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x PlanTrabajo x de 03 de marzo
p/ Adminis
Gestión
trativa
Sistema GAPA
2011
Propuesta del Trabajo previa a la formulación del Proyecto de
Informatización de los Procesos Administrativos de la Gestión de Sindicatura General
Auditoria. Descripción general del resultado a obtener, con una de la Provincia de
delineación de los objetivos, generalidades, descripción de algunos
procesos actuales. Salta
INTRODUCCION 3
CONTENIDO DEL TRABAJO 3
OBJETIVOS 4
LO NUEVO 4
Nuevas Herramientas /Medios 4
Fortalecer y/o implementar Conceptos 4
Nuevos Conceptos 5
GENERALIDADES 8
PERSPECTIVAS 9
Desde el Gerente General – Gerente de Coordinación 9
Desde el Jefe Auditor – Jefe de equipo de Auditoria 10
Desde el Jefe de Recursos Humanos 10
De la Gerencia de Legales 10
De la Gerencia de Planificación y Sistemas 11
Del Funcionamiento General 11
INTRODUCCION
El objetivo del proyecto es proponer un Sistema de apoyo para auditoria, que permita a
SiGeP el manejo centralizado de los Procesos Administrativos internos, optimizarlos y
Gestionarlos en base al riesgo, logrando con ello la automatización, diagnóstico y seguimiento
que le proporcionara los elementos para controlar las propias funciones de fiscalización.
También el sistema le permitirá a la alta dirección asegurar la eficiencia adecuada,
trasparencia y resultados en base a un software metodológico e integral que facilite generar
los reportes finales y su análisis de una forma sencilla para la gerencia de auditoría.
El proyecto informático debe asistir a los requerimientos de los usuarios (desde “procesos
operativos simples y repetitivos” a “Tableros de Control”), simplificando los procesos
organizacionales, abarcando Transacciones y Soporte para la toma de decisiones.
Las actualizaciones y/o reestructuraciones del Sistema serán mucho más sencillas al tener
todos los datos vitales, en un motor de base de datos en el servidor.
Cabe destacar el Acceso vía Web con diferentes niveles de atributos para Usuarios, desde
administrador del portal, creador de formatos hasta el usuario sin permiso de edición ó “usuario
visitante” ó “de solo consulta” con seguimiento de todas las actividades que cada uno realice.
La primera parte presenta los Objetivos a seguir, definición de los Nuevos Conceptos,
Herramientas y Estrategias a implementar, como los Requerimientos para el desarrollo del
Proyecto y una Conclusión (Pág. 4 a 7).
La segunda parte se enuncian las Generalidades y las Perspectivas de ventajas para las Gerencias y
Jefaturas de SiGeP (Pág. 8 a 11).
La tercera parte está integrada por los Anexos con la implementación del Sistema GAPA “Sistema
Puesto en Marcha”: I) descripción de los Circuitos más Comunes (Pág. 12 a 17), II) Ejemplos de
plantillas modelos y diferentes búsquedas de consulta (Pág. 18) y III) Modelos de aplicación del
Trabajo colaborativo en documentos (Pág. 19 a 21).
OBJETIVOS
• Simplificar procesos, tareas varias veces paralelas. Eliminación de datos y operaciones
innecesarias y reducción de tiempos y de los costos de los procesos.
• Centralizar la información (estratégico, permite comparación, medición, estadísticas) y su
resguardo.
• Confiabilidad de la información
• Funcionalidad, flexibilidad y actualización 1
• Perseguir que el manejo sea de fácil comprensión y uso
• Permitir la “verificación de los datos” 2 en el sistema
• Optimizar la Relación Costo-Beneficio del proyecto
• Todos los procesos deberán apegarse a las Normas de Auditoria vigentes.
LO NUEVO
1
Funcionalidad en el diseño visual y de los procesos útiles y amigables del sistema. Flexibilidad en la obtención de
informes definiendo contenido y forma de presentación y la Parametrización por el usuario. La actualización a los
cambios y requerimientos de la Institución y las nuevas tecnologías.
2
Verificación de los datos: protocolos internos de validación en el ingreso de datos (fechas, cantidades) y que el
sistema permita por cruce de información la verificación de cómo se obtienen.
3
Usuarios externos: USI’s, Red Federal Control, Organismos Auditados, etc.
4
Ver Anexo en páginas 19 a 21 del proyecto.
5
Contribución de Terceros: participación de Oficina Presupuesto, Cuentas JDE, Boletín Oficial, Biblioteca de
Legislatura, etc.
6
Simplificación: Implementación inmediata de nuevos formatos de documentación y “erradicación” “disminución”
trabajos repetitivos y duplicación de tareas.
Nuevos Conceptos
• Oficina de bolsillo (futuro: Oficina en la “Nube”)7
• Modelos
• Módulos8
• Normativa de Aplicación - Aplicativo
• Firma Digital 9
• Autorización En Línea 10
• Parametrización
• Dirección de Correo Electrónico Autorizadas oficiales
• Ahorro de papel 11
• Programa de Gestión Electrónica de Documentos 12
• Papeles de Trabajo Electrónicos13
• Agenda y/o Calendario 14
7
Oficina de bolsillo permite ingresar al sistema desde cualquier ubicación vía internet con sistema de usuarios.
8
Subsistemas autónomos que integran el Sistema, esta independencia permite que sobre la marcha se puedan
incorporar nuevos Módulos, ampliando procesos administrativos no contemplados inicialmente.
9
Ver: www.jgm.gov.ar/paginas.dhtml?pagina=261 y www.unsa.edu.ar/sigeco/archivos/sig_material/P%20Firma%20Digital%202010.pdf
10
Autorizaciones de nivel bajo por sistemas En Línea y notificaciones “vía dirección de correo”
11
Baja en el uso de papel impreso en proyectos, borradores, aprobados!, informes previos, etc. y como beneficio
adicional: salvar la circulación de versiones varias de un mismo asunto. Ver Anexo en páginas 19 a 21 del proyecto.
12
Es el Área de la gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento y
uso destrucción de documentos, incluyendo los procesos para capturar y conservar evidencia e información sobre
actividades y transacciones. Histórico de las actuaciones en soporte electrónico.
13
Archivos electrónicos. Fuente: http://www.sindicom.gva.es/web/wdweb.nsf/documento/manual_de_fiscalizacion - Sindicatura de
Comptes de la Comunitat Valenciana. Reporte: http://www.lapiedad.org.ar/base/Archivos/pg95-102.pdf
14
Tabla con datos restringidos a nivel usuario y otros datos públicos a distintos niveles.
15
Sistemas: SISPE (Sistema Seguimiento de Planeamiento y Ejecución) cargan planes anuales, informe mensual de
ejecución y el SISIO (Sistema Seguimiento de Informes y Observaciones).
16
Red Noticias (agentes SiGeN y UAI) noticias sector Publico Nacional en general y de actividades de SiGeN
17
Sistema Informático de Informes de Auditoría de Sector Público Nacional. Observaciones y Seguimiento y proceso
de regularizaciones.
18
Sistema Informático de Control de Gestión (SiGesCo desarrollado por el organismo) y un Digesto de la normativa. Se
podrá obtener una descripción en el link del Congreso 2010, en la página 6 (adopta varios conceptos interesantes):
http://congreso2010.sigen.gov.ar/_Images/seleccion%20de%20trabajos/Autoevaluacion_Mescolatti_Marta.pdf
- PLANIFICACION. Definición del proyecto con sus etapas, la valorización de las actividades a
desarrollar y de los recursos humanos.
19
Fuente: http://dialnet.unirioja.es/servlet/fichero_articulo?codigo=273960&orden=70157
CONCLUSIONES
El Plan de trabajo ronda en la implementación de las Nuevas Tecnologías de la Información
en la Gestión Administrativa de los Procesos de Auditoria de la Sindicatura General de la Provincia.
Desde respaldo legal que valide los Nuevos Conceptos, la gestión de Convenios Estratégicos, hasta
la Implementación de estos Conceptos que en algunos casos ya son aplicados por órganos de
control o estatales a nivel nacional como internacional.
Esto contribuirá a jerarquizar el Órgano de Control a los tiempos y la tecnología a
disposición.
De esta manera el Órgano de Fiscalización logra reducir las tareas repetitivas y paralelas, un
proceso que ya se encuentra en marcha con la re-nivelación de todo su RRHH en funciones de
control, siendo el nuevo desafío plantear la Capacitación Técnica del recurso hacia un mayor valor
agregado, fomentando el trabajo en equipo y persiguiendo la especialización y actualización
permanente.
Esta es la Visión general del Proyecto donde confluyen un conjunto de actividades
alrededor del Sistema propiamente dicho, las cuales son necesarias y también importantes.
Es un emprendimiento trascendente tanto en los medios que requiere para llevarlo a cabo
como en el resultado que se puede obtener a futuro, es menester el Compromiso de la Autoridad
en todos los niveles.
El resultado será el esfuerzo de la organización en general a través del aporte de todos sus
miembros. El equipo de desarrollo será una etapa inicial, mientras que el apoyo colaborativo de
cada uno de los Usuarios permitirá la realimentación del Sistema en General, por medio de las
experiencias, sugerencias y feedback de la Etapa de Prueba y más allá de la Etapa de
Implementación del sistema (ó Puesta en marcha); con la filosofía de mejora continua.
GENERALIDADES
• Estandarización de procesos.
• Reducción de documentación impresa: ahorro de espacios y tiempo de clasificación y
archivo. Reducción de costos papelería, recursos informáticos (tóner, mantenimiento
impresoras).
• Al automatizar procesos facilita la concentración del Recurso Humano en tareas de mayor
importancia y especializadas (adaptación al aumento de Personal profesional y la Re-
nivelación de la Función SiGeP 2011).
• Resguardo de la información (protección en servidores y backups). Integridad de la
información y la privacidad de los datos.
• Estatus de la Auditoria: Las auditorias tienen un “status” cuyos valores son especificados
por el Administrador del Sistema, los estatus especiales son “Completado” (permite
acciones de seguimiento) y “Archivado” (no permite ningún tipo de modificación), es a
efectos de prevenir la aplicación de cambios no autorizados.
• Trabajo colaborativo: por ejemplo múltiples usuarios trabajando sobre una misma
auditoria al mismo tiempo y Colaboración en elaboración de Documento 20, actualización
de los registros de la información auditada, de acuerdo a las diferentes tareas asignadas.
• Plazos y la administración de la agenda: “Fechas claves planificadas” y “fechas clave real”,
permitirán monitorear e investigar las variaciones. Fecha de inicio, borrador de informe,
informe final determinado automáticamente. Variaciones de fechas planificadas vs reales,
medición de desempeño contra objetivos; retrasos. En esta variable se considerará
días/hombre de la planificación.
• Modulo Informe de Auditoría: Acumula las partes de un informe (normativa, plazos,
autoridades responsables, observaciones, recomendaciones, etc.) y genera el Informe de
Auditoría, cuando el Sindico aprueba el informe el estatus cambiara a solo lectura.
Quedando disponibles solo los registros del Seguimiento.
• Las Novedades Diarias de oficina de personal se trasmitirán En Línea a todas las
autoridades que dispongan, actualizando el GAPA en su agenda.
• Comunicaciones y autorizaciones operativas:
o Las notificaciones, remisiones de actuaciones serán a través de direcciones de correo
oficiales (según estructura organizacional o individuales)
o Las autorizaciones por “requerimiento de autorización En Línea”, ejemplo: el jefe en su
sesión del sistema recibe un cuadro de autenticación donde podrá con una clave de
seguridad autorizar la petición/requerimiento solicitado (este podría ser un VºBº de un
permiso de salida Oficial o Particular, asistencia a curso, VºBº de un informe a ser emitido
por el auditor.
o Los atributos de autorizaciones de acuerdo al “grado de decisión a tomar” será en titular
del cargo y/o se podrá configurar ampliar en un Subjefe directo o Secretaria. Para ello se
registrara clave de autorización por Usuario, esto significa que el sistema hace un
20
Ver Anexo en páginas 19 a 21 del proyecto.
seguimiento (histórico) de quien habilito esta delegación de autoridad con fecha y hora,
terminal de donde se realizo (de la habilitación y deshabilitacion).
o Las comunicaciones con el personal se pueden implementar por vía correo interno o mail
con confirmación o de oficio. Ejemplos: notificaciones de cursos y normativa vigente,
reuniones de jefaturas, novedades o plazos a cumplir (memoria anual de las Gerencias,
constancias de alumno regular. DDJJ empleo público y grupo familiar ó comunicación de
Sanciones Disciplinarias leves de la Oficina de Personal, Memos en general, entre otros)
• Seguridad de la Información y Centralización:
o Accesos restringidos con el uso de perfiles, usuario y contraseña, permitiendo implementar
separación de roles y contraposición de intereses (sincronizado con su función actual y
situación en SiGeP).
o Auditoría de toda la actividad: tanto de las solicitudes de validación como la generada a
través del sistema de gestión. Protección de la información sensible a través de la firma
digital.
o Las distintas transacciones que se realizan actualmente sobre conexiones de internet
requieren distintos tipos de autenticación:
Si el usuario simplemente desea consultar información pública la autenticación no
es necesaria (Usuario visitante).
Si el usuario desea consultar información interna de la institución, deberá
encontrarse registrado y autenticado por el administrador con nivel de consulta.
Ejemplo: este sería el perfil para una consulta de información de personal de
distintas áreas, jefaturas o USI’s sobre información interna operativa que no tenga
la clasificación de restringida.
Si se está realizando registración de bajo nivel, el sistema deberá identificarlo y
debe estar autorizado / validado por el sistema.
Si se está efectuando una operación de nivel alto muy delicada y sensible deberá
tener los atributos necesarios y validados por el sistema.
“Generación de pistas de auditorías” nos permite mantener la historia de los
cambios que se realizaron a los datos e identificar: que cambio, quien lo realizo y
cuando. A partir del análisis de esta información se puede llegar a determinar como
cualquier dato o elemento obtuvo su valor actual.
- fecha y hora de inicio y finalización de sesión (cierre o salida forzada de seguridad)
- nombre de usuario
- “Dirección MAC” de la terminal de donde accedió (como el DNI de c/computadora).
o Comunicación directa con servidor de aplicaciones: el sistema está disponible para recibir
consultas directas vía Web. Esto permite simplificar la arquitectura de la red y las
aplicaciones de la empresa por disponer de forma centralizada de esta información.
PERSPECTIVAS
21 Panel Grafico y Visual con una situación general del estado general de las auditorias, para la toma de decisiones.
• Información detallada de los distintos aspectos de una Auditoria: fechas, recursos humanos
participantes, programa de trabajo, observaciones y recomendaciones y seguimiento,
Actuaciones producidas.
• Estado: en duración; en alcance; en los resultados; actuaciones producidas o requeridas y
las recibidas.
• Informes producidos.
• Agenda del Usuario 22
• Confección de la Memoria Anual de manera semi-automática, ahorro de tiempo y mayor
confiabilidad de los datos.
• Llevar Indicadores de Gestión (eficiencia, efectividad, etc.)
De la Gerencia de Legales
• Posibilidad de implementar a futuro un modulo de Legales, que incorpore sus funciones
particulares como las relacionadas al apoyo de auditoría, como la administración y gestión
de Dictamenes.
22 Con referencia a Auditorias donde podrá realizar apreciaciones y comentarios personales de Ayuda Memoria.
23 Nuevo concepto de Ahorro de Papel, los informes aprobados se imprimen, mientras tanto se elevan electrónicamente al superior
jerárquico.
24
Plantillas En Línea vigentes de uso, de los diversos formatos de notas que se confeccionan.
25
Desde una librería de plantillas y la opción de ser redactados manualmente.
26
Gestión del cumplimiento del Plan anual como datos iniciales de una auditoria en particular.
27
Tiempos de participación del equipo estable como de especialistas requeridos extraordinariamente.
28
La Gestión de la emisión de Resoluciones vuelve al ámbito del Despacho del Síndico, donde las tareas se resumen a
Imprimir y rubricar las auditorias aprobadas.
29
Tabla de las autoridades en funciones de los organismos auditados, registrado desde el Administrador del Sistema
como la posibilidad de la autogestión por los diversos usuarios con las autorizaciones correspondientes.
30
Poner en vigencia un régimen de notificaciones y autorizaciones de bajo nivel vía correo electrónico y en las
Sesiones de cada Usuarios: “buzón de autorizaciones pendientes”.
ETAPA PREVIA
En el proceso que se detalla, la primera página del diagrama, es realizado totalmente por Red
(evita la impresión de versiones varias de documento, promueve el ahorro de papel y salva de la
duplicidad de documentos):
Los integrantes del equipo de auditoría se les habilitara, en el sistema el modulo de la Auditoria de
referencia, en la cual podrán vincular con la normativa “digitalizada” que corresponda (File
Permanente digitalizado), una sección donde podrán cargar nueva normativa, una sección donde
estará disponible acceso a las Auditorias anteriores relacionadas (informe, actuaciones,
requerimientos y contestaciones, descargos, etc.).
• El Sistema contara con una sección para colgar los archivos “Papeles de Trabajo” a fin de
trabajar en línea o subir las actualizaciones de estos.
Pueden incluir un protocolo de autorización o VºBº “En Línea” con autoridad superior de
SiGeP.
• Posibilidad de habilitar o no
Modelos o Formatos de
Informe de Avance.
• Modelos o Formatos de
Informe Preliminar.
• Modelo o Formato de
Informe Final combinado con
la información que compone
el Informe Preliminar.
• En la lectura en pantalla
permitirá el
aprovechamiento de los
hipervínculos a la
documentación de
referencia.
Nuevamente la primera parte del
diagrama es realizado totalmente
por Red (ahorro de papel y impedir
varias versiones del texto en
circulación):
1. Una vez concluido el informe por el Jefe Auditor se “publica a la GC”, bloqueando la edición
a este y habilitándola al GC.
2. GC puede devolver para correcciones con lo que publica hacia el Jefe Auditor o Aprobar el
informe y entonces publicar hacia la GG.
3. Ante la Aprobación del Informe por el Sindico General, los registros se bloquean a la
edición (pasando a ser permanentes ó Definitivos), este genera una notificación por
sistema a los involucrados y en forma paralela la Orden de producir la documentación a
firmar (1):
a. El equipo de auditoría actuante imprime Informe y Notas de Elevación (NE) y firma
(3), lo eleva al Gerente de Coordinación (GC).
b. El Gerente de Coordinación firma y eleva al Gerente General.
c. El Gerente General iniciala y eleva a la Secretaria del Despacho del Síndico.
El Sistema permite clasificar la normativa que se enviara a File Permanente digitalizado y cual
continua en File, la agenda quedará activa a fin de los plazos de descargo y emisión de Finales.
Todos los informes que se aprueben y se emitan serán publicados en formato PDF sin atributos de
copia o se puede tomar el modelo de Infoleg (Ministerio Economía de la Nación) en el cual las
normas se consultan en formato HTML (cada opción tiene sus ventajas pero ello dependerá de las
políticas del Órgano), debiendo avanzar en la implementación de la firma digital de estos
documentos.
ARMADO DE FILE
La información registrada, se podría decir que permitirá realizarlo en forma semi-automática, esto
son las Caratulas, Índices (con uso de hipervínculos) y Membretes. Obteniendo como resultado
que el armado de File sea uniforme, respetando las Normas de Auditoria al respecto, haciendo su
aporte a forman la Identidad del Organismo.
Cuando se apruebe el Informe Final y Secretaria de Despacho remita al equipo de auditoría copia
de la recepción del organismo auditado:
31
Un ejemplo práctico sería las responsabilidades del Sindico General, en ausencia de este, a cargo de quien quedan
dichas decisiones. Su aplicación permitirá asignar horas reales a la etapa de Trabajo de Campo, a partir de la
información de los integrantes del equipo de auditoría y la efectiva prestación en la auditoria (toma en cuenta la
asistencia registrada en la oficina de RRHH).
Se deberá tener en cuenta al momento de decidir el Software a utilizar, los derechos de las
licencias. Los mecanismos descriptos, son análogos a los que utiliza MS Office.
Se deberá realizar una evaluación de alternativas, de las cuales se elegirá la opción a implementar
en el “Trabajo Colaborativo en Documentos”. Las siguientes opciones pertenecen a Software Libre:
1. DOCS – GOOGLE: En los siguientes links del sitio Google se explica el método que utiliza. El
concepto es a partir del archivo generado de Informe de Auditoría en el cual los distintos
Usuarios (el que lo produce, el GC, el GG y Sindico), realizaran los cambios, consideraciones y
modificaciones que estimen oportuna.
Esto implicaría utilizar los servicios del paquete de Google, como el correo electrónico, a fin
de poder realizar las altas de Participantes en Colaboración de Archivos colgados en el
modulo Docs.
http://www.google.com/google-d-s/intl/es/whatsnew.html
Opciones de Uso Compartido de Google Docs
http://www.google.com/support/a/bin/answer.py?hl=es&answer=60781
Uso compartido del documento con personas determinadas
http://docs.google.com/support/bin/answer.py?hl=es&answer=86152
Versiones existentes: enumera las versiones del documento actual, la fecha y hora de su
creación, el autor y los comentarios asociados
Las opciones 1. y 2. (incluyendo el software con licencia paga Word de MSOffice y aplicaciones
similares disponibles de Hotmail Live) para los documentos colaborativos, no es completamente
apropiada por que genera la dificultad no ponderada de:
o Cómo realizar la exportación desde información incluida dentro de bases de datos del
sistema a un formato de Procesador de Texto para “la colaboración”
3. Es así que se presenta la opción que controlara 100% por el Sistema GAPA.
1. Protocolos incluidos en el Sistema GAPA con generación de Reporte del Informe para
visualizar en pantalla y opción de impresión (interno del sistema).
Modulo de Informes: Identificación de tipo de Informe con un formulario con solapas de las
partes de cuerpo de informe: Alcances; Base Legal; Funcionarios y Empleados Principales
responsables; Estructura del Organismo; Metodología de la auditoría; Identificación de
criterios aplicados; Observaciones; Recomendaciones; Seguimiento de Auditoria.
Posibilidad de Implementar hipervínculos a normativa y papeles de trabajo. Opciones de
textos y de numeración. Referenciar y/o insertar gráficos y tablas. Quien solicita el alta de
una versión de Informe adquiere la exclusividad de edición mientras no lo publique,
momento desde el cual la versión queda de solo lectura.
Descripción de Protocolo:
1.1.1. Creación: alta de Informe I001/01 “Autor”. El Autor redacta el informe y lo publica,
confirma la elevación al gerente de coordinación (GC), aquí se cierra la “versión 01” =
“v.01”
1.1.2. Confirma recepción: el GC abre la v.01 del informe
1.1.2.1. Si no encuentra objeciones, Aprueba y publica confirmando la elevación al
gerente general (GG). La versión se mantiene v.01
1.1.2.2. Para realizar correcciones, solicita alta la v.02, el texto que redacte será en
un color de fuente distinto al original, con posibilidades de tachado, resaltado,
incluir texto, incluir anotaciones (preguntas, aclaraciones o referencias
incompletas, etc.) y comentarios. Publica y remite al “autor”.
1.1.3. Autor Confirma recepción: solicita el alta de I001/03 ó v.03. Aplica correcciones
que estime necesarias y publica (en este momento el informe v.03 adopta un único
color de texto).
1.1.4. El proceso se repite, hacia arriba o abajo con el mismo criterio.
Aclaraciones
o En línea jerárquica hacia arriba (según configuración) el GG podrá recibir el informe enviado al GC
y salteando a este, el sistema registrara la operación.
o También será de aplicación la posibilidad de que un informe “corregido” por el GC pueda ser
publicado hacia el GG a fin de que este intervenga, utilizando los criterios detallados en “1.1.2.2”.
Esta opción se puede adoptar cuando las correcciones son menores a fin de agilizar las
operaciones.
o Si un informe aceptado y abierto (por ejemplo por el GC) no es posible que este realice la
publicación, el Administrador del Sistema o Persona Autorizada (por ejemplo Sindico) podrá
habilitar la liberación y “publicación ó remisión” para su prosecución. Este es el caso de fuerza
mayor. Esta situación quedara registrada bajo la responsabilidad de quien lo autorizo.
o Se podrá parametrizar “plazos y/o recordatorios” desde la publicación, aceptación y reenvío de
Informe.
o El Sistema guardará en el Histórico de la Auditoria, todas las versiones producidas con indicación
del Usuario actuante.