
funcionamiento del sistema como este estuvo funcionando durante este tiempo
y después de una horas revisando el sistema no se encontró ninguna falla.

No se encontró ninguna falla ya que el sistema fue bien utilizado y no hubo que
hacer ningun tipo de correcciones y a los clientes les agrado

 
FAQ 
PREGUNTAS ----SOLUCION
1.- ¿Por qué no puedo entrar al sistema?
Respuesta : puede ser que no introdujiste bien el nombre el usuario (fíjate
en las mayúsculas ) , o que la contraseña la haigas ingresado mal .
2.- ¿Me aparece un mensaje en la pantalla de productos/consultas ,de
depuración o anexar una fila
Respuesta : si te aparece es por qué has agregado otro campo y si le das que
sio es para que se anexe un campo a una tabla

GLOSARIO
Anexar : es para incorporar una fila a una tabla

Campo : es el espacio de la tabla para agregar un dato