PROCESO PARA COMBINACION DE ARCHIVOS EN WORD

1. Realizar la carta modelo

2. Crear la base de datos en otro archivo Word por Insertar tablas o si la tienen en Excel se
copia a Word, como son los datos de: Nombres, Cargos, Direcciones, teléfonos, ciudades u
otro dato que cambien dentro del oficio o documento a combinar y guardarlo con nombre
de referencia de combinación para poder ubicarlo en el momento de buscar la tabla para
realizar combinación..

NOMBRE CIUDAD TELEFONO DIRECCION

CALLE 23 NO. 77-56 BELEN
BEDOYA AVALOS NATALY MEDELLIN 2387557 SAN BERNARDO
CARRERA 77 NO. 31-39
BEDOYA GIRALDO CRISTINA BARRANQUILLA 3474033 APTO 401 SANTELMO 1
CALLE BEDOYA ANGELA MARIA BOGOTA 301-5598279 CALLE 42 NO. 74-59
3. En el oficio principal a combinar en la barra de herramientas se da clic en la pestaña de
Correspondencia; Seleccionar Destinatarios

4. Buscar archivo de la tabla de datos a combinar en la carta principal:

5. Una vez abierto este archivo en la pestaña Correspondencia; se da clic en Insertar Campo
Combinado:

6. En el sitio de la carta que necesita colocar el dato a combinar de señala y se clic en el

campo como es <<NOMBRE>> o <<CIUDAD>> como en el ejemplo de arriba, y estos datos
al generar el documento final salen con los nombres de la base de datos de Combinación,
tener cuidado con los espacios y ortografía.

7. Paso final en la pestaña de Correspondencia; en la pestaña Finalizar y Combinar: hay dos

maneras la de la de “Editar Documentos Individuales” o “Imprimir Documentos”, la
primera para revisar y corregir datos y estar seguros que el documento está bien y el
segundo si se está seguro y de una vez se envía a imprimir, en el proceso combina los
datos del oficio.

8. En la pestaña de Correspondecia, hay la opción de “Editar lista de Destinatarios”, para

buscar, filtar los datos, buscar duplicados de datos, Buscar Destinatarios.
9. Por ultimo esta herramienta sirve para realizar también para impresión de sobres y esta la
opción de “Sobres” y se realiza de la misma manera.