Secretaria de Administración y Finanzas

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Subsistema de Administración Universitaria

“Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz” Mayo 2016

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Preparación para las

Auditorías
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Qué es una Auditoría?

Es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.
(Norma ISO 9000:2005 - Vocabulario)
• Realizada por miembros de la misma organización; o
pueden ser externos que actúan como internos a
Auditoría Interna solicitud de la misma institución.
• Se realizan de acuerdo a procedimientos
establecidos por la misma UV

• La realizan organizaciones competentes de

Auditoría Externa certificación autorizados para expedir la
certificación del sistema de gestión de calidad.
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AUDITORÍA
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1. Documentación
2. Implementación
3. Eficacia
4. Eficiencia
5. Maduración y mejora

La evidencia más tangible y objetiva de que el sistema opera con

eficacia son los registros de calidad (demuestran conformidad y
operación eficaz).
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¿Cómo debo prepararme para la auditoria?

• Identifica los documentos y/o procedimientos en los cuales participas y/ o eres

responsable.
• Estudia los elementos estratégicos (Política, Misión, Visión, Valores), Manual de
Gestión de Calidad.
• Identifica en qué proceso, subproceso y procedimientos participas
• Identifica los Clientes, Entradas y Salidas de tus Procesos y Subprocesos
• Ten muy claros tus procedimientos, estudia los requisitos establecidos de los que
eres responsable en la norma que te aplique.
• Debes estar listo para explicar tu proceso según el diagrama de flujo
• Identifica y organiza el lugar donde archivas tus registros y documentos.
• Asegúrate que tu área de trabajo esté ordenada y limpia.
• Deja ver que en tu área de trabajo se hacen las cosas con excelencia.

Y lo más importante, que estas acciones se vuelva una forma cotidiana

de ser y estar …
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¿Cómo debo actuar durante la revisión / asesoría?

• Se puntual
• Contesta a las preguntas que te hace el auditor.
• Se cortés siempre y no pierdas la cabeza, recuerda que el auditor está
para ayudarte a mejorar en tu trabajo.
• Se paciente en todo momento.
• Asegúrate de que no haya interrupciones de gente o teléfono.
• Se abierto y honesto.
• No te presiones, si no puedes encontrar algún documento o registro
solicitado, pide un poco de tiempo.
• Si no sabes algo, reconócelo y busca asesoría de alguien que sí lo sepa.
 Dónde se ubica la documentación del
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SAU y mi proceso?
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Algunas posibles preguntas de Auditoría:

• Conoces el Manual de Gestión de calidad y cómo está estructurado?

• Entiendes la Política de calidad, la misión y/o visión?, y cómo se la dieron a conocer?
• Cuántos y cuáles son los procesos del Sistema de Gestión en el que participas?
• Conoces cuáles son tus responsabilidades y actividades dentro del proceso donde
participas y dónde puedes encontrarlas?
• Cuáles son los procedimientos documentados?
• Quién es el responsable de tu proceso/subproceso?
• Cuál documento puede demostrar que su proceso fue planificado, tiene establecidas
las características de calidad, entradas, salidas, etc.
• Dónde puedes encontrar los procedimientos, guías y formatos de tu proceso?
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Algunas posible preguntas de Auditoría:

• Dime cuáles son los productos de tu proceso/subproceso y cómo los controlas

• Cuáles son los objetivos del proceso en el que participas, sabes cómo alcanzarlos?
• Cuáles son los requisitos establecidos para elaborar el (los) productos de uno de
los procesos donde participas
• Muestra la última medición de tu objetivo, indicadores y metas
• Muéstrame evidencia de que tus clientes/demandantes de servicios están
conformes con el producto que estás entregando.
• Muestra evidencias de que se han tomado acciones para mejorar el clima
organizacional
• Cuando se detecta un Producto No Conforme, qué haces?
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Fechas para la certificación

Auditoría Externa Entrega Información

1ª. Etapa - – Revisión por Auditoría Externa
Documental Dirección

02 y 03 09 – 10/14-15 13 17 27 al 1º. Julio

Revisión por la
Auditoría Interna Dirección -
Reunión
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Gracias