TÍTULO DEL CARGO: RECEPCIONISTA

SUPERVISOR JERÁRQUICO: PSC SECURITY MANAGER

ÁREA: SECURITY
DEPARTAMENTO: LEGAL
UBICACIÓN GEOGRÁFICA: xxxxxxxx
FECHA: MAYO 2010

1 PROPÓSITO GENERAL
Ser la imagen visible del ingreso a la planta y a través de esto ser el filtro y control del ingreso de cualquier persona,
operando una central telefónica, atendiendo al público, como proveedores, clientes, trabajadores, en sus
requerimientos de información además de ejecutar y controlar la recepción y despacho de la correspondencia, y por
último servir como apoyo en las actividades administrativas de la Gerencia de Seguridad.

2 DIMENSIONES
Atiende la recepción de una fábrica de 430 empleados, con una población de contratistas cercana a los 400, además
del público en general.

3 PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

 Recepción de visitas y entrega de tarjetas de acceso a la fábrica.

 Despacho de cigarrillos del servicio al consumidor (V región, Santiago y regiones).
 Requerimientos de Transporte por parte de las distintas áreas de la compañía (Radio Taxi).
 Administración de Programa Kontrol CB de Contratistas, (Alimentación base de datos, creación de fichas,
modificación de empresas, etc).
 Archivar, administrar y controlar los contratos de las diferentes empresas que ingresan a la planta.
 Gestionar llamadas telefónicas nacionales e internacionales a petición de las áreas.
 Ingreso nuevos contratistas. (Revisión de contratos,autorización de ingreso,inducción.etc)
 Recepción y realización de llamados, utilizando la central telefónica.
 Recepción y despacho de facturas de la compañía ya se a las distintas áreas solicitante del servicio o a finanzas
stgo. previa autorización por parte del área.
 Control de personas del área recepción.
 Recepción y distribución de diferentes artículos (repuestos,llaves de vehículos. etc) que llegan a la Compañía.
 Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio, en relación a los contratos que mantiene la
compañía con externos.
 Administrar y apoyar la gestión del HR Business Partner, en la realización de las funciones administrativas, y
colaboración en la entrega de información fehaciente y oportuna para el óptimo funcionamiento del departamento.
 Citar a candidatos a entrevista con RRHH, como también coordinar exámen preocupacional.
 La mantención periódica de las carpetas personales, en cuanto a la verificación de cada uno de los documentos
que deben estar en ella de manera obligatoria, ademas de archivar los documentos relativos a las actividades
propias del departamento.

4 CONTEXTO / ENTORNO
El cargo de Recepcionista se desarrolla en la fábrica de Casablanca, bajo la supervisión directa del PSC Security
Manager. y se relaciona directamente con todas las área de la compañía y a todo nivel jerarquico.
Las decisiones que se toman se basan en las instrucciones específicas, órdenes y/o guías de acción, a nivel
operativo.
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y no ejerce supervisión

5 CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y EXPERIENCIA

5.1 CONOCIMIENTOS

 Secretaria Administrativa, con conocimiento computacional a nivel usuario.

5.2 HABILIDADES – COMPETENCIAS

 Haber ejercido funciones similares en grandes empresas con más de 1.000 personas, con un mínimo de 2
años.
 Poseer una gran capacidad de relacionamiento y fuertes habilidades de comunicación.
 Habilidades en análisis y resolución de problemas.
 Resolución de conflictos

5.3 EXPERIENCIA

 2 años en cargos de similares características.

6 FACTORES CLAVES DE ÉXITO

 Atender de manera amable y responsable, la recepción de la fábrica y la planta telefónica.
 Excelente disposición para con el cliente interno y externo de la compañía.
 Respetar los horarios de su jornada laboral, tanto ingreso, permenencia y salida.

7 RELACIONES DE TRABAJO

La Recepcionista de Casablanca se relaciona con :

Directa/Interna
 Con el Gerente de Seguridad, para colaborar, coordinar y controlar la recepción de la fábrica de Casablanca.
 Con cada una de las área que forman parte de la fábrica.

Directa/Externa
 El cargo mantiene relaciones directas con el público en general, a fin de ejecutar lo relativo a su posición,
exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

8 INFORMACIÓN ADICIONAL

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