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AUDITORIA DE ee INDICE INTRODUCCION OBJETIVOS DE LA AUDITORIA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA ASPECTOS FUNCIONALES Y DE SEGURIDAD EN ALMACENES EXISTENCIAS EN LA MEMORIA CONSIDERACIONES PARA EL INFORME CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA INTRODUCCION Concepto Podemos definir las existencias como aquellos bienes poseidos por la empresa para su venta en el curso ordinario de la explotacién, o para su transformacién o incorporacién al proceso productivo. De esta forma tenemos dos tipos de existencias: a) Las no sometidas a transformacién (de los subgrupos 30, 31 y 32 del Plan General Contable y se regularizan contra cuentas del subgrupo 61). b) Las sometidas a transformacién (subgrupos 33, 34, 35 y 36 que son regularizadas contra ‘cuentas del subgrupo 71). De la anterior definicién podemos concluir que las existencias formaran parte del activo corriente de la empresa, antes llamado circulante segan PGC 90. Clasificacion de las cuentas GRUPO 3: EXISTENCIAS 30. COMERCIALES 300. Mercaderias A 301. Mercaderias B 31. MATERIAS PRIMAS 310. Materias primas A 311. Materias primas B 32, OTROS APROVISIONAMIENTOS, 320. Elementos y conjuntos incorporables 321. Combustibles 322. Repuestos 325, Materiales diversos 326. Embalajes 327. Envases 328. Material de offcina 33, PRODUCTOS EN CURSO 330, Productos en curso A 331. Productos en curso B 34,PRODUCTOS SEMITERMINADOS 340. Productos semiterminados A 341. Productos semiterminados B 36, PRODUCTOS TERMINADOS 350. Productos terminados A 361. Productos terminados B 36. SUBPRODUCTOS, RESIDUOS Y MATERIALES RECUPERADOS 360. Subproductos A 361. Subproductos B 365. Residuos A 366. Residuos B 368. Materiales recuperados A 369. Materiales recuporados B 39. DETERIORO DE VALOR DE LAS EXISTENCIAS 390. Deterioro de valor de las mercaderias 391. Deterioro de valor de las materias primas 392, Deterioro de valor de otros aprovisionamientos. 393. Deterioro de valor de los productos en curso. 394. Deterioro de valor de los productos semiterminados. 395. Deterioro de valor de los productos terminados 396. Deterioro de valor de los subproductos, residuos y materiales recuperados Novedades Por lo que se refiere a la regulacién que de las existencias hace el PGC 07 no existen grandes cambios, si bien se introducen algunas novedades: *< Dentro de la categoria de existencias ademas de los bienes se pueden incorporar los servicios. % Realizacién del correspondiente inventario de servicios. ’< Tratamiento de los descuentos sobre compras por pronto pago como menor precio de adquisicién y no como un ingreso financiero. *< Tratamiento de los intereses incorporados al nominal de los débitos, que como regia general no formardn parte del coste de adquisicion. %< Incorporacién de los gastos financieros como mayor coste de adquisician para las existencias de largo ciclo de produccién. *< Desaparicién del LIFO como metodo de valoracién de las existencias. % Determinacién de la correccién valorativa para las materias primas. EI Novedades IASB regula el tratamiento de las existencias en la Norma Internacional de Contabilidad numero 2 (NIG2). Esta norma debe ser aplicada para contabilizar las existencias, siempre que no sean Obras en curso, provenientes de contratos de construccién, incluyendo los contratos de servicio relacionados con ella ( NIC11 * Contratos de Construccién” Instrumentos financieros ( prestamos, créditos, etc) Activos biolégicos Existencias que proceden de la produccién agricola y forestal, menas de mineral y productos agricolas, que estén en poder de los productores. Por qué es importante el estudio del almacén? Desde el punto de vista de la auditoria, el almacén es una partida muy importante: = por su volumen econémico con respecto al total de activo. = por su repercusién en la cuenta de resultados, ya que el criterio de valoracién afecta directamente. ® por su repercusién financiera en base a su importancia sobre el activo corriente. Las empresas industriales adquieren materias primas y productos elaborados para someterlos a un proceso de elaboracién y transformacién en productos acabados aptos para su venta en el mercado. En las empresas comerciales, por el contrario, no hay elaboracién ni transformacién de las mercancias adquiridas, ya que venden al publico los productos que compraron a los proveedores sin modificacion alguna. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA El objetivo de la auditoria es el examen de las existencias, el inventario valorado vinculado con otras areas de compras, fabricacién y ventas, y dirigido a comprobar qu Los bienes en productos, materias primas y materiales, existan fisicamente en el almacén, en deposito, en fabricacién, y se hallen en buenas condiciones de utilizacién. Dichos bienes estén en posesién de la empresa y figuren en el inventario fisico, tanto los ulos que estén dentro o fuera de la empresa = Elcorte en las operaciones refleje que la contabilizacién corresponde al periodo correcto. ® Los principios contables aplicados lo hayan sido uniformente con los del ejercicio anterior. = Que existe establecido un buen control de cantidad y de calidad, para las compras y las ventas. = Comprobar la existencia de sistemas adecuados de custodia, proteccién, prevencién de dafios 0 pérdidas y coberturas para las que pueden producirse. ] OBJETIVOS DE LA AUDITORIA | El fichero se componga de tres partes: entradas, salidas y saldo de cada articulo, para que de la situacién en cada momento sin tener que recurrir al recuento fisico, se llama inventario permanente. Los procedimientos establecidos son adecuados para la realizacién de inventarios fisicos. Si los movimientos de entrada y salida de existencias corresponden al ejercicio de tal forma que no se han omitido en Contabilidad determinadas salidas de mercaderias, han pagado facturas cuyas mercaderias no han entrado en almacén. Si la empresa no efectuase recuento fisico tiene que estructurar las existencias en grupos, segiin numero de articulos y cuantias, prestando mayor atencién a los mas significativos. Que los responsables de su manejo no realizan las operaciones administrativas y contables a que dan lugar. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO. El objetivo es que se compren los bienes que se necesitan debidamente autorizados, que se reciban en las condiciones pedidas y se almacenen en condiciones adecuadas, que las existencias consumidas y vendidas estén autorizadas, que las transacciones estén registradas correctamente. Pueden establecerse los siguientes aspectos fundamentales del control interno: 1. Una apropiada segregacién de funciones de custodia, registro, recepcién, almacenaje y embarque de las existencias. 2. Un control de las existencias fisicas mediante un adecuado registro de las entradas y salidas de mercancias, utilizando un sistema de inventario permanente y realizando inventarios fisicos periddicos. 3. Establecimiento de normas concretas para la valoracion de las existencias. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO 4. Adecuada proteccién fisica de los inventarios y cerciorarse de que efectivamente hay una cobertura de seguros suficiente para todas las existencias. 5. Las ordenes de fabricacién recogen los costes con suficiente detalle para su andlisis. 6. Se efectéian recuentos fisicos de todas las existencias al menos una vez al afo, por personas distintas a los servicios de almacén, bajo un plan previsto de inventario rotativo. 7. Los informes periédicos sefalen las existencias anticuadas, estropeadas, y de lenta rotacién, asi como las cantidades excesivas. 8. Existan instrucciones escritas de los procedimientos de valoracién de las existencias. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Introduccién: ¢Cémo auditar las existencias? Después de conocer el resultado del Cuestionario sobre el Control y Auditoria internos y la organizacién administrativa y contable de la empresa se aconseja que el Auditor dedique una atencién especial, para conseguir la tarea nada facil de la evidencia que necesita para formar su opinién. Los problemas de conformidad de existencia fisica; la oscilacién de precios; los costes; las valoraciones; las transformaciones y situaciones de los productos, asi como su grado de utilizacién, entre otros, aconsejan extremar los cuidados en el momento de obtener la necesaria evidencia. El objetivo del examen es garantizar la identidad entre los valores contenidos en el balance y las existencias reales de los almacenes de la empresa, ademas de formar una opinion sobre la gestion de existencias. Andlisis de los procedimientos 1. Verificacion de existencias APor la empresa B.Por el auditor 2, Valoracién de las existencias Griterios de valoracién A.Valoracion inicial B.Métodos de asignacién de valor C.Coste de existencias en prestacién de servicios D.Valoracién posterior de las existencias Uniformidad y coordinacién de las valoraciones 3. Pruebas sobre el sistema de corte de operaciones Corte de operaciones 4. Verificacién de existenci A) Por la empresa: Relaci6n o listado de precios actuales de los articulos existentes en los almacenes y comparacién con los precios unitarios que sirven de base a la valoracién del inventario. % Relacién o listado de existencias, indicando unidades, precios unitarios de valoracion y valor total de cada grupo. *< Cada uno de los almacenes expresa el numero de partidas que componen el almacén y el numero de partidas recontadas 4. Verificacién de existenci B) Por el auditor: Debe tener en cuenta: Verificacién de existencias y formacién del Inventario fisico. Debe intervenir: 10. Analizando los procedimientos utilizados por la empresa para la formalizacién del inventario. Deberd conocer las normas establecidas por la empresa para efectuar el recuento. Debera ser informado por la empresa de la preparacién para el desarrollo de las operaciones de inventario, asi como de las instrucciones escritas. Es importante que el Auditor conozea la fecha de realizacién del inventario. 4. Verificacién de existencias Verificacién de existencias y formacién del Inventario fisico. 2. El Auditor debera cooperar con la empresa en la formulacién de las instrucciones que deberan observarse en la realizacién del inventario. Los puntos a tener en cuenta son los siguientes: * Fecha mas adecuada para realizar el inventario fisico. Designacién de la persona responsable y lugares donde se efectuaré el inventari Productos que se han de incluir en el inventario y otros que no se deban recoger. Programacién de las operaciones para reducir en lo posible los productos en curso. * Separacién de los elementos inservibles u obsoletos. 4. Verificacién de existencias Verificacién de existencias y formacién del Inventario fisic« deberd visitar los almacenes y dependencias de fabrica, depésitos de les, etc. para conocer la situacion y la buena disposicién que tienen para la conservacién, control y manejo de las mercancias. El Auditor debera presenciar el recuento, pesaje o medicién de los elementos en existencia, tomando constancia de su efectividad y exactitud. El Auditor debera anotar los numeros o referencias de los tiltimos documentos justificantes de la recepcién o entrega de productos, emitidos con anterioridad a la fecha del inventario, con objeto de poder fijar con exactitud la separacién necesaria de las dos situaciones. El Auditor debera verificar ¢ incluir en el inventario, la existencia de mercancias existentes en almacenes de depésito. Comprobar que ha habido una verdadera separacién de funciones entre las personas encargadas por la empresa para realizar las operaciones de inventario. 4. Verificacién de existencias Verificacion de la valoracién de existencias y trabajos en curso. La verificacién de los precios consignados en inventario, sera diferente segiin se trate de valorar los productos comprados o productos en curso Si se hubieran detectado mercancias en almacén en mal estado, obsoletas 0 de movimiento lento, el auditor debera considerar si la valoracién atribuida es realista. Debera comprobar si la empresa tiene normas establecidas para detectar estas situaciones y, en su caso, si las aplica con regularidad. Con relacién a la valoracién de los productos en curso, el procedimiento es mas complejo, puesto que los precios se forman internamente en la propia empresa, utilizando los elementos constitutivos del producto: materias primas, materias auxiliares, combustibles, mano de obra, gastos generales de produccién.. El auditor deberé efectuar las verificaciones necesarias de los elementos comprados y la aplicacién que se haya hecho de los mismos al proceso de fabricacién, asi como comprobara los demas elementos utilizados 2-Valoracién de las existencias: 1. Criterios de valoracién A. Valoracion inicial Las existencias se valoran por su coste, ya sea el precio de adquisicién (existencias no sometidas a un proceso de transformacién) o el coste de produccién (existencias sometidas a transformacién y servicios). El precio de adquisicién incluye: Importe facturado por el vendedor. (-) Cualquier descuento, rebaja en el precio u otras partidas similares. ) Intereses incorporados al nominal de los débitos, si bien se podran incluir cuando la deuda tenga un vencimiento no superior a un afo. (+) Impuestos indirectos no recuperables de la Hacienda Pablica (+) Gastos adicionales hasta que se hallen ubicados para su venta, tales como transportes, aranceles de aduanas, seguros y otros directamente atribuibles a la adquisicién (Inspeccién y conservacién por cuenta del comprador, costes internos de recepcién y comprobacién fisica anteriores a la entrada en almacén). 2-Valoracién de las existencias: A. Valoraci6n inicial El coste de produccién sera igual a Consumo de materias primas y otras materias consumibles. (+) Coste de los factores de produccién directamente imputables. (+) La parte que razonablemente corresponda de los costes indirectos, fijos 0 variables, en la medida en que tales costes correspondan al periodo de fabricacién, elaboracion o produccién en los que se haya incurrido al ubicarlos para su venta y se basen en la utilizacion de la capacidad normal de trabajo de los medios de produccién. (+) En las existencias que necesiten un periodo de tiempo superior a un afio para estar en condiciones de ser vendidas, los gastos financieros, en los términos previstos en la norma sobre el inmovilizado material. 2-Valoracién de las existencias: B. Métodos de asignacién de valor 1, Si se trata de bienes no intercambiables entre si, o bienes producidos 0 segregados para un proyecto especifico, se utilizara el sistema de identificacién de partidas, asignando a cada bien el precio o los costes que le sean especificamente imputables. Un ejemplo practico de este sistema lo podemos encontrar en las existencias de empresas inmobiliarias. 2. Cuando se trate de bienes intercambiables entre si, se utilizar con caracter general el método del precio medio o coste medio. Alternativamente, se podra aplicar el método FIFO (primera entrada, primera salida) sila empresa lo considera mas conveniente para su gestién. Elegido uno de los anteriores métodos, de acuerdo con el principio de uniformidad, la entidad utilizara el mismo método para todas las existencias que tengan una naturaleza y uso similares dentro de la misma. Para las existencias con una naturaleza 0 uso diferente, puede estar justificada la utilizacién de un método diferente. De la anterior redaccién hay que destacar que desaparecen como métodos validos de asignacién de valor el LIFO y otros analogos 2-Valoracién de las existencias: C. Coste de existencias en prestacién de servicios. Una de las principales novedades de la norma de valoracién 10.* del PGC 07 es Ia inclusién de las prestaciones de servicios dentro de la categoria de existencias. Las prestaciones de servicios no se contemplaban como existencias en el PGC del afo 1990, gue Unicamente permitia la inclusién de bienes dentro de la categoria de existencias, no obstante, debemos indicar, que aunque novedoso, ya se preveia la posibilidad de incluir servicios en ejecucién dentro de las existencias en la adaptacién del PGC para empresas constructoras El coste de las prestaciones de servicios considerado como existencias se compone fundamentalmente de mano de obra y otros costes del personal directamente involucrado en la prestacién del servicio, incluyendo personal de supervisién y otros costes indirectos distribuibles. Asimismo, no se incluiran, entre otros: Costes relacionados con las ventas. Costes del personal de administracién general. Margenes de ganancia. Costes indirectos no distribuibles. KXKX 2-Valoracién de las existencias: C. Coste de existencias en prestacién de servicios, De acuerdo con la norma de valoracién 14.* 3 sélo se contabilizaran los ingresos procedentes de la prestacién de servicios cuando se cumplan las siguientes condiciones: 3 El importe de los ingresos pueda valorarse con fiabilidad 4 Es probable que la empresa reciba los beneficios 0 rendimientos econémicos derivados de la transaccién. 5 El grado de realizacién de la transaccién, al cierre del ejercicio, pueda ser valorado con fiabilidad. 6 Los costes ya incurridos en la prestacién, asi como los que quedan por incurrir hasta completarla, puedan ser valorados con fiabilidad. De acuerdo con la regulacién establecida en el PGC 07, cuando nos encontremos al cierre de un ejercicio econémico con un servicio en ejecucién: 10, Si se cumplen las condiciones de la norma de valoracién 14.* 3 se reconoceré como ingreso atendiendo al porcentaje de realizacién del servicio en la fecha del cierre 11, Sino se cumplen las condiciones sefialadas en la norma de valoracién 14.° 3, el coste de produccién del servicio en fase de ejecucién se activaré como existencia, reconociéndose un ingreso por la variacién de existencias igual a los costes incurridos. 3 Si ademas de lo anterior, no se consideraran recuperables los costes incurridos (servicios en ejecucién con alta probabilidad de no aceptacién por el cliente) se Teconoceran slo los costes como gasto del ejercicio. 2-Valoracién de las existencias: D. Valoracién posterior de las existencias De acuerdo con la norma de valoracion 10.* 2, con posterioridad a su reconocimiento inicial las existencias deberan valorarse por su valor neto realizable cuando sea inferior al precio de adquisicién o coste de produccién, debiendo reflejarse cuando esta circunstancia ocurra la oportuna correccién valorativa que seran reconocidas como gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias. Cuando las circunstancias que ocasionaron la correccién de valor hubiesen dejado de existir, el importe de la correccidn sera objeto de reversion. Para ello, el PGC recoge en el subgrupo 39 ‘Deterioro de valor de las existencias" la expresion contable de dichas pérdidas reversibles. Cuando el deterioro sea irreversible, la pérdida de valor seré ajustada. Aestos efectos ,el valor neto realizable es el importe que se puede obtener por la enajenacion de un activo en el mercado, en el curso normal del negocio, deducidos los costes estimados necesarios para llevarla a cabo. D. Valoracién posterior de las existencias Reglas especiales | 2-Valoracién de las existencias | | 6 En el caso de las materias primas no se registrara ninguna correccién valorativa en las mismas, siempre que se espere que los productos terminados a los que se incorporen sean vendidos por encima del coste. En el caso de que procediera realizar una } { correccién valorativa, el precio de reposicién de las materias primas puede ser la mejor | medida disponible de su valor neto realizable. 8 Los bienes 0 servicios que hayan sido objeto de un contrato de venta en firme no seran objeto de correccion valorativa, siempre que el precio pactado cubra, como minimo, el coste de tales bienes 0 servicios, mas todos los costes pendientes de realizar que sean necesarios para la ejecucién del contrato. 2. Uniformidad y coordinacién de las valoraciones De acuerdo con los criterios de valoracién expuestos el auditor debera consignar en su informe el sistema de valoracién adoptado por la empresa Una vez que se han terminado las operaciones de verificacién del inventario fisico y de su valoracién, e| Auditor cotejaré el resultado con las cifras contabilizadas, y comprobara si las diferencias han sido recogidas por la contabilidad, quedando armonizadas las cifras en balance. Pruebas sobre el sistema de corte de operaciones. Se debe verificar el coste de las operaciones de compras y expediciones utilizando la informacién de la fecha de inventario. Se revisara la numeracién de los albaranes de entrada y salida. Se seleccionan algunas facturas y se comprueba si su contabilizacién ha sido correcta. * Corte de las operaciones El corte de existencias puede definirse como los procedimientos para asegurar que se han reflejado en los estados financieros del ejercicio los movimientos de entradas y salidas y todos los realizados dentro del almacén. Estos procedimientos consisten en: 1. Realizar el Corte de operaciones de compras, utilizando la informacién obtenida en la fecha del inventario fisico. 2. Realizar el Corte de operaciones de expediciones, utilizando la informacién obtenida en la fecha del inventario fisico. 3. Revisar la secuencia numérica de los albaranes de entradas y salidas para verificar la segregacién de los movimientos de existencias. 4, Seleccionar alguna factura de compras y ventas de importancia realizadas antes y después de a fecha del inventario fisico y determinar si su contabilizacién ha sido correcta. yi ASPECTOS FUNCIONALES Y DE SEGURIDAD EN ALMACENES Resulta de mayor interés que el Auditor tenga un conocimiento exacto de la buena disposicién y funcionamiento de los productos en existencia, y de las medidas de seguridad tomadas Por la empresa. Para ello, aparte de su valoracién del sistema de control interno, debera efectuar las verificaciones necesarias para obtener la evidencia acerca del cumplimento de normas. A) Entrada y recepcién de productos. Debera ser canalizada, sobre todo en grandes empresas, a través de un departamento especifico de recepcién, encargandose de una serie de funciones como: comprobar la cantidad de unidades fisicas recibidas, comprobar la calidad de unidades fisicas recibidas, verificar la cantidad de obra realizada por contrata y su calidad, ordenar la entrada de los productos en almacén o en obras, ete. B) Almacenaje. Al frente del almacén deberd haber una persona encargada o tantas como almacenes existan. Serdn los responsables de! mantenimiento, en buen estado, de los productos depositados Deberan hacerse las comprobaciones necesarias para hacerse cargo de lo que reciben para conservacién y custodia ASPECTOS FUNCIONALES Y DE SEGURIDAD EN ALMACENES €) Salida de productos para su venta o aplicacion. Supone la salida de mercancias, bien para la venta directa o para aplicar al proceso de produccion. D) Productos en curso. De las materias primas, materias auxiliares, combustibles y otros elementos que entren en el proceso de fabricacién debera hacerse cargo la persona responsabilizada por la empresa, para seguir la trayectoria de estos elementos, desde el momento de su entrada en fabrica hasta su terminacién en forma de producto acabado. E) Expedicién. Recibido del departamento de Ventas el pedido correspondiente, se entregaré copia de expedicién al almacén, otra quedara en poder del propio departamento de expedicién y una tercera se unira como nota de entrega de los productos vendidos para el cliente. El auditor deberd verificar todo este proceso de entrada, almacenaje, salidas y expedicién de mercancias. F) Conservacién y seguridad de los productos. Es muy importante velar porque se mantengan en buen estado de conservacién las existencias. Para ello, habran de tomarse por la empresa todas las medidas necesarias para situar a los productos en las mejores condiciones. El auditor debe asegurarse de que reunen las condiciones. a EXISTENCIAS EN LA MEMORIA El auditor tiene que verificar la informacién que aparece en la memoria de la empresa y sobre todo una serie de cuestiones que a continuaci6n se detallan: 1) Normas de valoracién: indicara los criterios seguidos sobre valoracién y correcciones valorativas. 2) En cuanto a la valoracién: dar una explicacién del precio de adquisicion y del coste de produccién de los productos elaborados por la empresa. 3) En cuanto a correcciones valorativas: desglose del importe total por cuentas de los deterioros por depreciacién de e) 4) Otra informacién: sefialara los compromisos adquiridos de compras o ventas; limitaciones a la disponibilidad de las existencias motivadas por garantias, fianzas, etc. CONSIDERACIONES PARA EL INFORME 1, El auditor, al emitir su opinion sobre las cuentas anuales, debera evaluar, en funcion de los procedimientos efectuados, si la valoracién de las existencias es la adecuada y si las bases 0 criterios de valoracién han sido uniformes. 2. El auditor puede detectar durante su trabajo diversas incidencias o errores que pueden tener efecto sobre su informe como son: a, Valoracién que no esta de acuerdo a principios y normas contables 0 con errores. b. Falta de uniformidad. c.Correcciones de valor no justificadas. d. Presentacién inadecuada. 3. Estas incidencias se trasladaran al informe dependiendo de su significacién de acuerdo a lo establecido en la Norma Técnica sobre Importancia Relativa, mediante salvedades, pudiendo incluso conducir a una opinién desfavorable o si existieran limitaciones al alcance 0 incertidumbres muy significativas a una denegacidn de opinion. 4. En algunos casos, puede que no exista en la empresa un sistema de costes o que alin existiendo dicho sistema, no sea adecuado o no ofrezca la debida fiabilidad para valorar las existencias. Dependiendo de la importancia de esta limitacién al alcance, el auditor deberd emitir una opinién con salvedades 0 denegar la opinién, seguin el caso. CONCLUSIONES La conclusién es que las principales incidencias con las que puede encontrarse el auditor en su e 11. 13. andlisis de éste epigrafe del balance de situacion son: No es posible la verificacién de la realidad fisica de las existencias a través del recuento fisico. Inexistencia de un adecuado sistema de costes que permita valorar los stocks de manera fiable. La valoracién de las existencias no es conforme a los principios y normas contables 0 contiene errores significativos. Falta de uniformidad en el tratamiento contable de estos activos. Presencia de deterioros de valor no registrados contablemente. Presentacion inadecuada de la informacion financiera referente a este tipo de activos. Debera de ser el auditor, de acuerdo a su criterio profesional y a la importancia relativa que tengan dichas incidencias sobre las cuentas anuales de la entidad auditada, el que establezca el tratamiento de las mismas en su Informe de auditoria. 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