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    “EL ROL Y LA ACTUACION DEL JEFE DE DESPACHO EN LA CONTRUCCION DE 1A ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y FUNCIONAMIENTO DE LOS SECTORES DE LA OFICINA JUDICIAL” CLASE 3 MATERIALES PARA LOS ALUMNOS Curso para Jefes de Despacho Paola A.E. Vitores Introducci6n_a los problemas practicos de la Mesa de Entradas. EI fin de su Organizacién, Todo lo analizado hasta ahora pone de relieve que en la administracién de justicia en general existen falencias, y al ser la Mesa de Entradas ese conector, primero y principal, entre los justiciables y la estructura judicial, se convierte aquella en un lugar donde los planteos, criticas y reclamos de los usuarios impactan en forma cotidiana ¢ inmediata, Es la Mesa de Entradas, el sector, que recepta los reclamos, quizés no de falencias propias de la Mesa de Entradas y salidas, sino reclamos en general que competen a toda estructura. Por ello es importante “delinear”, “separar”, “observar” y “distinguir” entre problemas propios del juzgado u oficina en ef que trabajamos, y los problemas que se refieren a la politica judicial que compete a la Institucién Poder Judicial. Respecto a los primeros podremos hacer algo de modo inmediato y respecto a Jos segundos; también podemos hacer algo pero de modo mediato y siempre con el iderazgo y gerenciamiento del Juez, a través del Secretario y no de los Jefes de Despacho, Es importante que el Jefe de Despacho aprenda a identificar su ambito de actuacién, donde empieza y termina su competencia, y donde empieza y termina la competencia del Secretario y del Juez. Es un deber para el Jefe de Despacho respetar estos espacios. El Jefe de Despacho de la Mesa de Entradas tendré. su émbito de actuacion en ese sector y el de la secretaria; lo tendrd en ese otro sector, siempre deberdn dosarrollar su actuacién en “consonancia y congruencia con los criterios de trabajo que establezca el juez y el Secretario”, y nunca deberd hacerlo de modo Curso para Jefes de Despacho Paola A. €. Vitores atslado y en forma individual, jempre en coordinacién y cooperacién can los lineamientos establecidos por ellos. Los jefes de despacho lideran sectores que componen partes de un todo, y como. se dijo en la ilustracién del engranaje, debe hacer que los engranajes giren hacia donde le indica el engranaje mayor —Juez- que pone en movimiento en circulto. Toda Mesa de Entradas establece dos tipos de relaciones; por un lado una relacin externa; con el justiciable, con el abogado, con los auxiliares de la justicia, por ejemplo peritos, martilleros, etc, En esa relacién externa es donde cumple, fa Mesa de Entradas, ese rol de administrar justicia y sus integrantes tiene la gran responsabilidad de representar al juez. Por otro lado establece una relacién interna, como un engranaje, parte de otro engranaje mayor, los cuales sin su entrecruzamiento y funcionamiento coordinado, no podrian trabajar. En esta relacién interna; la Mesa de Entradas, 5 un sector, componente de una parte. Los Jefes de despachos deben ser conscientes de estas relaciones, porque el éxito 0 el fracaso de ellas dependerén de su gestién en el cargo, de cémo cumplen y desempefian su funcién, y por supuesto, con las consecuencias que esto implica. Entonces; et Jefe de Despacho en su gestién y liderazgo debe dirigir estas relaciones, debe mantenerlas y hacer que se vayan profundizando sobre bases sélidas para alcanzar los objetivos, tanto del sector (micro), como de la parte; juzgacio y Poder Judicial como Institucién (macro). Para conocer los problemas més frecuentes que se presentan en las Mesas de Entradas, y sus posibles soluciones, los Jefes de Despachos deben realizar un par de acciones tanto en su relacién-trabajo externa e interna, acciones que podemos clasificartas en dos grandes grupos: Curso para Jefes de Despacho Paola A. E. Vitores ‘Acciones para CONOCER los problemas de la Mesa de Entradas, y son; a-Escuchar b-Analizar Relacionar: Observar que hacen y como lo hacen -Ensefiar; capacitar A-ESCUCHAR; atender, oir, percibir, enterarse, prestar atenci6n, prestar ofdos EA quign deben escuchar? En su relacién externa; el Jefe de Despacho debe; escuchar y aprender a percibir las necesidades de; los usuarios —justiciables-, de profesionales; abogados, peritos, sindicos, defensores oficiales, etc. En su relacion intema; el Jefe de Despacho debe; escuchar al Juez y a los Secretarios, debe aprender a interpretar sus necesidades, que serdn las exigencias que pesan sobre ellos desde la Politica Judicial orientada desde la Corte Suprema Provincial, también debe escuchar a los jefes de los demas sectores, y lo primordial debe escuchar y aprender a percibir las necesidades y exigencias de los agente judiciales que se encuentran a su cargo. Esto debe relacionarlo con la motivacién, capacitacién, rendimiento del agente, todo lo cual se corresponde con la gestion de Recursos Humanos. El Dr. Alejandro Lesser, Juez del Departamento Judicial de San Isidro, Buenos Aires, que ha desarrollade con mucha eficiencia [a Técnica del Trabajo en Equipo, sostiene que: “E/ ser humano tiene una boca y dos oidas, Sin embargo los Curso para Jefes de Despacho Paola A. E. Vitores que asumen la responsabilidad de conducit a u grupo, no siempre cultivan ef habito de escuchar.” B-ANALIZAR: Siguiendo la distincién en las relaciones, todo lo que el Jefe de Despacho escuche de lo antes mencionado, debe analizarlo, considerarlo y convertirlos en alertas, en base de futuros criterios o pautas de trabajo, debe buscar el modo y la forma de poder satisfacer aquellas exigencias que observa de lo escucha. C-RELACIONAR: Asi de lo escuchado y del anélisis que realice el Jefe de Despacho debers realizar un “pracedimiento de relacién”, por ejemplo; si ha escuchado un reclamo, de un abogado, en la Mesa de Entradas, de que el expediente en el que actia no ha sido puesto a despacho por més de un mes, y el abogado afirma haber presentado escritos con la suma, “Pronto Despacho”; entonces; el Jefe de Despacho debe analizar el camino y recortido del escrito y del expediente, y determinar cual es ese “tiempo de espera” tiempo muerto- de la causa que esta provocando una alteracidn en la prestacién del servicio. Debe relacionar; “lo que es” y “como deberia ser”, y una vez determinado el ciclo; documentarlo, explicarlo, comunicarlo a todo los operadores juridicos que han participado en ese ciclo para evitar que vuelva a suceder, y “cimentar un conocimiento de recorrido de circuita”, es decir constituirlo como estandar en Ja prictica de trabajo. * Labrads, Pelayo Ariel, La Motivacién en los Organismos Juciciales, 19 Ed. Rosario, Nova Tesis Editorial duridica, 2006, pag: 63 Curso pero Jefes de Despacho Paola A. E. Vitores D- ENSENAR: ‘Asi de una observacion, de escuchar, de arializar, de relacionar voy a llegar a alcanzar una “buena practica de trabajo judicial” y, como una responsabilidad que pesa sobre el desempefio del cargo de Jefe de Despacho, este debe ENSEAIAR esa “nueva buena practica”, y debe ensefiarla tantas veces cono sea necesario. Este es el modo para “conocer los problemas practicos que se presentan, no solo ‘en la Mesa de Entradas, sino también en Ia secretaria”, es decir problemas que tiene los juzgados u oficinas judiciales a nivel macro y micro. Las personas aprenden; “..! 10% de fo que escuchan, ef 15% de lo ven, ef 20% de Jo que ven y escuchan, €1 80% de fo que experimentan activamente y el 90% de lo que el ensefia a otro.”* ‘Acciones para SOLUCIONAR los problemas de la Mesa de Entradas, y son; 2-Organizar, planificar y coordinar b-Estudiar c-Capacitar d+ Fomentar el dialogo y la comunicacién A-ORGANIZAR, PLANIFICAR Y_ COORDINAR: Luego de detectar un problema en la Mesa de Entradas y/o en la Secretaria, y aplicar las acciones de; escuchar, analizar, relacionar y ensefiar, debo “graficar” el problema, marcar sus elementos constitutives y reorganizarlos. > Labrada, Pelayo Ariel, La Motivacin en los Organismos Judiciales, 18 Ed, Rosario, Nova Tests Ealtorial Juridica, 2006, pég. 105. Cargo para Jefes de Despacho Paola A. E. Vitores Una vez reorganizados, debo planificar una estrategia de trabajo, que no sera una sola, podrén ser varias, dado que siempre que se trabaja en la busqueda de soluciones a problemas précticos: el sistema de ajuste (prueba -error) es el método indicado a tener en cuenta, y to cual es ineludible cuando Intentamos desarrollar una capacidad por competencia, considerando el concepto de capacidad por competencia. Yuna vez planificado el método de trabajo para afrontar un conflicto © problema debemos coordinar su aplicacién y medir los resultados. B-ESTUDIAR: ‘Al detectar un problema, y buscar su posible solucién, debemos estudiar, pero 4Qué debemos estudiar? Tanto el problema come el contexto que lo rodea, y el contexto dependeré segiin el tipo de problema que sea, por ejemplo, si el problema es entre agentes judiciales 0 con un agente determinado, y refiere a problemas de conductas, entonces; deberé estudiar como estoy ejerciendo mi liderazgo respecto a ese agente 0 agentes, si el problema consiste en errores frecuentes de proceso legal, debo estudiar el Cédigo Procesal y ver si a ese proceso se le puede aplicar una norma procesal contenida en una ley de fondo, fo cual implica un trabajo coordinado con el Juez, el Secretar los jefes de despacho, es decir un estudio mas profundo, ahora; si el problema encuentra su origen en a infraestructura material, entonces debo estudiar cuales son los recursos que tengo y si debo re adaptarlos a la funcionalidad, © renovarlos, cambiarlos. C-CAPACITAI Considerando lo anterior, del estudio que se realice se tomara conocimiento de nuevas exigencias, de nuevos actores, de nuevas practicas de nuevas, nuevas reglas de conductas, de nuevos contenidos legales, de nuevos usos, y ante ello; 6 Curso para Jefes de Despacho Paola A. €. Vitores el Jefe de Despacho, en su tol de conductor del sector tiene el “deber” de mostrar, enseftar, hacer conocer de lo “nuevo” a los agentes que trabajan con él. ePorque deber? Porque el Jefe de Despacho no puede “exigir” al agente judicial aquello que este desconace, y quien debe ensefiar las buenas practicas judiciales para alcanzar los objetivos; es el Jefe de Despacho. Lo cual redundara, también, en beneficio propio, porque con el mpo tendra un plantel de agentes calificados y ya no. deberd volver sobre aquello que ha sido incorporado, y a su vez estos conocimientos sobre “buenas practicas” se irén cimentando. “es de buen lider compartir el conocimiento’ D-FOMENTAR EL DIALOGO Y LA COMUNICACION I dialogo y la comunicacién son las herramientas esenciales para afrontar las posibles soluciones a los problemas més frecuentes en la Oficina Judicial. Como dijimos que el Jefe de Despacho debe capacitar, ensefiar, y una de las formas de fomentar el dialogo y la comunicacién, es a través de la capacitacion, esto desarrollara en los agentes una participacién constante en fa obtencién de los objetivos, disipara las individualidades, tan nocivas y contrarias a la vocacién de servicio. El Jefe de Despacho debe escuchar, analizar, relacionar, ensefiar para qué los miembros de su equipo también lo hagan, y no se debe olvidar que; “el mejor modo de enseffar; es con el ejemplo”. el algo y la comunicacisn entre Jefes de Despachos entre si, entre ellos y el Juez y el Secretario, entre ellos y tos agentes de los diferentes sectores, es fundamental para el avance de la oficina Judicial o Juzgado. Curso para Jefes de Despacho Paola A, E, Vitores Introduccién a los problemas practicos de fa Mesa de Entradas; ElJefe de Despacho de Ia Mesa de Entradas debe tomar siempre dacisiones: La necesidad de hacer organizaciones eficientes y utilizar racionalmente 10s recursos, y la responsabilidad de ahorrar recursos para dar satisfaccién a un cliente, cada vez mas exigente, consclente y preparada; ha provocado que se tenga que ampliar el paradigma decisional en cuanto a que las decisiones se tomen wnicamente de forma empirica, considerando la experiencia del personal involucrado, hacia un enfoque cuantitativo donde se obtienen soluciones que modetan racionalmente la farma de actuar del decisor. Las decisiones se presentan en todos los niveles de la sociedad, y aunque sean de mayor o menor incidencia, implican una accién que conlleva a un determinado fin u objetivo propuesto. Tomar decisiones es identificar y seleccionar un curso de accién para enfrentar un problema especffico u obtener ventajas cuando se presenta una oportunidad, Para ello se selecciona entre 2.0 mas alternativas, se evaltia en cada una de ellas sus ventajas y limitaciones, adoptando la que se considere mas aproplada. Es un proceso que consiste, basicamente, en elegir una alterna’ fa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial. Para tomar una decisién, es necesario conocer, comprender y analizar_un problema, para asi poder darle solucién; en algunos casos, por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de forma implicita y se soluciona muy répidamente, pero existen otros casos en los que las consecuencias de una mala eleccién pueden tener efectos negatives. “én la actualidad, las condiciones a las que se encuentran sometidas jas empresas, hacen que la toma de decisiones sea una habilidad necesaria en to actividad de direccién, por ser éstos sistemas cambiantes que, para lograr su Curso para Jefes de Despacho Paola A. E. Vitores subsistencia, necesitan adecuarse a las nuevas y variables condiciones. Se enfrentan retos tales como: adaptarse a fas exigencias del mercado, asimilar constantes avances tecnolégicos, entre otros”.* Estos contenidos estan di ya que en la Mesa de Entradas de una oficina judicial debemos tener en cuenta las exigencias del usuario; las partes; quienes se expresan a través de sus abogados. Todas las mesas de entradas son diferentes, porque poseen recursos humanos diferentes y por ello también son muy cambiantes. La variable en la justicia es el factor tiempo, nadie puede negar que la demanda del servicio crece, segtin et fuero, antes de las ferias judiciales; entonces debemos buscar todos los mecanismos para poder adaptar el trabajo a los periodos de demanda. Come construimos estos mecanismos. En un mundo en el que fos cambios son operados cada vez en menor tiempo y la cantidad de factores a incluir en las decisiones son cada vez mayores, se han desarrollado un conjunto de herramientas cuantitativas que sirven de apoyo para que este proceso se realice de forma més rapida y eficlente. Estas herramientas son métodos sencillos de trabajo, de diferente caracter y objetivo, practicables por todas las personas de una organizacién y cuya aplicacién generalizada esté enfocada a mejorar {a efectividad y la gestion empresarial. * GARZA-RIOS, Roserlo et al. Concepcion de un procedimiento utiizando herramientas cuantitativas para mejorar el desemperio empresarial. ing. Ind. [online]. 2022, vol.33, n3 [eitado 2015-08-17], pp, 239-248, . ISSN 1815-5936 Curso pare Jefes de Despacho Paola A. E. Vitores En este sentido tomar una decision adecuada en un momento oportuno s¢ convierte en una necesidad para el funcionamiento y desarrollo de la ‘organizacién, por fo que tomar la decisién correcta en cada situacion es un objetivo que bien merece la pena esforzarse por alcanzar. Para que realizar esto debemos contar con; -caracterizacién de la organizacién, como es nuestra Mesa de Entrada o nuestra Secretaria. -cual es su diagnéstico, su situacton actual, funciona bien, mal, lenta, etc. -identificar y describir los problemas detectados, la jerarquizacién de los mismos y en diltimo lugar, la seleccion de o de las herramientas aplicables para dale solucién. -su implementacién y la medici6n de la mejora. Los Jefes de Despacho tanto de la Mesa de Entradas como de la secretaria deben fijar en forma conjunta; -Metas, objetivos; que deberdn alcanzar en cada sector, porque digo juntos; porque si bien Mesa de Entradas y secretaria son dos sectores diferentes, pero deben trabajar coordinados, la Mesa de Entradas debe conocer y respetar como trabaja la secretaria, y viceversa, y en este aspecto: la mejora continua del trabajo coordinado; es una meta fundamental. - Planes Estratégicos; es muy importante que los Jefes de Despacho de ambos sectores construyan planes de trabajo, y deberdn hacer un esfuerzo por respetar . Se deben esos planes, que deben ser visados por el Juez y el Secreta documentar los avances, siempre. 10 Curso para Jefes de Despacho Paola A. €. Vitores = Vias de comunicacién; deberan determinar cémo ser4 la comunicacién entre los dos sectores y cudles seran sus canales y frecuencias, reuniones una vez a la semana, e mail informativo, e mail educativo, etc. -Normas de trabajo internas; los Jefes de Despachos deberdn fijar normas de trabajo que cleberan ser celosamente custodiadas, por ejemplo; los agentes deberan cumplir con las normas de convivencias bésicas; saludos; agradecimiento, Ilamados de atencién ante faltas de respeto, normas de trabajo; todas los pases deberén cargarse al sistema, todos los escritos deben ser digitalizados en forma previa. Estas son pequefias reglas de conductas internas que con el tiempo los agentes deben incorporarlas para poder avanzar, an Curso para Jefes de Despacho Paola A, E, Vitores Elfin de su Organizacién La organizacién de la Mesa de Entradas tiene dos fines, uno mediato y ofro inmediato; El fin inmediato es la prestacion de un servicio eficaz y eficiente, fo cual se twaduce en brindar a los usuarios un resultado consistente en recibir en todas las tapas del proceso un servicio de justicia eficaz yen tiempo razonable. El fin mediato es; asegurar, pot medio de su buen funcionamiento, el inicio y tramite de las causas en debido tiempo y forma, el acceso a la justicia de los usuarios y ef cumplimiento de la tutela judicial de Jos derechos, por ello se puede sostener que de las Mesas de Entradas, su organizacién y funcionamiento, dependeré, en un amplio porcentaje, el funcionamiento de todo el Juzgado, La Mesa de Entradas es como el motor de a oficina judicial, no puede detenerse, nt funcionar mal. En consecuencia; el rol que cumplen las Mesas de Entradas y los agentes que desempefian en ellas es fundamental para el buen funcionamiento de todo ef juzgado. El primer paso de un expediente, su recepcién, su ingreso al Juzgado; comienza por la Mesa de Entradas; recibir la causa, colocar el cargo receptor, la hora en fue recihido y la firma al ple del Jefe de Despacho, la carga en et sistema, su pase al miembro del Juzgado responsable de anotarlo en los libros de entradas de causas de cada Juzgado, y asi su continuidad en el trémite interno de cada tribunal nos muestra como el origen se da en la Mesa de Entradas. La Mesa de Entradas es la “carta de presentacién”, desde que un litigante se dirige a una de ellas solicitando, no solamente expedientes sino también Informacién. Es mas que importante, destacar el orden, sistematizaci6n, prolidad, puntualidad, asistencia, que debe reunir el empleado Judicial que 2 Curso para Jefes de Despacho Paola A. E. Vitores desempefia funciones en la Mesa de Entradas, que aquel que presta servicios en otro sector del juzgado. La organizacién de la Mesa de Entradas por parte de quien la conduce es importante por los efectos que produce ese “orden” tanto para el juzgado en su todo, como para la propia gestidn del Jefe de Despacho. El Jefe de Despacho debe brindar, junto a los agentes, la informacion a titigantes acerca del desarrollo de los procesos, una pronta atencién, proveidos correctos en sus escritos, realizacién de audiencias en horarios fijados, etc. En principio, el encargado de Mesa de Entradas debe intentar, al menos conocer, al profesional y la relacién y/o vinculaci6n que tiene con determinada causa. Para ello, debe tener un conocimiento relative del estado actual de una causa, para poder informar, a priori, al que requiere determinado informe. Debe conocer, al menos, en forma genérica las normas procesales y ta adecuacion del proceso a éstas. Ello a los fines de poder informar al letrado acerca de si puede o no, por ejemplo, prestar un expediente y por qué témino, 0 también reclamarselo cuando sea debido. Para eso debe interiorizarse de los términos procesales. De lo orgenizacién que tenga la Mesa de Entradas dependeré que su conductor- Jefe de Despacho - y los agentes que prestan servicio en ella; incurran o no en responsabilidades. Cabe aqui hacer notar cudles son esas responsabilidades para comprender fa relevancia que tiene el fin de la organizacién de la organizacién de los diferentes sectores de la oficina judicial, principatmente la Mesa de Entradas, a saber; B Curso pera Jefes de Despacho Poola A. E. Vitores RESPONSABILIDAD DEL EMPLEADO JUDICIA -RESPONSABILIDAD La responsabilided, como tal, es dificil de definir, pera en cuanto al orden practico debemos tener en cuenta los horarios tribunalicios, la atencién, interés por los temas que se asignan, etc. y no solamente los que se asignan, también se puede incursionar en otras tareas que puedan ser de interés Judicial y que no se limita a la que se nos ha asignado, por ejemplo, cuando falta un compafiero a sus tareas, debemos reemplazarlo porque el trabajo debe salir con celeridad, ILIGENCIAMIENTO Ser diligente es una cualidad que puede desarroltarse en cualquier ambito de la vida particular, pero dentro de! medio que estamos estudiande, se traduce, no solamente en las ganas de hacer las cosas sino también en no enquistarse en una sola tarea y porque no me corresponde la otra, no hacerla. Aqui los términos de cooperacién, colaboracién y trabajo en equipo son piezas fundamentales. DISCRECION La discrecién es aquella cond n que no permite hacer piiblico y reproducir a cualquier otra persona asuntos que se tratan en el Tribunal 0 dependencia donde el empleado pertenece. Por ejemplo, el secreto de sumario, que una persona pidié la quiebra a otra, que un empleado demandé a la empresa donde trabajaba, etc. Es decir, el silencio que se patentiza como parte de otro deber, que serfa de respaldo al Superior. Corresponde mencionar y recordar que magistrados, funcionarios y agentes judiciales tiene; 14 Curso para Tefes de Despacho Paola A. E. Vitores -RESPONSABILIDAD PENAL: Hay responsabilidad penal cuando el acto irregular del funcionario o empleado constituye delito previsto y penado en el Codigo respectivo o leyes especiales. ESPONSABILIDAD CIVIL; Hay responsabilidad civil cuando el acto irregular del funcionario o empleado causa dafio a la administracién publica o a terceros, ya bien sean particulares 0 a otros funcionarios o a empleados piblicos. -RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA: El objeto de ella es sancionar conductas que lesionan 0 quebrantan el buen funcionamiento de la administracién publica, Las RESPONSABILIDADES ~ DEBERES-, se encuentran receptados en el Reglamento para el Poder Judicial. Los jefes de despachos deben colaborar con el Secretario en el cumplimiento de las normas de conducta contenidas en el RPJ, la ley Organica del Poder Judicial y las Acordadas; como ser el uso indebido de Internet, tardanzas, retiros, etc El Jefe de Despacho debe conocer este cuerpo de normas y hacer conocerlos a los agentes a su cargo. La organizacién de la Mesa de Entradas es importante, al igual que la organizacién de la secretaria, por un simple hecho; y es que todos los actos que se van realizando en el expediente, a medida que este va cumptiendo su circuito, se verén reflejados en un ditimo acto, la sentencia judicial. Es decir que un expediente que ha sufrido retrasos, errores de agregacién, dafios propios en el expediente, Io reflejara en Ia sentencia y esa sentencia reflejara la organizacion y funcionalidad de los diferentes sectores del juzgado. Ya lo tiene dicho el Dr. Pelayo Ariel Labrada “..Una vez entrada la demanda, se desencadena una actividad racionalmente coordinada de personas, maquinas, herramientas, instrumentacién y unos pocos materiales, en un entorno 35 Curso para Jefes de Despacho Paola A. F. Vitores adecuado, para desembocar en la salida de Io sentencia. €1 “valor aftadido” es ta solucién de un conflicto, aporte efectivo para ia paz social”* {ABRADA, Pelayo Arial, “El factor Humana en fos Organismos Judiclates", Rubinzal Culson, Bs ‘As, 2004, pag 163. 16 Curso para Jefes de Despacho Paola A. E. Vitores Estadisticas; elahoracion, interpretacion de datos, de necesidades y ex diarias_an la prestacién del servicio. “ta estadistica es una clencia formal y una herramienta que estudia ef uso y los ‘andlisis provenientes de una muestra representativa de datos, busca explicar las correlaciones y dependencias de un fendmeno fisico o natural, de ocurrencia en forma aleatoria condicional, Sin embargo, to estadistica es mds que eso, es decir, es la herramienta fundamental que permite llevar a cabo el proceso relacionado de Ja estadistica con ta investigacién cientifica...Es transversal a una amplia variedad de disciplinas, desde la fisica hasta las ciencias sociales, desde Jas ciencias de lo salud hasta ef contro! de calidad....Se usa para lo toma de decisiones en dreas de negocios 0 instituciones gubernamentales... La estadistica se divide en dos grandes dreos: 1. Estadistica descriptiva: Se dedica a la descripeién, visualizacién y resumen de datos originades a partir de los fendmenos de estudio. tos datos pueden ser resumidos numérica 0 gréficamente. Ejemplos bisicos de pardmetros estadisticos son: la media y la desviacién estandar. Algunos ejemplos gréficos son: histograma, pirdmide poblacional, grafico circular, entre otros. 2. Estadistica inferencial: Se dedica a la generacién de ios modelos, inferencias y predicclones asociadas a los fendmenos en cuestion teniendo en cuenta fa aleatoriedad de fas observaciones. Se uso para modelar patrones en los datos y extraer inferencias acerca de ta poblacién bajo estudio, Ambas ramas (descriptiva e inferencial) comprenden la estadistica aplicada. La estadistica inferencial, por su parte, se divide en estadistica paramétrica y estadistica no paramétrica. v7 Curso para Jefes de Despacha Paola A. E, Vitores La palabra sestadisticas» también se refiere al resultado de aplicar un algoritmo estadistico a un conjunto de datos, coma en estadisticas econdmicas, estadisticas criminales, entre otros. La estadistica es una herramienta bdsica en negocios y produccién. Se usa para entender la variabilidad de sistemas de medicién, controt de pracesos (como en control estadistico de procesos o SPC (CEP}), para compilar datos y para tomar decisiones. En estas aplicaciones es una herramiento clave y probablemente la nica herramienta disponible” ® Hay muchos conceptos de estadisticas y varios métodos y modelos para realizarlas. Considerando que este no es un tema que se analizara en profundidad; determinaremos unicamente sobre que debemos realizar estadisticas en una oficina judicial y cémo hacerlo a través de un método sencillo y facil. Asi; en una oficina judicial, en un juzgado... para qué nos sirve realizar una estadistica? Nos sirve para; -Conocer su funcionamiento y sobre el resultado determinar la calidad y cantidad dal trabajo que se realiza -Conocer si estamos trabajando en una organizacién 0 solamente estamos realizando tareas al azar -Detectar los sectores problematicos de la organizacién, sus causas -Fijar objetivos inmediatos y mediatos. -Elaborar un plan de trabajo de mejora sobre las estructuras componentes de la organizacion. * bitps://es. wikipedia. org/wiki/Estad%C3%ADstica 18 Curso pare Jefes de espacho Paola A. E, Vitores -Corroborar el cumplimento de objetivos. écémo, se hace una estadistica? El proceso de elaboracién de una estadistica sigue normalmente las fases siguientes 1 jempl Definir qué queremos estudiar. Es decir, cudl es la pregunta que nos hemos hecho. Seleccionar adecuadamente fa muestra. Una eleccién incorrecta puede hacer que el resto del proceso sea erréneo, Una buena muestra tiene que ser representativa. Recoger los datos de forma sistemdtica y organizarles bien, Por 250, podemos utilizar hojas de célculo o bases de datos. Siempre seré mas facil que hacerio séto con un papel y Idpiz, éno? Pero también se puede hacer de esta forma menos tecnolégica (més tradicional-casera). Tratar los datos matemdticamente para obtener cifras, porcentajes, medias (media aritmética, mediana...), medidas de dispersién (varianza, desviacién estdndar}, indicadores, tablas y grdficos que ayuden a responder la pregunta que nos hemos formulado inicialmente. Analizar fos resultados e interpretar fos datos extraidos para encontrar la respuesta a la duda plonteada inicialmente. £5 fa fase de tos conclusiones.® Mesa de Entrada 2QUE QUEREMOS ESTUDIAR?: Los tiempos murtos, innecesarios e improductivos en el circuito que recorren los expedientes. Sttpr/Anww.caio.es/sacmicrofront/contenido.do?mkey=N101026113557 15528 1068lang=ES&C 1226742 19 Curso para Jefes de Despacho Paola A. E. Vitores MUESTRA. Seleccionemos una muestra de cada proceso; cinco expedientes de tramite ordinario, cinco expedientes de tramite sumarisimo y cinco de procesos especiales (ejecutivos).la muestra debe ser aleatoria, no se deben elegir esos procesos donde sabemos que en su tratamiento se les ha dado una especial atencién por la gravedad del hecho, 0 por el monto del juicio , o porque los abogados de las partes reclamaban todos los dias; debe ser aleatoria RECOGIDA DE DATOS Y TRATAMIENTO MATEMATICO Debo observar el movimiento y circuito que tiene el expediente desde que ingresa al juzgado hasta que es puesto a disposicidn de las partes por medio del despacho. Este circuito se realiza muchas veces y ello dependerd del tipo de proceso, asi; en un proceso ordinario, se dard en forma muy repetida hasta el dia que se dicte sentencia en la causa, especialmente en Ja etapa de prueba. Esta etapa probatoria sufre de un porcentaje alto de tiempos muertos; en un proceso sumarisimo sera lo contrario, especialmente en (as medidas cautelares 0 autosatisfacias donde el Cédigo Procesal fija un tramite rapido y con la resolucién del juez se agota la causa, entonces esto nos muestra que las mediciones serén diferentes y que hay que realizarlas por procesos para ver cuales son los tiempos muertos en !os distintos tipos de procesos. ‘Ahora bien hoy contamos con una herramienta que nos facilita mucho el trabaj y la vida; la tecnologia, as{ debo sentarme con el expediente y con el sistema informatico ¢ ir controlando las fechas y los tempos de duracién de la “estado” de ese expedientes en los diferentes sectores por donde debe circular ta causa ‘en cumplimento del circuito, por ejemplo; 20 Curso para Jefes de Despacho Paoia A. . Vitores Dia que se presenté la demanda, dia que se pasé a secretaria para realizar la primer providencia, donde se imprime el tramite, dia en que ha pasado a la firma, dia fue puesto a despacho; ESTE ES UN CIRCUITO; debo controlar “los dias” y anotar en nimeros; estuvo 5, 10, 20 para dictar la primer providencia, estuvo 5, 10, 15 para control y firma, y asi sucesivamente. Esto hay que anotarlo; lpiz y cuademno; una vez que termine de controlar y analizar e| expediente fisco y el digital, debo analizar los datos que han quedado escritos. Se observaran tiempo muertos, ahora hay que analizar las posibles causa que me provocan esos tiempos improductivos que son en definitiva los que me alargan en ef tiempo une causa, Hay factores internos y externos los que pueden provocar este retraso. Sobre algunos podré trabajar para corregir su influencia y sobre otros no; esto es lo que me da o arroja de dato la estadistica, lo cual sera la base de mi planificacién y donde se deberd focalizar el tratamiento. Factores internos de organizacién {falta de infraestructura), humanos (falta de capacitacién, distraccién, falta de optimizacién del tiempo). Factores externos; escritos dilatorios de los profesionales, mata organizacién de oficinas que realizan un trabajo conexo con el juzgado o la oficina judicial, por ejemplo: diligenciamienio de cedulas por la Oficina de mandamientos, determinacién de tasas de justicias por la Direccidn de Administracién, etc. Las consecuens s de estos factores hay que comprobarlos, hay que verificar la causa efecto, esto es algo simple; el control in situ de la situacién. 2 Curso pora Jefes de Despacho Poola A. E. Vitores CONCLUSIONES Una vez analizados los datos, podremos concluir si la valoracién del trabajo y en la forma que actualmente se lo esta llevando a cabo es positiva, o no, sise debe modificar mucho 0 poco, en qué porcentaje, qué puntos son mejorables en el circuito, en los sectores, en el funcionamiento en general, etc. Las estadisticas se deben usar para obtener una base datos para planificar la organizacién y la gesti6n judicial. “El relevamiento y andlisis de la informacién estadistica y la opinién del publico son dos elementos indispensables a la hora de modernizar la organizacién judicial, cuya oferta de servicios debe adecuarse a la demanda social que tales fuentes reflejan”.” Este trabajo estadistico en la Mesa de entradas debe aplicarse a; = Cantidad de escritos que ingresan al juzgado u oficina por; dia, por semana, por mes, por afio. - Cantidad de expedientes que se pasan a la secretaria para prover con 0 sin escritos y cantidad que se pasa para resolver y para sentencia. - Cantidad de expedientes que se remiten (descrinados su destino) por semana, por mes ¥ aifo, (este dato me servird para planificar la logistica; Ecuantas veces deberd el ordenanza salir en una semana? Si el volumen es alto tres veces y si es bajo; una vez por semana, entonces podre asignarle alguna otra tarea més y asi optimizar el trabajo de ese recurso humano. nttp://sanznavamuel.com.ar/downtoad jurisprudencia%20leyesss20y%20doctriNas/GESTION%2 ‘ODE220CALIDAD%2OUDICIAL/LMP20%20LA% 701 ISTICIA%2OARGENTINATS20EN%20TIEMPOR 2ODE%20CAMBIOS.pdF 2 Curso para Jefes de Despacho Paola A. E. Vitores = Cantidad de escritos que se remiten a otros juzgados por ser erréneamente presentados. Este dato me servird para poder acercarme a otros jefes de despachos y construir una suerte de trabajo en red entre Juzgados para corregir este error. = Cantidad de expedientes puestos a despacho (dato que revelara la produccién -en cantidad ~ general del juzgado}, en relacién a la cantidad de demandas nuevas ingresadas, por dia semana, mes y afio. = Procesos que ocupan un porcentaje alto del circuito. (dato que me servira para determinar si se debe o no sectorlzar ese trahajo , es decir darle un tratamiento especial asignado un par de agentes que se dediquen exclusivamente a ello en virtud de volumen, o ejemplo en el civil; Carsa y Credinea) = También hay que medir la capacidad que tiene la mesa de entradas en la atencién al piblico en cuanto a pases de expedientes y presentacion de escritos, libramlentos etc, esta mediciin debe hacerse por separado “dias, de despachos" y “dias comunes”. Una forma que da mucho resultado es tener un cuaderno que por dia se habilite una hoja que diga: orden, dia despacho; si, despacho; no, atendido; st /no. ‘ORDEN | DIA DE DESPACHO; SI / NO ATENDIDO; SW/NO (SE [SETACHA LO QUENO CORRESPONDE) | TACHA LO QUE NO NOMBRE DE LA PERSONA ABOGADO | CORRESPONDE) 7 PEREZ (AQUI SE ESCRIBE EL ABOGADO | SI (ESTO RELLENA’ EL SU PROPIO APELLIDO} AGENTE CUANDO VA A LLAMAR Y ATENDER A ESA PERSONA 2 GOMEZ — NO 3 MARTINEZ st 23 Curso para Jefes de Despocho Paola A. E. Vitores Cuaderno que deberd estar en el sector donde se reciben escritos y otro donde se realiza el pase de expedientes y que los abogados 0 las personas que presentan escritos 0 realizan libramientos, o solicitan vista de expedientes se anoten en el libro, y a medida que son atendidas uno de los agentes del sector va poniendo “St” (si fue atendido} 0 “NO” si se fue sin ser atendido, A fin de mes el Jefe de despacho tendrd el contenido de su estadistica para realizar el anatisis. Este trabajo estadistico en la Secretaria debe aplicarse a5 Cantidad de expedientes que pasan a la firma por proveyente o instructor por dia, semana, mes y afio, conforme al tipo de proceso asignado (esto me servird para determinar la capacidad de optimizacién de tiempo de los agentes y si es necesario 0 no la capacitacién de ellos en algunas materias) Cantidad de expedientes que son bajados del circuito por errores de la Mesa de Entradas {escritos mal agregados, omision de cumplimiento de remisiones previas a proveer de los expedientes, etc) Determinacién de errores frecuentes en las providencias. Cantidad de trémites que se imprimen por dia, semana, mes y afio. Cantidad de notificaciones que se efectiian oficialmente (cedula, oficios ete, que recaen en su confaccién sobre el juzgado u oficina) Cantidad de documental que se reserva y se exiraen por dia , semana mes y afio, (dato que me servird para planificar sistema de registro y guorda de la Caja Fuerte) Cantidad de Ordenes de pagos que se ordenan (me servira para medir cuales son fos periodos de alta demanda -generalmente se da antes de la |, pero con estos datos se podra optimizar la forma en que 24 ‘Curso para Jefes de Despacho Paola A, E. Vitores provee para descomprimir esos periodo y prever ya un “circuito especial de érdenes de pagos” uno o dos meses antes de la feria judicial (trabajo coordinado con jefe de despacho de ta Mesa de Entradas) } Asi descripto parece complicado, dificil y arduo, pero Nevado a la practica y después de implementado; se convierte en una herramienta de trabajo que jamés se abandona y nos da seguridad en la planificacién, No es dificil ni complicado. éCémo medir la Eficiencia del funcionamiento de la estructura que aplicamos? En este sentido el Dr. German Garavano sostiene que; “..en la Argentina no se ha prestado la suficiente atencién al desernpefio de los drganos Judiciales. Ello Obedece a dos cuestiones; -La falta conciencia de los diversos sectores de la sociedad sobre Ja importancia del desempeiio del Poder Judicial en términos de eficiencia -La resistencia por parte de fos érganos jurisdiccionales a que su desempefio sea evaluado, fundada en el temor (a veces real) a una supuesta injerencia en su {funcién especifica y el consecuente menoscabe sobre su independencia”. Y agrega que; “..no basta actualmente con disefiar 0 imaginor un sistema de administracién de justicia que aparezca como eficiente, sino que es necesario poder opreciar y medir ta eficiencia de su funcionamiento reat...Uuna respuesta a ello ha sido el Plan Nacional de Reforma Judicial... Asi el Dr Garavano nos ensefia que “..para medir ef desemperio dei sistema judicial se pueden tener en cuenta indicadores cuantitativos tendientes o fa productividad que responden a fa pregunta éCudnto se resuelve? Y a ello cabe agregar indicadores cuantitativos tendientes a medir {a calidad de aquello que se resuelve, es decir Equé se resuelve?...También se deben tener en cuenta indicadores cualitatives que permitan responder ol interrogante de ¢Como se 25 Curso para Jefes de Despacho Paola A. E, Vitores resuelve?...”ello implica analizar cada uno de los productos del poder judicial; por ejemplo un estudio sobre la calidad de las sentencias. Y"..pora contar con una visién acabada del desempeito se debe agregar la variable tiempo: o fas preguntas ¢Cudnto se resuelve? éQué se resuelve?

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