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Por: Crnel. Ing. Armando Pérez Betancourt y Dr. Carlos Díaz Llorca
Nace un burócrata
Recuerdo que cuando era pequeño, mi abuela, una mujer sin sexto grado pero una
magnífica educadora, le decía a sus amistades que "yo era muy bueno en las
matemáticas, que cuando yo fuera grande iba a saber de números".
Matizando el hecho según la época, debo aclarar que cuando mi abuela se refería a las
matemáticas no estaba hablando de derivadas e integrales, sino de las cuatro
operaciones fundamentales. Ella quería que yo trabajara con los números. En verdad lo
que sucedía es que en la época existía un personaje muy famoso, admirado y reconocido
por todos que era el "Tenedor de Libros", que llevaba las operaciones contables de
bodegas, farmacias y otros negocios.
Fue así que a los 15 años ingresé en la Escuela de Comercio y a los 16 estaba trabajando
en una empresa capitalista, mientras pasaba a estudiar por la noche, ¡de 08:00 a 12:00
de la noche!. Qué distinto, amigo lector, a como son las cosas hoy. Hoy se estudia sin
mucho sacrificio, el Estado Socialista garantiza esa seguridad para todos.
Si le soy franco, yo en ese momento me sentía una gente importante. Lo mismo era
Secretario del Director, que trabajaba en la Recepción y Caja Chica, que en Ventas,
Nóminas, Costo, Cuentas por Cobrar y por Pagar, que anotaba las operaciones contables
y los cuadras con los submayores en una vieja máquina National 3000 que teníamos en
la oficina. ¡Qué satisfacción, realmente me sentía realizado!.
Después llegó la nacionalización y me sentí aún más realizado. Pasé a ser Contador de
dos de los cuatro establecimientos que tenía la Casa Matriz. Cerré los libros como
empresa capitalista y abrí los nuevos libros según lo establecido en el "Sistema
Uniforme de Contabilidad". ¡Qué felicidad, Contador en una empresa estatal socialista!.
(1) tomado del proyecto de libro “LOS CAMINOS OCULTOS DEL AMOR”, Lo que todo empresario cubano debe conocer.
A los 20 años ya era Jefe Económico, trabajaba con "El Árabe", y tenía a mi disposición
el control de 20 000 productos en Almacén y una cuenta bancaria por $17 millones de
pesos. Uno de mis momentos más felices era sentarme en mi silla ejecutiva, detrás de
mi buró, encender un buen tabaco Montecristi, que en aquellos tiempos no daba cáncer,
y empezar a pasar los diferentes comprobantes al Diario y al Mayor; ya los Estados
Financieros los había hecho y los había entregado al Banco. También disfrutaba y llega-
ba hasta gozar cuando el Banco me hacía una Auditoría y les demostraba que mis
operaciones financieras estaban OK. ¡Que gusto, que placer!.
Así las cosas, continúo en mi trabajo, que cada día me hacía más feliz. Creo que en mi
vida jamás he dado tanto por el trabajo, ni he sido más creativo que en aquella época.
Por examen de oposición logro ingresar en la Universidad de La Habana, lógicamente, a
la carrera más bonita que existía, la de Contador Público. Iba a terminar de cerrar mí
círculo profesional, a titularme como universitario.
Pero, unido a este documento aparece una nueva categoría donde descubro que yo soy
parte de ella: burócrata. En ese momento todos mis valores se vinieron abajo; yo que
creía que lo que hacía era una cosa buena, la mejor del mundo, que socialmente era útil,
de pronto resultó que esto no era así. Pasé a ser un leproso, una gente que enfermaba
con organigramas y papeles, algo así como el SIDA pero, mientras el SIDA no tiene
cara, el burócrata sí: los contadores, los economistas, los abogados, etc., etc. O lo que es
lo mismo, todo el que trabaje detrás de un buró.
Realmente mi carrera me gustaba y sabía que las bases de ese documento eran erróneas
y tenían que ser rectificadas en algún momento (como lo confirmó la vida años más
tarde), por tal razón decidí terminar la carrera. Aunque, el título que iba a recibir tendría
una definición nominal de mi carrera, porque lo cierto es que con ese título "nacía un
burócrata".
Con la frustración que había recibido y un poco para reivindicar mi imagen, así como
elevar mi autoestima, matriculé en la CUJAE para hacerme ingeniero 1. El título de
burócrata era demasiado peyorativo y tenía que buscar la forma de negarme a mí
mismo. Con estos nuevos estudios y transcurrido el tiempo, donde mi juventud fue
siendo menor y mayor la madurez, pude comprender mejor esta categoría y llegar a
convencerme de que no era malo sentarse detrás de un buró y escribir un libro como
éste para hablar de los burócratas, la burocracia y el burocratismo.
Pienso que para criticar la burocracia hay que conocerla en toda su dimensión, no sólo
tener un acercamiento empírico al problema sino saber sus bases o fundamentos
teóricos, porque ella existe como conjugación de la teoría y la práctica.
1
Aquí se fusionan las dos carreras de los autores.
La burocracia es casi tan vieja como la sociedad, pero la teoría de la burocracia dentro
del sistema de dirección y gestión empresarial se consolida en la década del '40 como
respuesta al mecanicismo de las teorías de Taylor y Fayol, así como al romanticismo de
la teoría de las relaciones humanas de Elton Mayo.
Es común en Cuba pensar que burocracia es sinónimo de papeleo que frena soluciones
rápidas y de funcionamiento aferrados a procedimientos e ineficiencias de la empresa.
Es decir, se entiende bajo este concepto los defectos del sistema y no al sistema en sí.
El principal teórico y creador del modelo de organización burocrático fue Max Wéber,
sociólogo alemán, que al darle cuerpo a esta teoría describe como sus principales
características las siguientes:
Para Wéber el burócrata es la persona que sigue los procedimientos establecidos y sirve
a los objetivos de la organización.
Muchos otros teóricos se han ocupado de criticar el modelo de Wéber, señalarle sus
principales problemas, y desarrollar nuevas propuestas pero, sobre las bases de los
mismos. Uno de estos críticos es Robert K. Merton que le presenta los defectos
siguientes:
1.- Despersonificación de las relaciones: las personas no son consideradas como tales,
sino como representantes de los cargos.
2.- Sobrevaloración de las normas: dejan de ser un medio para convertirse en objetivos
absolutos que obvian la flexibilidad.
3.- Centralización de las decisiones: decide el que ocupa el cargo de mayor nivel
jerárquico.
Merton dice que esto no lo previó Wéber y trae otras consecuencias secundarias, como
son:
3.- Cuando los jefes son dirigentes y no líderes se derivan conflictos que tienen su
máxima expresión en un alto nivel de resistencia pasiva.
Creo que los elementos expuestos son más que suficientes para tener una visión de las
principales características que prevalecen en una organización burocrática. Mucho y
muchos han escrito sobre este tipo de organización, no me gustaría terminar sin citar
que Alvin Gouldner reconoce que no existe un solo modelo de burocracia sino que
distingue al menos tres tipos: la fingida, la representativa y la punitiva.
Según Gouldner las principales características de estos modelos son las siguientes:
- la fingida: es aquella en que las normas le son impuestas desde fuera. En las cuales no
participan ni la administración, ni los trabajadores y su control es deficiente. En este
tipo de burocracia se reafirman valores negativos por la posibilidad de violar las
reglas impuestas.
- la representativa: las reglas las elaboran especialistas con autoridad y son aceptadas
por los trabajadores, ya que ellas integran los valores predominantes en la
organización. Estas reglas pueden ocasionar tensión pero no conflictos, por cuanto
sus valores son compartidos por todos y originan un espíritu de solidaridad, así como
de rechazo a los infractores.
- la punitiva: las reglas las impone la administración o los trabajadores para presionar a
la otra parte. Por ejemplo, controles muy severos en general. En este caso se impone
la autoridad y como reacción trata de destacarse la infracción, la que es fuertemente
castigada.
Dice Gouldner que estos tres tipos de burocracia pueden coexistir en diferentes grados y
crear un cuarto tipo, un tipo mixto de burocracia que recoge la esencia de cada una de
ellas y que crea una situación compleja.
Por otro lado, Katz y Kahn consideran que los modelos de Taylor (administración
científica), de Gulick (administración pública) y de Weber (estructura burocrática)
conforman la "teoría de la máquina", ya que la organización, aunque integrada por
personas, es considerada como una máquina para cumplir una tarea.
La burocracia en acción
No ha sido estilo de este libro el teorizar mucho sobre lo que han escrito otros autores.
En algunos casos "clásicos", sin embargo, como en este creo que era necesario hablar
previamente de algo que se trabaja con demasiada simplificación y que desvaloriza
ciertas profesiones y actividades.
Realmente, más que sentirme informado, sentí que me habían regañado. ¿Quién
estableció esta regla? Qué yo sepa nadie. ¿Es que yo con mis bermudas le faltaba el
respeto? Que yo sepa no, yo llegué di los buenos días y me senté disciplinadamente, la
atendí como se merecía, más aún cuando puede ser mi hija. ¿Qué he hecho? me
pregunté, ¿he pecado? En mi reflexión posterior evalué que lo que ella había querido era
imponerme su autoridad y con tal propósito creó una medida disciplinaria para
sancionarme. Esto es una manifestación de burocratismo fuera del contexto
sociocultural que se vive actualmente en nuestro país.
Otras actitudes similares se derivan del exceso de formalismo, frases como "eso no está
en mi contenido de trabajo", "esta información no está en el modelo establecido", son
frecuentes porque las organizaciones definen puestos de trabajo y procedimientos de
manera muy rígida. El no estar orientado al cliente es otra derivación del burocratismo,
que conlleva a utilizar mayormente el tiempo en la solución de problemas internos, en
extensos planes de trabajo llenos de tareas sin importancia, en inútiles reuniones, que
veneran la centralización, y no es la actividad fundamental por la cual existe la
organización: su misión.
Dentro del burocratismo prevalecen algunos personajes que cuando tienen criterios y
autoridad llegan a desarrollar su propia teoría organizativa, ellos son: los bobos y los
burros. La bobocracia y la burrocracia son enemigos temibles de la excelencia, porque
derivan en comportamientos totalmente irracionales.
La bobocracia desarrolla dos tipos de bobos: los que se hacen y los que lo son, siendo el
primero el más temible de los dos. El bobo aparente, sabiendo que las reglas son las
bases por las cuáles el debe guiar su comportamiento las impone o las crea
"ingenuamente".
El bobócrata real es un instrumento del nivel superior. Hay jefes a los que les encanta
estar rodeados de bobos, de gente sin criterios y el bobócrata le hace frente a todas las
instrucciones que le dan y las cumple ciegamente.
Una vez, haciendo un recorrido por un grupo de Almacenes con el fin de evaluar la
posibilidad de automatizar el control de inventario en una provincia, me encontré que en
todos los almacenes habían sido ubicados al frente de los mismos personas que no
tenían dos dedos de frente, ni tenían la menor idea de lo que era un almacén. Si no
tenían el nivel educacional necesario, estaban enfermos de los nervios y en un caso nos
encontramos un jefe de almacén retrasado mental, increíble. Esto fue cierto compañeros,
no se rían, ustedes no lo creerán pero yo se los aseguro.
Otro ejemplo burrocrático. Ahora mismo, en el momento en que estoy redactando este
artículo me encuentro con la situación siguiente: en mi zona se definió que el pan lo
llevaran mensajeros a la casa y esto se ha estado cumpliendo, lo cual es una magnífica
idea. Pero, después de meses se descubre que es lógico que el mensajero no trabaje los
domingos (en otra organización no burocrática quizás sí es lógico que se trabaje todos
los días). Sin embargo, al parecer algún burrócrata decidió que el pan del domingo se
entregara antes y esa entrega nos la han estado haciendo los miércoles durante dos
semanas, cuestión que me obliga a tener un control de la rotación de los inventarios del
pan (un FIFO) con el propósito de que el pan que me coma el lunes, que es el que me
debían haber entregado el domingo, me lo pueda comer con más o menos frescura. Con
estas ideas, que como se darán cuenta no son nada productivas ni están orientadas al
cliente, en lugar de aumentar la satisfacción producen disgusto.
Uno de los trasfondos que tiene el burocratismo es el cultural. El tener que actuar según
las reglas, o como ya expresé, según la "teoría de la máquina", crea un sabor amargo
que hace cambiar el sistema de valores de muchas personas que comenzaron a trabajar
con buenos propósitos. Uno de esos valores es el deseo personal de ser ascendido, cosa
que es normal, pero, en una organización que es muy formal esto depende de las
decisiones de los niveles superiores y en este sentido la burocracia alienta el
"arribismo".
El "arribista" es una persona que toma como principio el viejo refrán de que "él que a
buen árbol se arrima, buena sombra lo cobija". El deseo de triunfar, la ambición, de
algunas personas llevan a las manifestaciones más increíbles, desde el querer destacarse
en las tareas, hasta sembrar cizaña, pasando por la traición como es lógico. Ejemplos
hay muchos.
Las normas y los procedimientos tienen que existir para regular los roles pero no tan
rígidos, tan específicos, que inmovilicen o se conviertan en una camisa de fuerza, que
hagan del hombre una máquina. Todo el mundo tiene que saber cuales son sus objetivos
y funciones dentro de la organización pero, también tienen que conocer cuál es la
misión, o razón de ser, y dentro de que políticas actuar de manera que todo sea
coherente.
Lo más difícil, luchar contra cualquier forma de burocratismo. Lo más difícil, porque
recuerden que dije que el burocratismo es un exceso de formalismo, pero también, es
una actitud mental, una forma de evaluar las cosas o de comportarse.
Este fenómeno lo podemos ver en un ejemplo sencillo. Hoy en día todos sabemos que el
mundo ha cambiado, ha desaparecido el campo socialista, estamos en presencia de un
mundo unipolar. Ante esta situación Cuba tiene que lograr encontrar nuevos mercados y
alternativas, entre estas, la empresa mixta representa una posibilidad real de obtener
financiamiento externo que nos garantice el desarrollo y beneficios reales para nuestro
pueblo. Pero observamos como traidores, idiotas y confundidos con una mentalidad
burocrática critican estas opciones.
Lo ideal es abandonar la organización burocrática, pero esto no es una cosa de hoy para
mañana, hay muchas barreras que eliminar. De una forma u otra tenemos que seguir
trabajando con estructuras jerárquicas.
Sin embargo, esto no quiere decir que no existan soluciones, una de ellas es la
socialización del trabajo empresarial y es precisamente en el sistema socialista donde
están creadas todas las condiciones para ello, el crear valores que permitan combinar el
compromiso y la descentralización. Desarrollar tales cambios es una tarea de gigantes
porque hay que cambiar las formas de pensar y de actuar y esto es un problema de
tiempo. Pero, si no empezamos hoy jamás lograremos el cambio.
El camino está claro, la orientación de nuestro trabajo tiene que estar dirigida a la
"declaración de guerra contra el burocratismo", pero una guerra sin tregua. toda
manifestación de burocratismo tiene que ser atacada fuertemente en el campo de batalla.
Atacada, sabiendo lo que tenemos que atacar, que no es precisamente la existencia de
determinados procedimientos y reglamentos que norman racionalmente nuestra
actividad, que no son las personas que de la forma más noble tienen como función
apoyar el trabajo que a diario realizamos. Atacar todo exceso de formalismo, toda
manifestación contraria al logro de la misión asignada, todo lo que conspire contra la
eficacia y la eficiencia. A partir de ahora este tiene que ser nuestro grito de guerra ¡SIN
TREGUA, CONTRA EL BUROCRATISMO!