SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versión: 01

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL Código: GFPI-G-001

Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación Complementaria Virtual Fecha de vigencia: 2013-10-09

Desarrollada por: Ana Carolina Daza Salinas – Ficha: 2497846

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 2

EVIDENCIA A 2 WIKI "VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS

DOCUMENTOS”.

1. INTRODUCCIÓN. (Ver en la guía)

2. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Administración Documental en el Entorno Laboral.

Código: 51130033
Versión: 1
Resultados de 25060102902. Identificar las clases y las características de
Aprendizaje: los documentos, teniendo en cuenta las fases del archivo.
Competencia: 250601029. Organizar archivos de gestión, de acuerdo con
normatividad vigente y políticas institucionales.
Duración de la guía: 10 Horas
Desarrollada por: Ana Carolina Daza Salinas
Ficha del aprendiz: 2497846

3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Explicar mediante seis ejemplos de tipos documentales la valoración de los mismos y

determinar su disposición final.

4. DESARROLLO

Como ejemplo para desarrollar la presente actividad de valoración y determinación de la

disposición final, es son siguientes:

ÍTEM Ejemplo de tipos Clase de Valoración: Disposición final:

documentales: documento:
1 Contratos de Documento de Posee valor testimonial debido Son documentos
prestación de servicios archivo. a que es forma jurídica de testimoniales que registran
celebrados la vigencia justificación del gasto público los contratos de prestación
2020 en la Emdupar incurrido en esa vigencia fiscal de servicios celebrados por
E.S.P. - S.A. empresa y presupuestal; por lo que la entidad, que poseen valor
de servicios públicos además posee carácter contable, fiscal y
Acueducto y administrativo, fiscal, contable administrativo, prescriben a
Alcantarillado de y legal; sirviendo además de los 20 años; y una vez
Valledupar. soporte probatorio en caso de finalizados su tiempo de
requerimiento judicial. retención dispuesto en las
TRD, se digitalizan o
microfilman y se procede a
su eliminación de su unidad
de conservación en soporte
papel.

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2 Informe fiscal exigido
por la DIAN para la
vigencia 2020 a estado administrativo, jurídico,
Emdupar E.S.P. - S.A.
empresa de servicios
públicos Acueducto y
Alcantarillado de
Valledupar.
3 Proyecto investigativo
sobre implementación
de procesos
bioquímicos de
tratamiento del agua
del municipio de
Valledupar efectuado
por el Departamento de
Ciencias del Suelo de la
Facultad de
Microbiología de la
Universidad Nacional
de Colombia –sede
Medellín, en conjunto
con Emdupar E.S.P. -
S.A. empresa de
servicios públicos
Acueducto y futura
Alcantarillado de
Valledupar.
4 Licitación Proyecto
investigativo sobre
implementación de
procesos bioquímicos
de tratamiento del
agua del municipio de
Valledupar efectuado
publicada por Emdupar
E.S.P. - S.A. empresa
de servicios públicos
Acueducto y
Alcantarillado de
Valledupar.
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL
Documento de Documento informativo con
archivo. efectos probatorios sobre el
legal y contable de la empresa
ante el ente de control tributario
de la DIAN.
Documento Documento científico de
electrónico. carácter informativo, que tiene
por finalidad el recaudo de
información sobre
determinados procedimientos
y formular hipótesis sobre un
fenómeno social, histórico o
científico.
Documento de Es un documento de carácter
archivo testimonial con valor contable
electrónico. fiscal, administrativo y legal,
que registra actos jurídicos la
gestión administrativa y el
comportamiento contractual y
fiscal de la organización; y
como medio
probatorio/testimonial ante
solicitud judicial u organismos
de control.
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Código: GFPI-G-001
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Una vez finalizado el tiempo
de permanencia en el
archivo central, pasa a ser
objeto de conservación en el
archivo histórico, dada su
relevancia fiscal y legal para
la empresa y para el ente
territorial donde ella opera.
Son documentos que
apoyan la labor
administrativa y la misión de
la empresa de servicios
públicos; y aportan valor
para la investigación social.
Puede ser objeto de
conservación total por su
valor y carácter científico;
por la que una vez
culminada su tiempo de
retención fijado en las TRD,
deben ser microfilmados y/o
digitalizados (escaneados y
conservados en archivos
electrónicos como
imágenes); ello para su
consulta y
conservación del original.
Deben ser conservados en
archivo de gestión y central
por el término de 20 años,
que es el que establece por
normativa. Es objeto de
eliminación una vez
culminado su tiempo de
retención fijado en las TRD,
pero deben ser previamente
microfilmados y/o
digitalizados (escaneados y
conservados en archivos
electrónicos como
imágenes); ello para su
futura consulta y
conservación del original.
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5 Circular N° 160 sobre Documento de Documento Informativo con Es un documento de

vacaciones colectivas archivo. valor administrativo y legal, que carácter informativo y con
de Emdupar E.S.P. - comunica disposiciones, valor administrativo y legal;
S.A. empresa de consultas y órdenes a sus que registra la historia de la
servicios públicos funcionarios y a la comunidad empresa de servicios
Acueducto y en general. públicos de capital mixto
Alcantarillado de (público y privado); que pasa
Valledupar. a ser objeto de eliminación,
previo cumplimiento del
tiempo de retención
señalado por las TRD y
digitalización del documento
original, para garantizar su
posterior consulta y
reproducción en cualquier
medio técnico y/o
tecnológico (digitalizados y/o
microfilmados para
conservarse en unidades de
conservación análogas
como los cd´s, cintas de
microfilm, UBS; o en
unidades digitales como por
ejemplo almacenamiento
nubes o medios de
almacenamiento digital.
6 Acta de Posesión de Documento de Se trata de un documento con Son objeto de conservación
miembros Junta de archivo. valor administrativo, fiscal, total, por la que una vez
Acción Comunal de histórico y legal, que registra culminada su tiempo de
elegidos en comicios actos jurídicos la gestión retención fijado en las TRD,
locales del 2022 en el administrativa. deben ser microfilmados y/o
Barrio La Nevada de la digitalizados (escaneados y
ciudad de Valledupar. conservados en archivos
electrónicos como
imágenes); ello para su
futura consulta y
conservación del original.
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7 Libros contables de la Documento de Es un documento de valor Es un documento de

Junta de Acción archivo. contable fiscal, administrativo y carácter contable y con valor
Comunal de elegidos legal, que registra fiscal, administrativo y legal,
en comicios locales del comportamiento fiscal de la que incluyen otros
2022 en el Barrio La organización; y como medio documentos que prescriben
Nevada de la ciudad de probatorio/testimonial ante a los 20 años, pues agotan
Valledupar. solicitud judicial. su vigencia y plazo
precaucional; por lo que una
vez transcurridos 10 años
desde su último asiento,
pasan a ser eliminados,
previa digitalización, para
garantizar su posterior
consulta y reproducción en
cualquier medio técnico y/o
tecnológico (son
digitalizados y conservados
en unidades de
conservación análogas
como los cd´s, las UBS; o en
unidades digitales como por
ejemplo almacenamiento
nubes o medios de
almacenamiento digital.