Dir - 001 - 2022 - Disposiciones para El Control de Reuniones 12ene v2

Firmado Digitalmente por:
Firmado Digitalmente por: JORGE ROBERTO ÑAHUE

SIVIRICHI
JORGE LUIS RAMOS NEYRA Cargo: DIRECTOR
Cargo: JEFE DE LA OFICINA EJECUTIVO
DE ASESORIA JURIDICA DNI:09827306
DNI:09174574 Razón: Estoy aprobando el
documento
Razón: Doy visto bueno Fecha: 17/01/2022 15:57:57
Fecha: 17/01/2022 12:17:36
Fecha Formulada por:
Firmado Digitalmente por: 17-Ene.-22 OPP / OTI
ZUÑE JULCA Hilda Marybell
FAU 20503503639 soft
DNI: PNOPE-08150545
Razón: Doy visto bueno
Fecha: 17/01/2022 12:42:56
DIRECTIVA N° 001-2022-MTC/20
GUTARRA CASTAÑEDA
Maritza FAU 20503503639
“DISPOSICIONES PARA EL CONTROL Y REGISTRO DE REUNIONES DE TRABAJO DEL PERSONAL DE
hard
DNI: PNOPE-10617268 PROVIAS NACIONAL CON REPRESENTANTES DE ENTIDADES PRIVADAS Y/O CONTRATISTAS”
Fecha: 17/01/2022 13:21:51
I. OBJETIVO
Establecer las disposiciones que regulen el mecanismo de registro y control de reuniones en las que
participe personal del Proyecto Especial de Infraestructura de Transporte Nacional – PROVIAS
NACIONAL, con representantes de entidades privadas y/o contratistas.
II. FINALIDAD
Promover la transparencia de las reuniones que se realizan en Provias Nacional, así como contribuir a la
efectividad de la lucha contra la corrupción en Provias Nacional, estableciendo medidas específicas para
fortalecer la cultura de integridad.
III. BASE LEGAL
- Decreto Supremo N° 120-2019-PCM, aprueba el Reglamento de la Ley N° 28024-Ley que regula la

gestión de intereses en la administración pública.
- Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General
- Resolución Ministerial N° 828-2020-MTC/01.02 que aprueba el Manual de Operaciones de Provias
Nacional
- Decreto Supremo N° 092-2017-PCM que aprueba la Política Nacional de Integridad y Lucha contra la
Corrupción
- Decreto Supremo N° 042-2018-PCM, establece medidas para fortalecer la integridad y la lucha contra
la corrupción.
- Resolución Directoral 11-2021-JUS/DGTAIPD que aprueba los Lineamientos para la implementación y
actualización del Portal de Transparencia Estándar en las entidades de la Administración Pública.
Las referidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias, modificatorias y conexas, de
ser el caso.
IV. ALCANCE
El ámbito de aplicación de la presente Directiva se circunscribe a todo el personal de Provias Nacional,

bajo cualquier modalidad laboral o de contratación.
V. NORMAS GENERALES
5.1 Definición de Términos:
a) Módulo de Agenda: Es la herramienta donde se registran las reuniones de trabajo (a través

del Anexo 01) y se encuentra a cargo de la Oficina de Tecnología de la Información de
PROVIAS NACIONAL.
b) Personal de PROVIAS NACIONAL: es el personal compuesto por directivos y servidores.

- Directivos: Director Ejecutivo, Directores, Subdirectores, Secretaria Técnica, Jefes de
Oficina y Jefes Zonales de PROVIAS NACIONAL.
- Servidores: personal que presta servicios a Provias Nacional, bajo cualquier modalidad
laboral o de contratación, que no ostenta ningún cargo.
Disposiciones para el control y registro de reuniones de trabajo del personal de PVN con representantes de entidades privadas
1 de 6
y/o contratistas
Enero de 2022 Esta es una copia auténtica imprimible de un documento electrónico PROVIAS NACIONAL
archivado por Provias Nacional, aplicando lo dispuesto por el Art. 25
de D.S. 070-2013-PCM y la Tercera Disposición Complementaria Final del
D.S. 026-2016-PCM. Su autenticidad e integridad pueden ser contrastadas
leyendo el código QR.
JORGE LUIS RAMOS NEYRA
Cargo: JEFE DE LA OFICINA
DE ASESORIA JURIDICA
DNI:09174574
Fecha: 17/01/2022 12:17:38
FAU 20503503639 soft
DNI: PNOPE-08150545
Fecha: 17/01/2022 12:42:59
GUTARRA CASTAÑEDA
hard c) Punto Focal: Personal de apoyo (Secretaria, Asistente, Auxiliar Administrativo o el que haga
DNI: PNOPE-10617268
Fecha: 17/01/2022 13:22:21
sus veces) de cada Unidad Funcional de PROVIAS NACIONAL que es designado mediante
memorándum. El Punto Focal es el responsable del registro de las reuniones de trabajo
donde participen el personal de la Unidad Funcional a la que pertenece.
Una copia del documento de designación del Punto Focal debe ser alcanzada por la Unidad
Funcional a la Oficina de Tecnología de la Información.
d) Reunión de Trabajo: son las reuniones sostenidas por el personal de PROVIAS NACIONAL
con representantes de entidades privadas y/o contratistas, y que han sido convocadas por
PROVIAS NACIONAL o que se realizan a pedido de las entidades privadas y/o contratistas.
Dichas reuniones de trabajo pueden ser presenciales y/o virtuales y/o mixtas. En el caso de
reuniones presenciales y/o mixtas, éstas se desarrollarán, solamente, en las instalaciones de
PROVIAS NACIONAL.
e) Representantes de entidades privadas y/o contratistas: aquellas personas que, previamente,

han acreditado ante PROVIAS NACIONAL, su condición de tales.
5.2 El Módulo de Agenda debe contener la siguiente información, la misma que se identifica en el
Formato del Anexo 01:
a) Tema de la reunión
b) Descripción de la reunión
c) Participantes de Provias Nacional
- Nombre y Apellido
- Cargo
d) Participantes externos
- Nombre y Apellido
- Cargo
- Especificar si es persona natural o jurídica a la que pertenece o representa
e) Motivo de la reunión
f) Tipo de reunión: presencial, virtual o mixto
g) Fecha de inicio / Hora de inicio
h) Fecha de Fin / Hora de Fin
i) Autorizado por:
j) Conclusiones
k) Acta de reunión (solo en el caso de reuniones presenciales)
l) Enlace de grabación
5.3 Todas las reuniones de trabajo, sean éstas presenciales y/o virtuales y/o mixtas, deben ser
autorizadas, previamente, por el Directivo de la Unidad Funcional que ha convocado la misma o
que ha aceptado el pedido de reunión hecha por una entidad privada y/o contratista.
Todas estas reuniones deben ser registradas en el Módulo de Agenda por el Punto Focal
correspondiente.
La información que se registre en el Módulo de Agenda es pública y, por lo tanto, debe ser
difundida a través del Portal de Transparencia, en el marco de la normativa vigente, a excepción
del enlace de grabación.
2 de 6
y/o contratistas
DNI:09174574
Fecha: 17/01/2022 12:17:39
FAU 20503503639 soft
DNI: PNOPE-08150545
Fecha: 17/01/2022 12:42:59
GUTARRA CASTAÑEDA 5.4 El enlace de grabación no es de acceso público y por lo tanto no se difunde a través del Portal de
hard Transparencia Estándar. Su registro en el Módulo de Agenda es únicamente para su correcta
DNI: PNOPE-10617268
Fecha: 17/01/2022 13:22:24
custodia, bajo responsabilidad de la Oficina de Tecnología de la Información.
5.5 Las reuniones presenciales deben realizarse únicamente en las instalaciones de Provias Nacional,
bajo responsabilidad.
VI. NORMAS ESPECÍFICAS
6.1 REGISTRO DE REUNIONES DE TRABAJO
6.1.1 La Oficina de Tecnología de la Información es responsable de la creación de usuarios

para el acceso al Módulo de Agenda por parte de los Puntos Focales designados por
cada Unidad Funcional.
6.1.2 El Punto Focal es responsable de registrar en el Módulo de Agenda la información

señalada en los literales a) al i) del numeral 5.2, previa coordinación y autorización del
Directivo de la Unidad Funcional que convoca la reunión o que ha aceptado el pedido de
reunión hecha por la entidad privada y/o contratista.
6.1.3 Se precisa que el registro de visitas es responsabilidad del área de Gestión Documental y
Atención al Ciudadano, considerando la normativa vigente y los procedimientos
establecidos para tal fin.
6.1.4 La información registrada en el Módulo de Agenda, debe estar consignada en el Portal de

Transparencia de la entidad, bajo responsabilidad de la Oficina de Tecnología de la
Información y de la Unidad Funcional que convoca la reunión de trabajo.
6.1.5 Además del registro efectuado en el Módulo de Agenda, el Punto Focal de la Unidad
Funcional, debe programar y difundir la reunión presencial, virtual o mixta, en el Software
de Videoconferencia para su posterior grabación.
6.2 ACCIONES QUE SE DEBEN REALIZAR DURANTE Y DESPUÉS DE LAS REUNIONES DE

TRABAJO
6.2.1 Al inicio de la reunión de trabajo, el representante de PROVIAS NACIONAL debe informar

a los representantes de las entidades privadas y/o contratistas, que la reunión sostenida
será grabada, de manera expresa e indubitable, y que tiene carácter de pública.
6.2.1.1 Para el caso de reuniones presenciales, virtuales o mixtas, el Punto Focal de la

Unidad Funcional es responsable de grabar la sesión a través del Software de
Videoconferencia, y posteriormente guardar el archivo en la ruta brindada por
la Oficina de Tecnología de la Información. El punto focal deberá adjuntar el
enlace de la misma, en el Módulo de Agenda.
6.2.2 Para el caso de reuniones presenciales, al finalizar la reunión, bajo responsabilidad de la

Unidad Funcional que conduzca la reunión, se debe levantar un Acta de acuerdo al
Formato establecido en el Anexo 02, y posteriormente adjuntarla al Módulo de Agenda.
6.2.3 El Punto Focal, culminada la reunión, debe registrar en el Módulo de Agenda la

información de los literales j), k), y l) del numeral 5.2. de la presente directiva.
3 de 6
y/o contratistas
DNI:09174574
Fecha: 17/01/2022 12:17:40
FAU 20503503639 soft
DNI: PNOPE-08150545
Fecha: 17/01/2022 12:43:01
GUTARRA CASTAÑEDA
hard
DNI: PNOPE-10617268
6.3 CUSTODIA DE LAS GRABACIONES
Fecha: 17/01/2022 13:22:26
Es responsabilidad de la Oficina de Tecnología de la Información custodiar dichas grabaciones
(presenciales, virtuales y mixtas) en un repositorio digital.
VII. RESPONSABILIDAD
7.1. Es responsabilidad del personal Directivo, así como de la Oficina de Tecnología de Información,
cautelar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente Directiva, en el marco de
sus competencias.
7.2. La Oficina de Tecnología de la Información es responsable de brindar el soporte técnico para el

cumplimiento de las presentes disposiciones, en el marco de sus competencias.
7.3. Es responsabilidad del Punto Focal de cada Unidad Funcional registrar la información requerida en
el Módulo de Agenda de Reuniones, así como de grabar la sesión a través del Software de
Videoconferencia.
II. ANEXO
Anexo 01: Formato de Registro y Control de Reuniones
Anexo 02: Modelo de Acta de Reunión
4 de 6
y/o contratistas
DNI:09174574
Fecha: 17/01/2022 12:17:41
FAU 20503503639 soft
DNI: PNOPE-08150545
Fecha: 17/01/2022 12:43:02
GUTARRA CASTAÑEDA
Maritza FAU 20503503639 ANEXO 01: FORMATO DE REGISTRO Y CONTROL DE REUNIONES
hard
DNI: PNOPE-10617268
Fecha: 17/01/2022 13:22:29
5 de 6
y/o contratistas
DNI:09174574
Fecha: 17/01/2022 12:17:42
FAU 20503503639 soft
DNI: PNOPE-08150545
Fecha: 17/01/2022 12:43:03
GUTARRA CASTAÑEDA
Maritza FAU 20503503639 ANEXO 02: MODELO DE ACTA DE REUNIÓN
hard
DNI: PNOPE-10617268
Fecha: 17/01/2022 13:22:31
INFORMACIÓN GENERAL
Día de la reunión
Hora
Ambiente
Motivo de la reunión
ASISTENCIA
Nombre Puesto
Participantes de Provias
Nombre Puesto
Nacional
Nombre Puesto
Nombre Puesto
Participantes externos
Nombre Puesto
Nombre de la entidad privada o

del contratista
CONCLUSIONES DE LA REUNIÓN
Siendo las ____ horas., y no habiendo asuntos pendientes que tratar, se dio por terminada la reunión,
suscribiendo la presente Acta en señal de conformidad.
_____________________________ ___________________________
Participante 1 Participante 2
DNI DNI
_____________________________ ___________________________
Participante 3 Participante N
DNI DNI
6 de 6
y/o contratistas

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III. BASE LEGAL

- Decreto Supremo N° 120-2019-PCM, aprueba el Reglamento de la Ley N° 28024-Ley que regula la

El ámbito de aplicación de la presente Directiva se circunscribe a todo el personal de Provias Nacional,

5.1 Definición de Términos:

a) Módulo de Agenda: Es la herramienta donde se registran las reuniones de trabajo (a través

b) Personal de PROVIAS NACIONAL: es el personal compuesto por directivos y servidores.

e) Representantes de entidades privadas y/o contratistas: aquellas personas que, previamente,

VI. NORMAS ESPECÍFICAS

6.1 REGISTRO DE REUNIONES DE TRABAJO

6.1.1 La Oficina de Tecnología de la Información es responsable de la creación de usuarios

6.1.2 El Punto Focal es responsable de registrar en el Módulo de Agenda la información

6.1.4 La información registrada en el Módulo de Agenda, debe estar consignada en el Portal de

6.2 ACCIONES QUE SE DEBEN REALIZAR DURANTE Y DESPUÉS DE LAS REUNIONES DE

6.2.1 Al inicio de la reunión de trabajo, el representante de PROVIAS NACIONAL debe informar

6.2.1.1 Para el caso de reuniones presenciales, virtuales o mixtas, el Punto Focal de la

6.2.2 Para el caso de reuniones presenciales, al finalizar la reunión, bajo responsabilidad de la

6.2.3 El Punto Focal, culminada la reunión, debe registrar en el Módulo de Agenda la

7.2. La Oficina de Tecnología de la Información es responsable de brindar el soporte técnico para el

Anexo 01: Formato de Registro y Control de Reuniones

Anexo 02: Modelo de Acta de Reunión

Nombre de la entidad privada o

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