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ADMINISTRACIÓN Y REGISTRO DE
RECURSOS

 Costos del proyecto

 Línea base del proyecto
 Ruta crítica
 Sobreasignación y redistribución de recursos
 Actualización del avance del proyecto
 Programación de horas extras.
GUÍA DIDÁCTICA

Descripción

La optimización en la asignación de los recursos, en las tareas especialmente

las que conforman la ruta crítica, permitirá que los plazos y costos programados se
cumplan durante la ejecución del proyecto.

Los costos que se generan, juegan un papel muy importante antes, durante y
después de su ejecución, por ello se debe establecer técnicas que optimicen los
resultados programados; de acuerdo al avance que tienen en obra para el pago de
las valorizaciones mensuales.

Una línea base es un concepto de gestión de la configuración que lleva a

controlar los cambios sin impedir seriamente los cambios justificados, los cuales se
verán reflejados en los costos tanto de las tareas como de los recursos inmersos en
ellas.

Capacidad

 El participante al final de esta sesión estará en capacidad de administrar los

recursos asignados a las tareas, obteniendo sus costos e identificando la Ruta
Crítica del proyecto para su optimización.
Actividad
 Elabora un proyecto, asignando los recursos necesarios a cada tarea para que
pueda ser ejecutada, estableciendo sus costos a partir del avance de dichas
tareas, teniendo muy en cuenta la ruta crítica del proyecto.
Evaluación

En esta sesión Ud. será evaluado en:

 Elabora un proyecto en Microsoft Project 2013, asignándole los recursos y

administrando sus costos, a partir del avance del proyecto.
Costos de un proyecto

Los costos de un proyecto se derivan de la asignación de los recursos en cada

una de las tareas a ejecutar.

Estos costos se pueden activar usando la tabla Costo (Ficha Vista/Tablas), a partir
de la vista de tarea o recurso respectiva.

Estos costos pueden ser:

1. Costo fijo (CF): asignado a una tarea, sin depender de la duración de la

misma ni de los recursos asignados a ella
2. Costo total (CT): es el costo resultante de sumar el Costo Fijo (CF) y el
costo variable dado por los recursos asignados a la tarea en el tiempo (CV).
Por ello CT= CF+CV
3. Previsto (CP): es el costo inicial (base) de cada tarea, que se activa con la
línea base del proyecto, para validar posteriormente su variación el tiempo.
4. Variación (V): es el costo que resulta de Costo total – Previsto, si el positivo
diremos que existe un sobrecosto, si es negativo diremos que hay un
margen de utilidad.
5. Real (CR): es el costo real de avance que se pagará en la valorización
mensual.
6. Restante (R): es el costo resultante de Costo total – Real, es el saldo a
pagar a la fecha.

Ejercicio 01:

Usando el archivo “Complejo habitacional.mpp” verificar los costos de las tareas

del proyecto.

1. Abrir el archivo “Complejo habitacional.mpp”

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 2. Seleccione la vista Diagrama e Gantt y la tabla Costo.
3. Tendremos los siguientes resultados:

Observe: La tarea A fue la única que avanzó por ello tienen Costo Real=1,178, la
tarea B tiene un costo fijo=100 que se generó al inicio, por ello que está incluido en
el costo total y este es igual al Previsto.

Ejercicio 02:

Usando el mismo archivo, verificar el costo de los recursos

1. Solo cambie a la vista Uso de Recursos y tabla Costo:

Observe: El costo de los recursos que han ejecutado parte de las tareas.

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Línea de base de un proyecto

Cuando se haya especificado toda la información necesaria para el proyecto y se

esté preparado para comenzar el trabajo real, se puede guardar una línea de base
de la información del proyecto para compararla con el progreso real de éste. Así
podremos realizar un seguimiento del progreso del proyecto, de manera que
puede realizar las correcciones que estime necesarias.

A. Establecer la Línea Base del Proyecto

Ejercicio:

Se tiene el proyecto “Línea base.mpp”, al cual se le ha asignado sus tareas y

recursos respectivos; y se desea establecer su línea base.

1. Active la vista Diagrama de Gantt y tabla: Costo. Vea la columna Previsto

Antes de
guardar con
línea base. No
hay Costos
Previstos

2. Seleccione la ficha Proyecto y haga clic en el botón Establecer línea base

y luego en Establecer línea base.
3. Elija la opción Proyecto completo para guardar una línea de base del
proyecto.

4. Haga clic en el botón Aceptar.

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 5. Observe, se activaron los Costos Previstos (similares al Costo total). Ahora
estaremos listos para iniciar la ejecución del proyecto:

Después de
guardar con
línea base.
Ahora si
tenemos
Costos
Previstos

Importante: A partir de este proceso, podemos realizar ajustes durante la

ejecución del proyecto y podríamos comparar con los costos iniciales.

B. Eliminación de la Línea Base del Proyecto

Si después de guardar una línea de base de la información del proyecto,
tuviera que regresar a la fase de planificación de su proyecto y borrar por
completo la línea de base, puede eliminarla haciendo lo siguiente:

1. En la ficha Proyecto, elija en botón Establecer Línea base y haga clic en

Borrar línea base.
2. Seleccione: Borrar plan previsto
3. Elija Proyecto Completo para borrar la línea de base del proyecto.
4. Haga clic en el botón Aceptar.

5. Observe la columna Previsto, está nuevamente en cero.

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Ruta crítica del proyecto

Vinculadas las tareas, se generan entre ellas una dependencia que define cuando
deben iniciar y terminar. Esta ruta de tareas debe cumplirse para lograr el objetivo
del proyecto. Sin embargo existen algunas tareas que están obligadas a culminar
en la fecha programada para no retrasar la finalización del proyecto, es decir tienen
una holgura de CERO. Ellas conforman la Ruta Crítica del proyecto.

Nota: Una tarea se puede convertir en crítica, si se divide demasiado.

¿Qué es una Tarea Critica?

Es aquella que al ser desplazada (adelantada o retrasada) en el tiempo afecta la

fecha de finalización del proyecto.

Identificar la ruta crítica del proyecto

Microsoft Project 2013, dispone de diversos recursos para ubicar la ruta crítica,
tales como:

Ejercicio:

Se tiene el archivo “Ruta Crítica.mpp”, al cual se desea identificar la ruta citica.

A. Método: “Usando la Tabla de Programación en la vista Diagrama de

Gantt”:

1. Seleccione la ficha Vista y active la vista Diagrama de Gantt

2. Elija en el grupo Datos, el botón Tablas y luego la opción Programación
3. En esta vista se mostrarán diversas columnas de información, pero la que
nos interesa es la columna Demora permisible.

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 4. El resultado será el siguiente. Observe como hay tareas que tiene un valor
de cero (esas son las tareas criticas).

B. Método: “Resaltar las tareas críticas”:

1. Seleccione la ficha Vista y en el grupo Datos, elija el botón Resalta

2. Seleccione la opción Tareas criticas
3. El resultado será el siguiente. Observe como se resaltan de color amarillo
las tareas críticas.

C. Método: “Usando un Filtro de Tareas Criticas”:

1. Seleccione la ficha Vista y en el grupo Datos, elija el botón Filtro

2. Seleccione la opción Tareas criticas
3. El resultado será el siguiente. Observe como sólo quedan en pantalla las
tareas críticas.

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D. Método: “Usando la vista del Gantt Detallado”:

1. Seleccione la ficha Vista y active la vista Diagrama detallado

Observaciones:

 Puedes ver que las tareas críticas están de color rojo.

 Asimismo, la Fase 3 (en especial la tarea 7) tiene una holgura de 10 días
antes de finalizar el proyecto. Es por ello que esta tarea no forma parte de
la ruta crítica.
Pero si a esta tarea le asignáramos una duración de 16 días (en la tabla de
Entrada) podrás observar que la ruta crítica del proyecto cambio, siendo
ahora las tareas de la Fase 3 las que conforman la ruta crítica y las tareas
de la Fase 2 tiene una holgura de 2 días antes de finalizar el proyecto.

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Definir el margen de demora de una tarea

Puede controlar el margen de demora antes de definir una tarea como critica.

1. Haga clic en el botón Archivo y luego en Opciones

2. Seleccione la opción Avanzado y defina el margen:

Ejercicio 01:

Abrir el proyecto “Tratamiento de aguas servidas.mpp”, defina un margen de

demora de 0 días e identifique la ruta crítica por cualquier método descrito. Observe
quienes son las tareas críticas. La repuesta deberá ser:

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Ejercicio 02:

Usando el mismo proyecto, “Tratamiento de aguas servidas.mpp”; defina un

margen de 1 días e identifique las tareas críticas.

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Sobreasignación y redistribucion de recursos
Un recurso está sobreasignado, cuando tiene asignadas más horas de trabajo de
las disponibles en su calendario laboral durante un período de tiempo determinado.
Considere “trabajo”:
 En las tareas: a la mano de obra total necesaria para completar una tarea.
 En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un
recurso.
 En los recursos, la cantidad total de trabajo para la que está asignado un
recurso en todas las tareas.

¿Cómo Identificar un recurso sobre-asignado?

Activar la vista Hoja de recursos y observar que hay recursos que están de color
rojo.

¿Cómo Identificar una tarea con recursos sobre-asignados?

Activa la vista Diagrama de Gantt, y observa que hay tareas que tiene en la
columna Indicadores el icono de una persona.

Nota: Sin embargo lo que nos interesa es conocer en que fechas este sobre-
asignado el recurso. Para ello veamos el siguiente ejercicio.

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Ejercicio:

Abrir el proyecto “Sobreasignación.mpp” y localice los recursos sobre-asignados.

1. Seleccione la ficha Vista y elija en el botón Organizador de equipo, la opción

Más Vistas…
2. Seleccione la vista Asignación de recursos y haga clic en el botón Aplicar.
3. En la ventana superior izquierda, se mostrará con rojo el recurso sobre-
asignado. Y a la derecha se mostrará en rojo el total de horas de trabajo
asignados a dicho recurso sobre-asignado. Asimismo en la parte inferior las
tareas en las cuales está sobre-asignado el recurso.

Interpretación: Puede verificar que Carlos que genera un costo de S/. 1,120.00, el
jueves 09-ago-12 laborará 16 horas, estando sobre-asignado 8 horas; las cuales
debemos redistribuirlas. Observe que el día 27-ago-12 no labora este recurso.

4. Si deseamos ver la siguiente sobreasignación de horas, entonces haga clic en

el nombre del campo: Nombre del recurso

5. Haga clic en el botón Ir a la sobreasignación Siguiente (Ficha Recurso)

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Redistribuir recursos sobreasignados

Microsoft Project permite resolver automáticamente las sobreasignaciones de

recursos mediante la redistribución, la cual consiste en retrasar o dividir
determinadas tareas o asignaciones de la programación hasta que los recursos
asignados a ellas dejen de estar sobre-asignados. En esta versión, podemos
redistribuir la sobreasignación por recurso o redistribuir todos los recursos sobre
asignados del proyecto a la vez.

Ejercicio 01:

Teniendo en cuenta la sobreasignación en el proyecto anterior

“Sobreasignación.mpp”, redistribuya la sobreasignación solo del recurso Carlos.

1. Active la vista Asignación de recursos.

2. En la ficha Recurso, haga clic en el botón Redistribuir recurso.
3. Seleccione el recurso que desea redistribuir su sobreasignación. Ej.: Carlos.

4. Haga clic en el botón Redistribuir ahora.

5. El resultado será el siguiente:

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Interpretación: Puede ahora ver que Carlos sigue manteniendo el mismo de S/.
1,120.00, pero el jueves 09-ago-12 ahora laborará 08 horas, y las otras 08 horas
sobre-asignadas han sido redistribuidas al día 27-ago-12, que antes no laboraba.

Ejercicio 02:

Teniendo en cuenta la sobreasignación en el proyecto anterior

“Sobreasignación.mpp”, redistribuya la sobreasignación para todos los recursos
sobreasignados.

1. Active la vista Asignación de recursos.

2. En la ficha Recurso, haga clic en el botón Redistribuir todo.
3. El resultado será:

Interpretación: Puede ahora ver que todos los recursos sobreasignados han sido
redistribuidos en forma similar al recurso Carlos. Es decir colocando las horas
sobreasignadas a días donde el recurso no labora.

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Actualizar avance de tareas del proyecto

Microsoft Project actualiza automáticamente el avance y los costos reales de una

tarea a medida que progresa, según el método de acumulación que haya
configurado.

Ejercicio:

Usando el archivo “Actualizar proyecto.mpp”, actualice su proyecto al 03/09/12.

Observe los costos reales de este proyecto, están en cero:

1. Active la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada.

2. Seleccione la ficha Proyecto y en el grupo Estado, haga clic en el botón
Actualizar proyecto.
3. Active las opciones necesarias:

Fecha a
actualizar

4. Las tareas del proyecto deben haber generado un avance al 03/09/12.

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Interpretación: Las tareas con un aspa en la columna Indicadores, señala que la
tarea finalizó. En forma gráfica podemos ver, que hay barras de Gantt rellenas con
un rectángulo oscuro.

4. Si queremos ver los costos del avance del proyecto lo tendremos en la fila Real
y el restante, indicando que el proyecto ya está por finalizar (98%).

5. Si quisiéramos ver los costos por tarea:

a. Active la Vista Diagrama de Gantt y la tabla Costo.
b. En esta ventana observar que las tareas ya completadas o finalizadas
tienen:
 Un Costo Previsto: dado por la línea base del proyecto (Igual al
Costo Total al inicio)
 Un Costo Real: Dado por el avance real de la tarea

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  Un Costo Restante: dado por la diferencia del Costo Total – Costo
Real. Es decir lo que falta completar o pagar de la tarea.

Interpretación:

Hay tareas ya completadas como “Levantamiento topográfico del

campamento” a la cual ya no se debe pagar nada (Ver la columna Restante).

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Programación de horas extras en una tarea

Las horas extras son la cantidad de tiempo programado que excede del horario
laborable normal de un recurso asignado: estas horas se cobran según la tasa de
horas extra del recurso. Al programar horas extra, el recurso puede terminar la tarea
antes y, de ese modo resolver el conflicto.

Ejercicio:

Se tiene un proyecto “Horas Extras.mpp” con sus tareas, recursos y línea base
asignados:

En el Diagrama de Gantt, las tareas son:

Los recursos en la Hoja de recursos son:

El costo actual del proyecto es de: S/. 1,568.00 (sin asignar horas extras).

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Se desea:

Caso 01:

Que la Tarea 05 se haga en 1 día (es decir en 8 horas con el mismo recurso)

Solución:

“Como se debe trabajar con el mismo recurso, debemos asignar horas extras al
recurso. Entonces se usarán 8 horas normales (8h x 1día x 1 persona) y 2 horas
extras en el mismo día, ya que el total de horas requeridas para la tarea es de 10
horas”.

1. Active la vista Diagrama de Gantt

2. Seleccione la ficha Vista y active la opción Detalles (grupo Vista en dos
paneles)
3. Hacer clic derecho en el panel inferior y elija Trabajo.

Importante: En muchos casos el panel de detalles (parte inferior de la ventana)

no muestra la ventana donde se pueden configurar las horas extras a
programar. Es por ello que debe hacer clic derecho en el panel de detalles y
elija la opción Trabajo.

Nota: Como puedes darte cuenta la tarea 05 en el panel de Detalles, tiene

asignado el recurso Pedro y una carga de Trabajo de 10 horas (normales) que
es la duración de la tarea, pero ninguna hora extra programada.

4. Ahora debemos programar las horas extras para esta tarea 05, ya que se
pide que dicha tarea se ejecute en un solo día:
a. En el panel superior, seleccione la tarea a la que desee asignar
horas extra.
Ej. : Tarea 05

b. En el panel inferior, introduzca la cantidad de horas extra

necesarias para el recurso pertinente y pulse Enter. Ej.: 2h

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 c. Haga clic en el botón Aceptar
d. El resultado será el siguiente

Interpretación:

Recordemos que Horas de Trabajo = Horas Ordinarias + Horas Extras.

“Observe que la duración de la tarea ha cambiado a 8 horas (panel superior),
ya que muestra las horas ordinarias a trabajar, las cuales sumadas a las 2 horas
extras (panel inferior) nos dan el trabajo de 10 horas requeridas por la tarea”.

5. Ahora veamos el costo de nuestro proyecto:

Interpretación:

Recordemos que el proyecto antes costaba S/. 1,568.00 y ahora con las horas
extras programadas para Pedro, cuesta S/. 1,572.00; es decir S/. 4.00
adicionales de diferencia. Esto se debe a que Pedro gana por Horas Ordinarias
S/. 8.00 y por horas Extras S/. 10.00; la diferencia de costos es de S/. 2.00
entonces: S/. 2.00 x 2 horas extras= S/. 4.00 (que es la diferencia de costo del
proyecto). Así mismo parte de la información del proyecto cambió, por ejemplo:

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 la fecha de fin se redujo al 09/07/12; pero el costo del proyecto aumento de S/.
1,568.00 a S/. 1,572.00.

6. Ahora si desea ver el detalle de los nuevos costos generados:

a. Active la vista Uso de tareas y la tabla Costo
b. Inserte las columnas: Trabajo Normal, Trabajo de hora extra y
Costo de hora extra (hacer clic derecho en uno de los títulos y elija
Insertar Columna)
c. Los resultados serán:

Interpretación:

El costo total de la tarea 05 es de S/. 84.00, antes era de S/. 80.00. Las horas
ordinarias serán de 8h generando un costo ordinario de: 8h x S/. 8.00=S/. 64.00
y las horas extras serán de 2 horas, generando un costo extra de: 2h x S/.
10.00=S/. 20.00. Si sumamos S/. 64.00 + S/. 20.00= S/. 84.00 que es el costo
total de la tarea 05.

Caso 02:

Que la tarea 04, se haga en 3 días (con los mismos recursos):

Solución:

“Esta tarea 04 al tener una duración de 4 días con 2 personas asignadas, tiene una
carga de trabajo de 64 horas (4días x 8h x 2 personas). Como se debe trabajar con
los mismos recursos pero en 3 días, debemos asignar horas extras a los recursos.
Entonces se usarán 48 horas normales (3dias x 8h x 2 personas) y 16 horas extras
(1dia x 8h x 2 personas)”.

1. Active la vista Diagrama de Gantt

2. Seleccione la ficha Vista y active la opción Detalles
3. Hacer clic derecho en el panel inferior y elija Trabajo

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4. Ahora debemos programar las horas extras para esta tarea 04, ya que se
pide que dicha tarea se ejecute en un tres días:
a. En el panel superior, seleccione la tarea a la que desee asignar
horas extra.
Ej. : Tarea 04

b. En el panel inferior, introduzca la cantidad de horas extra

necesarias para cada recurso pertinente y pulse Enter. Ej.: 8h para
cada persona.

c. Haga clic en el botón Aceptar

d. El resultado será el siguiente

Interpretación:

Observa que la carga de trabajo requerida para esta tarea es la misma: 64 horas
(32h de Pedro y 32 horas de Roberto), sin embargo al asignar 8 horas extras
para cada uno de ellos, lo que se ajustó fue la duración de la tarea, a lo que se
requería: 3dias.

5. Ahora si desea ver el detalle de los nuevos costos generados:

a. Active la vista Uso de tareas y la tabla Costo
b. Inserte las columnas: Trabajo Normal, Trabajo de hora extra y
Costo de hora extra

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Interpretación:

El costo total de la tarea 04 es de S/. 544.00, antes era de S/. 512.00. Las horas
ordinarias serán de 48 generando un costo ordinario de: 48h x S/. 8.00=S/.
384.00 y las horas extras serán de 16 horas, generando un costo extra de: 16h
x S/. 10.00=S/. 160.00. Si sumamos S/. 384.00 + S/. 160.00= S/. 544.00 que es
el costo total de la tarea 04.

6. Si quisiéramos el nuevo costo del proyecto con la nueva asignación de

horas extras a la tarea 04, tendremos:

Resumiendo:

 El costo del proyecto sin horas extras: S/. 1,568.00 y finaliza el 10/07/12
 El costo del proyecto con horas extras en la tarea 05: S/. 1,572.00 y
finaliza el 09/07/12.
 El costo del proyecto con horas extras en la tarea 04: S/. 1,604.00 y
finaliza el 06/07/12.
Ello nos indica que la asignación de horas extras nos lleva subir el costo el
proyecto, pero en muchos casos es necesario aplicar.

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