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SIG-SSOMA-PR-05
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16/01/2019
REUNIONES GRUPALES Página 1 de 5

1.0 OBJETIVO
Establecer los lineamientos para una adecuada realización de las Reuniones Grupales de temas relacionados a la
Seguridad y Salud en el Trabajo en las áreas de trabajo de JCB Estructuras S.A.C.

2.0 ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todas reuniones grupales referidas a la seguridad y Salud en el Trabajo que se
realizan en las áreas operativas y administrativas de JCB Estructuras S.A.C., así como a todos sus contratistas.

3.0 DEFINICIONES

3.1 Reunión de Seguridad Diaria

Reunión diaria, de cinco minutos de duración, con los trabajadores antes de iniciar los trabajos o cuando se efectúe
algún cambio al trabajo normal para proporcionar la información necesaria sobre los riesgos del trabajo a realizar.

3.2 Reunión de Seguridad Mensual

Reunión mensual, de una hora de duración, para exponer temas generales de Seguridad y Salud en el Trabajo a un
grupo de trabajadores.

3.3 Cuaderno de Turno

Registro escrito utilizado para que el supervisor deje constancia de las condiciones o actos subestándar detectados,
acciones inmediatas pendientes u otras ocurrencias o aspectos de relevancia del turno con la finalidad de que sean
informados al supervisor del turno entrante.

4.0 RESPONSABILIDADES

4.1 Gerente de Área/Superintendente

 Verificar el cumplimiento del programa de Reuniones Grupales del área bajo su responsabilidad.
 Dictar o asistir mensualmente a una Reunión de Seguridad Mensual.

4.2 Supervisor General/Jefe

 Verificar el cumplimiento del programa de Reuniones Grupales del área bajo su responsabilidad.
 Dictar o asistir mensualmente a una Reunión de Seguridad Mensual.

4.3 Supervisor
 Dictar diariamente la Reunión de Seguridad Diaria a los trabajadores del área bajo su responsabilidad.
 Dictar mensualmente una Reunión de Seguridad Mensual a los trabajadores del área bajo su
responsabilidad.
 Verificar el llenado y firma del formato de Participación por parte de los trabajadores que asisten a la
Reunión Grupal.
 Registrar en el Cuaderno de Turno las acciones inmediatas u otros comentarios que resulten de la Reunión
Grupal.

4.4 Trabajador
 Asistir diariamente a la Reunión de Seguridad Diaria dictada por su supervisor.
 Asistir mensualmente a la Reunión de Seguridad Mensual dictada por su supervisor.
 Llenar y firmar adecuadamente el formato de Participación.

4.5 Coordinador/Inspector de Seguridad y Salud Ocupacional

 Asesorar a los niveles de supervisión que realizan Reuniones Grupales.

 Auditar aleatoriamente el dictado de la Reunión de Seguridad Diaria.
 Proporcionar mensualmente a los niveles de supervisión el tema y contenido de la Reunión de Seguridad
Mensual.
 Asistir y evaluar mensualmente la calidad de dos Reuniones de Seguridad Mensual del área bajo su
responsabilidad.
 Proporcionar retroalimentación a los supervisores evaluados.
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 Mantener un archivo de las Reuniones de Seguridad Mensual del área bajo su responsabilidad.
 Enviar mensualmente a la Gerencia del Área de responsabilidad el informe de cumplimiento del programa
de Reuniones Grupales.
 Ingresar al Sistema Interno las acciones preventivas/correctivas definidas en las Reuniones Grupales.
 Verificar aleatoriamente el llenado del Cuaderno de Turno.

5.0 ESTANDARES

5.1 GENERALES

5.1.1 En JCB Estructuras S.A.C. se han definido dos tipos de Reunión Grupal:

 Reunión de Seguridad Diaria.

 Reunión de Seguridad Mensual.

5.1.2 La frecuencia y responsabilidades respecto a las Reuniones Grupales están establecidas en el anexo N° 01 de
la presente.

5.1.3 Los supervisores deben utilizar un lenguaje claro y adecuado para la audiencia, así como también promover la
participación del personal.

5.1.4 El tema de la Reunión Grupal debe estar relacionado con el tipo de trabajo que se desarrolla y ser de aplicación
practica para los trabajadores.

5.1.5 Las Reuniones Grupales son registradas en el formato de Lista de Asistencia a Capacitación (ADM-LAB-
FR-03)

5.1.6 Las Reuniones Grupales se preparan y dictan de acuerdo con la Técnica de las 5P, una metodología para dictar
Reuniones Grupales de manera eficiente, y que consta de las siguientes etapas:

 Preparar  Presentar
 Puntualizar  Prescribir
 Personalizar
5.1.7 La etapa de Preparar implica que el supervisor:
 Lea bibliografía relacionada con el tema.
 Recuerde sus propias experiencias sobre el tema.
 Consulte con otras personas que tengan experiencia relacionada al tema.
 Escriba las ideas que van surgiendo.
 Organice las ideas para poder expresarlas de manera clara.
 Practique para recordar el tema y ganar confianza.

5.1.8 La etapa de Puntualizar implica que el supervisor:

 No trate de abarcar demasiados temas.
 Hable sobre un tema específico.
 Seleccione como tema una norma de seguridad, un análisis de accidente, un procedimiento, un acto o
condición subestándar.

5.1.9 La etapa de Personalizar implica que el supervisor:

 Despierte el interés en sus trabajadores relacionando el tema de la reunión con la tarea que se va a
realizar, como les va a ser útil la información proporcionada, las experiencias de los trabajadores y otros
aspectos en común.
 Apele al lado emocional de los trabajadores relacionando el tema con la familia, la salud o el bienestar
del trabajador.
 Pida la participación de los trabajadores respecto a experiencias propias relacionadas con el tema.

5.1.10 La etapa de Presentar implica que el supervisor:

 Tenga en cuenta que se comunica mucho mejor cuando se explica y se muestra.
 No sólo hable sino que también utilice ayudas audiovisuales (fotos, esquemas, dibujos).
 Use las mismas herramientas o equipos relacionados al tema de la reunión para explicar mejor.

5.1.11 La etapa de Prescribir implica que el supervisor:

 Realice preguntas a los trabajadores para estar seguro que realmente han entendido el tema.
 Finalice la reunión grupal escuchando los comentarios y resolviendo alguna duda de los trabajadores
 De recomendaciones a los trabajadores sobre lo que deben hacer en función al tema expuesto.

5.2 REUNION DE SEGURIDAD DIARIA

5.2.1 El supervisor dicta a los trabajadores del área bajo su responsabilidad la Reunión de Seguridad Diaria antes
de iniciar los trabajos o cuando se efectúe algún cambio al trabajo durante el turno.

5.2.2 En la Reunión de Seguridad Diaria se comunica a los trabajadores las actividades que desarrollarán, el
alcance de su trabajo, los riesgos a los que se van a exponer, el tipo de equipo de protección personal necesaria, y
los procedimientos que se deben aplicar.

5.2.3 Para esto se puede utilizar el IPER (SIG-SSOMA-FR-02) que se encuentran en la Cajas PETS ubicadas en
las áreas de trabajo.

5.2.4 De ser necesario, el supervisor solicita el apoyo de un trabajador con experiencia para que pueda participar
como co-expositor.

5.2.5 Las acciones inmediatas que resulten de la Reunión de Seguridad Diaria se anotan en el Cuaderno de Turno.

5.2.6 El supervisor realiza el seguimiento de las acciones inmediatas e informa a los trabajadores sobre el avance
en su implementación.

5.2.7 El supervisor archiva los formatos de Lista de Asistencia a Capacitación (ADM-LAB-FR-03) por un
periodo de 6 meses, luego de los cuales los eliminará.
5.3 REUNION DE SEGURIDAD MENSUAL

5.3.1 El supervisor y trabajadores deberán acumular una hora mensual de dictado o asistencia a capacitaciones
respectivamente, pudiendo realizarse mensualmente cuatro sesiones de 15 minutos, dos de 30 minutos o una de
60 minutos.

5.3.2 El número máximo de asistentes a la Reunión de Seguridad Mensual no será mayor a 25 personas.
5.3.3 El Representante de la Dirección elabora la presentación de la Reunión de Seguridad Mensual según lo
establecido en el ADM-LAB-PL-01 Plan Anual de Capacitaciones, el cual es proporcionado a todos los
supervisores mediante correo electrónico. Sin embargo, dicha programación podrá ser modificada en caso el
Representante de la Dirección lo considere necesario. El programa de capacitaciones en caso de la línea de obra
será dictaminada por el Responsable SST y validado por el Ingeniero Residente y/o Jefe de Obra.

5.3.4 Las Reuniones de Seguridad Mensual son registradas en el formato de Lista de Asistencia a Capacitación
(ADM-LAB-FR-03).

5.3.5 Las acciones inmediatas que resulten de la Reunión de Seguridad Mensual se anotan en el Cuaderno de
Turno.

5.3.6 El supervisor realiza el seguimiento a las acciones inmediatas e informa a los trabajadores sobre el avance
en su implementación.

5.3.7 El supervisor entrega los formatos de Lista de Asistencia a Capacitación (ADM-LAB-FR-03) al área de
Seguridad y Salud Ocupacional, que los archivará por un periodo de un año luego del cual los eliminara.

5.4 CALIDAD DE LA REUNIONES DE SEGURIDAD MENSUAL

5.4.1 El Coordinador/Inspector de Seguridad y Salud en el Trabajo selecciona mensualmente a dos supervisores,

por cada área bajo su responsabilidad, para evaluar la calidad de la Reunión de Seguridad Mensual, asistiendo a
ella.

5.4.2 La evaluación se realizará por medio de una Evaluación de Calidad de Reunión de Seguridad Mensual,
luego de lo cual se dará retroalimentación al supervisor.

5.4.3 La evaluación de la calidad consta de los siguientes factores:

 Tiempo.  Presentar.
 Asistencia  Prescribir.
 Preparar.  Registro.
 Puntualizar y Personalizar

5.4.4 El factor de Tiempo (máximo 15 puntos) implica que:

 Se cumple con el tiempo programado según sea una Reunión de Seguridad Mensual de 15 minutos, 30
minutos o 60 minutos con una tolerancia de cinco minutos (máximo 15 puntos).
 Se descuentan 1 punto por cada minuto adicional de exceso o defecto.

5.4.5 El factor de Asistencia (máximo 20 puntos) implica que:

 El porcentaje del puntaje es igual al porcentaje de trabajadores del turno que asisten a la Reunión de
Seguridad Mensual.
 No se considera como asistente al supervisor que dicta la Reunión de Seguridad Mensual.
 No se considera a los trabajadores que se encuentre con vacaciones, permisos o suspendidos.

5.4.6 El factor de Preparar (máximo 20 puntos) implica que:

 El tema de la Reunión de Seguridad Mensual coincide con el proporcionado por el área de Seguridad y
Salud en el Trabajo (5 puntos), caso contrario el puntaje es 0.
 El supervisor demuestra conocimiento del tema (máximo 15 puntos)

5.4.7 El factor de Puntualizar y Personalizar (máximo 10 puntos) implica que:

 La Reunión de Seguridad Mensual se mantiene enfocada en el tema (5 puntos), caso contrario el puntaje
es 0.
 Se fomenta la participación de los trabajadores para lograr que al menos un trabajador realice una
pregunta o aporte (5 puntos) caso contrario el puntaje es 0.

5.4.8 El factor de Presentar (máximo 15 puntos) implica que:

 El supervisor solo habla (5 puntos).
 El supervisor utiliza algún medio audiovisual (10 puntos adicionales).

5.1.9 El factor de Prescribir (máximo 15 puntos) implica que:

 El supervisor realiza preguntas a los trabajadores para estar seguro que han entendido el tema (5 puntos),
caso contrario el puntaje es 0.
  El supervisor da recomendaciones a los trabajadores sobre lo que deben hacer en función al tema
expuesto (10 puntos), caso contrario el puntaje es 0.

5.4.10 El factor de Registro (máximo 5 puntos) implica que:

 Se usa el formato actual de Participación (2 puntos), caso contrario el puntaje es 0.
 Se llenan todos los campos y se registran todas las sugerencias y acciones preventivas/correctivas (3
puntos), caso contrario el puntaje es 0.

6.0 CAPACITACION

6.1 El personal de supervisión que tenga como responsabilidad realizar Reuniones Grupales deberá ser
capacitado mediante el curso respectivo organizado por el área de Gestión del RRHH.

7.0 ANEXOS

7.1 Anexo N° 01 Matriz de Frecuencia y Responsabilidades de Reuniones Grupales

Reunión de Seguridad Reunión de Seguridad

Nivel de Supervisión Reunión de Seguridad Diaria Semanal Mensual
Gerentes o Residentes No es obligatorio No es obligatorio SÍ
Supervisores o Jefes de campo No es obligatorio No es obligatorio SÍ
Capataces SÍ SÍ SÍ
Trabajadores en taller u obras SÍ SÍ SÍ
Resto de trabajadores No es obligatorio SÍ SÍ

8.0 FORMATOS

8.1 Formato de Lista de Asistencia a Capacitación (ADM-LAB-FR-03)

9.0 NORMAS REFERENCIALES

9.1 NTE G.050

9.2 D S Nº 005-2012-TR, 25 de abril de 2012, Reglamento de la Ley 29783.

9.3 Norma ISO 45001:2018.