PROYECTO MODULAR NX1 VALLEDUPAR

ESPECIALIZACION GERENCIA DE PROYECTOS INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

GERENCIA DE PROYECTOS II,

BOGOTÁ D.C.,
 NOVIEMBRE 26 DE 2018.

Contenid

CONTEXTUALIZACION DE LA EMPRESA Y EL PROYECTO........................................1

INFORMACIÓN DE LA EMPRESA..........................................................................................1

DESCRIPCION DE LA EMPRESA............................................................................................1

DATOS GENERALES DEL PROYECTO..............................................................................................1

OBJETIVO DEL PROYECTO....................................................................................................1

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL PROYECTO.....................................................................................1

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO............................................................................................ 2

PROPOSITO Y JUSTIFICACION DEL PROYECTO............................................................ 2

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO.....................................................................................................3

PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD....................................................................................3

REQUERIMIENTOS DE CALIDAD.....................................................................................................3

CUMPLIMIENTO DE ESTÁNDARES DE LA ORGANIZACIÓN.............................................................3

REQUISITOS DE CALIDAD...............................................................................................................4

MÉTRICAS DE CALIDAD..................................................................................................................4

MONITOREO Y CONTROL DE CALIDAD..........................................................................................5

MÉTRICAS DE CALIDAD..................................................................................................................5

CONTROL DE LA CALIDAD DE ENTREGABLES...............................................................................5

PLAN DE GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS........................................................ 6

ROLES Y RESPONSABLES................................................................................................................6

ORGANIGRAMA......................................................................................................................... 7

PERFIL Y MATRIZ RACI..........................................................................................................8

PERFIL REQUERIDO INTEGRANTES EGP.......................................................................................8

PLAN PARA LA GESTIÓN DEL PERSONAL.......................................................................................8

ADQUISICIÓN DEL PERSONAL.........................................................................................................8

PLAN DE LIBERACIÓN DEL PERSONAL.........................................................................................11

NECESIDADES DE CAPACITACIÓN................................................................................................11

SISTEMA DE RECONOCIMIENTO Y RECOMPENSAS......................................................................11

PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES............................................................ 12

REQUISITOS DE COMUNICACIÓN DE LOS STAKEOLDERS............................................................12

ROLES DE COMUNICACIÓN DEL PROYECTO................................................................................13

PROCESO DE ESCALAMIENTO.......................................................................................................14
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR CONFLICTOS ............................................................................14

DIRECTORIO DEL EGP Y PRINCIPALES STAKEHOLDERS DEL PROYECTO:...............................15

REGLAS BÁSICAS PARA LAS REUNIONES.....................................................................................15

MATRIZ DE COMUNICACIONES....................................................................................................16

REFERENCIACION.................................................................................................................. 18
 1

CONTEXTUALIZACION DE LA EMPRESA Y EL PROYECTO

INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

DESCRIPCION DE LA EMPRESA

ARQUITECTURA Y CONCRETOS S.A.S, es una empresa con sede principal en la ciudad

de Medellín, con sede de desarrollo del proyecto en la ciudad de Valledupar dedicada a la

construcción, comercialización y gerencia de proyectos inmobiliarios de índole institucional,

pública, comercial, empresarial, turística y residencial, incursionando actualmente en proyectos

de infraestructura vial en la red carretera del País.

Datos generales del proyecto

NOMBRE DEL PROYECTO

PROYECTO MODULAR NX1 VALLEDUPAR

FECHA DE INICIO: Agosto de 2.018

OBJETIVO DEL PROYECTO

Construcción obra civil del proyecto modular NX1 VALLEDUPAR

Objetivos específicos del proyecto

 Su objetivo fundamental, es establecer el control técnico de calidad de la obra y los

estándares base de los materiales, de conformidad con las metodologías de diseño

utilizadas.
 2

 Cumplir con los requisitos de proyecto ofrecidos al cliente, incluyendo las

especificaciones y plazos de entrega.

 Reducir los impactos ambientales y la contaminación generados por el proyecto.

 Velar por la seguridad y salud de todas las personas que laboren en el proyecto.

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

El proyecto se genera debido a la necesidad del cliente de contar con los centros de

distribución relacionados para suplir las condiciones de demanda regional. El proyecto tendrá un

desarrollo simultáneo y deben estar funcionando en el tercer mes del año 2019.

MODULAR NX1 VALLEDUPAR es proyecto que tendrá un diseño arquitectónico

compuesto por estructuras y paneles metálicas, estructuras convencionales en concreto y

mampostería a la vista para algunos módulos de punto de venta y oficinas técnicas, patio de

maniobras para el descargue, parqueaderos externos para clientes e internos para el personal

administrativo, El total del área construida será de 8.350 m2.

Los parámetros presentados no son bajo ningún aspecto inamovibles o definitivos, pero

contienen la esencia básica que reúne los requerimientos, necesidades, y expectativas expresadas

por el cliente.

La construcción del Centro de Distribución ubicado en las ciudades de Valledupar “Lote de

terreno con área de 10.000 m2, ubicado en la zona sur oriental de la ciudad sobre la Av. Simón

Bolívar con Calle 60 “se realizará a través del sistema de precios unitarios fijo no reajustables.

PROPOSITO Y JUSTIFICACION DEL PROYECTO

 3

El Propósito que se tiene con el presente Proyecto es registrar los procedimientos y las

actividades necesarias para que se lleve a cabo el estudio y presentación del proyecto que

conduzca a supervisar el cumplimiento de requisitos que sean establecidos durante la etapa de

planeación y la ejecución de la obra a cargo del cliente y entrega del proyecto final del proyecto.

Ciclo de vida del proyecto

Ilustración 1
Ciclo de Vida del proyecto

Fuente: Equipo Gestor del proyecto – EGP

PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD

Requerimientos de Calidad

Inicialmente se deberá establecer una política de calidad del proyecto el cual está enfocado al

cumplimiento de los requisitos, terminar dentro de los tiempos establecidos y ejecutar el

presupuesto planificado, así como el cumplir con los requisitos establecidos con el cliente.

Cumplimiento de estándares de la organización

Mediante instrumentos como supervisión del cumplimiento con los requisitos establecidos

para el establecimiento del proyecto, los tiempos de entrega documental de las fases 1 al 4, así

como también las inspecciones de obra, auditorías de las actividades y procedimientos técnicos
 4

utilizados, al cumplimiento de los requisitos legales tales como los descritos en el sistema de

gestión de seguridad y salud en el trabajo –SGSST, cumplimiento de los requisitos ambientales,

y demás normas legales que otorgan los permisos para el cumplimiento en la fase 5 y 6 del ciclo

de vida.

Requisitos de calidad

Se definen requisitos importantes para la elaboración del proyecto y ejecución del mismo. Las

especificaciones técnicas y de acabados del proyecto ya en ejecución las define el cliente. Para el

desarrollo del proyecto se tiene:

Requisitos establecidos por el Gerente de proyectos

Requisitos del cliente

Rol de proveedores

Manejo de los recursos humanos y físicos

Requisitos de seguridad y salud en el trabajo, ambientales, atención de emergencias,

Requisitos legales.

Aseguramiento de la calidad

El Aseguramiento de la calidad se realizarán las siguientes actividades:

Auditorias de requisitos, Mejora de procesos, Reuniones de aseguramiento de calidad y

resolución de conflictos

Métricas de calidad
Ilustración
Tabla 1 2
Metrica de Calidad

FACTOR DE CALIDAD FÓRMULA ESTÁNDAR FRECUENCIA RESPONSABLE

Cumplimiento a la Fecha de Entrega Días programados / Días reales ≤1 Quincenal Administrador documental
x= 1 - A/B
Cumplimiento de requisitos A: Numero de requisitos no cumplidos ≥ 70 % Semanal Administrador de Calidad
B: Numero de requisitos de la lista.
Solicitudes de cambios realizadas /
Cambios realizados en tiempo oportuno ≥ 90 % Semanal Administrador de Calidad
Total de solicitudes de cambios

Fuente: Equipo Gestor del proyecto – EGP

 5

Los Productos/documentos que se obtendrán de la implementación son: Solicitudes de cambio

que estén sujetos al comité de control de cambios, Solicitudes de acciones preventivas y

correctivas, Listas de chequeo de auditoria que mide cumplimiento de requisitos.

Monitoreo y control de calidad

Se ejecutará mediante actividades de: Revisión de los entregables, documentales y actas de

ejecución para determinar si están conformes o no. Los entregables que sean devueltos pasan

nuevamente a revisión. Aplicación modelo causa y efecto para eliminar las fuentes de error.

Métricas de calidad

Tabla 2
Metricas de Control de Calidad
FACTOR DE CALIDAD FÓRMULA ESTÁNDAR FRECUENCIA RESPONSABLE
Cumplimiento del tiempo programado en Tiempo aplicado en la tarea / Tiempo
≤1 Quincenal Administrador de Calidad
cada actividad planificado
Quejas semanales sobre Numero total de quejas que se reciben
>10 Semanal Administrador de Calidad
procedimientos por el cliente en la semana
Solicitud de cambios de procesos y/o
Cambios de procedimientos atendidos procedimientos / Total de solicitudes ≥ 20 % Semanal Administrador de Calidad
recibidas

Fuente: Equipo Gestor del proyecto – EGP

Los Productos/documentos que se obtendrán de la implementación son: Entregables con

observaciones de devolución, solicitudes de cambio y/o acciones preventivas/correctivas.

Control de la calidad de entregables

A continuación, se relacionan los entregables, los criterios que se tienen en cuenta para su

recibido o aceptación, los cumplimientos que se darán al estándar de calidad.


Tabla 3
Control de calidad de los entregables
ID ENTREGABLE
1 Preliminares Proyecto
2 Estudio y levantamiento de
información
3 Defi nición del alcance
4 Gestión de cambios
5 Requisitos
6 Cronograma
7 Presupuesto
8 Gestión de Aseguramiento y
control de calidad
9 Gestión de Recursos humanos
10 Gestión de comunicaciones
11 Gestión de riesgos
12 Inicio operativo del proyecto
13 Entrega fi nal
Fuente: Equipo Gestor del proyecto – EGP
PLAN DE GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS
La obra contará con un personal mínimo según los cargos que se relacionan en el organigrama
(Ilustración 3), las personas podrán variar en el transcurso del proyecto por esta razón no se
relacionan los nombres.
Roles y responsables
Se definen roles y responsabilidades de cada cargo ilustrado en el organigrama, tanto el
personal vinculado responsable del proyecto, como el equipo de trabajo del proyecto.
ESTANDAR
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
APLICABLE
- Auditorias,
Inspecciones,
supervisión.
- Cuando haya sido aceptado por el GP del
EGP
- Cuando haya pasado el control de calidad.
- Cuando se ejecuten dentro de los tiempos
establecidos
- Cuando sean aprobados por el GP del EGP
- Cuando sean aprobados por el GP del EGP
- Cuando sean aprobados por el patrocinador
del proyecto.
- Cuando sean aprobados por el GP del EGP
- Cuando sean aprobados por el patrocinador
del proyecto.
- Cuando sean aprobados por el GP del EGP
- Cuando pasen el control de calidad
- Cuando sean aprobados por el GP del EGP
- Cuando sean aprobados por el patrocinador
del proyecto.
- Cuando sean aprobados por el GP del EGP
- Cuando sean aprobados por el patrocinador
del proyecto.
- Cuando sean aprobados por el GP del EGP
- Cuando sean aprobados por el patrocinador
del proyecto.
- Cumplimiento con los requisitos
establecidos en el proyecto
- Aceptación del patrocinador del proyecto
- Aceptación total del EGP
- Aceptación del patrocinador del proyecto.
6
PROCEDIMIENTO DE ACEPTACIÓN
Se entrega informe en medio digital, a
control de calidad para revisión y GP de
EGP, al tiempo.
Se entrega informe en medio digital, a
control de calidad para revisión y GP de
EGP, al tiempo.
Se entrega solicitud de cambios y acciones
emitidas, a control de calidad para revisión
y GP de EGP, al tiempo.
Se entrega informe en medio digital, a
control de calidad para revisión y GP de
EGP, al tiempo.
Se entrega informe en medio digital, a
control de calidad para revisión y GP de
EGP, y Patrocinador.
Se entrega informe en medio digital, a
control de calidad para revisión y GP de
EGP, y Patrocinador.
Se entrega solicitud de cambios,
seguimiento de cambios y acciones
emitidas, a control de calidad para revisión
y GP de EGP, al tiempo.
Se entrega informe en medio digital, a
control de calidad para revisión y GP de
EGP, y Patrocinador.
Se entrega informe en medio digital, a
control de calidad para revisión y GP de
EGP, y Patrocinador.
Se entrega informe en medio digital, a
control de calidad para revisión y GP de
EGP, y Patrocinador.
Se entrega informe en medio digital, a
control de calidad para revisión y GP de
EGP, y Patrocinador.
Se entrega informe y actas fi rmadas como
cumplimiento de estándares establecidos.
 7

Tabla 4
Roles y responsabilidades EGP

EQUIPO GESTOR DEL PROYECTO

ROLES Y REPONSABILIDADES
NOMBRE AUTORIDAD RESPONSABILIDAD COMPENTENCIAS/HABILIDADES
- Decide sobre la - Aprobar acta elaboración de acta de - Líder en gestión de proyectos
información y constitución - Conocimiento en Gestión de
entregables del - Delegación y seguimiento proyectos PMBOK 5V.
proyecto. elaboración del plan del proyecto - Liderazgo, Comunicaciones.
- Decide sobre el - Moderar reuniones programadas Negociación, solución de confl ictos,
Gerente- Liliana Espinosa
presupuesto de - Negociar contratación inicial motivación.
acuerdo al alcance - Elaborar informes finales
otorgado. - Participar en el comité de control de
cambios.
- Autorizar cambios.
- Decide sobre - Participa en la reproducción física y -Conocimiento en Gestión de
material que se documental del proyecto. proyectos PMBOK 5V.
disponga para la - Participa en los reprocesos de - Liderazgo, Comunicaciones.
elaboración y devoluciones de entregables Negociación, solución de confl ictos,
Administrador de
actualizaciones de la - Filtra solicitudes de cambio y motivación.
planeación - Dora
gestión del proyecto. acciones emitidas.
Jiménez

- Decide la - Canaliza todos los documentos -Conocimiento en Gestión de

metodología utilizada emitidos durante la ejecución del proyectos PMBOK 5V.
como sistema de proyecto. - Manejo de archivos y medios
archivo, formatos a - Organiza repositorio con todos los centros informáticos empresariales
Administrador
utilizar para salida y documentos del proyecto y de la etapa para el control documental.
documental - Diana
retorno de de ejecución. - Liderazgo, Comunicaciones.
Pastrana
documentos. - Controla la salida y retorno de Negociación, solución de confl ictos,
documentos, repositorios fotográfi cos motivación.
y planos.

- Decide en la - Conocimiento en Gestión de

realización de listas de proyectos PMBOK 5V.
chequeo y programas - Conocimiento en gestión de
de auditoria a realizar. calidad Iso:9000
- Decide en la - Realizar las auditorias de calidad - Liderazgo, Comunicaciones.
aplicación de métricas - Realizar acompañamiento a la Negociación, solución de confl ictos,
Administrador de Calidad - de calidad y control de interventoría en la fase de ejecución motivación.
José Leonardo Pérez calidad de la obra.
- Decide en la - Realizar revisión de solicitudes de
información a cambios
suministrar para - Moderar en el comité de control de
incorporación y/o cambios
actualización del - Realizar seguimiento control de
proyecto. cambios y acciones emitidas

Fuente: Equipo Gestor del proyecto – EGP

Organigrama

Organigrama y relaciones de comunicación

Ilustración 2
Organigrama - EGP
 8

Fuente: Equipo Gestor del proyecto – EGP.

PERFIL Y MATRIZ RACI

Perfil requerido integrantes EGP

Tabla 5
Perfil EGP

EQUIPO GESTOR DEL PROYECTO

ESTUDIOS Y EXPERIENCIA
NOMBRE ESTUDIOS
Gerente- Liliana Espinosa Administradora de empresas
Administrador de planeación - Dora Jiménez Contadora Publica, Especialista en
revisoría fiscal
Administrador documental - Diana Pastrana Ingeniera Industrial, Especialista en
Gerencia Financiera
Administrador de Calidad - José Leonardo Pérez Administrador financiero
Fuente: Equipo Gestor del proyecto – EGP.
EXPERIENCIA
- 6 años en áreas administrativas
como coordinadora
- 18 años en áreas administrativas,
financieras.
- Revisora fiscal
- Gestor admirativo en consorcios.
- 12 años de experiencia laboral.
- Tesorería
- Técnica instructora de seguridad en
carreteras.
- Administración financiera
- 10 años de experiencia en líder
funcional en la implementación del
nuevo ERP SAP del modulo
financiero.

Plan para la gestión del personal

Para la adquisición de personal se dispone:

Adquisición del personal

Los servicios de consultoría previstos del equipo gestor del proyecto para ejecutar trabajos

interdisciplinarios deberán ser satisfechas con de profesionales en diferentes áreas

administrativas y afines. El monto para indicar en el Plan de Adquisiciones será el que

corresponda a la duración y valor total de los servicios previstos

 9

Tabla 6
Matriz de adquisición recursos humanos

MATRIZ ADQUISICIÓN DE PERSONAL

CONTRATACION
ID NOMBRE RECURSO SOLICITADO TIPO PROCEDIMIENTO CRONOGRAMA ESTIMADO
0 ESTRUCTURA EDT
1 Preliminares Proyecto

1.1 Reunión inicial equipo de trabajo

1.2 Elaboración y entrega del acta de constitución
1.3 Definición de interesados, roles y responsabilidades
2 Estudio y levantamiento de información
2.1 Definición de Requisitos
2.2 Aprobación requisitos de implementación
2.3 Establecimiento de metodología
3 Definición del alcance
3.1 Estructura de descomposición - EDT
4 Gestión de cambios
4.1 Roles y responsabilidades de Gestión de cambios
4.2 Definición de proceso de cambios y contingencias
5 Requisitos
5.1 Configuración - Solicitud de
servicios.
Consultores del proyecto
5.2 Matriz de trazabilidad
6 Cronograma -Coordinación de
6.1 Secuenciamiento de actividades fechas

Honorarios
6.2 Definición de avances del proyecto y horarios.
10 SEP 2018 AL 03
6.3 Modelo grafico cronograma -Confirmación de 28,000,000
OCTUBRE 2018
6.4 Ruta critica y diagrama de red disponibilidad de
7 Presupuesto horarios.
-Firma de Contrato.
7.1 Definición de presupuesto
-Pago de Honorarios
7.2 Modelo grafico de presupuesto
terminado el servicio.
8 Gestión de Aseguramiento y control de calidad
8.1 Requerimientos
8.2 Aseguramiento de calidad
8.3 Control de calidad
9 Gestión de Recursos humanos
9.1 Definición de roles y responsabilidades
9.2 Modelo grafico de organigrama
9.3 Matriz Raci
9.4 Gestión de personal
10 Gestión de comunicaciones
10.1 Roles y responsabilidades
10.2 Matriz de comunicaciones
11 Gestión de riesgos
11.1 Definición y manejo de riesgos
11.2 Análisis y respuesta de riesgos
12 Inicio operativo del proyecto 65,300,200
- Gerente General (1)
- Solicitud de personal
12.1 Lleno de suelos - Director de Obra (1) Contrato
requerido y tiempos a
12.2 Montaje de módulos - Residentes (3) servicios - 04/ SEP 2018 al 06
utilizar durante la obra
12.3 Acta de entrega de avance - Topógrafo (1) Directo con FEBR 2019
vinculados con el
12.4 Montaje de sistemas acueducto y energía - Maestro de obra (1) el cliente
cliente
12.5 Acta de entrega de avance - Ayudantes de obra (15) Interventores (2)
12.6 Interventoría
13 Entrega final Contrato de - Solicitud de personal07 FEB 2019 al 19 FEB 2019 46,650,100
13.1 Inspección y cumplimiento de estándar - Consultores del EGP, Sponsor e interventoría servicios - requerido y tiempos a
13.2 Elaboración y entrega acta de entrega integrada con el cliente. EGP y utilizar de los
13.3 Interventoría Directo con vinculados con el
el cliente cliente.

Fuente. Equipo Gestor del proyecto – EGP

 10

Tabla 7
Matriz RACI

Matriz de Asignación de Responsabilidades (RACI) - EGP

R: Res ponsa ble, A: Aprobador, C: Cons ul ta do, I: Informado.
ID Actividad GERENTE ADMINISTRADOR ADMINISTRADOR DE ADMINISTRADOR
-Li li a na PLANEACION - Dora CALIDAD -Leona rdo DOCUMENTAL-
Espinosa Ji menez Pérez Dia na Pa stra na
0 ESTRUCTURA EDT
1 Preliminares Proyecto R C I C
1.1 Reunión inicial equipo de trabajo R C I I
1.2 Elaboración y entrega del acta de constitución C R I I
1.3 Definición de interesados, roles y responsabilidades R C I I
2 Estudio y levantamiento de información C R C C
2.1 Definición de Requisitos C R I I
2.2 Aprobación requisitos de implementación C R I I
2.3 Establecimiento de metodología C R I I
3 Definición del alcance C R I
3.1 Estructura de descomposición - EDT C R I I
4 Gestión de cambios R C R C
4.1 Roles y responsabilidades de Gestión de cambios R C C C
4.2 Definición de proceso de cambios y contingencias R C C C
5 Requisitos R C C C
5.1 Configuración R I C C
5.2 Matriz de trazabilidad R I C C
6 Cronograma R I C C
6.1 Secuenciamiento de actividades C R I C
6.2 Definición de avances del proyecto C R I C
6.3 Modelo grafico cronograma C R I C
6.4 Ruta critica y diagrama de red C R I C
7 Presupuesto C R I I
7.1 Definición de presupuesto C R I I
7.2 Modelo grafico de presupuesto C R I C
8 Gestión de Aseguramiento y control de calidad C I R C
8.1 Requerimientos C I R C
8.2 Aseguramiento de calidad C I R C
8.3 Control de calidad C I R C
9 Gestión de Recursos humanos R C C C
9.1 Definición de roles y responsabilidades R C C C
9.2 Modelo grafico de organigrama R C C C
9.3 Matriz Raci R C C C
9.4 Gestión de personal R C C C
10 Gestión de comunicaciones R C I I
10.1 Roles y responsabilidades R C I I
10.2 Matriz de comunicaciones R C I I
11 Gestión de riesgos C R C I
11.1 Definición y manejo de riesgos C R C I
11.2 Análisis y respuesta de riesgos C R C I
12 Inicio operativo del proyecto C I I I
12.1 Lleno de suelos C I I I
12.2 Montaje de módulos C I I I
12.3 Acta de entrega de avance C I C I
12.4 Montaje de sistemas acueducto y energía C I I I
12.5 Acta de entrega de avance C I C I
12.6 Interventoría C I C I
13 Entrega final R C C C
13.1 Inspección y cumplimiento de estándar R C C C
13.2 Elaboración y entrega acta de entrega R C C C
13.3 Interventoría R C C C
 11

Fuente: Equipo Gestor del proyecto – EGP.

Plan de liberación del personal

Una vez se tenga terminado el proyecto a satisfacción el personal consultor contratado para la

elaboración del proyecto y seguimiento termina su gestión y es finalizado el contrato por

honorarios. El personal operativo que gestionó la fase de ejecución de obra por ser personal del

cliente permanece contratado con él, dando continuidad a sus contratos de trabajo para futuros

proyectos. Esta información se tramita en forma escrita dentro del cuerpo del informe final del

proyecto.

Las solicitudes de cambio se tramitan directamente con el sponsor mediante el formato

destinado para tal fin aprobado por la Gerencia del EGP.

Necesidades de Capacitación

Se atenderá las capacitaciones que por requisitos contractuales se deban realizar, en cuanto a

los consultores en calidad de proveedores.

Sistema de reconocimiento y recompensas

La gerencia del EGP dispondrá de incentivos para el equipo por cumplimiento de indicadores

con bonos para la adquisición de productos en puntos comerciales, los cuales deberán estar

estipulados en un formato de control anexo a la matriz de indicadores en calidad. Estos bonos

estarán representados en valores entre Doscientos Mil ($200.000) pesos y Quinientos Mil

($500.000) pesos, dando un valor individual por indicador de Ochenta y tres mil trescientos
 12

treinta ($83.333) pesos c/u. Los incentivos de personal de la empresa cliente será gestionado por

el mismo.

PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES

La Planificación de la Gestión de las Comunicaciones en el PROYECTO MODULAR NX1”

VALLEDUPAR se contempló de una manera que sea organizada para el personal con el fin de

determinar las necesidades de información de los interesados y así poder determinar cómo se

llevarán a cabo las comunicaciones.

Requisitos de comunicación de los stakeolders

Tabla 8
Requisitos de las comunicaciones

Actividad Responsable

Comunicación con Gerencia de

el cliente Proyectos - EGP
Comunicación Gerencia de
Entidades Públicas Proyectos
Decisiones del Gerencia de
proyecto Proyectos y Sponsor
o Patrocinador
Comunicación en Gerencia de
general proyectos y
patrocinador o
delegado por el
mismo.
Fuente: Equipo Gestor del proyecto – EGP.

El método para distribuir la información es por medio de correo electrónico, en donde la

persona que está haciendo el requerimiento copia y se la distribuirá en este mismo a todo el

personal involucrado que le compete la solicitud o también se manejará por medio de una carta

escrita a la persona que se debe remitir y a su vez copia y entrega a los involucrados. Esta carta
 13

va con un código de referencia el cual identifica el asunto, a quien va dirigido, esto con el fin de

que se lleve un consecutivo y orden para futuras peticiones y dar respuesta en los tiempos

establecidos según el requerimiento. Para los casos en que la información no puede ser emitida

por correo o por medio de carta ya sea por cambios de diseños o estructurales se procede a

establecer una reunión con el equipo del proyecto que le compete según el requerimiento para

que esta sea de manera presencial y no escrita, en este caso se envía una carta con citación a

reunión mencionando día, fecha hora y quienes son los involucrados.

La frecuencia que se tiene con las diferentes comunicaciones son a medida que se vaya

requiriendo cada tema, según la necesidad, prioridad, novedad o caso que se estipule. Esto

depende del avance de obra, clima, retrasos, modificaciones, peticiones, es decir del día a día,

para esto no es posible determinar una frecuencia

Roles de comunicación del proyecto

La Administración documental es la encargada de organizar y destinar un procedimiento para

la entrega de información física y medios tecnológicos, así como el manejo de información

confidencial, socializando la política de protección de datos que tenga establecida el cliente.

 14

Ilustración 3
Rol de Comunicaciones

PROYECTO MODULAR Nx1

ROL DE COMUNICACIÓN

Gerente del
Proyecto
Director de
Interventoría
Obra

Administrador de
Calidad
Administrador de Administrador
Planeacion
Documental

PROYECTO MODULAR Nx1

Rol de Comunicaciones

Acta de Inicio Dirección Interventoría I I C I

Acta de Anticipo Dirección Interventoría I A C A
Informe Mensual Interventoría Dirección Interventoría I C I I
Informe Semanal Interventoría Dirección Interventoría C I I
Cronograma de ejecución detallado por Sub-proyecto Director de Obra I A I C
Planos para Construcción Gerente de Proyecto A C C
EVM EGP I I I I
Control de Costos Dirección Interventoría I C C
Reporte de Flujo de Fondos Dirección Interventoría I C
Control de Programa Dirección Interventoría I C C
Actas de Comité Gerencial Director de Obra I C I
Actas Comité Directivo Dirección Interventoría I A I
Actas Comité de Obras Director de Obra I I I
Ajustes de Diseño Director de Obra A C C
Obra Adicional Director de Obra I A I C
Obra Extra Director de Obra I A I C
Informes avance LEED Director de Obra I A I
Información de eventos no programados o emergenciasEGP I I I I

A: Aprobar C: Copiado I: Informado

Proceso de escalamiento

Sólo se deben contratar personal que cumpla con el proceso de selección de proveedores, los

cuales deberán diligenciar el formulario sarlaf destinado para el control del mismo y

suministrado por el cliente, cuando sea necesario el ingreso de personal nuevo.

 15

Todo el personal de la empresa que participa del proyecto pasará por una Evaluación de

Desempeño al final del proyecto, y dicha evaluación se guardará en su archivo de

proveedores/contratistas, para el caso de personal del cliente, será realizado el procedimiento que

tenga el cliente destinado con sus trabajadores y en específico los que destine para el proyecto.

Procedimiento para tratar conflictos

Se atienden conflictos mediante solicitudes escritas dirigidas al Administrador de Calidad, el

cual filtra la información que es llevada al comité de cambios por tratarse de asuntos que afectan

el clima laboral de todo el proyecto. Se llevará un log de control de conflictos, con el fin de

aplicar conflictos pendientes por analizar, designar responsable y tiempos de respuesta, si el

conflicto no es resuelto se levanta informe con recomendaciones de reubicación o cambio del

recurso.

Directorio del EGP y Principales stakeholders del proyecto:

PROYECTO MODULAR Nx1

DIRECTORIO EGP
Cargo Nombre Empresa Telefono codigo Ubicación
Gerente del proyecto JENNIFER LILIANA ESPINOSA VELASQUEZ Arquitectura & Concreto 3103047553 jennifer_wk@yahoo.com.co 53.124.759 Bogota
Administrador Documental DIANA FERNANDA PASTRANA TRUJILLO Arquitectura & Concreto 3164653999 dp.fernanda@hotmail.com 65.784.133 Bogota
Administrador de Calidad JOSE LEONARDO PEREZ RODRIGUEZ Arquitectura & Concreto 3214919523 jl.perezr0316@gmail.com 79.808.557 Bogota
Administrador de Planeacion DORA ELVIRA JIMENEZ HUESO Arquitectura & Concreto 3138763541 doritapq@gmail.com 69.006.415 Bogota

Reglas Básicas para las reuniones

Se tendrá en cuenta para cada una de las reuniones programadas unas Reglas Básicas las

cuales nos ayudarán a tener una reunión eficaz y con mejores resultados, por lo que antes de cada

reunión se debe hacer un Checklist inicial determinando:

Fecha y hora de la reunión, Ubicación de la reunión, Objetivo de la reunión, Nombre de

participantes o miembros del equipo.

 16

Con el fin de manejar un orden y a su vez que en la reunión no se pierda tiempo si no que el

tiempo programado para la misma sea para buscar solución, resolver conflictos y tomar

decisiones se deben tener en cuenta lo siguiente:

 La persona encargada de la reunión debe tener una agenda con todos los temas a tratar

y en lo posible que cada uno de ellos tengan un tiempo para su solución con el fin de

no extenderse y alargar la reunión.

 La persona que está organizando la reunión, debe asegurarse de estar preparada antes

de llegar a hablar con los interesados, es decir tener todos los temas claros para

exponerlos y dar solución de inmediato.

 La reunión no deben ser mayor a una hora, cualquiera que sea el motivo de la

programación.

 Seguir la agenda punto por punto ya que ayudará a enfocar el tiempo y esfuerzo para

lograr tomar decisiones con los interesados.

 Tomar nota de todo lo que se decida durante las discusiones y puntos principales que

se hayan establecido, gracias a esto ayudará a resumir la reunión.

 Para cada una de la reuniones se debe llenar el Formato “Acta de reunión” en donde se

relacionará todos los temas tratados en la misma, personas que asistieron, Hora de

Inicio y Hora Fin, Objetivo de la Reunión, y para los casos de dejar tareas, indicar

fecha de respuesta y responsables; al final de la misma deben firmar por su asistencia.

 Después de cada reunión, se enviará un email con los puntos claves discutidos y las

decisiones o tareas identificadas.

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 Hacer seguimiento a los temas pendientes y que todos los participantes tengan

establecido quienes son responsables de cada tarea, con el fin que se dé solución

dentro del tiempo establecido.

 Para el personal que se encuentra en Obra se programarán reuniones de cinco a diez

minutos con los residentes antes de comenzar la tarea, que dan a estos y a los obreros

la oportunidad de considerar los problemas de seguridad que pueden plantearse, y su

posible solución. Es una actividad sencilla que puede evitar accidentes graves.

Matriz de comunicaciones
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Tabla 9 Matriz de Comunicaciones

MATRIZ DE COMUNICACIONES
Medio de Responsable de Frecuencia de
Información/Actividad Contenido Grupo Receptor Canal
Comunicación Comunicar Comunicación
Informacion relevante como datos
como fecha de inicio, fecha de Gerente de
Acta de Inicio Acta escrita EGP /Interventoría email/nube Inico de Obra
entrega, valor de contrato, objeto Proyecto
de contrato, valor de contrato.
Alcance, tiempo, costo, calidad,
Planifi cacion del informe de Aministrador de Gerente del Reunión
recursos humanos, riesgos, semanal
proyecto seguimiento Planeacion proyecto presencial/nube
comunicaciones, adquisiciones
Acta de constitución/Project Gerente de Todos los Reunión
Inicio del proyecto Acta escrita Una sola vez
Charter Proyecto interesados presencial
Gerente del
Listado de tareas, estado del informe de Reunión
Avance proyecto Director de Obra Proyecto/intervent Cada 8 dias
proyecto y recursos seguimiento presencial/nube
oria
todos los
Informacion en General Aspectos de Infl uencia ambiental, informe de Gerente de interesados y Email/reunion
mensual
del Proyecto datos tecnicos, inconvenientes seguimiento Proyecto equipo de trabajo/ Presencial/nube
interventoria
Medicion de Revision de medicion de informe de Gerente del
Director de Obra Email/nube Diario
indicadores indicadores seguimiento Proyecto
informe de
Cronograma ejecución detallada del proyecto
seguimiento Director de Obra Gerente de Proyecto/interventoria
email/nube cuando se requiera
Correo
Politicas y objetivos de calidad, Interesados +
electronico - Administracion de
Gestion de Calidad seguimiento, verifi cacion nen obra, Equipo de trabajo+ Email/nube Diario
Documentosp Calidad
revision de documentos interventoria
or escrito
Monitoriar y controlar el trabajo del
Gerente del
proyecto, verifi car el alcance, informe de Email/reunion
Control Director de Obra Proyecto/intervent Cada 8 dias
controlar el cronograma, seguimiento Presencial
oria
riesgos,costos
Documentacion y Correo
formatos/ actas de Cambio de documentacion, electronico - Administrador Gerente del
Email/nube cuando se requiera
comité de gerencia, actualizaciones Documentosp Documental Proyecto
directivo y de obra or escrito
Correo
Convocatorias de Objetivo que sea necesario para la Area que
electronico/m Interesados Email cuando se requiera
Reuniones reunion corresponda
emorando
Seguimiento, control, dotaciones,
informe de
Manejo de personal nomina, contratacion, recursos Humanos Director de Obra email diario
seguimiento
asistencia,incapacidades
Formulario de Interesados clave +
Cambios/ajustes de Comité control de Correo
Alcace, tiempo, coste Solicitus de Equipo de trabajo + Cuando se requiera
diseño Cambios electronico/nube
Cambio Interventoria
Informacion relevante como datos, Formato Gerente del
Reunión Una vez fi nalizado el
Cierre del Proyecto informes, actas, personal, liquidacion Director de Obra Proyecto/intervent
presencial proyecto
presupuesto, liquidaciones Proyecto oria

PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS

 Equipo de trabajo (presentar el equipo de trabajo y las responsabilidades que tendrá

cada integrante en relación con la gestión de los riesgos)

 Valoración cualitativa y cuantitativa de riesgos (incluye: (a) Escala de

probabilidad, (b) Escala de impacto, (c) Matriz de probabilidad por impacto)

 Monitoreo, seguimiento y control de los riesgos.

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La documentación y monitoreo de riesgos se llevara a cabo por medio informes de

seguimiento a plan de manejo de riesgos el cual se efectuara diariamente consignado el estado y

avance, pero se entregara periódicamente, en este informe se identificará el estado de avance a

cuándo y dónde existieron desviaciones al plan y poniendo en marcha las acciones correctivas

para que el proyecto retorne a su camino normal. Lo que se pretende es que las Matrices sirvan

como soporte con sus instructivos para poder tener planes de acción y prever cualquier tipo de

circunstancia. El seguimiento de las actividades se hace con la recopilación, medición y difusión

de información sobre el rendimiento, así como la evaluación de las mediciones y tendencias para

llevar a cabo las mejoras del proceso. La respuesta a estos riesgos se podrá generan con la

respectiva supervisión continua con el monitoreo y control verificando que se realicen

adecuadamente los reportes previstos para el control del cumplimiento del proyecto, y se valoren

los resultados operativos que va teniendo el proyecto durante todo su desarrollo.

Los controles definidos para los riesgos se relacionan en la matriz. Su implementación y

control debe ser liderada por el Vigía/Inspector de Seguridad Industrial, Residente Ambiental.

 Matriz de riesgos aplicada al proyecto. Identificación de peligros, valoración de

riesgos y determinación de controles.

Anexo No. 1 MATRIZ DE RIESGOS

PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

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Las adquisiciones externas son requeridas por el área de compras siendo este

departamento el primer filtro para la selección del proveedor, Comparar precios, verificar

que el proveedor cumpla con lo requerido, verificar la calidad del producto, insumo o

servicio que se necesite. Lo importante es ser organizados con metas claras y funciones

establecidas para quien labora.

2. Identificación de adquisiciones

MANUAL DE FORMATOS
REQUISICIÓN DE COMPRA
CÓDIGO: FA-043 VERSION: 2

OBRA: NUTRESA VALLEDUPAR Nº: 02

Adquision de elementos de
DESCRIPCION DE LA ADQUISICION:
protreccion para personal de la Obra

CODIGO
DESCRIPCION ESPECIFICACIONES UND PRECIO VALOR TOTAL
INSUMO
1661 Barbuquejo para Casco De 4 Puntos en Reata und $ 7.990,00

Chaleco de seguridad con alta visibilidad

3879 Chaleco reflectivo naranja und $ 7.000,00
reflectante

35064 Casco blanco de proteccion 4 puntos, Que se ajuste con Ratchet und $ 14.000,00

2754 Casco amarillo dieléctrico 4 puntos Ajustable con correa und $ 13.500,00

2754 Casco azul dieléctrico 4 puntos ajuste con correa Ajustable con correa und $ 13.500,00

2754 Casco gris dieléctrico 4 puntos ajuste con correa Ajustable con correa puntos dielectrico und $ 14.000,00
Casco naranja dieléctrico 4 puntos ajuste con
2754 Ajustable con correa und $ 13.500,00
correa
27930 Gafa de seguridad lente oscuro con cordón sujetador und $ 6.500,00
13204 Protector auditivo siliconado tipo tapón con cordón sujetador und $ 2.500,00
que sea para ensamblar/adaptar en el
13202 Protector auditivo tipo copa und $ 16.500,00
casco
37311 Mascarilla / tapa bocas color blanco desechable Que sea tipo industrial und $ 270,00

29769 Soporte basculante plastico universal Con visor para ensamblar en casco und $ 6.000,00
12419 Paleta de señalizacion pare/siga 45cm Reflectiva de alta luminosidad juego $ 15.000,00

TIPOS DE CONTRATO.

Los tipos de contratos que se utilizan es de acuerdo al objeto o adquisición que se

requiera, en el caso de insumos o materiales se hará solicitud por medio de requisición y

luego orden de compra y en el caso de servicios se maneja según el Objeto del servicio o
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labor contratada, es decir de acuerdo al monto de la ejecución se hará por Orden de trabajo

o Contrato.

Los tipos de contratos a manejar son:

 Contrato por tiempo y materiales: Este contrato está diseñado para los contratistas

que ejecutaran tareas concretas y específicas con un precio fijo el cual en ningún

momento variara y además su tiempo de no es largo.

 Contrato de Precio fijo: Para aquella ejecución de trabajos los cuales tienen un

alcance largo se contemplara con este tipo de contrato, también se manejara para

aquellas contrataciones la cuales deben ir ligadas con pólizas de cumplimento y/o

garantía, anexando del oferta comercial la cual se deberá verificar y que esté

correctamente diligenciada, cancelada y con los sellos de la aseguradora

El proveedor del servicio o producto debe ser definido por el director y /o coordinador de

obra, Coordinador, Director de obra, Residente o Almacenista de obra

Para los casos de tener subcontratos de mano de obra son definidos por coordinador y

Director de obra mediante referencias.

Los proveedores de insumos y los subcontratistas de servicios y mano de obra se deben

calificar al finalizar la obra y/o al finalizar el contrato o la actividad que se esté

ejecutando. Semestralmente el Depto de Gestión recordará a las obras las calificaciones

Seleccionar y evaluar los proveedores de insumos, servicios y mano de obra con base en

su capacidad para cumplir con los requisitos del contrato o la oferta. Realizar controles a

los proveedores.

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE

PROVEEDORES.
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Los criterios de selección para los proveedores serán: • Si es un producto nuevo el

Departamento de Compras debe hacer el primer filtro: − Solicitar al proveedor: ensayos de

calidad realizados al producto recientemente, referencias de empresas reconocidas en el

sector, documentos legales, fichas técnicas de los productos. − Comparar los precios

mínimos con el PUP del año inmediatamente anterior y con precios de los proveedores

aprobados.

Al verificar que el proveedor cumpla, se procede a pasar la información al Departamento

de Gestión para hacer la verificación de producto. • Verificar la calidad del producto

mediante ensayos de laboratorio (si aplica), mediante ensayos en obra y/o mediante visitas

al lugar de producción. • Comparar los resultados de producto con otros productos

similares y con las especificaciones de norma técnica aplicable o con la ficha técnica del

producto. • Fomentar la competencia entre los diferentes proveedores, no elegir un único

proveedor para todas las obras. Los proveedores se clasifican por su capacidad de

suministros (nacional, local, urgencia). Los subcontratistas de mano de obra no se

evaluarán para ingresar a laborar con la organización ya que trabajan bajo la dirección,

con los materiales y con los métodos de la misma; sin embargo se deberán escoger en base

a referencias, si es primera vez, o de acuerdo al desempeño que hayan tenido en otras

obras, y al finalizar la actividad se calificará su desempeño. Un proveedor con más de tres

calificaciones malas consecutivas se identificará con color rojo y no se deberá trabajar

más con él en las obras de la organización, salvo una autorización expresa del Gerente

Técnico. Los productos y servicios que afectan la calidad de los proyectos y que por tanto,

deben ser objeto de evaluación serán:

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 MATERIALES PARA LA CONSTRUCCIÓN: Tuberías y accesorios para redes

Gaviones, Geotextiles, Prefabricados y bloques de concreto, Adobes de arcilla, Acero de

refuerzo, Agregados, Cemento, Concretos premezclados, Artículos de Seguridad

Industrial, Válvulas, Iluminación, Aditivos, Recubrimientos y materiales para pisos,

enchapes y fachadas Estucos y pinturas, Aparatos y accesorios sanitarios, Madera común

Artículos eléctricos, Herrajes, Electrodomésticos Tejas y materiales para cubierta Vidrios

y accesorios de ferretería Formaletas Cables eléctricos Rejillas

 SERVICIOS: Laboratorios de ensayo, Topografía, Movimiento de Tierra

Transporte de Materiales, Alquiler de Equipo Vigilancia Mantenimiento de

Equipos

 SUMINISTRO E INSTALACIÓN (MANO DE OBRA): Base, sub-base y carpeta

asfáltica Muebles de baños y cocinas Carpintería en madera Carpintería metálica

Instalaciones eléctricas y telefónicas Ventanería Techos Cielos falsos y dry wall en

general Hincado de pilotes Perforaciones Invernaderos, Fijaciones y/o anclajes

Instalaciones Sanitarias Revoques Recubrimientos para pisos Tapetes Mesones y

mesas Redes de gas Impermeabilizaciones Equipos especiales Piscinas

Arborización en genera

5. Proceso de control de las adquisiciones (describir cómo se monitoreará y

controlará la ejecución de los contratos, incluye métricas a tener en cuenta,

frecuencia del seguimiento y productos que se obtienen del control)

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REFERENCIACION

GBEGNEDJI CASTAÑO, G. (S.F). RECOPILAR REQUISITOS. Recuperado el 20 de 10 de

2018, de PROJECT MANAGEMENT: https://www.gladysgbegnedji.com/recopilar-requisitos/.

Como definir correctamente el Alcance de un Proyecto. (24 de 02 de 2018). Recuperado el 17

de 10 de 2018, de EXECUTIVE MASTER PROJECT MANAGEMENT.

Nicolás Ricardo. (27 de 10 de 2014). TECNICAS DE LEVANTAMIENTO DE

INFORMACIÓN. Recuperado el 18 de 10 de 2018, de Prezi:

https://prezi.com/k44xepq-sqyh/tecnicas-de-levantamiento-de-informacion/

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos,

(PMBOK® Guide) – Sexta Edición, Project Management Institute Inc., 2017,

Aseguramiento de la calidad: Características, Importancia y Ejemplo. Teofilo Sy Corvo.

Recuperado de https://www.lifeder.com/aseguramiento-calidad/
 25

Control de calidad empresas: el camino hacia la máxima eficiencia. 2018. Recuperado de

https://blog.infaimon.com/control-de-calidad-empresas-camino-maxima-eficiencia/

MACÍAS, J. E. y J. M. GÓMEZ REYNOSO. "Utilizando el Modelo de Calidad de McCall y

el Estándar ISO-9126 para la Evaluación de la Calidad de Sistemas de Información por los

Usuarios". AMCIS 2010 Proceedings. Paper 89, 2010. Disponible en:

[http://aisel.aisnet.org/amcis2010/89].