PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN

DE COMUNICADOS, ENCUESTAS Y NOTAS DEL

CENTRO DE INFORMÁTICA DE LA UNIVERSIDAD
DE COSTA RICA
Fecha de emisión:29/02/18
Código: CI-ACP-P03
Versión: 1.0

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Y NOTAS DEL CENTRO DE INFORMÁTICA DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

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Tabla de contenidos
1 PROPÓSITO..........................................................................................................................3
2 ALCANCE...............................................................................................................................3
3 RESPONSABLE....................................................................................................................3
4 DOCUMENTOS RELACIONADOS.......................................................................................4
5 TÉRMINOS Y ABREVIATURAS............................................................................................5
6 DESCRIPCIÓN......................................................................................................................6
6.1 Recibir solicitud de publicación.......................................................................................6
6.2 Análisis de la solicitud y coordinación con el área..........................................................6
6.3 Recopilación de información con el área........................................................................6
6.4 Publicaciones difundías por la ODI.................................................................................7
6.5 Publicaciones difundías por Semanario Universidad......................................................7
6.6 Publicaciones difundías por otros medios.......................................................................7
6.7 Elaboración del material..................................................................................................8
6.8 Revisión del material creado...........................................................................................8
6.9 Etapa de Publicación.......................................................................................................9
6.10 Registro de publicaciones...........................................................................................12
7 DIAGRAMA DE FLUJO:.......................................................................................................13
8. INDICADOR DE DESEMPEÑO............................................................................................14
9. APROBACIÓN......................................................................................................................14
10. ANEXOS..............................................................................................................................14

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1 PROPÓSITO.
Este procedimiento tiene como objetivo describir la secuencia de actividades orientadas a la
elaboración y publicación de comunicados, encuestas y notas en el Centro de Informática de
la Universidad de Costa Rica requiera.

2 ALCANCE.
Este documento concierne a todas las Área y Unidades que conforman el Centro de
Informática de la Universidad de Costa Rica.

3 RESPONSABLE.

Es responsabilidad de la coordinación de el Área de Captación y Promoción del CI velar por

la actualización y correcta aplicación de lo establecido en este documento.

4 DOCUMENTOS RELACIONADOS.

• CI-ACP-C01 Registro de publicación de comunicados, encuestas y notas Centro de

Informática de la Universidad de Costa Rica.
• Formulario para solicitud de servicios de divulgación institucionales 1.
• CI-ACP-F07 Bitácora para la captación de información.

5 TÉRMINOS Y ABREVIATURAS.

• ACP: Acrónimo de “Área de Captación y Promoción”, es el área del CI encargada de

la gestión de campañas publicitarias en el Centro de Informática de la Universidad de
Costa Rica.
• CI: Acrónimo de Centro de Informática de la Universidad de Costa Rica.
• Comunicador: Se refiere a la persona que elabora el material escrito para la
publicación.
• Coordinador de ACP: Su principal tarea respecto al proceso de gestión de
Elaboración y publicación de comunicados, encuestas y notas es coordinar las
acciones necesarias a nivel interno y externo del área para que la publicación se

1https://odi.ucr.ac.cr.

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lleve acabo adecuadamente, además puede asumir tareas en el campo de la

comunicación.
• ODI: Acronimo de Oficina de Divulgación e Información, es la oficina administrativa
encargada de promocionar una imagen de la Universidad de Costa Rica y administra
el sitio web www.ucr.ac.cr así como las redes sociales institucionales bajo el nombre
Universidad de Costa Rica.

6 DESCRIPCIÓN.

6.1 Recibir solicitud de publicación.

El proceso de elaboración y publicación de comunicados, encuestas y notas inicia cuando el
coordinador de ACP recibe una solicitud de trabajo hecha por la coordinación de la unidad
que requiere del servicio o la Dirección del CI. Esta solicitud puede generarse de manera
verbal o por medio de un correo electrónico dirigido a la coordinación de ACP.

6.2 Análisis de la solicitud y coordinación con el área.

Luego de recibir la solicitud el coordinador de ACP procede a analizarla y a definir la
acciones a seguir para el caso estableciendo el nivel de urgencia de la solicitud, así como los
canales por los que se difundirá, así como los recursos disponibles para atender la solicitud y
la distribución de las personas del área que asumirán los diferentes roles de trabajo
requeridos según cada tipo de publicación.

6.3 Recopilación de información con el área.

Una vez que se ha completado el análisis y la coordinación interna de ACP, un funcionario de
ACP se encargará de coordinar con la Dirección de CI o con el coordinador del área
solicitante para recopilar toda la información requerida para la publicación en “CI-ACP-F07
Bitácora para la captación de información”, esta información podrá ser recopilada por medio
de una llamada telefónica, en los casos de mayor urgencia, o mediante una o varias
reuniones en las que participan los involucrados en la elaboración de la publicación (este
último es el caso de las encuestas).
Durante esta etapa se establece el contenido del comunicado, la encuesta o la nota, y en las
encuestas los ejes temáticos sobre los que se requiere trabajar, además el coordinador de
ACP define el publico meta a partir de su criterio y tomando en cuenta los temas que aborda
la publicación. Adicionalmente a lo anterior, en este momento se define el medio en el que se

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desea difundir la publicación, toda esta información podrá ser anotada en la bitácora para la
captación de información de ACP.

6.4 Coordinación previa para la difusión en diferentes medios.

A continuación se detallan los aspectos a considerar para los diferentes medios de difusión
en los que el CI publica encuestas, notas y comunicados.

6.4.1 Publicaciones difundidas por la ODI.

Los comunicados urgentes se difunden a través de la ODI, y deben ser coordinados en este
punto de manera telefónica, para asegurarse de antemano que su carácter de urgencia será
respetado. Por otra parte, indiferentemente de la urgencia que tengan, todas las
publicaciones difundidas a través de la ODI se deben seguir los lineamientos de esta oficina
en términos de cantidad de textos y dimensiones.

6.4.2 Publicaciones difundidas por Semanario Universidad.

Las publicaciones que se requieren difundir a través del Semanario Universidad requieren de
una coordinación inicial con el jefe de edición de este medio, en esta coordinación se define
el tamaño del espacio disponible, la fecha en que el Centro debe entregar el material y la
fecha en que este será publicado.

6.5 Elaboración del material.

Luego de recopilar la información con el solicitante y teniendo presente los requerimientos
del medio en el que será difundida la publicación, el comunicador de ACP procederá a
redactar el texto del comunicado, la nota o las preguntas que serán parte de la encuesta
requerida.

6.6 Revisión del material creado.

Luego de que el material ha sido redactado por el comunicador de ACP pasa por tres
revisiones consecutivas, la del coordinador de ACP, la del coordinador del área o unidad
solicitante y la revisión de la dirección del CI, cuando en estas revisiones se detecta un error,
oportunidad de mejora o inconsistencia con el material, este regresa a la etapa de
elaboración.

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6.6.1 Revisión de la Coordinación ACP.

Una vez que este material ha sido redactado, el comunicador se lo entrega a la coordinación
de ACP quien lo revisa haciendo hincapié tanto en aspectos de forma como de contenido, y
en caso de ser necesario genera las anotaciones para que el mismo sea corregido.

6.6.2 Revisión de Coordinación de área o unidad solicitante.

Luego de ser revisado por la coordinación de ACP el texto de la encuesta, comunicado o
nota es revisado por la coordinación que solicitan el servicio, en el caso de las encuestas en
esta etapa se incluyen varias coordinaciones de área, pues estas herramientas incorporan
temas de interés para varias áreas o unidades del CI.
En esta revisión se busca que la información esté técnicamente correcta y sea consecuente
con la solicitud, generando en caso de ser necesario las anotaciones requeridas para que
este texto sea corregido.

6.6.3 Revisión de la dirección del CI.

Al terminar la revisión del borrador del texto de la nota, comunicado o encuesta por parte de
la o las coordinaciones que solicitan el servicio, se procede a iniciar con una revisión por
parte de la Dirección de CI, en esta revisión se observa tanto forma como contenido técnico,
pero sobre todo que la publicación esté alineada con las políticas e imagen que quiere
proyectar el CI.

6.7 Etapa de Publicación.

Después de haberse aprobado las revisiones detalladas anteriormente, la propuesta de texto
se convierte en un producto final y continúan con el proceso de publicación, pero las tareas
asociadas a la publicación de cada uno de estos casos son diferentes, por lo que a
continuación se explican separadamente.

6.7.1 Publicación de notas informativas.

Las notas informativas del CI se difunden siempre en la web institucional del Centro y
aquellas que la Dirección del CI considera con un alto nivel de importancia o impacto en la
comunidad, se publican en el Semanario Universidad. A continuación se detalla cada uno de
estos casos.

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6.7.1.1 Notas difundidas por Semanario Universidad.

Como se mencionó en la sección 6.5 de este documento, antes de iniciar con la generación
de texto para ser publicado en el Semanario Universidad se coordina, vía telefónica o por
correo electrónico, con el Jefe de edición de este medio, ahora se envía por correo
electrónico el texto de la nota ya aprobado por las diferentes coordinaciones dentro del CI
involucradas con el proceso, respetando la fecha acordada con el jefe de edición del
semanario.
Luego de esta etapa el personal de Semanario realiza las correcciones que considere
necesarias y asume la publicación de la nota. Por otro lado existe la posibilidad de que por
una razón de peso el Jefe de edición del Semanario no publique la nota, en este caso la
coordinación de ACP deberá utilizar su criterio para determinar si publicar en otra fecha es
pertinente, en caso de serlo se encargará de reenviar la nota al jefe de edición del
Semanario, o por el contrario deberá considerar el proceso como terminado.

6.7.1.2 Notas difundidas a través de la Web institucional.

El contenido sitio web del CI es administrado por la coordinación de ACP, por tanto los
permisos para difundir publicaciones en este sitio se manejan a nivel interno de ACP.

6.7.2 Publicación de comunicados.

Los comunicados de Centro de Informática son difundidos través de la lista de difusión “UCR
Informa”, administrada por la ODI, y en ocasiones también mediante el perfil de facebook del
CI, la ODI ha generado el formulario para solicitud de servicios de divulgación
institucionales2, el que este formulario sea completado correctamente queda bajo supervisión
de la coordinación de ACP, así como su entrega en el plazo requerido para que la publicación
salga en la fecha establecida.

6.7.3 Publicación de encuesta.

Las encuestas del CI requieren de un una serie de tareas más complejas que las notas y
comunicados, pues si bien ya en etapas anteriores del proceso se habían definido y
aprobado las diferentes preguntas que conformarían la encuesta, en este punto estas
preguntas se insertan en la plataforma de encuestas establecida por el CI por un funcionario
de ACP designado por la coordinación de esta área, estas preguntas son agrupadas y

2 https://odi.ucr.ac.cr/

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programadas para ser presentadas en una secuencia lógica especialmente diseñada para el
objetivo de la encuesta.
Cuando la encuesta está debidamente programada en la plataforma de encuestas
establecida por el CI es revisada tanto por la coordinación de ACP como por la Dirección del
Centro, esta revisión se enfoca principalmente en la secuencia lógica de la encuesta, en caso
de que se determine alguna inconsistencia en la lógica, deberá ser corregida por el
funcionario designado para programar la encuesta y volver a ser revisada hasta que esté
aceptable según criterio de la coordinación de ACP y la Dirección del CI.
Por último, cuando la encuesta ha sido aprobada procede a ser publicada a través del perfil
de Facebook del CI, una lista de correo de estudiantes facilitada por la Oficina de Registro, a
través de “UCR Informa” o por los medios que la coordinación de ACP considere que mejor
se ajusten al público al que se quiere llegar.

6.8 Registro de publicaciones

Luego de la publicación de cualquier comunicado, encuesta o nota el coordinador de ACP se
debe asegurar de que se llene el registro de publicación de comunicados, encuestas y notas
del Centro de Informática de la Universidad de Costa Rica (CI-ACP-C01), este documento
servirá como un registro de las publicaciones generadas por el área y podrá ser utilizado en
el futuro para mejorar la agilidad de este proceso, así como para determinar picos de
publicaciones en el año así como los tipos más usados generando así información valiosa
para la toma de decisiones

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7 DIAGRAMA DE FLUJO:

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8. INDICADOR DE DESEMPEÑO

No aplica.

9. APROBACIÓN
Actividad Responsable Fecha Firma
Elaboración Glen Solorzano ( 2016CD-000057-CI) 29/02/18 No aplica
Revisión 29/02/18 No aplica
Aprobación 29/02/18 No aplica

10. ANEXOS

No aplica

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