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Gestión de Personas

Felipe Barroeta

← 31 de enero de
2021
 Enumere brevemente cuáles son los 6 procesos que de acuerdo con la Guía del PMBOK
deben llevarse a cabo dentro de un proyecto como parte de la gestión de los recursos  del
mismo, siguiendo para ello el orden especificado en dicha Guía y explicando brevemente su
objeto o finalidad respectiva.

Guía PMBOK: procesos de gestión de recursos de proyectos.

1. Planificar la Gestión de Recursos.

2. Estimar recursos de actividades.
3. Adquirir equipo del proyecto.
4. Desarrollar el equipo del proyecto.
5. Dirigir el equipo del proyecto.
6. Controlar los recursos

1. Planificar la gestión de recursos:

Identifica el tipo y cantidad de recursos que se necesitan incluyendo a personas o recursos

humanos. Por ejemplo se crean descripciones de puestos de trabajo para los miembros que se
unirán al equipo. El plan de gestión de recursos del proyecto resume este paso de la planificación
del proyecto. Es importante hacer énfasis que aquí nos centramos en los recursos humanos, ya
que la PMBOK hace diferencia entre los recursos humanos y los físicos. En este punto es cuando
entran a colación las cualidades del buen líder: de ser un líder empático, preocupado por un lado
del éxito del proyecto, pero del otro implicado en el desarrollo humano del equipo muestra signos
de inteligencia emocional, lo que en inglés se llama emiotonally savvy.
En mi experiencia profesional he tenido ambos: un líder de proyecto con rasgos de inteligencia
emocional desarrollada en el cual se tiene en cuenta el planteamiento de un proyecto a largo
plazo – la permanencia del empleado en la empresa, por ejemplo. En la otra acera está el líder sin
dones de gente (without people skills). Éste último me tocó vivirlo hace poco: un líder autoritario,
interesado sólo en su visión, con poco respeto al empleado y con una visión a corto plazo: este
proyecto está plagado de conflictos, baja o ninguna motivación y con un alto turn-over. El
resultado de uno fue una relación profesional beneficiosa para ambas partes, de aprendizaje y
fructífera desde el punto de vista económico. El segundo, resultó en una relación profesional corta
pero de mucho aprendizaje para mí ya que en carne propia vi qué importante es tomar en cuenta
el lado emocional tanto de jefe a empleado y viceversa para que un proyecto pueda ser tomado
en serio.

2. Estimar recursos de actividades:

En esta fase se hace énfasis en identificar tipo, cantidad y características de los recursos
requeridos para completar las actividades. Esta parte es crítica para estimar costos y duración de
forma precisa.
La parte más importante aquí es la estructura de desglose de recursos. La ventaja de dicha
estructura es que permite visualizar la estructura jerárquica de todos los recursos y los visualiza
de manera de físicos vs. humanos.
Ejemplo 1 de proyecto en antiguo empleo donde se realizó una reestructuración de base de
datos de conocimientos del producto:
Como podemos ver arriba, esta estructura de desglose nos permite conocer tanto la cantidad
como la cualidad de lo que se necesita para llevar a cabo la reestructuración de dicha base de
datos.
3. Adquirir el equipo del proyecto:

Este ya es el proceso de adquisición de miembros del equipo como también instalaciones,

equipamiento, materiales, suministros y demás recursos necesarios para completar el trabajo en sí
del proyecto.
Cabe aquí destacar un par de elementos: para adquirir los recursos humanos del proyecto hace
falta reclutarlos, ya que estos son los que en sí completan el trabajo del proyecto. En este caso, la
disposición de los miembros del equipo puede o no ser a tiempo completo. Adquirir a los
miembros del equipo toma parte durante la ejecución del proyecto y es cuando el anterior punto
toma mucho valor, ya que hay un plan visualizado de cómo construir las bases del proyecto en sí.
En el caso de la reestructuración de la base de datos antes mencionada, la adquisición de los
recursos humanos tomó parte mediante encuestas intra grupales dentro de la empresa. Las
personas que reunían los requisitos necesarios eran consultadas si querían tomar parte en el
proyecto. A los interesados se les era luego asignado un password para el uso de los recursos de
software necesarios para llevar a cabo el trabajo.
4. Desarrollar al equipo:

En este punto se entra de lleno en el desarrollo del equipo humano que trabaja en el equipo. A
diferencia de la adquisición de materiales, un equipo con miras al éxito necesita de trabajo que
rinda frutos y recompensas, oportunidades a futuro y de desarrollo profesional o los miembros
terminarán con irse. Al mismo tiempo, la mayoría de los proyectos necesitan de conocimiento
adicional para poder completar los entregables.
Se pueden usar varias estrategias para llevar a cabo el desarrollo del equipo, pero nosotros
consideramos que encontrarse a menudo de forma física es importante para mejorar la
comunicación y las relaciones de los miembros del equipo de tratarse de trabajo a distancia. Si se
tratase de trabajo en oficina, actividades opcionales fuera del trabajo serían una buena manera de
incrementar el espíritu del equipo.
Al mismo tiempo se recomienda usar una combinación de tecnologías emergentes junto con
capacidad de liderazgo para motivar o influenciar cuando haga falta siempre teniendo en cuenta el
éxito del proyecto como último fin.
Aquí cobra vital importancia lo que comentábamos en el primer punto sobre la inteligencia
emocional. Si el empleado o el líder no poseen experiencia o consciencia sobre la inteligencia
emocional, lo que muchas veces se podría enfatizar dependiendo de las circunstancias como
empatía, la relación no durará. Ambas partes han de reconocerse mutuamente de una forma
consciente (self-awareness). En mi experiencia esta es la parte más difícil de desarrollar debido a
la naturaleza egocéntrica del ser humano.
En el caso de nuestro ejemplo, el equipo se reunía dos veces por semana para discutir temas
necesarios para dar orden al trabajo y al mismo tiempo responder preguntas sobre el uso de la
base de datos o el lenguaje. Era importante encontrar una forma de organizar las actividades de
este proyecto junto con el resto de las actividades que teníamos dentro de la empresa. Esto se
hizo por medio de MS Teams debido a la pandemia Covid19 con la excepción de una vez al mes de
encontrarnos en un café para darle un toque más personal al proyecto.
5. Dirigir el equipo de proyecto

El equipo de trabajo del proyecto es una de las cosas más importantes para el éxito del proyecto
(de hecho, para el éxito de cualquier organización). En este punto es importante atender las
asignaciones puesta a cada miembro ya que a medida que los proyectos avanzan, es normal que
los miembros vayan adquirido conocimientos y habilidades que puedan significar que el sujeto
sirva más en otra actividad. Es importante también en este punto que cualquier problema que
surja sea atendido por la persona apropiada para ello y el trabajo producido debe ser
activamente gestionado.
En nuestro caso hubo muchos problemas al principio porque no quedó muy claro por parte del
Project manager cuales eran las prioridades del proyecto y no se dirigió a la raíz de los problemas
de forma muy proactiva, lo que significó que paulatinamente el proyecto fue perdiendo un poco
de interés. La compañía sin embargo hizo lo correcto y cambió al gerente a tiempo cosa que nos
hizo avanzar e identificar los nudos que estaban estancando un poco el trabajo de traducción y
publicación de artículos.
6. Control de recursos.

Hay que tener un enfoque proactivo para asegurarse que los recursos que se están usando no se
malgasten y den el resultado deseado. Esto se logra de forma constante, en esto, el plan de
gestión de recursos debe ser consultado constantemente. Se recomienda un análisis de costo-
beneficio, así como también análisis alternativos para optimizar el uso de los recursos.
Aquí recomendamos el uso de herramientas como registros de facturas, asignaciones de recursos
físicos, calendario del proyecto o estructura de costos.
Uno de los elementos más recomendables en este punto es incluir análisis de datos constantes y
mantener bases de datos ordenadas de forma que se pueda acceder a cualquier información de
forma intuitiva y rápida. En ese orden de ideas, o bien contratar con la mente puesta en
conocimientos medios en tecnologías como R, Python, SQL o Excel son vitales para controlar el
uso de recursos lo más cercano a tiempo real que sea posible. En esta dirección se mueven las
tendencias de machine learning, big data y ya un poco más al final de esta línea se considera la IA,
aunque cuándo se dará el surgimiento de la singularidad es un debate bastante disputado.
En el caso de la reestructuración de la konwledgebase que se hizo en Mercedes-Benz, se midieron
los KPIs antes y después de los empleados que necesitaban usarla para hacer su trabajo y se
pudo observar que el tiempo de respuesta de los agentes disminuyó en varios mercados. Esto hizo
más atractivo el puesto de trabajo para los nuevos empleados y les dio más seguridad en sus
primeros días, lo que puede a largo plazo influir en que el turnover de la posición fuese menor o al
menos en ciclos más largos.

Fuentes:
 https://medium.com/administrador-de-proyectos/estimar-los-recursos-de-las-actividades-
ec3fa7367859
 https://www.projectengineer.net/project-resource-management-according-to-the-pmbok/