Manualde Procedimientosde Direccin Financiera

MANUAL DE DESCRIPCION DE
PUESTOS, FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Y DE SEGURIDAD

–SAAS-
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN FINANCIERA

1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO.
Dirección Financiera.
Departamento De Tesorería
Puesto Funcional Encargado de elaboración de cheques
Jefe Inmediato Jefe del Departamento
Subalternos No tiene
Descripción de los
Subalternos
Correlativo del Puesto SA-DF-DT-05
2. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES.
1. Elaborar cheques.
2. Solicitar fondo rotativo a sistemas virtuales del Gobierno.
3. Trasladar documentos a contabilidad.
3. PROCESOS.
Función y Atribución Nombre del proceso
Elaborar cheques Elaboración de Cheques
Solicitar fondo rotativo a sistemas

Solicitud Fondo Rotativo
virtuales del Gobierno.
Trasladar documentos Traslado de Documentación

4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO
NOMBRE DEL PROCESO: Elaboración de Cheques

Responsable: Encargado de elaboración de cheques
No. Pasos Descripción del proceso y descripción del Nombre del puesto de la persona que hizo la acción
nombre del formulario o forma que se
usa Dirección
Encargado de Jefe de Tesorería
Financiera
Elaboración de
Cheques
1 Elabora cheques
Inicio
Elabora
cheques
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Solicitud fondo rotativo

No. Pasos Descripción del proceso y descripción Nombre del puesto de la persona que hizo la acción
del nombre del formulario o forma
que se usa Encargado de Personal del Personal de
SICOIN Banco de BANRURAL
Guatemala
1 Solicita fondo rotativo

Inicio
Solicita Fondo
Rotativo
Fin

NOMBRE DEL PROCESO: Traslado de Documentación
que se usa Jefe de Tesorería Encargado Encargado de
de Caja Fiscal
Presupuesto
1 Traslada documentos
Inicio
Traslada
documentos
Fin
1. DESCRIPCION DEL PUESTO.
Dirección Financiera
Departamento
Puesto Funcional Director
Jefe Inmediato Subsecretario Administrativo
Subalternos Dos (2)
Descripción de los Sub Director

Subalternos Asistente
Correlativo del Puesto SA-DF-01
1. Coordinar la administración financiera y presupuestaria de la Institución.
2. Coordinar la ejecución presupuestaria, programación presupuestaria y
financiera y la coordinación de actividades con otras Direcciones y con la Sub
Secretaria Administrativa.
3. Revisión del presupuesto de acuerdo a la cuota asignada, aprobación en sicoin
de expedientes para pago, revisión de documentos y aprobación de listados
de fondo rotativo, coordinar las actividades ordinarias o extraordinarias del
personal de los departamentos que conforman la Dirección. (Compras,
Tesorería, Contabilidad, Inventarios y Presupuesto).

4. Revisión y seguimiento a la ejecución de la Programación Financiera con el
Subdirector Financiero.
5. Reporte de Ejecución Presupuestaria, revisión de la Programación Financiera
Mensual y cuatrimestral.
6. Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto, elaboración de la
Programación Financiera Indicativa Anual.
3. PROCESOS.
Coordinar la administración Coordinación financiera

financiera y presupuestaria de la
Institución
Coordinar la ejecución Coordinar ejecución presupuestaria

presupuestaria, programación
presupuestaria y financiera y la
coordinación de actividades con
otras Direcciones y con la Sub
Secretaria Administrativa
Revisión del presupuesto de acuerdo Ejecución presupuestaria

a la cuota asignada, aprobación en
sicoin de expedientes para pago,
revisión de documentos y
aprobación de listados de fondo
rotativo, coordinar las actividades
ordinarias o extraordinarias del
personal de los departamentos que
conforman la Dirección. (Compras,
Tesorería, Contabilidad, Inventarios
y Presupuesto)
Revisión y seguimiento a la
Seguimiento de programación
ejecución de la programación
presupuestaria
financiera con el subdirector
financiero
Reporte de ejecución
Seguimiento de ejecución
presupuestaria, revisión de la presupuestaria
programación financiera mensual y
cuatrimestral.
Coordinar la elaboración del

Elaboración de presupuesto
proyecto de presupuesto,
elaboración de la Programación
Financiera Indicativa Anual

Dirección Dirección Financiera
Departamento
Puesto Funcional Subdirector
Jefe Inmediato Director
Subalternos Tres (3)
Descripción de los Jefe de Presupuesto

Subalternos Jefe de Tesorería
Jefe de Contabilidad
1. Coordinar con el Departamento de Presupuesto, la formulación del

Anteproyecto de Presupuesto de Egresos de cada ejercicio fiscal.
2. Operar en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-, la aprobación
de CUR de gasto, en los momentos contables de Compromiso y
Devengado para la ejecución de presupuesto.
3. Aprobar las modificaciones presupuestarias.
4. Coordinar la programación financiera anual, cuatrimestral.
5. Coordinar las reprogramaciones financieras de manera mensual.
6. Aprobar la consolidación de liquidaciones de fondo rotativo.
7. Presentar informes sobre la ejecución presupuestaria y financiera a su
jefe y inmediato.
3. PROCESOS.
Coordinar con el Departamento de

Formulación de anteproyecto
Presupuesto, la formulación del
de presupuesto
Anteproyecto de Presupuesto de Egresos
de cada ejercicio fiscal
Operar en el Sistema de Contabilidad

Aprobación de CUR de gasto
Integrada –SICOIN-, la aprobación de CUR
de gasto, en los momentos contables de
Compromiso y Devengado para la
ejecución de presupuesto
Aprobar las modificaciones presupuestarias que

Aprobación de modificaciones
sean requeridas por la Institución
presupuestarias
Coordinar la programación financiera anual, Programación financiera
cuatrimestral
Coordinar las reprogramaciones financieras de

Reprogramación financiera
manera mensual.
Aprobar la consolidación de liquidaciones de

Aprobación de liquidaciones
fondo rotativo.
de fondo rotativo
Presentar informes sobre la ejecución

Presentación de informes
presupuestaria y financiera a su jefe y
de ejecución presupuestaria
inmediato
NOMBRE DEL PROCESO: Formulación del de anteproyecto de Presupuesto.
Responsable: Subdirector Financiero
usa Subdirector Financiero
Elabora Anteproyecto de presupuesto de

egresos de cada ejercicio fiscal utilizando Inicio
los formularios.
Recibe indicaciones,
formatos y techos
del MINFIN.
Atiende solicitudes
de todas las
Direcciones de la
SAAS
Analiza e ingresa
información en los
DTP respectivos.
Traslada a la firma y
autorización
respectivas.
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Aprobación de CUR de gasto y modificaciones presupuestarias
Opera en el sistema la aprobación de Inicio

cur de gasto, compromiso y devengado
y de modificaciones presupuestarias,
para la ejecución de presupuesto. Revisa
expediente de
soporte
Opera el CUR
que corresponde
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Programación y reprogramación financiera

Coordinar la programación financiera

Inicio
anual, cuatrimestral y mensual
Recibe
solicitudes de
cuotas
financieras
Analiza y
coordina la
programación
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Aprobación de liquidaciones de fondo rotativo.
Revisión, aprobación-consolidación de
liquidaciones de fondo rotativo
Inicio
Recibe
Documentos de
soporte y
elabora FR‐03
Revisa, aprueba
y consolida la
información y
emite el FR‐02
respectivo
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Presentación de informes de ejecución presupuestaria

usa Subdirección Financiera
Presentación de informes sobre la Inicio

ejecución presupuestaria y financiera a
las autoridades correspondientes
Presenta
informes sobre
ejecución
presupuestaria
Fin
Departamento
Puesto Funcional Asistente de Dirección
Descripción de los
Subalternos
1. Recepcionar Documentos.
2. Elaborar, distribuir información según corresponda.
3. Redactar notas.
4. Controlar Pedidos y Remesa.
5. Cotizar Proyectos.
6. Llevar control de documentación y libros de actas etc.
3. PROCESOS.
Recepción de Documentos.
Recepción de Documentación
Elaborar, distribuir información Distribución de información

según corresponda.
Redactar notas. Redacción de Notas

Controlar Pedidos y Remesa. Control de Pedidos y Remesas
Cotizar proyectos Cotización de Proyectos
Llevar control de documentación y Controles internos

libros de actas etc.
4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO.
NOMBRE DEL PROCESO: Recepción de Documentación
Responsable: Asistente de Dirección
Asistente de Dirección
usa
1 Recibe Documentos
Inicio
Recibe
documentos
Fin

NOMBRE DEL PROCESO: Distribución de información
usa
1 Elabora y distribuye información según

Inicio
corresponda.
Elabora y
distribuye
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Redacción de Notas
usa
1 Redacta notas
Inicio
Redacta notas
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Control de Pedidos y Remesas
usa
1 Controla Pedidos y Remesa

Inicio
Controla pedidos
y remesas
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Cotización de Proyectos
usa
1 Cotiza proyectos.
Inicio
Cotiza proyectos
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Controles internos
usa
Lleva control de documentación y libros de

1
actas etc.
Inicio
Controla
documentos
Fin

Departamento De Contabilidad e Inventarios
Puesto Funcional Jefe del departamento de Contabilidad

e Inventarios
Jefe Inmediato Subdirector
Descripción de los
Subalternos
Correlativo del Puesto SA-DF-DCI-01
1. Administra y distribuir las tareas del equipo de trabajo entre las personas
asignadas al Departamento;
2. Elabora las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas bancarias
institucionales;
3. Encargado de la adecuada integración del Fondo Rotativo;
4. Revisar y listar la papelería del Fondo Rotativo de la Institución;
5. Realizar cálculos de Prestaciones laborales del personal que causa baja
en la SAAS.
3. PROCESOS.
Administra y distribuir las tareas del Administración del Departamento

equipo de trabajo entre las personas
asignadas al Departamento
Elabora las conciliaciones bancarias Elaboración de conciliaciones
de las diferentes cuentas bancarias bancarias
institucionales
Encargado de la adecuada Integración de fondo rotativo
integración del Fondo Rotativo
Revisar y listar la papelería del
Revisión de papelería
Fondo Rotativo de la Institución
Realizar cálculos de Prestaciones
Calculo de prestaciones laborales
laborales del personal que causa
baja en la SAAS
Aprobar operaciones de inventarios
Aprobación de operaciones
en SICOIN
Coordinar y supervisar las tareas
Coordinación y supervisión
asignadas al personal de la sección
de inventarios y de la sección de
almacén
Realizar el cierre correspondiente de
Cierres fiscales
cada ejercicio fiscal
Puesto Funcional Asistente de Bodega
Descripción de los
Subalternos
1. Realizar pedidos y remesas para mantener existencias de almacén.
2. Registrar diariamente el sistema de control de ingresos y egresos de

bodega.
3. Despachar producto con su debida requisición autorizada.
4. Controlar la existencia de producto perecedero como no perecedero.
3. PROCESOS.
Realizar pedidos y remesas para Elaboración de pedido y remesa.

tener stock de almacén.
Registrar diariamente el sistema de Control de ingresos y egresos.

control de ingresos y egresos de
bodega.
Despachar producto de almacén, Verificación y Entrega de

verificando si la requisición cumple requisición
con los requisitos requeridos para
proceder a su despacho.
Controlar la existencia de producto

Control de Productos en Existencia
perecedero como no perecedero.
NOMBRE DEL PROCESO: Elaboración de Pedido y Remesa

Responsable: Asistente de Bodega
usa Asistente de Secretaria Encargado Director
Bodega de de Financiero
Financiero Almacén
1 Recibe el pedido y remesa por medio de

Inicio
conocimiento
Recibe
pedido
2 Elabora el pedido y remesa conforme a

las existencias en bodega Elabora
pedido
3 Traslada el documento para firma del

Traslada a
director financiero firma
4 Traslada existencias para poder elaborar Traslada
existencias
pedido y remesa
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Control de ingresos y egresos

Asistente de Bodega
usa
1 Registra diariamente el sistema de

Inicio
control de ingresos y egresos de
bodega.
Registra
diariamente
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Verificación y Entrega de requisición

Asistente de Bodega
usa
1 Despacha producto de almacén, Inicio

verificando si la requisición cumple con
los requisitos requeridos para proceder a
Despacha
su despacho.
producto
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Control de Productos en Existencia
Asistente de Bodega
usa
1 Controla la existencia de producto

Inicio
perecedero como no perecedero.
Controla
existencia
Fin
Puesto Funcional Encargado de Bodega
Descripción de los
Subalternos
1. Distribuir a sus subalternos las requisiciones de almacén para despachos

de bodega;
2. Elabora pedidos y remesa para abastecimiento de bodega;
3. Efectúa reportes diarios de las operaciones de ingreso así como de
egreso en el sistema;
4. Llevar control del Stok o existencias del Almacén, procurando que la
bodega se mantengan abastecida con la papelería y útiles requerida por
la Secretaria.
3. PROCESOS.
Distribuir a sus subalternos las Distribución de requisiciones

requisiciones de almacén para
despachos de bodega
Elabora pedidos y remesas para Elaboración de Pedidos

abastecimiento de bodega
Efectúa reportes diarios de las Emisión de reportes diarios

operaciones de ingreso así como de
egreso en el sistema.
Llevar control del Stok o existencias

Control de existencias de papelería
del Almacén, procurando que la
bodega se mantengan abastecida
con la papelería y útiles requerida
por la Secretaria
Puesto Funcional Auxiliar de Inventarios
Descripción de los
Subalternos
1. Ingresos por compras de bienes al inventario (sicoin);

2. Marcar bienes con su respectivo número de inventario;
3. Elaboración de correspondencia, memos para entrega de mobiliario y
equipo;
4. Asignar Ingresos en las tarjetas de responsabilidad de funcionarios y
empleados;
5. Visitar a funcionarios y empleados, y verificar los bienes bajo su
responsabilidad;
6. Actualizar tarjetas de responsabilidad de funcionarios y empleados de la
Secretaria;
7. Crear tarjetas de responsabilidad a funcionarios y empleados de nuevo
ingreso a la Institución;
8. Operar traslados de mobiliario y equipo de una Dirección a otra en el
sicoin;
9. Archivo de tarjetas de responsabilidad por Dirección y la documentación
enviada y recibida por esta unidad;
10. Actualizar tarjetas de responsabilidad por movimientos de personal;
11. Confirmación física y en el inventario (sicoin) de bienes que se
encuentran en bodega para proceso de baja;
12. Colaborar en la elaboración de informes solicitados a esta unidad y en
cierres mensuales, cuatrimestrales y anuales;
13. Solicitar firmas a empleados de su tarjeta de responsabilidad;
14. Asignar los traslados de bienes en las tarjetas de responsabilidad;
15. Archivo de tarjetas de responsabilidad por Dirección y la documentación
enviada y recibida por la unidad;
16. Entregar el mobiliario y equipo debidamente autorizado, solicitado por las
diferentes direcciones;
17. Revisar los bienes de los funcionarios y empleados que causan baja en
la Secretaría;
3. PROCESOS.
Ingresos por compras de bienes al Registro de ingresos a inventario

inventario (sicoin)
Marcar bienes con su respectivo Identificación de bienes
número de inventario
Elaboración de correspondencia, Emisión de documentos
memos para entrega de mobiliario y
equipo
Asignar Ingresos en las tarjetas de

Operación de tarjetas de
responsabilidad de funcionarios y
responsabilidad
empleados
Visitar a funcionarios y empleados, y
Revisión de bienes
verificar los bienes bajo su
responsabilidad
Actualizar tarjetas de
Actualización de tarjetas de
responsabilidad de funcionarios y
responsabilidad
empleados de la Secretaria
Crear tarjetas de responsabilidad a
Elaboración de tarjetas de
funcionarios y empleados de nuevo
responsabilidad
ingreso a la Institución
Operar traslados de mobiliario y
Registro de traslado de bienes
equipo de una Dirección a otra en el
sicoin
Archivo de tarjetas de
Archivo de documentos
responsabilidad por Dirección y la
documentación enviada y recibida
por esta unidad
Actualizar tarjetas de
Actualización de tarjetas de
responsabilidad por movimientos de
responsabilidad
personal
Confirmación física y en el inventario
Revisión de bienes
(sicoin) de bienes que se encuentran
en bodega para proceso de baja
Colaborar en la elaboración de
Colaboración en elaboración de
informes solicitados a esta unidad y
informes
en cierres mensuales,
cuatrimestrales y anuales
Solicitar firmas a empleados de su
Solicitar firmas de documentos
tarjeta de responsabilidad;
Asignar los traslados de bienes en
Asignación de traslados en tarjetas
las tarjetas de responsabilidad
de responsabilidad
Archivo de tarjetas de
responsabilidad por Dirección y la
por la unidad
Entregar el mobiliario y equipo
Entrega de mobiliario
debidamente autorizado, solicitado
por las diferentes direcciones
Revisar los bienes de los
Revisión de bienes por retiro de
funcionarios y empleados que
personal
causan baja en la Secretaría
Puesto Funcional Encargado de Inventarios
Descripción de los
Subalternos
1. Se encarga de registrar todos los bienes en el modulo de inventarios;

2. Coordina y ejecuta la entrega de mobiliario y equipo solicitado por las
distintas direcciones;
3. Encargado de la revisión de bienes de las personas que causan baja
para su respectiva solvencia;
4. Realiza la carga y descarga de bienes de las tarjetas de responsabilidad
solicitado por el personal de SAAS;
5. Visita a cada funcionario y empleado de la Secretaría para inspección de
bienes;
6. Elabora tarjetas de resguardo de bienes del personal de nuevo ingreso;
7. Coordina y ejecuta el marcaje de bienes después de haber sido
verificados e ingresados;
8. Emite certificaciones de inventario, actas de extravío o reposición de
bienes;
9. Realiza archivo de tarjetas de resguardo de bienes y documentación
enviada y recibida;
10. Opera traslado de bienes en el modulo de inventarios;
11. Coordina e integra expedientes para baja de bienes inservibles;
12. Realiza comisiones oficiales para control y revisión de inventario de las
diferentes unidades que se ubican fuera de las instalaciones de las
oficinas de la Secretaria:
13. Prepara informe de Bienes con los formularios FIN-1 y FIN-2 para
Contabilidad del Estado y Bienes del Estado.
3. PROCESOS.
Se encarga de registrar todos los Operación de inventario

bienes en el modulo de inventarios;
Coordina y ejecuta la entrega de Entrega de mobiliario y equipo
mobiliario y equipo solicitado por las
distintas direcciones
Encargado de la revisión de bienes Revisión de bienes por bajas de
de las personas que causan baja personal
para su respectiva solvencia
Realiza la carga y descarga de

Operación de tarjetas de
bienes de las tarjetas de
responsabilidad
responsabilidad solicitado por el
personal de SAAS
Visita a cada funcionario y empleado
Revisión de bienes
de la Secretaría para inspección de
bienes
Elabora tarjetas de resguardo de
Elaboración de tarjetas de
bienes del personal de nuevo
responsabilidad
ingreso
Coordina y ejecuta el marcaje de
Marcación de bienes
bienes después de haber sido
verificados e ingresados
Emite certificaciones de inventario,
Emisión de certificaciones
actas de extravío o reposición de
bienes
Realiza archivo de tarjetas de
resguardo de bienes y
Opera traslado de bienes en el
Operaciones de inventario
modulo de inventarios
Coordina e integra expedientes para
Preparación de expedientes
baja de bienes inservibles
Realiza comisiones oficiales para
Realización de comisiones de
control y revisión de inventario de las
trabajo
diferentes unidades que se ubican
fuera de las instalaciones de las
oficinas de la Secretaria
Prepara informe de Bienes con los
Preparación de informes
formularios FIN-1 y FIN-2 para
Contabilidad del Estado y Bienes del
Estado
Departamento De Presupuesto
Puesto Funcional Jefe de Departamento de Presupuesto
Jefe Inmediato Sub Director
Subalternos Cuatro (4)
Descripción de los Asistentes de Presupuesto

Subalternos
Correlativo del Puesto SA-DF-DP-01
1. Coordinar la ejecución presupuestaria de la Institución con el Subdirector

y/o Director Financiero;
2. Supervisar la liquidación del fondo rotativo mensualmente;
3. Realizar análisis de transferencias y reprogramaciones presupuestarias,

conforme a instrucciones del Director o Subdirector del área;
4. Elaborar dictámenes oficios y transferencias para el Ministerio de

Finanzas Publicas, por reprogramaciones presupuestarias;
5. Coordinar con las instituciones correspondientes el proceso de

reprogramaciones y transferencias presupuestarias.
6. Elaborar reportes diarios del estado actual del presupuesto;
7. Coordinar con las unidades internas el proceso de ejecución financiera

presupuestaria;
8. Coordinación con unidades externas de los movimientos y aprobaciones

de dictámenes necesarios para la ejecución presupuestaria;
9. Grabación de cheques de fondo rotativo al sistema Sicoin.
10. Revisión de órdenes de compras, Constancias de Disponibilidad

Presupuestaria (CDP) y recepción de documentación de pagos de
servicios básicos;
11. Realizar la integración de los CDP entregados por el departamento de

compras y revisarlos para su aprobación o su rechazo según sea el
caso;
12. Analizar y sugerir reprogramaciones y transferencias según el

presupuesto de la entidad;
13. Programar los pagos a proveedores y nominas del personal;
14. Revisar los diferentes pagos a proveedores y de las nóminas de sueldos

de la Institución;
15. Aprobar todas ordenes de compras entregadas por el departamento de

Compras;
16. Aprobar la liquidación del fondo rotativo mensual y los diferentes pagos
que se realicen a través del mismo;
17. Elaborar informes de Ejecución presupuestaria conjuntamente con el

Subdirector y Director del área;
18. Preparar el ante proyecto de presupuesto Institucional, en concordancia

con el Plan Operativo anual.
3. PROCESOS.
Coordinar la ejecución Coordinación de ejecución

presupuestaria de la Institución con presupuestaria
el Subdirector y/o Director Financiero
Supervisar la liquidación del fondo

rotativo mensualmente
Realizar análisis de transferencias y

Análisis de reprogramaciones y
reprogramaciones presupuestarias,
conforme a instrucciones del Director transferencias
o Subdirector del área
Elaborar dictámenes oficios y Elaboración de documentos

transferencias para el Ministerio de
Finanzas Publicas, por
reprogramaciones presupuestarias
Coordinar con las instituciones

Coordinación de proceso
correspondientes el proceso de
presupuestarios
reprogramaciones y transferencias
presupuestarias
Elaborar reportes diarios del estado

Elaboración de reportes
actual del presupuesto
Coordinar con las unidades internas Coordinación con unidades

el proceso de ejecución financiera internas
presupuestaria
Coordinación con unidades externas

Coordinación con unidades
de los movimientos y aprobaciones
externas
de dictámenes necesarios para la
ejecución presupuestaria
Grabación de cheques de fondo

Operaciones en Sicoin
rotativo al sistema Sicoin
Revisar órdenes de compras, Revisión de documentos contables

Constancias de Disponibilidad
Presupuestaria (CDP) y recepción
de documentación de pagos de
servicios básicos
Realizar la integración de los CDP

Integraciones de documentos de
entregados por el departamento de
compras y revisarlos para su soporte
aprobación o su rechazo según sea
el caso
Analizar y sugerir reprogramaciones

Análisis de ejecución
y transferencias según el
presupuesto de la entidad presupuestaria
Programar los pagos a proveedores Programación de pagos

y nominas del personal
Revisar los diferentes pagos a Revisión de pagos
proveedores y de las nóminas de
sueldos de la Institución
Aprobar todas las ordenes de

Aprobación de documentos
compras entregadas por el
departamento de Compras
Aprobar la liquidación del fondo Aprobación de liquidaciones de

rotativo mensual y los diferentes fondo rotativo
pagos que se realicen a través del
mismo
Elaborar informes de Ejecución Elaboración de informes

presupuestaria conjuntamente con el
Subdirector y Director del área
Preparar el ante proyecto de Preparación de anteproyecto de

presupuesto Institucional, en presupuesto
concordancia con el Plan Operativo
anual
Departamento De Presupuesto
Puesto Funcional Asistente de Presupuesto
Descripción de los
Subalternos
Correlativo del Puesto SA-DF-DP-02
1. Registro y elaboración de CUR de liquidación del fondo rotativo de

programas y proyectos, y trasladarlos al departamento de Compras para
su respectivo trámite;
2. Integrar los pagos a proveedores y realizarlos por medio CUR de

transferencia directa;
3. Elaborar las diferentes reprogramaciones financieras que requiera la

Secretaria para su sus necesidades;
4. Operar pago de las diferentes nóminas que emite la Institución por

salarios a sus funcionarios y empleados;
5. Recepción, entrega y devoluciones de cupones de combustible para las

distintas comisiones realizadas;
6. Elaborar dictámenes y transferencias para el Ministerio de Finanzas
Públicas a través de la Dirección Técnica del Presupuesto;
7. Dar ingreso a Sicoin a los diferentes cheques que se emiten de las

diferentes cuentas bancarias;
8. Revisión de las órdenes de compras y documentación de respaldo de

expedientes que se reciben para pagos;
9. Control y atención de las líneas telefónicas, por las distintas llamadas

que ingresan al Departamento;
10. Realizar la integración de los CDP entregados por el departamento de

compras y revisarlos para su aprobación o su rechazo según sea el
caso;
11. Preparar reprogramaciones y transferencia presupuestarias según las

necesidades de la entidad;
12. Programar los pagos a proveedores y nóminas del personal.
13. Revisar ordenes de compras entregados por el departamento de

Compras y emitir todos los CDP;
14. Revisar la liquidación total del fondo rotativo mensual;
15. Elaborar los CUR de pago de facturas de servicios básicos;
16. Llevar control de la ejecución de la cuota mensual;
17. Coordinar el manejo de la información pública para su traslado a la

Dirección de Asuntos Internos;
18. Realizar trámites para compra de divisas y viáticos para las máximas
autoridades;
19. Participar en la preparación del anteproyecto de presupuesto y el Plan

Operativo Anual.
3. PROCESOS.
Registro y elaboración de CUR de Elaboración y traslado de

liquidación del fondo rotativo de documentos
programas y proyectos, y
trasladarlos al departamento de
Compras para su respectivo trámite
Integrar los pagos a proveedores y Elaboración de documentos

realizarlos por medio CUR de contables
transferencia directa
Elaborar las diferentes Reprogramaciones financieras

reprogramaciones financieras que
requiera la Secretaria para su sus
necesidades
Operar pago de las diferentes

Operación de nóminas
nóminas que emite la Institución por
salarios a sus funcionarios y
empleados
Recepción, entrega y devoluciones Control de documentos

de cupones de combustible para las
distintas comisiones realizadas
Elaborar dictámenes y transferencias

Elaboración de documentos
para el Ministerio de Finanzas
Públicas a través de la Dirección
Técnica del Presupuesto
Dar ingreso a Sicoin a los diferentes

Operaciones en Sicoin
cheques que se emiten de las
diferentes cuentas bancarias
Revisión de las órdenes de compras Revisión de documentos

y documentación de respaldo de
expedientes que se reciben para
pagos
Control y atención de las líneas

Recepción de llamadas telefónicas
telefónicas, por las distintas
llamadas que ingresan al
Departamento
Realizar la integración de los CDP

Integración de documentos de
pago
compras y revisarlos para su
aprobación o su rechazo según sea
el caso
Preparar reprogramaciones y Preparación de transferencias

transferencia presupuestarias según presupuestarias
las necesidades de la entidad
Programar los pagos a proveedores

Programación de pagos
y nóminas del personal
Revisar ordenes de compras

Emisión de CDP
Compras y emitir todos los CDP
Revisar la liquidación total del fondo Aprobación de liquidaciones

rotativo mensual
Elaborar los CUR de pago de Elaboración de documentos

facturas de servicios básicos
Llevar control de la ejecución de la Control de ejecución de cuota

cuota mensual
Coordinar el manejo de la Coordinación de información

información pública para su traslado
a la Dirección de Asuntos Internos
Realizar trámites para compra de Realización de trámites

divisas y viáticos para las máximas
autoridades
Participar en la preparación del Participación en proyectos y

anteproyecto de presupuesto y el planes
Plan Operativo Anual
Puesto Funcional Jefe de departamento de Tesorería
Subalternos cuatro (4)
Descripción de los Encargado de Viáticos

Subalternos Asistente de Viáticos
Encargado de Elaboración de
Cheques
Encargado de Caja Chica
1. Coordinar atribuciones del Departamento de Tesorería.
2. Verificar que todos los cheques tengan documentación de soporte.
3. Contabilizar cheques pagados en caja fiscal, forma 200-A3.
4. Revisar facturas de caja chica.
5. Atender solicitudes de documentos de soporte de cheques de Auditoria

Interna y Contraloría General de Cuentas.
3. PROCESOS.
Función y Atribución Nombre del Proceso
Coordinar atribuciones del Asignación de Atribuciones diarias
Departamento de Tesorería.
Verificar que todos los cheques

Revisión de Cheques
tengan documentación de soporte.
Contabilizar cheques pagados en Elaborar Caja Fiscal
caja fiscal forma 200-A3.
Revisar Facturas detalladas en Revisión Cajas Chicas según su
cajas chicas(Residencias Dirección.
,mantenimiento vehicular y
edificios, Academia, Asuntos
Internos, Financiero)
Atender solicitudes de soporte de Atender solicitudes de Auditoria
cheques de Auditoria Interna y Interna y Contraloría de Cuentas
Contraloría de Cuentas para su
revisión.
NOMBRE DEL PROCESO: Asignación de atribuciones diarias
Responsable: Jefe de Tesorería
usa Jefe de Encargada Encargada
Tesorería de de caja
Cheques chica
1 Traslada documentos ya revisado para

inicio
tramite de pago, dependiendo para
cheque o caja chica
Traslada
documentos
2 Revisa cheques Revisa

cheques
3 Traslada cheque para firma a director

Traslada
financiero con conocimiento cheques
4 Efectúa pago al proveedor

Efectúa
correspondiente pago
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Revisión de Cheques
usa Jefe de Tesorería
Verifica que todos los cheques tengan

1 Inicio
documentación de soporte.
Verifica
cheques
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Elaborar Caja Fiscal
usa Jefe Director Asistente
Tesorería Financiero Director
Financiero
1 Recibe los Documentos para

Inicio
contabilizar en forma 200-A3 caja fiscal
Recibe
documentos
2 Traslada para revisión y firma

Traslada a
correspondiente la caja fiscal
revisión y
firma
3 Verifica que este firmada la caja fiscal y Verifica

se traslada a Contraloría de Cuentas
firma
4 Archiva ordenadamente toda la

Archiva
documentación que conforma la caja
fiscal
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Revisión de Cajas Chicas
usa Jefe
Tesorería
1 Recibe la documentación de las

diferentes Direcciones, que tiene a su Inicio
cargo las cajas chicas
Recibe
documentación
2 Traslada para elaboración de cheque,

con documentos revisados Traslada para
elaborar
cheques
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Atender solicitudes de Auditoria Interna y Contraloría
de cuentas.
usa Jefe
Tesorería
1 Selecciona los documentos solicitados y

Inicio
buscar en archivo de cajas fiscales
Selecciona
documentos
2 Ordena y efectúa listado para control de Ordena y

cheques enviados efectúa
listado
3 Atiende las dudas que ellos planteen Atiende

dudas
Fin
5. FORMULARIOS O DOCUMENTOS ANEXOS.
Puesto Funcional Asistente de Viáticos
Descripción de los
Subalternos
1. Recibir los Formularios Viático Constancia
2. Solicitar la información necesaria para completar dicho Formulario: Horarios

de salida y regreso, confrontar con el nombramiento la cantidad de personal
que asistió, y/o si realizaron cambios de personal nombrado hacer los
cálculos para definir si hay reintegro o complemento.
3. Elaborar los formularios Viático Anticipo, Viático Constancia y Viático

Liquidación
4. Atender a las persona para que firmen los documentos respectivos, para
que realicen en reintegro o reciban su complemento.
5. Cubrir el puesto de Elaboración de Cheques y sus atribuciones

3. PROCESOS.
Recepción de documentos Elaboración de Viáticos
(V.C.)Viático Constancias e
información necesaria de la
Comisión (horarios, personal que
asistió, cambios)
Elaborar los formularios Viático

Elaboración de Viáticos
Anticipo, Viático Constancia, Viático
Liquidación, Informe del
Nombramiento, Detalle de Reintegro
o Complemento
Atender a las personas respectivas

Elaboración de Viáticos
para que firmen los documentos
respectivos, para que realicen en
reintegro o reciban su complemento.
Cubrir el puesto de Elaboración de

Elaboración de cheques
Cheques, y atribuciones respectivas,
cuando es necesario
DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO
NOMBRE DEL PROCESO: Elaboración de Viáticos
Responsable: Asistente de Viáticos
usa Asistente de Encargado Dirección de Depto.
Viáticos de Viáticos Seguridad Presupuesto
1 Hace Recepción de Viático Constancia e

Inicio
información necesaria
Recibe
viáticos
2 Elabora viático: anticipo, constancia, Elabora

Liquidación e Informe viáticos
3 Atiende a personal para firma de los Atiende

documentos de viáticos personal
4 Elabora listado para enviar viáticos a Elabora

firma de aprobado a la Dirección de listado
seguridad
5 Revisa firma de viáticos Revisa firma
6 Traslada documentación completa al

Traslada
Departamento de Presupuesto documentación
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Elaboración de cheques
Responsable: Asistente de Viáticos
usa Asistente de Viáticos
Cubre el puesto de Elaboración de

1
Cheques, y atribuciones respectivas, Inicio
cuando es necesario.
Cubre puesto
Fin
Puesto Funcional Encargado de Viáticos
Descripción de los
Subalternos
1. Recepción de viáticos constancia de cada comisión.
2. Elaboración de viáticos constancia y viáticos liquidación de cada persona.
3. Solicitar firmas al personal de seguridad
4. Traslado de liquidaciones a la dirección de seguridad para su aprobación por

parte del director.
5. Entrega de las liquidación a presupuesto para registro del gasto.
6. Pago de complementos de viáticos al personal de seguridad.
7. Revisar viáticos del personal de las demás direcciones.
8. Elaborar viáticos al exterior de todas las direcciones.
9. Administrador de usuarios en el sistema Siaf-Sag Siges y Sicoin.

3. PROCESOS.
Recepción de viáticos constancia de cada

Proceso de Elaboración y
comisión.
Elaboración de viáticos constancia y liquidación de Viáticos
viáticos liquidación de cada persona.
Solicitar firmas al personal de seguridad
Traslado de liquidaciones a la dirección de
seguridad para su aprobación por parte del
director.
Entrega de las liquidación a presupuesto
para registro del gasto.
Pago de complementos de viáticos al
personal de seguridad.
Revisar viáticos del personal de las demás
direcciones.
Elaborar viáticos al exterior de todas las
direcciones.
Administrar usuarios en el sistema Siaf-

Administración de Usuarios
Sag, Siges y Sicoin
en Sistemas Virtuales del
Gobierno
NOMBRE DEL PROCESO: Administración de Usuarios en Sistemas Virtuales
del Gobierno
Responsable: Asistente Financiero
que se usa
Asistente de Asistente Jefe de Sub / Director
Viático Financiero Tesorería
1 Hace recepción de Viáticos Constancia
de cada comisión Inicio
Recibe
viáticos
2 Elabora Viáticos Constancia y Viáticos

Liquidación de cada persona Elabora
viáticos
3 Solicita firmas al personal de

Seguridad Solicita
firmas
4 Traslada liquidaciones a la dirección

de Seguridad para aprobación de Traslada
Director liquidaciones
5 Entrega de las liquidaciones a

presupuesto para registro del gasto Entrega
liquidaciones
6 Paga complementos de viáticos al

personal de Seguridad Paga
complementos
7 Revisa viáticos del personal de las

demás Direcciones Revisa
viáticos
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Administración de Usuarios en Sistemas Virtuales
del Gobierno
Responsable: Asistente Financiero
usa Asistente Financiero Sub/Director
Administra usuarios virtuales en el sistema

1
SIAF-SAG SIGES Y SICOIN Inicio
Administra
usuarios
Fin
Puesto Funcional Encargado de Caja Chica
Descripción de los
Subalternos
1. Cancelar Facturas.
2. Emitir vales de Caja Chica.
3. Elaborar planilla de Reembolso de Caja Chica.
4. Elaborar Conciliación Bancaria (cuenta caja chica).
5. Llevar registro y control de pagos de Servicios Generales.
6. Emitir Facturas Especiales.
3. PROCESOS.
Cancelar Facturas. Pago de Facturas.
Emitir vales de Caja Chica. Emisión de Vales.
Elaborar planilla de Reembolso de Elaboración planilla.

Caja Chica.
Elaborar Conciliación Bancaria Elaborar conciliación.
(cuenta caja chica).
Llevar registro y control de pagos Registro de Servicios Generales.

de Servicios Generales.
Emitir Facturas Especiales. Emisión Facturas Especiales.
NOMBRE DEL PROCESO: Pago de Facturas.

Responsable: Encargado de Caja Chica
usa Agente de Encargado
Seguridad Caja Chica
1 Entrega facturas Inicio
Entrega
facturas
2 Recibe y revisa de factura que cumpla

con requisitos básicos :NOMBRE, NIT,
Recibe y
INGRESO A ALMACEN cuando Revisa
corresponda, que este firmada por Factura
Director o Subdirector de la dirección a
la que corresponda
3 Efectúa pago
Efectúa
Pago
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Emisión de Vales
usa Agente de Encargado Dirección
Seguridad Caja Chica Solicitante
1 Solicita vale en forma verbal o por Inicio

escrito con Director Financiero.
Solicita
Vale
2 Previa autorización emite vale caja chica Emite vale
3 Entrega valor solicitado y copia de vale

Entrega
valor
4 Da seguimiento a liquidación de vale.

Da
seguimiento
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Elaboración de planilla
usa Encargado Jefe de Encargado de
Caja Chica Tesorería Tesorería
1 Ingresa facturas para elaboración de Inicio

planilla
Ingresa
facturas
2 Traslada planilla a revisión

Traslada
planilla
3 Revisa Planilla de Reembolso

Revisa
planilla
4 Traslada planilla para tramite de cheque

Traslada
planilla
5 Emite cheque de Reembolso

Emite
cheque
6 Cambia cheque y deposita en cuenta

Cambia
bancaria de Caja Chica
cheque
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Elaboración de conciliación
usa Encargado Jefe de Director
Caja Chica Tesorería Financiero
1 Revisa de libro de bancos contra estado Inicio

de cuenta de banco
Cambia
cheque
2 Previo a la comparación de saldos

Detalla
detalla los cheques que quedan en
cheques
circulación para elaborar la conciliación
3 Traslada conciliación para revisión Traslada

Conciliación
4 Revisa conciliación bancaria

Revisa
Conciliación
5 Firma de Vo.Bo. conciliación

Firma
Conciliación
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Registro de servicios generales
usa Encargado Encargado Asistente de
Caja Chica de Compras
Tesorería
(CUR)
(cheque)
1 Recibe facturas de Proveedores. Inicio
Recibe
facturas
2 Revisa y registra facturas por servicio

Revisa y
registra
3 Traslada facturas según corresponda Traslada

facturas
4 Recibe facturas para efectuar pago

Recibe
facturas
5 Da seguimiento para que el pago se Da

haga efectivo seguimiento
Fin
NOMBRE DEL PROCESO: Emisión de facturas especiales
usa Encargado Dirección Encargado de
Caja Chica solicitante Tesorería
1 Solicita por escrito autorización a

Inicio
Director financiero
Solicita
autorización
2 Recibe la solicitud de factura especial

por medio escrito
3 Hace el cálculo correspondiente de Calcula

impuestos
impuestos
4 Imprime factura especial Imprime

factura
5 Recauda el total de impuestos Recauda

impuestos
6 Recibe el total de impuestos recaudado Recibe

recaudo
7 Entrega factura original al solicitante Entrega

factura
Fin

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MANUAL DE DESCRIPCION DE

SECRETARÍA DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Y DE SEGURIDAD

1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO.

Puesto Funcional Encargado de elaboración de cheques

Jefe Inmediato Jefe del Departamento

Función y Atribución Nombre del proceso

Elaborar cheques Elaboración de Cheques

Solicitar fondo rotativo a sistemas

Trasladar documentos Traslado de Documentación

4. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE SU PUESTO DE TRABAJO

NOMBRE DEL PROCESO: Elaboración de Cheques

NOMBRE DEL PROCESO: Solicitud fondo rotativo

1 Solicita fondo rotativo

NOMBRE DEL PROCESO: Traslado de Documentación

Responsable: Encargado de elaboración de cheques

Puesto Funcional Director

Jefe Inmediato Subsecretario Administrativo

Subalternos Dos (2)

Descripción de los Sub Director

Correlativo del Puesto SA-DF-01

1. Coordinar la administración financiera y presupuestaria de la Institución.

2. Coordinar la ejecución presupuestaria, programación presupuestaria y

financiera y la coordinación de actividades con otras Direcciones y con la Sub

3. Revisión del presupuesto de acuerdo a la cuota asignada, aprobación en sicoin

de expedientes para pago, revisión de documentos y aprobación de listados

de fondo rotativo, coordinar las actividades ordinarias o extraordinarias del

personal de los departamentos que conforman la Dirección. (Compras,

Tesorería, Contabilidad, Inventarios y Presupuesto).

5. Reporte de Ejecución Presupuestaria, revisión de la Programación Financiera

6. Coordinar la elaboración del proyecto de presupuesto, elaboración de la

Programación Financiera Indicativa Anual.

Función y Atribución Nombre del proceso

Coordinar la administración Coordinación financiera

Coordinar la ejecución Coordinar ejecución presupuestaria

Revisión del presupuesto de acuerdo Ejecución presupuestaria

programación financiera mensual y

Coordinar la elaboración del

Financiera Indicativa Anual

Dirección Dirección Financiera

Puesto Funcional Subdirector

Jefe Inmediato Director

Subalternos Tres (3)

Descripción de los Jefe de Presupuesto

Correlativo del Puesto SA-DF-02

1. Coordinar con el Departamento de Presupuesto, la formulación del

Función y Atribución Nombre del proceso

Coordinar con el Departamento de

Operar en el Sistema de Contabilidad

Aprobar las modificaciones presupuestarias que

Coordinar la programación financiera anual, Programación financiera

Coordinar las reprogramaciones financieras de

Aprobar la consolidación de liquidaciones de

Presentar informes sobre la ejecución

NOMBRE DEL PROCESO: Formulación del de anteproyecto de Presupuesto.

Responsable: Subdirector Financiero

Elabora Anteproyecto de presupuesto de

Opera en el sistema la aprobación de Inicio

NOMBRE DEL PROCESO: Programación y reprogramación financiera

Coordinar la programación financiera

NOMBRE DEL PROCESO: Presentación de informes de ejecución presupuestaria

Presentación de informes sobre la Inicio

Puesto Funcional Asistente de Dirección

Jefe Inmediato Director