Desarrollo de la auditoría

EVIDENCIA: AA3-EV2
TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la AA2, escoja un (1)

proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:

a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la

asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a
auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

Rta.

REUNION DE APERTURA
EMPRESA: CARE IPS.
Representante:
JAVIER FERNANDO GUERRERO
Dirección: Cra. 17 N°15 45 Bucaramanga Santander
Tel:(055) 5555555
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxxxx@gmail.com
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
Correo electrónico:xxxxxxxxxxxxxxxxx@gmail.com

Memorando reunión de apertura

Para: “responsable de proceso” / Copia “Alta Gerencia”

De: “Responsable de Ejecutar la auditoria”
Fecha: “del memorando”

Objetivo: Verificar mediante auditoría interna de la compañía el estado actual y la

eficacia del Sistema de Gestión de Calidad en el proceso de “Gestión Humana y
establecer las mejoras las que haya lugar en la empresa CARE IPS.

Alcance: Verificar si las actividades actuales en el proceso de “Gestión Humana”

concuerdan con las normas y los procedimientos establecidos junto con los formatos
empleados y políticas de la empresa mediante instructivos de acuerdo a la norma SGC
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Criterios de Auditoria
•Sistema Gestión de Calidad (SGC)
•Política de Cliente
•Manual de Procedimientos
•Norma ISO 9001:2015
•Política Anticorrupción de la empresa
•Política de contratación de la empresa
•Procedimiento “Gestión Humana”
•Manual de funciones
•Manual de procedimientos

Oficialización de la Auditoria
Reunión de Apertura: 1 de abril de 2022
Hora 08:00am
Reunión de Cierre: 4 de abril de 2022
Hora 15:30 pm

De manera respetuosa nos permitimos dirigirnos a usted responsable del proceso de

“Gestión Humana” con el fin de informarle que de acuerdo con el cronograma de
auditoria establecida por el Área de Control Interno y aprobado por la alta gerencia de
la empresa, se debe llevar a cabo la auditoria de su dependencia en el presente mes.
Con el fin de verificar los objetivos planteado en el presente memorando, la visita será
precedida por el área de Auditoria, se requiere de su disposición y de su equipo de
trabajo de acuerdo el tiempo y solicitudes realizadas, es necesario que para le reunión
de apertura cuente con su personal a cargo.
En la reunión se presentará el plan de auditoria a ejecutar junto con la documentación y
visita inicialmente requeridas; pueden seguir el criterio del equipo de trabajo auditor, se
puede solicitar información adicional.

Cordialmente
Control Interno de la empresa

Responsable Área:
“Nombre de los funcionarios designados por el área de Control Interno para realizar la
Auditoria”

Auditores:
Nombre Cargo Firma
Juan Pérez Experto en calidad
Clara Rodríguez Ingeniero de procesos
Carlos Díaz Técnico en procesos
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Auditados:
Nombre Cargo Firma

PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR

1 de abril de 2022
PROCESO AUDITOR CARGO HORA
Reunión de apertura Juan Pérez Experto en calidad 07:00
Dirección de sistema Carlos Díaz Técnico en procesos
Tramites Carlos Díaz Técnico en procesos
Almuerzo 12:00
Medición y análisis Clara Rodríguez Ingeniero de procesos 13:00
Reunión de cierre Javier Guerrero Gente 15:00

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma

español.

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.

No Documento Revisado Observaciones del Documento

1 Política de Contratación Revisión estándares ISO, Actualización y posibles
oportunidades de mejora.

2 Evaluación conocimientos política de Comprensión y conocimiento de la política de calidad y

calidad y objetivos. objetivos.

3 Procedimiento de contratación Revisión de hojas de vida al azar y su debida

(evidencia, hoja de vida de funcionario) estandarización de calidad.

4 Protocolos de atención Evaluación del cumplimiento de los protocolos

institucionales

5 Listas de chequeo Verificación de los procesos mediante listas de chequeo

c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

Rta: comunicación verbal fluida en escucha

d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
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Rta: Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas

y escritas.

e) Generación de hallazgos de auditoría.

Fecha: Auditor (es):

Proceso Auditado: Auditado (s):
No Evidencias de Auditoría Criterios de Hallazgos de la C NC NCm
Auditoria Auditoría M
Proceso de Política de Se evidencia que la x
contratación contratación contratación de los
funcionarios se esta
haciendo acorde a
las normas
establecidas
Evaluación, conocimiento, Conocimiento y Se evidencia que un x
política de Calidad y comparaciones de la 30% de los
objetivos política y objetivos funcionarios que
de calidad interactúan en el
proceso no cuentan
con el conocimiento
requerido
Procedimiento Estandarización de Se evidencia x
de bienestar y los documentos y la implementación que
salud referencia en los no se encuentran
ocupacional procedimientos estandarizados
. y adicional no son
. referenciados en el
procedimiento
matriz
Procedimiento formación de Estandarización de El procedimiento se ajusta x
personal. los documentos y de acuerdo con
referencia en los los documentados y sus
procedimientos. documentos se encuentran
debidamente
estandarizados.
Liquidación y financiación Revisión de formatos Se evidencia que no x
de contratos. de retiros y hojas de existe formatos ni
vida al azar y su entrevistas de retiros
debida estandarización de funcionarios de
de calidad. acuerdo con los
procedimientos
Proceso de afiliación Revisión de plantillas La afiliación de los x
de personas de afiliación de los funcionarios se hace
últimos tres meses. a tiempo y en los
términos requerido
Atención al usuario Se evalúa la Se cuplé con el protocolo x
implementación de de atención al usuario
atención al usuario
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Rta:
Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados afín de
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actualizarlos cuando se requiera en busca de mejoras optimización del mismo.

Implementarlas acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de
subsanar las no conformidades resultado de auditoria.
Se requiere que el personal a cargo conozca y comprenda la Política de Calidad y los
objetivo
Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de acuerdo
con la No Conformidad Mayor (NCM) hallada

g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

Rta: (Ver punto a. de esta actividad).

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Rta:

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y
documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una
función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar
el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.
Se debe estar atento a todos los posibles hallazgos que se puedan evidenciar, se debe
buscar que el dueño del proceso se encuentre lo más disponible posible para entregar
toda la información, para que la auditoria pueda ser concluyente por parte del auditor

Una vez termine de documentarse y aclarar las dudas con su instructor, debe entregar
como evidencia lo siguiente: Archivo en un procesador de textos (Ejemplo: Word) que
contenga todo lo solicitado.

Para entregar la evidencia solicitada, diríjase a: Actividad 3 / Evidencias / AA3-Ev2

Taller Realización de la auditoría interna.