Manual

para el trabajo
en remoto
Una guía para estructurar
el trabajo híbrido y ayudar
a tus colaboradores
Índice
1 Introducción

2 Pasos para establecer el home office

3 Identifica a tus trabajadores remotos

4 Código de conducta

5 Comunicación de los equipos en el trabajo remoto

6 Tecnología para las gestiones

7 Evaluación de desempeño

8 Derechos y obligaciones del colaborador

en el trabajo remoto

9 Estamos a tu lado
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Capítulo 1

Introducción
Tanto nosotros como nuestros colaboradores, hemos sabido adaptarnos al trabajo en
remoto. Con tropiezos o aciertos, nos hemos mantenido a flote, en muchos casos
improvisando sobre la marcha y tratando de no bajar los brazos. Vamos a cumplir
más de un año desde que arrancamos, con prisas, en modificar nuestra manera de
trabajar para adaptarnos a las circunstancias de la pandemia.

Ha llegado el momento de observar, analizar y mejorar el cambio, de evolucionar.

Es necesario tener claras ciertas pautas para hacerlo más llevadero, más efectivo y,
sobre todo, más humano.

El trabajo en remoto ha traído consigo la resiliencia, la adopción acelerada de la

tecnología, la transformación de muchos procesos y la creación de estrategias para
mantener a los colaboradores, no solo a salvo, también conectados… a pesar de la
distancia.

Según la Organización Internacional del Trabajo (OIT), alrededor de un 68% de la

fuerza laboral del mundo, con inclusión del 81% de los empleadores, reside
actualmente en países en los que se recomienda o se exige el cierre de los lugares
de trabajo, esto nos ha conducido a entender la necesidad de implementar modelos
de trabajo hídridos que garanticen el cuidado de los trabajadores por parte de la
empresa y aseguren la continuidad de las operaciones.

Con este ebook queremos mostrarte los apartados a tener en cuenta a

la hora de confeccionar un manual práctico para tus colaboradores. El
objetivo es que la empresa ponga a disposición de sus colaboradores
un manual claro y sencillo con el que estos se sientan cómodos y
seguros desempeñando sus tareas -sin importar la distancia-.

2
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Capítulo 2

Pasos para establecer

el trabajo en remoto
Como es obvio, no todos los cargos son susceptibles de ser trasladados al trabajo en
remoto. Por ello debemos establecer, antes que todo, qué tipo de trabajos son
aquellos que se pueden ejecutar bajo esa modalidad de empleo. Para hacerlo de
manera acertada, es necesario tener en cuenta los siguientes pasos:

1 Identificar y listar, cargo por cargo en la compañía, las funciones y

también las tareas de dichas posiciones para determinar si estas
actividades pueden llevarse a cabo en la distancia o cuáles han sido los
resultados de efectuarlos en la distancia en estos meses y ver de qué
manera se pueden mejorar los efectos, tanto para la empresa como para
el colaborador.

2
Revisar aspectos claves para garantizar un buen desarrollo de las
actividades desde casa, tales como equipos de trabajo, programas,
conectividad, entorno doméstico, entre otros aspectos.

3 Hacer seguimiento de la productividad de los trabajadores a partir

del establecimiento de los indicadores que nos permitan medir las
gestiones y, por supuesto, los resultados bien sean por colaborador, por
equipo, por proyecto y objetivos alcanzados.

4 Evaluar y analizar resultados para tomar las decisiones pertinentes

en caso de que debamos hacer ajustes.

3
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Es cierto que ya tenemos alguna experiencia; pero esta es la oportunidad para

explorar diferentes alternativas que nos ayuden a establecer nuestras políticas de
cara al desarrollo del trabajo en la distancia, cualquiera que sea su modalidad. Esa
creatividad también nos permitirá mantener a los colaboradores motivados y velar por
su bienestar desde donde se encuentren operando.

4
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Capítulo 3

Identifica a tus
trabajadores remotos
Está claro que el trabajo en remoto ha llegado para quedarse y los modelos híbridos
de trabajo han tomado cada vez mayor relevancia, por el resultado positivo de la pro-
ductividad de los mismos. En ese sentido, debemos establecer el tipo de trabajador
remoto que es o será cada uno de nuestros colaboradores.

Móvil
Es aquel miembro de la compañía que, por sus funciones, es posible que
trabaje desde diferentes lugares porque así lo requiere y cuya presencia no
es indispensable en las instalaciones de la compañía.

Remoto
Los trabajadores en remoto son esos colaboradores cuyas funciones se
desempeñan fuera de las instalaciones de la oficina.

Presencial
Este trabajador es quien, en cumplimiento de sus labores, debe garantizar
su presencia física. Estos cargos están relacionados principalmente por
atención directa a clientes, manejo de equipos de fabricación, operarios,
labores de construcción, etc.

Híbrido
Son aquellos colaboradores que, en función de sus conocimientos espe-
cíficos o habilidades, son requeridos para colaborar de manera transversal
en diferentes áreas o proyectos que esté emprendiendo la compañía.
Pueden trabajar perfectamente en remoto, pero en algunas compañías se
facilita un encuentro periódico con estos equipos híbridos, en las oficinas.

5
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Trabajador móvil
Consultor comercial

Debe trasladarse ocasionalmente a las instalaciones de sus clientes o potenciales

prospectos para conocer las necesidades y el desarrollo de la actividad misma de la
empresa, para presentarle soluciones a medida. Puede hacerlo de manera presencial
o virtual desde cualquier lugar.

6
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Trabajador en remoto
Director creativo

Esta persona puede trabajar al 100% de manera remota, ya que, por la

naturaleza de sus funciones, es posible operar en remoto. Este colaborador debe
contar con el equipo, la conectividad y las herramientas que le permitan
coordinar el trabajo de su equipo o del proyecto, tener reuniones con clientes de
manera virtual y hacer seguimiento de la producción de los materiales de las
campañas que esté liderando.

7
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Trabajador Presencial
Administrador de supermercado

Esta persona debe estar presente en el supermercado puesto que en sus funciones
está la atención de clientes, recepción y control de mercancía, coordinación de alma-
cenistas y demás personal, hacer seguimiento de funciones en tienda, coordinación
de turnos de cierre y apertura, administración de recursos y supervisión de cajas e
ingresos, entre otras que no es posible realizar en remoto.

8
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Trabajador híbrido
Project planner o Director de proyectos

Al margen del sector en el que se encuentre este tipo de perfil, una Project planner o
Director de proyecto es una persona cuyo rol de liderazgo es inherente a las
responsabilidades del cargo. Este colaborador debe organizar el trabajo del equipo,
hacer de conector entre diferentes departamentos (diseño, calidad, producción,
marketing, etc.), delegar funciones y realizar un seguimiento de las tareas y el flujo
del proyecto.

Esta persona puede estar de manera presencial o desempeñarse en la virtualidad ya

que su cargo lo permite y su asistencia no es obligatoria, a menos que alguna
revisión lo requiera. Pero es conveniente que, si las circunstancias lo permiten, de
manera periódica tenga reuniones presenciales con el resto de representantes de los
departamentos de la compañía, empujando así la transversalidad del proyecto.

9
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Capítulo 4

Código de conducta
para el trabajo en
remoto
Sin duda, es requerido que establezcamos rutinas que se asemejen a las que
llevamos a cabo en la oficina. Claro está que también hay que sumar una cuota de
flexibilidad para situaciones particulares que puedan ocurrir en el trabajo en remoto,
especialmente cuando el colaborador se encuentra desempeñándose desde casa.

Aún entendiendo y respetando los diferentes roles que tienen nuestros empleados,
también se debe establecer la guía de reglas para hacer un trabajo remoto claro y
estructurado. Estas son las recomendaciones de los apartados que debería con-
templar el manual que desde RR.HH. hay que hacer llegar a tanto líderes como
colaboradores de la empresa :

Disciplina en el trabajo remoto

Técnicas de gestión del tiempo

Organización del trabajo remoto

Esparcimiento

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Disciplina en el trabajo remoto

Espacio de trabajo

1 Define un espacio adecuado para trabajar de manera cómoda y que te

permita concentrarte.

2 El ideal es que este espacio de trabajo sea un lugar privado y silencioso.

- Instalación eléctrica y telefónica debe garantizarse para la conexión de los
3 equipos.
Debe garantizarse la instalación eléctrica y telefónica para la conexión
-de los
No equipos.
hay que descuidar la ventilación e iluminación del espacio.
* Imagen personal
- La rutina de ducha y aseo y debe mantenerse aun cuando estemos en trabajo
4 No hay que descuidar la ventilación e iluminación del espacio.
remoto.
- Prepararnos y vestirnos como si fuéramos a la oficina.
- La vestimenta debe ser formal en caso de tener una reunión virtual con agentes
Imagen personal
externos.
- Evitar presentarse en ropa de dormir o deportiva.
La rutina de ducha y aseo debe mantenerse aun cuando estemos en
1 trabajo remoto.

2 Prepararnos y vestirnos como si fuéramos a la oficina.

La vestimenta debe ser formal en caso de tener una reunión virtual con
3 agentes externos.

4 Evitar presentarse en ropa de dormir o deportiva.

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Organización del trabajo remoto

En cuanto a la administración del tiempo, es necesario que haya una planificación de
rutinas que debe surgir desde la empresa y/o los líderes de los equipos. Estas son
algunas de las claves para planificar las rutinas para hacer un buen ejercicio del
trabajo en casa o en remoto:

Pautas por parte de la empresa:

Pautas por parte de la empresa
- Definición de la jornada laboral. Aunque todos sabemos que las horas frente al
computador no son directamente proporcionales a la productividad, es necesario fijar
un1horario de entrada
Definición de ylaotro de salida.
jornada laboral. Aunque todos sabemos que las horas
- Respeto deallos
frente tiempos establecidos
computador para lasproporcionales
no son directamente reuniones remotas. No alargarlas
a la productividad,
innecesariamente.
es necesario Unafijarorganización
un horario de previa hará
entrada que sean
y otro más eficientes.
de salida.
-Preparar una agenda de actividades a realizar por día, por semana y/o por mes .
2 Respeto de
- Calendarización y respeto
los tiemposde lasestablecidos
fechas de entrega
para lasde
reuniones
trabajo. remotas. No alargarlas
Pautas innecesariamente.
para el colaborador: Una organización previa hará que sean más eficientes.
- Medir el progreso y cumplimiento contra tu lista de prioridades. Empieza por
3 Preparar
aquellas con alta una agenda de actividades a realizar por día, por semana y/o por mes.
importancia.
- Comunicar la disponibilidad laboral. El colaborador puede ausentarse durante su
4 Calendarización
trabajo remoto, pero para y respeto
estar dealineados,
las fechas
debe
de entrega
comunicar
de trabajo.
en lo posible, los
momentos en los que no estará disponible
- Manifestar a la compañía las condiciones del trabajo remoto que deben ser
comunicadas ya que pueden incidir en el desarrollo del trabajo. Esto refiere a los
Pautas para el colaborador
casos particulares en los que el colaborador, por ejemplo, debe hacerse cargo de una
persona mayor dependiente o debe atender a una reunión escolar.
1 Medir el progreso y cumplimiento contra tu lista de prioridades.
Para el Empieza por aquellas con rutinas,
alta importancia.
establecimiento de estas nosotros como área de RRHH o gestión del
talento, debemos comunicarnos contantemente con ellos para guiarlos en el camino y
2 conocer
para Comunicar la disponibilidad
y entender laboral.
sus diferentes El colaborador
realidades. Cuidar de puede ausentarse
ellos, nos va a llevar al
durante
éxito. Esto es unsugana-gana
trabajo remoto, pero para estar alineados, debe comunicar en lo
para todos.
posible, los momentos en los que no estará disponible.

3 Manifestar a la compañía las condiciones del trabajo remoto que deben

ser comunicadas ya que pueden incidir en el desarrollo del trabajo. Esto
refiere a los casos particulares en los que el colaborador, por ejemplo, debe
hacerse cargo de una persona mayor dependiente o debe atender a una
reunión escolar.

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Técnicas de gestión del tiempo

Suele pasar que, aunque sabemos qué es lo que debemos hacer, sentimos que no
nos rinde el tiempo y que las tareas a veces suelen tomar más tiempo de lo que
debería. Esto ocurre porque no solemos pensar en la gestión eficiente de nuestro
tiempo, la procrastinación, situaciones al interior del lugar del trabajo remoto, entre
otras.

Aquí vamos a compartir 3 técnicas que, bien aplicadas, sin duda nos llevarán a ser
muy productivos haciendo un uso eficaz del tiempo.

Esta técnica nos ayuda a gestionar el tiempo por periodos de productividad

alternados por los de descanso. Para lograr una efectiva administración de nuestro
tiempo se debe aplicar los siguientes intervalos: 25 de actividad laboral, seguidos de
5 minutos de descanso. El cuarto descanso debe ser más prolongado. Este es el
esquema:
(PUESTA)

A
Para garantizar C
la aplicación correcta de la técnica, como es obvio, se requerirá de un
temporizador o alarma en a que se programen los intervalos de tiempo.

“Comerse la rana primero”: Para entender con mayor profundidad en qué consiste
esta técnica, es necesario partir de la base que solemos preferir hacer antes las
tareas que son más rápidas o sencillas de hacer que aquellas que sin duda nos
toman más tiempo o elegimos hacer antesBlo que sabemos que lo nuevo. Lo que esto
puedeTécnica La caja
generar es que la productividad disminuya y tanto nosotros como de
nuestros
pomodoro
colaboradores, podemos sentir cansancio o estrés. Eisenhower

Para combatir estas situaciones podemos aplicar la técnica de “comerse la rana

primero”, que consiste en realizar primero la tarea más difícil, compleja o grande para
que puedas evacuar más eficientemente la lista de pendientes y con mayor
disposición al haber terminado lo que Comerse
nos demanda un mayor esfuerzo. Aquí varios
aspectos para tener en cuenta: la rana
primero
Generar el listado de las tareas. Como recomendación, es conveniente escribir en
orden descendente las actividades que debes realizar comenzando, por supuesto por
la que se considera más difícil.

Clasificar las tareas según el orden de

13 importancia basados en los siguientes
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A Técnica pomodoro
Esta técnica nos ayuda a gestionar el tiempo por periodos de productividad
alternados por los de descanso. Para lograr una efectiva administración de nuestro
tiempo se debe aplicar los siguientes intervalos: 25 de actividad laboral, seguidos de
5 minutos de descanso. El cuarto descanso debe ser más prolongado.

Este es el esquema:

Es un método diseñado para mejorar la gestión de tiempo y aumentar la productividad.

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B “Comerse la rana primero”

Para entender con mayor profundidad en qué consiste esta técnica, es necesario
partir de la base que solemos preferir hacer antes las tareas que son más rápidas o
sencillas de hacer que aquellas que sin duda nos toman más tiempo o elegimos
hacer antes lo que sabemos que lo nuevo. Lo que esto puede generar es que la
productividad disminuya y tanto nosotros como nuestros colaboradores, podemos
sentir cansancio o estrés.

Para combatir estas situaciones podemos aplicar la técnica de “comerse la rana

primero”, que consiste en realizar primero la tarea más difícil, compleja o grande para
que puedas evacuar más eficientemente la lista de pendientes y con mayor
disposición al haber terminado lo que nos demanda un mayor esfuerzo. Aquí varios
aspectos para tener en cuenta:

Generar el listado de las tareas. Como recomendación, es conveniente escribir en

orden descendente las actividades que debes realizar comenzando, por supuesto por
la que se considera más difícil.

Clasificar las
lastareas
tareas según
según el orden
el orden de importancia
de importancia basados basados en los siguientes
en los siguientes criterios:
criterios:
Tareas ineludibles
1 Tareas ineludibles
ineludibles
Tareas que no traen consecuencias si no son realizadas de inmediato
Tareas que
que,no detraen consecuencias
no hacerse, no traensiconsecuencias
no son realizadas de inmediato
2 Tareas
Tareas que,
Acciones que no
de no que
y tareas conllevan
hacerse, consecuencias
no traen
se pueden consecuencias
delegar si no son realizadas de inmediato
Acciones y tareas que se pueden eliminar delegar definitivamente del listado
3 Tareas
Acciones que, que
y tareas de no
sehacerse, no traen
pueden eliminar consecuencias
definitivamente del listado
Realizar esta tarea compleja al iniciar la jornada ya que esto garantiza que nuestra
4 Acciones
Realizar
capacidad esta
de tarea compleja
atención
y tareas sea al iniciar
quemucho
se pueden
mayorla delegar
jornada ya quevarias
que pasadas esto garantiza
horas en quedondenuestra
esta
de atención sea
capacidad naturalmente mucho mayor que pasadas varias horas en donde esta
se disminuye.
capacidad
5 Acciones naturalmente
y tareas se
que disminuye.
se pueden eliminar definitivamente del listado
Preparar con antelación el listado de las tareas. Aquí el ideal es que el día anterior se
Preparar con
establezca el antelación el listado
plan de abordaje de las
a cada unatareas.
de lasAquí el ideal es
actividades en que el díatambién
relación anteriorcon
se
Realizar
establezca
los esta
deadlines, tarea
el plan compleja
de abordaje
entregas al iniciar
a cadadel
y prioridades la
una jornada ya que esto garantiza que
de las actividades en relación también con
equipo. nuestra
capacidad de atención sea mucho mayor
los deadlines, entregas y prioridades del equipo. que pasadas varias horas en donde esta
capacidad
Esta técnica naturalmente
es altamente seefectiva
disminuye.
si también se toman en cuenta en la preparación,
Esta técnica
aquellas es altamente
herramientas efectiva si que
o materiales también se tomanpara
se requieran en cuenta
lograr en la preparación,
llevar a cabo las
Preparar con
aquellasAquí
tareas. antelación
herramientas
la clave es el
o lalistado
materiales de las tareas. Aquí
que se requieran
previa organización el ideal es que
para disposición
y la buena el día
lograr llevarpara aanterior
cabo se
las
asumir
establezca
tareas.
esas Aquíelque
tareas plan
la de abordaje
clave es nos
a veces a cada
la previa
cuestan una de las
organización
un poco más.yactividades en relación también
la buena disposición para asumircon
los
esasdeadlines,
tareas que entregas
a vecesy nos
prioridades
cuestan delun equipo.
poco más.

Esta técnica es altamente efectiva si también

15 se toman en cuenta en la preparación,
 Preparar con antelación
el listado de las tareas.
Aquí el ideal es que el día anterior se
establezca el plan de abordaje a cada
una de las actividades en relación
también con los deadlines, entregas y
prioridades del equipo.

Esta técnica es altamente efectiva si también se toman en cuenta en la

preparación, aquellas herramientas o materiales que se requieran para
lograr llevar a cabo las tareas. Aquí la clave es la previa organización y la
buena disposición para asumir esas tareas que a veces nos cuestan un
poco más.

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C La caja de Eisenhower
Esta estrategia surge ante la necesidad de tomar decisiones simples y la de
organizar todas aquellas tareas o actividades de acuerdo con su nivel de urgencia o
importancia. El objetivo del uso de esta estrategia nos va a ayudar a mantener altos
los niveles de productividad. ¿En qué consiste?

El punto de partida es establecer la diferencia entre lo importante y lo urgente. Dwight

Eisenhower, presidente #34 de los Estados Unidos, detalló la clasificación de las
tareas bajo estos los siguientes parámetros:

1
Esta esTareas que se deben
caja dehacer de inmediato (Urgente /Importante)
la denominada Eisenhower

Es2 importante,
Tareas que se pueden
como decidiranteriores,
en técnicas ejecutar (Importante / No urgente)
listar las tareas que ya se tiene
calendarizadas e ir ubicándolas dentro del lugar de la caja que corresponda. Esta
3 Tareas
técnica también
quenos
se pueden
hace preguntarnos
delegar (Urgente
si una
/Notarea
importante)
o actividad realmente es
necesaria y así podemos poner foco en lo que realmente se debe alcanzar.
4 Tareas que se pueden eliminar (No urgente / No importante)

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Esta es la denominada caja de Eisenhower

Urgente No Urgente

Haz No urgente
Hazlo ahora Programa tiempo
Importante

para hacerlo

Ejercicio
Llamar a familiares y amigos
Escribir un artículo Analizar escritos

Delega Borra
¿Quién puede hacerlo por ti? Elimínalo
No Importante

Programar entrevista
Reservar vuelo Ver televisión
Responder algunos correos Revisar redes sociales
Compartir información Organizar correo no deseado

Es importante, como en técnicas anteriores, listar las tareas que ya se tiene calen-
darizadas e ir ubicándolas dentro del lugar de la caja que corresponda. Esta técnica
también nos hace preguntarnos si una tarea o actividad realmente es necesaria y así
podemos poner foco en lo que realmente se debe alcanzar.

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Esparcimiento
Ahora que ya hablamos de cómo gestionar el tiempo para la productividad, es
momento de hablar de los espacios en los que podemos (y debemos) relajar nuestra
mente y apartarnos un poco de las labores. Aquí dos claves para brindar a nuestros
colaboradores nuestra cuota de remuneración emocional:

Actividades
Actividades claveclave
para cuidar
parala salud mental.
cuidar la salud mental.
Desde nuestra área de RRHH debemos generar espacios en los que nuestros
Desde nuestra puedan
colaboradores área de despejarse.
RRHH debemos generar espacios en los que nuestros
colaboradores puedan despejarse.
Podemos apoyarnos en la ARL o expertos en temas como:
Podemos apoyarnos en la ARL o expertos en temas como:
Mindfulness
Rutinas de ejercicio
1 Mindfulness
Meditación y otras técnicas de relajación
Capacitaciones sobre el cuidado de la salud mental
2 Rutinas de ejercicio
¿Qué actividad funcionará con este objetivo en tu empresa? Debes incluirla en tu
manual de Trabajo Remoto y explicar cuándo se va a llevar a cabo, cómo funciona y
3 Meditación y otras técnicas de relajación
a quién va dirigida. Es importante también que añadas los objetivos de dicha
actividad y el grado de implicación que espera la empresa por pate de los
4 Capacitaciones sobre el cuidado de la salud mental
colaboradores (asistencia obligatoria, opcional, periódica, etc. )

Garantía de la desconexión laboral.

Esto se traduce en que desde nuestro departamento y en acuerdo con los líderes de
las áreas o proyectos, se deben establecer los criterios bajo los cuales se garantice el
respeto al tiempo no laboral del colaborador. Aquí también es importante definir esos
¿Qué actividad funcionará con este
casos excepcionales en jornadas de cierre, por ejemplo. Para ello se debe:

objetivo en tu empresa?
Establecer horarios claros de la jornada laboral
Respetar los espacios de comida
Comunicar los momentos en los que no se está disponible
Debes incluirla en tu manual de trabajo remoto y explicar
Sensibilizar a los líderes de respetar a los horarios y las posibles implicaciones
legales cuándo se va a llevar a cabo, cómo funciona y a quién va
de no hacerlo
dirigida. Es importante también que añadas los objetivos de
dicha
Establecer actividad
políticas y el gradofuera
de comunicación de implicación que
de los horarios espera(envío
laborales la empresa
de mails o
mensajes enpate
por las diferentes aplicaciones). (asistencia obligatoria, opcional,
de los colaboradores
periódica, etc. )

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Garantía de la desconexión laboral.

Esto se traduce en que desde nuestro departamento y en acuerdo con los líderes de
las áreas o proyectos, se deben establecer los criterios bajo los cuales se garantice el
respeto al tiempo no laboral del colaborador. Aquí también es importante definir esos
casos excepcionales en jornadas de cierre, por ejemplo. Para ello se debe:

1 Establecer horarios claros de la jornada laboral

2 Respetar los espacios de comida

3 Comunicar los momentos en los que no se está disponible

4 Sensibilizar a los líderes de respetar a los horarios y las posibles

implicaciones legales de no hacerlo

Establecer políticas de comunicación fuera de los horarios laborales (envío de mails o

mensajes en las diferentes aplicaciones).

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Capítulo 5

Comunicación de
equipos en el trabajo
remoto
Es un hecho que el repentino cambio al trabajo a distancia en 2020 tuvo múltiples
implicaciones en el entorno físico de los trabajadores, ya que tuvieron que dar
continuidad a la operación de sus empresas desde sus hogares. Esta transición
inmediata fue posible gracias a la ampliación de herramientas tecnológicas que
permitieron a los líderes establecer una cercanía con sus equipos a la distancia. Para
ello, es necesario tomar en cuenta dos principios básicos:

Interacción Medios de difusión

En este apartado te invitamos a que tengas presente en tu manual, la guía para

la comunicación entre los equipos, que trabajen de forma remota o híbrida. Para
ello te aconsejamos que tengas en cuenta los puntos que vienen a continuación.

21
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Interacción
Una de las claves fundamentales para tener éxito en la modalidad de trabajo remoto,
es establecer acuerdos entre los líderes y sus colaboradores para fomentar la
productividad y lograr los objetivos perseguidos.

Estos acuerdos deben basarse en 3 principales aspectos:

Horario y funcionamiento
1 Horario y funcionamientode reuniones: Es importante establecer pautas
de reuniones
específicas para determinar qué tipo de interacciones son necesarias para el equipo,
Es importante establecer pautas específicas para determinar qué tipo de
así como establecer las reglas de convivencia en estas dinámicas. Por ejemplo:
interacciones son necesarias para el equipo, así como establecer las
Establecer tiempos de intervenciones por cada participante, determinar duración de
reglas de convivencia en estas dinámicas. Por ejemplo: establecer tiem-
la reunión, indicar el mecanismo que se utilizará para pedir la palabra y respetar el
pos de intervenciones por cada participante, determinar duración de la
tiempo predeterminado de la duración la reunión. Estas reglas pueden ser aplicables
reunión, indicar el mecanismo que se utilizará para pedir la palabra y
tanto para la modalidad presencial como remota y el orden y la disciplina serán las
respetar el tiempo predeterminado de la duración la reunión. Estas reglas
bases para poder lograrlo.
pueden ser aplicables tanto para la modalidad presencial como remota y
el orden y la disciplina serán las bases para poder lograrlo.
Frecuencia: Este acuerdo, consiste en definir cada cuándo se necesita establecer
comunicación con el equipo para dar a conocer iniciativas, proyectos y resultados.
2 Frecuencia
Este acuerdo,
Disponibilidad. consiste
Es muy en definir
importante cada líderes
que tanto cuándocomo
se necesita establecer
colaboradores intenten
estar accesibles durante su jornada laboral. Los compañeros a menudo pueden yllegar
comunicación con el equipo para dar a conocer iniciativas, proyectos
resultados.
a necesitar ayuda para continuar con sus tareas, sin embargo, es importante que
esta disponibilidad no altere el ritmo de trabajo ni comprometa la productividad de
3 Disponibilidad
ningún integrante. Establecer límites, es el primer paso para aplicar una estrategia
exitosa.
Es muy importante que tanto líderes como colaboradores intenten estar
accesibles durante su jornada laboral. Los compañeros a menudo pueden
llegar a necesitar ayuda para continuar con sus tareas, sin embargo, es
importante que esta disponibilidad no altere el ritmo de trabajo ni
comprometa la productividad de ningún integrante. Establecer límites es el
primer paso para aplicar una estrategia exitosa.

22
1 2 3 4 5 6 7 8 9 +

Medios de difusión
Descripción de los medios que la empresa pone a disposición de los colaboradores y
cómo utilizarlos. No solo desde un punto de vista técnico, sino para qué tipo de
mensajes.

Red social
Redcorporativa.
1 social corporativa. Cada vez son más las empresas las que están
Cada vez apostando
son más por concluir
las empresas
definitivamente
las quesus están
procesos
apostando
de digitalización
por concluir
en
definitivamente
términossusde procesos
comunicación.
de digitalización
En la realidad
en términos
que hoy deacontece
comunicación.
en el mundo
En la
realidadentero,
que hoy es acontece
necesarioengenerar
el mundo
un contacto
entero, esinmediato
necesariocon
generar
los colaboradores
un contacto
inmediatoquecon
les permita
los colaboradores
a las organizaciones
que les abrir
permita
conversación
a las organizaciones
con ellos. Unaabrir
red
conversación
social con
corporativa
ellos. Una
promueve
red social
el intercambio
corporativa depromueve
información
el intercambio
entre las dos
de
información
partes
entre
de forma
las doscontinua,
partes deinmediata
forma continua,
y flexible.
inmediata y flexible.

Chats corporativos.
2 Chats corporativos. Hoy por hoy, disponer de un chat corporativo agiliza el
Hoy portraspaso
hoy, disponer
de información
de un chatentre
corporativo
las células
agiliza
de trabajo,
el traspaso
ya que
de información
se estableceentre
una
las células
comunicación
de trabajo, ya
instantánea
que se establece
a travésunadecomunicación
mensajes recibidos
instantánea
en tiempo
a través
real.
de
mensajesEste
recibidos
tipo deenherramientas
tiempo real. promueve
Este tipo de
el herramientas
ahorro de recursos,
promueveya el
queahorro
reduce
de
recursos,
considerablemente
ya que reduce considerablemente
los costes de comunicación.
cos costes de comunicación.

Correo Correo
institucional.
3 institucional. Este medio es el idóneo para girar instrucciones y
Este medio
establecer
es el idóneo
fechas para
de avances
girar instrucciones
y entrega de y establecer
proyectos fechas
tanto ade trabajadores
avances y
entrega como
de proyectos
a proveedores.
tanto a trabajadores
Pero además comoesa elproveedores.
medio porPero el cual
ademásse debe
es el
medio por
establecer
el cual comunicación
se debe establecer
con loscomunicación
clientes, ya queconeste
losrecurso
clientes,
le ya
da identidad
que este
recurso yleseriedad
da identidad
a las ycorporaciones.
seriedad a lasPor corporaciones.
ello, es importante
Por ello,
queesdesde
importante
el áreaque
de
desde elRR.HH.
área de
se promueva
RRHH se elpromueva
uso de esteel recurso
uso de para
este los
recurso
fines en
para
mención.
los fines en
mención.

4 Videollamadas. Este recurso permite establecer una comunicación cercana

Videollamadas.
entre las personas, ya que gracias a que se tiene la posibilidad de compartir
Este recurso, permite
una pantalla estableceruna
y encender unacámara,
comunicación cercana
las personas entrea las
tienden personas,
sentirse ya
parte de
que gracias a que se tiene la posibilidad de compartir una pantalla y encender una
un algo.
cámara, las personas tienden a

5 Intranet. Esta es una de las herramientas más utilizadas para la

Intranet.
comunicación empresarial. Promueve la interactividad y alimenta el sentido
Esta esdeuna de las herramientas
pertenencia más utilizadas
entre el colaborador para empleadora.
y su marca la comunicación empresarial.
Promueve la interactividad y alimenta el sentido de pertenencia entre el colaborador y
su marca empleadora.

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Capítulo 6

Tecnología
Sin duda, la gran protagonista de este periodo de transformación es la tecnología.

Gracias a ella, las organizaciones pudieron pasar los días de tormenta y compro-
baron que la virtualización del trabajo puede llegar a reportar grandes beneficios
empresariales. Para esta digitalización de procesos será necesario considerar plata-
formas que permitan consolidar:

Acceso a la nube

Reuniones Virtuales

Organización Gestionar a personas

de tareas

En tu manual deberías listar las que utilizan en tu empresa. A continuación encontra-

rás unos ejemplos para cada ocasión.

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Reuniones Virtuales

Zoom
Esta aplicación ha ganado popularidad en el último año tras la implan-
tación del trabajo remoto, ya que permite realizar reuniones con hasta
100 personas en la misma sala virtual

Meet
Resulta muy funcional para células de trabajo pequeñas. Está integrada
al calendario de Google y permite videollamadas de hasta 10 personas.

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Organización de tareas
Actualmente, el mercado tecnológico cuenta con diversas soluciones para organizar
el trabajo individual, así como para dar seguimiento a cada uno de los objetivos en
tiempo y forma. A continuación, te compartimos algunas aplicaciones que puedes
utilizar para ello:

Trello
Esta aplicación, permite crear distintos grupos online para organizar el
trabajo a través de tableros virtuales conformados por listas de tareas
a través de columnas.

Teams
Es un espacio de trabajo diseñado para mejorar la comunicación y
colaboración de los equipos de trabajo. Permite realizar reuniones y
llamadas, crear grupos de trabajo y gestionar agendas individuales
para cada colaborador.

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Acceso a la nube
Centralizar la información en este medio, contribuye a incrementar la accesibilidad de
información a todo el equipo y a reducir el tiempo de búsqueda de documentos. Entre
las aplicaciones más populares están:

Drive
Tiene una gran capacidad de almacenamiento y le da la oportunidad al
usuario de compartir documentos, crear y gestionar carpetas en línea.

Dropbox
Resulta útil para compartir contenido sin necesidad de tener un registro
previo en google.

Wetransfer
Esta web permite el envío de documentos hasta de 2 GB en su versión
gratuita.
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Gestión de personas
A Software de Reclutamiento
Es una herramienta digital que permite gestionar de forma automática todas las
etapas de selección de candidatos. Con ello, el proceso de contratación se
consolida en tiempo récord con un considerable ahorro de recursos. Entre las
actividades susceptibles a la automatización destacan:

- Posteo de vacante
1 Posteo en en
de vacante diferentes canales
diferentes canalesa alalavez
vez
- Control de todos los canales desde una misma herramienta
2 Control de todos los canales desde una misma herramienta
- Creación de BDDD unificada y sin duplicidades
3 Creación de BB.DD. unificada y sin duplicidades
- Diseño de etapas automatizadas según las diferentes vacantes
4 Diseño de etapas
- Automatización automatizadas según
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con los diferentes vacantes
- Aplicación de test a medida y videoentevistas
5 Automatización de comunicaciones con los candidatos
- Mejora en trabajo colaborativo entre los equipos que están involucrados
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- Medición
7 Mejorayenanálisis
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colaborativo entre los equipos que están involucrados
en la cobertura de las vacantes

8 Medición y análisis de KPI´S

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B Software de Gestión de Personas

Esta solución, está diseñada para planificar y ejecutar todas las tareas que
realiza el departamento de RRHH de cara a los procesos internos de la
organización. Entre las actividades que se pueden consolidar destacan:

- Procesos
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de onboarding altanuevos colaboradores
de nuevos colaboradores
- Aplicación de encuestas
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- Red- social corporativa
Red social corporativa
3 Red social corporativa
- Gestión documental
- Gestión documental
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- Buzón Gestión documental
de sugerencias para los colaboradores
- Buzón de sugerencias para los colaboradores
- People analytics
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estrategias aplicadas
5 Buzón de analytics parapara
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pensable incluir un apartado de "herramientas" comunes y buenos usos de
cada una de ellas, indicando también para qué deben utilizarlas.

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Capítulo 7

Evaluación del
desempeño
En el trabajo remoto, la evaluación correcta de las tareas es imprescindible para
comprobar que esta modalidad se ha implantado de manera exitosa. Esta evaluación
debe medirse de forma cuantitativa y cualitativa. Los elementos a considerar en esta
evaluación son:

Datos del colaborador:

Datos del colaborador
Debe incluir el nombre completo del colaborador, puesto que desempeña y
Debe incluir el nombre completo del colaborador, puesto que desempeña y de-
departamento al que pertenece.
partamento al que pertenece.

Objetivos:
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Una de las principales aportaciones del liderazgo se refleja en su visión hacia el
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Autoevaluación del líder
Una de las principales aportaciones del liderazgo se refleja en su visión hacia el
futuro y su actitud hacia el trabajo, hacia los demás e, incluso, hacia sí mismo.
Una de las principales aportaciones del liderazgo se refleja en su visión hacia el
futuro y su actitud hacia el trabajo, hacia los demás e, incluso, hacia sí mismo.

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Capítulo 8

Derechos y
obligaciones del
trabajador en remoto
En enero de 2021, entró en Vigor la reforma que regula el Home Office en México y
que reconoce el desempeño de actividades remuneradas en lugares distintos al
establecimiento del patrón, por lo que no es necesaria la presencia física del
colaborador en el centro de trabajo

Estas disposiciones son aplicables para aquellas

relaciones laborales que se desarrollen en más del
40% del tiempo en el domicilio de la persona
trabajadora bajo la modalidad de teletrabajo, o en el
domicilio elegido por ésta.

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Derechos del trabajador

en remoto
De acuerdo a la reforma al artículo 331 de la Ley Federal del trabajo, todo
teletrabajador tiene derecho a:

1 Recibir los equipos necesarios para sus actividades

2 Recibir su salario en tiempo y forma

3 Percibir los costos derivados del trabajo correspondientes a telecomunicación

y electricidad

4 Tratamiento correcto de la información y datos utilizados

5 Desconexión al término de la jornada laboral

6 Tener seguridad social

7 Recibir capacitación y asesoría para garantizar el aprendizaje

8 Tener una relación laboral equilibrada

9 Perspectiva del género que le permita conciliar su vida personal

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Obligaciones del trabajador

en remoto
La Ley Federal del Trabajo estipula que el teletrabajador deberá cumplir con
las siguientes responsabilidades:

1 Cuidar los equipos, materiales y útiles que reciban para el ejercicio de sus
funciones

2 Informar oportunamente sobre los costos derivados del trabajo en

telecomunicación y electricidad

3 Conducirse con apego a las disposiciones en materia de seguridad y salud en

el trabajo

4 Utilizar los mecanismos y sistemas operativos para la supervisión de sus

actividades

5 Atender los mecanismos de protección de datos utilizados en sus actividades

y restricciones sobre su uso y almacenamiento

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Capítulo 9

Estamos a tu lado
Para terminar el manual para tus trabajadores, una vez les has informado de lo que
indica la ley tanto para la empresa como para el trabajador, te recomendamos que le
des un mensaje de apoyo y le indiques la vía adecuada para resolver sus dudas
sobre el trabajo híbrido o en remoto.

Hoy por hoy, la comunicación es vital para construir equipos unidos, eficientes y com-
prometidos con su marca empleadora. Y es desde el departamento de RR.HH. donde
se debe procurar ampliar todos los canales posibles para poder lograrlo.

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