UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE EL SALVADOR MUEBLERIA DIAZ

PROCEDIMIENTO PARA LA
ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS

1
 Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

2
 Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

Procedimiento General de Calidad.

Elaboración de Procedimientos
TABLA DE CONTENIDOS

Pág. Contenido

1 OBJETIVO 4

2 ALCANCE 4

3 DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA 4

4 RESPONSABLE 5

5 REFERENCIAS 5

6 DESCRIPCION 6,7,8,9

7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 9

8 ANEXOX 9

9 CUADRO DE ADICION 10

10 CUADRO DE APROBAION 10

1. Objetivo: El objeto del presente manual es definir el método para la

elaboración, revisión, aprobación, edición y actualización de los manuales y
3
 Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

Procedimientos necesarios para el Sistema de la Calidad de la empresa

MUEBLERIA DIAZ.

2. Alcance: El presente manual es de aplicación a todos los manuales y

Procedimientos del Sistema de Gestión de la calidad de MUBLERIA DIAZ.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA
 Documento: Medio que contiene información independientemente del soporte
(papel, disco de ordenador magnético, óptico o electrónico, fotografía, muestra
modelo, etc.) en que se establecen reglas y directrices, o se especifican
características, para ciertas actividades o resultados.

 Procedimiento: Documento del Sistema de la Calidad que describe, según el

grado de detalle requerido por su objeto, la forma de desarrollar un conjunto de
actividades. Cuando el objeto de un procedimiento contempla una secuencia de
procesos que deben documentarse en detalle, dará lugar a la elaboración de
instrucciones de trabajo.

 Flujograma: es la representación grafica atravez de símbolos de la relación de

los procesos en un procedimiento,

4 Responsables:
 El director es responsable de:

• Aprobar los procedimientos

• Aprobar la creación de grupos de trabajo
• Cumplir y hacer cumplir los procedimientos

 El Gestor de Calidad es responsable de:

• Elaborar y editar los Procedimientos

• Asignar un código a los Procedimientos
• Coordinar el desarrollo de Procedimientos, en el seno de grupos de
trabajo

4
 Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

 El personal es responsable de:

• Proponer la elaboración de Procedimientos

5 Referencias
Los documentos de referencia siguientes son indispensables para la
Aplicación de este documento.
• La norma ISO 9008:2001
• La norma ISO 10013:2001
• La norma ISO 1401:9000
• Símbolos de la norma ANSI para elaboración de diagramas de flujo (flujo
gramas)

6 FORMATO GENERAL DE LOS MANUALES:

5
 Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

6.1 GENERALIDADES

Todos los documentos que contendrán los manuales serán impresos a una cara en
papel tamaño carta. El cuerpo de todo manual tendrán interlineado de 1.15 de
espacio entre líneas de escritura. Márgenes izquierdos de 3 cm, derecho 2.5cm,
superior 2.0cm e inferior 2.5cm. El texto será con fuente arial tamaño 12 en
minúscula (los títulos se escribirán en mayúscula alineado a la izquierda del texto en
negrita) excepto los apartados en los cuales se detalla la fuente y tamaño de letra
que se utilizará.

Ejemplo del cuerpo del manual, para los manuales del sisistema de gestión de la
calidad de Mueblería Díaz.

6
 Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

6.2 ENCABEZADO

Todos los manuales tendrán en todas las paginas, parte superior , un recuadro que
se divide en tres columnas (de izquierda a derecha) en la primera columna (ancho de
3.8cm y alto de 3.0cm) se coloca el logo y nombre de la empresa la cual tiene una
medida de 2.5cm de ancho y 1.5cm de alto, en la segunda columna (7.3cm de
ancho y 3.0cm de alto) se escribe el titulo del manual en letra mayúscula al que hace
referencia (posición centrado) y en la tercera columna la cual está dividida en seis
celdas (cada celda mide 5.2cm de ancho y 0.5cm de alto) se detalla: código, revisión,
aprobación modificación, fecha del manual y la paginación. Todo esto escrito con
fuente de letra arial tamaño 10

La siguiente imagen es una muestra del diseño y muestra las medidas que tiene que
tener el encabezado antes descrito:

7
 Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

6.3 CARATULA

contendrá tres elementos básicos el encabezado, el titulo que describe el nombre del
manual (el cual se escribirá con letra mayúscula fuente arial, tamaño 18 y en negrita)
y el nombre del sistema de gestión al que hace referencia (el cual se escribirá con
letra minúscula fuente arial, tamaño 14 y en negrita) finalmente se ubica en la
posición central inferior de la pagina el cuadro de control del manual el cual es una
tabla de dos columnas y cinco filas que detalla la emisión, numero de control,
departamento, revisión y fecha de revisión (el cual se escribirá con letra minúscula
fuente arial, tamaño 12 en negrita). A continuación se muestra el diseño.

Diseño de caratula para los manuales del sistema de gestión de la calidad de la

Mueblaría Díaz

8
 Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

6.4 INDICE
9
 Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

El índice contendrá: el titulo del índice solo en la primera pagina (el cual se
escribirá con letra minúscula fuente erial, tamaño 18 en negrita y alineación
centrada).y también la tabla de contenidos del manual al que hace referencia, este
incluye el numero de titulo (este estará en la posición izquierda de la pagina), el
nombre de titulo (estará en la posición continua al número de titulo ) de cada sección
con su respectiva localización (la localización hace referencia al número de pagina
que contiene la información a la que hace referencia , este numero estará en la
posición derecha de la pagina ). la siguiente imagen muestra un ejemplo.

Ejemplo de diseño del índice para los manuales del sistema de gestión de la calidad
de Mueblería Díaz.

Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

Índice del manual de calidad

No CONTENIDO PÁGINA

0. ACERCA DEL MANUAL DE CALIDAD… …………………………………...1

1. INTRODUCCION Y PRESENTACION DE LA EMPRESA……………………..2

2. ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA……………………………………3

“ “ “
10
 Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

7. FORMATO GENERAL DE LOS PROCEDIMIENTOS

7.1 GENERALIDADES.
la estructura y formato de los procedimientos se describen de la siguiente
manera: estarán escritos con fuente de letra arial, tamaño 12, tendrá un
encabezado (apartado 6)

7.2 TITULO
Es el nombre del procedimiento al que se hace referencia

7.3 PROPOSITO
descripción del objetivo por el cual ha sido elaborado el proceso

7.4 ALCANCE
son todas las áreas o departamentos de la Mueblería Díaz que afecta o no el
proceso:

7.5 RESPONSABLE: nombre de la persona responsable de verificar, evaluar,

aprobar, modificar el procedimiento.

7.6 DESCRIPCION
este está elaborado en un cuadro resumen compuesto, que describe el
procedimiento y estará diseñado con cuatro filas (de arriba hacia abajo). La fila
numero uno estará dividida en cuatro celdas.(de izquierda a derecha); en la
primera celda se escribirá el nombre del proceso, en la segunda el nombre de la
persona que lo elaboro, en la tercera el nombre de la persona que lo reviso y en
la cuarta la paginación del proceso. La fila numero dos estará dividida en tres
celdas, en la primera se escribe la clasificación del proceso, en la segunda la
descripción del proceso y en la tercera el número de flujograma. La fila numero
tres estará dividida en cinco celdas, que contienen los títulos de la descripción del
procedimiento que se encuentra en la siguiente fila (fila cuatro) en la primera
celda se define las necesidades de la organización por medio de un diagrama de
11
 Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

flujo, en la segunda se describen las actividades relacionadas del proceso, en la

tercera celda se describe el tiempo estimado para desarrollar las actividades, en
la cuarta se describen los indicadores y en la quinta celda los registros de las
actividades.

12
 Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

El procedimiento será impreso a una cara en papel bond tamaño carta, constará de:
una Portada y un índice de las restantes páginas.

Las páginas del Procedimiento llevara:

• Encabezado el logo que identifica ala empresa, y sus respectivos

nombres en el encabezado de pagina
• El nombre de la empresa
• El código del procedimiento (según lo descrito en el apartado 5.2)
• La paginación (incluidos los anexos)
• Número de edición
• Fecha de entrada en vigor o fecha de vigencia (a partir de la cuál el
procedimiento es de obligado cumplimiento)
• Descripción del procedimiento
Flujograma:
• Descripción de procesos

6.2 CODIFICACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO

El código de un procedimiento tendrá la siguiente estructura:

PGC-pp-XX-ZZ

Donde : PGC son los procedimiento del manual de calidad.

pp es el nombre del procedimiento

XX es el numero correlativo del procedimiento y

ZZ es la revisión del manual. (anexo: decodificación de los procedimientos)

13
 Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

6.3 ESTRUCTURA DE UN PROCEDIMIENTO

6.3.1ESTRUCTURA GENERAL
Los procedimientos tendrán la siguiente estructura:

Portada

1.- Objetivo

2.- alcance

3.- Definiciones y Terminología

4.- Responsable

5.- Documentación de Referencia

6.- Anexos

7.- Cuadro de Ediciones

8.- Aprobación

La Portada hace referencia al título del Procedimiento y el Índice enumera los

epígrafes del Procedimiento.

6.3.2 CONTENIDO DE LOS EPÍGRAFES

 El objetivo: expresa el propósito del procedimiento de forma genérica.

 El alcance: establece el alcance del procedimiento, en cuanto al ámbito,
asuntos, estamentos o funciones afectados, según corresponda al
objeto.
 Definiciones y Terminología:
Este apartado recoge los términos relativos a la gestión de la calidad y
los términos específicos de las actividades de la empresa que se
considere necesario definir, para una mayor comprensión del
procedimiento. Asimismo podrán relacionarse los acrónimos o siglas
especificando su significado.

14
 Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

 Responsabilidades
En este apartado se recogen las responsabilidades y la autoridad de los
cargos o funciones de la organización implicados en los procesos
descritos en el procedimiento.

 Documentación de Referencia
Este apartado enumera los distintos documentos relacionados con el
procedimiento. En especial, se referenciarán las instrucciones de
trabajo que emanen de él y la legislación o normativa aplicable.

 Anexos
Este apartado relaciona los anexos que se consideran necesarios para
la correcta ejecución del procedimiento. Sirvan como ejemplos de
anexos, los formatos de registro, los diagramas de flujo, o los cuadros
relacionados.

 Cuadro de Ediciones
Dicho cuadro indica el número de edición, la fecha de aprobación, la
fecha de vigencia así como las modificaciones significativas y sus
causas respecto a la edición anterior.

 Cuadro de Aprobación
Este cuadro recoge el nombre, cargo, y firma de las personas
responsables de la revisión y aprobación del procedimiento, así como
las fechas en las que se llevaron a cabo dichas actividades.

6.4.PROCESO DE ELABORACIÓN

6.4.1 PROPUESTA DE ELABORACIÓN

El Gestor de Calidad puede solicitar al Director del centro la elaboración
de un procedimiento especificando las causas que justifican su
elaboración y definiendo el objeto del mismo.

No obstante, cualquier persona de la organización puede proponer al

Gestor de Calidad, por cualquier vía, la elaboración de un
procedimiento, justificando las causas y el objeto del mismo.
15
 Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

6.4.2 ELABORACIÓN DEL BORRADOR DE UN PROCEDIMIENTO

La elaboración de un procedimiento es responsabilidad del Gestor de
Calidad, no obstante, podrá recurrir a la creación de grupos de trabajo
para su desarrollo. Para ello, deberá solicitar al Director la aprobación.
El coordinador del grupo será el Gestor de Calidad o el miembro que
éste designe.

6.4.3 REVISIÓN DE UN PROCEDIMIENTO

El Gestor de Calidad es el responsable de revisar los procedimientos
con el fin de comprobar que el objeto queda cubierto y que los procesos
definidos son eficaces y adecuados.

Los comentarios serán analizados junto al coordinador del grupo de

trabajo, según proceda, para confeccionar el que será el borrador
definitivo.

Una vez revisado y realizadas las modificaciones oportunas, el Gestor

de Calidad entregará el procedimiento al Director para su aprobación.

6.4.4 APROBACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO

Estará elaborado en una tabla que contendrá lo siguiente

• El título del procedimiento

• Fecha de: Realización, revisión y aprobación.
• El nombre y firma de quien lo realizo
• El nombre y firma de quien lo reviso
• El nombre y firma de quien lo aprueba

La aprobación definitiva de los procedimientos corresponde al Director de la

Empresa MUEBLERIA DIAZ quien dejará constancia de su aprobación al
firmar en la casilla “aprobado”

6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Símbolos de la norma ANSI
16
 Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

Manual de Gestión de Calidad.

7 ANEXOS

8 CUADRO DE EDICIONES
EL Siguiente cuadroindica el número de edición, la fecha de aprobación, la fecha
de vigencia así como las modificaciones significativas y sus causas respecto a la
edición anterior.
Cuadro de 17diciónes

Edición Fecha Modificación

Nume: xxx Dia/mes/año Dia/mes/año

9 CUADRO DE APROBACIÓN
Cada procedimiento contiene el cuadro de adición y aprobación al final del
procedimiento para garantizar la responsabilidad de quien aprobó y adiciono el
procedimiento: este estará firmado por el representante legal de la empresa al
aprobarlo, por el asesor en la segunda revisión y por el RD en la primera
revisión.

El siguiente cuadro será el cuadro de aprobación de los procesos, este estará al

final de cada proceso.
Cuadro de aprobaciones

17
 Código:
Revisión:
MANUAL GENERAL DE Aprobación:
MANUALES Y DE Modificación
PROCEDIMIENTOS Fecha:
Pág.: 1 de 10

18