Universidad Nacional Abierta

Vicerrectorado Académico
Área de Ingeniería
Carrera Ingeniería de Sistemas

Trabajo Práctico

Asignatura:

Fecha de devolución:

Nombre del Estudiante: María Marina Yánez Nuez

Cédula de Identidad: 30.335.878

Centro Local / Unidad de Apoyo: CL Sucre / Sede Cumaná

Correo electrónico: mmyanez3@gmail.com Teléfono celular: 0426-2836067

Carrera: Administración de empresa (612)

Número de originales:

Lapso: 2021-1

Resultados de Corrección

N° Objetivo I.1 I.2 I.3 II.1

0 NL

1L
M1, U1, O1 C/D: 1/1

1.Toda organización que pretenda ofrecer un servicio y/o producto a su mercado

requiere tener un flujo permanente de información de su entorno. Ello le permite
una mayor y mejor sintonía con sus clientes y proveedores, al poder tener la real
opción de realizar los ajustes que correspondan para mantener la efectividad de
su gestión. Gestión, ésta, sustentada en su Sistema de Información que estaría
debidamente retroalimentado por la dinámica informativa.
Responda:
Con enfoque cualitativo, explique la tendencia que aplica la empresa en su
enfoque de Sistemas, basado en Indicadores básicos de gestión normalmente
utilizados.
Criterios de desarrollo:

RESPUESTA OBJ 1
Para la comprensión y análisis de una organización, los estudiosos en
administración han utilizado la Teoría de Sistemas. Esto porque el enfoque
sistémico es unificador y permite visualizar las diferentes partes que integran la
organización mirada como un todo. El concepto de Sistema, hace referencia a un
conjunto de elementos organizados y relacionados para un propósito o una
actividad. En el ámbito de la administración, la tendencia actual señala a mirar la
Organización como un Sistema Abierto, definido como aquellos sistemas que se
encuentran en relación dinámica con su medio ambiente, es decir, es un sistema
cuya vigencia depende de su entorno. A diferencia del sistema cerrado, los que se
consideran libres de la influencia del medio ambiente.

Desde esta perspectiva administrativa, Gómez Guillermo (1997) define “Sistema”,

como un conjunto complejo de interacciones entre las partes, componentes y
procesos que lo integran, que abarcan relaciones de interdependencia entre dicho
complejo y su ambiente. Si detallamos esta definición puede señalarse que los
objetivos o metas de la organización pueden alcanzarse en la medida que los
procesos organizacionales, procesen los insumos provenientes del ambiente
(mano de obra, equipos,recursos, información, etc..) y los transforme en productos
que son absorbidos por el medio ambiente.
Entonces, se observan cuatro elementos en el nuevo enfoque de sistemas
(abierto) proceso organizacional, insumos, productos y retroalimentación. En esta
dinámica se garantiza tanto la eficiencia como la efectividad de la organización,
por el proceso de retroalimentación que se espera en esa dinámica de los
subsistemas y su ambiente. Pudiera decirse que el esfuerzo al logro de las metas
queda enlazados mediante Sistemas de Información e influidos por el ambiente
externo.

La tendencia observada en el ejercicio se corresponde con el desarrollo de

sistemas gerenciales, basado en un Sistema de Información cuyo objetivo es
garantizar el procesamiento y transferencia la información necesaria para el éxito
de la gestión administrativa. La empresa “ Importadora Grupo C.A” está
claramente identificada con una perspectiva sistémica, ya que se constituye como
un Sistema con énfasis en un enfoque abierto o exógeno, en tanto que mantiene y
demanda una constante comunicación e intercambio de información con su
entorno. En este caso, la empresa está en constante interacción con su medio
ambiente, de donde obtiene sus recursos y que al mismo tiempo demanda sus
productos (en este caso repuestos y partes de maquinaria pesada). De hecho, la
gerencia se plantea que el flujo de información efectiva con su ambiente es la que
le puede garantizar el éxito y la sobrevivencia de esta organización. Asimismo,
uno de los sistemas que cobra gran importancia es el sistema de información ya
que a través del mismo es posible lograr la eficacia en todo el proceso.

M1, U2, O2 C/D: 1/1

2.La planificación asociada a dos pilares de su planificación, la Atención al Cliente

y la Gestión con proveedores requiere, sin duda, generar un nuevo enfoque
perfeccionable en dos funciones nuevas (dentro de una unidad y de un cargo,
existentes) o ajustes a unas existentes. Ello, asociado a la planificación a corto
plazo.
Responda:
Posiciónese, bajo justificación, en las citadas funciones otorgándole su jerarquía
en la actual organización y explique los beneficios que esto generaría; justifique su
respuesta.
M1, U3, O3 C/D: 1/1

3.Descríbale a la Dirección de la empresa en estudio, bajo una referencia

demostrativa, la necesidad de realizar una revisión exhaustiva del Actual Sistema
de Información; basándose en la explicación de índices concretos para efectos de
interpretar la gestión actual, con vista a la planificación a corto-mediato plazo de la
empresa y las especificaciones asociadas a ésta.

El Sistema de Información de una empresa constituye un conjunto formal de

procesos que involucra datos estructurados que recopila, elabora y distribuye
selectivamente la información necesaria para la operación de la empresa y para
las actividades de dirección y control correspondientes. Desde esta perspectiva el
Sistema de Información de una empresa constituye uno de los principales ámbitos
de atención para una gestión eficiente y efectiva.

En la Empresa “ Importadora Grupo C.A” se observa que su entorno es bastante

complejo, ya que involucra gestiones a nivel nacional y a nivel Internacional, así
como el posible incremento de la competencia en el mercado de bienes y servicios
que ofrece. En este sentido, se plantea una gestión a corto y mediano plazo que
le permita mantenerse en el contexto , como es :

1. Negociación con nuevos proveedores y lograr descuentos que le permita

ofrecer precios competitivos
2. Lograr la satisfacción de sus clientes y también lograr nuevos clientes
potenciales
3. Incrementar las importaciones, entre otras
4. 4. Mantener las existencias en sus bodegas

El sistema de Información actual de la empresa debe ser evaluado en tanto que

tal como está concebido no responde a las exigencias planteadas. Como
situaciones concretas se señalan las áreas de Ventas e Importaciones en las
cuales se presentan problemas como:

a) En el caso del área de ventas se observan fallas de tipo operacional :

Listados de ventas no confiables, errores en datos de facturas, fallas en la
 organización de la mercancía en los almacenes , demoras en la entrega de
mercancías, discusiones permanentes entre los vendedores (dada la
duplicidad de información) Procesos que provocan desperdicios ya que
continuamente se cometen errores en las facturas y hay que desechar y
volver a imprimir. Dados los retrasos los clientes no se muestran
complacidos con la gestión
b) En el caso del subsistema de Importación: errores en los pedidos lo cual
ocasiona demoras en su llegada produciendo un incremento en los costos.
Adquisición de mercancía que ya existe en el almacén, producto de que
esta área la reporta como inexistente. Reportes poco confiables.

De manera general, el Sistema de Información actual no soporta adecuadamente

las exigencias de la empresa provocando fallas en la gestión para el cumplimiento
de las metas trazadas.
M1, U4, O4 C/D: 1/1
4 El Sistema de Información general de la empresa tiene dos subsistemas claves;
plenamente identificables por la información táctica- estratégica suministrada en el
Trabajo Práctico.
Los dos Subsistemas del Sistema de Información de la empresa “Importadora Grupo C.A”
son:

1) Software Helisa, este subsistema se encarga de los procesos de facturación y el

manejo de las bases de datos correspondientes a las tareas de importación. A través de
este sistema se selecciona al proveedor y se proyectan los pedidos requeridos.

2) El otro corresponde al subsistema de flujo de datos de manera verbal o formatos

escritos. La mayoría de los flujos entre los procesos son escritos, algunos son
documentos legales, en el caso de importar y nacionalizar los repuestos, y otros son
formatos internos de la empresa. Acá estamos hablando de formatos físicos.

En función de lograr procesos más ágiles, sencillos y óptimos estos dos subsistemas
pueden ser integrados y lograr satisfacer la necesidad de información confiable en el
ámbito de las importaciones y de manera general en la empresa.

En el diagrama de contexto se observa la relación que existe entre la Gestión de

Importación y la de proveedores. Ambas incluyen procesos que requieren un flujo de
información muy importante y permanente que pudieran ser canalizadas a través de un
solo proceso, en este caso computacional. Ejemplo los documentos legales exigidos para
la nacionalización pueden ser digitalizados (en vez de solo físico) y estar en la base de
datos del software Helisa u otro software si se cree conveniente..

En base a la información sobre la empresa y su planificación a corto plazo se plantea un

Diseño Preliminar para transformar el sistema de información físico en automatizado a fin
de contar con información más confiable, ya que el sistema físico hace más engorroso
mantener información actualizada; como listados de proveedores, existencias en almacén
( solicitud de nuevas importaciones). Este diseño incluiría lo siguiente:

1. Análisis Funcional: En este paso se definen:

a) Marco Normativo
b) análisis de las funciones administrativas que apoyara, en este caso las
gestiones de importación de la empresa y la base de datos de proveedores y
documentación física.
 c) Flujo de información; documentos, reportes que requerirá o generará
d)Evaluación de paquetes de aplicación necesarios para satisfacer las
necesidades de información
2. Definición de las Bases Funcionales del Sistema, acá se identifican los procesos,
las bases de datos necesarias para realizar los reportes requeridos, así como sus
especificaciones.
3. Diseño de la Arquitectura del sistema computarizado, en este caso se requerirá el
personal técnico que defina las bases de datos a exportar y los procedimientos
requeridos
4. Recursos requeridos para el desarrollo del sistema general.

M2, U5, O5 C/D: 1/1

5.Elabore un flujograma de los procesos primarios en su nivel 0. Considere sólo lo que
corresponde a los procesos primarios.
Criterios de desarrollo:
El propio de la extensión de un diagrama de flujo.

Importador Gestion de
Importaciones
con
Grupo CA proveedores
de respuestos

Gestion de Gestion de Venta de

transporte almacen prepuesto
M2, U6, O6 CD 1/1
Los manuales de procedimientos son documentos que registran y especifican los
procesos perfeccionados en el tránsito de las informaciones asociado a la operación de
las dependencias de la organización. En nuestro caso, corresponde a los procesos
primarios y de soporte.
Responda:
En el estatus de la planificación a corto plazo, ¿se justifica que se elabore un manual de
procedimientos, si se entiende que los procesos son evidentemente de carácter estándar
y repetitivos y el sistema de información los soporta con claridad?
R=
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se
crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organización.
Estos surgen por la necesidad de instruir e informar. Durante la Segunda Guerra Mundial
a los soldados se les tenía que adiestrar sobre las tácticas militares para que supieran las
acciones, maniobras u operaciones que tenían que llevar a cabo en el frente de batalla.
Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno,
tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los
que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo
responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y
necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que
participen en el cumplimiento con la función empresarial. El sistema de control interno
aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para
las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores
resultados, con calidad y eficiencia.
Este tiene como objetivos desarrollar y mantener una línea de autoridad para
complementar los controles de organización.
-Definir de manera clara las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así
como la actividad de la organización, ayuda a eliminar todas las posibles lagunas o áreas
de responsabilidad indefinida.
-Poseer un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información
de los resultados operativos y de organización en el conjunto.
-Contar con un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles
ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseñado para
presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para
exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
-Tener un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como la evaluación
y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra
errores, fraude y corrupción.
Ahora cuando hablamos de la empresa CA; a pesar de que los procesos son estándar y
repetitivos, muchos de ellos se realizan de manera irregular, provocando desperdicio de
material. Esto lleva a la necesidad de analizar el sistema de información que nos hace
conocer la fuente exacta de entrada, el proceso y salida de información. Es decir, esto
ayuda a los flujos de información y para ello son muy valioso los manuales de
procesamiento.