Herramientas Avanzadas I

Unidad didáctica 1: Herramientas Avanzadas 1
U SO DEL PROCESADOR DE TEXTOS W ORD

EN EL ENTORNO SANITARIO
Unidad didáctica 1:
Herramientas avanzadas 1
Unidad didáctica 1: Herramientas Avanzadas 1
1. Introducción ....................................................................................... 3
2. Comentarios ....................................................................................... 3
Insertar un comentario ..........................................................................4
Borrar un comentario ............................................................................4
Imprimir comentarios ............................................................................4
Modificar un comentario ......................................................................4
3. Formato de tablas.............................................................................. 5
Bordes y sombreados ............................................................................ 5
4. Notas al pie de página ....................................................................... 8
5. Encabezados y pies de página de sección.................................... 10
6. Columnas .......................................................................................... 13
7. Combinar correspondencia ........................................................... 15
8. Introducción a las secciones .......................................................... 19
9. Trabajar con versiones de documentos ........................................21
Revisiones ...............................................................................................21
10. Combinar y comparar documentos..............................................23
Opositer.edu.es – Cursos Homologados para oposiciones
1
11. Bibliografía........................................................................................26
2
1. INTRODUCCIÓN
Empezaremos el curso haciendo un recorrido por funciones básicas
relacionadas con los comentarios, los formatos, tablas…, para luego
profundizar en otras más complejas como la combinación de
correspondencia y todo lo relacionado con la revisión de documentos.
Además, os iniciaremos en la creación de macros.
Con este curso se pretende dotar a los trabajadores de entornos
sanitarios de un conocimiento avanzado de Word para el manejo de
grandes documentos como revisiones bibliográficas, anuales o tesis.
Adquirir ciertas destrezas en el manejo de Word supone un ahorro
considerable de tiempo a la hora de realizar ciertos trabajos.
2. C OMENTARIOS
Los comentarios en Word se usan generalmente para incluir notas
relacionadas con el texto. También, cuando se está trabajando un
documento de manera conjunta entre varias personas, el comentario
sirve para comentar un fragmento o discutir una idea.
Las funciones principales relacionadas con los comentarios son las
siguientes.
3
Insertar un comentario
Seleccionamos el texto donde queremos insertar un comentario,
abrimos el menú contextual con el botón derecho y pulsamos el botón
“Nuevo comentario”.
Borrar un comentario
Para eliminar un comentario existente, haremos clic en el comentario
y, a continuación, elegiremos “Eliminar comentario”.
Imprimir comentarios
Una función bastante útil cuando se está trabajando en el borrador de
un documento y se quiere imprimir para su lectura en papel es la
función “Imprimir comentarios”. Con esta función no sólo se imprimirá
el texto principal, sino también los comentarios asociados a cada
palabra, frase o párrafo. Para ello deberemos ir a Archivo > Imprimir y
en la opción de configuración marcar “Imprimir documento con
revisiones”.
Modificar un comentario
Si lo que necesitamos es modificar un comentario ya creado, iremos a
Revisar > Mostrar comentarios. Haremos clic en el comentario que
queremos modificar y lo modificaremos.
4
3. FORMATO DE TABLAS
En este punto desarrollaremos cuestiones relacionadas con el formato
de las tablas. Dominar el uso de las tablas hará que nuestros
documentos tengan una imagen mucho más profesional.
Insertar una tabla es muy sencillo. Para ello nos dirigimos a “Insertar” y
pulsamos en “Tabla”. Con el propio ratón decidiremos el número de
filas y de columnas que tendrá nuestra tabla y su creación en el
documento se hará de manera inmediata.
Bordes y sombreados
Lo primero que tenemos que hacer para editar la tabla es hacer clic
sobre ella y seguidamente hacer clic en el controlador de movimiento.
Aparecerá la ficha “Diseño de herramientas de tabla”. Haremos clic en
la ficha “Diseño de tabla”.
5
Posteriormente pulsaremos en “Estilos de borde” y elegiremos uno de
los estilos existentes.
Si además de ponerle bordes a la tabla queremos sombrearla, haremos
lo siguiente: en “Diseño de herramientas de tabla”, haremos clic en
“Sombreado” y elegiremos un color.
Si una vez creada una tabla vemos que no se ajusta a nuestras
necesidades, podremos combinar y dividir las celdas a nuestro gusto.
Podemos combinar dos o más celdas de una tabla que estén en la
misma fila o columna, en una sola celda. Por ejemplo, podemos
combinar varias celdas horizontalmente para crear un encabezado de
6
tabla que abarque varias columnas. Para ello seleccionamos las celdas
que queremos combinar, y en Herramientas de tabla > Presentación >
Combinar, hacemos clic en “Combinar celdas”.
Si lo que necesitamos es dividir en varias partes una celda, haremos
clic en la celda o celdas que queramos dividir y en Herramientas de
tabla > Presentación > Combinar, haremos clic en “Dividir celdas” y
escribiremos el número de columnas o filas en las que queramos
dividir las celdas seleccionadas.
Es muy común que cuando se trabaja con tablas se modifique el
tamaño de una fila, columna o celda de manera manual y que luego se
quiera hacer una unificación de dicho tamaño. Por este motivo
debemos conocer la función “Equilibrar columnas y filas”.
Seleccionaremos las columnas o filas que deseamos que tengan el
mismo tamaño y, a continuación, haremos clic en la pestaña “Diseño de
tabla”. En “Tamaño de celda”, haremos clic en “Distribuir filas” o
“Distribuir Columnas”.
Dentro de una tabla se pueden ordenar y orientar los textos a nuestra
conveniencia. Para ordenar un texto situaremos el puntero sobre la
tabla hasta que aparezca el controlador de movimiento “Controlador
de movimiento de tabla”. Después, en Herramientas de tabla >
Presentación, haremos clic en “Ordenar”. En el cuadro de diálogo
“Ordenar”, seleccionaremos la opción que necesitemos.
7
Para la orientación de un texto, nos situaremos con el puntero sobre la
tabla hasta que aparezca el controlador de movimiento de tabla, y en
Herramientas de tabla > Presentación, haremos clic en “Dirección del
texto” y seleccionaremos la orientación deseada.
4. NOTAS AL PIE DE PÁGINA
En nuestros documentos podremos usar notas al pie de página y notas
al final para explicar, comentar o aportar referencias a información
que hemos incluido en el texto. Por lo general, las notas al pie
aparecen en la parte inferior de la página, y las notas al final en la parte
final del documento o sección.
Para insertar una nota al pie: seleccionaremos la palabra o frase a la
cual le vamos a poner una nota, accederemos a la pestaña
“Referencias”. Si seleccionamos la opción “Insertar nota al pie”, la nota
se insertará automáticamente y no tendremos que realizar más
acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el
cuadro de diálogo de “Notas al pie” y “Notas al final” haciendo clic en
la pequeña flecha situada en la esquina inferior derecha del grupo
“Notas al pie”.
8
Aparecerá el diálogo que vemos en la imagen.
Podremos seleccionar entre “Notas al pie” o “Notas al final”.
Para acceder a una nota ya creada, nos situamos con el ratón encima y
aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa “nota al pie/nota al
final”. Si hacemos doble clic sobre el superíndice, nos lleva a la “nota al
pie/nota al final” referente al superíndice.
Si deseamos eliminar la nota al pie (es decir, en la parte inferior de la
página), eliminaremos el número "1" en el cuerpo. Cuando lo hagamos,
desaparece la nota al pie propiamente dicho.
9
Con los mismos pasos que para las “Notas al pie”, si seleccionamos
“Notas al final” podemos elegir entre: Incluir la nota al Final del
documento o al Final de la sección.
5. ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA DE SECCIÓN

Los encabezados y pies de página son áreas en los márgenes superior e
inferior de cada página en un documento. Podemos agregar, editar o
eliminar encabezados y pies de página.
• Creación de un encabezado y pie de sección
Si queremos crear un encabezado y pie de sección haremos clic en la
sección que queramos y en el grupo “Encabezado y pie de página” de
la ficha “Insertar”, haremos clic en “Encabezado y pie de página” y
posteriormente en “Editar encabezado” o en “Editar pie de página”.
• Desvincular los encabezados de una sección a otra
Se realizan los mismos pasos que para crear un encabezado y pie de
sección. En la ficha “Encabezados y pies de página”, dentro del grupo
“Exploración”, hacemos clic en” Vincular al anterior” para eliminar la
conexión entre el encabezado y el pie de página de la sección nueva y
el de la anterior. Después, cambiamos el encabezado o el pie de página
existente o creamos uno nuevo para esa sección.
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• Renumerar las páginas por secciones
Una vez que tenemos realizados los saltos de sección que queremos,
tenemos que asegurarnos que esas secciones no estén vinculadas. En
la página después del salto de sección, haremos doble clic en el área
de encabezado (principio de página) o pie de página (final de página)
donde quiera mostrar los números de página. Se abrirá la
pestaña “Diseño en Herramientas para encabezado y pie de página”.
Elegiremos “Vincular” al anterior para desactivar el vínculo al
encabezado o pie de página de la sección anterior.
NOTA: Para confirmar si vamos a desactivar un vínculo al encabezado
o pie de página, observaremos los botones “Ir al encabezado” e “Ir al
pie de página”. El botón que no está atenuado indica el vínculo
desactivado. Por ejemplo, en la imagen anterior, el botón “Ir al
encabezado” no está disponible, y por lo tanto se desactivará un
vínculo al pie de página de la sección anterior.
En el grupo “Encabezado y pie de página”, elegimos “Número de
página”, seleccionamos una ubicación, y después elegimos un estilo de
la galería.
11
Para elegir un formato o controlar el número inicial, en el grupo
“Encabezado y pie de página”, elegimos Número de página > Formato
del número de página para abrir el cuadro de diálogo “Formato de los
números de página”.
12
Seguiremos uno de estos procedimientos:
1. Elegir un formato de número para seleccionar el formato de la
numeración.
2. En “Numeración de páginas”, marcar “Empezar en” y escribir el
número con el que quiere que empiece la serie.
6. C OLUMNAS
• Control de las secciones al definir columnas
El “Salto de sección continuo” inserta un salto de sección y la nueva
sección se inicia en la misma página. Esto puede usarse para variar el
formato dentro de la misma página como, por ejemplo, usar dos
columnas en la primera parte de la página y una columna en la segunda
parte.
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• Desactivar columnas
Si quieres que tu texto ya no esté organizado en columnas, sólo debes
hacer clic sobre el comando “Columnas” y luego seleccionar la opción
“Una” del menú.
• Equilibrar columnas
Las opciones que aparecen en el desplegable de Diseño de página >
Columnas, están predeterminadas, pero podemos configurar las
columnas a nuestro gusto pinchando en “Más columnas”.
Tras pinchar, aparece una ventana con diferentes opciones. Por un
lado, podemos elegir una combinación de columnas predeterminada o
decidir directamente el número de columnas que deseamos. Podemos
determinar el ancho de cada columna y la separación entre ellas. Hay
que prestar atención ya que, si está marcada la casilla de "Columnas de
igual ancho", sólo te dejará modificar una, ya que le estamos diciendo
que todas las columnas tienen el mismo ancho. Si quitamos la marca
de esta casilla podremos dar a cada columna un ancho diferente y un
espacio distinto.
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• Salto de columna
1.º Buscamos el lugar donde queremos insertar el salto de columna.
2.º Accedemos a la opción “Salto” del menú “Insertar”.
3.º Una vez allí, seleccionamos la opción “Salto de columna”.
7. C OMBINAR CORRESPONDENCIA
• Combinar correspondencia con el panel de tareas
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La combinación de correspondencia es un proceso a través del cual los
datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en una
carta o documento modelo, creando así una carta personalizada para
cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como
base. Aquí presentamos un ejemplo de carta modelo:
Madrid, 18 de septiembre de 2019
Señor
<"Espacio para la combinación">
<"Espacio para la combinación">
Cordial Saludo,
Para realizar la combinación de correspondencia, abriremos Microsoft
Word y escribiremos la carta dejando los espacios necesarios y/o
suficientes para realizar la combinación.
Nota: el archivo se guarda con el nombre “carta modelo”.
A continuación, abrimos Microsoft Excel y creamos la base de datos
con la información que vamos a combinar en la carta:
16
Guardamos el archivo con el nombre “Base de Datos”. Posteriormente
volveremos al archivo de Word donde tenemos la carta y nos vamos a
la pestaña “Correspondencia”. Seleccionamos “Iniciar combinación de
correspondencia” y seleccionamos la opción “Paso a paso por el
Asistente para combinar correspondencia…”.
Nos aparece un panel al lado derecho donde seleccionamos la opción
“Carta” y pinchamos en “Siguiente”. En este paso elegimos la opción
“Utilizar una lista existente” y damos clic en “Examinar”. Buscamos el
archivo “Base de Datos” y le damos a “Abrir”. Seleccionamos la Hoja de
Excel donde tenemos la información y pinchamos en “Aceptar”. Paso
seguido debemos ver la lista de los datos que están en el archivo de
Excel y volvemos a clicar en “Aceptar”.
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Seguidamente nos paramos debajo de la palabra Señor y nos vamos a
la opción “Insertar campo combinado”. Seleccionamos “Nombre” y
deberemos verlo como aparece en la imagen:
Realizamos lo mismo con el resto de opciones para que nos quede
como está en la siguiente figura:
18
Paso seguido clicamos “Siguiente” en la parte
inferior del panel y debemos ver la pre-visualización del
primer registro de la base de datos correspondiente a Ana Vergara; en
los botones de podemos ver el resto de las cartas. Por
último, hacemos clic en “Siguiente”, y después en la opción “Editar
cartas individuales”. En la venta que nos aparece damos clic en “Todos”
y después a “Aceptar”. A continuación, veremos el archivo con todas
las cartas.
8. INTRODUCCIÓN A LAS SECCIONES

• Insertar un salto de sección
Los saltos de sección crean una división entre dos partes de un
documento, lo que nos permite editar o diseñar cada parte
individualmente. Hay varios tipos de saltos de sección:
Página siguiente: Nos permite iniciar una nueva sección en la
siguiente página.
Continuo: Esta opción crea una sección en la misma página en la
que estamos trabajando.
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Página par: Inserta un salto de sección en la siguiente página
par del documento.
Página impar: Inserta un salto de sección en la siguiente página
impar del documento.
Para insertar un salto de sección, primero debemos ubicarnos en el
punto de inserción donde queremos insertar el salto. Nos iremos a la
pestaña “Formato”, donde haremos clic en el comando “Saltos” y se
desplegará un menú donde podremos seleccionar el tipo de salto que
queremos usar. El salto de sección se insertará en nuestro documento.
A partir de ahora podemos modificar el texto que está antes y después
del salto de sección por separado.
• Eliminar un salto de sección
Si hemos agregado saltos de sección en nuestro documento, la
manera más sencilla de ver dónde comienzan y finalizan es mostrar
primero todas las marcas de formato:
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Para eliminar, pondremos el cursor justo antes del salto de sección y
presionaremos “Suprimir”.
9. TRABAJAR CON VERSIONES DE DOCUMENTOS

Revisiones
• Aceptar o rechazar cambios
Supongamos que nuestro jefe de departamento nos pide que
revisemos una programación y nos lo envía por correo electrónico.
Para corregir el documento desde Word 2013 podemos activar el
comando “Control de cambios” que nos permitirá hacer todos los
cambios y correcciones necesarios y todo se evidenciará en el texto.
Si borramos una palabra, ésta no desaparecerá, sino que será tachada
en color rojo. Además, si agregamos al texto algún fragmento,
observaremos que quedará subrayado en color rojo.
21
Para activar el control de cambios, haremos clic en el
comando “Control de cambios”, que está en la pestaña “Revisar”. Desde
el momento en que lo activamos, todos los cambios que realicemos
serán resaltados en color rojo.
Ya que los cambios que se realizan son tan solo sugerencias, podremos
aceptarlos y volverlos permanentes en el documento o rechazarlos y
regresar a la versión original.
Procederemos de la siguiente forma: seleccionamos uno de los
cambios, en la pestaña “Revisar”. Haremos clic en el
comando “Aceptar” o “Rechazar”, dependiendo de lo que queramos
hacer con ese cambio en especial. A continuación, se aplicará la opción
que elegimos y Word saltará al siguiente cambio.
22
Una vez que terminemos de aceptar o rechazar todos los cambios,
desactivaremos el control de cambios haciendo clic en el comando
“Control de cambios” que está en la pestaña “Revisar”. Esto nos
permitirá seguir trabajando normalmente con nuestro documento.
• Activar control de cambios
En la ficha “Revisar”, en el grupo “Seguimiento”, elegiremos “Control de
cambios”.
10. C OMBINAR Y COMPARAR DOCUMENTOS

• Combinar documentos
Para combinar dos archivos diferentes en un solo archivo, copiaremos
el contenido de un documento y lo pegaremos en el otro, de tal forma
que abriremos ambos documentos y en el documento que deseemos
agregar haremos clic en “Seleccionar”. En el desplegable elegiremos la
opción “Seleccionar todo” o bien presionaremos Ctrl+E.
23
A continuación, haremos clic en “Copiar” de la pestaña “Inicio”, o bien
presionaremos Ctrl+C. Seguidamente, nos iremos al segundo
documento donde deseamos agregar el contenido copiado y haremos
clic en “Pegar” de la pestaña “Inicio”, o bien presionaremos Ctrl+V y
finalmente combinaremos formato para que el contenido nuevo se
corresponda con el existente.
Si queremos combinar más de dos documentos, abriremos el primer
documento y haremos clic allí donde queramos insertar el siguiente.
Seguidamente nos iremos a la pestaña “Insertar” y en el desplegable de
“Objeto” elegiremos “Insertar texto de archivo”.
Para finalizar, buscaremos la ubicación de los documentos que
queremos agregar, haremos clic en ellos y los insertaremos.
24
• Comparación de documentos
La herramienta “Comparar” nos permite contrastar dos versiones de
un mismo documento. Para usar esta herramienta solamente
necesitamos tener almacenados en la memoria de nuestro ordenador
las dos versiones que queremos comparar.
Para ello, nos iremos a la pestaña “Revisar” y haremos clic en el
comando “Comparar”.
Nos aparecerá un cuadro de diálogo donde haremos clic en el
botón “Examinar” de la parte de documento original para buscar el
documento original entre los archivos que tenemos
almacenados. Seguidamente haremos clic en el botón “Examinar” de la
parte “Documento revisado”, para buscar la segunda versión del
documento. Finalmente, haremos clic en el botón “Aceptar”.
25
De esta forma, Word comparará los dos archivos para determinar
cuáles son las diferencias y creará uno nuevo combinando las dos
versiones. Los cambios aparecerán subrayados de rojo.
Al lado derecho de la pantalla veremos el documento original y la
versión revisada para que podamos trabajar con los tres documentos al
mismo tiempo.
26
Configurar revisión de documentos
Haremos clic en “ABC Ortografía y Gramática” de la pestaña “Revisar”
y a la derecha nos aparecerá una ventana con las palabras a corregir.
11. BIBLIOGRAFÍA
https://support.office.com/es-es/
https://es.wikihow.com
https://www.gcfaprendelibre.org
27

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Insertar un comentario ..........................................................................4

Borrar un comentario ............................................................................4

Imprimir comentarios ............................................................................4

Modificar un comentario ......................................................................4

Bordes y sombreados ............................................................................ 5

4. Notas al pie de página ....................................................................... 8

5. Encabezados y pies de página de sección.................................... 10

7. Combinar correspondencia ........................................................... 15

8. Introducción a las secciones .......................................................... 19

9. Trabajar con versiones de documentos ........................................21

10. Combinar y comparar documentos..............................................23

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relacionadas con los comentarios, los formatos, tablas…, para luego

profundizar en otras más complejas como la combinación de

correspondencia y todo lo relacionado con la revisión de documentos.

Además, os iniciaremos en la creación de macros.

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sanitarios de un conocimiento avanzado de Word para el manejo de

grandes documentos como revisiones bibliográficas, anuales o tesis.

Adquirir ciertas destrezas en el manejo de Word supone un ahorro

considerable de tiempo a la hora de realizar ciertos trabajos.

relacionadas con el texto. También, cuando se está trabajando un

documento de manera conjunta entre varias personas, el comentario

sirve para comentar un fragmento o discutir una idea.

Las funciones principales relacionadas con los comentarios son las

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Seleccionamos el texto donde queremos insertar un comentario,

abrimos el menú contextual con el botón derecho y pulsamos el botón

Para eliminar un comentario existente, haremos clic en el comentario

y, a continuación, elegiremos “Eliminar comentario”.

Una función bastante útil cuando se está trabajando en el borrador de

un documento y se quiere imprimir para su lectura en papel es la

función “Imprimir comentarios”. Con esta función no sólo se imprimirá

el texto principal, sino también los comentarios asociados a cada

palabra, frase o párrafo. Para ello deberemos ir a Archivo > Imprimir y

en la opción de configuración marcar “Imprimir documento con

Si lo que necesitamos es modificar un comentario ya creado, iremos a

Revisar > Mostrar comentarios. Haremos clic en el comentario que

queremos modificar y lo modificaremos.

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En este punto desarrollaremos cuestiones relacionadas con el formato

de las tablas. Dominar el uso de las tablas hará que nuestros

documentos tengan una imagen mucho más profesional.

pulsamos en “Tabla”. Con el propio ratón decidiremos el número de

filas y de columnas que tendrá nuestra tabla y su creación en el

documento se hará de manera inmediata.

sobre ella y seguidamente hacer clic en el controlador de movimiento.

Aparecerá la ficha “Diseño de herramientas de tabla”. Haremos clic en

la ficha “Diseño de tabla”.

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Posteriormente pulsaremos en “Estilos de borde” y elegiremos uno de

los estilos existentes.

Si además de ponerle bordes a la tabla queremos sombrearla, haremos

lo siguiente: en “Diseño de herramientas de tabla”, haremos clic en

“Sombreado” y elegiremos un color.

Si una vez creada una tabla vemos que no se ajusta a nuestras

necesidades, podremos combinar y dividir las celdas a nuestro gusto.

Podemos combinar dos o más celdas de una tabla que estén en la

misma fila o columna, en una sola celda. Por ejemplo, podemos

combinar varias celdas horizontalmente para crear un encabezado de