UNIDAD 2: FUNCIONES DEL SERVICIO DE SECRETARIADO.
Estudiaremos las funciones del servicio de secretariado en la estructura organizativa de la empresa. Se estudiarán:
 Las funciones del secretario/a del director general.
 Las funciones que se realizan en un departamento de secretariado.
1.- FUNCIONES DE
Sus funciones principales son: Dirigir Y Organizar, los recursos humanos y materiales a fin de conseguir los objetivos empresariales.
Estas funciones han evolucionado a lo largo del tiempo. A principios del siglo XX y, debido a la organización científica del trabajo, la función primordial del directivo era conseguir:
máxima producción a mínimo coste. En la actualidad, las relaciones interpersonales han llegado a situarse en la base de toda actividad empresarial.
APORTACIÓN TAYLORIANA A LAS FUNCIONES DE LOS DIRECTIVOS
Frederick Winslow Taylor, fue el primer representante de la organización científica del trabajo.
A principios del s XX escribió “Los Principios de la Dirección Científica del trabajo”, que se
basaban en:
 Maximizar la producción
 Maximizar la calidad
 Minimizar el coste de producción.
 Coordinación entre los distintos departamentos.
Para conseguir TODO eso Taylor hace uso de la tecnología y pone en práctica sus
TEORÍAS SOBRE LA ORGANIZACIÓN CIENTÍFICA DEL TRABAJO:
 La tecnología: El hombre no debe hacer lo que la máquina puede realizar. La máquina no
se cansa y debe trabajar el mayor tiempo posible
 La organización de la producción que la realiza en función de los siguientes postulados:
o Las tareas creativas requieren formación, experiencia y pensar, por tanto hay que
separarlas de las tareas rutinarias.
o Hay que colocar al hombre adecuado en el puesto idóneo
o Eliminar los tiempos muertos, nada de movimientos inútiles o innecesarios.
o Las piezas deben ir al obrero y no el obrero a las piezas, lo cual se consigue con la
tecnología.
o Exigencia de cualificación y producción a los empleados.
o Motivación. Hay que enseñar y adiestrar al trabajador en la tarea que va a realizar.
Selecciona al personal en función de sus aptitudes y rendimiento e incentiva la
producción con argumentos económicos y monetaristas.
En consecuencia, las FUNCIONES DEL DIRECTIVO según Taylor son:
 PLANIFICAR: una estructura de relaciones y una secuenciación de actividades que lleven
a la consecución de los objetivos propuestos.
 ORGANIZAR: los procesos de producción, asignando recursos humanos y materiales
suficientes.
 COORDINAR: los recursos humanos y materiales de forma optima para maximizar
resultados, minimizando costes.
 CONTROLAR: los procesos de ejecución y los resultados, fijando indicadores claros que
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LOS DIRECTIVOS.
VISIÓN HUMANISTA DE LA DIRECCIÓN EMPRESARIAL.
- La sociología y la psicología comienzan a estudiar el mundo laboral.
- El sistema de incentivos económicos de Taylor toca techo: provoca fatiga en el
trabajador y deja de ser un estímulo, una vez cubiertas las necesidades primarias.
- El representante de esta tendencia fue Elton Mayo (psicólogo y sociólogo australiano).
Sus aportaciones fueron:
 La organización no sólo pretende producir sino también dar satisfacción al trabajador,
para ello hay que disponer de:
- Una Jerarquía
- Una normativa: horarios, salarios, uniformes, tratamientos, etc.
- Promoción objetiva, basada en la competencia y la profesionalidad.
 Comunidad de trabajo y producción. El trabajador ha de sentir que forma parte de una
comunidad de trabajo y de vida: Club de ocio en la empresa, mutualidades de ayuda
económica en la vejez, asesoría jurídica para los empleados, economatos, identidad de
valores.
 Adaptación del hombre a las tareas: seleccionando a los más aptos y proporcionándoles
formación.
 Creación de ambiente de trabajo: calefacción, tiempo para el bocadillo y relaciones
interpersonales, así como mentalización de la importancia individual de cada tarea.
 Impulsa la sociología y psicología industrial como ciencia, hasta el punto que hoy en
día son asignaturas universitarias.
Desde su punto de vista las FUNCIONES DE LOS DIRECTIVOS tienen más que ver con
las relaciones humanas que con las meramente productivas, así a las funciones propias de la
organización científica: Planificación, organización, coordinación y control, se añaden
las específicas de recursos humanos:
 Fomentar un buen ambiente de trabajo.
 Premiar la autorrealización y la responsabilidad profesional
 Crear estilos de trabajo que valoren las actitudes y los comportamientos que
proporcionan una buena imagen a la empresa.
1 Reyes F. F.
 detecten desviaciones respecto a los estándares previstos.
FASE ACTUAL:
Es difícil analizar esta fase porque no tenemos la suficiente perspectiva para ello, tal vez
pueda hacerse dentro de una o dos décadas.
El mundo empresarial, actualmente, está sujeto a continuos cambios. Las empresas y
organizaciones que tienen “capacidad de cambio y adaptación” son las que más garantías
de éxito tienen.
La fase actual se caracteriza por:
 Profundización en los aspectos positivos de las fases anteriores:
 Se mantienen el principio de jerarquía, pero se fomentan las integración y la
comunicación.
 En cuanto a la producción: se mantienen las ideas taylorianas sobre la tarea e
incluso se perfeccionan, se potencian las ventas y se destruyen tabús sobre los
costes de producción.
 Se tienen muy en cuenta las innovaciones y es muy importante la capacidad para
adaptarse a los continuos cambios del entorno, nuevas ideas y tecnologías, sin olvidar
que, a veces, la innovación consiste en utilizar de manera diferente las ideas y
tecnologías ya existentes puesto que, un contexto diferente puede poner de plena
actualidad y hacer muy eficaces ideas que en el pasado fracasaron.
 Se tienen muy en cuenta la calidad de los productos y servicios, desarrollando
auditorias de calidad y comprometiéndose a la reposición o devolución del importe de
las ventas.
 En cuanto a los recursos humanos:
 Se intenta que el trabajo dignifique y potencie los valores de la persona (formación
permanente, convenios de los distintos sectores, etc.)
 Se evalúa la capacidad de cada operario, intentando adecuar su perfil a la tarea que
se le encomienda (principio de Peter, pág 44)
 En algunas empresas, sobre todo en Japón, se realizan programas antiestrés y existe
cierta preocupación por la calidad de vida.
 Preocupación por el planeta tierra y el uso de energías limpias y productos no
contaminantes.
 Influencia de la “era de la informática”.
En definitiva, los directivos actuales, asumen funciones que recogen las partes positivas
de anteriores épocas, e integran actitudes, valores y comportamientos de preocupación por
los trabajadores y el entorno. Sus competencias y funciones dependen del nivel jerárquico
que ocupen, sus funciones son tan amplias que la mayoría de ellas las realizan los
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subordinados por delegación, limitándose el directivo a supervisar. Podríamos hablar de las
siguientes funciones.
 PLANIFICAR los recursos, procedimientos y tareas necesarios para conseguir los
objetivos propuestos.
 ORGANIZAR, los recursos humanos y materiales, distribuir tareas y asignar funciones
y responsabilidades.
 COORDINAR las funciones y tareas interdepartamentales que afecten a una línea de
servicio o producto.
 CONTROLAR y comprobar si los objetivos se consiguen.
 AUDITAR si los procesos de producción y los sistemas de organización se ajustan a
los diseñado y si son efectivos
 FOMENTAR un ambiente de trabajo gratificante.
 PREMIAR la autorrealización y la responsabilidad profesional
 CREAR estilos de trabajo y comportamientos que proporcionen una imagen positiva a
la empresa.
 POTENCIAR la formación permanente del trabajador.
 APLICAR programas antiestrés en la ejecución de los trabajos.
 ATENCIÓN AL CLIENTE, en la venta y la posventa.
 MENTALIDAD ECOLÓGICA
ANEXO PÁG 44:
TEORÍA DE LAS LIMITACIONES La teoría de las limitaciones, o teoría de las restricciones (Theory
of Constraints - TOC) fue creada por Eliyahu M. Goldratt, un doctor en Física de origen
israelí. Siendo empresario de la industria del software y siendo su empresa la 6ª de más rápido
crecimiento en 1982 según Inc. Magazine, se preguntó si acaso existiría alguna relación
válida entre las técnicas utilizadas en la resolución de problemas científicos y los que él
encontró en su trabajo empresarial. Inició su investigación y el desarrollo de su teoría en
forma de una novela, su best-seller La meta.En este libro, Eliyahu Goldratt muestra la esencia
de su teoría. La desarrolla de manera lúdica en el entorno de una empresa manufacturera
sentenciada a la liquidación; su gerente, Alex Rogo, tiene tres meses para recuperar la
rentabilidad de la empresa y la estabilidad en su familia.La esencia de la teoría de las
restricciones se basa en cinco puntos:
1. Identificar las restricciones del sistema.
2. Decidir cómo explotarlas.
3. Subordinar todo a la decisión anterior.
4. Superar la restricción del sistema (elevar su capacidad).
5. Si en los pasos anteriores se ha roto una restricción, regresar al paso (1) pero no permitir
la inercia.
2 Reyes F. F.
Explicación de los pasos: Existen dos tipos de limitaciones: 2. Limitaciones de políticas: son todas las reglas que evitan que la empresa alcance su meta.
1. Limitaciones físicas: son equipos instalaciones o recursos humanos, etc., que evitan que el sistema
cumpla con su meta de negocio. Existen dos modos de explotarlas: TEAM BUILDING: Se refiere a técnicas de trabajo en equipo y liderazgo, técnicas para fomentar
• agregar capacidad (contratar personal, alquilar o comprar equipo). la cohesión grupal, la comunicación y el buen clima laboral. Actividades de ocio que puedan crear
• aprovechar al máximo la capacidad del sistema (gestión eficiente). compromiso, cohesión de quipo, diversión en el trabajo,……
2.- PERSONALIDAD Y COMPORTAMIENTO DEL DIRECTIVO:

El trabajo de la secretaria está condicionado, en gran parte, por la personalidad del jefe con
el que colabora y al que proporciona soporte logístico y apoyo profesional.

PRESONALIDAD: es el conjunto de características que más se aprecian en la fisonomía y

estructura corporal, en las actitudes y comportamientos, en los sentimientos, motivaciones Dentro de la dificultad que entraña la clasificación de las diferentes personalidades, debido
y forma de pensar, etc de una persona que le identifican como ser único y le distinguen del a que la vida humana es dinámica y se adapta a la realidad cambiante, se pueden citar las
resto de los individuos. siguientes:

TEMPERAMENTO: es la manera de ser de la persona, que le identifica como un individuo Hay muchas clasificaciones, atendiendo a distintos criterios, aunque es conveniente saber
único y diferente de los demás. Se compone de factores psicosomáticos innatos o impresos que no existen modelos puros.
en la estructura genética heredada. Así hay personas impulsivas y viscerales y otras que se
expresan de forma más tranquila y con menos pasión. Galeno (129 a 199 d.C.) clasifica el Ernst Kretschmer (siglo XX), clasifica la
temperamento de las personas: personalidad, en función del aspecto físico
CARÁCTER: es el conjunto de cualidades, habilidades sociales y conductas con que se (biotipo)
manifiesta la persona de forma habitual, en el carácter de las personas influye MUCHO el Sanguíneo: personas alegres, vitales, les
proceso de formación. Aristóteles decía: “El carácter es el resultado de nuestra conducta”. resulta fácil comunicarse y tienen buenas Pícnico, personas de baja estatura,
habilidades sociales. Viven el presente gruesos, con manos y pies regordetes, de
inmediato de forma intensa. movimientos lentos. Son extravertidos,
Reflexiona: Flemáticos: personas cabales, prudentes y alegres, realistas, objetivos y se irritan con
facilidad.
“A los 15 años había aprendido muchas cosas, entre ellas reflexivas, son pacientes y priman el
el convencimiento de que el hombre no el nunca el dueño razonamiento sobre la pasión. Atlético, personas de cuerpo vigoroso y
de su futuro, sino que por el contrario es ese futuro en su Colérico: No piensan las cosas dos veces, musculazo. Tienen fuerza y energía
diario devenir el que le empuja en una u otra dirección.” son rápidos y obedecen sus instintos antes mecánica. Son individuos voluntariosos y
“Coltan”. Alberto Vázquez-Figueroa que su razón, gozan de gran autoestima y tenaces que hacen de la constancia su
suelen alternar el éxito con el fracaso más mejor virtud.
“La gente es de una forma y, cuando la vida acaba con ellas, es de otra absoluto. No tienen mucho control sobre Leptosómico, personas altas y delgadas.
por completo distinta.” sus emociones. Piernas largas y delgadas. Son
“La Vida Secreta de las Abejas” Sue Monk Didd. Melancólicos: preocupados por la introvertidos, idealistas, poco prácticos y
normativa y las leyes. Les gustan las bastante teóricos.
tradiciones y las cosas “bien hechas”,
CLASES DE PERSONALIDAD prefieren la soledad y la vida interior, son
leales cuando consiguen comunicarse.
A continuación se va hablar de clasificación de personalidades, pero hay que tener en Consideran las manifestaciones sociales y
cuenta que todas esas clasificaciones se hacen en función de una característica que se lúdicas como banalidades y pérdida de
aprecia como dominante, pro existen otras, aparentemente dormidas o en estado latente, tiempo.
con potencialidad de desarrollo si encuentran las circunstancias.
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO 3 Reyes F. F.
 Carl Jung, clasifica las personas en Otra clasificación podía ser:
función de su actitud ante la vida.
 Personalidad fuerte y débil
Introvertidas: con tendencia a mirar  Personalidad dominante y sumisa
hacia su interior.  Personalidad autónoma y dependiente
Extrovertidas: les interesa más el mundo  Personalidad egoísta y altruista
exterior.  Personalidad madura e infantil
Etc.

ESTILOS DE COMPORTAMIENTO DIRECTIVO

Las relaciones humanas están condicionadas por el contexto (lugar geográfico, clima, cultura, posibilidades materiales, etc.), pero también tienen mucho que ver el temperamento, el
carácter y la personalidad. Hay personas que tienen una predisposición para mandar y otras que prefieren ajustarse a las órdenes que les dan, sin pensar más.
El profesor de Harvard (EEUU) McClelland estableció las relaciones que se pueden dar entre Una simplificación de la clasificación hecha por McClelland es la clásica que divide al
las dos variables siguientes: ejecutivo director en autoritario, democrático y permisivo.
El poder, o capacidad de decidir y hacer que otros cumplan y ejecuten nuestras órdenes.
Veamos la correspondencia entre ambas clasificaciones.
La afiliación o capacidad para establecer relaciones humanas de amistad y comunicación
interpersonal.
Según la necesidad psicológica entre la necesidad vital de poder y de afiliación, McClelland
describe cuatro tendencias de comportamiento o de la personalidad, que se pueden aplicar tanto
al directivo como al subordinado. Ahora nos referiremos a la personalidad que puede presentar el
directivo, según las variables poder y afiliación, establecidas por McClelland
EL DIRECTIVO PENSADOR. DIRECTOR PERMISIVO:
 Su necesidad de poder y de afiliación son escasas.
 No necesita estar rodeado de gente ni ejercer el mando para satisfacer su ego.  Parte del supuesto de que todos los trabajadores son profesionales y se comportan
 Se corresponde con el hombre teórico, interesado por el aspecto científico, la administración, la como tales en TODA circunstancia.
planificación y la burocracia. Se les supone la profesionalidad, desde el momento en que han pasado una selección
 Tiene tendencia a la introversión y en él prima el razonamiento. previa.
 Le cuesta salir de su despacho y se relaciona básicamente con el staff.
 Suele delegar funciones ejecutivas y centrarse más en las tareas administrativas y burocráticas.
EL DIRECTIVO SENSIBLE.
 Escasa necesidad de poder y mucha de afiliación.
 Suele tener personalidad introvertida.
 Predomina la afectividad y los sentimientos interfieren con frecuencia en la toma de decisiones.
Suele delegar las funciones ejecutivas de la dirección.
 Le preocupan los aspectos humanos y sociales de los trabajadores.
EL DIRECTIVO EJECUTOR. DIRECTOR AUTORITARIO:
 Le gusta el poder y sentir cómo controla a los subordinados.  “Hay que hacer …. Porque yo lo ordeno”
 Prefiere que le teman por su poder y no le preocupan los sentimientos afectivos.  No favorece el trabajo en equipo.
 Acepta bien los cambios tecnológicos que le permiten mejorar la producción Con el control estrecho sobre el trabajador pretende la consecución de los objetivos a
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO 4 Reyes F. F.
 Es una persona práctica. corto plazo.
 No le cuesta tomar decisiones.
 En el terreno personal no e preocupan las críticas mientras no le afecten a su capacidad de
ejercer el poder
EL DIRECTIVO INTUITIVO. DIRECTOR DEMOCRÁTICO:
 Siente gran necesidad de poder y de afiliación.  Deja trabajar a sus empleados cuando previamente les ha notificado lo que espera de
 Suele ser un ser carismático. ellos.
 Le cuesta pensar y se mueve por impulsos, corazonadas.  Dialoga, impulsa exige el trabajo bien hecho.
 Es una persona muy subjetiva  El directivo democrático se esfuerza por crear un buen ambiente de trabajo y trata de
coordinar las distintas funciones que delega.

4.- FUNCIONES DEL SERVICIO DE SECRETARIADO.

Las funciones del servicio de secretariado no están muy claras. Las personas que ejercen el trabajo de secretariado han de estar lo más preparadas posible para afrontar cualquier
eventualidad, aunque en el día a día desarrollen unas funciones que no harían en otras empresas por múltiples razones (tamaño de la empresa, forma de trabjar del jefe, sector en que opera
la empresa, etc.
FUNCIONES DEL DTO. DE SECRETARIADO
Existen empresas que crean un departamento de
Secretariado con varias secretarias que atienden al director
gerente y al resto de los jefes, por motivos de costes.
~ VENTAJAS:
 Especialización en las tareas del secretario que, además de
conocer todas la funciones se puede especializar en una.
 Mejora de los costes
 Reduce posibles tensiones por la comunicación muy
dependiente d individualizada al ser más impersonal
~ INCONVENIENTES:
 Se pierde cierta confianza y la intimidad profesional que
hace a la secretaria adelantarse a las tareas.
 Se hace difícil gestionar la agenda y las tareas de varios
jefes a un tiempo.
 Al jefe le cuesta tratar hoy con una y mañana con otra
persona.
FUNCS. DEL SECRETARIADO PESNAL. DE
DIRECC.
Las funciones del secretario son facilitar el
trabajo del director; entre las muchas que se
pueden citar, destacamos las siguientes:
 Gestionar la agenda del director.
 Gestionar la entrada y salida
correspondencia (con registro, archivo, etc.)
 Gestión ofimática: elaborar los documentos
mercantiles que sean pertinentes a la
dirección (cartas comerciales, acuerdos,
contratos, actas, informes, etc.)
 Creación y gestión de la base de datos.
 Archivo físico de documentos
 Gestión telefónica: seleccionar el pase de
llamadas al director, facilitar las llamadas del
director al exterior, etc.
FORMACIÓN BÁSICA DEL SECRTDO. DE DIRECC.
PERFIL DEL SECRETARIADO EJECUTIVO DE DIRECCIÓN:
 Titulaciones de Enseñanza Media y Superior.
 Formación básica y polivalente en: cultura general, lengua, sintaxis,
ortografía y redacción, así como cálculo elemental.
 Gestión ofimática: tratamiento de textos, mecanografía informatizada, hoja
de de cálculo, base de datos, Internet y transmisión de datos por vía digital.
 Conocimientos técnicos “suficientes” de: Derecho civil, mercantil,
administrativo y laboral; elementos de economía, correspondencia
comercial, introducción a la contabilidad, cumplimentación de documentos
mercantiles (facturas, letras de cambio, etc., gestión del tiempo, agendas y
preparación de eventos, viajes, etc., así como protocolo empresarial.
 Psicología empresarial: modelos de dirección y de liderazgo, psicología de
la persona y de los caracteres, actitudes, éticas, valores y asertividad,
habilidades sociales, imagen personal.
 Idiomas: dominio del inglés (sobre todo hablado) y otros idiomas necesarios
para el puesto de trabajo que desempeñen)
ACTITUDES POSITIVAS Y HABILIDADES NECESARIAS:

ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO 5 Reyes F. F.

 FUNCIONES DEL DEPTO. DE SECRETARIADO  Organización de: eventos, reuniones de  Sentirse útil y aportar soluciones en vez de añadir problemas.
 Recepción y atención de las visitas: clientes, proveed…. trabajo, etc., así como viajes nacionales e
 Buena relación personal y profesional con el director.
 Cuidar la imagen de la empresa. internacionales  Educación, buenos modales y conocimientos de protocolo
 Registrar y distribuir el correo diario que afecta al depto.  Confección de las actas de las reuniones.
 Imagen personal y sentido del decoro
 Archivar los documentos que procedan.  Seguimiento y comprobación del
 Lealtad, dignidad, honradez, honestidad, discreción y confidencialidad.
 Pasar documentos mercantiles para que los firmen los cumplimiento de los acuerdos tomados en
las reuniones donde se ha levantado acta.  Sentido de la responsabilidad, capacidad de organización y tacto.
jefes.  Creer y compartir los objetivos del proyecto de dirección
 Atender el teléfono con educación y mostrando la imagen  Recepción y atención de visitas programadas  Confianza en las posibilidades personales.
de la empresa. y de las imprevistas.
 Pasar las llamadas que procedan y en el momento  Realización de tareas ejecutivas, por  Iniciativa, afán de superación y entusiasmo.
adecuado a los distintos jefes. delegación, en ausencia del director.  Capacidad de adaptación.
 Despachar con los jefes para abordar las tareas necesarias.  Ser autodidacta (querer saber) y no dormirse en los laureles
 Programar y organizar la realización de eventos, reuniones,  Eficacia, capacidad de trabajo, dedicación plena, que no se debe confundir
con estar muchas horas en la oficina o la adicción al trabajo, sino con el
actos sociales, etc de los jefes.
entusiasmo y el gusto por lo que se hace.
 Programar y organizar desplazamientos de trabajo y viajes CONDICIONES DE TRABAJO:
fuera de la empresa.  Libertad para realizar las tareas con iniciativa y creatividad
 Gestionar las agendas de trabajo.  Confianza
 Confeccionar documentos mercantiles: cartas, contratos,...  Respeto mutuo, sinceridad y comunicación, para tener claras las condiciones
 Realizar en algunos casos, documentos contables (facturas, de trabajo y las tareas a realizar
letras de cambio, etc.)  Remuneración justa.
6.- TIPOS DEL SERVICIO DE SECRETARIADO.
Hasta ahora hemos hablado de funciones, tanto si se trabaja en un departamento o al servicio directo de alguien. En este apartado hablaremos de actividades concretas en las
distintas áreas empresariales: económica, jurídica, productiva y científica, así como también veremos el perfil de las secretarias en el campo de la Administración Pública.
SECRETARIADO DEL ÁREA SECRETARIADO DEL ÁREA
SECRETARIADO DEL ÁREA ECONÓMICA SECRETARIADO DEL ÁREA CIENTÍFICA
PRODUCTIVA JURÍDICA

ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO 6 Reyes F. F.

 El área económica de la empresa atiende a la adquisición y Existen 3 tipos de empresas básicamente:
control de los recursos materiales necesarios para la producción. ~ Industriales, cuyo esquema
Desde el punto de vista contable, nos fijaremos en las productivo consiste en combinar y
distintas fuentes de ingresos que permiten afrontar la corriente de transformar materias primas en
inversiones y de gastos. productos terminados.
Los departamentos que pueden componer esta área son: el Sus ciclos productivos son más o
financiero, el contable y el administrativo. menos largos, en función del
El profesional del secretariado que trabaje en el área producto o servicio que fabrican.
económica, colaborará con su jefe de departamento. No tiene que Utilizan dos sistemas de registro de
realizar todas las tareas, que a continuación se detallan pero, sí los hechos económicos: Contabilidad
debe estar familiarizado con ellas. de costes (interna) y financiera
(externa).
 FUNCIONES DEL DEPTO. FINANCIERO ~ Comerciales, cuya misión es acercar
 Diseñar un plan de inversiones a medio y a largo plazo.
al cliente el producto terminado. Sólo
utilizan una Contabilidad financiera.
 Confeccionar el plan de financiación a largo plazo para obtener ~ Servicios, cuyo producto consiste en
los recursos monetarios o los créditos que permitan mantener, realizar un servicio al cliente
renovar y ampliar, en su caso, la estructura productiva de la ~ Mixtas, tienen un proceso de
empresa.
fabricación y una actividad
 Relaciones con el sistema bancario por la suscripción de comercial, muchas empresas
créditos u otros sistemas de financiación. industriales tienen un departamento
 Diseño de políticas de amortizaciones. comercial
 FUNCIONES DEL DEPTO. CONTABLE El profesional del secretariado que
 Registro y control de los movimientos de tesorería. Control de ejerza en el área productiva, además del
las cuentas de Caja y Bancos. perfil mínimo de actitudes que se le
exige, tendrá que demostrar
 Anotaciones en los libros de contabilidad. Elaboración de las
conocimientos prácticos sobre:
cuentas anuales y su análisis.
 Registro y control de las compras, facturación, salarios del  Ciclo productivo de la empresa.
 Conocimientos elementales de
personal e impuestos y de inventarios.
contabilidad de costes (en las empresas
 Análisis de la estructura patrimonial y financiera.
fabriles)
 FUNCIONES DEL DPTO. ADMINISTRATIVO  Habilidades sociales y conocimientos
Este departamento se ocupa, en general de recoger las relaciones
de marketing en las empresas
oficiales de la empresa con el interior de la misma, así como con
comerciales y de servicios.
el exterior.
 Conocimientos técnicos de ofimática y
 Contratos de trabajo, libro de matrícula, altas y bajas en la S.S., correspondencia comercial.
calendario de vacaciones, confección de seguros sociales.
 En las de servicios habrá de tener
 Facturación.
conocimientos del tipo de servicio que
 Correspondencia mercantil y gestión del correo. se factura.
 Elaboración de estadísticas, informes, etc.
 Tareas burocráticas y complementarias y de apoyo a otros
departamentos.
Recuerda:
Todo esto es sólo una forma de adelantar en las explicaciones de clase y de
ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO proporcionaros
7 un resumen que, espero, os sirva para repasar pero, no osReyes
para nada si no leéis el tema COMPLETO, al menos, un par de veces.
El área científica de la empresa se materializa en
los departamentos de Investigación y Desarrollo
(I+D) y en el de gestión de calidad.
Las características de esta área son:
~ Investigación: reflexionar y buscar nuevos
caminos, analizar nuevos materiales y hacer
experimentos. No tienen en cuenta criterios de
rentabilidad monetaria.
~ Desarrollo: Relaciona la investigación con una
finalidad funcional y práctica. Materializa la
investigación con un sentido de utilidad y
menor coste. Tiene en cuenta el concepto de
rentabilidad.
~ Ecología: trata de incrementar las líneas de
desarrollo que beneficien la vida de todas las
especies.
~ Gestión de calidad: se trata de una atención
anticipada al cliente que tiene los siguientes
objetivos.
o Captar un potencial cliente o conservar el ya
conseguido.
o Mejorar la rentabilidad por la diferencia
positiva entre los ingresos por ventas y los
costes.
o Mejorar en precio y en prestaciones a la
oferta de la competencia.
o Indicadores de calidad que permitan detectar
y corregir las desviaciones en el proceso de
fabricación, prestación de servicios y
atención al cliente.
El profesional del secretariado que ejerza en esta
área, no necesita tener conocimientos científicos,
pero sí facilitar la burocracia y la administración
científica y de control de calidad. El perfil
específico sería:
 Mentalidad abierta y espíritu de colaboración.
 Discreción sobre los caminos de investigación y
los documentos que pueden pasar por sus manos.
 Conocimientos técnicos de ofimática y
correspondencia comercial.
 Sensibilidad ecológica.
Las funciones básicas de una
secretaria de un despacho jurídico
con, en general, iguales al resto de
secretarías, sin embargo debido a
que es una actividad diferente a
cualquier oficina empresarial, hay
determinadas funciones específicas.
 Una de las cualidades más
importantes de una secretaria es la
confidencialidad, pero en este tipo
de despachos se convierte en una
obligación, un derecho y un deber.
 Continuo contacto con el archivo,
se crea y maneja mucho papel,
todo de gran importancia, que
debe estar perfectamente
clasificado.
 Las relaciones con los clientes,
independientemente de la persona
o nivel social, debe ser siempre
impecable, con un trato correcto y
siempre con gran atención.
 Llevar una agenda minuciosa, no
se puede jugar con las fechas ni
las horas.
 Es imprescindible tener un buen
conocimiento del ordenador y de
mecanografía.
 Montaje de eventos, reuniones,
firmas, comidas, viajes,
conferencias, cursos, etc.
 Dado que el derechos e ramifica
con muchas especialidades y cada
una de ellas requiere un tipo de
relación laboral. Atendiendo a
estas especialidades, habrá que
relacionarse con notarios, peritos,
forenses y psicólogos.
servirá
F. F.
 EL SECRETARIADO EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.

La secretaria de alta dirección de la Administración Pública realiza

funciones similares a las relacionadas en apartados anteriores. No es necesario
que sea una experta en Derecho administrativo, pero podrá solucionar muchos
problemas se su jefe si tiene conocimientos de:

~ La jerarquía de las normas.

~ Esquema general de la Administración Pública.
~ Administración territorial (general del Estado, autonómica y
local)
~ Administración institucional (organismos autónomos, entes
públicos y sociedades estatales)
~ Acceso a la función pública
~ Los derechos y deberes que amparan y obligan al HUMOR DE SECRETARIAS:
funcionariado.
~ Los actos administrativos.
~ El procedimiento administrativo: formulación y tramitación
de los recursos administrativos.
El jefe, enfadado le dice a la secretaria:
~ Registro y elaboración de la correspondencia y documentos -¿Es que no oye el teléfono señorita? ¿Por qué no
administrativos. contesta?
No todas las áreas de la administración son iguales. La experiencia permite -¿Para qué, si todas las llamadas son para usted?
que las secretarias se especialicen en el área concreta en que realizan sus tareas.
Las secretarias de altos cargos o direcciones generales son funcionarias
públicas y acceden por examen de oposición.
La secretaria, una chica moderna, entra en el
despacho del director de la importante empresa
Los profesionales del secretariado en la administración pública deben tener donde trabaja y le dice:
ciertas actitudes y habilidades:
Un joven rubio, de ojos azules, de unos treinta años,
 Capacidad de adaptación, reciclarse y tener afán d e superación. tostado por el sol, ancho, fuerte y simpático, quiere
 Discreción y confidencialidad sobre la información que pueda afectar a hablarle a usted de algo que no recuerdo...
muchos ciudadanos
 Colaboración y entendimiento con su superior.
 No utilizar la oposición como blindaje para ralentizar las tareas.

ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO Y TRABAJOS DE SECRETARIADO 8 Reyes F. F.