ORGANIZAR ARCHIVO DE GESTIÓN

CALDERON DIANA PATRICIA

GUEVARA IVAN MAURICIO
MUÑOZ SEPULVERA YULIETH
NIÑO PEÑA KAREN ALEJANDRA
SANDOVAL JENNIFER ALEJANDRA

SISTEMAS DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL

INSTRUCTOR
MIGUEL ANGEL MONTENEGRO CASTILLO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL 2141241
JUNIO 2021
 INTRODUCCIÓN

En este trabajo se presentan la documentación que se maneja en cada una de las

etapas del ciclo vital del documento deben ser ordenadas teniendo en cuenta cada
uno de los sistemas de ordenación dispuestos para tal fin. Con el fin de hacer una
práctica que nos será de gran utilidad cuando iniciemos nuestra vida laboral y no
enriquecerá como gestores documentales.
Objetivo General

• Aplicar la clasificación de los documentos basándonos en las normas y

principios archivísticos establecidos en Colombia.

Objetivos Específicos

• Identificar los sistemas de ordenación documental, ejemplificando cada uno

según corresponda.
• Reconocer las diferentes unidades de conservación para archivo y
diagnosticar la más apropiada según la necesidad.
• Definir expediente y demás conceptos claves en el proceso de gestión
documental dentro de una organización
• Diagnosticar soluciones prácticas en nuestras áreas de trabajo con base a
todo lo aprendido en la presente guía
 ÍNDICE

2. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL ................................................................. 5

• Sistema de Ordenación Alfabético: ....................................................................................... 5
✓ Onomástico ........................................................................................................................... 5
✓ Toponíco (Alfabético-Geográfico) ...................................................................................... 5
✓ Tematico ................................................................................................................................ 6
• SISTEMAS DE ORDENACION NUMÉRICO ....................................................................... 7
✓ Sistema Ordinal .................................................................................................................... 7
✓ Cronológico ........................................................................................................................... 7
• SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS ............................................................................. 7
✓ Alfanumérico ......................................................................................................................... 8
✓ Cronológico ........................................................................................................................... 8
3. Unidades de conservación para archivo y su imagen. NTC 5397 ....................................... 8
Cajas de archivo ........................................................................................................................... 9
Carpetas de archivo ................................................................................................................... 13
Sobres para archivo ................................................................................................................... 16
Que es un expediente .................................................................................................................... 17
Serie ................................................................................................................................................. 17
Subserie ........................................................................................................................................... 17
Tipo documental ............................................................................................................................. 18
Rotular .............................................................................................................................................. 18
Foliación ........................................................................................................................................... 19
Que es principio de procedencia y orden original. .................................................................... 21
Definición de Archivo Total ........................................................................................................... 21
Archivo Total ................................................................................................................................... 21
Que son las edades de los documentos de archivo: ................................................................ 21
Edad administrativa .................................................................................................................... 22
Edad intermedia .......................................................................................................................... 22
Edad histórica ............................................................................................................................. 22
2. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL

• Sistema de Ordenación Alfabético:

✓ Onomástico
Expedientes Académicos de Alumnos

1. ACOSTA LOPEZ, Andrés

2. AGUDELO HENAO, Alejandrina
3. CABALLERO GIL, Armando José
4. CASCANTE PEREZ, José
5. CHAPARRO MEJIA, María
6. ECHEVERRI ARANGO, Pedro
7. GUEVARA MORA, Patricia
8. HERNANDEZ CASTRO, María Etelvina
9. LOPEZ GOMEZ, Javier
10. LOZANO PEÑALOZA, Cristhian
11. MARTINEZ, José
12. MONTAÑO ROJAS, Yuly Paola
13. MORENO ZAPATA, Andrea Camila
14. VARGAS GUERRERO, Ivonne Daniela
15. VILLAMIZAR ROJAS, Manuel

✓ Toponíco (Alfabético-Geográfico)
Unidades de conservación expedientes de la serie “asistencia
técnica”

1. Amazonas
Vargas, Otero
Vargas Alberto
2. Antioquia
Arenas, Claudia
María, de Jesús
3. Arauca
Molina, Daniela
Montañez, Fernando
4. Bogotá
Zuluaga, Zulay
Hernández, Patricia
5. Bolívar
 Clark, Ken
Jara, Paola
6. Boyacá
Statham, Jason
7. Cauca
Oscar del Rio
Pedro del Mar
8. Caldas
Seguridad Pórtico
9. Casanare
Ritchie, Ruy
10. Medellín
Centro Comerciales los Panches
La bella Época
11. Quindío
La casa de las novias
12. Santander
Atkinson, Ivan
13. Sucre
Throne, Joshua
14. Tolima
María, Delgado
15. Valle del Cauca
EL carnaval del Pincho
Helena del Rio

✓ Tematico
Series y subseries documentales
1. Acciones correctivas
2. Actas
3. Auditorias
4. Boletines
5. Capacitación
6. Carnetización
7. Causaciones
8. Certificaciones
9. Conciliaciones
10. Consecutivos
11. Consultas
12. Contratos
13. Control de Desarrollo
14. Informes
15. Memorando
• SISTEMAS DE ORDENACION NUMÉRICO

✓ Sistema Ordinal
Facturas

1. Factura 0414304
2. Factura 0414305
3. Factura 0414306
4. Factura 0414307
5. Factura 0414308
6. Factura 0414309
7. Factura 0414315
8. Factura 0414320
9. Factura 0414330
10. Factura 0414401
11. Factura 0414411
12. Factura 0414420
13. Factura 0414421
14. Factura 0414431
15. Factura 0414441

✓ Cronológico
Actas y Memorando

1. Acta 2002, 02, 08

2. Acta 2002, 04, 10
3. Acta 2002, 06, 20
4. Acta 2002, 09, 16
5. Acta 2002, 12, 01
6. Acta 2003, 01,13
7. Acta 2003, 02, 21
8. Memorando 2003, 05, 15
9. Memorando 2003, 07, 04
10. Memorando 2004, 06, 12
11. Memorando 2004, 08, 03
12. Memorando 2004, 10, 01
13. Memorando 2005, 03, 06
14. Memorando 2006, 10, 01
15. Memorando 2010, 04, 23

• SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS

 ✓ Alfanumérico
Expedientes
1. 2305924 CARDENAS PÉREZ, Camila
2. 3340949 CORREA VARGAS, José
3. 4190299 HERNANDEZ MONTERROZA, Adriana Carolina
4. 5190440 REY SANCHEZ, Adriana Marcela
5. 5309001 VILLA MONROY, Andrés Felipe
6. 5879302 ROCHA GARCIA, Angelica María
7. 6019927 GOMEZ RODRIGUEZ, Camilo Enrique
8. 6248569 TOREES FRIAS, Claudia Liliana
9. 7192384 GOMEZ DELGADO, Daniel
10. 1002948294 GUZMAN, Daniela
11. 1014820492 PUERTO NAVIA, Diana Carolina
12. 1020827749 FORERO PEÑA, Diego Alejandro
13. 1039011949 HERRERA MORENO, Gabriel Felipe
14. 1030624920 NIETO BUSTOS, Jenny Fernanda
15. 1031009101 DIAZ MEJIA, Laura

✓ Cronológico

1. Resolución 0020 10/02/2017

2. Resolución 0062 05/06/2019
3. Resolución 0066 13/10/2020
4. Resolución 0144 30/10/2020
5. Resolución 0325 6/11/2020
6. Resolución 0542 11/11/2020
7. Resolución 1279 26/11/2020
8. Resolución 1595 4/12/2020
9. Resolución 1625 18/01/2021
10. Resolución 1690 11/03/2021
11. Resolución 1769 20/03/2021
12. Resolución 1849 01/04/2021
13. Resolución 2568 7/04/2021
14. Resolución 3758 25/04/2021
15. Resolución de declaratoria 4759 04/05/2021

3. Unidades de conservación para archivo y su imagen. NTC 5397

Después de la promulgación de la Ley 594 del 2000 se instituye una

responsabilidad de la administración y funcionarios de archivo al momento de la
conservación documental tanto los soportes de papel, con tecnología avanzada
para garantizar el objetivo este requiere manejo de espacios e instalaciones para
el correcto funcionamiento, proporcionar instalaciones, mobiliario, almacenamiento
y ambientes adecuados en unidades de conservación, cajas y carpetas,
dependiendo de las diferentes etapas del ciclo vital.

Cajas de archivo:

Función: de estas es almacenar unidades como carpetas, legajos o libros. El

objetivo principal es proteger la documentación del polvo, la contaminación, los
cambios bruscos de humedad relativa y temperatura ya que están en contacto con
el medio ambiente, también sirve como barrera de frente al agua en una inundación
o desastre natural, presencia de goteras o incendios también facilitan la
manipulación y organización al momento de ubicarlas sobre los estantes cuando
están marcadas o identificadas permiten la rápida consulta al momento de
buscarlas. Para el almacenamiento de documentos sueltos, las cajas se deben usar
con carpetas de material neutro o celuguías con carpetas de material neutro.

Diseño: Las cajas de archivo deben tener un diseño funcional, que permita la
estabilidad térmica y posibilite el intercambio y circulación del aire, pero sin incluir
perforaciones o aberturas. Se deben tener en cuenta diseños que concuerden con
el formato y las dimensiones de los documentos. Se plantean diseños de cajas para
ser usados dependiendo de las etapas del ciclo vital por las cuales atraviesan los
documentos.

Cajas para archivo central: (X200, X300)

Cajas X200:

Diseño: Por su sistema de abertura frontal (tipo nevera o puerta) permite que se
puedan manipular y consultar los documentos en la estantería donde están
almacenados, lo cual es coherente con el uso constante de los documentos en esta
etapa de su ciclo vital.

Material: Cajas producidas con cartón Kraft corrugado de pared sencilla.

Acabado: El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas
abrasivas u otras imperfecciones.

Dimensiones:

Dimensiones internas: ancho: 20 cm. x alto: 25 cm. X largo: 39 cm.

Dimensiones externas: ancho: 21 cm. x alto: 26.5 cm. X largo: 40 cm
Resistencia: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión
vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y una resistencia mínima al aplastamiento
horizontal de 2 kgf/cm2.
recubrimiento interno: Debido a la composición del cartón corrugado, este material
24 tiene un valor de pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido a los
documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por una
película transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas
poliméricas, emulsión de parafinas o ceras vegetales. La película debe ser
químicamente estable, con un pH neutro, debe ser insoluble en agua, no presentar
untuosidad al tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningún
caso se deben usar cartones que tengan un recubrimiento cuyo único componente
sea parafina.

Recubrimiento exterior: (opcional) con pulpa blanca, pre impreso en tinta negra con
identificación de la entidad: logo y los siguientes ítems que se adecúan dependiendo
de las necesidades de la entidad: Caja N°, Dependencia, Serie, No. de carpetas y
Fecha.

Imagen:

Cajas X300:

Diseño: Incluye base y tapa suelta; la base con agarraderas laterales para
manipulación. Lleva pestañas de ensamble, doble cartón en el fondo, en los cuatro
costados de la base y en dos costados de la tapa. Las cajas no deben tener
perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos.

Material: Cajas producidas con cartón Kraft corrugado de pared sencilla.

Acabado: El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas
abrasivas u otras imperfecciones.
Dimensiones:

Dimensiones internas: ancho: 44.5 cm. x alto: 25.5 cm. X largo: 32.5 cm.
Dimensiones externas: ancho: 45 cm. x alto: 26.5 cm. X largo: 33 cm.
Resistencia: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión
vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y una resistencia mínima al aplastamiento
horizontal de 2 kgf/cm2.

recubrimiento interno: Debido a la composición del cartón corrugado, este material

tiene un valor de pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido a los documentos,
el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por una película
transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas,
emulsión de parafinas o ceras vegetales. La película debe ser químicamente
estable, con un pH neutro, debe ser insoluble en agua, no presentar untuosidad al
tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningún caso se deben
usar cartones que tengan un recubrimiento cuyo único componente sea parafina.

Recubrimiento exterior: (opcional) con pulpa blanca, pre impreso en tinta negra con
identificación de la entidad: logo y los siguientes ítems que se adecúan dependiendo
de las necesidades de la entidad: Caja N°, Dependencia, Serie, No. de carpetas y
Fecha.

Imagen:

Cajas para archivo histórico: (x100)

Cajas X100:

Diseño: Por medio del plegado y el ensamble se obtiene una estructura resistente
al aplastamiento y al rasgado. Incluye una apertura superior y dos aletas fuelle para
evitar el deslizamiento de las unidades interiores como carpetas, legajos o libros.
Su diseño facilita la producción en línea y su posterior armada al no involucrar
adhesivos ni ganchos metálicos. Las cajas no deben tener perforaciones que
faciliten la entrada de polvo e insectos.
Material: Cajas producidas con cartón Kraft corrugado de pared sencilla.

Acabado: El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas
abrasivas u otras imperfecciones.

Dimensiones:

Dimensiones internas: ancho: 11.5 cm. x alto: 25.5 cm. X largo: 39 cm.
Dimensiones externas: ancho: 12.5 cm. x alto: 26.5 cm. X largo: 42.5 cm.

Recubrimiento interno: Debido a la composición del cartón corrugado, este material

tiene un valor de pH inferior a 7. Para evitar la migración de ácido a los documentos,
el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por una película
transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas,
emulsión de parafinas o ceras vegetales. La película debe ser químicamente
estable, con un pH neutro o alcalino, debe ser insoluble en agua, no presentar
untuosidad al tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningún
caso se deben usar cartones que tengan un recubrimiento cuyo único componente
sea parafina.

Recubrimiento exterior: Con pulpa blanca, preimpreso con identificación de la

entidad, logo y los siguientes ítems que se adecúan dependiendo de las
necesidades de la entidad: Caja N°, Dependencia, Serie, No. de carpetas y Fecha.

Imagen:

Cajas para almacenamiento horizontal:

Cajas para documentos de mediano formato

Diseño: Tapa con bisagra de apertura a 15 cm del borde, para facilitar la consulta y
retiro de la documentación.

Tapa

Dimensiones internas: largo: 60 cm x ancho: 44 cm x alto: 8 cm

Dimensiones externas: largo: 60,5 cm x ancho: 44 cm x alto: 8,5 cm

Base

Dimensiones internas: largo: 57,5 cm x ancho: 41 cm x alto: 8 cm

Dimensiones externas: largo: 58 cm x ancho: 43 cm x alto: 8,5 cm

recubrimiento interno: Debido a la composición del cartón corrugado, este material

tiene un valor de pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido a los documentos,
el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por una película
transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas,
emulsión de parafinas o ceras vegetales. La película debe ser químicamente
estable, con un pH neutro, debe ser insoluble en agua, no presentar untuosidad al
tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningún caso se deben
usar cartones que tengan un recubrimiento cuyo único componente sea parafina.

Imagen:

Carpetas de archivo:

Carpetas con solapas laterales (cuatro aletas):

Diseño: Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que
doblan al interior. Incluye grabado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia
entre los pliegues es de 1 cm., para obtener diferentes capacidades de
almacenamiento. La capacidad máxima de almacenamiento es de 200 folios. No
debe incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.

Se debe consignar la identificación de su contenido en un lugar visible y de acuerdo

con el diseño adoptado. Para el almacenamiento de los documentos se debe
colocar primero la pestaña más larga y sobre ésta la pestaña más corta sobre la
que se coloca la identificación; no se deben almacenar más de doscientos folios por
carpeta.

Dimensiones:

Total: Ancho: 69.5 cm. X largo: 69.5 cm.

De la base central: Ancho: 22 cm. X largo: 35 cm.

De las aletas laterales: Ancho: 22 cm. X largo: 35 cm.

Ancho: 25.5 cm. X largo: 35 cm.

De las aletas superiores: Anchó: 22.5 cm. X largo: 17cm.

Material: Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se
elaboran las carpetas, Papel para documentos de archivo. Requisitos para la
permanencia y la durabilidad La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o
recicladas Deberá tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina
Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de
blanqueadores, peróxidos y sulfuro Resistente al doblez y al rasgado.

Encolado: Se debe utilizar un encolado neutro o alcalino (pH >7); en ningún caso
debe contener alumbre-colofonia.

Color: Los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y ser insolubles
cuando se sumerja la cartulina en agua por 48 horas. El material en almacenamiento
no debe decolorarse más de 5 puntos de brillo, cuando se expone en el equipo
Sunlighter II por 96 horas, o cuando se expone por 36 horas a un fadeómetro.

Imagen:
Carpetas plegadas por la mitad

Diseño: plegada por la mitad

Dimensiones:

Ancho de la cartulina: 45,5 cm

Largo de la cartulina: 35 cm
Ancho cubierto posterior: 23,5 cm
Este ancho incluye una pestaña de 1,5 cm para la identificación
Ancho cubierto anterior: 22 cm
Material:

Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se
La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas
Deberá tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina
Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de
blanqueadores, peróxidos y sulfuro Resistente al doblez y al rasgado.

Imagen:
Sobres para archivo:

Diseño: Material plegado en cuatro dobleces, adherido en dos puntos lateral o

central e inferior. Lleva una aleta superior de seguridad para cierre y un corte en v
debajo de la aleta de seguridad que facilita la manipulación de los folios que se
almacenan en su interior.

Dimensiones:

Tamaño carta: Ancho: 22.5 cm

Tamaño carta: Largo: 29 cm
Estas dimensiones incluyen plegado lateral o central de 2 cm con
Adhesivo y pestaña superior de 3.5 cm para cierre.
Tamaño oficio: Ancho: 29 cm
Tamaño oficio: Largo: 35 cm
Estas dimensiones incluyen plegado inferior de 2 cm con adhesivo y pestaña
superior de 4.5 cm para cierre.

Ancho cubierto anterior: 22 cm

Material: El papel calidad de archivo, debe cumplir con las especificaciones papel
para documentos de archivo requisitos para la permanencia y durabilidad. Se puede
utilizar papel bond blanco de 90 gr o 150 gr según necesidad o de gramaje superior.

Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de

calidad, así:

Las cintas adhesivas deben ser reversibles o sea fácilmente removibles, tener un
pH neutro, ser resistentes a la oxidación y no deben producir manchas sobre los
documentos.
Imagen:

Que es un expediente:
Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo
trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad
administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo
la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución
definitiva.

Serie:
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos,
actas e informes, entre otros.
Ej.
1 HISTORIA
2 CONTRATOS
3 INFORMES

Subserie:
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas
de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Ej.
1. Historia Laboral
2. Contratos de Obra
3. Informes de Gestión
Tipo documental:
Es una unidad documental que cumple con ciertas características que permiten su
clasificación y organización dentro del legajo.
Ej.
1. Hoja de Vida, resolución de vacaciones
2. Acta de inicio de la obra
3. Registro de participantes de una reunión

Rotular:
Registrar la información que exige cada campo del rótulo, y los datos necesarios
que permitan identificar la carpeta y su contenido. (No. Expediente, Nos.
Acumulados, tipo de trámite, municipio, vereda, tipo de permiso, usuario o
sancionado, etc.)

Foliación
Foliar consiste en consignar números en orden consecutivo en el vértice superior
de cada folio (hoja)

Se debe numerar de manera consecutiva los folios de la unidad de conservación,

es decir, sin omitir, ni repetir números.

No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o bis. En

documentos de archivo que contienen texto por ambas caras (recto y vuelto), se
registrará el número correspondiente, en la cara recta del folio. - Se debe escribir
el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio, en el mismo
sentido del texto del documento.

La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente

clasificada y ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que
respete el principio de orden original; es decir, que esté de acuerdo con los
trámites que dieron lugar a su producción.

El número 1 (uno) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al
trámite, en consecuencia, corresponde a la fecha más antigua. Se deben foliar
todas y cada una de las unidades documentales de una serie o sub-serie. En el
caso de series documentales simples (Acuerdos, Decretos, Resoluciones,
Circulares), la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo lo
legajo. En el caso de series y/o sub-series documentales complejas (Contratos,
Historias Laborales, Investigaciones Disciplinarias), cada uno de sus expedientes
tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra
distribuido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se
ejecutará de forma tal que la segunda sea la continuación de la primera.

“Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y
subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación,
consulta y control.
Que es principio de procedencia y orden original.

Como se percatará el principio de procedencia juega un papel importante en la

resolución de su consulta, pues establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras, esto porque
cada entidad y, al interior de ella, cada unidad administrativa produce determinados
documentos en razón de las funciones específicas que debe cumplir (Acuerdo 027
de 2006). Por lo tanto, si la Oficina Asesora de Planeación, la Oficina Asesora
Jurídica y los Grupos Internos de Trabajo de la Autoridad Nacional de Licencias
Ambientales tienen por función dar respuesta a los Derechos de Petición que se
eleven a la entidad, en lo atinente a los asuntos que correspondan a la naturaleza
de sus actividades, lo correcto es que cada una de las dependencias los gestione,
organice y custodie

Definición de Archivo Total

Por otra parte, en el campo de la Archivología, se conoce con el nombre de

Archivo Total al proceso por el cual transitan los documentos durante todo su Ciclo
Vital, entendiendo éste como las diferentes etapas que viven de forma sucesiva
los documentos conformantes de un archivo, desde su producción y recepción,
hasta que los mismos son eliminados, después de un tiempo prudente de
conservación, o hasta que –de acuerdo a su importancia histórica- son destinados
a un Archivo Permanente o Perenne.

Archivo Total

En ese sentido, la Archivística, así como las distintas legislaciones al respecto, se

han dado a la tarea de clasificar los diferentes tipos de archivo, de acuerdo al tipo
de documento y la durabilidad que pueden llegar a tener. Al respecto resalta
entonces la definición de Archivo Total, el cual podría ser definido como un
conjunto de documentos, conformado por el total de ellos, que hayan sido
recibidos y resguardado por parte de una institución a lo largo de toda su historia,
la cual en términos archivísticos es conocida también como ciclo vital.

Que son las edades de los documentos de archivo:

Teoría de las tres edades de los documentos

En los años treinta tras el establecimiento del Archivo Nacional de Estados Unidos
(1934) se hace referencia por primera vez al Ciclo vital de los documentos y a partir
de los años 50 comienza a tener más difusión.

Según Antonia Heredia el historiador “Wyffels en 1972, planteó la teoría de las tres
edades de los documentos, que daría lugar a diferentes categorías de archivos.
Dicha teoría está en relación con la idea y realidad de que los documentos no son
algo muerto o inactivo, sino que tienen una vida propia” este ciclo vital contempla, a
semejanza de cualquier otro, el nacimiento (creación), crecimiento (mantenimiento
y uso) y decrecimiento y muerte (expurgo).

El objetivo de esta teoría fue garantizar la presencia del profesional y de los métodos
que aplica, para que en cada una de las tres edades los documentos reciban el
tratamiento adecuado.

La teoría de las tres edades analiza el ciclo de vida del documento en tres fases
sucesivas:

Edad administrativa: (primera edad, documentos corrientes): En esta primera edad

los documentos se encuentran en fase de circulación y tramitación de los asuntos
iniciados. Aquí la documentación forma parte de los archivos de gestión, es de uso
frecuente y se encuentra bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades
administrativas.

Edad intermedia: Los documentos ya han perdido prácticamente la utilidad por la

que fueron creados. El documento o el expediente referente a un asunto debe
conservarse, siendo objeto de consulta o de uso como antecedente, de manera
poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en el que el valor primario decrece
en la misma proporción en que aumenta el valor secundario.

Edad histórica: El documento adquiere valor permanente, de manera que su uso

será únicamente por su valor cultural o de investigación. Su conservación será
definitiva, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a generaciones
futuras.
 CONCLUSIONES

Los sistemas de ordenación documental puedes ajustarse a la documenta

producida en un archivo y la función del gestor documental es darle este enfoque
logrando seleccionar la más oportuna según corresponda

Hoy en día tenemos que tener en cuenta el principio de orden original para
aplicarlo en nuestro archivo puesto que en muchas empresas no conocen este
sistema y lo están manejando como se hacía antiguamente.

Es de gran importancia implementar en todas las organizaciones las nuevas

unidades de conservación puesto que se ajustan a la normativa actual además de
que protege al documento eficazmente
 BIBLIOGRAFIA

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=61730#:~:tex
t=Expediente%20electr%C3%B3nico%20de%20archivo%3A%20Conjunto,durante
%20el%20desarrollo%20del%20asunto
https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/6.%20preservacion
/DOCUMENTOS%20TECNICOS/CAJAS%20Y%20CARPETAS%20DE%20ARCHI
VO.pdf
Series y subseries | Pontificia Universidad Javeriana, Cali (javerianacali.edu.co)

GUIA METODOLOGICA PARA FORMULACION, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

DE LOS ACUERDOS DE GESTION- NIVEL DIRECTIVO (minsalud.gov.co)

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2014/SUB
GPD/Radicado_2-2014-04202.pdf

https://www.google.com/search?q=ejemplos+de+foliar+documentos&tbm=isch&hl=
es-
419&chips=q:ejemplos+de+foliar+documentos,online_chips:hojas:lT_kK5zrOIk%3
D,online_chips:carpetas:pVoZ5eAzOKk%3D,online_chips:gesti%C3%B3n+docum
ental:BxCYVLx3avE%3D&sa=X&ved=2ahUKEwi28Mbi3_fwAhUdbDABHWroDD4
Q4VZ6BAgBEBo&biw=1349&bih=657

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2015/SUB
GPD/Radicado_2-2015-02621.pdf

https://elpensante.com/el-archivo-total/

https://www.bibliopos.es/ciclo-vital-de-los-documentos-teoria-de-las-3-edades/