DIPLOMADO VIRTUAL EN

GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

Guía didáctica 5: De la gestión documental a la gestión del
conocimiento

1
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
 Se espera que, con los temas abordados en la guía didáctica del módulo 5:
De la gestión documental a la gestión del conocimiento, el estudiante logre la
siguiente competencia específica:

➢ Argumentar la importancia de la gestión documental como insumo para la

gestión del conocimiento y el aprendizaje organizacional.

Los contenidos temáticos a desarrollar en la guía didáctica del módulo 5: De

la gestión documental a la gestión del conocimiento, son:

Sistemas de
Gestión Documental
Información y
Conceptos básicos y Gestión de la
Gestión del
Información
conocimiento

Ilustración 1: contenidos temáticos de la guía.

Fuente: autor.

2
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
Tema 1: Conceptos Básicos

Para dar inicio al desarrollo específico de los contenidos de la guía, hay tres
conceptos importantes a diferenciar que son: datos, información y conocimiento.
Los tres anteriores y uno adicional, “sabiduría”, constituyen la llamada Pirámide del
conocimiento o Pirámide DIKW (Data-Information-Knowledge-Wisdom).
La comprensión de estos conceptos, sus diferencias y similitudes, permitirá
identificar su importancia en la gestión organizacional en tres niveles:
✓ Gestión documental (GD).
✓ Gestión de la Información (GI).
✓ Gestión del Conocimiento (GC).
En la siguiente ilustración se presenta la pirámide del conocimiento, la cual
inicia con el primer nivel: datos, los que en su conjunto constituyen la información y
ésta, a su vez, forman el conocimiento.

Ilustración 2: Pirámide del conocimiento.

Fuente: Sinnexus (2020).

Los dos primeros niveles de la pirámide (la base) hacen referencia a las
actividades operativas de la empresa, las cuales aportan valor y, según su gestión,
la selección, organización y depuración se convierten en conocimiento. La
información y el conocimiento son insumos de actividades que generan valor y que
son fruto del capital humano de las empresas, el cual, en definitiva, es el que permite

3
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
el aprendizaje organizacional y la creación de organizaciones inteligentes o de
organizaciones que aprenden.

Datos, Información y Conocimiento

Es muy frecuente que el término información se confunda con datos y con
conocimiento. Cada categoría es única y con características diferenciables, el paso
de uno a otra solo se genera cuando se adiciona valor. De este modo, la depuración
y análisis de datos genera la información y la gestión adecuada de esta, y su
modificación a través del capital humano produce el conocimiento.
Davenport y Prusack fueron dos autores modernos inquietos por estos tres
conceptos, así lo explica Valhondo (2010) al indicar que las fronteras entre datos,
información y conocimiento guardan una estrecha relación con el contexto, que hace
modificar el significado de lo que aparentemente es igual. Por tanto, el contexto, las
percepciones y otros factores influyen en lo que se comprenda como dato,
información y conocimiento.
Los Datos.
Estos corresponden a «un conjunto discreto de hechos objetivos acerca de
eventos» (Valhondo, 2010, p. 48) y basicamente presentan las siguientes
características:
a. «Mínima unidad semántica» (Sinnexus, 2020).
b. Contiene elementos básicos para la estructuración de la información
(Sinnexus, 2020).
c. Los datos por sí solos son irrelevantes, carecen de sentido porque describen
solo de manera parcial la realidad, necesitan ser interpretados (Valhondo,
2010).
d. «Los datos son la materia prima con la que se elabora la información»
(Valhondo, 2010, p. 48). Es decir, los datos contextualidados, con valor
añadido y con significado se convierten en información (Ponjuan, 2007).
e. Ejemplos de datos: nombre de un proveedor, domicilio, número telefónico,
valor de las ventas mensuales, nombre de un cliente, nombre un empleado
o colaborador, variables de un indicador, etc.

4
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
 f. Los datos se convierten en información cuando se agrega sentido es decir,
cuando son contextualizados, categorizados, calculados, corregidos y
condensados (Valhondo, 2010).
g. Las Tecnologías de la Información y la Comunicación permiten el
procesamiento de datos, facilita su almacenamiento y modificación a través
de bases de datos.
La Información.
La información es definida por Peter Drucker, citado por Valhondo (2010),
como «datos dotados de relevancia y propósito» (p. 48).
Por su parte, Sinnexus (2020) en su página web explica que la información
es un conjunto de datos procesados que tienen significado (relevancia propósito y
contexto) y que sirven para la toma de decisiones.
La información presenta las siguientes características:
a. A diferencia de los datos tiene sentido, es decir, relevancia y propósito.
b. Tiene forma y esta organizada.
c. Sirven para la toma de decisiones.
d. La información debe ser identificada como un contenido semántico de
datos.
e. La información es organizada y gestionada a través de sistemas de
información y programas de gestión de la información.
f. Son ejemplos de información: el valor cuantitativo de indicadores de
gestión, su análisis o interpretación.
El Conocimiento.
El conocimiento se origina en la mente de las personas, como producto de la
interacción entre creencias, experiencias, inteligencia, intuiciones, juicios, valores,
etc. «Es un conjunto formado por información, reglas, interpretaciones y
conexiones, ubicadas dentro de un contexto y una experiencia, adquirido por una
organización, bien de una forma individual o institucional» (Aja, 2002).
Además, está en las personas y se puede transmitir a través de la
observación y el lenguaje. Así mismo, se puede llevar a determinados componentes

5
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
físicos, lo que permite que pase de la mente de las personas a implementos de fácil
manejo para otros individuos (Valhondo, 2007 citado por Flores, 2010, p. 15).
El conocimiento, presenta las siguientes características:
a. El conocimiento se deriva de la información a partir de una serie de acciones
como: comparación, análisis de su implicación y relación con otra información
e interpretación (Valhondo, 2010).
b. El conocimiento es considerado como un recurso que aporta valor añadido a
las organizaciones.
c. La organización, identificación, transferencia y almacenamiento del
conocimiento son actividades propias de la gestión del conocimiento.
A modo de conclusión se puede resumir en la siguiente ilustración las ideas
claves presentadas en el tema 1.

Datos Información Conocimiento

• Se convierte en • Se convierte • Requiere ser

información en gestionado
cuando son conocimiento como recurso
contextualizados, cuando es estratégico en
categorizados, comparada las
calculados, analizada e organizaciones.
corregidos y interpretada.
condensados.

Ilustración 2: conversión de datos a conocimiento.

Fuente: Valhondo (2010).

6
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
Tema 2: Gestión Documental y Gestión de la Información

La gestión organizacional de una empresa implica el manejo de dos tipos de

recursos: tangibles e intangibles. Los primeros corresponden a los recursos físicos y
financieros con los que cuentan las empresas, los demás hacen referencia al talento
humano, la información y el conocimiento.
Los datos y la información generada al interior de la empresa son activos
intangibles que reposan en documentos, los cuales deben ser organizados según el
sistema de gestión documental que defina cada empresa. El propósito fundamental
de este sistema es facilitar y mejorar la organización y funcionamiento del acervo
documental de la empresa con el fin de procurar una mayor eficiencia, minimizar
costos, garantizar disponibilidad, protección en el tiempo y aumentar beneficios
(Chávez y Pérez, 2012). Dichos beneficios tendrán alcance en la gestión
organizacional de manera integral, dado que la pérdida de información y de
documentos puede conllevar a serias dificultades a nivel organizacional y de
procesos.
Actualmente las empresas, dado el aumento de la información y del acervo
documental, deben organizar, gestionar y controlar los documentos generados.
Dichas funciones son propias de la gestión documental, la cual ha tenido un papel
fundamental, al facilitar el adecuado funcionamiento de las empresas y sus
dependencias a través de la creación de manuales de gestión para la operación,
mantenimiento, control, seguimiento, transferencia y eliminación de documentos y
archivos del fondo documental.
Un sistema de gestión documental es el modelo definido por la empresa para
operar y garantizar todos los requerimientos funcionales a nivel de: creación,
automatización, mantenimiento de los documentos y archivos; esto con el fin de
facilitar el acceso y disponibilidad de las fuentes documentales, siguiendo el flujo
organizacional.
Este sistema se encuentra registrado en un manual de gestión documental y
puede operar a través de programas informáticos o sistemas de información. En

7
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
especial, dado que las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICS)
aportan soluciones para la organización, almacenamiento y transferencia de la
información que reposa en archivos tanto físicos como digitales.
Pero, ¿cómo se relaciona la gestión documental con la gestión de la
información? En palabras de Chávez y Pérez, (2012) “una correcta gestión
documental, propicia una adecuada gestión de información”. Dado que la gestión
de la información lleva implícita la gestión documental del fondo. En otros términos,
la gestión documental es la encargada de organizar todo lo relacionado con la
información registrada en un soporte (papel o medio magnético o electrónico).
Saffady (2004) citado por Chávez y Pérez (2012) explica que la gestión
documental tiene que ver con cinco aspectos de la gestión de la información los
cuales se enuncian a continuación:

El manejo de registros organizacionales inactivos, en cuanto a la actualización y

mantenimiento.

La garantía de que exista correspondencia en el manejo de la información

con las leyes y regulaciones oficiales (tanto nacionales como internacionales,
según el contexto y operación de la empresa).

Determinación de los plazos de retención de los documentos.

La protección de registros vitales.

La organización de los registros activos y su recuperación.

Ilustración 3: relaciones entre la gestión documental y la gestión de la información.

Fuente: Saffady (2004, p. 218)

La gestión de la información es definida como un proceso integral a través

del cual se definen propósitos y métodos para organizar y distribuir los recursos que
conducen al control, mejor manejo y uso de la información. Esto con el fin de que

8
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
se garantice la eficacia y eficiencia en su identificación, obtención, representación,
almacenamiento, búsqueda y recuperación, circulación o distribución, análisis y uso,
beneficios y la creación de ventajas competitivas para la organización (Rodríguez,
2008).
Por tanto, se infiere que la gestión de la información debe coordinar, dirigir y
controlar los flujos de información generados en cada dependencia en una empresa.
Estas acciones deben ser ajustadas de acuerdo al contexto, naturaleza de la
empresa, procesos, tecnología y personal implicado. Dichas acciones se registran
y organizan a través de la gestión documental.
Según Burk y Horton (1988) los principales objetivos de la gestión de la
información son maximizar el valor y los beneficios derivados del uso de la
información, minimizar el costo de adquisición, procesamiento y uso de la
información. Además de determinar responsabilidades para el uso efectivo, eficiente
y económico de la información y asegurar un suministro continuo de la información
(citados por Chávez y Pérez, 2012, p. 224).

9
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
Tema 3: Gestión de la Información y Gestión del Conocimiento

Tema 2: Nombre del tema

Una adecuada gestión de la información en las organizaciones es la base
primaria para gestionar el conocimiento. La gestión de la información es el “manejo
de la inteligencia corporativa de una organización con el objetivo de incrementar sus
niveles de eficacia, eficiencia y efectividad en el cumplimiento de metas” (Páez,
1992 citado en Artiles, 2009).
Las organizaciones trascienden por el valor añadido a la información basado
en experiencias, aptitudes y actitudes; generadas por el conocimiento que aportan
sus recursos humanos (Chávez y Pérez, 2012).
En la siguiente ilustración se representa la relacion existente entre la gestión
documental, gestión de la información y gestión del conocimiento.

Gestión del
conocimiento

Gestión de
Gestión
la
documental
información

Ilustración 4: relación entre gestión documental, de la información y del

conocimiento.
Fuente: autor.

Las tres gestiones hacen parte de la gestión organizacional, todas se

encuentran íntimamente relacionadas. La gestión documental es la más general de
las tres gestiones y la gestión del conocimiento, la más específica. Toda acción y
mejora en una de las tres gestiones afecta a las otras de manera directa, lo mismo
ocurre con los desaciertos y debilidades. Así «un tratamiento adecuado en la gestión
documental conlleva a una correcta gestión de la información, las cuales serían los

10
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
cimientos para la construcción de otro enfoque más novedoso: la gestión del
conocimiento» (Chávez y Pérez, 2012, p. 226).
La gestión documental por su parte, tiene como actividades relevantes: la
clasificación, archivo y acceso a los documentos generados al interior de la empresa
producto de la información registrada en soportes. La relación entre la gestión
documental y la gestión del conocimiento, en palabras de Carbonell, se da porque
un «buen sistema para la gestión documental puede ser de gran ayuda como
soporte tecnológico para implantar un modelo de gestión del conocimiento» (2016).
Sin embargo, es de aclarar que un sistema de gestión documental no cumple con
todo lo requerido para gestionar el conocimiento.
La gestión del conocimiento permite coordinar y controlar el capital intelectual
de la organización, con vista a aportar valor añadido a las salidas de cada proceso,
adaptándose a los continuos cambios del medio ambiente, sobre la base de ejes
fundamentales como la cultura organizacional, el liderazgo y la cooperación mutua
(Chávez y Pérez, 2012).
La puesta en marcha de un sistema de gestión del conocimiento (SGC) está
en gran medida condicionada por la cultura organizacional y el nivel de liderazgo
que predomine en la empresa, ya que esta tarea requiere de la implicación y
compromiso de todos los trabajadores; con vistas a que el sistema de gestión del
conocimiento genere beneficios a la organización (Chávez y Pérez, 2012).
La gestión del conocimiento implica el desarrollo de algunas acciones como
identificación, creación, organización, almacenamiento y transferencia del
conocimiento. Estas acciones tienen que ver con la identificación y creación del
conocimiento generado al interior de la empresa en cada uno de los colaboradores,
la organización de este conocimiento a través de métodos y sistemas de información
de forma clara y comprensible para los integrantes de la organización, el
almacenamiento en soportes y la transferencia del mismo entre colaboradores.
En cada una de estas actividades se hace implícito el papel de la gestión de
la información, principalmente en la identificación, organización y transferencia. En
palabras de Chávez y Pérez (2012):

11
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
 Para lograr que las personas en las organizaciones compartan y transmitan
sus conocimientos, es necesario que los flujos de información estén
correctamente definidos y justificada la presencia de cada recurso en el lugar
adecuado. Esto se hace posible debido a un riguroso respeto por el origen y
procedencia en la generación de documentos en la organización. (p. 226)
La gestión documental aporta a la gestión del conocimiento en las fases de
organización, almacenamiento y transferencia. Estas acciones se hacen tangibles
cuando en las empresas se da respuesta a los siguientes interrogantes:

Organización
•¿Qué actividades, acciones y procesos deben estar
documentados?
•¿Bajo qué medio o forma se van a documentar? (texto, audio,
imagen o video).

Almacenamiento
•¿En qué soporte? (archivo físico o digital)
•¿Cómo se realizará su custodia y actualización en el tiempo?

Transferencia
• ¿Cómo se podrá acceder al conocimiento? y ¿a través de qué
medio?

Ilustración 5: aporte de la gestión documental a la gestión del conocimiento.

Fuente: autor.

De forma adicional, cuando los sistemas de gestión documental y gestión de

la información son revisados y mejorados, en sus alcances, recursos, procesos y
procedimientos generan beneficios en la gestión del conocimiento.
Es importante que las organizaciones cuenten en primera instancia con un
sistema de gestión documental, antes de hablar de un sistema de gestión de
información y de un sistema de gestión del conocimiento. Cada sistema en
las organizaciones debe velar por el ciclo de gestión, primero dónde nace y
quiénes generan los documentos, para luego pasar por el procesamiento,

12
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
 almacenamiento y generación a través de flujos de información.; con vistas a
ser transmitida por los propios recursos humanos de la organización como
conocimiento explícito. (Chávez y Pérez, 2012, p. 227)

Aprendizaje Organizacional
El aprendizaje organizacional es un proceso basado en el aprendizaje
individual de cada uno de los colaboradores de una empresa. A través de este las
empresas adquiere o crea conocimiento que les permite generar estrategias para
adaptarse a los constantes cambios del contexto, generar innovación y mejoras en
los procesos y productos.
El aprendizaje en las empresas se inicia con la información, por tanto, esta
debe ser compartida entre todos los colaboradores de manera abierta, objetiva
(exacta) y oportuna. Esto sólo es posible cuando una empresa cuenta con una
cultura y liderazgo organizacional que favorece estructuras organizacionales sin
barreras y con una comunicación abierta para compartir información y conocimiento.
Easterby-Smith y Lyles (2003) explican que «lo característico del aprendizaje
organizacional es la generación o captura de conocimiento, mientras que lo
característico de la gestión del conocimiento es la administración del conocimiento
organizacional existente» (citado en Castañeda, 2015).
Por tanto, la gestión documental tiene un papel importante al permitir la
administración de los documentos en los cuales reposa ese conocimiento tanto en
medio físico como digital, permite el registro del mismo a través de documentos
textuales o audiovisuales, describe ¿cómo acceder o cómo hacer disponible ese
conocimiento para los demás miembros de la empresa? y ¿de qué manera puede
ser actualizado?, pero sobre todo permite su almacenamiento y transferencia

13
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
 Ahora que has revisado algunos conceptos presentados en la guía De la
Gestión Documental a la Gestión Del Conocimiento, te invito a que realices un
ensayo en el que expliques la importancia de la gestión de documentos y archivos
en la empresa de forma digital y su contribución al aprendizaje organizacional y
gestión del conocimiento.

Para esta actividad compartimos el siguiente video.

• Sistema de gestión documental:

https://www.youtube.com/watch?v=zTuf8vn68Ww&t=18s

El ensayo debe ser enviado a la plataforma virtual y corresponde a la última

actividad del diplomado.

14
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
Aja, L. (2002). Gestión de información, gestión del conocimiento y gestión de la
calidad en las organizaciones. ACIMED, 10(5), 7-8.
http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-
94352002000500004&lng=es&tlng=es
Artiles, S. (2009). La gestión documental, de información y el conocimiento en la
empresa. El caso de Cuba. ACIMED, 19(5), 1-37.
http://scielo.sld.cu/pdf/aci/v19n5/aci02509.pdf
Carbonell, J. (2016). La gestión documental no es la gestión del concoimiento.
NEOS. https://neos.cat/la-gestion-documental-no-es-gestion-del-
conocimiento/
Castañeda, D. (2015). Condiciones para el aprendizaje organizacional. Estudios
Gerenciales, 31(134), 62-67. doi:https://doi.org/10.1016/j.estger.2014.09.003
Chávez , Y., y Pérez, H. (2012). Gestión documental, Gestión de información y
Gestión del conocimiento: nociones e interrelaciones. Reflexiones, 8-9(8-9),
222-227. http://eprints.rclis.org/25301/1/18-Reflexi%C3%B3n%2005.pdf
Flores, J. (2010). Flores, J. C. (2010). La Gestión del conocimiento y las
herramientas colaborativas: una alternativa de aplicación en Instituciones de
educación superior. Revista de Investigación, 34(71), 11-32.
https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=3704580
Ponjuan, G. (2007). Gestión de Información: Dimensiones e implementación para el
éxito organizacional. Eficiones Trea S.L.
Rodríguez, Y. (2008). Gestión de información e inteligencia: integración en los
contextos organizacionales. Acimed, (1-10).
http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-
94352008000500003
Sinnexus. (2020). ¿Cómo saber si su empresa necesita una solución BI?
https://www.sinnexus.com/empresa/index.aspx

15
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
Valhondo, D. (2010). Gestión del Conocimiento del mito a la realidad. Diaz de
Santos, S.A.

16
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
.

Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos como
material de consulta de los participantes en el Diplomado Virtual en
GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS del Politécnico Superior de
Colombia, y solo podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se agradece a
los usuarios referirla en los escritos donde se utilice la información que aquí se
presenta.
GUÍA DIDÁCTICA 5
M2-DV67-GU05
MÓDULO 5: DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL A LA GESTIÓN DEL
CONOCIMIENTO

© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO SUPERIOR DE COLOMBIA, 2021

Medellín, Colombia

Proceso: Gestión Académica Virtual

Realización del texto: Comité de Diseño
Revisión del texto: Comité de Revisión
Diseño: Luisa Fernanda Serna, Comunicaciones

Editado por el Politécnico Superior de Colombia

17
DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS