BrochureSC Captura 3.0

Sistema de Gestión Documental
y WorkFlow CAPTURA
CAPTURA,
es una solución informática de gestión
documental que convierte sus bodegas de papeles
y archivos, en documentos electrónicos o
digitalizados, con el fin organizar y de
poner inmediatamente a disposición de los
funcionarios autorizados los documentos
necesarios para su trabajo.
Con CAPTURA se ahorra tiempo y dinero al sustituir tareas manuales

por soluciones de almacenamiento y recuperación electrónicas.
CON CAPTURA EL OBJETIVO FINAL ES LOGRAR UNA VERDADERA

OFICINA SIN PAPEL.
Ideal Para Empresas
Figura 1. Ventajas y beneficios.
El sistema de digitalización de archivos ahorra tiempo y dinero al sustituir tareas manuales por
soluciones de almacenamiento y recuperación electrónicas.
Administración y Almacenamiento Electrónico
Los documentos son almacenados organizadamente en archivadores o series documentales e

identificados (ver figura 2) por campos definidos por el usuario, los cuales servirán como índice
cuando se requiera localizar el documento. Cuenta con bandejas de almacenamiento temporal
de los documentos mientras se indexan antes de su archivado definitivo.
opxis_ingenieriaysistemas
CONTACTENOS en: jorge.llamas@opxis.com
ronald.llamas@opxis.com
Cel: 318 35 99 156 – 314 571 80 70
Figura 2. Identificación de documentos.
*Índice cuando se requiera localizar el documento
Módulo de WorkFlow
El sistema completamente parametrizable permite la creación de flujos de trabajo con los

cuáles se puede realizar una verdadera gestión documental, que consiste en la definición de un
conjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación, manejo y organización de
la documentación producida o recibida, con el objeto de facilitar su utilización y conservación,
desde su origen hasta su destino final.
Los documentos son manejados electrónicamente, se tramitan y se consultan en línea por

funcionarios de su organización, a través de la definición paramétrica de tareas y actividades,
implementando una AUTÉNTICA POLÍTICA DE “CERO PAPELES”. Ideal para ambientes en
teletrabajo.
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Figura 3. Interfaz WorkFlow Nivel 1 Gestión de Facturas.
*Gestión de radicado de facturas con sus soportes.
Se definen actividades, usuarios autorizados de acuerdo con su perfil, tiempos de atención,

consulta de vencimiento de términos, NOTIFICACIONES A TRAVÉS DE CORREO
ELECTRÓNICO. Se controla el ciclo de vida de los documentos, es completamente
parametrizable: el inicio del flujo, la revisión, la aprobación, devolución y finalización del ciclo
documental. Existe un completo módulo de consulta para la búsqueda, control, ubicación y
visualización rápida de los documentos dentro del flujo definido.
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Figura 4. Interfaz WorkFlow Nivel 2 Gestión de Comprobantes de Egreso.
*Gestión de Comprobantes de Egreso, nivel donde se agrupan las facturas de los proveedores por pagar.
Es posible armar todos los pagos sin el manejo de un solo documento físico. También es posible
realizar los pagos de una manera centralizada cargando desde ambiente web las facturas de
otras sedes.
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Figura 5. Interfaz WorkFlow Nivel 3 Gestión de Lotes.
*Gestión de lotes, agrupación de egresos que contienen las facturas de los proveedores.
La funcionalidad de WorkFlow, tiene parametrizado el manejo del flujo documental de los

procesos contables, en especial del proceso de Cuentas x Pagar, que empieza con el
radicado de facturas con sus soportes (ver figura 3), pasando por la gestión de egresos (ver
figura 4) y lotes (ver figura 6), cumpliendo el ciclo de revisiones, rechazos, aprobaciones
hasta finalizar con el registro de los documentos de pago. Esto quiere decir un ciclo documental
a 3 niveles, primero la gestión de las facturas y sus soportes, segundo su agrupamiento en
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un documento de comprobante de egreso (generalmente agrupando las facturas de un mismo
tercero). Y tercero, el agrupamiento de los comprobantes de egreso en lotes de pago, para
facilitar aún más el pago a los proveedores. "Captura", tiene un módulo de indicadores (ver
figura 5) de control, para medir que actividad se está demorando más y en donde hay cuellos
de botella. Se puede establecer cuantos tramites está atendiendo un usuario y cuanto se demora.
INDICADORES
Figura 6. Módulo Indicadores WorkFlow.
*Medición días promedio de radicados por actividad por usuarios.
*Medición de cantidad de radicados por actividad.
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*Medición días promedio de radicados por actividad por usuarios respecto al mes anterior.
*Medición de cantidad de radicados por actividad respecto al mes anterior.
Interface con Zeus
para que los documentos contables generados por Zeus, como causaciones y comprobantes de
egresos se carguen automáticamente a "Captura", minimizando los tiempos de
procesamiento, minimizando los errores y controlando mejor la información. La carga de los
egresos agrupa automáticamente las facturas asociadas, minimizando los tiempos de
procesamiento, minimizando los errores, de tal forma que se pueda ver el paquete completo de
los pagos. De igual manera se pueden también realizar las consultas.
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Figura 7. Módulo Consulta WorkFlow.
*Módulo de consulta de radicados de acuerdo a parametrización de campos de archivadores
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Figura 8. Series Documentales / Archivadores.
*Módulo de creación de Series Documentales / Archivadores.
Módulo de Correspondencia
CAPTURA permite automatizar el área de correspondencia de su empresa, manejando la

información del correo entrante y saliente. Inmediatamente se recibe la correspondencia se
digitaliza en CAPTURA y rápidamente se realiza el envío automático a través de correo
electrónico. Igualmente podrá redirigirla a otras dependencias y otros funcionarios, realizar su
seguimiento en línea, logrando un manejo mucho más eficiente, productivo y seguro, a través
de CAPTURA.
Administración de usuarios
El sistema permite la creación de usuarios; creación de roles de acceso a cada archivador;

definición de perfiles de usuario de acuerdo con el acceso a cada opción de menú del sistema.
Todo lo anterior permite solo los usuarios autorizados tengan a los documentos digitalizados. Por
ejemplo, los documentos contables facturas, egresos, notas contables, solo tendrá acceso el área
de Contabilidad; las hojas de vida solo tendrán acceso el departamento de recursos humanos.
Figura 9. Módulo de usuarios.
*Módulo de creación de usuarios para la definición de perfiles, y así el acceso a los archivadores.
CAPTURA cuenta con un completo módulo de estadísticas que permite el control de la

documentación digitalizada.
Desarrollo de Funcionalidades
CAPTURA es un software netamente del mercado local (Cartagena - Colombia) y se pueden

desarrollar funcionalidades adicionales o por necesidades específicas del cliente. Lo anterior no
es posible con software de origen foráneo o de otras regiones del país.
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REFERENCIAS
OTRAS REFERENCIAS LABORALES
Global Corporation S.A.S.

Contacto: Ing. Jorge Cabrera – Gerente General
Tel. 310-7271699
Centro Sector La Matura, Edificio Concasa Piso 20
PBX: 6601821
Cartagena (Bolívar)
REFERENCIAS COMERCIALES
WEB AND NET S.A.S.

Contacto: Ing. Fernando Ortega Sánchez.
Gerente.
Dirección: Centro, Centro Comercial Centenario Local 118 - 120
Teléfonos: (5) 6641907 - 315 7490 648
www.webandnet.us
fernando.ortega@webandnet.us
Cartagena – Colombia
Cel: 318 35 99 156 – 314 571 80 70

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Los documentos son almacenados organizadamente en archivadores o series documentales e

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Los documentos son manejados electrónicamente, se tramitan y se consultan en línea por

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Se definen actividades, usuarios autorizados de acuerdo con su perfil, tiempos de atención,

La funcionalidad de WorkFlow, tiene parametrizado el manejo del flujo documental de los

*Medición días promedio de radicados por actividad por usuarios.

*Medición de cantidad de radicados por actividad.

*Medición de cantidad de radicados por actividad respecto al mes anterior.

Interface con Zeus

*Módulo de consulta de radicados de acuerdo a parametrización de campos de archivadores

*Módulo de creación de Series Documentales / Archivadores.

CAPTURA permite automatizar el área de correspondencia de su empresa, manejando la

El sistema permite la creación de usuarios; creación de roles de acceso a cada archivador;

CAPTURA cuenta con un completo módulo de estadísticas que permite el control de la

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