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Los países que abordan la valoración, son países donde la gestión documental consta de
poca documentación histórica y mucha administrativa, en el siglo pasado USA y Canadá.
En Europa se almacena trabajando sobre la valoración y recuperación de documentos,
como por ejemplo el Reino Unido. Las circunstancias que han hecho que mucha
documentación se haya destruido :
Crecimiento de la documentación ( antes pocos, ahora una cifra excesiva ) existiendo una
mayor difusión y administración, pero aun y así no se puede conservar todo y tampoco se
debe ya que la mayoría tienen un valor efímero dentro de la Administración.
Existen pocos recursos para albergar tantos documentos ( tanto físicos como humanos )
Por eso sólo se deben conservar los documentos con interés, valor, ... y destruir el resto.
Otra de las razones por las que no se hace valoración, aparte de porque es una operación
nueva, es porque realmente da mucho miedo, si se destruye ya no quedaran más.
Tampoco se tiene la certeza de estar actuando correctamente, es una tarea muy
comprometida.
Definición de Carol Couture : Acto de determinar los valores que tienen los documentos
primarios y secundarios. Y de definir los periodos de tiempo durante los cuales esos
valores se aplican a los citados documentos en un contexto que tenga en cuenta la
relación esencial existente entre el organismo y los documentos que ha generado en el
marco de sus actividades.
Estatal : Ley 16/1985 de 25 de Septiembre del Patrimonio Histórico Español por la que se
crea la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Vocales Natos : Subdirector General de Archivos Estatales, MECD; Director del Archivo
General de la Administración; Representantes del Ministerio de Administraciones Públicas
y Representantes del Interés del Patrimonio Histórico, MECD.
Vocales Designados ( cargo por 2 años ) : 1 abogado del Estado; 1 vocal del Sistema
Administrativo del Ministerio de Defensa; 1 vocal del Ministerio de Hacienda; 1 vocal del
Ministerio de Ciencia y Tecnología; 3 vocales del Ministerio de Interior ( dedicados a
Policía, Guardia Civil e Instituciones Penitenciarias ); hasta 5 vocales que puede designar la
Ministra del MECD entre personas de reconocido prestigio en esta materia y 1 representante
( que variara según la documentación a evaluar ) de la Comisión Calificadora de la
Documentación que se va a valorar.
Procedimiento a seguir :
- el nombre de la serie
- el organismo productor
1 experto económico
creado.
pero en otros casos viene dado por prescripción ( paso para sancionar
económicas, ...
Valores Secundarios : No todos los documentos tienen valor secundario. Se adquiere con el
paso del tiempo.
dimensiones :
creados, se emplean, ... Porque estas formas de actuar son las que
Originales : Es más sencillo, habitual con menos problemas sólo hay que
esa institución.
pensamiento, ... )
acontecimientos, ...
estadístico.
para ser del patrimonio histórico ( públicos 40 años, privados 100 años )
- ...
Borradores.
Cualitativo o Selectivo : Más arbitrario o subjetivo sólo se conservan los documentos más
importantes ( según el criterio del archivero - subjetividad ). Se recomienda cuando se trata
de conjuntos poco voluminosos, ya que se tienen que examinar todos. Para eliminar la
subjetividad previamente se deben establecer los criterios de calidad, cualitativos
( importancias personas, ... ), cuantitativos ( a parte de un limite numérico ), ...
Método Sistemático : Se debe establecer una pauta para elegir una muestra alfabéticos,
numéricos, cronológicos ( la documentación tiene que ser homogénea, de carácter periódico,
y que no haya cambiado radicalmente la institución ), topográficos ( = conservar los
expedientes según la procedencia, para realizar esto los documentos tienen que ser de zonas
determinadas y caracterizadas perfectamente, deben ser suficientes cuantitativamente, la
presencia de mapas o zonas colindantes pueden ser argumentos decisorios en una
argumentación final, y esta documentación debe ser homogénea ), ...
Método Aleatorio : Sistema que frente a los anteriores se realiza totalmente al azar. Es un
método basado en técnicas de cuantificación estadística, el más objetivo de todos. Se
numeran expedientes, con números al azar y se conservan los extraídos, el resto se
destruyen. Es necesario que la Documentación sea homogénea, las series deben ser de larga
duración ( larga periodización ), la documentación debe ser cuantificable matemáticamente.
No tiene problemas, pero no satisface a archiveros, ni investigadores, sólo se realiza cuando
no hay otra opción.