ACTIVIDAD DE APRNDIZAJE 1

Introducción a la gestión documental

1. ¿Qué se debería hacer con toda la documentación que entra a Barrera e Hijos?

Toda documentación que llegue a una empresa, en este caso la empresa de

barrera e hijos se debe organizar en carpetas y archivarlas.

2. ¿Por qué es importante para cualquier empresa organizar los documentos?

Se debe organizar los documentos para cualquier decisión o tener un control que
permita una búsqueda rápida junto con instalaciones de almacenamiento y
recuperación.

3. El señor Barrera toma la decisión de adquirir unos archivadores de un tamaño

considerable para guardar la documentación, ¿les ayudará esta compra con su
manejo de documentos? ¿Por qué?

Si le va a beneficiar por que las carpetas van a estar membretadas y archivadas de

acuerdo con la utilización de cada una, además se pueden clasificar en los
diferentes componentes de la empresa para que puedan llevarse el archivo al dia y
se puede mantener bajo llave la documentación.

4. Indague en diferentes fuentes bibliográficas el concepto de documentación y

realice
un cuadro comparativo con las definiciones encontradas.
 Contiene datos
especificos acerca
de un tema
determinado
Importante para Es archivada,
la compañia por organizada y
que es el alma de almacenada en
ella medio magnetico

Documentacion

5. Con base en el documento titulado Historia de la información y

documentación de las instituciones documentales realice una línea de
tiempo.

UNIDAD 1 ASPECTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1.1Definiciones
La gestión documental es un conjunto de normas, técnicas y prácticas para
administrar todos los aspectos relacionados con la documentación en una
organización
1.2Antecedentes históricos
El origen de la documentación se ubica alrededor de los años 3000 a.C ,
escribían en la arcilla la información administrativa, contable etc. Esto es en
la civilización sumeria y de la antigua mesopotamia.
De igual manera existieron otra clase de materiales como los papiros,
pergaminos, tableta de madera encerada en función a la temática de
literatura y tecnociencia esto fue en las culturas Egipcia, Griega y Romana
1.3Importancia de los documentos

Es importante por que es la base para la toma de decisiones, teniendo en

cuenta que los documentos elaborados y recibidos por una entidad como
consecuencia de la realización de sus actividades física y jurídica, teniendo
en cuenta que es un soporte de un acto o hecho realizado por una empresa
o una persona.

1.4¿Qué es la gestión documental?

Es el conjunto de normas técnicas y practicas utilizadas para utilizar los
documentos de todo tipo recibidos y creados en una organización, los
cuales facilitan la recuperación de información desde sus inicios.
determinan el tiempo que los documentos deben guardarse.
¿Cuál cree que es el futuro de los documentos físicos, teniendo en cuenta la
existencia de las nuevas tecnologías de información en comunicación NTIC?

Creo que ya no van a existir teniendo en cuenta el gran salto que se

pretende dar en la modernización en la masificación de las tecnologías a
toda la población